Proses pengarsipan secara jelas dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.2 Sumber : Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah, 2008 : 5
4.2.2 Asas Kearsipan pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Kecamatan Gunungati Kota Semarang menggunakan asas desentralisasi yaitu tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam kegiatan kearsipan sudah sesuai dengan salah satu teori yang ada sesuai dengan teori Mulyono, 198:4;32.
4.2.3 Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Di dalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga
disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya adalah: penyekat, map folder, penunjuk guide, lemari arsip.
Pemusnahan arsip
Penerimaan surat
Peralatan dan perlengkapan
Penyimpanan arsip
Peminjaman arsip
Penemuan kembali arsip
Pemeliharaan arsip
Penyusutan arsip
Proses pengarsipan
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam melakukan kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan
arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan arsip akan tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang akan
digunakan. Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam pengelolaan arsip
masih sangat kurang, terutama peralatan dan perlengkapan dalam melakuan kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunaan map, guide, lemari arsip hal
ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam
penyimpanannya.
4.2.4 Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar mempermudah dalam bekerja dan penemuan warkat yang sudah
disipman dapat diketemukan kembali dengan segera apabila warkat tersebut diperlukan seketika.
Setiap kegiatan pasti mempunyai urutan penyelesaian dari awal kegiatan sampai selesai. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan
administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan dan mengirim.
Di bagian tata usaha kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang penyimpanan arsip menggunakan sistem Buku Agenda, lembar disposisi, dan
tanggal ini sesuai dengan Mulyono 1984 : 19 tentang dasar-dasar kearsipan. Sistem penyimpanan arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada sumber daya manusia yang kurnag ahli dalam mengelola arsip. Hal ini
mengakibatkan sekali
melakukan kesalahan
dalam melakukan
dalam penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terdapat pada sistem penyimpanan yang
sebenarnya.
4.2.5 Peminjaman Arsip pada
