bagian, dan dilanjutkan ke pimpinan cabang atau branch manager karena seorang pimpinan juga memiliki tanggung jawab untuk memutuskan akan surat keluar
tersebut. Selanjutnya ialah permintaan nomor pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Tujuan dengan pemberian nomor pada surat
untuk menegaskan bahwa surat tersebut telah sesuai dan mendapatkan persetujuan dari masing-masing bagian, serta juga sebagai arsip bagi pegawai yang meminta
nomor surat keluar dan arsip bagi sekretaris PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk kantor cabang Sidoarjo. Terakhir merupakan pengiriman surat keluar oleh
seorang kurir, jika surat tersebut masih dalam area kota Sidoarjo maka dilakukan oleh seorang kurir dan sebaliknya jika luar area kota Sidoarjo maka dilakukan
pengiriman lewat kantor pos, dan biasanya pengiriman surat melalui email sekretaris. Beberapa tahapan dalam menyelesaikan surat keluar adalah sebagai
berikut :
a. Rancangan Surat Keluar
Sebelum konsep surat dibuat, maka terlebih dahulu melakukan rancangan surat berdasarkan surat masuk yang diterima sesuai dengan alamat yang dituju
atau masing-masing bidang permasalahan. Tujuan dari rancangan surat adalah untuk memberitahukan kepada masing-masing bagian bahwa rancangan surat
sudah dibuat apakah telah sesuai dengan balasan surat masuk tersebut. Pemberitahuan ini dibutuhkan karena sebagai tanggung jawab dalam
pembuatan rancangan surat yang sudah disetujui oleh masing-masing bagian seperti contoh pimpinan bagian commercial, consumer, supporting.
b. Penetapan
Rancangan surat telah diselesaikan maka langkah selanjutnya ialah penetapan dari hasil rancangan surat. Hasil rancangan surat akan ditetapkan
untuk dikirim sesuai dengan sebenarnya, kemudian diberikan paraf oleh pimpinan pada masing-masing bagian. Karyawan atau pengkonsep surat yang
bertanggung jawab atas surat tersebut. Oleh karena itu pengkonsep harus membuat rancangan surat serta menetapkan kepada manajer supaya dapat
persetujuan dan tanggung jawab atas surat tersebut.
c. Pengetikan
Surat keluar telah ditetapkan konsepnya, langkah selanjutnya ialah mengetik dan print atau cetak surat tersebut. Pengetikan surat keluar sesuai
dengan format yang ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk kantor pusat. Bentuk format surat full block style dengan type huruf adalah
Arial, Times New Roman, dan Univers. Bentuk huruf baku yang dipakai oleh PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk ialah Times New Roman.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sebelum surat keluar dikirimkan kepada pihak luar organisasi atau perusahaan maka diperlukan konsep dalam pembuatan
surat. Pembuatan surat ini menyesuaikan dengan model surat yang dibuat yaitu full block style, karena merupakan hak paten atau baku yang sudah
ditetapkan oleh kantor pusat PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk.
d. Pengesahan dan Pemberian Nomor
