Di bagian tata usaha kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang penyimpanan arsip menggunakan sistem Buku Agenda, lembar disposisi, dan
tanggal ini sesuai dengan Mulyono 1984 : 19 tentang dasar-dasar kearsipan. Sistem penyimpanan arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada sumber daya manusia yang kurnag ahli dalam mengelola arsip. Hal ini
mengakibatkan sekali
melakukan kesalahan
dalam melakukan
dalam penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terdapat pada sistem penyimpanan yang
sebenarnya.
4.2.5 Peminjaman Arsip pada
Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Pemijaman arsip menurut Barthos; 1989 : 16 peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip
tersebut dipinjam dan tidak ada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan agar arsiparis dapat mengetahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang
menggunakan dan kapan dikembalikan. Dalam peminjaman arsip seharusnya menggunakan lembar peminjaman
arsip yang terdiri rangkap tiga putih, merah, dan diru. Peminjaman arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang belum
sesuai dengan teori yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan lembar peminjaman arsip. Haya masih menggunakan cara manual tidak
menggunakan kartu kendali.
Orang yang akan meminjam arsip langsung mendatangi petugas arsip, dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya mengunakan asas
kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian. Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui
dimana arsip tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang belum sesuai dengan teori yang ada.
4.2.6 Penemuann Kembali Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Arsip disimpan dengan tujuan menjaga data-datainformasi-informasi yang ada didalamya agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemmukan dengan
segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan kembali arsip.
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual, yaitu petugas
arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat bantu yang modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar disposisi.
4.2.7 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
