TA : Rancang Bangun Aplikasi Digitalisasi Arsip Pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Surabaya.
i
RANCANG BANGUN APLIKASI DIGITALISASI
ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN
PENGARSIPAN SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Haristya Eka Farma
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016
(2)
2
TUGAS AKHIR
RANCANG BANGUN APLIKASI DIGITALISASI ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN PENGARSIPAN SURABAYA
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer
Disusun oleh : Nama : Haristya Eka Farma NIM : 10.41010.0170 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM
SURABAYA 2016
(3)
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... xii DAFTAR GAMBAR ... xv DAFTAR TABEL ... 23 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined. 2.1 Pengertian Kearsipan ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Jenis Arsip ... Error! Bookmark not defined. 2.3 Proses Digitalisasi Arsip ... Error! Bookmark not defined. 2.4 Optical Character Recognition (OCR) : ... Error! Bookmark not defined. 2.6.1 Definisi Tesseract ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Structured Query Language (SQL) Server 2005Error! Bookmark not defined.
2.5.1 SQL server Management Studio ... Error! Bookmark not defined. 2.5.2 Object Explorer ... Error! Bookmark not defined. 2.6 Microsoft Visual Studio 2010 ... Error! Bookmark not defined. 2.7 Katalog ... Error! Bookmark not defined.
(4)
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMError! Bookmark not defined.
3.1 Analisis Permasalahan ... Error! Bookmark not defined. 3.2 Perancangan Desain Implementasi SistemError! Bookmark not defined.
3.3 Perancangan Blok Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.4 Perancangan Entity Realitionship DiagramError! Bookmark not defined.
3.5 Perancangan Class Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.6 Perancangan Domain Model ... Error! Bookmark not defined. 3.7 Perancangan dan Deskripsi Antar Muka . Error! Bookmark not defined. 3.7.1 Rancangan Form Login ... Error! Bookmark not defined. 3.7.2 Rancangan Form Menu Utama ... Error! Bookmark not defined. 3.7.3 Rancangan Form Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. 3.7.4 Rancangan Form Master Instansi ... Error! Bookmark not defined. 3.7.5 Rancangan Form Master Petugas ... Error! Bookmark not defined. 3.7.6 Rancangan Form Master Pengunjung . Error! Bookmark not defined. 3.7.7 Rancangan Form Transaksi Detil Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
3.7.8 Rancangan Form Transaksi Detil Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
3.7.9 Rancangan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
3.7.10 Rancangan Form Laporan Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
(5)
3.7.11 Rancangan Form Laporan email arsip Error! Bookmark not defined. 3.7.12 Rancangan Form OCR PDF ... Error! Bookmark not defined. 3.7.13 Rancangan Form Searching (Katalog)Error! Bookmark not defined. 3.8 Deskripsi Usecase Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.8.1 Usecase Report Server ... Error! Bookmark not defined. 3.8.2 Usecase Report Client ... Error! Bookmark not defined. 3.9 Perancangan Robustness Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.10 Perancangan Sequential Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.11 Perancangan Testing ... Error! Bookmark not defined. BAB IV TESTING DAN IMPLEMENTASI ... Error! Bookmark not defined. 4.1 Kebutuhan Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras... Error! Bookmark not defined. 4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... Error! Bookmark not defined. 4.2 Implementasi dan Hasil Testing Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.2.1 Implementasi dan Hasil Testing ... Error! Bookmark not defined. 4.2.2 Implementasi dan Hasil Testing pada Report Server Aplikasi Digitalisasi Arsip ... Error! Bookmark not defined. 4.3Analisis Hasil Testing ... Error! Bookmark not defined. BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined. LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.
(6)
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2.2 Jendela SQL Server Management StudioError! Bookmark not
defined.
Gambar2.3 Jendela Object Explorer ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2.4 Platform Microsoft .Net ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.1 Desain Rancangan Implementasi Aplikasi Digitalisasi Arsip.... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.2 Blok Diagram Proses Pengolahan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.3 Blok Diagram Proses Pengolahan mengubah arsip digital menjadi format teks ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.4 Blok Diagram Proses searching pada KatalogError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.5 Blok Diagram Proses Detil Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.6 Blok Diagram Proses Detil Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.7 Blok Diagram Proses Laporan Arsik MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.8 Blok Diagram Proses Laporan Transaksi Arsip Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.9 Blok Diagram Proses mengirim laporan transaksi via email ... Error! Bookmark not defined.
(7)
Gambar 3.10ER Diagram Aplikasi Digitalisasi ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.11Class Diagram Aplikasi Digitalisasi ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.12Domain Model Report Server ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.13 Domain Model Report Katalog ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.14 Rancangan Form Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.15 Rancangan Form Menu Utama ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.16 Rancangan Form Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.17 Rancangan Form Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.18 Form Link Data Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.19Tampilan DialogBox ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.20 Rancangan Form Update Data Arsip Error! Bookmark not defined. Gambar 3.21 Rancangan Form Delete Data Arsip. Error! Bookmark not defined. Gambar 3.22 Rancangan Form master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.23 Rancangan Form Data Baru Instansi Error! Bookmark not defined. Gambar 3.24 Rancangan Form Update Data InstansiError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.25 Rancangan Form Delete Data InstansiError! Bookmark not defined.
(8)
Gambar 3.27 Rancangan Form Data Baru Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 3.28 Rancangan Form Update Data Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 3.29 Rancangan Form Delete Data Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 3.30 Rancangan Form Master PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.31 Rancangan Form Update Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.32 Rancangan Form Detil Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.33 Rancangan Link Form Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.34 Rancangan Link Form Data Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.35 Rancangan Form Detil Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark
not defined.
Gambar3.36 Rancangan Form Link View InformasiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.37 Rancangan Form Link Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.38 Rancangan Link Form Data Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.39 Rancangan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.40 Rancangan Form Laporan Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
(9)
Gambar 3.41 Rancangan Form Laporan Email ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.42 Rancangan Form OCR PDF ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.43 Rancangan Form OCR JPG... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.44 Rancangan Form Katalog ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.45 Rancangan Link Form Pengunjung .. Error! Bookmark not defined. Gambar 3.46 Usecase Report Server Diagram ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.47 Usecase Report Client Diagram ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.48 Robustness Diagram Login Report ServerError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.49 Robustness Diagram Data Baru InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.50 Robustness Diagram Update Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.51 Robustness Diagram Delete Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.52 Robustness Diagram Data Baru ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.53 Robustness Diagram Update Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.54 Robustness Diagram Delete Data ArsipError! Bookmark not defined.
(10)
Gambar 3.56 Robustness Diagram Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.57 Robustness Diagram Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.58 Robustness Diagram Laporan Transaksi Arsip Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.59 Robustness Diagram Laporan Transaksi Arsip Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.60 Robustness Diagram Laporan Email TransaksiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.61 Robustness Diagram Pendaftaran member pada (Katalog)... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.62 Robustness Diagram Pencarian informasi arsip (Katalog) ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.65 Sequential Diagram Form Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.66 Sequential Diagram Form Data Baru ArsipError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.67 Sequential Diagram Update Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.68 Sequential Diagram Delete Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.69 Sequential Diagram Data Baru InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.70 Sequential Diagram Update Data InstansiError! Bookmark not defined.
(11)
Gambar 3.71 Sequential Diagram Delete Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.72 Sequential Diagram Proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.73 Sequential Diagram Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.74 Sequential Diagram Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.75 Sequential Diagram Cetak Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.76 Sequential Diagram Cetak Laporan Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.77 Sequential Diagram Laporan Email ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.78 Sequential Diagram Daftar PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.79 Sequential Diagram Searching ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.80 Sequential Diagram Update Data PengunjungError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.81 Sequential Diagram Delete Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 4.1 Tampilan saat ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.3 Tampilan Halaman Login... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 Tampilan Message “Wrong Username and Password” tidak terdaftar
(12)
Gambar 4.5 Halaman Awal Aplikasi Digitalisasi arsipError! Bookmark not defined.
Gambar 4.6 Link Form Master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.7 Form Master Instansi belum terisi dataError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.8 Halaman Form Data Baru Master InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 Tampilan Menu Form Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 4.14 Tampilan Awal Halaman Form PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Data Baru Form Petugas ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.19 Menu Master Form Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.20 Tampilan Form Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.21 Tampilan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.22 Tampilan Link Form Master InstansiError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.23 Tampilan data instansi terisi otomatisError! Bookmark not defined.
Gambar 4.24 Ambil File Arsip... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.25 Tampilan simpan data Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.26 tampilan form master arsip terisi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.27 tampilan form update data arsip ... Error! Bookmark not defined.
(13)
Gambar 4.28 tampilan form update data arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.29 tampilan form Master Arsip belum di deleteError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.30 tampilan form master arsip terupdateError! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 Form Data Baru Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.32 Form OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.33 Tampilan mengambil file arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.34 Tampilan file Png/Jpeg Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.35 Tampilan proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.36 Simpan hasil OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.37 Menambahkan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.38 Tampilan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.39 Proses Mengambil file arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.40 Proses Membaca File arsip digital ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.41 Proses Memunculkan file pdf ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.42 tampilan hasil OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.43 tampilan simpan isi teks OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.44 form transaksi arsip masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.45 Tampilan Mengambil No arsip masukError! Bookmark not
defined.
(14)
Gambar 4.47 Tampilan Data instansi terisi pada form transaksi arsip masuk Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.48 Tampilan mengambil data arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.49 Tampilan data arsip terisi pada form transaksi arsip masuk .... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.50 Tampilan menyimpan data transaksi arsip masukError! Bookmark not defined.
Gambar 4.51 tampilan transaksi Pengunduhan pada aplikasi client ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.52 tampilan menyimpan dan mengirim data arsip yang akan diunduh ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.53 Form transaksi arsip keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.54 melihat pesanan data arsip yang akan diunduhError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.55 menampilkan data pengunjung dan arsip yang akan diunduh.. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.57 Tampilan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 4.58 Tampilan memilih tanggal transaksi arsip masuk yang akan dicetak ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.59 Tampilan Form melihat atau mencetak laporan arsip masuk ... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.60 Tampilan Form menampilkan laporan arsip masuk ... Error! Bookmark not defined.
(15)
Gambar 4.61 mengeksport atau menyimpan laporan arsip masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.62 tampilan dialogbox untuk menyimpan laporan arsip masuk .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.63 tampilan sukses mengeksport laporan arsip masuk... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.64 tampilan form laporan arsip keluar .. Error! Bookmark not defined. Gambar 4.65 tampilan pemilihan tanggal, bulan, dan tahun cetak laporan arsip keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.66 tampilan menampilkan laporan arsip keluarError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.67 tampilan mengeksport data laporan arsip keluarError! Bookmark not defined.
Gambar 4.68 tampilan sukses mengeksport data laporan arsip keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.69 tampilan form laporan email ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.70 tampilan dialogbox file laporan emailError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.71 tampilan mengisi data laporan pada form laporan email ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.72 tampilan sukses mengirim email laporan arsip masuk atau keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.73 tampilan email masuk ke email manajemenError! Bookmark not
(16)
Gambar 4.74 tampilan gagal mengirim laporan emailError! Bookmark not defined.
Gambar 4.75 Tampilan awal form searching tampak seperti gambar diatas, semua inputan dan datagrieview masih kosong.Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.76 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.77 tampilan form pendaftaran ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.78 tampilan form pengunjung ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.79 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.80 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.81 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.82 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.83 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.84 tampilan Id pengunjung ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.85 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.86tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.87 tampilan form pencarian... Error! Bookmark not defined.
(17)
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Perbandingan Pengunduhan arsip ... Error! Bookmark not defined. Tabel 1.2 Jumlah Pengunjung ... Error! Bookmark not defined. Tabel 1.3 Perbandingan pencatatan arsip masuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2.1 Daftar Komponen Penyusun SQL ServerError! Bookmark not defined. Tabel 3.1. Perancangan Testcase ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.1 Test Case setting client-server ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.2 Test Case Form Login... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.3 Test Case Form master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.4 Test Case Form Master Petugas... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.5 Test Case Form Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.6 Test Case Form OCR ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.7 Test Case Form Transaksi Masuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.8 Test Case Form Transaksi Keluar ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.9 Test Case Form Cetak Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined. Tabel 4.10 Test Case Form Cetak Laporan Arsip KeluarError! Bookmark not defined. Tabel 4.11 Test Case Form Email... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.12 Test Case Form Searching ... Error! Bookmark not defined.
(18)
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompokdalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pengelompokan atau penggolongan arsip dibagi menjadi: (1) Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara, dan (2) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (UU No.7 Tahun 1971).
Pada sebuah instansi pemerintahan pengarsipan seringkali diterjemahkan sebagai suatu kegiatanmemanajemen naskah-naskah yang dianggap penting atau bersejarah yang sesuai dengan prosedur yang ada. Salah satunya pada instansi Pemerintah yaitu Satuan Kerja Pemerintah Daerah Kota Surabaya (SKPD) melakukan kegiatan pengarsipan pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan (Bapersip). Tentunya Bapersip memiliki prosedur pengarsipan sudah baik dan benar, dimulai dari menerima arsip dari pihak SKPD atau pencipta arsip hingga pengolahan internal yang dilakukan oleh manajemen arsip bapersip. Pada Bapersip ada 2 subunit untuk mengelola arsip yaitu akuisisi dan pengolahan dan pelestarian. Sub unit akuisisi bertugas untuk menambah dan menarik arsip dari
(19)
2 pencipta arsip atau disebut Satuan Kerja Pemerintah daerah (SKPD) mempunyai kerangka kerja pendataan arsip, penataan arsip, penilaian arsip, dan serah terima arsip. Setelah arsip diambil alih oleh Bapersip dari pencipta arsip (SKPD), maka akan dilakukan transit arsip (fomigasi) atau perlindungan arsip dan serah terima arsip. Dalam proses penyimpanan arsip dilakukan penilaian terlebih dahulu atau dipilah-pilah termasuk golongan arsip statis atau dinamis. Arsip yang dikelola meliputi media baru dan tekstual.
Pihak manajemen Bapersip dalam melakukan penyimpanan dan pengunduhan dilakukan oleh 2 petugas saja dengan jumlah volume arsip yang mencapai ratusan setiap bulannya. Hal tersebut menimbulkan permasalahan yang cukup diperhatikan oleh pihak manajemen Bapersip dikarenakan proses penyimpanan dan pengunduhannya belum terkomputerisasi. Proses penyimpanan dan pengunduhan menggunakan kertas dan buku dimana rentannya rusak dan hilang. Petugas bapersip juga mengalami kesulitan menemukan kembali arsip yang disimpan dan dicatat dalam sebuah form. Permasalahan yang diuraikan diatas didukung oleh data dari manajemen Bapersip.Jumlah arsip yang diunduh selama tahun 2014 sejumlah 1979 arsip, sedangkan jumlah pengunjung 2970 semua kalangan masyarakat. Hal tersebut dapat disimpulkan pelayanan pengunduhan arsip dan pelayanan pencatatan pengunjung dalam jumlah volume besar kurang terstruktur teratur dan tertata rapi dalam sebuah sistem yangterkomputerisasi.
(20)
3 Tabel 1.1 Perbandingan Pengunduhan arsip
Bulan Jumlah Arsip
Jumlah petugas yang menangani pencarian dan Pengunduhan arsip
Rata-rata/Bulan
JANUARI 138 2 69
FEBRUARI 184 2 92
MARET 119 2 59,5
APRIL 161 2 80,5
MEI 198 2 99
JUNI 168 2 84
JULI 147 2 73,5
AGUSTUS 115 2 57,5
SEPTEMBER 260 2 130
OKTOBER 164 2 82
NOVEMBER 169 2 84,5
DESEMBER 156 2 78
Tabel 1.2 Jumlah Pengunjung
Mhs PNS Swasta Umum Pelajar Jumlah
Januari 33 0 0 0 66 99
Februari 76 3 4 0 74 157
Maret 131 39 0 0 0 170
April 225 61 0 0 0 286
Mei 146 7 24 30 444 651
Juni 212 56 22 0 150 440
Juli 21 0 0 0 0 21
Agustus 16 114 2 0 0 132
September 51 9 4 0 7 71
Oktober 84 41 1 2 65 193
Nopember 134 7 24 2 229 396
Desember 346 7 0 1 0 354
Laki-laki = 1309
perempuan
= 1661 2970
Proses arsip masuk dalam Bapersip pada Tahun 2014 sebanyak 574.125 arsip baik tekstual maupun media baru. Petugas yang menangani dan mengelompokan arsip masuk berjumlah 3-4 orang, sehingga dapat disimpulkan rata-rata jumlah arsip yang dikerjakan 1 petugas dijelaskan pada tabel 2.
(21)
4 Tabel 1.3 Perbandingan pencatatan arsip masuk
Nomor Jenis Arsip
Jumlah arsip
(kelompok) Jumlah (Berkas)
1 Tekstual/kertas
a.ArsipMasaHindiaBelanda 105 9.550 berkas
b.ArsipMasaPemerintahan
RI 345 25.601 berkas
c.ArsipSwasta/BUMN 122 3.931 berkas
d.ArsipOrganisasi 42 1.353 berkas
e.ArsipPerorangan 10 275 berkas
Jumlah
572
Kelompok 40.701 berkas
2 Arsip Audio Visual
a.ArsipFoto 222.012
b.ArsipVideo 5.624
c.ArsipFilm 16mm 23
d.MikroFilm 32
e.RekamanSuara 1.345
f.VCD 561
3 ArsipKartografi
a.ArsipPeta 755
b.ArsipGambarTeknik 182
4. ArsipElektronik/Digital
a. CD (Foto Digital) 805
b. Naskah (HasilScanning) 65.185
c. Foto (dalam HD
komputer) 236.679
d. Video (Hasil reproduksi) 221
Jumlah 574.125
Petugas 3-4 Orang
Rata-rata/Tahun 143531,25
Data Pengunduhan arsip dan pencatatan arsip masuk diatas menjelaskan volume arsip yang banyak baik masuk maupun keluar, tetapi jumlah petugas masih belum mendukung atau memadai. Dari permasalahan yang dihadapi dan mengacu keinginan pihak manajemen Bapersip untuk alih media dan adanya proses back-up arsip dapat diberikan suatu solusi yaitu digitalisasi arsip.
Alih media atau media elektronik untuk pengolahan arsip yaitu digitalisasi arsip. Dengan menggunakan alat scanner, maka arsip dari SKPD akan di-scan terlebih dahulu. Setelah itu
(22)
5 hasil scan yang berupa gambar tersebut disimpan dalam sebuah folder yang nantinya lokasi folder tersebut akan diambil atau diunduh untuk mengubah dalam bentuk format text
menggunakan Optical Character Recognition (OCR). Hasil dari OCR berupa arsip dengan format text yang nantinya akan diedit atau ditambahkan loguntuk proses pencarian arsip yang terintegrasi pada katalog. Serta arsip dalam bentuk text tersebut akan diberi watermark untuk proses pengunduhan yang dilakukan oleh pengunjung.
Berdasarkan pada uraian permasalahan diatas, maka pada Tugas Akhir ini mengerjakan sebuah aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan pengarsipan Kota Surabaya. Aplikasi digitalisasi arsip ini terdiri dari 2 bagian yaitu, Report Server dan Report Client . Sisi
Report Server mengakses data-data master seperti master arsip, master instansi, master
petugas, dan master pengunjung. Di Report Server ini juga dapat mengakses proses transaksi yaitu transaksi detil arsip masuk dan detil arsip keluar. Report Server ini juga dapat memproses OCR, cetak laporan arsip, dan mengirim laporan arsip melalui email.
Pada bagian Report Client aplikasi digitalisasi arsip ini dapat mengakses katalog yang diperuntukkan kepada pengunjung. Pada katalog ini dapat terintegrasi dengan Report Server
karena data informasi arsip yang disimpan pengunjung dari katalog secara otomatis dapat dilihat pada Report Server oleh admin.
(23)
6
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka rumusan masalah dalam tugas akhir iniBagaimana merancang sebuah aplikasidigitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya.
1.3Batasan Masalah
Dalam pembuatan Tugas Akhir Rancang Bangun Aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya ini, ruang lingkup permasalahan akan dibatasi pada :
1. Dalam aplikasi yang dirancang hanya membahas penyimpanan arsip secara
digital, pencarian dan proses pengunduhan arsip dari katalog.
2. Aplikasi ini hanya menggunakan OCR sebagai sarana atau alat bantu untuk mengubah hasil scan gambar menjadi teks.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic.net.
4. Database yang digunakan SQL Server 2008 dengan memakai client-server.
5. Dokumen yang digunakan dalam proses pendigitalan arsip tidak boleh rusak. 1.4Tujuan
Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu Membuat sebuah aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Daerah Surabaya.
1.5Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I : Pendahuluan
(24)
7
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah dari topik Tugas Akhir, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan dan tujuan dari Tugas Akhir ini.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang akan dikembangkan yaitu digitalisasi arsip dan katalog. Pada aplikasi digitalisasi arsip menggunakan OCR untuk mengubah menjadi teks yang digunakan untuk searching arsip.Database yang akan digunakan untuk menunjang aplikasi digitalisasi arsip adalah SQL Server 2008.
Bab III: Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir yang terdiri dari analisis permasalahan, perancangan Blok Diagram, Domain Model , Desain User Interface, Pemodelan Use Case, Deskripsi Use Case, Robustness Diagram, dan
Sequential Diagram.
Bab IV: Testing , Implementasi dan Evaluasi
Bab ini yang berisi penjelasan tentang implementasi sistem dan testing
serta hasil analisis dari testing yang telah dilakukan. Bab V : Kesimpulan
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil testing dan analisis yang dilakukan pada BAB IV.
(25)
(26)
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya badan perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta, badan pemerintahan dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 : a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Menurut The Liang Gie (2009) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
3. Menurut Wursanto (1991) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
(27)
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak apapun (compact disk, peta, perangko) yang didalamnya memberikan keterangan–keterangan atau bukti tentang suatu kejadian, sehingga pada saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi dalam lingkungan departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
1.1 Jenis Arsip
Menurut Wursanto (1991 : 21-28) membagi jenis arsip di lihat dari beberapa segi di antaranya :
1. Arsip Menurut bentuk dan wujudnya : a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian, notulen rapat, kwitansi, naskah berita acara dan kartu pegawai.
b. Pita Rekaman
(28)
2. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya : a. Arsip Nonsensial yaitu :
Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contohnya antara lain : kartu undangan, pengumuman hari libur dan lain-lain.
b. Arsip yang diperlukan yaitu :
Arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan.
c. Arsip penting yaitu :
Arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan dan dokumentasi. Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 jenis arsip berdasarkan bentuknyadibagi menjadi :
1. Arsip Dinamis :
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan sselama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Statis :
Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung olehArsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
3. Arsip Inaktif :
(29)
4. Arsip Aktif :
Adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan atau terus menerus. 5. Arsip vital :
Adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2.3 Proses Digitalisasi Arsip
Suryandari (2007) menjelaskan proses digitalisasi arsip sebagai berikut: 1. Scanning :
Yaitu proses scaning atau menindai bahan-bahan tercetak dan mengubahnya menjadi berkas digital.
2. Editing :
Adalah proses mengolah bahan berkas pdf dalam komputer dengan memberikan password, catatan kaki, daftar isi dan sebagainya. Tentu, pemberian
password ataupun catatan kaki disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku di
institusi yang bersangkutan. Proses OCR (optical character recognition) juga dimasukkan dalam kategori editing. Proses OCR adalah proses mengubah gambar menjadi teks.
3. Uploading :
Merupakan proses pengisian metadata serta mengupload berkas dokumen ke dalam perpustakaan digital. Berkas yang diupload ini merupakan berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password daftar isi, catatan kaki dan sebagainya.
(30)
2.4 Optical Character Recognition (OCR) :
OCRadalah sebuah aplikasi komputer yang digunakan untuk mengidentifikasi citra huruf maupun angka untuk dikonversi ke dalam bentuk file tulisan. Sistem pengenal huruf ini dapat meningkatkan fleksibilitas atau kemampuan dan kecerdasan sistem komputer. Sistem pengenal huruf yang cerdas sangat membantu usaha besar-besaran yang saat ini dilakukan banyak pihak yakni usaha digitalisasi informasi dan pengetahuan, misalnya dalam pembuatan koleksi pustaka digital, koleksi sastra kuno digital, dan lain-lain. (Suryo hartanto, 2012)
Secara umum proses OCR dapat dilihat pada gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Proses OCR A. File Input
Fileinput berupa file citra digital dengan format *.bmp atau *.jpg.
B. Preprocessing
Preprocessing merupakan suatu proses untuk menghilangkan bagian-bagian yang tidak
diperlukan pada gambar input untuk proses selanjutnya.
C. Segmentasi
File Input dari hasil scan
Preprocessing
segmentasi
Ekstrasi ciri normalisasi
(31)
Segmentasi adalah proses memisahkan area pengamatan (region) pada tiap karakter yang dideteksi.
D. Normalisasi
Normalisasi adalah proses mengubah dimensi region tiap karakter dan kekebalan karakter.
E. Ekstraksi Ciri
Ekstraksi cirri adalah proses untuk mengambil ciri-ciri tertentu dari karakter yang diamati.
F. Recognition
Recognition merupakan proses untuk mengenali karakter yang diamati dengan cara
membandingkan ciri-ciri karakter yang diperoleh dengan ciri-ciri karakter yang ada pada basis data.
(32)
Alur Proses Umum OCR Proses Output Input File image Digital Mensejajarkan file gambar digital Gambar sejajar/ lurus Gambar sejajar/ lurus Menganalisa dan memisahkan bagian teks dan
bagian gambar Gambar yang sudah dipisahkan Gambar yang sudah dipisahkan antara text dan bagian gambar
Memutar file image dan mengidentifikasi arah teks
file image (gambar) yang sudah diputar file image (gambar) yang sudah diputar
memisahkan karakter yang terdapat pada image (gambar) menjadi sebuah
huruf atau angka.
File image sudah terpisah setiap karakternya File image sudah terpisah setiap karakternya
Mengidentifikasi gambar dan menetapkan huruf/angka
yang akan digunakan
Gambar yang sudah diidentifikasi dan ditetapkan huruf/angka Gambar yang sudah diidentifikasi dan ditetapkan huruf/angka
Merubah image menjadi huruf/angka
File gambar dengan format
teks
(33)
Proses Umum OCR
Output Proses
Input
Connected Component Analysis Binary
Image
Character Outlines
Character Outlines
Find Text Lines and Words
Character outlines
word
Character outlines
word Text word 1 and word 2
take characters
Lanjutan Gambar 2.2 Alur Proses Umum OCR 2.6 Komponen OCR (Tesseract)
2.6.1 Definisi Tesseract
Tesseract adalah Optical Character Recognition (OCR) engine bersifat open source, yang awalnya dikembangkan di Hewlett- Packard antara tahun 1985 dan 1995, tetapi tidak pernah dieksploitasi secara komersial.Tesseract adalah salah satu dari 3 engine terbaik dalam 1995 UNVL Accuracy Test. Namun pada saat itu, pembangunan Tesseract telah berhenti. Pada tahun 2005, HP mentransfer source code Tesseract yang sama untuk ISRI dan dirilis sebagai open source. ISRI dari UNVL mengetahui bahwa developer asli Tesseract, yaitu Ray Smith, sekarang bekerja di Google. Google dibujuk oleh ISRI untuk memperbolehkan Smith untuk melanjutkan pengembangan Tesseract sebagai perangkat lunak open source. Pada Gambar 2 menunjukkan arsitektur yang dimiliki Tesseract. Pertama-tama, Tesseract menerima hasil input berupa binary image. Tesseract dapat melaukan beberapa image
(34)
component analysis pada binary image untuk menemukan di mana outline komponen disimpan. Outline yang ada tersebut dikumpulkan bersama dan akan membentuk blob. Blob
disusun menjadi text line. Text line dipotong-potong menjadi kata-kata berdasarkan spasi. Proses pengenalan karakter ini melibatkan 2 tahap proses. Tahap pertama yaitu untuk mengenali kata-kata pada urutannya. Apabila kata-kata dapat dikenali pada tahap pertama, maka kata-kata tersebut dapat diteruskan ke adaptive classifier sebagai data pelatihan untuk mendapatkan hasil klasifikasi. Namun apabila tahap pertama tidak dapat mengenali kata-kata, tahap proses kedua perlu dilakukan. Pada tahap ini, adaptive classifier telah mendapatkan informasi dari tahap pertama sebelumnya.
2.6.2 Arsitektur Tesseract
Tesseract OCR mengasumsikan input awal adalah file binary image dengan format Jpeg, Jpg, Png, TIF, dan PDF. Pertama, analisis dilakukan pada komponen terhubung/Connected Component (CC) untuk menemukan di mana outline komponen disimpan. Tahap berikutnya akan dilakukan pengambilan teks pada fileimage tersebut. Pada tahap ini outlines dikumpulkan dan disusun menjadi baris teks, agar teks tetap proporsional.
Baris teks dipecah menjadi kata-kata berbeda berdasarkan jenis spasi karakter. Pengenalan kata pada image dilakukan pada dua tahap proses yang disebut pass-two (Smith, 2009).
(35)
Proses Tesseract Aplikasi
Output
Proses
Input
Menyimpan dalam folder File Digital
Image Folder file image
file image format JPG Folder file
image
Mengambil file image
file image format JPG
Menyimpan dalam folder Tesseract
File image JPG
File teks Pengecekan isi
teks file image JPG File image
JPG
Tempilan file teks Menampilkan file
teks File teks
Tempilan file teks
Menyimpan dalam folder dan database
Teks OCR
Gambar 2.3 Proses Tesseract pada Aplikasi
(36)
2.6.3 Comparassion Tesserat :
Perbandingan komponen OCR (Tesseract) dengan komponen OCR Abby FineReader:Dalam dokumentasi IMPACT(Improving Access to Text) yakni “Laporan
Perbandingan mesin OCR Tesseract dan ABBYY FineReader” yang di publikasikan pada
tahun 2012, menuliskan kesimpulan baik kelebihan maupun kekurangan yang ada pada kedua mesin OCR berdasarkan hasil beberapa tes yang dilakukan terhadap kedua mesin OCR(Jain, 2013). Tes dilakukan terhadap mesin OCR Tesseract versi 3.01 dan ABBYY FineReader10 menghasilkan konklusi sebagai berikut(Jain, 2013): Tesseract berkemampuan lebih unggul pada kasus tes gothic dalam kebersihan atau kejelasan bentuk, dimanasebagian besar karakter hieroglif(tulisan formal digunakan masyarakat mesir kuno) merupakan font fraktur(bentuk kaligrafi dari alfabet latin). Hal ini mungkin terjadi dikarenakan fakta bahwa pelatihan Tesseract hanya memasukkan glif fraktur, sedangkan ABBY hanya memasukkan pola glif modern maka klasifikasi glif lebih rentan terjadi kesalahan. Tesseract sukar mengatasi halaman(page layout) yang tidak beraturan dengan banyak cacat(noise). Dalam kasus batas halaman yang tidak beraturan, lebih banyak terdapat titik dan garis daripada suatu area yang solid, Tesseract memunculkan banyak kesalahan karakter, mengurangi presisi hasil dan nilai keakuratan. Hal ini jelas terlihat pada tes kasus test-zr original antiqua dimana keakuratan karakter hanya mencapai 39,4%. Pada observasi pelatihan incremental menunjukkan keakuratan pengenalan Tesseract dapat menurun karena adanya cacat halaman(Jain, 2013). FineReader memiliki kesulitan pada kasus tes dimana terdapat dua halaman yang telah melalui hasil OCR: halaman dengan font yang besar(±1600 karakter / halaman) dan halaman dengan font kecil(±2500 karakter / halaman). Keseluruhan hasilnya sangat buruk dikarenakan halaman dengan font kecil memberikan hasil yang sangat buruk(45% pada level karakter), meskipun halaman dengan font besar memberikan hasil yang relatif baik(76% pada level karakter) (Jain, 2013).
(37)
Dari seluruh tes kasus dokumen gothic dan antiqua oleh Tesseract memberikan hasil buruk dikarenakan faktor berbagai tipe dokumen dan font, tata letak dan kejelasan cacat(noise) yang muncul pada halaman hasilpemindaian(scanned pages). Meskipun demikian, dapat dinilai bahwa dalam kasus kualitas halaman yang baik, Tesseract memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan FineReader(Jain, 2013).
2.5 Structured Query Language (SQL) Server 2005
Structured Query Language (SQL)adalah bahasa yang dirancang secara khusus untuk
berkomunikasi dengan basis data. SQL diciptakan dengan sedikit kata dan dirancang untuk melakukan suatu hal dan melakukannya dengan baik serta memberikan efisiensi kepada pengguna untuk membaca dan menulis data dari suatu basis data.
Sql Serverdidesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti online order
entry, inventory, akuntansi atau manufaktur. SQL Server 2005 dapat dijalankan pada
Windows 2000 Pro SP2, Windows 2000 Server SP4, Windows XP Professional SP2 atau Windows 2003 Server SP1. SQL Server 2005 membutuhkan Windows installer 3.1 yang dapat diperoleh pada saat instalasi Visual Studio 2005.
SQL Server diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam
kerjasamanya dengan sybase. Produk ini berasal dari sybaseSQL server 4.x untuk platform
Unix. Dengan adanya Windows NT, muncul inisiatif untuk membangun SQL server versi Windows NT sehingga dihasilkan Microsoft SQL Server 4.2 untuk platform Windows NT. Kerjasamanya dengan sybase masih berlanjut dan diluncurkan SQL Server 6.0 pada tahun 1995 dan setahun kemudian SQL Server versi 6.5 diluncurkan.
SQL Server 6.5 memperbarui kemampuan transaksi dan menjadi produk Database
client/server yang banyak dipakai pada platform Windows NT. Untuk memenuhi kebutuhan
pengguna yang makin meningkat, maka SQL Server perlu didesain ulang dan kerjasama dengan sybase dihentikan. Kemudian Microsoft mengembangkan SQL server 7.0 yang
(38)
difokuskan pada tiga area yaitu : easy to use, scalability dan data warehousing. Pada tahun 2000, kemudian Microsoft meluncurkan SQL Server 2000. Di tahun 2005 ini, Microsoft mengeluarkan produk SQL Server versi terbarunya yaitu Microsoft SQL Server 2005 seiring dengan dilauncingnya Microsoft Visual Studio 2005 beta 2.
SQL dapat digunakan dengan dua cara, yaitu menggunakan SQL secara interaktif, dimana pengguna memasukkan perintah SQL pada sebuah komputer, atau menyimpan atau memasukkan perintah SQL ke dalam bahasa procedural.
Perintah-perintah SQL yang sering digunakan antaralain: 1. SELECT :
untuk menyatakan field, konstanta danekspresi yang akan ditampilkan sebagai hasil query.
2. FROM :
berisikan tabel-tabel yang berisi data yangakan ditampilkan. 3. WHERE :
untuk menyatakan syarat dari hasil query 4. ORDER BY :
untuk mengurutkan hasil query. 5. INSERT :
untuk menambah baris tunggal pada tabel. 6. DELETE :
untuk menghapus satu atau lebih baris daritabel. 7. UPDATE :
untuk meng-update atau mengubah satu ataulebih baris didalam tabel. 8. DISTINCT :
untuk membuang baris yang duplikasi dandipakai sekali untuk sebuah klausa SELECT.
9. COUNT() :
untuk menghasilkan nomor baris padasebuah kolom. 10.MAX() :
(39)
11.SUM() :
untuk menghasilkan jumlah nilai sebuahkolom.
Tabel 2.1Daftar Komponen Penyusun SQL Server
Komponen Penjelasan
Engine(mesin)database
relational
Komponen inti dari SQL Server yang menyediakan lingkungan untuk menyimpan, menampilkan, dan memodifikasi data dalam format relational dan XML
Analysis Services Memberikan dasar dari solusi
intelegensi bisnis yang didukung oleh aplikasi OLAP (Online
Analysist Processing) yaitu
kemampuan untuk menangani query yang kompleks melalui akses data secara multidimensi dan data mining yaitu menganalisa data untuk menemukan pola-pola yang tersembunyi
SSIS (SQL Server
Integration Services)
Engine untuk membuat solusi impor dan solusi export data
Notification on
Services
Framework (kerangka kerja)
untuk solusi dimana subscribers (pelanggan) menerima notifikasi ketika server yang spesifik terjadi. Notifikasi dapat dikirim ke berbagai tipe perangkat.
Reporting Services Digunakan untuk mengekstrak
data dari SQL Server dan membuat laporan
Service Mekanisme antrian untuk
komunikasi
Broker Transaksi berbasis-pesan antar-software services
.NET CLR (Common Memungkinkan
(40)
Language Runtime) Database menggunakan
managed code (kode terkelola)
yang ditulis menggunakan bahasa pemograman.NET seperti C# dan Visual Basic
Native HTTP Support Memungkinkan aplikasi client
dikoneksikan ke endpoints HTTP dalam SQL Server tanpa menggunakan IIS (Internet
Information Services)
Replication Serangkaian teknologi untuk
menyalin dan mendistribusikan data dan objek Database dari suatu Database atau server ke lainnya dan melakukan sinkronisasi antara Database
untuk memastikan konsistennya.
Full Text Memungkinkan
Search Melakukan pengindeksan secara cepat dan fleksibel berdasarkan kunci query dari data teks yang disimpan dalam Database SQL Server
2.5.1 SQL server Management Studio
SQL Server Management Studio adalah lingkungan terintegrasi untuk mengakses, melakukan konfigurasi, mengelola, dan melakukan administrasi semua komponen SQL Server 2005. Tool ini merupakan gabungan kemampuan dari Enterprise Manager, Query Analyzer, dan Analysis Manager yang ada pada SQL Server Sebelumnya.
(41)
Gambar 2.2 Jendela SQL Server Management Studio
SQL Server Management Studio menyediakan fitur berikut untuk administrator
Database :
1) Mengelola secara penuh Database relational, Database analysis services, reporting services dan Database SQL Server CE
2) Tool visual untuk membuat pernyataan :
Transact-SQL (T-SQL), XMLA, MDX, dan Xquery
Ketika membuat query atau scripts, SQL Server Management Studio menggunakan framework Microsoft Visual Studio dan memiliki fungsionalitas Visual Studio. Kontrol sumber mendukung untuk memasukkan dan mengelola salinan script yang berkembang setiap saat, dan mengakses sistem bantu interaktif. Di dalamnya terdapat Object Explorer suatu panel untuk melakukan navigasi server dan Database . Dan Solution Explorer suatu panel untuk mengelola solution SQL Server.
(42)
2.5.2 Object Explorer
Object Explorer digunakan untuk mengelola object dalam Database SQL Server. Object Explorer menampilkan object dalam struktur hierarkial menggunakan suatu tree view yang dikelompokkan berdasarkan tipe objek.
Gambar2.3 Jendela Object Explorer
Object Explorer adalah fitur dalam SQL Server Management Studio yang berbentuk jendela dan dapat menggunakan untuk mem-browse dan mengelola objek. Menggunakan Object Explorer, dapat melakukan tugas sebagai berikut :
1) Membuat dan mengelola Database dan objek 2) Menampilkan dan memodifikasi properti Database
3) Men-generate scripts untuk membangun kembali isi Database
4) Membuat sumber data
5) Mengontrol priviledes/hak akses dan permissions/izin 6) Mengonfigurasi replication
(43)
8) Menampilkan file log SQL Server 9) Mengelola agent SQL Server 2.6 Microsoft Visual Studio 2010
Menurut Ir. Suryanto Thabrani,MM dalam bukunya mudah dan cepat menguasai VB.Net, platform microsoft.Net merupakan model untuk development dimana platform dan aplikasi bisa dibuat dan dijalankan tanpa bergantung pada alat (device) yang dipakai. Teknologi ini memungkinkan beberapa aplikasi bekerjasama antara lain ; pada hardisk user,
network lokal, komputer remote, atau di Internet.
Dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) yang sudah terjadi standar industri IT, platform .Net memungkinkan seseorang developer untuk membuat aplikasi
windows dan web menggunakan bahasa pemograman apapun yang mendukung .Net dan
aplikasi tersebut akan bisa digunakan oleh semua (aplikasi) client yang mendukung penggunaan .Net.
Gambar 2.4 Platform Microsoft .Net
Platform .Net terdiri dari lima komponen utama dalam tiga lapisan (layer) :
1) Lapisan terbawah adalah sistem operasi yang merupakan sistem operasi windows 32 bit, termasuk windows XP, windows 2003, windows 2000, windows ME, dan windows CE.
(44)
a. .Net Enterprise Server, dipakai untuk waktu yang dibutuhkan untuk membuat sistem bisnis skala besar SQL Server, Application Center, BizTalk Server, Commerce Server, dan lain-lain.
b. .Net Building Block Services, merupakan distributed progammableservice yang tersedia secara online dan offline. Service bisa dijalankan di komputer stand-alone
ataupun diakses menggunakan Internet .Net. Building Block Services bisa digunakan dari platform apa saja yang mendukung SOAP.
c. .Net Framework, merupakan pusat dari platform .Net termasuk didalam nya adalah
Common Language Runtime (CLR).
Microsoft Visual Studio 2010 adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .Net Framework, dengan menggunakan bahasa basic (Nono , 2012). Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Forms. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau visual J#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio 2010 Bahasa Visual Basic .Net sendiri menganut paradigma bahasa pemograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Studio versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .Net Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.
2.7 Katalog
Katalog berasal dari bahasa Latin katalogus yangberarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu. Katalog dalam pengertian umum adalah adalah suatu daftar yang terurut yang berisi informasi tertentu dari benda atau barang yangdidaftar.Beberapa definisi katalog menurut ilmu perpustakaan dapat disebutkan sebagai berikut:
(45)
1) Katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun menurut sistem tertentu (Mary, 2001).
2) Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu (Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan, 2003).
3) Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana lokasi koleksi tersebut dapat ditemukan (Fathmi, 2004).
4) A katalogue is a list of, an index to, a collection of books and/or other materials. It enables the user to discover: what material is present in the collection, where this
material may be found (Jonner, 2009).
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut dapat ditemukan.
Tujuan katalog pada umumnya adalah untuk memudahkan seseorang menemukan sebuah buku atau koleksi yang diketahui berdasarkan pengarangnya, judulnya, atau subyeknya.Ada beberapa jenis katalog, yaitu:
1) Katalog Judul digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya atau ingin mengetahui judul buku tertentu yang sama telah dikarang oleh pengarang mana saja. Katalog judul merupakan entri judul yang disusun menurut abjad. Melalui katalog judul ini dapat diketahui judul-judul buku yang sama yang dikarang oleh pengarang yang berbeda.
(46)
2) Katalog Pengarang digunakan jika buku atau koleksi yang kita cari hanya diketahui nama pengarangnya atau ingin mengetahui pengarang tertentu telah mengarang buku apa saja. Katalog pengarang merupakan entri pengarang yang disusun menurut abjad. Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler, ilustrator, penerjemah dan sebagainya. 3) Katalog Subyek digunakan bila kita ingin mengetahui berbagai buku yang membahas
subyek yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dan sebagainya yang membahas subyek atau topik tertentu. Katalog subyek merupakan entri subyek yang disusun menurut abjad.
2.7.1 Koleksi
Koleksi adalah berbagai macam jenis buku teks, buku referensi, kliping maupun majalah ilmiah. Koleksi dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:
1) Koleksi Umum :
Koleksi yang meliputi berbagai disiplin ilmu baik berbahasa Indonesia, inggris maupun bahasa asing lainnya. Koleksi ini ditempatkan di ruang koleksi dan dapat diunduh untuk dibawa pulang dengan syarat sebagai berikut:
a. Pengguna harus menjadi anggota perpustakaan.
b.Pengguna datang dan mencari sendiri koleksi yang akan diunduh. c. Menunjukkan kartu anggota perpustakaan.
2) Koleksi Referens :
Koleksi referens adalah koleksi rujukan. Karena sifatnya koleksi referens ini tidak dapat dibaca seluruhnya oleh penggguna, hanya diambil informasi yang diinginkan saja. Koleksi ini meliputi: kamus, ensiklopedia, manual, almanak, buku tahunan, atlas, direktori, data statistik, peraturan/undang-undang dan biografi. Ciri utama koleksi ini
(47)
adalah terdapat huruf “R” di atas nomer klasifikasinya. Koleksi referens hanya dibaca di
tempat atau difotokopi.
3) Koleksi Terbitan/Berkala/Jurnal :
Koleksi terbitan/berkala adalah terbitan berseri, baik bersifat ilmiah atau popular yang diterbitkan oleh organisasi profesi maupun badan swasta atau pemerintah, baik dalam maupun luar negeri.
2.7.2 Sirkulasi :
Layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat untuk kepentingan pemakai. Jadi layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal, diantaranya adalah Pengunduhan, pengembalian, pemesanan dan perpanjangan unduhan koleksi. Dalam transaksi Pengunduhan dan pengembalian koleksi umumnya semua sistem perpustakaan memberikan syarat-syarat khusus bagi anggotanya. Pengembalian koleksi yang telah melewati bataspun akan dikenakan denda sesuai dengan kebijakan masing-masing perpustakaan.
2.8 Rencana Kerja Tahun 2014 Bapersip A. Strategi dan Arah Kebijakan
Konsep dan kerangka strategi manajemen Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, disusun atas dasar permasalahan dan isu - isu strategis nasional yang ada dan dengan memperhatikan sasaran - sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Provinsi Jawa Timur.
(48)
Secara kontekstual dan konseptual, penyusunan kerangka strategi diorientasikan atas dasar pendekatan terhadap aspek internal dan aspek eksternal.
1. Strategi pendekatan eksternal
Strategi ini digunakan untuk merespon permasalahan-permasalahan maupun isu-isu strategis yang ada dan disusun sebagai berikut :
a. Implementasi upaya pemberdayaan masyarakat miskin yang langsung menyentuh rakyat melalui kerjasama antara pemerintah kabupaten/kota dan lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah.
b. Melengkapi pelaksanaan upaya pemberdayaan masyarakat miskin di bidang pendidikan bekerjasama dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di provinsi dan daerah.
c. Pelaksanaan upaya peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas melalui peran perpustakaan bekerjasama dengan pemerintah kabupaten/kota, lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah serta dinas pendidikan dan kebudayaan propinsi / daerah.
2. Strategi pendekatan internal
Strategi ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan eksternal di atas dirumuskan sebagai berikut :
a. Memberikan dukungan operasional dan administratif melaluiperencanaan dan koordinasi integratif kepada seluruh bidang-bidang teknis yang ada di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi dalam mengimplementasikan program kerja.
b. Mobilisasi sumberdaya internal serta mengembangkan jaringan informasi dan sistem komputerisasi yang mempunyai aksesibilitas tinggi terhadap berbagai sumber data dan kebutuhan untuk peningkatan efisiensi, produktivitas dan efektivitas kerja.
(49)
B. Tujuan dan Saran.
Dalam rangka mendukung upaya mengembangkan visi dan misi yang telah ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan dan sasaran strategis dalam jangkauan waktu 5 (lima) tahun mendatang dengan asumsi bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tetap konsisten dengan misi yang dikembangkan dalam periode tersebut.
1. Tujuan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu :
a) Terwujudnya pengembangan dan pelestarian bahan pustaka tercetak dan terekam serta arsip bernilaiguna.
b) Terwujudnya pengembangan dan pelestarian bahan pustaka tercetak dan terekam serta arsip bernilaiguna.
c) Terwujudnya sumber daya perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur d) Terwujudnya buidaya baca masyarakat dan tertib arsip di Jawa Timur
e) Terwujudnya peningkatan layanan perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur.
2. Sasaran yang diharapkan dapat dicapai dalam jangka waktu 5 tahun mendatang (sampai dengan akhir tahun 2014), terkait dengan perumusan tujuan di atas, diindikasikan sebagai berikut :
a) Peningkatan sistem tertib administrasi dan peningkatan SDM Pengelola kearsipan, dengan sasaran terukur meliputi :
1. Jumlah SDM pengelolaan kearsipan.
2. Jumlah unit kerja yang menyelenggarakan sistem kearsipan
b) Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna, dengan sasaran terukur meliputi :
1. Meningkatnya khasanah arsip statis.
(50)
c) Meningkatnya Sumber daya perpustakaan di Jawa Timur, dengan sasaran terukur meliputi :
1. Jumlah SDM pengelola perpustakaan.
2. Meningkatkan jumlah perpustakaan desa/kelurahan
3. Meningkatnya kunjungan sarana layanan perpustakaan, dengan sasaran terukur meliputi :
a. Jumlah pemustaka.
b. Jumlah bahan pustaka yang dibaca. Nilai IKM
3. Peningkatan koleksi perpustakaan, dengan sasaran terukur meliputi: A. Meningkatnya jumlah koleksi perpustakaan.
(51)
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1Analisis Permasalahan
Pada studi kasus ini, depo penyimpanan dan pelestarian arsip (Bapersip) menyimpan dan mengolah arsip dari pencipta arsip (SKPD) dalam jumlah besar. Penyimpanan dan pengolahan arsip yang masuk mencapai kurang lebih 47.000/bulan yang diterima petugas dari SKPD, setelah itu petugas melakukan pengolahan dan penggolongan arsip untuk dijadikan buku inventaris. Hal tersebut menyebabkan petugas arsip kerja dua kali dalam pengolahan arsip dan penyimpanan arsip. Sehingga timbul permasalahan sebagai berikut: (1) depo bapersip membutuhkan ruang penyimpanan arsip dan penggolongan arsip baik dokumen maupun media baru dalam jumlah besar, (2) petugas depo bapersip mengalami kesulitan dalam hal pencarian arsip dengan banyaknya golongan arsip yang disimpan rak arsip, dan (3) petugas arsip juga mengalami kesulitan dalam pencatatan arsip keluar dan pelaporan arsip kepada kepala manajemen arsip yang hanya dicatat pada kertas yang rentan rusak dan hilang. Selain itu tidak adanya proses back-uppada transaksi arsip, baik proses arsip masuk maupun arsip keluar. Oleh sebab itu dari permasalahan yang ada sekarang pada depo bapersip pihak manajemen arsip ingin mengalihmediakan arsip manual menjadi digitalisasi arsip. Keseluruhan arsip yang masuk ke bapersip akan diproses menjadi digital dan disimpan dalam database, demikian juga dengan keseluruhan proses transaksi arsip keluar dan pelaporan arsip yang terkomputerisasi.
(52)
2
Untuk menunjang proses digitalisasi arsip, maka diperlukan sarana proses
optical character recognition(OCR). OCR adalah sarana yang digunakan untuk
mengenali karakter optis untuk membaca informasi kedalam sistem komputer. Identifikasi karakter yang tercetak ini dilakukan dengan menggunakan penginderaan cahaya seperti yang terdapat pada scanner. Pada aplikasi digitalisasi arsip ini, sarana OCR digunakan untuk membantu membaca karakter arsip hasil
scan. Proses digitalisasiarsip diawali setelah petugas menerima dokumen arsip dari SKPD, maka petugas akan melakukan proses scan menggunakan scanner
terlebih dahulu. Hasil scan dokumen akan disimpan dalam sebuah folder dalam format gambar. Setelah itu petugas akan mengambil filegambar tersebut dalam
folderdan mengubah kedalam bentuk text menggunakan OCR. Setelah itu file
yang sudah berubah menjadi filetext akan disimpan dalam tabel dan akan dipakai dalam proses pencarian (searching). Proses pencarian ini akan berguna untuk pengunjung mencari arsip yang akan diunduh pada aplikasi katalog. Adanya aplikasi katalog ini petugas tidak perlu melakukan pencarian arsip yang diinginkan pengunjung dalam rak arsip, tetapi petugas hanya menyetujui informasi arsip yang diinginkan pengunjung dari aplikasi katalog. Setelah itu petugas akan mencari ketersediaan arsip yang diinginkan oleh pengunjung, jika arsip tersedia maka petugas akan melakukan pengisian identitas pengunjung dan meng-copy-kan file arsip tersebut.
Adapun fitur lainnya pada aplikasi digitalisasi arsip ini, seperti cetak pelaporan penyimpanan dan pengeluaran arsip. Proses alur arsip yang masuk dan keluar yang tersimpan dalam databaseakan dibuatkan pelaporan psetiap minggunya dalam bentuk chart. Pelaporan tersebut bertujuan untuk mengontrol
(53)
3
jumlah arsip yang sering tersimpan dan terunduh. Selain itu ada fitur pengiriman laporan kepada pihak manajemen berupa email. Pengiriman laporan ini bertujuan untuk melaporkan keseluruhan proses transaksi arsip. Agar pihak manajemen juga lebih mudah mengontrol dengan cepat dan teliti tanpa menyimpan dalam map arsip lagi.
3.2Perancangan Desain Implementasi Sistem
Berikut adalah rancangan desain sistemdigitalisasi arsip, dimana alur bermula ketika ada arsip diterima dari SKPD berupa arsip fisik. Kemudian petugas akan melakukan proses scanning arsip, arsip hasil scan berupa file image
akan disimpan dalam folder pada komputer server. Petugas akan mengunduh file
arsip tersebut kedalam komputer server. Setiap kali selesai menerima file arsip fisik dilakukan pengelompokan terlebih dahulu menurut jenis arsip dan judul arsip, setelah itu akan dilakukan proses Scanning. File hasil scanning akan disimpan dalam sebuah folder tersendiri, setelah itu arsip akan dirubah dalam teks menggunakan OCR. File hasil OCR akan disimpan dalam folder tersendiri dibedakan dengan folder file hasil scan yang masih format gambar. Setelah itu secara otomatis file yang sudah di proses OCR akan digunakan dalam pencarian arsip atau searching. Jika client memberikan softcopy arsip maka petugas akan langsung mengelompokkan dan disimpan dalam sebuah folder.
Pada proses searching mengambil semua file yang ada pada folder simpanan file arsip hasil scan dengan file hasil OCR. File tersebut diambil dari 1 folder dan akan diambil setiapkatayang ada pada setiap arsip tersebut untuk dijadikan konten pencarian.Pada saat pencarian apabila pengunjung salah memasukkan konten yang ada arsip maka otomatis keluar message box salah
(54)
4
inputan. Pengunjung dapat melakukan banyak transaksi Pengunduhanarsip, tetapi nomor pengunjung hanya dapat mengantrikan arsip 1 arsip yang berjudul sama. Setelah itu pengunjung mengirim informasi buku yang akan diunduh kepada komputer admin atau petugas untuk dilakukan pengecekan ketersediaan arsip dalam folder dan mengisi form transaksi pengunduhan.Pada proses pengisian form pengunduhan arsip pengunjung harus memberikan data pribadi untuk dibuat data pengunduhan Bapersip. Data pribadi tersebut juga dapat digunakan sebagai member Bapersip.
(55)
5 Pengunjung MenScan Petugas Arsip Scanner Arsip digital Data Instansi Aplikasi Server Form arsip Menjadi Folder Disimpan Lokasi file arsip dicatat Aplikasi Server Form Instansi
Mengambil data instansi
Tabel Arsip Tabel Instansi Disimpan Form Arsip text Tabel Arsip
Mengambil data arsip
Database arsip menjadi menyimpan Aplikasi Searching mendaftar Form daftar arsip Mencari keyword Menampilkan data arsip
Form Pendaftaran pengunjung Memilih arsip untuk dipesan
Menyimpan daftar pesanan Mengirimkan daftar pesanan
Tabel pesan arsip Form Transaksi arsip keluar Form View Pesanan Mengambil pesanan Mengunduh arsip Lokasi file arsip Menampilkan lokasi Form Transaksi arsip masuk Tabel arsip Mengambil data arsip dan instansi
Menyimpan transaksi Tabel transaksi arsip masuk Form Laporan arsip masuk Form Laporan arsip keluar Tabel transaksi arsip
keluar Tabel arsip Tabel pengunjung Form laporan
banyak arsip di unduh Form laporan banyak pengunjung memesan arsip Tabel pesan arsip
(56)
6
Petugas
File digital arsip
Aplikasi
Server Form
membuka
Folder Tesseract
Menampilkan teks hasil OCR
Form Master
Arsip
Database arsip
Menampilkan file digital arsip
Menyimpan file digital arsip
OUT.text
Button Proses OCR
Form
Mengambil teks
Menyimpan hasil ocr
Aplikasi client
(57)
7
Setiap kali user akan mendigitalisasikan arsip maka proses awal adalah melakukan pendataan arsip dan pencipta arsip terlebih dahulu. Setelah itu data arsip akan dilakukan pengelompokkan dan penomoran. Setelah dilakukan pengelompokkan dan penomoran petugas akan melakukan proses scanning arsip tersebut. Arsip hasil scanning akan disimpan dalam sebuah folder hasil scanning. Kemudian akan dilakukan pengolahan data master arsip dan penyimpanan ke dalam database arsip. Setelah itu akan dilakukan proses mengubah file digital arsip dengan format jpg atau pdf menjadi format text. Proses mengubah format menjadi text menggunakan komponen OCR. File arsip akan diambil dari tabel arsip dan akan di proses dalam form OCR. Setelah itu akan dirubah menjadi text
dan akan ditampilkan pada form OCR tersebut. Kemudian user dapat menyimpan hasil OCR tersebut ke dalam tabel master arsip.User dapat melakukan transaksi detil arsip masuk dan keluar. Pada transaksi detil arsip masuk user akan mengambil data master arsip dan data master instansi pada tabel setelah itu akan disimpan dalam tabel detil transaksi arsip masuk. Sedangkan pada transaksi detil arsip keluar user menunggu data dari sisi report client untuk mengambil data pengunjung dan data arsip yang akan diunduh oleh pengunjung.Pada sisi report
client dapat dilaporkan dari pengunjung sebagai user akan mengantrikan arsip
arsip yang diinginkan nya. Proses awalnya user akan mengecek Id pengunjung sudah terdaftar atau belum. Ketika Id pengunjung belum terdaftar maka pengunjung akan mendaftar terlebih dahulu. Setelah itu user akan mencari arsip yang diinginkan dengan cara memasukkan keyword arsip. Setelah itu user dapat melihat informasi arsip dari keyword yang dimasukkan.User akan menyimpan
(58)
8
informasi arsip tersebut ke dalam tabel dan akan menunggu approvel dari admin arsip. Pada sisi report server admin akan melihat informasi arsip yang diinginkan pengunjung pada form transaksi arsip keluar. Setelah itu admin akan memproses transaksi dengan mengambil data pengunjung dan data arsip pada tabel. User juga dapat mencetak laporan arsip per tanggal,bulan, dan tahun. Setelah itu user juga dapat mengirimkan laporan arsip kepada kepala bagian arsip melalui e-mail. 3.3Perancangan Blok Diagram
Berdasarkan hasil analisis permasalahan dibutuhkan identifikasi (input -proses-output) untuk mendukung fitur yang terdapat pada Aplikasi Digitalisasi Arsip. Terdapat lima blok diagram pada Aplikasi Digitalisasi Arsip, yaitu:
A. Proses Pengolahan Arsip Masuk
B. Proses Pengolahan mengubahFile Arsip Digital menjadi teks C. Proses Pengolahan Transaksi Arsip Masuk
D. Proses Pengolahan Transaksi Arsip Keluar E. Proses Searching
Pemodelan blok diagram digunakan dalam proses identifikasi untuk menjelaskan secara terstruktur proses-proses inputan yang terdapat dalam perancangan Aplikasi Digitalisasi Arsip.
(59)
9
Block Diagram Proses Pengolahan Arsip Masuk
Output Proses Input Menginputkan Id Instansi Id Arsip Data instansi yang telah diambil dari tabel instansi Data yang telah diambil dari tabel instansi Menginputkan Nama Arsip Mengambil data instansi secara otomatis dari tabel
instansi Menginputkan Keterangan Arsip Menginputkan Masa Berlaku Arsip Data Detil Arsip Data Detil
Arsip Menscan arsip Fisik File Arsip hasil scan File Arsip hasil scan Menyimpan Dalam folder file arsip
hasil scan
Data arsip yang tersimpan dalam folder hasil scan
arsip Data arsip yang
tersimpan dalam folder hasil scan
arsip
Mengunduh lokasi file arsip dengan format JPG atau
PDF Data Lokasi folder arsip Data Lokasi folder arsip Menyimpan Data
arsip dalam tabel ARSIP
(60)
10
Proses pengolahan arsip masuk digambarkan pada gambar 3.3. Input dari proses pengolahan arsip masuk adalah Data arsip. Data arsip akan diberikan penomoran terlebih dahulu, setelah itu Id arsip akan dijadikan sebagai input proses pengolahan arsip. Pada proses pengolahan data arsip akan dilakukan proses pengambilan data instansi secara otomatis dari tabel instansi. Data instansi akan ditampilkan secara otomatis pada pengolahan data arsip, seperti Id instansi, nama kepala, dan koleksi arsip. Setelah itu akan dilakukan proses pengisian data arsip seperti nama arsip, kepala pencipta arsip dan keterangan arsip. File arsip fisik nya sebelumnya akan dilakukan proses scanning, hasil scanning file arsip akan disimpan dalam folder dalam format PDF atau JPG.Kemudian akan dilakukan proses pengambilan file arsip digital dengan cara mengunduh untuk ditampilkan lokasi arsip digital. Setelah itu akan disimpan data arsip tersebut dalam tabel arsip.
(61)
11
Block Diagram Proses Pengolahan merubah File Arsip format JPG atau PDF menjadi format text
Output Proses
Input
Id Arsip
Mengambil Data arsip Dari tabel
arsip
Mengambil file arsip dengan format JPG atau
PDF yang tersimpan pada tabel arsip
Data arsip dan file arsip
format JPG atau PDF
Data arsip dan file arsip
format JPG atau PDF
Mengambil semua konten file arsip gambar
Mengklik Button Ambil teks untuk dirubah ke
format text
File arsip dengan format text
File arsip dengan format text
Menyimpan File arsip dengan format text
dalam tabel arsip
Arsip
Gambar 3.3 Blok Diagram Proses Pengolahan mengubah arsip digital menjadi format teks
(62)
12
Pada block diagram proses perubahan file arsip format jpg atau pdf menjadi teks akan diproses dengan menggunakan komponen OCR. Langkah pertama akan dilakukan pengambilan data arsip. Proses pengambilan data arsip yang diambil adalah Id arsip. Setelah itu konten atau isi arsip akan tampil secara otomatis masih dengan format JPG atau PDF. Kemudian akan dilakukan proses pengambilan konten arsip dan akan dirubah format teks. Pada pengambilan konten arsip maka system akan melakukan proses pengecekan semua konten arsip dalam tabel arsip. Seluruh konten arsip tersebut akan dikonversi menjadi teks dan akan ditampilkan file arsip teks. Setelah itu file arsip teks akan disimpan dalam tabel arsip yang nantinya akan dijadikan proses searching.
(63)
13
Block Diagram Proses Searching Catalog
Output Proses Input Keyword arsip Mengambil konten dalam tabel arsip
Data Arsip yang dicari pengunjung Mengklik button cari Mengecek dan mencocokan dengan konten arsip Data Arsip yang dicari pengunjung Mengecek dan mencocokan dengan konten arsip Data Arsip sesuai keyword inputan Mengklik konten
arsip yang tampil
Menyimpan Informasi arsip Id Pengunjung Mengisi Data Pengunjung Data Pengunjung Data Pengunjung Menyimpan Data Pengunjung Tabel Pengunjung Id Pengunjung Menampilkan Nama Pengunjung Nama Pengunjung
Gambar 3.4 Blok Diagram Proses searching pada Katalog
Setelah data arsip dan file arsip tersimpan dalam tabel arsip, maka akan otomatis terintegrasi dibuat proses searching pada katalog. Pada proses
(64)
14
searchinglangkah pertama id pengunjung akan dibuat input. Ketika id pengunjung
diinputkan system akan mengecek pengunjung sudah terdaftar member atau belum. Apabila pengunjung belum terdaftar menjadi member, maka akan melalui proses pendaftaran pengunjung terlebih dahulu. Pada proses pendaftaran pengunjung ini yang menjadi input adalah Id pengunjung. Setelah itu data-data pengunjung juga akan diinputkan seperti nama, asal institusi, alamat, dan tanggal lahir. Tanggal lahir ini nantinya akan secara otomatis menjadi Id pengunjung yang unik dan akan menjadi proses inputan untuk mencari arsip. Apabila pengunjung sudah terdaftar menjadi member, maka system akan secara otomatis menampilkan nama pengunjung. Kemudian akan dilanjutkan ke proses mencari daftar arsip, proses mencari daftar arsip keyword arsip akan dijadikan inputan. Setelah itu proses mengecek dalam tabel dan mencocokan antara keyword dengan file arsip yang ada pada tabel. Setelah itu akan menampilkan informasi file arsip, informasi arsip tersebut dapat dilihat detail nya dengan cara mengklik pada tampilan.
(65)
15
Block Diagram Proses Detil Arsip Masuk
Output Proses
Input
Nomor transaksi
Menekan Klik Button Input Baru
Nomor Transaksi yang unik
Id Instansi Instansi Dari TabelMengambil Daftar
Tabel Instansi
Daftar instansi
Mengambil daftar Arsip Dari Tabel
Tabel Arsip
Id Arsip Daftar Arsip
Data Arsip dan Data Instansi
Menyimpan Data Arsip dan Instansi
dalam tabel
Tabel Detil Transaksi Arsip
Masuk Daftar
instansi
Memilih data instansi
Data Instansi
Daftar Arsip Memilih daftar arsip Data arsip
(1)
207 1. Analisis hasil testing pada aplikasi digitalisasi arsip terhadap fungsionalitas Database
SQL Server 2008seperti pada tabel testcase nomor 1.
2. Analisis hasil testing pada aplikasi digitalisasi arsip terhadap beberapa fitur pada Report Server, seperti pada tabel testcase dibawah ini :
A. Melakukan Login :
Fungsi Login baik inputan username dan password yang benar atau salah telah benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 1 untuk inputan salah dan id 2 untuk inputan benar.
B. Mengelola Data Master :
Data master terdiri dari: master instansi, petugas, dan arsip. Pengelolaan data master ini telah dapat berfungsi dengan benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 4 sampai dengan id 12.
C. Mengelola proses OCR :
Proses OCR terdiri dari: proses mengambil file digital arsip baik format JPG atau PDF dan proses mengubah ke format text. Proses OCR ini telah dapat berfungsi dengan benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 13 sampai dengan id 15.
D. Mengelola transaksi :
Data transaksi terdiri dari: transaksi arsip masuk dan transaksi arsip keluar. Pengelolaan data transaksi ini telah dapat berfungsi dengan benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 16 dan id 17.
(2)
208 E. Melakukan pengunduhan arsip :
Fungsi pengunduhan arsip telah dapat berfungsi dengan benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 18.
F. Menampilkan Laporan :
Laporan pada Report Server terdiri dari: laporan arsip masuk dan keluar, laporan arsip yang banyak diunduh, laporan pengunjung yang banyak mengunduh, dan laporan email arsip. Laporan-laporan ini telah dapat menampilkan data dengan tepat dan benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 19 sampai dengan id 26 .
3. Analisis hasil testing pada aplikasi digitalisasi arsip yang terdapat pada Report Client, seperti pada tabel testcase dibawah ini :
A. Fungsi pendaftaran pengunjung :
Fungsi pendaftaran pengunjung menjadi member untuk melakukan pencarian arsip telah benar sesuai dengan uji coba pada testcase id 27.
B. Melakukan pencarian dan pengunduhan arsip :
Fungsi pencarian arsip dan pengunduhan arsip telah benar sesuai dengan uji coba testcase id 28.
(3)
1 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan hasil testing dari Aplikasi digitalisasi arsip dapat dinyatakan bahwa aplikasi tersebut layak dipergunakan. Kelayakan dari aplikasi digitalisasi arsip ini didukung oleh 3 faktor utama, yaitu :
1. Aplikasi digitalisasi arsip menggunakan Database SQL Server 2008 yang berfungsi dengan baik.
2. Aplikasi digitalisasi arsip pada sisi Report Server dengan fitur utama, antara lain: Login, Data Master, OCR,Transaksi Arsip Masuk dan Keluar, Pengunduhan Arsip, dan Laporan telah berhasil diuji coba sesuai dengan fungsinya.
3. Aplikasi digitalisasi arsip pada sisi Report Client dengan fitur utama, antara lain: Pendaftaran Member Pengunjung, Pencarian Informasi Arsip, dan Pengiriman Informasi Arsip telah berhasil diuji coba sesuai dengan fungsinya.
(4)
2
5.2 Saran
Tugas akhir Rancang Bangun Aplikasi Digitalisasi Arsip yang menggunakan konsep client-server dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan informasi yang terus meningkat dan teknologi informasi yang terus berkembang. Berikut adalah saran-saran dalam pengembangan aplikasi :
1. Pengembangan aplikasi pesanan arsip dan pengunduhan arsip dirubah ke website sehingga pengunjung tidak perlu datang ke bapersip.
(5)
DAFTAR PUSTAKA
Badan Perpustakaan dan Kearsipan. 2012. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28, Surabaya: Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Fathmi. 2004. Katalogisasi: Bahan Ajar Diklat Calon Pustakawan Tingkat Ahli. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Gie, The Liang, 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Modern Liberty. Hasugian, Jonner. 2009. Katalog Perpustakaan: dari Katalog Manual Sampai Katalog
Online (OPAC). Medan: USU Digital Library.
Jain, Atishay., Dubey, Akriti., Gupta, Rachit., Jain,Nitin., Tripathi, Pooja. 2013. Fundamental Challenges to Mobile OCR. International Journal Of Innovative Research and Studies, (Online), jilid 2, No. 8.
Mary Liu Kao.Cataloguing and Classification for Library Technicians, 2nd ed. New York: The Haworth Press. 2001.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Romeo. 2003. Testing dan Implementasi Sistem Edisi Pertama. Surabaya: STIKOM. Suryandari. (2007). Perpustakaan Digital. Jakarta: Wiley.
Suryo Hartanto, Sugiharto Aris, Sukmawati NE. (2012). Optical Character Recognition Menggunakan Algoritma Template Matching Correlation. Journal of Informatics and Technology, Vol 1, No 1.
(6)
Smith, R., D.Antonova, D.S. Lee. (2009). Adapting the Tesseract Open Source OCR Engine for Multilingual OCR in Proc. Barcelona : Int. Workshop Multilingual.