commit to user 15
2.5 Fungsi Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan
melaksanakan sejumlah fungsi tertentu. Manajer adalah orang yang berperan penting dalam menggerakan roda organisasi dan mengatur seluruh
kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu unsur organisasi atau lembaga harus melakukan serangkaian fungsi yang disebut dengan
fungsi-fungsi manajerial. Adapun macam-macam fungsi manajemen yang dikemukakan para
ahli:
Tabel 1
Fungsi Manajemen No Nama Tokoh
Fungsi Manajemen Singkatan
1. Luther Gullick
1960 Planning,Organizing,
Staffing, Directing, Coordinating,
Reporting, Budgeting POSDCORB
2. L. F. Urwick
1974 Forcasting, Planning,
Organizing, Coordinating,
Communication, Controlling
FPOCCC
3. Leon C.
Megginson Planning, Organizing,
Staffing, Leading, Controlling
POSLC
commit to user 16
4. James A.F Stoner Planning, Organizing,
Leading, Controlling
POLC
5. George R. Terry Planning,
Organizing, Actuating,
Controlling POAC
6. Henri Fayol Planning,
Organizing, Commanding,
Coordinating, Controlling
POCCC
7. Ernest Dale Planning,
Organizing, Staffing,
Directing, Instructing,
Reporting, Controlling
POSDIRC
Sumber: diolah dari beberapa sumber
Lasa HS, 2008:16 Dalam prakteknya fungsi manajemen dalam manajerial tidak dapat
dibedakan secara tajam dan tegas, karena setiap manajer top manager, middle manager, dan lower manager, dalam usaha atau aktifitas-
aktifitasnya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan semua fungsi tersebut. Setiap manajer dalam pelaksanaan aktifitas, dan kepemimpinannya
untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan dengan baik.
2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan
Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan manajemen maka hendaknya para pengelola, penyelenggara, pustakawan
dapat mengerti arti penting manajemen perpustakaan:
commit to user 17
“Segala usaha
pencapaian tujuan
perpustakaan dengan
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, ilmu pengetahuan, sistem, sumber dana, sarana prasarana, dan sumber daya lain
dengan memperhatikan fungsi, peran, dan keahlian. Dalam ini, untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya
manusia dan nonmanusia antara lain berupa sumber dana, teknik, fisik, alam, informasi, ide, peraturan, maupun teknologi informasi.
Sumber daya ini dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan
yang menghasilkan produk barang atau jasa.” Lasa HS, 2009: 201
Teori tentang fungsi-fungsi manajemen tersebut penulis mencoba analisis untuk implementasi dalam manajemen perpustakaan Lasa HS,
2005: 56 : 2.6.1 Perencanaan
Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga, dalam pelaksanaan kegiatannya. Perencanaan yang matang dan jelas dapat
dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja dan dapat diprediksi adanya peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan dalam mencapai
tujuan. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas
dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu dipikirkan terutama sistem yang akan
diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan koleksi, sistem inventarisasi, sitem katalogisasi, sistem klasifikasi,
sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Tidak kalah
commit to user 18
pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda,
jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyeksponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana
seperti gedung ruang, meleber, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan
karena kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana prasarana itu.
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan
dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan, perencanaan yang matang
berfungsi untuk : 1. Membantu tercapainya tujuan
Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah,
maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu. Di samping itu dalam
perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk menunjang rencana jangka panjang. Pada umumnya orang cenderung
gamang dan ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh
commit to user 19
ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-
raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan. 2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi
Efektivitas menunjukkan
kemampuan seseorang
dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.
Peter Drucker dalam Handoko, 1993:7 menyatakan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun
efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja
yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti
menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya.
Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang,
identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan perencanaan Handoko, 1993: 79-80
2.6.1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tujuan Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi
memperjelas arah
perkembangan perpustakaan
dan memotivasi. Visi merupakan penetapan tujuan jangka
panjang suatu organisasi atau lembaga yang bersifat
commit to user 20
abstrak, mudah dipahami, memiliki, keunggulan dari yang lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama
anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupun dibuktikan karena bersifat kasat mata tangible, sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan.
2.6.1.2 Perumusan Keadaan Sekarang Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik
kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada
tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di
perpustakaan itu. 2.6.1.3 Identifikasi kemudahan dan Hambatan
Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan.
Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun
segala sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi, sumber daya, manusia, partisipasi
anggota, dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi
commit to user 21
hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila elemen-elemen yang dianggap
sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca rendah atasan yang kurang
memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya. 2.6.1.4 Pengembangan Perencanaan
Dalam pelaksanaan
kegiatan perpustakaan
terdapat pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena
berbagai faktor.
Oleh karena
itu, kemungkinan-
kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi
pemborosan dana
dan tenaga
atau terjadinya
penyelewengan atas perencanaan semula. 1. Sumber daya manusia
Secara umum, sumber daya yang harus dimiliki perpustakaan terdiri atas sumber daya manusia dan
sumber daya nonmanusia, sumber daya manusia dapat dilihat dari perspektif politik, ekonomi, kultural, dan
administrasi. Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling dominan jika dibandingkan dengan sumber-
sumber daya yang lain dalam suatu sumber daya manusia merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan
perpustakaan. Apabila keinginan dan kebutuhannya
commit to user 22
dapat terpenuhi secara wajar, mereka akan memberikan konstribusi
tertentu demi
keberhasilan tujuan
perpustakaan. 2. Bahan Informasi
Bahan informasi menjadi napas suatu perpustakaan, disamping faktor pendukung lain, seperti gedung,
sumber daya manusia, perlengkapan, dan pemakai. Kualitas
dan kuantitas
bahan informasi
sangat mempengaruhi minat pemakai dalam pemanfaatan jasa
perpustakaan, pemakai dapat melakukan komunikasi ilmiah, proses belajar dan mengajar, serta rekreasi
intelektual. Kegiatan intelektual akan dapat berlangsung dengan baik apabila sumber-sumber informasi yang
disajikan itu sesuai minat dan kebutuhan pemakai. 3. Perabot
Perabot yang dimaksud disini adalah sejumlah alat yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan
perusahaan yang tidak habis pakai, seperti kursi, meja, rak, lemari bangku dan lainnya. Perabot yang diperlukan
perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar nyaman, aman, dan selamat dalam pelaksanaan kerja.
Untuk mendapatkan perencanaan yang optimal dari perabotan perusahaan, maka perlu diperhatikan faktor
commit to user 23
panjang pendeknya dimensi tubuh manusia dalam posisi statis maupun dinamis, berat dan pusat masa centre of
gravity dari suatu bagian tubuh, bentuk tubuh, jarak untuk pergerakan melingkar angular motion dari
tangan dan kaki, dan lainnya. 4. Gedung dan Tata Ruang
a. Gedung Bangunan
atau ruang
untuk perpustakaan
sebenarnya tidak sederhana yang dibayangkan orang. Ditinjau dari segi bangunan, perpustakaan
merupakan suatu organisasi yang memiliki sub-sub sistem yang dimiliki fungsi berbeda-beda. Oleh
karena itu, dalam perencanaan gedung dan ruang perpustakaan perlu memerhatikan fungsi tiap ruang,
unsur-unsur keharmonisan dan keindahan, baik dari segi interior maupun eksterior. Ruang yang tertata
baik akan
memberikan kepuasan
kepada pemakaiannya
pegawai perpustakaan
dan penggunaan perpustakaan. Keberadaan gedung
maupun ruang perpustakaan dimaksudkan untuk menampung dan melindungi koleksi dari kerusakan,
sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan. Dalam hal ini Sulistyo-
commit to user 24
Basuki 1993 menyatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung
ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya
disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
b. Tata Ruang Pada dasarnya kebutuhan ruang perpustakaan
dialokasikan untuk koleksi, pemakai, staf, dan keperluan lain. Untuk itu perlu dipertimbangkan
sistem pinjam yang akan dianut oleh suatu perpustakaan, dengan sistem pinjam terbuka open
access atau sistem pinjam tertutup closed access. Selain itu, dalam perencanaan ruangan perlu
dipertimbnagkan bahwa keserasian dalam penataan ruang akan memengaruhi produktivitas, efisiensi,
efektivitas, dan kenyamanan pemakai. 5. Sistem
Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan bukan sekadar gedungruang atau koleksi yang di
dalamnya terdapat
elemen-elemen yang
dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan.
Sistem kegiatan itu mencakup pengadaan, pencatatan,
commit to user 25
katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat berdiri sendiri,
tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi
sumber daya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan sarana prasarana, dapat dikoordinasikan dengan baik
untuk secara bersama-sama memfungsikan diri untuk mencapai keberhasilan suatu perpustakan. Sebagai suatu
sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi,
dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan
dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan,
katalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi. 2.6.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam
suatu lembaga. Penyatan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian
suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan
terhadap langkah-langkah tertentu.
commit to user 26
Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu
diantaranya: 1. Perumusan tujuan
Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen- elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan
tertentu, akatifitas-aktifitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang dirumuskan.
2. Pembagian kerja Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya
pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas, akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi
pemborosan. 3. Pembagian wewenang
Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan
terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas
wewenang untuk bertindak 4. Kesatuan komando
Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat
pelaksana. Oleh karena itu, dalam sistem organisasi
commit to user 27
perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial.
5. Koordinasi Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada
satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan dan sasaran. Dengan adanya struktur organisasi program-program
dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu dikelompokkan dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian
tujuan perpustakaan. Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas
apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Untuk meningkatkan peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau
kembali pada struktur organisasi dan statusnya dalam organisasi induknya.
2.6.3 Penganggaran Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat
penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun.
Perlunya penyusunan anggaran bagi suatu lembaga atau instansi diharapakan mampu berfungsi sebagai alat perencanaan, alat
commit to user 28
koordinasi, alat pengendalian dan menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan.
2.6.4 Kepemimpinan Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses
manajemennya terdiri
dari perencanaan,
pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan
diatas memerlukan interaksi yang memimpin dan yang dipimpin. Hubungan kedua ini saling memengaruhi kinerja perpustakaan yang
sangat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain untuk
melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan yang efektif minimal memiliki sifat:
1. Bertanggung jawab 2. Mampu melihat masa depan
3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki 4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan
5. Percaya diri dan luwes 6. Mampu melakukan diplomasi
7. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi 8. Mampu mepengaruhi orang lain
2.6.5 Pengawasan dan penilaian Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan karena
faktor perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas
commit to user 29
organisasi, dan
kebutuhan manajer
untuk mendelegasikan
wewenang. Perubahan lingkungan berpengaruh terhadap perjalanan perpustakaan. Hal ini dapat mengancam kelangsungan lembaga.
Demikian pula peningkatan kompleksitas dapat organisasi dapat mempengaruhi
aktifitas, prosedur
dan biaya
yang telah
direncanakan. Mungkin pula dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan itu terdapat kesalahan, maka perlu segera diluruskan agar sesuai
dengan tujuan
semula. Jika
dalam pengawasan
terjadi ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan
dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan
karena pengawasan dan penilaian dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya denan baik dan benar. Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan
dan tindakan korektif menunjukan bahwa sistem manajemen itu sehat.
Apabila fungsi
manajemen seperti
perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dapat
berjalan baik, berarti sistem perpustakaan itu dapat berjalan dengan baik. Salah satu fungsi pengawasan dalam perpustakaan adalah
untuk mengetahui efektivitas perpustakaan, sedangkan untuk mengetahui efektivitas ini harus diketahui indikator kinerja
perpustakaan. Untuk menilai kinerja perpustakaan memang terdapat
commit to user 30
beberapa alat, rumusan, atau pedoman yang dapat digunakan, antara lain statistik.
commit to user
31
BAB III GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA
3.1 Sejarah Singkat