Pengelolaan Surat Keluar Perusahaan

4.1.2 Pengelolaan Surat Keluar Perusahaan

Pada bagian sekretaris pasti memiliki surat masuk dan surat keluar. Surat keluar yang berada di dalam PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk adalah berupa balasan surat masuk dan memo ataupun surat penagihan pembayaran dan lain sebagainya. Surat keluar menyesuaikan dengan permintaan yang diterima setiap bagian seperti pentingnya surat balasan permohonan realisasi kredit pemilikan rumah KPR, akad kredit dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk surat yang tidak terlalu penting tidak perlu membutuhkan balasan, seperti sumbangan dan undangan yang sekiranya tidak berhubungan dengan bagian PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Penanganan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang sudah ditetapkan oleh PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Pada surat keluar untuk balasan surat masuk tersebut harus sesuai dengan konsep maksud ataupun perihal surat, tujuan dan alamat yang ditujukan harus jelas, pembuatan surat keluar juga harus disetujui dan di paraf oleh pimpinan bagian yang selanjutnya di tandatangan oleh pimpinan cabang yang kemudian diberikan nomor surat oleh seketaris dan di copy sebagai arsip surat keluar. Berikut workflow surat keluar PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Page 1 ALUR SURAT KELUAR PT. BANK TABUNGAN NEGARA PERSERO Tbk KANTOR CABANG SIDOARJO 1. Rancangan Surat 2. Penetapan Pengetikan 3. Persetujuan dan Paraf Manager bagian 4. Persetujuan dan paraf Pimpinan BM Branch Manager BM 5. Sekretaris pemberian nomor surat dan stempel nama tandatangan 6. Pengiriman oleh kurir 7. Penyimpanan Arsip Gambar 3.14 Workflow alur surat keluar Pada surat keluar ini merupakan balasan dari surat masuk yang dikirim oleh perusahaan lain bagi PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Pertama sebelum mengirimkan surat tersebut maka kita akan merancang sebuah konsep agar perusahaan lain yang membaca lebih mudah. Pembuatan konsep surat dapat dikerjakan oleh pegawai atau staf. Tugas dari pengkonsep adalah untuk membuat dan mengecek surat keluar ini apakah sudah sesuai dengan isi dari surat masuk tersebut. Apabila tidak sesuai maka akan terjadi kesalahan dalam membuat konsep surat keluar. Surat keluar sudah mendapatkan persetujuan oleh manager, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan adalah meminta tandatangan pimpinan bagian, dan dilanjutkan ke pimpinan cabang atau branch manager karena seorang pimpinan juga memiliki tanggung jawab untuk memutuskan akan surat keluar tersebut. Selanjutnya ialah permintaan nomor pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk. Tujuan dengan pemberian nomor pada surat untuk menegaskan bahwa surat tersebut telah sesuai dan mendapatkan persetujuan dari masing-masing bagian, serta juga sebagai arsip bagi pegawai yang meminta nomor surat keluar dan arsip bagi sekretaris PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk kantor cabang Sidoarjo. Terakhir merupakan pengiriman surat keluar oleh seorang kurir, jika surat tersebut masih dalam area kota Sidoarjo maka dilakukan oleh seorang kurir dan sebaliknya jika luar area kota Sidoarjo maka dilakukan pengiriman lewat kantor pos, dan biasanya pengiriman surat melalui email sekretaris. Beberapa tahapan dalam menyelesaikan surat keluar adalah sebagai berikut :

a. Rancangan Surat Keluar