4.2 Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik
Filing E-Filing
Pengelolan arsip e-filing pada PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk menggunakan salah satu program aplikasi Microsoft Visual Studio Solution, yaitu
aplikasi manajemen surat dari Bank BTN, aplikasi ini bertujuan untuk memudahkan sekretaris dalam mengerjakan tugas sehari - hari dan menghemat
waktu.
4.2.1 Arsip Surat Masuk Elektronik Filing E-Filing
Pengelolaan arsip elektronik e-filing pada PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk menggunakan aplikasi yang disebut aplikasi manajemen surat.
Berikut ini salah satu langkah - langkah sistem e-filing surat masuk dengan menggunaan aplikasi manajemen surat sebagai berikut :
1. Langkah Pertama
Buka terlebih dahulu Computer Local Disk C: Program Files BTN, Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.16 Gambar 4.17 Buka File Bank BTN
2. Langkah Kedua
Setelah masuk ke aplikasi manajemen surat dan memilih yang surat masuk untuk mengisikan data yang sesuai dengan aplikasi dan surat masuk.
Gambar 3.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk
Gambar 3.18 Mengisi data surat masuk Keterangan :
1. Nomor dan tanggal agenda
: Sebagai nomor agenda arsip nomor S-0008 2.
Surat dari : PT. Gunawangsa Investindo
3. Nomor surat dari
: 131GNWGSBTNIV2013
4. Perihal
: Permohonan pencairan dana 5.
Tujuan : Consumer
6. Disposisi Branch Manager
: Diproses Dilaksanakan 7.
Lokasi File : Sesuai dengan alamat lokasi file
3. Langkah Ketiga
File surat masuk di scan dan file scan tersebut akan menjadi file PDF, setelah discan kemudian nama file disimpan dan pemberian nama sesuai dengan nomor
agenda dan perihal surat sesuai dengan aplikasi manajemen surat.
Gambar 3.19 Pelampiran data scan sesuai nomor dan perihal surat Penyimpanan secara e-filing tahapannya adalah seperti penjelasan diatas.
Penggunaan aplikasi manajemen surat memudahkan sekretaris. Dalam pencarian arsip kembali sekretaris sangat mudah untuk menemukannya, dan tidak perlu
membongkar arsip di owdner tetapi dapat langsung diprint out karena data – data
file sudah discan dan disimpan. Adanya sistem aplikasi ini lebih memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan lebih mengehemat kertas.
4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing E-Filing
Sistem e-filing surat keluar memiliki tahapan yaitu, isi surat keluar harus jelas sesuai dengan masalah surat masuk, pembuatan konsep beserta persetujuan
dari pimpinan bagian dan terakhir pemberian nomor di dalam aplikasi manajemen surat. Penggunaan aplikasi manajemen surat adalah sebagai beikut langkah-
langkahnya :
1. Langkah Pertama
Buka terlebih dahulu Computer Local Disk C: Program Files BTN, Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3.20 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Keluar
2. Langkah Kedua
Pilih Surat Keluar Pilih Data Baru
Gambar 3.21 Gambar tampilan surat keluar
Gambar 3.22 Gambar Data Baru
3. Langkah Ketiga
Isikan data yang ada pada aplikasi manajemen surat sesuai dengan data yang akan diisi lengkap.
Gambar 3.23 Input Data Surat Keluar Keterangan :
1. Nomor
: Berdasarkan urutan nomor agenda surat keluar 2.
Perihal : Berdasarkan perihal surat keluar
3. Kepada
: Berdasarkan alamat yang dituju 4.
Lokasi File : Berdasarkan scan data surat keluar
Langkah Keempat
Jika ingin mencari data dari perusahaan yang ingin dicari, maka tuliskan nama perusahaan di tombol “cari berdasarkan kepada” lalu tekan cari, kemudian
klik pada bagian nomor pada baris bawah cari berdasarkan kepada, maka data akan otomatis muncul. Salah satu contoh : SMA Muhammadiyah 2 Sidoarjo
tekan cari.
Gambar 3.24 Pencarian data surat keluar
Gambar 3.25 Penemuan Data Surat Keluar Penyimpanan arsip secara e-filing surat keluar mempermudah dalam
penanganan dan pencarian data kembali. Sistem penyimpanan ini menggunakan
sistem nomor agenda. Sistem agenda dimulai dari nomor terkecil hingga nomor terbesar contoh 0001-0400. Penggunaaan sistem ini lebih memudahkan dalam
pencari data baik secara manual atau e-filing. Jika ingin mencari data surat keluar di dalam e-filing, lalu apabila ingat dengan perihal dan tanggal maka dapat dicari
melalui surat dari di dalam Aplikasi Manajemen Surat.
4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy
Kategori