Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan

commit to user 46 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan

Perpustakaan sebagai sebuah pusat pengetahuan dan pusat pembelajaran memiliki peran yang sangat penting dalam pembangunan masyarakat karena di dalamnya tersedia begitu banyak informasi yang dapat digunakan oleh masyarakat. Sehingga perpustakaan sangat perlu untuk dikembangkan. Komponen utama yang menjadi pokok pengembangan, yaitu, sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen perpustakaan. Dengan meningkatnya kualitas dan produktifas sumber daya manusia pemustaka di dalam lingkungan lembaga penaung yang pada ujungnya akan meningkatkan citra lembaga dan jajaran pimpinannya. Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta telah melaksanakan fungsi- fungsi manajemen perpustakaan dengan baik. Adapun implementasi fungsi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta antara lain Lasa HS, 2005: 56 : 4.1.1 Perencanaan Fungsi manajemen perpustakaan di UPT Universitas Islam Batik Surakarta dalam perencanaan telah berjalan dengan baik. Menurut Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta perencanaan sangat penting karena tanpa adanya commit to user 47 perencanaan membuat pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak ada pedoman pelaksanaan dan banyak pemborosan dan akan mengakibatkan proses manajemen tidak terlaksana. wawancara, 31 Maret 2011 Perencanaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dilakukan setiap tahun. Adapun perencanaannya di tahun 2011 adalah sebagai berikut: Tabel 6 Perencanaan yang Belum dan Sudah Terealisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta No Perencanaan Bulan Pelaksanaan Volume eks Realisasi Persentase 1. Pengadaan Koleksi buku April 285 - 2. Pengadaan mesin fotokopi Oktober 1 - 3. Pengadaan laptop Juni 1 - 4. Pengadaan printer Februari 1 1 100 5. Pengadaan AC Air Conditioner Januari 1 1 100 6. Pengadaan Almari Flying Kabinet Mei 1 - 7. Pengadaan Locker Februari 1 1 100 8. Pelatihan pustakawan Juni - - - 9. Lokakarya September - - - 10. Pengadaan katalog Juni - - - Sumber: wawancara dengan Kepala Pepustakaan 30 Maret 2011 commit to user 48 Dalam perencanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka berupa buku yang saat ini seharusnya sudah terealisasikan pada bulan April sampai pada bulan Mei belum ada yang terealisasikan dikarenakan dalam prosedur penganggaran dari dana rutin belum dapat dicairkan. Sehingga mengalami keterlambatan dalam pengadaan bahan pustaka berupa buku tersebut. Semua perencanaan yang belum terealisasi akan dilakukan di bulan-bulan berikutnya di tahun 2011. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam jangka waktu beberapa tahun ke depan berencana akan memperluas ruang perpustakaan dengan cara memindah UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan mengubah tata ruang perpustakaan. Seluruh staf perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang bertanggung jawab dalam merealisasikan perencanaan tersebut. Perencanaan dalam pengelolaan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mencapai tujuan yang memadai meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung, sistem, dan perlengkapan perpustakaan lainnya. Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi yang berupa sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempunyai software khusus yaitu Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik commit to user 49 Surakarta. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga sudah menyediakan buku pedoman pengelolaan perpustakaan untuk petugas perpustakaan disetiap pembagian kerja masing-masing. Perencanaan penggalian dana yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diperoleh dari: a. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus untuk pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa pertama kali masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta mulai tahun ini akan mendapat dana rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan koleksi, sarana prasarana demi kemajuan perpustakaan. b. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan kegiatan tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi perpustakaan. c. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib memberikan sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka. d. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun hibah koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung commit to user 50 perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari PMP. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam memenuhi kebutuhan staf perpustakaan dalam pelaksaan kegiatan perpustakaan sudah merasa mencukupi kebutuhan sarana prasarana seperti gedung, mebeler, media komunikasi dan peralatan kantor lainnya. 4.1.2 Pengorganisasian Pengorganisasian untuk UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sangat penting karena dengan adanya pengorganisasian maka tujuan perpustakaan dapat tercapai, dalam pembagian kerja pada sistem kerjanya dapat lebih terstruktur. Di dalam prinsip-prinsip pengorganisasian: 1. Perumusan tujuan Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai tujuan dalam perencanaan yaitu mengembangkan perpustakaan terutama dalam proses digitalisasi. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pengolahan bahan pustaka sudah mulai proses komputerisasi yaitu dengan input data berupa buku agar pelaksanaan penelusuran informasi dengan katalog dapat terlaksana. Proses input data tersebut membutuhkan waktu yang lama dengan commit to user 51 melihat staf perpustakaan yang bekerja dibagian pengolahan hanya satu orang. 2. Pembagian kerja Dalam kinerja pustakawan Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempertimbangkan jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas staf perpustakaan, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana dan tingkat pendidikan pemakai. Pembagian kerja dilakukan oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta untuk membatasi kinerja pustakawan dalam melaksanakan tugasnya. Pembagian tugas dilakukan sesuai dengan pengelolaan perpustakaan dibagian pelayanan sirkulasi, pengolahan bahan pustaka mempunyai tugas masing-masing. adapun pembagian kerja dalam struktur organisasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta: Tabel 7 Pembagian Kerja UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta No . Nama Pembagian Kerja Deskripsi Pekerjaan 1. Drs. H. Subari Kepala Perpustakaan 1. Membagi status kedudukan bawahan 2. Penetapan terhadap implementasi manajemen 3. Mempengaruhi dan memotivasi bawahan dalam melaksanakan tugas commit to user 52 2. Avi Widya Oktoriana, A. Md Pengolahan Bahan Pustaka 1. Pengadaan bahan pustaka 2. Penerimaan bahan pustaka 3. Pengelolaan bahan pustaka Klasifikasi, katalogisasi, pelabelan 4. Penyimpanan dalam rak 3. Suswanto Sekertaris dan Administrasi 1. Memberi masukan kepada pemimpin dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan 2. Memegang dana perpustakaan 4. Bambang Ismanto Pelayanan sirkulasi 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Bebas perpustakaan 6. Pemberian sanksi Sumber: Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010 UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menerima koleksi buku tiap tahun sekitar 125 judul bukueksemplar. Petugas perpustakaan di bagian pengolahan bahan pustaka bisa menyelesaikan koleksi buku tersebut tapi membutuhkan waktu yang lama karena keterbatasan sumber daya manusia. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelayanan sirkulasi tidak terlalu banyak pekerjaan karena jarang sekali pengujung perpustakaan meminjam. Petugas dibagian pelayanan sirkulasi biasanya membantu dibagian pengolahan bahan pustaka jika sepi pengunjung. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai sekertaris sekaligus menjabat sebagai bendahara dan sebagai commit to user 53 wakil kepala perpustakaan, disini sekertaris hanya membantu tugas-tugas kepala perpustakaan. 3. Pembagian wewenang Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta pembagian wewenang diberikan pada setiap pembagian tugas masing-masing petugas perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi staf perpustakaan hanya bertugas melayani pengguna perpustakaan, sedangkan pengolahan bahan pustaka bertugas hanya untuk mengolah koleksi bahan pustaka. 4. Kesatuan komando UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam sistem organisasi memiliki kesatuan komando yaitu untuk menghindari agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Kesatuan komando yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yaitu dengan adanya pembagian kerja dan adanya wewenang disetiap pembagian kerja agar mencapai tujuan yang dicapai dan terstruktur. 5. Koordinasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai koordinasi dalam proses pengintegrasian tujuan pada satuan- satuan yang terpisah dalam perpustakaan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta melakukan koordinasi dengan pemberian commit to user 54 wewenang dan pembagian pekerjaan kepada bawahan oleh kepala perpustakaan maka petugas perpustakaan akan mengerjakan pekerjaannya sesuai wewenang yang diterimanya, karena itu koordinasi dalam UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sangat berperan penting dalam tercapainya tujuan perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai strukur organisasi yang sudah terorganizir dalam pembagian kerja pengelolaan perpustakaan. Dalam struktur organisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah melakukan peninjauan terhadap kinerja pustakawan dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan. 4.1.3 Penganggaran Penganggaran adalah hal terpenting dalam perencanaan kegiatan perpustakaan, tanpa adanya anggaran maka rencanapun tidak akan berjalan. Dalam fungsi penganggaran UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mengimplementasikan adalah sebagai berikut: 1. Alat perencanaan Penganggaran dalam perencanaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta hampir mencapai tujuan perpustakaan yang diinginkan walau ada perencanaan perpustakaan yang belum terealisasikan semua. Kendala yang commit to user 55 dihadapi dalam proses perencanaan adalah pencairan dana untuk dapat merealisasikan perencanaan. 2. Alat koordinasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam penyusunan perencanaan, akan terkait berbagai bidang, bagian, dan unit dalam suatu lembaga. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta melakukan perundingan kembali jika terjadi ketidaksesuaian antar bidang atau unit yang bersangkutan karena jika semua fungsi manajemen perpustakaan dapat dimplementasikan dengan baik maka koordinasi akan lebih mudah dicapai. 3. Alat pengendalian UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mencapai merealisasikan perencanaan memperhatikan anggaran dan realisasinya agar mudah diketahui jika terdapat penyelewengan yaitu dengan pengawasan. Dengan tindakan- tindakan perbaikan yang terjadi, karena pengendalian membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan. 4. Menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga menggunakan fungsi penganggaran ini karena standar kegiatan ini berfungsi untuk menjamin agar sasaran jangka pendek dan commit to user 56 jangka panjang dapat dicapai dengan cara membanding- bandingkan dengan realita. 4.1.4 Kepemimpinan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai seorang pemimpin perpustakaan yang berwenang menjalankan wewenang kepemimpinannya karena pemimpin sangat menentukan apakah tujuan perpustakaan dapat dicapai atau tidak dan efektivitas bawahan sebagian besar ditentukan oleh efektivas kepemimpinan seorang pemimpin. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta lebih mengutamakan tugas, tanggung jawab, dan membina hubungan yang harmonis, baik dengan atasannya yaitu Rektor, Pembantu Rektor I serta bawahan yaitu sekertaris, pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mengusai dalam bidang perpustakaan ini selama tiga tahun. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang menjabat sebagai kepala perpustakaan ini telah mempunyai gelar sarjana non pustakawan dan untuk itu pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga mengikuti pelatihan-pelatihan tentang perpustakaan untuk dapat menambah wawasan dalam bidang kepustakawanan. commit to user 57 Dalam sifat kepemimpinan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah melaksanakan tugasnya yaitu: 1. Bertanggung jawab 2. Mampu melihat masa depan 3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki 4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan 5. Percaya diri dan luwes 6. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi 7. Mampu mepengaruhi orang lain 4.1.5 Pengawasan dan Penilaian UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai pengawasan setiap pembagian kerja baik dalam pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka. Kesesuaian perencanaan kegiatan, sarana prasarana perpustakaan dan waktu realisasi perlu ditentukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta karena jika dalam pengawasan terjadi ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan. Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh Rektor, Pembantu Rektor I dan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik commit to user 58 Surakarta itu sendiri. Pengawasan dilakukan setiap hari oleh kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan cara terjun langsung ke lapangan. Dalam pengelolaan bahan pustaka kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta datang ke bagian pengolahan bahan pustaka dan meninjau hasil koleksi bahan pustaka yang diolah perhari. Dalam pengolahan sirkulasi kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta meninjau dari cepat tanggapnya petugas perpustakaan dalam melayani pengguna perpustakaan.

4.2 Kendala-Kendala Yang Dialami UPT Perpustakaan Islam Batik