commit to user
46
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan
Perpustakaan sebagai sebuah pusat pengetahuan dan pusat pembelajaran memiliki peran yang sangat penting dalam pembangunan
masyarakat karena di dalamnya tersedia begitu banyak informasi yang dapat digunakan oleh masyarakat. Sehingga perpustakaan sangat perlu untuk
dikembangkan. Komponen utama yang menjadi pokok pengembangan, yaitu, sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen perpustakaan.
Dengan meningkatnya kualitas dan produktifas sumber daya manusia pemustaka di dalam lingkungan lembaga penaung yang pada ujungnya
akan meningkatkan citra lembaga dan jajaran pimpinannya. Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta telah melaksanakan fungsi- fungsi manajemen perpustakaan dengan baik. Adapun implementasi fungsi
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta antara lain Lasa HS, 2005: 56 :
4.1.1 Perencanaan Fungsi manajemen perpustakaan di UPT Universitas Islam
Batik Surakarta dalam perencanaan telah berjalan dengan baik. Menurut Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta perencanaan sangat penting karena tanpa adanya
commit to user 47
perencanaan membuat pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak ada pedoman pelaksanaan dan banyak pemborosan dan akan
mengakibatkan proses manajemen tidak terlaksana. wawancara, 31 Maret 2011
Perencanaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dilakukan setiap tahun. Adapun perencanaannya di tahun
2011 adalah sebagai berikut:
Tabel 6
Perencanaan yang Belum dan Sudah Terealisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No Perencanaan
Bulan Pelaksanaan
Volume eks
Realisasi Persentase 1.
Pengadaan Koleksi buku
April 285
- 2.
Pengadaan mesin fotokopi
Oktober 1
- 3.
Pengadaan laptop
Juni 1
- 4.
Pengadaan printer
Februari 1
1 100
5. Pengadaan AC
Air Conditioner
Januari 1
1 100
6. Pengadaan
Almari Flying Kabinet
Mei 1
-
7. Pengadaan
Locker Februari
1 1
100 8.
Pelatihan pustakawan
Juni -
- -
9. Lokakarya
September -
- -
10. Pengadaan katalog
Juni -
- -
Sumber: wawancara dengan Kepala Pepustakaan 30 Maret 2011
commit to user 48
Dalam perencanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka berupa buku yang saat ini seharusnya sudah terealisasikan pada
bulan April sampai pada bulan Mei belum ada yang terealisasikan dikarenakan dalam prosedur penganggaran dari dana rutin belum
dapat dicairkan. Sehingga mengalami keterlambatan dalam pengadaan bahan pustaka berupa buku tersebut. Semua perencanaan
yang belum terealisasi akan dilakukan di bulan-bulan berikutnya di tahun 2011. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dalam jangka waktu beberapa tahun ke depan berencana akan memperluas ruang perpustakaan dengan cara memindah UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan mengubah tata ruang perpustakaan. Seluruh staf perpustakaan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta yang bertanggung jawab dalam merealisasikan
perencanaan tersebut.
Perencanaan dalam
pengelolaan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mencapai tujuan yang memadai meliputi
bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung, sistem, dan perlengkapan perpustakaan lainnya.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi yang berupa sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi,
sistem sirkulasi. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempunyai software khusus yaitu Aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
commit to user 49
Surakarta. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga sudah menyediakan buku pedoman pengelolaan
perpustakaan untuk petugas perpustakaan disetiap pembagian kerja masing-masing.
Perencanaan penggalian dana yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diperoleh dari:
a. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus untuk pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa
pertama kali masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta mulai tahun ini akan
mendapat dana rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan koleksi, sarana prasarana demi
kemajuan perpustakaan. b. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan
kegiatan tertentu,
misalnya untuk
kegiatan automasi
perpustakaan. c. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya
sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib
memberikan sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka.
d. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun hibah koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung
commit to user 50
perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari PMP.
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam memenuhi kebutuhan staf perpustakaan dalam
pelaksaan kegiatan perpustakaan sudah merasa mencukupi kebutuhan sarana prasarana seperti gedung, mebeler, media
komunikasi dan peralatan kantor lainnya. 4.1.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian untuk UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sangat penting karena dengan adanya
pengorganisasian maka tujuan perpustakaan dapat tercapai, dalam pembagian kerja pada sistem kerjanya dapat lebih terstruktur.
Di dalam prinsip-prinsip pengorganisasian: 1. Perumusan tujuan
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai tujuan dalam perencanaan yaitu mengembangkan
perpustakaan terutama dalam proses digitalisasi. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
pengolahan bahan pustaka sudah mulai proses komputerisasi yaitu dengan input data berupa buku agar pelaksanaan
penelusuran informasi dengan katalog dapat terlaksana. Proses input data tersebut membutuhkan waktu yang lama dengan
commit to user 51
melihat staf perpustakaan yang bekerja dibagian pengolahan hanya satu orang.
2. Pembagian kerja Dalam
kinerja pustakawan
Kepala UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempertimbangkan
jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas staf perpustakaan, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana dan tingkat
pendidikan pemakai. Pembagian kerja dilakukan oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta untuk
membatasi kinerja pustakawan dalam melaksanakan tugasnya. Pembagian tugas dilakukan sesuai dengan pengelolaan
perpustakaan dibagian pelayanan sirkulasi, pengolahan bahan pustaka mempunyai tugas masing-masing. adapun pembagian
kerja dalam struktur organisasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Tabel 7
Pembagian Kerja UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No .
Nama Pembagian
Kerja Deskripsi Pekerjaan
1. Drs. H. Subari
Kepala Perpustakaan
1. Membagi status kedudukan bawahan
2. Penetapan terhadap implementasi
manajemen 3. Mempengaruhi dan
memotivasi bawahan dalam melaksanakan
tugas
commit to user 52
2. Avi Widya
Oktoriana, A. Md Pengolahan
Bahan Pustaka
1. Pengadaan bahan pustaka
2. Penerimaan bahan pustaka
3. Pengelolaan bahan pustaka Klasifikasi,
katalogisasi, pelabelan 4. Penyimpanan dalam rak
3. Suswanto
Sekertaris dan
Administrasi 1. Memberi masukan
kepada pemimpin dalam pelaksanaan kegiatan
perpustakaan
2. Memegang dana perpustakaan
4. Bambang Ismanto
Pelayanan sirkulasi
1. Keanggotaan 2. Peminjaman
3. Pengembalian 4. Perpanjangan
5. Bebas perpustakaan 6. Pemberian sanksi
Sumber: Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menerima koleksi buku tiap tahun sekitar 125 judul bukueksemplar.
Petugas perpustakaan di bagian pengolahan bahan pustaka bisa menyelesaikan koleksi buku tersebut tapi membutuhkan waktu
yang lama karena keterbatasan sumber daya manusia. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
pelayanan sirkulasi tidak terlalu banyak pekerjaan karena jarang sekali pengujung perpustakaan meminjam. Petugas dibagian
pelayanan sirkulasi biasanya membantu dibagian pengolahan bahan pustaka jika sepi pengunjung.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai sekertaris sekaligus menjabat sebagai bendahara dan sebagai
commit to user 53
wakil kepala perpustakaan, disini sekertaris hanya membantu tugas-tugas kepala perpustakaan.
3. Pembagian wewenang Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
pembagian wewenang diberikan pada setiap pembagian tugas masing-masing petugas perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi
staf perpustakaan
hanya bertugas
melayani pengguna
perpustakaan, sedangkan pengolahan bahan pustaka bertugas hanya untuk mengolah koleksi bahan pustaka.
4. Kesatuan komando UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
sistem organisasi memiliki kesatuan komando yaitu untuk menghindari agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana.
Kesatuan komando yang dilakukan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta yaitu dengan adanya pembagian kerja dan adanya wewenang disetiap pembagian kerja
agar mencapai tujuan yang dicapai dan terstruktur. 5. Koordinasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai koordinasi dalam proses pengintegrasian tujuan pada satuan-
satuan yang terpisah dalam perpustakaan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta melakukan koordinasi dengan pemberian
commit to user 54
wewenang dan pembagian pekerjaan kepada bawahan oleh kepala
perpustakaan maka
petugas perpustakaan
akan mengerjakan pekerjaannya sesuai wewenang yang diterimanya,
karena itu koordinasi dalam UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sangat berperan penting dalam tercapainya
tujuan perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai strukur organisasi yang sudah terorganizir dalam pembagian kerja pengelolaan perpustakaan. Dalam struktur
organisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah melakukan peninjauan terhadap kinerja pustakawan dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan. 4.1.3 Penganggaran
Penganggaran adalah hal terpenting dalam perencanaan kegiatan perpustakaan, tanpa adanya anggaran maka rencanapun
tidak akan berjalan. Dalam fungsi penganggaran UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mengimplementasikan
adalah sebagai berikut: 1. Alat perencanaan
Penganggaran dalam
perencanaan UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta hampir mencapai tujuan
perpustakaan yang diinginkan walau ada perencanaan
perpustakaan yang belum terealisasikan semua. Kendala yang
commit to user 55
dihadapi dalam proses perencanaan adalah pencairan dana untuk dapat merealisasikan perencanaan.
2. Alat koordinasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
penyusunan perencanaan, akan terkait berbagai bidang, bagian, dan unit dalam suatu lembaga. UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta melakukan perundingan kembali jika terjadi ketidaksesuaian antar bidang atau unit yang bersangkutan
karena jika semua fungsi manajemen perpustakaan dapat dimplementasikan dengan baik maka koordinasi akan lebih
mudah dicapai. 3. Alat pengendalian
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mencapai merealisasikan perencanaan memperhatikan anggaran
dan realisasinya
agar mudah
diketahui jika
terdapat penyelewengan yaitu dengan pengawasan. Dengan tindakan-
tindakan perbaikan yang terjadi, karena pengendalian membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
4. Menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga
menggunakan fungsi penganggaran ini karena standar kegiatan ini berfungsi untuk menjamin agar sasaran jangka pendek dan
commit to user 56
jangka panjang dapat dicapai dengan cara membanding- bandingkan dengan realita.
4.1.4 Kepemimpinan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai seorang pemimpin perpustakaan yang berwenang menjalankan wewenang kepemimpinannya karena pemimpin sangat
menentukan apakah tujuan perpustakaan dapat dicapai atau tidak dan efektivitas bawahan sebagian besar ditentukan oleh efektivas
kepemimpinan seorang pemimpin. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta lebih mengutamakan tugas, tanggung jawab, dan membina hubungan yang harmonis, baik dengan atasannya yaitu Rektor,
Pembantu Rektor I serta bawahan yaitu sekertaris, pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka.
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mengusai dalam bidang perpustakaan ini selama
tiga tahun. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang menjabat sebagai kepala perpustakaan ini telah
mempunyai gelar sarjana non pustakawan dan untuk itu pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga mengikuti
pelatihan-pelatihan tentang perpustakaan untuk dapat menambah wawasan dalam bidang kepustakawanan.
commit to user 57
Dalam sifat kepemimpinan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah melaksanakan tugasnya
yaitu: 1. Bertanggung jawab
2. Mampu melihat masa depan 3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki
4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan 5. Percaya diri dan luwes
6. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi 7. Mampu mepengaruhi orang lain
4.1.5 Pengawasan dan Penilaian UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai pengawasan setiap pembagian kerja baik dalam pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka. Kesesuaian
perencanaan kegiatan, sarana prasarana perpustakaan dan waktu realisasi perlu ditentukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta
karena jika
dalam pengawasan
terjadi ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan
dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan.
Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh Rektor, Pembantu
Rektor I dan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
commit to user 58
Surakarta itu sendiri. Pengawasan dilakukan setiap hari oleh kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan cara
terjun langsung ke lapangan. Dalam pengelolaan bahan pustaka kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta datang
ke bagian pengolahan bahan pustaka dan meninjau hasil koleksi bahan pustaka yang diolah perhari. Dalam pengolahan sirkulasi
kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta meninjau dari cepat tanggapnya petugas perpustakaan dalam
melayani pengguna perpustakaan.
4.2 Kendala-Kendala Yang Dialami UPT Perpustakaan Islam Batik