Fungsi Manajemen Pengertian Manajemen Perpustakaan

commit to user 15

2.5 Fungsi Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan melaksanakan sejumlah fungsi tertentu. Manajer adalah orang yang berperan penting dalam menggerakan roda organisasi dan mengatur seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu unsur organisasi atau lembaga harus melakukan serangkaian fungsi yang disebut dengan fungsi-fungsi manajerial. Adapun macam-macam fungsi manajemen yang dikemukakan para ahli: Tabel 1 Fungsi Manajemen No Nama Tokoh Fungsi Manajemen Singkatan 1. Luther Gullick 1960 Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting POSDCORB 2. L. F. Urwick 1974 Forcasting, Planning, Organizing, Coordinating, Communication, Controlling FPOCCC 3. Leon C. Megginson Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling POSLC commit to user 16 4. James A.F Stoner Planning, Organizing, Leading, Controlling POLC 5. George R. Terry Planning, Organizing, Actuating, Controlling POAC 6. Henri Fayol Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling POCCC 7. Ernest Dale Planning, Organizing, Staffing, Directing, Instructing, Reporting, Controlling POSDIRC Sumber: diolah dari beberapa sumber Lasa HS, 2008:16 Dalam prakteknya fungsi manajemen dalam manajerial tidak dapat dibedakan secara tajam dan tegas, karena setiap manajer top manager, middle manager, dan lower manager, dalam usaha atau aktifitas- aktifitasnya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan semua fungsi tersebut. Setiap manajer dalam pelaksanaan aktifitas, dan kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan dengan baik.

2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan

Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan manajemen maka hendaknya para pengelola, penyelenggara, pustakawan dapat mengerti arti penting manajemen perpustakaan: commit to user 17 “Segala usaha pencapaian tujuan perpustakaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, ilmu pengetahuan, sistem, sumber dana, sarana prasarana, dan sumber daya lain dengan memperhatikan fungsi, peran, dan keahlian. Dalam ini, untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan nonmanusia antara lain berupa sumber dana, teknik, fisik, alam, informasi, ide, peraturan, maupun teknologi informasi. Sumber daya ini dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan yang menghasilkan produk barang atau jasa.” Lasa HS, 2009: 201 Teori tentang fungsi-fungsi manajemen tersebut penulis mencoba analisis untuk implementasi dalam manajemen perpustakaan Lasa HS, 2005: 56 : 2.6.1 Perencanaan Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga, dalam pelaksanaan kegiatannya. Perencanaan yang matang dan jelas dapat dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja dan dapat diprediksi adanya peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan dalam mencapai tujuan. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai. Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu dipikirkan terutama sistem yang akan diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan koleksi, sistem inventarisasi, sitem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Tidak kalah commit to user 18 pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda, jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyeksponsor. Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana seperti gedung ruang, meleber, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan karena kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana prasarana itu. Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan, perencanaan yang matang berfungsi untuk : 1. Membantu tercapainya tujuan Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu. Di samping itu dalam perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk menunjang rencana jangka panjang. Pada umumnya orang cenderung gamang dan ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh commit to user 19 ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu- raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan. 2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi Efektivitas menunjukkan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Peter Drucker dalam Handoko, 1993:7 menyatakan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya. Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan perencanaan Handoko, 1993: 79-80 2.6.1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tujuan Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan memotivasi. Visi merupakan penetapan tujuan jangka panjang suatu organisasi atau lembaga yang bersifat commit to user 20 abstrak, mudah dipahami, memiliki, keunggulan dari yang lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupun dibuktikan karena bersifat kasat mata tangible, sedangkan tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan. 2.6.1.2 Perumusan Keadaan Sekarang Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di perpustakaan itu. 2.6.1.3 Identifikasi kemudahan dan Hambatan Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun segala sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi, sumber daya, manusia, partisipasi anggota, dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi commit to user 21 hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila elemen-elemen yang dianggap sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca rendah atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya. 2.6.1.4 Pengembangan Perencanaan Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh karena itu, kemungkinan- kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan semula. 1. Sumber daya manusia Secara umum, sumber daya yang harus dimiliki perpustakaan terdiri atas sumber daya manusia dan sumber daya nonmanusia, sumber daya manusia dapat dilihat dari perspektif politik, ekonomi, kultural, dan administrasi. Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling dominan jika dibandingkan dengan sumber- sumber daya yang lain dalam suatu sumber daya manusia merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan perpustakaan. Apabila keinginan dan kebutuhannya commit to user 22 dapat terpenuhi secara wajar, mereka akan memberikan konstribusi tertentu demi keberhasilan tujuan perpustakaan. 2. Bahan Informasi Bahan informasi menjadi napas suatu perpustakaan, disamping faktor pendukung lain, seperti gedung, sumber daya manusia, perlengkapan, dan pemakai. Kualitas dan kuantitas bahan informasi sangat mempengaruhi minat pemakai dalam pemanfaatan jasa perpustakaan, pemakai dapat melakukan komunikasi ilmiah, proses belajar dan mengajar, serta rekreasi intelektual. Kegiatan intelektual akan dapat berlangsung dengan baik apabila sumber-sumber informasi yang disajikan itu sesuai minat dan kebutuhan pemakai. 3. Perabot Perabot yang dimaksud disini adalah sejumlah alat yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan perusahaan yang tidak habis pakai, seperti kursi, meja, rak, lemari bangku dan lainnya. Perabot yang diperlukan perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar nyaman, aman, dan selamat dalam pelaksanaan kerja. Untuk mendapatkan perencanaan yang optimal dari perabotan perusahaan, maka perlu diperhatikan faktor commit to user 23 panjang pendeknya dimensi tubuh manusia dalam posisi statis maupun dinamis, berat dan pusat masa centre of gravity dari suatu bagian tubuh, bentuk tubuh, jarak untuk pergerakan melingkar angular motion dari tangan dan kaki, dan lainnya. 4. Gedung dan Tata Ruang a. Gedung Bangunan atau ruang untuk perpustakaan sebenarnya tidak sederhana yang dibayangkan orang. Ditinjau dari segi bangunan, perpustakaan merupakan suatu organisasi yang memiliki sub-sub sistem yang dimiliki fungsi berbeda-beda. Oleh karena itu, dalam perencanaan gedung dan ruang perpustakaan perlu memerhatikan fungsi tiap ruang, unsur-unsur keharmonisan dan keindahan, baik dari segi interior maupun eksterior. Ruang yang tertata baik akan memberikan kepuasan kepada pemakaiannya pegawai perpustakaan dan penggunaan perpustakaan. Keberadaan gedung maupun ruang perpustakaan dimaksudkan untuk menampung dan melindungi koleksi dari kerusakan, sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan. Dalam hal ini Sulistyo- commit to user 24 Basuki 1993 menyatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. b. Tata Ruang Pada dasarnya kebutuhan ruang perpustakaan dialokasikan untuk koleksi, pemakai, staf, dan keperluan lain. Untuk itu perlu dipertimbangkan sistem pinjam yang akan dianut oleh suatu perpustakaan, dengan sistem pinjam terbuka open access atau sistem pinjam tertutup closed access. Selain itu, dalam perencanaan ruangan perlu dipertimbnagkan bahwa keserasian dalam penataan ruang akan memengaruhi produktivitas, efisiensi, efektivitas, dan kenyamanan pemakai. 5. Sistem Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan bukan sekadar gedungruang atau koleksi yang di dalamnya terdapat elemen-elemen yang dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan. Sistem kegiatan itu mencakup pengadaan, pencatatan, commit to user 25 katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat berdiri sendiri, tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi sumber daya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan sarana prasarana, dapat dikoordinasikan dengan baik untuk secara bersama-sama memfungsikan diri untuk mencapai keberhasilan suatu perpustakan. Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi. 2.6.2 Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan terhadap langkah-langkah tertentu. commit to user 26 Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu diantaranya: 1. Perumusan tujuan Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen- elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu, akatifitas-aktifitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang dirumuskan. 2. Pembagian kerja Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas, akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi pemborosan. 3. Pembagian wewenang Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak 4. Kesatuan komando Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Oleh karena itu, dalam sistem organisasi commit to user 27 perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial. 5. Koordinasi Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan dan sasaran. Dengan adanya struktur organisasi program-program dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu dikelompokkan dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian tujuan perpustakaan. Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Untuk meningkatkan peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau kembali pada struktur organisasi dan statusnya dalam organisasi induknya. 2.6.3 Penganggaran Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun. Perlunya penyusunan anggaran bagi suatu lembaga atau instansi diharapakan mampu berfungsi sebagai alat perencanaan, alat commit to user 28 koordinasi, alat pengendalian dan menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan. 2.6.4 Kepemimpinan Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses manajemennya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan diatas memerlukan interaksi yang memimpin dan yang dipimpin. Hubungan kedua ini saling memengaruhi kinerja perpustakaan yang sangat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain untuk melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan yang efektif minimal memiliki sifat: 1. Bertanggung jawab 2. Mampu melihat masa depan 3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki 4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan 5. Percaya diri dan luwes 6. Mampu melakukan diplomasi 7. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi 8. Mampu mepengaruhi orang lain 2.6.5 Pengawasan dan penilaian Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan karena faktor perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas commit to user 29 organisasi, dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Perubahan lingkungan berpengaruh terhadap perjalanan perpustakaan. Hal ini dapat mengancam kelangsungan lembaga. Demikian pula peningkatan kompleksitas dapat organisasi dapat mempengaruhi aktifitas, prosedur dan biaya yang telah direncanakan. Mungkin pula dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan itu terdapat kesalahan, maka perlu segera diluruskan agar sesuai dengan tujuan semula. Jika dalam pengawasan terjadi ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan karena pengawasan dan penilaian dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya denan baik dan benar. Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan dan tindakan korektif menunjukan bahwa sistem manajemen itu sehat. Apabila fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dapat berjalan baik, berarti sistem perpustakaan itu dapat berjalan dengan baik. Salah satu fungsi pengawasan dalam perpustakaan adalah untuk mengetahui efektivitas perpustakaan, sedangkan untuk mengetahui efektivitas ini harus diketahui indikator kinerja perpustakaan. Untuk menilai kinerja perpustakaan memang terdapat commit to user 30 beberapa alat, rumusan, atau pedoman yang dapat digunakan, antara lain statistik. commit to user 31 BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA

3.1 Sejarah Singkat