atas pembiayaan dalam kerjasama kelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu.
3. Bidang ketata usahaan yaitu segenap rangkaian aktifitas penataan
terhadap hal ikhwal pelaksanaan tata usaha.
2.4 Fungsi arsip
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2, yaitu : 1.
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip
merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
2.5 Proses Pengelolaan Surat
Teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang juga telah sesuai dengan teori yang didapat dibangku
perkuliahan, adapun kesesuaian itu dapat dijelaskan sebagai berikut, menurut Wursanto 2003 : 110
2.5.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendakmya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan Tugas penerimaan adalah:
1 Mengumpulkan dan menghitung surat masuk, 2 Meneliti ketepatan alamat pengirim surat,
3 Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penelitian, 4 Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima. b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
untuk pengelolaan lebih lanjut. c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel cap serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pencatatan. d. Mengendalikan surat masuk
Mengendalikan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda harian buku harian. Buku ini bisa disebut
buku agenda masuk Daily Mail Record. Petugasnya dinamakan agendaris mail clerk. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk. e. Pengarah dan penerusan
Surat-surat yang perlu diprotes leih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
Pencatatan dan Penyortiran Surat
Surat Pribadi yang Disamapaikan Kepada yang Bersangkutan
Surat Dinas Rahasia Langsung Disampaikan
Kepada Pemimpin Surat Dinas
Penggandaan Surat Dinas Bukan Rahasia
Pendistribusian Surat Pendisposisian Surat
Penyimpanan Surat
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1 Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern. 2
Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3 Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada
urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan. g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut. Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk Wursanto 2003 : 110 sebagai berikut :
Arus Prosedur Surat Masuk
Keterangan gambar : 1.
Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah menjadi 2 macam, yaitu :
1 Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
2 Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasiarahasia dan bukan
rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris. 2.
Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oeh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya dan dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didispossisi. Biasanya
disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau baagian kiri atas sebelum salam pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi,
paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan disalurkan ke alamat disposisi biasanya Kepala Bagain.
4. Kepala bagian alamat disposisi setelah membaca surat akan diproses surat
tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkaan pemimpin, apabila surat selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di bawah
disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada Arsiparis. 5.
Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan pokok soal.
2.5.2 Prosedur pengelolaan surat keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut menurut Wursanto 2003 : 110-128:
a. Pembuatan konsep surat Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. konsep surat ini dibuat
dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau dikehendaki pimpinan. b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat perestujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala
unit pengolah harus tekun dan teliti menarik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat net surat, setelah melalui
koreksi kesalahan. c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui oleh pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan Net surat itu kemudian disamapaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berwenang untuk menandatangani. e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
1 Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop.
2 Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.
3 Surat dinas setelah dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
2.6 Pengorganisasian Arsip 1.
Sentralisasi
Yaitu sistem kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah dipusat penyimpanan.
Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen tersebut dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan dokumen atau arsip
sesuai keperluan yang dimaksud. Kelebihan sentralisasi:
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
2. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan 3.
Sistem penyimpanan
dari berbagai
macam arsip
dapat diseragamkan Zulkifli, 2005, 17.
2. Desentralisasi
Yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan
arsipnya.
Kelebiahan desentralisasi: 1.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan saesuai unit kebutuhan kerja masing-masing.
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri. 3.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik Zulkifli, 2005, 17.
2.7 Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat naskah, warkat dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan retensi dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur
kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu lihat uraian
di atas. Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat,
sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu diikutidipedomani dalam
penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan
luwes fleksibel perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantorinstansi yang bersangkutan. Dalam
penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 tiga macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan central filing pada unit tertentu Mulyono 2012:42.
Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansikantor dipusatkan pada satu tempatunit tertentu. Sebaliknya,
penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang
demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara
desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri,
sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan filing system. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari Zulkifli 2005:71-148:
a Sistem Abjad
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
b Sistem angkanomor numerik
Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari yang angka terkecil terus meingkat
hingga bilangan yang lebih besar. c
Sistem Wilayah Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan
pada pengelompokan menurut nama tempat. d
Sistem Subyek Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
isi dari arsip yang bersangkutan. e
Sistem Urutan Waktu kronologis Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang
berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu waktu dikirim keluar.
Penataanpenyimpanan arsip yang baik adalah menempatkan arsip pada tempat yang efisien. Dalam penataanpenyimpanan arsip tersebut, sangat
diperlukan alat penyimpanan arsip. Alat penyimpanan arsip terdiri dari : a
Map ArsipFolder Adalah lipatan kertasplastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-
macam map arsipfolder meliputi : a.
Stofmap folio map berdaun b.
Snelhechter map berpenjepit c.
Brief Ordner map besar berpenjepit d.
Portapel map bertali e.
Hanging Folder map gantung
b Sekat Petunjuk Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder
c Almari Arsip Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan
karatapi. d
Rak Arsip Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk
menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
e Kotak Almari Kartu Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh
sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. f
Berkas Peringatan Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip kartu-kartu yang
memiliki tanggal jatuh tempo. g
Kotak Arsip File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam folder map arsip.
h Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip
sebelum disimpan
2.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
