KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA

commit to user

KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A. Md) dalam bidang Perpustakaan

Oleh :

OKTI NUR PRABANDARI D1808037

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : OKTI NUR PRABANDARI

NIM : D1808037

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA

PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S. S, M. Si TANGGAL UJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, Juni 2011

OKTI NUR PRABANDARI NIM. D1808037

commit to user iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : OKTI NUR PRABANDARI NIM : D1808037

Program Studi : DIPLOMA III PERPUSTAKAAN Fakultas : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: ”KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA” beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : 16 Juni 2011

Yang Membuat Pernyataan

OKTI NUR PRABANDARI NIM. D1808037

commit to user iv

commit to user v MOTO

“Bayangkanlah Besok Kau Akan Mati Berbuat Baik Untuk Kehidupan Nanti. Bayangkan Hidup 1000 Tahun Lagi Bekerja Keras Hidup di Bumi”

(GerapGurita)

“Karena Sesungguhnya Sesudah Kesulitan Itu Ada Kemudahan, Maka Apabila Kamu Telah Selesai (Dari Semua Urusan), Kerjakanlah dengan Sungguh-Sungguh (Urusan) yang Lain. Dan Hanya Kepada Tuhanmulah Hendaknya Kamu Berharap”

(Q.S Al-Insyiroh: 5-8)

“Masih Banyak yang Lebih Susah Dari hidup Ini”

commit to user vi

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk :

1. Mother dan Father yang selalu memberi

semangat dan doanya untukku.

2. Adekku tercinta semoga apa yang kamu

cita-citakan dapat tercapai. Amien 3. Lupi “gembul” dan teman-teman

genk-qu c-row, c-bi, nunung, tikul yang menemani hari-hariku.

4. Teman-teman kost Ratti Mas Beud yang

tiap hari selalu bersama dalam susah dan senang.

5. Seseorang yang selalu bisa membuatku

tersenyum.

6. sahabat PUNK yang mau mengajariku

arti hidup

7. Almamaterku dan seluruh Pustakawan

commit to user vii ABSTRAK

Okti Nur Prabandari. KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA. Tugas Akhir, Surakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2011.

Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan antara lain: 1) Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, 2) Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan, 3) Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

Tugas Akhir ini penulis memperoleh data-data dan informasi menggunakan metode antara lain: 1) Observasi, yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar, 2) Wawancara, yaitu percakapan langsung dan tatap muka (face to face) dengan maksud tertentu, 3) Dokumentasi, yaitu bahan tertulis atau benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis, 4) Studi Pustaka, yaitu metode historis berbentuk studi bibliografis (kepustakaan) yang dilakukan dengan mempelajari berbagai karya tulis. Berdasarkan konsekuensi dari permasalahan yang ditulis dalam Tugas Akhir ini, penulis menggambarkan bagaimana manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan mengimplementasikan manajemen perpustakaan teori oleh Lasa HS (2005).

Dari hasil Tugas Akhir dapat disimpulkan bahwa: 1) Implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelaksanaannya masih kurang memenuhi standar manajemen perpustakaan dalam perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dan penilaian. 2) Kendala yang dihadapi dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta adalah waktu pelaksanaan perencanaan yang kurang matang mengakibatkan tersendatnya prosedur pencairan dana karena staf perpustakaan yang kurang maksimal dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan tersebut. 3) Cara mengatasi kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan dengan mempertimbangkan waktu realisasi hasil perencanaan sebelum merealisasi perencanaan dan meningkatkan produktifitas staf perpustakaan.

Saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1) menambah pengetahuan tentang perpustakaan dengan mengikuti pelatihan khusus perpustakaan, 2) menambah staf perpustakaan yang ahli dalam bidang perpustakaan.

Kata Kunci: Kinerja Staf Perpustakaan, Manajemen Perpustakaan, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

commit to user viii

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu memberi cobaan pada penulis agar menjadi lebih kuat.

2. Yang terhormat Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si selaku ketua program studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Harmawan, M. Lib selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan. 5. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M. Si selaku dosen pembimbing yang telah bersedia dan

banyak memberikan bimbingan serta pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 6. Bapak Drs. H. Subari selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik

Surakarta.

7. Seluruh staf di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang telah membantu penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.

commit to user ix

8. Seluruh teman angkatan 2008 Program Studi D III Perpustakaan yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

9. Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang berkepentingan.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

commit to user x DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iii

PENGESAHAN ... iv

MOTO ... v

HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR BAGAN... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... _xv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan ... 6

1.3.1Tujuan Secara Umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO ... 6

1.3.2Tujuan Secara Khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO... 6

1.4 Metode Penelitian ... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan ... 10

2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 11

2.3 Kinerja Pustakawan... 13

2.4 Pengertian Manajemen ... 14

2.5 Fungsi Manajemen ... 15

commit to user xi BAB III GAMBARAN UMUM

3.1 Sejarah Singkat ... 31

3.2 Visi, Misi dan Tujuan ... 33

3.3 Struktur Organisasi ... 35

3.4 Sumber Daya Manusia ... 35

3.5 Koleksi ... 36

3.6 Pemakai ... 37

3.7 Sumber Dana ... 38

3.8 Sarana dan Prasarana ... 39

3.9 Kegiatan Pokok ... 40

3.10Layanan ... 41

BAB VI PEMBAHASAN 4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ... 46

4.2 Kendala yang Dihadapi dalam Implementasi Manajemen Perpustakaan ... 58

4.3 Cara Mengatasi Kendala dalam Implementasi Manajemen Perpustakaan ... 60

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 62

5.2 Saran ... 66

DAFTAR PUSTAKA ... 67

commit to user xii

DAFTAR TABEL

Halaman TABEL 1 Fungsi Manajemen ... 15 TABEL 2 Tingkat Jenjang Pendidikan Staf UPT Perpustakaan Universitas

Islam Batik Surakarta ... 36 TABEL 3 Koleksi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam

Batik Surakarta ... 37 TABEL 4 Peminjaman dan Pengunjung UPT Perpustakaan Universitas

Islam Batik Surakarta ... 38 TABEL 5 Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Islam

Batik Surakarta ... 40 TABEL 6 Perencanaan yang Belum dan yang Sudah Terealisasi UPT

Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ... 47 TABEL 7 Pembagian Kerja UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik

commit to user xiii

DAFTAR BAGAN

Halaman BAGAN 1 Struktur Oraganisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam

commit to user xiv

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Surat Permohonan Magang

LAMPIRAN 2 Surat Keterangan Kuliah Kerja PUSDOKINFO LAMPIRAN 3 Penerimaan Peserta Magang

LAMPIRAN 4 Surat Tugas Kuliah Kerja PUSDOKINFO LAMPIRAN 5 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO

LAMPIRAN 6 Daftar Harian Kegiatan Kuliah Kerja PUSDOKINFO LAMPIRAN 7 Kartu Anggota Perpustakaan

LAMPIRAN 8 Surat Keterangan Bebas Perpustakaan LAMPIRAN 9 Call Number

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat mensyaratkan setiap bangsa untuk memiliki daya saing yang kuat. Untuk menghadapi persaingan akibat perubahan yang semakin cepat maka diperlukan manusia yang memiliki kemampuan yang profesional dalam membangun seluruh aspek kehidupan termasuk dalam perpustakaan. Perpustakaan merupakan lembaga yang bergerak dalam pelayanan jasa bagi masyarakat yang dilayaninya. Agar layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka perpustakaan harus mengenal karakteristik dan kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Di dalam pengenalan karateristik dan kebutuhan pengguna tidak bisa dilakukan hanya sekali saja akan tetapi memerlukan proses, sedangkan kebutuhan pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi setiap harinya selalu mengalami perubahan dan perkembangan yang sangat pesat. Oleh karena itu, kepuasaan pengguna akan sangat ditentukan jika apa yang dibutuhkan pengguna terlayani dengan baik dan layanan yang diberikan kepada pengguna akan lebih berkualitas.

Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak kepada pengelompokkan perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan,

commit to user

kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital. Kemudian perpustakaan yang dilihat dari gedung atau ruangan mutlak perlu ada karena tidak mungkin sebuah perpustakaan digabungkan dengan unit-unit kerja lain dalam satu ruangan. Perpustakaan yang bisa ditempatkan pada gedung tersendiri yang secara konseptual dibangun untuk perpustakaan sebaiknya lebih representatif dan dapat memberikan layanan dan suasana kerja yang memadai. Dilihat dari kelengkapan koleksi perpustakaan perlu didukung tenaga pengelola dan fasilitas yang memadai untuk memberdayakan koleksi dan informasi yang diperoleh melalui jaringan informasi. Untuk mewujudkan hal itu, perpustakaan perlu dibangun, dibina, dan dikembangkan secara berkelanjutan, salah satu penentu keberhasilan perpustakaan adalah pustakawan atau petugas perpustakaan.

Nilai sebuah perpustakaan tidak hanya dilihat dari kelengkapan koleksi, gedung atau ruangan, dan teknologi informasi yang tinggi tetapi juga sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan aset utama yang tidak ternilai harganya karena dapat memberikan kontribusi yang berarti kepada satuan kerja secara efektif dan efisien, produktif dan kompetitif. Untuk mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia secara efektif dan efisien tersebut dalam mencapai suatu tujuan memerlukan manajemen sumber daya manusia.

commit to user

Untuk melakukan tugas pelayanan informasi di perpustakaan diperlukan pegawai yang memiliki kompetensi yang profesional dan berkualitas dalam menjalankan tugas pekerjaannya. Sehingga diharapkan mampu merespon aspirasi publik ke dalam kegiatan dan program organisasi dan melahirkan inovasi baru yang bertujuan untuk mempermudah memenuhi berbagai tantangan perubahan sebagai dampak perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menguasai perubahan didalam perubahan tersebut perlu adanya manajemen dalam pengelolaannya. Oleh karena itu, untuk memperoleh, mengembangkan, memelihara dan mengoptimalkan kinerja pegawai merupakan salah satu yang perlu mendapatkan perhatian agar adanya tuntutan kemampuan pegawai pemerintahan yang profesional dan berkualitas. Untuk pelayanan perpustakaan rendahnya kinerja pegawai merupakan suatu fenomena yang sering terjadi di lingkungan organisasi pemerintahan. Kondisi ini merupakan persoalan besar yang dirasakan masyarakat pengguna yang dilayani. Dalam menentukan berapa besar staf yang diperlukan untuk mengelola perpustakaan dengan baik, tergantung daripada tingkat pendidikan, keahlian dan ketrampilan yang dimiliki masing-masing petugas.

Pemimpin merupakan faktor penentu dalam upaya pencapaian tujuan suatu usaha, lembaga dan organisasi. Kualitas pimpinan menentukan keberhasilan lembaga atau organisasi yang dipimpinnya. Pemimpin yang mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat mempengaruhi orang lain secara konstruktif, mampu menunjukan jalan, dan menunjukan perilaku,

commit to user

dan tindakan yang benar yang harus dikerjakan bersama-sama. Oleh karena itu, pemimpin yang mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat mempengaruhi harus mampu mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi, mengoreksi kelemahan-kelemahan, dan membawa organisasi atau lembaga ke sasaran yang jelas dalam jangka waktu tertentu. (Lasa HS, 2008: 297)

Manajemen dalam perpustakaan sangat dipengaruhi oleh sistem manajemen yang diberlakukan terutama faktor manager yang mengatur organisasi lembaga tersebut. Pada umumnya pengangkatan kepala perpustakaan kadang tidak didasarkan pada pertimbangan kemampuan manajerial. Hal ini tidak hanya terjadi pada kalangan perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan instansi, tetapi juga pada perpustakaan perguruan tinggi. Akibatnya pelaksanaan tugas-tugas manajerial dilaksanakan tidak sesuai dengan visi dan misi dan tujuan yang jelas karena memang perpustakaan saat ini tidak dapat memahaminya.

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang terus berkembang ditandai bertambahnya koleksi, serta pengelolaan ruangan dan sistem automasi sehingga memerlukan pemimpin untuk dapat mengatur jalannya kinerja pustakawan. Dengan adanya penyediaan sarana, prasarana dan layanan yang tersedia agar dapat bermanfaat secara optimal, maka diperlukan sumber daya manusia atau pustakawan yang terampil. Sumber daya manusia atau pustakawan merupakan kunci utama dalam kesuksesan sebuah

commit to user

perpustakaan. Inovasi dan ide-ide kreatif akan membawa perpustakaan menjadi perpustakaan yang berdayaguna dan juga nyaman. Dengan adanya manajemen maka akan tercipta kinerja staf perpustakaan yang bermanfaat secara optimal dalam perpustakaan. Berdasarkan gambaran latar belakang tersebut menjadi inspirasi penulis untuk mengambil judul “Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta” agar dapat mengetahui kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan Masalah yang diambil penulis berdasarkan latar belakang pada laporan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan

di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta?

2. Apa saja kendala-kendala yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan? 3. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi

manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta?

commit to user

1.3 Tujuan

Pengambilan judul “Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta” dalam pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan tertentu yang bermanfaat bagi penulis. Tujuan tersebut terdiri dari tujuan secara umum dan tujuan secara khusus.

1.3.1 Tujuan secara umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO:

1. Memenuhi syarat kelulusan bagi program diploma mahasiswa D3 Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS). 2. Membandingkan teori yang sudah didapat selama proses

perkuliahan di jurusan D3 Perpustakaan UNS dengan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

3. Memperoleh data atau informasi guna keperluan dalam penulisan Tugas Akhir.

4. Memberi masukan bagi perpustakaan tempat Kuliah Kerja PUSDOKINFO.

5. Melatih sikap kerjasama dalam suatu organisasi atau unit kerja.

1.3.2 Tujuan khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO:

1. Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

commit to user

2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan.

3. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

1.4 Metode Penelitian

Kuliah Kerja PUSDOKINFO dilaksanakan pada tanggal 18 Februari sampai 31 Maret 2011 di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan alamat Jl. KH. Agus Salim No. 10 Surakarta 57147.

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dilaksanakan pada hari dan jam kerja yaitu:

Senin – Kamis : 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 14.00 WIB Jumat : 08.00 – 11.00 WIB

Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB

Untuk menghasilkan Tugas Akhir ini penulis memperoleh data-data dan informasi dalam menyusun laporan ini menggunakan metode sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Metode observasi adalah suatu usaha sadar untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar (Arikunto, 2006: 222). Dalam menyusun laporan ini penulis

commit to user

melakukan pengamatan langsung yang terjadi di lapangan, yaitu mengamati situasi dan kondisi didalam ruangan dan juga ikut terlibat langsung dalam kegiatan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

2. Metode Wawancara

Metode wawancara adalah percakapan langsung dan tatap muka (face

to face) dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh 2 pihak

yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaannya dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Suprayogo, 2001:172). Pengumpulan data dengan wawancara dilakukan dengan pemimpin perpustakaan untuk mengetahui implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan melakukan wawancara kepada staf perpustakaan UPT Perpustakaan Islam Batik untuk mengetahui kendala-kendala yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan manajemen perpustakaan.

Wawancara dilakukan dengan:

Pemimpin Perpustakaan : Drs. H. Subari

Staf Perpustakaan : Avi Widya Oktoriana, A.Md.

Waktu : 09.00 WIB-selesai

Pelaksanaan : Sabtu, 30 Maret 2011

Tempat : UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

commit to user 3. Metode Dokumentasi atau Arsip

Metode Dokumentasi atau Arsip merupakan bahan tertulis atau benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis seperti arsip, database, surat-surat, rekaman, gambar benda-benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu peristiwa (Arikunto, 2006: 164). Pengumpulan dokumentasi atau arsip seperti laporan tahunan, buku kenangan, serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Metode ini digunakan penulis untuk memperoleh data tentang gambaran umum UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

4. Metode Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian (Mestika, 2004: 3). Metode ini digunakan untuk mengetahui informasi mengenai manajemen perpustakaan dalam implementasi manajemen di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

commit to user

10 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Perpustakaan

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami perkembangan secara terus menerus definisi tentang perpustakaan berbeda-beda. Adapun definisi perpustakaan:

Menurut Sulistyo-Basuki dalam Lasa HS menyatakan bahwa “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.” (Lasa HS, 2005: 48)

Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana-prasarana. Berbagai unsur terlibat dalam pengelolaan perpustakaan, antara lain sumber daya manusia, pengguna, sarana-prasarana, berbagai fasilitas pendukung, dan yang terpenting adalah koleksi yang disusun berdasarkan sistem tertentu. (Rahayuningsih, 2007:1)

Melihat uraian diatas penulis menyimpulkan perpustakaan adalah sebuah gedung atau ruangan yang di dalamnya terdapat kegiatan pengembangan koleksi, pelayanan pengguna, pemeliharaan sarana prasarana yang dalam pengelolaan perpustakaan melibatkan unsur sumber daya manusia, pengguna, sarana prasarana, dan koleksi yang disusun

commit to user

menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca dan bukan untuk dijual.

2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi yang mencangkup universitas, sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain-lain. Perpustakaan yang berada di lingkungan kampus. Pemakainya adalah sivitas akademi perguruan tinggi tersebut, dan tugas serta fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi). Penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan. Untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis (UPT Perpustakaan), selanjutnya ada perpustakaan fakultas, perpustakaan jurusan, perpustakaan program pascasarjana, dan sebagainya. (Sutarno, 2006: 35)

Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran. Koleksi perguruan tinggi yang gunanya melayani keperluan para mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan. Koleksi perpustakaan universitas harus sesuai dengan bidang-bidang yang

commit to user

dicakupi universitas yang membawahinya, sedangkan perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi dan perpustakaan sekolah tinggi atau institut terbatas bidang lingkupnya, sesuai dengan bidang lingkup lembaga pendidikan dimana ia tergabung. (Sjahrial, 2000: 4)

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu (akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Untuk melaksanakan tugasnya itu perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Koleksinya tidak hanya terbatas pada buku-buku teks yang diperlukan untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar saja, tetapi juga buku-buku dan jurnal-jurnal ilmiah yang diperlukan untuk menunjang penelitian para dosen dan mahasiswa. (Rahayuningsih, 2007: 7)

Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi yang melayani sivitas akademi yang bertujuan menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.(Tri Dharma Perguruan Tinggi).

commit to user

2.3 Pengertian Kinerja Pustakawan

Hasil kerja yang dicapai seseorang atau kelompok dalam suatu lembaga, instansi, atau organisasi sesuai tugas, kewajiban, tanggung jawab, wewenang dan hak sesuai etika, moral, dan tidak melanggar peraturan perundang-undangan. Tingkat kinerja yang diterima pemustaka suatu perpustakaan akan mempengaruhi persepsi pemustaka dalam menilai kualitas jasa pelayanan perpustakaan. Dalam penilaian ini, pengguna perpustakaan akan membandingkan antara harapan atas jasa atau expected service dengan jasa yang dirasakan atau preceived service. (Lasa HS, 2009: 159)

Adapun definisi kinerja pustakawan:

“Kinerja pustakawan dapat diukur dari aspek-aspek; pengetahuan tentang pekerjaan kualitas hasil kerja, kebiasaan kerja, tingkat kehadiran, pemanfaatan sumber daya, kualitas kerja, keramahan, kemampuan bekerja dalam tim, sikap terhadap kritik, adabtabilitas, dan fleksibilitas.” (Lasa HS, 2009: 160)

Kinerja pustakawan dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan sangat berpengaruh terhadap nilai perpustakaan. Dengan pengertian bahwa bila salah satu faktor rendah, maka kinerja seseorang pasti rendah pula. Kinerja kiranya perlu disimpulkan terdapat dua terminologi tentang kinerja yaitu kinerja pegawai/karyawan dan kinerja organisasi antara keduanya saling berhubungan dan dapat dikatakan kinerja organisasi merupakan akumulasi dari kinerja individu yang bersangkutan.

Pengertian kinerja pustakawan memiliki arti yang sama dengan kinerja staf perpustakaan karena pada umumnya orang-orang yang bekerja

commit to user

di perpustakaan belum bisa disebut pustakawan tetapi orang-orang yang bekerja di perpustakaan memiliki kegiatan seperti layaknya pustakawan.

2.4 Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur, tetapi banyak pakar mendefinisikan manajemen sebagai berikut:

“Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Hasibuan, 2008: 2)

“Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.” (Siswanto, 2005: 28)

“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.” (Stoner, 1992: 8)

Menurut Andrew F. Sikula dalam Hasibuan menyatakan bahwa ”Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.” (Hasibuan, 2008: 2)

Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan dengan proses tertentu yang berdasar pada fungsi manajemen untuk mencapai tujuan bersama.

commit to user

2.5 Fungsi Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan melaksanakan sejumlah fungsi tertentu. Manajer adalah orang yang berperan penting dalam menggerakan roda organisasi dan mengatur seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu unsur organisasi atau lembaga harus melakukan serangkaian fungsi yang disebut dengan fungsi-fungsi manajerial.

Adapun macam-macam fungsi manajemen yang dikemukakan para ahli:

Tabel 1 Fungsi Manajemen

No Nama Tokoh Fungsi Manajemen Singkatan 1. Luther Gullick

(1960)

Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,

Reporting, Budgeting

POSDCORB

2. L. F. Urwick (1974)

Forcasting, Planning, Organizing,

Coordinating, Communication, Controlling

FPOCCC

3. Leon C. Megginson

Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling

commit to user 4. James A.F Stoner Planning,

Organizing, Leading, Controlling

POLC

5. George R. Terry Planning, Organizing, Actuating, Controlling

POAC

6. Henri Fayol Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling

POCCC

7. Ernest Dale Planning, Organizing, Staffing, Directing, Instructing, Reporting, Controlling POSDIRC

Sumber: diolah dari beberapa sumber (Lasa HS, 2008:16)

Dalam prakteknya fungsi manajemen dalam manajerial tidak dapat dibedakan secara tajam dan tegas, karena setiap manajer (top manager, middle manager, dan lower manager), dalam usaha atau aktifitas-aktifitasnya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan semua fungsi tersebut. Setiap manajer dalam pelaksanaan aktifitas, dan kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan dengan baik.

2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan

Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan manajemen maka hendaknya para pengelola, penyelenggara, pustakawan dapat mengerti arti penting manajemen perpustakaan:

commit to user

“Segala usaha pencapaian tujuan perpustakaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, ilmu pengetahuan, sistem, sumber dana, sarana prasarana, dan sumber daya lain dengan memperhatikan fungsi, peran, dan keahlian. Dalam ini, untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan nonmanusia antara lain berupa sumber dana, teknik, fisik, alam, informasi, ide, peraturan, maupun teknologi informasi. Sumber daya ini dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan yang menghasilkan produk (barang atau jasa).” (Lasa HS, 2009: 201)

Teori tentang fungsi-fungsi manajemen tersebut penulis mencoba analisis untuk implementasi dalam manajemen perpustakaan (Lasa HS, 2005: 56) :

2.6.1 Perencanaan

Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga, dalam pelaksanaan kegiatannya. Perencanaan yang matang dan jelas dapat dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja dan dapat diprediksi adanya peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan dalam mencapai tujuan. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai.

Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi. Perencanaan perlu dipikirkan terutama sistem yang akan diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan koleksi, sistem inventarisasi, sitem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Tidak kalah

commit to user

pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda, jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/sponsor. Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik apabila memiliki perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana seperti gedung/ ruang, meleber, media komunikasi, dan peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan karena kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana prasarana itu.

Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan, perencanaan yang matang berfungsi untuk :

1. Membantu tercapainya tujuan

Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu. Di samping itu dalam perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk menunjang rencana jangka panjang. Pada umumnya orang cenderung gamang dan ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh

commit to user

ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan.

2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi

Efektivitas menunjukkan kemampuan seseorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Peter Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya.

Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan perencanaan (Handoko, 1993: 79-80)

2.6.1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tujuan

Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan memotivasi. Visi merupakan penetapan tujuan jangka panjang suatu organisasi atau lembaga yang bersifat

commit to user

abstrak, mudah dipahami, memiliki, keunggulan dari yang lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupun dibuktikan karena bersifat kasat mata (tangible), sedangkan tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan.

2.6.1.2 Perumusan Keadaan Sekarang

Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di perpustakaan itu.

2.6.1.3 Identifikasi kemudahan dan Hambatan

Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun segala sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain berupa modal, koleksi, sumber daya, manusia, partisipasi anggota, dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi

commit to user

hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila elemen-elemen yang dianggap sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang yang sempit, minat baca rendah atasan yang kurang memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya.

2.6.1.4 Pengembangan Perencanaan

Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan semula.

1. Sumber daya manusia

Secara umum, sumber daya yang harus dimiliki perpustakaan terdiri atas sumber daya manusia dan sumber daya nonmanusia, sumber daya manusia dapat dilihat dari perspektif politik, ekonomi, kultural, dan administrasi. Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling dominan jika dibandingkan dengan sumber-sumber daya yang lain dalam suatu sumber-sumber daya manusia merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan perpustakaan. Apabila keinginan dan kebutuhannya

commit to user

dapat terpenuhi secara wajar, mereka akan memberikan konstribusi tertentu demi keberhasilan tujuan perpustakaan.

2. Bahan Informasi

Bahan informasi menjadi napas suatu perpustakaan, disamping faktor pendukung lain, seperti gedung, sumber daya manusia, perlengkapan, dan pemakai. Kualitas dan kuantitas bahan informasi sangat mempengaruhi minat pemakai dalam pemanfaatan jasa perpustakaan, pemakai dapat melakukan komunikasi ilmiah, proses belajar dan mengajar, serta rekreasi intelektual. Kegiatan intelektual akan dapat berlangsung dengan baik apabila sumber-sumber informasi yang disajikan itu sesuai minat dan kebutuhan pemakai.

3. Perabot

Perabot yang dimaksud disini adalah sejumlah alat yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan perusahaan yang tidak habis pakai, seperti kursi, meja, rak, lemari bangku dan lainnya. Perabot yang diperlukan perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar nyaman, aman, dan selamat dalam pelaksanaan kerja. Untuk mendapatkan perencanaan yang optimal dari perabotan perusahaan, maka perlu diperhatikan faktor

commit to user

panjang pendeknya dimensi tubuh manusia dalam posisi statis maupun dinamis, berat dan pusat masa (centre of gravity) dari suatu bagian tubuh, bentuk tubuh, jarak untuk pergerakan melingkar (angular motion) dari tangan dan kaki, dan lainnya.

4. Gedung dan Tata Ruang a. Gedung

Bangunan atau ruang untuk perpustakaan sebenarnya tidak sederhana yang dibayangkan orang. Ditinjau dari segi bangunan, perpustakaan merupakan suatu organisasi yang memiliki sub-sub sistem yang dimiliki fungsi berbeda-beda. Oleh karena itu, dalam perencanaan gedung dan ruang perpustakaan perlu memerhatikan fungsi tiap ruang, unsur-unsur keharmonisan dan keindahan, baik dari segi interior maupun eksterior. Ruang yang tertata baik akan memberikan kepuasan kepada pemakaiannya (pegawai perpustakaan dan penggunaan perpustakaan). Keberadaan gedung maupun ruang perpustakaan dimaksudkan untuk menampung dan melindungi koleksi dari kerusakan, sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan. Dalam hal ini

Sulistyo-commit to user

Basuki (1993) menyatakan bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.

b. Tata Ruang

Pada dasarnya kebutuhan ruang perpustakaan dialokasikan untuk koleksi, pemakai, staf, dan keperluan lain. Untuk itu perlu dipertimbangkan sistem pinjam yang akan dianut oleh suatu perpustakaan, dengan sistem pinjam terbuka (open

access) atau sistem pinjam tertutup (closed access).

Selain itu, dalam perencanaan ruangan perlu dipertimbnagkan bahwa keserasian dalam penataan ruang akan memengaruhi produktivitas, efisiensi, efektivitas, dan kenyamanan pemakai.

5. Sistem

Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan bukan sekadar gedung/ruang atau koleksi yang di dalamnya terdapat elemen-elemen yang dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan. Sistem kegiatan itu mencakup pengadaan, pencatatan,

commit to user

katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat berdiri sendiri, tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi sumber daya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan sarana prasarana, dapat dikoordinasikan dengan baik untuk secara bersama-sama memfungsikan diri untuk mencapai keberhasilan suatu perpustakan. Sebagai suatu sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan, katalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi.

2.6.2 Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan terhadap langkah-langkah tertentu.

commit to user

Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu diantaranya:

1. Perumusan tujuan

Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen-elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu, akatifitas-aktifitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang dirumuskan.

2. Pembagian kerja

Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas, akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi pemborosan.

3. Pembagian wewenang

Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak

4. Kesatuan komando

Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Oleh karena itu, dalam sistem organisasi

commit to user

perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial.

5. Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan dan sasaran. Dengan adanya struktur organisasi program-program dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu dikelompokkan dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian tujuan perpustakaan. Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Untuk meningkatkan peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau kembali pada struktur organisasi dan statusnya dalam organisasi induknya.

2.6.3 Penganggaran

Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun.

Perlunya penyusunan anggaran bagi suatu lembaga atau instansi diharapakan mampu berfungsi sebagai alat perencanaan, alat

commit to user

koordinasi, alat pengendalian dan menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan.

2.6.4 Kepemimpinan

Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses manajemennya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan diatas memerlukan interaksi yang memimpin dan yang dipimpin. Hubungan kedua ini saling memengaruhi kinerja perpustakaan yang sangat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain untuk melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan yang efektif minimal memiliki sifat:

1. Bertanggung jawab

2. Mampu melihat masa depan

3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki 4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan

5. Percaya diri dan luwes

6. Mampu melakukan diplomasi

7. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi 8. Mampu mepengaruhi orang lain

2.6.5 Pengawasan dan penilaian

Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan karena faktor perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas

commit to user

organisasi, dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Perubahan lingkungan berpengaruh terhadap perjalanan perpustakaan. Hal ini dapat mengancam kelangsungan lembaga. Demikian pula peningkatan kompleksitas dapat organisasi dapat mempengaruhi aktifitas, prosedur dan biaya yang telah direncanakan. Mungkin pula dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan itu terdapat kesalahan, maka perlu segera diluruskan agar sesuai dengan tujuan semula. Jika dalam pengawasan terjadi ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan karena pengawasan dan penilaian dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya denan baik dan benar.

Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan dan tindakan korektif menunjukan bahwa sistem manajemen itu sehat. Apabila fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dapat berjalan baik, berarti sistem perpustakaan itu dapat berjalan dengan baik. Salah satu fungsi pengawasan dalam perpustakaan adalah untuk mengetahui efektivitas perpustakaan, sedangkan untuk mengetahui efektivitas ini harus diketahui indikator kinerja perpustakaan. Untuk menilai kinerja perpustakaan memang terdapat

commit to user

beberapa alat, rumusan, atau pedoman yang dapat digunakan, antara lain statistik.

commit to user

31 BAB III

GAMBARAN UMUM

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA

3.1 Sejarah Singkat

Universitas Islam Batik Surakarta berdiri pada tanggal 30 Juli 1983 dengan nama Universitas Islam Kyai Mojo (UIM) di bawah naungan Yayasan Perguruan Tinggi Islam Kyai Mojo (APERTIM). Kelahiran UIM ini merupakan hasil penggabungan antara Akademi Akuntansi dan Management Batik Surakarta (AAM) dengan Universitas Islam Batik Surakarta (UNIS) terutama untuk fakultas-fakultas non keagamaan. Dalam penggabungan tersebut, UIM diijinkan membuka tiga fakultas, yaitu: Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, dan Fakultas Pertanian. Sedangkan UNIS tetap eksis dengan mengelola fakultas keagamaan seperti Fakultas Tarbiyah dan Fakultas Syariah.

Pada saat itu UIM belum memiliki gedung kantor dan perkuliahan sendiri, sehingga lokasi perkuliahan terpencar-pencar yakni Fakultas Hukum di Jl. Slamet Riyadi menumpang pada SMP Batik, sedangkan Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi di Kleco menumpang pada SMEA Batik tidak lama kemudian Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi serta perkantoran bergabung bersama Fakultas Hukum di SMP Batik. Pada tanggal 28 Maret 1989 dengan berbagai pertimbangan strategis nama UIM diubah menjadi Universitas Islam Batik Surakarta (UNIBA) yang secara

commit to user

formal mendapatkan persetujuan dari Mendikbud RI dengan Surat Keputusan No. 0161/0/1989. Selanjutnya pada tahun itu pula Universitas Islam Batik Surakarta pindah ke kampus barunnya di Jl. KH. Agus Salim No. 10 Surakarta menempati renovasi dari gedung GKBI.

Tahun 1991, Fakultas Ekonomi membuka program D3 dengan Jurusan Manajemen Perbankan, sedangkan Fakultas Hukum pada tahun berikutnya mendapatkan kenaikan status dari terdaftar menjadi diakui. Tidak lama kemudian Jurusan Manajemen Perusahaan pada Fakultas Ekonomi juga memperoleh kenaikan status menjadi diakui.

Usia terus bertambah, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta terus berkembang ditandai bertambahnya koleksi, serta pengelolaan ruangan dan sistem automasi yang saat ini sedang di aplikasikan di Perpustakaan. Mungkin sistem baru saat ini akan dipakai untuk pelayanan di Perpustakaan bukan sistem yang pertama bagi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, karena sebelumnya UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dua kali menggunakan sistem automasi seperti itu. Karena sebab itu UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sering sekali berganti-ganti software atau aplikasi perpustakaan dan saat ini baru mulai awal merintis automasi perpustakaan lagi. Dengan sistem automasi semua pekerjaan dan pelayanan akan bisa dikerjakan secara cepat, tepat, dan akurat.

commit to user

3.2 Visi, Misi, dan Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik

Surakarta

3.2.1 Visi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Menjadikan pusat pelayanan dan informasi dari berbagai ilmu dan teknologi dengan menggunakan fasilitas pelayanan yang memadai sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

3.2.2 Misi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

1. Memilih, menghimpun dan menata informasi dalam segala bentuk yang berkaitan dengan kurikulum Universitas Islam Batik Surakarta.

2. Mengolah, mengemas dan merawat bahan pustaka/informasi yang ada sedemikian rupa sehingga mudah, cepat dan tepat didapat oleh para pengguna.

3. Menyediakan pelayanan dan fasilitas yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibutuhkan guna mengunjung Tri Dharma Perguruan Tinggi. 4. Memanfaatkan semua jenis sumber daya yang ada di

perpustakaan sehingga peningkatan mutu pelayanan dan tujuan akhir Universitas Islam Batik Surakarta untuk meningkatkan sumber daya manusia yang dihasilkan oleh Universitas Islam Batik Surakarta dapat dicapai secara optimal.

commit to user

3.2.3 Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

1. Tujuan Khusus UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Tujuan khusus adalah melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi secara berkualitas, yaitu sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.

2. Tujuan Umum UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Tujuan umum adalah menyediakan koleksi perpustakaan dalam menunjang proses pendidikan yang berkualitas serta sumber daya manusia yang handal.

commit to user

Kepala Perpustakaan Drs. H. Subari

3.3 Struktur Organisasi

Dibawah ini adalah struktur organisasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

Bagan 1 Struktur Organisasi

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

3.4 Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia di Perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam pengelolaan perpustakaan. Pengembangan sumber daya manusia di perpustakaan harus dilakukan perencanaan yang baik agar perpustakaan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan profesional. Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau

Sekretaris Suswanto

Bagian Pelayanan Bambang Ismanto Bagian Pengolahan

commit to user

kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan sumber daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena itu sumber daya manusia harus ditingkatkan terus menerus misalnya dengan pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainnya (Lasa Hs, 2005: 62).

Dalam upaya peningkatan kualitas dan profesionalisme di bidang perpustakaan, staf perpustakaan seharusnya memiliki pengetahuan dan pengalaman. Dengan sistem automasi yang dijalankan sekarang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta setiap sumber daya manusia harus mampu mengoperasikan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan yang digunakan dalam automasi perpustakaan.

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta memiliki sumber daya manusia. Di bawah ini adalah tabel staf UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Tabel 2

Tingkat Jenjang Pendidikan Staf

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

No. Nama Jenjang

Pendidikan

Jabatan 1. Drs. H. Subari S1-Non

Perpustakaan

Kepala Perpustakaan 2. Suswanto SMA/Sederajat Sekertaris/Administrasi 3. Avi Widya Oktoriana,

A. Md.

DIII-Perpustakaan

Pengolahan Bahan Pustaka

4. Bambang Ismanto SMA/Sederajat Sirkulasi

Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

3.5 Koleksi

Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta terdiri dari buku wajib ajar, buku anjuran, skripsi, thesis, majalah, hasil

commit to user

penelitian, dan lain-lain. Koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta meliputi antara lain:

Tabel 3 Koleksi Perpustakaan

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

No. Jenis Koleksi

Fakultas

Jumlah Ekonomi Hukum Pertanian

S1 S1 S1

1. Buku Wajib Ajar Jml. Judul Jml. Eksp 4723 4802 4172 5933 2347 2611 11242 13346 2. Buku

Anjuran Jml. Judul Jml. Eksp 56 69 81 92 23 36 160 197 3. Desertasi Jml. Judul

Jml. Eksp

- - - -

4. Skripsi Jml. Judul Jml. Eksp 1075 1075 754 754 296 296 2125 2125 5. Thesis Jml. Judul

Jml. Eksp

92 92

- - 92

92 6. Majalah Jml. Judul

Jml. Eksp 375 375 252 252 267 267 849 849 7. Hasil

Penelitian Jml. Judul Jml. Eksp 285 285 215 215 172 172 672 672 8. Lain-Lain Jml. Judul

Jml. Eksp 135 135 115 115 96 96 346 346

Jumlah Judul 6741 5589 3201 15486

Eksemplar 6833 7361 3478 17627

Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

3.6 Pemakai

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta tidak membatasi diri bagi para pengguna perpustakaan baik dari kalangan Universitas Islam Batik Surakarta sendiri, masyarakat diluar kampus Universitas Islam Batik Surakarta maupun masyarakat umum yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Jadi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

commit to user

membolehkan siapa saja yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

Tabel 4

Peminjam dan Pengunjung

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

No Fakultas Jenjang

Program

Peminjam Pengunjung 2009 2010 2009 2010

1. Ekonomi S-1/S-2 995 891 2945 4512

2. Hukum S-1 222 512 2179 5114

3. Pertanian S-1 54 365 1550 4197

4. Dosen/Karyawan - 14 237 157 472

5. Umum - 40 - 79 421

Jumlah 1325 2005 6910 14716

Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

3.7 Sumber Dana

Semua kegiatan menggunakan dana demi kelancaran suatu tujuan yang ingin dicapai. Begitu juga perpustakaan perlu anggaran tersendiri demi tercapainya tugas dan fungsinya sebagai perpustakaan. Kebutuhan akan anggaran tidak lepas dari peran serta lembaga induknya, begitu juga UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mencari sumber dana tersebut diperoleh dari:

1. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus untuk

pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa pertama kali masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta (UNIBA) mulai tahun ini akan mendapat dana rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan koleksi, sarana prasarana demi kemajuan perpustakaan.

commit to user

2. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan kegiatan

tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi perpustakaan.

3. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya

sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta (UNIBA) ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib memberikan sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka.

4. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun hibah

koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari PMP.

3.8 Sarana dan Prasarana

Semua kegiatan perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar apabila didukung oleh sarana prasarana yang memadai, baik untuk pengguna perpustakaan maupun untuk petugas perpustakaan dalam menjalankan kegiatan administrasi ataupun dalam pengolahan bahan pustaka. Gedung atau ruang UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta terletak disebelah utara gedung utama Universitas Islam Batik Surakarta yang menghadap ke timur. Ruang perpustakaan tepatnya menghadap ke selatan. Pada awalnya UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang memiliki luas sekitar 108 m²_{, didalamnya belum terdapat gudang atau} ruang koleksi khusus. Yang seiring dengan berjalannya waktu jumlah koleksi dan pengunjung perpustakaan semakin meningkat. Untuk mengatasi

commit to user

hal tersebut maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta melakukan pembenahan dengan melakukan pembagian ruang sirkulasi, ruang pengolahan dan ruang baca. Adapun sarana prasarana yang tersedia di UPT Perpustakaaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Tabel 5 Sarana Prasarana

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

No. Nama Barang Jumlah

1. Komputer 4 Unit

2. Printer 2 Unit

3. Rak Buku Kayu 6 Buah

4. Rak Buku Besi 11 Buah

5. AC (Air Conditioner) 2 Unit

6. Meja Komputer 4 Buah

7. Meja Pengolahan 1 Buah

8. Meja Sirkulasi Dan Tata Usaha 3 Buah 9. Meja Kecil (Ruang Membaca) 8 Buah 10. Meja Besar (Ruang Membaca) 2 Buah 11. Meja Besar Lesehan (Ruang Membaca) 2 Buah

12. Kursi 24 Buah

13. Almari Flying Kabinet 1 Buah

14. Loker 1 Buah

15. Almari Katalog 1 Buah

16. Dispenser 1 Buah

17. Telepon 1 Buah

18. Tempat Koran 1 Buah

19. Jam Dinding 1 Buah

20. Televisi 1 Buah

21. Karpet (Lesehan) 2 Buah

Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

3.9 Kegiatan Pokok

Sebagai unit penunjang universitas, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta memberikan layanan informasi kepada pengguna

commit to user

perpustakaan. Beberapa aktivitas yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

1. Memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan.

2. Mengembangkan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan dan perkembangan teknologi.

3. Mengadakan, mengolah, dan memelihara koleksi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan.

3.10 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

Menurut Everett M. Rogers dalam Laksmi (2006:125) menyatakan bahwa cara pustakawan berkomunikasi dalam memberikan layanan bisa menjadi lebih menentukan keinginan masyarakat untuk berkunjung ke perpustakaan, dibanding dengan kemegahan gedung perpustakaan, banyaknya koleksi maupun jenis layanan yang diberikan. Sistem layanan yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menggunakan Open Access (Sistem Terbuka), yaitu pengguna perpustakaan (pemustaka) memungkinkan dapat memilih atau mencari koleksi dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Sistem layanan terbuka lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan sistem tersebut pengguna perpustakaan mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki.

commit to user

Jam buka layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta: Senin s.d Kamis: Pagi pukul: 08.00-14.00 (Istirahat pukul 12.00-13.00) : Sore pukul: 16.00-20.00

Jumat: Pagi pukul: 08.00-11.00 Sore pukul: 16.00-20.00 Sabtu: Pagi pukul: 08.00-12.00

Adapun layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

1. Layanan Sirkulasi

Kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta meliputi peminjaman dan pengembalian yang merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pengguna perpustakaan, dan layanan sirkulasi diatur dengan ketentuan:

a. Layanan Peminjaman

Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencangkup data peminjaman, koleksi yang di pinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman bahan pustaka.

Prosedur peminjaman:

commit to user

2) Menyerahkan bahan pustaka dan memberikan Kartu Tanda Anggota Perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas perpustakaan.

3) Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan Kartu Tanda Anggota Perpustakaan dikembalikan kepada peminjam. b. Layanan Pengembalian

Layanan pengembalian meliputi kegiatan yang mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, koleksi yang dikembalikan waktu pengembalian termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan

Prosedur pengembalian:

1) Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan disertai Kartu Tanda Perpustakaan

2) Petugas akan melaksanakan proses pengembalian dan akan menyerahkan kembali Kartu Tanda Anggota Perpustakaan apabila proses telah selesai.

2. Layanan Koleksi Baca

Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada pengguna perpustakaan dengan menyediakan minimal 1 eksemplar dari setiap judul bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.

3. Layanan Ruang Baca

Layanan ruang baca di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menyediakan koleksi-koleksi yang dibutuhkan

commit to user

mahasiswa, dosen, dan karyawan khususnya untuk keluarga besar Universitas Islam Batik Surakarta itu sendiri. Agar nyaman dalam belajar juga dilengkapi AC (Air Conditioner), tempat baca lesehan, biarpun ruangan tidak begitu besar tetapi untuk menunjang kegiatan proses belajar UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah cukup memadai.

4. Layanan Fotokopi

Layanan Fotokopi digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan khususnya untuk koleksi cadangan yang tidak bisa dipinjam seperti: skripsi, buku cadangan, majalah, jurnal, perpustakaan menyediakan fasilitas layanan fotokopi. Layanan ini agar dapat membantu pengguna perpustakaan untuk dapat memiliki informasi yang diperlukan dengan cara memfotokopi bahan pustaka yang dikehendaki sesuai dengan peraturan yang berlaku.

5. Layanan Tata Usaha

Layanan yang mengatur jalannya kegiatan perpustakaan baik tentang penempatan, pembinaan, pendidikan untuk sumber daya manusia perpustakaan, administrasi, promosi perpustakaan. Di bagian tersebut terdapat meja untuk kepala perpustakaan, bagian administrasi dan sirkulasi.

6. Layanan Internet

Layanan internet di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menempati ruangan khusus yang disediakan di depan kampus

commit to user

Universitas Islam Batik Surakarta dengan biaya Rp 3000.-/jam. Bagi pengunjung yang ingin lebih lama mengakses internet di perpustakaan disediakan pula wifi yang bisa diakses lewat netbook atau laptop yang dibawa sendiri dengan jangkauan bisa sampai beberapa meter dari sumber wifi.

commit to user

46 BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan

Perpustakaan sebagai sebuah pusat pengetahuan dan pusat pembelajaran memiliki peran yang sangat penting dalam pembangunan masyarakat karena di dalamnya tersedia begitu banyak informasi yang dapat digunakan oleh masyarakat. Sehingga perpustakaan sangat perlu untuk dikembangkan. Komponen utama yang menjadi pokok pengembangan, yaitu, sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen perpustakaan. Dengan meningkatnya kualitas dan produktifas sumber daya manusia (pemustaka) di dalam lingkungan lembaga penaung yang pada ujungnya akan meningkatkan citra lembaga dan jajaran pimpinannya.

Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta telah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen perpustakaan dengan baik. Adapun implementasi fungsi-fungsi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta antara lain (Lasa HS, 2005: 56) :

4.1.1 Perencanaan

Fungsi manajemen perpustakaan di UPT Universitas Islam Batik Surakarta dalam perencanaan telah berjalan dengan baik. Menurut Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta perencanaan sangat penting karena tanpa adanya

commit to user

perencanaan membuat pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak ada pedoman pelaksanaan dan banyak pemborosan dan akan mengakibatkan proses manajemen tidak terlaksana. (wawancara, 31 Maret 2011)

Perencanaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dilakukan setiap tahun. Adapun perencanaannya di tahun 2011 adalah sebagai berikut:

Tabel 6

Perencanaan yang Belum dan Sudah Terealisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta No Perencanaan Bulan

Pelaksanaan

Volume (eks)

Realisasi Persentase (%) 1. Pengadaan

Koleksi buku

April 285 - 0 (%)

2. Pengadaan mesin fotokopi

Oktober 1 - 0 (%)

3. Pengadaan laptop

Juni 1 - 0 (%)

4. Pengadaan printer

Februari 1 1 100 (%)

5. Pengadaan AC (Air

Conditioner)

Januari 1 1 100 (%)

6. Pengadaan Almari (Flying Kabinet)

Mei 1 - 0 (%)

7. Pengadaan Locker

Februari 1 1 100 (%)

8. Pelatihan pustakawan

Juni - - -

9. Lokakarya September - - -

10. Pengadaan katalog

Juni - - -

commit to user

Dalam perencanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka berupa buku yang saat ini seharusnya sudah terealisasikan pada bulan April sampai pada bulan Mei belum ada yang terealisasikan dikarenakan dalam prosedur penganggaran dari dana rutin belum dapat dicairkan. Sehingga mengalami keterlambatan dalam pengadaan bahan pustaka berupa buku tersebut. Semua perencanaan yang belum terealisasi akan dilakukan di bulan-bulan berikutnya di tahun 2011. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam jangka waktu beberapa tahun ke depan berencana akan memperluas ruang perpustakaan dengan cara memindah UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan mengubah tata ruang perpustakaan. Seluruh staf perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang bertanggung jawab dalam merealisasikan perencanaan tersebut. Perencanaan dalam pengelolaan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mencapai tujuan yang memadai meliputi bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung, sistem, dan perlengkapan perpustakaan lainnya.

Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi yang berupa sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi, sistem sirkulasi. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempunyai software khusus yaitu Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik

commit to user

Surakarta. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga sudah menyediakan buku pedoman pengelolaan perpustakaan untuk petugas perpustakaan disetiap pembagian kerja masing-masing.

Perencanaan penggalian dana yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diperoleh dari:

a. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus

untuk pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa pertama kali masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta mulai tahun ini akan mendapat dana rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan koleksi, sarana prasarana demi kemajuan perpustakaan.

b. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan

kegiatan tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi perpustakaan.

c. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya

sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib memberikan sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka.

d. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun

commit to user

perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari PMP.

Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam memenuhi kebutuhan staf perpustakaan dalam pelaksaan kegiatan perpustakaan sudah merasa mencukupi kebutuhan sarana prasarana seperti gedung, mebeler, media komunikasi dan peralatan kantor lainnya.

4.1.2 Pengorganisasian

Pengorganisasian untuk UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sangat penting karena dengan adanya pengorganisasian maka tujuan perpustakaan dapat tercapai, dalam pembagian kerja pada sistem kerjanya dapat lebih terstruktur.

Di dalam prinsip-prinsip pengorganisasian: 1. Perumusan tujuan

Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai tujuan dalam perencanaan yaitu mengembangkan perpustakaan terutama dalam proses digitalisasi. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pengolahan bahan pustaka sudah mulai proses komputerisasi yaitu dengan input data berupa buku agar pelaksanaan penelusuran informasi dengan katalog dapat terlaksana. Proses input data tersebut membutuhkan waktu yang lama dengan

commit to user

melihat staf perpustakaan yang bekerja dibagian pengolahan hanya satu orang.

2. Pembagian kerja

Dalam kinerja pustakawan Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempertimbangkan jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas staf perpustakaan, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana dan tingkat pendidikan pemakai. Pembagian kerja dilakukan oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta untuk membatasi kinerja pustakawan dalam melaksanakan tugasnya. Pembagian tugas dilakukan sesuai dengan pengelolaan perpustakaan dibagian pelayanan sirkulasi, pengolahan bahan pustaka mempunyai tugas masing-masing. adapun pembagian kerja dalam struktur organisasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:

Tabel 7 Pembagian Kerja

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta No

.

Nama Pembagian

Kerja

Deskripsi Pekerjaan 1. Drs. H. Subari Kepala

Perpustakaan

1. Membagi status / kedudukan bawahan 2. Penetapan terhadap

implementasi manajemen

3. Mempengaruhi dan memotivasi bawahan dalam melaksanakan tugas

commit to user 2. Avi Widya

Oktoriana, A. Md

Pengolahan Bahan Pustaka

1. Pengadaan bahan pustaka

2. Penerimaan bahan pustaka

3. Pengelolaan bahan pustaka (Klasifikasi, katalogisasi, pelabelan) 4. Penyimpanan dalam rak 3. Suswanto Sekertaris

dan Administrasi

1. Memberi masukan kepada pemimpin dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan

2. Memegang dana perpustakaan 4. Bambang Ismanto Pelayanan

sirkulasi

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Bebas perpustakaan 6. Pemberian sanksi Sumber: Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menerima koleksi buku tiap tahun sekitar 125 judul buku/eksemplar. Petugas perpustakaan di bagian pengolahan bahan pustaka bisa menyelesaikan koleksi buku tersebut tapi membutuhkan waktu yang lama karena keterbatasan sumber daya manusia.

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelayanan sirkulasi tidak terlalu banyak pekerjaan karena jarang sekali pengujung perpustakaan meminjam. Petugas dibagian pelayanan sirkulasi biasanya membantu dibagian pengolahan bahan pustaka jika sepi pengunjung.

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai sekertaris sekaligus menjabat sebagai bendahara dan sebagai

commit to user

wakil kepala perpustakaan, disini sekertaris hanya membantu tugas-tugas kepala perpustakaan.

3. Pembagian wewenang

Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta pembagian wewenang diberikan pada setiap pembagian tugas masing-masing petugas perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi staf perpustakaan hanya bertugas melayani pengguna perpustakaan, sedangkan pengolahan bahan pustaka bertugas hanya untuk mengolah koleksi bahan pustaka.

4. Kesatuan komando

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam sistem organisasi memiliki kesatuan komando yaitu untuk menghindari agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Kesatuan komando yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yaitu dengan adanya pembagian kerja dan adanya wewenang disetiap pembagian kerja agar mencapai tujuan yang dicapai dan terstruktur.

5. Koordinasi

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai koordinasi dalam proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam perpustakaan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta melakukan koordinasi dengan pemberian

commit to user

61

3. Kepemimpinan

Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diharapkan mampu berkomunikasi dengan bawahan, atasan ataupun yang setara dengan kepala perpustakaan agar terjalin hubungan yang baik.

4. Pengawasan dan penilaian

Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta harus dapat memberikan motivasi kepada staf perpustakaan untuk tidak selalu menunda-nunda pekerjaan. Pemberian motivasi dapat dilakukan dengan adanya kesesuaian upah atau dengan pemberian penghargaan berupa kenang-kenangan agar menjadi penyemangat dalam melaksanaan kegiatan perpustakaan.

commit to user

BAB V PENUTUP

Pada akhir bab ini penulis ingin menyajikan kesimpulan dalam kinerja staf perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Selain itu dengan rendah hati penulis ingin mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatakan untuk pihak yang berkepentingan. Khususnya pihak UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sebagai pertimbangan dalam perbaikan kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan analisis penulis dapat disimpulkan bahwa kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta adalah sebagai berikut:

5.1.1 Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT

Perpustakaan Islam Batik Surakarta

Dalam pelaksanaan fungsi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat terlaksana ke arah tujuan yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan, apa yang ingin dicapai pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat direalisasikan.

commit to user

63

1. Perencanaan

Dalam realisasi masing-masing tujuan dapat membantu pencapaian tujuan yang secara menyeluruh. Dengan demikian, hal itu akan memberikan kerangka tujuan yang benar-benar disatukan dan selaras bagi semua individu yang terikat dengan organisasi. Untuk mencapai efektivitas yang maksimum UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat mencapai tujuan tersebut.

2. Pengorganisasian

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

mempunyai struktur organisasi yang sudah terorganizir dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

3. Penganggaran

UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam melaksanakan fungsi penganggaran belum semua terealisasikan, hanya sebagian yang sudah cair sehingga dapat merealisasikan beberapa perencanaan perpustakaan.

4. Kepemimpinan

Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah melaksanakan sifat kepemimpinan dalam kepemimpinan manajemen perpustakaan.

5. Pengawasan dan penilaian

Pengawasan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dilakukan oleh Rektor, Pembantu Rektor I dan kepala perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan cara terjun langsung ke lapangan.

5.1.2 Kendala yang dialami dalam mengimplementasi manajemen

perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

1. Pengorganisasian

Kurangnya staf perpustakaan terutama dalam bidang

perpustakaan dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

2. Penganggaran

Tersendatnya pencairan dana dalam prosedur anggaran rutin adalah kendala yang dihadapi oleh UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

3. Kepemimpinan

Adanya keterbatasan dalam memberikan pengarahan oleh pemimpin perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

4. Pengawasan dan penilaian

Kurangnya memberikan teguran atau perintah terhadap bawahan sehingga banyak pekerjaan yang ditunda di UPT Perpustakaan

commit to user

65

4.1.3 Cara mengatasi kendala yang dialami dalam mengimplementasikan

manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta

1. Pengorganisasian

Kurangnnya staf perpustakaan dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan lebih baik menambah staf perpustakaan terutama dalam pengolahan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

2. Penganggaran

Merencanakan perencanaan sebelum bulan pelaksanakan perencanaan tersebut dapat membuat prosedur pencairan dana lebih cepat dan dapat merealisasikan perencanaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

3. Kepemimpinan

Mampu berkomunikasi dengan bawahan, atasan ataupun yang setara dengan kepala perpustakaan agar terjalin hubungan yang baik di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

4. Pengawasan dan penilaian

Memberikan motivasi kepada bawahan untuk tidak selalu menunda-nunda pekerjaan yaitu dengan kesesuaian upah yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.

5.2 Saran

Beberapa saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Menambah pengetahuan tentang perpustakaan dengan mengikuti diklat

atau seminar tentang layanan prima dalam perpustakaan dan bimbingan teknis dalam perpustakaan.