LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pemasukan Buku dari Pembelian Beserta Distribusinya Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya.

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIK

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMASUKAN

BUKU DARI PEMBELIAN BESERTA DISTRIBUSINYA

PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN UMUM

KOTA SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi

S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi

Oleh:

MUSTAFA BALI 11.41011.0019

vi

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematik Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAN ... 5

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 5

2.2 Lokasi Perusahan ... 6

2.3 Visi dan Misi Perusahaan... 7

2.4 Struktur Organisasi ... 7

BAB III LANDASAN TEORI... 12

3.1 Manfaat ... 12

3.1.1 Pengertian Sistem Informasi ... 12

3.1.2 Tujuan Sistem Informasi ... 13

3.1.3 Sistem Informasi Perpustakaan ... 13

3.2 Pengertian Perpustakaan ... 14

3.3 Analisa dan Desain Sistem Informasi ... 14

3.4 Pengertian SQL ... 15

3.5 Visual Basic .NET ... 15

3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 16

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 17

4.1 Proses Bisnis ... 17

4.2 Mendesain Sistem ... 17

4.2.1 Document Flow ... 18

vii

DAFTAR ISI

2. Document Flow Proses Pendistribusian Buku Ke Sekolah ... 19

3. Document Flow Proses Pendistribusian Buku Ke TBM ... 20

4.2.2 System Flow ... 22

1. System Flow Proses Pembelian ... 22

2. System Flow Proses Pendistribusian Buku Ke Sekolah ... 24

3. System Flow Proses Pendistribusian Buku Ke TBM ... 25

4.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 26

A. Context Diagram ... 26

B. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengolahan ... 27

C. DFD Level 1 Data Master ... 28

D. DFD Level 1 Transaksi ... 28

E. DFD Level 1 Laporan ... 29

4.2.4 Perancangan Database ... 29

A. Conceptual Data Model ... 29

B. Physical Data Model ... 30

4.2.5 Struktur Basis Data dan Tabel ... 30

4.3 Desain Input/Output ... 33

4.3.1 Desain Input... 33

4.3.2 Desain Output ... 35

4.4 Implementasi Sistem ... 35

4.4.1 Teknologi ... 36

4.4.2 Penjelasan Pemakai Sistem ... 36

4.5 Evaluasi ... 39

BAB V PENUTUP ... 40

5.1 Kesimpulan ... 40

5.2 Saran ... 40

DAFTAR PUSTAKA ... 41

LAMPIRAN ... 42

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung pada informasi. Hasil keluaran dari teknologi komputer yang merupakan komponen yang lebih berguna dari sekedar tumpukan data, membuat teknologi komputer dan teknologi pendukung proses operasinya mendapat julukan baru, yaitu teknologi informasi. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat pada masa sekarang ini menyebabkan perkembangan informasi semakin pesat pula. Perpustakaan sebagai pusat informasi semakin dituntut untuk memberikan layanan informasi yang lebih baik dan tepat guna, sehingga dapat menarik perhatian pemustaka dari berbagai kalangan dengan latar belakang yang berbeda seperti anak-anak, pelajar, mahasiswa, dosen, peneliti, dan sebagainya.

Perpustakaan yang menyediakan informasi dan memberikan layanan kepada pemustaka dari seluruh lapisan masyarakat adalah perpustakaan umum. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 6, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang

2

diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-ekonomi. Perpustakaan merupakan tempat terkumpulnya bahan pustaka baik tercetak maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis, serta mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1) Bagaimana membuat sistem untuk perhitungan jumlah buku yang

didistribusikan ke tiap-tiap sekolah dan Taman Baca Masyarakat (TBM).

2) Bagaimana membuat sistem untuk menghasilkan informasi distribusi

buku oleh petugas.

3) Bagaimana membuat sistem untuk perhitungan jumlah buku yang

dibeli.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan Rumusan masalah, kami membatasi masalah sebagai berikut :

1) Aplikasi ini dikhususkan untuk pelaporan jumlah buku yang diperoleh

dari pembelian dan didistribusikan ke setiap sekolah dan TBM.

2) Sistem ini tidak membahas tentang proses pembelian buku yang

berhubungan dengan pengadaan buku.

3) Sistem ini tidak membahas tentang proses distribusi yang dilakukan

4) Sistem ini hanya akan membahas pada bagian pengolahan dan tidak membahas tentang bagian pelayanan dan bagian pembinaan.

5) Dalam sistem ini kami memfokuskan pada perhitungan jumlah buku

yang dibeli dan yang didistribusikan ke sekolah dan TBM.

1.4 Tujuan

1) Membantu para manajemen memperoleh informasi yang berhubungan

dengan pengadaan buku yang diperoleh dari pembelian

2) Untuk mengolah data yang berhubungan dengan distribusi buku ke

sekolah dan Taman Baca Masyarakat (TBM)

1.5 Manfaat

1) Dapat memberikan informasi mengenai jumlah buku yang diperoleh

dari pembelian

2) Dapat memberikan informasi mengenai jumlah buku yang

didistribusikan ke sekolah dan TBM

3) Menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak pengolahan tentang

jumlah buku yang diperoleh dari pembelian dan jumlah buku yang didistribusikan.

1.6 Sistematik Penulisan

Sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan kerja praktek dan sistematika penulisan buku ini.

4

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta visi dan misi perusahaan.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan. Menjelaskan tentang sistem-sistem yang terkait.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini dibahas mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem berupa Document Flow,

System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan

implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.

5

2.1 Sejarah Singkat PERPUSTAKAAN UMUM KOTA SURABAYA

Tak bisa dipungkiri, masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kota Surabaya lebih akrab dengan budaya mendengar dibandingkan budaya membaca, lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan para ahli hanya 10 % masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan akrab dengan kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang maju dan beradab memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa didapatkan dari kebiasaan membaca.

Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi kegiatan membaca semestinya tidak tepat dijadikan alasan, Pemerintah Kota Surabaya dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang mempunyai wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca telah melakukan berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya measyarakat Surabaya, penyediaan sarana dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan Keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya

bagi Perpustakaan Sekolah – sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk

membantu masyarakat Surabaya untuk gemar membaca.

Tentu saja sangat mustahil bagi Pemerintah Kota Surabaya meraih sukses dalam kampanye Gemar Membaca tanpa bantuan dan partisipasi dari berbagai kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang menjadi kunci suksesnya kampanye gerakan membaca lewat orang tua yang

6

menularkan kebiasaan membaca pada anak-anaknya, bantuan berupa

buku-buku terutama pada sekolah – sekolah tingkat dasar untuk terbitan terbaru

dari kalangan swasta merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan membaca, bahkan setiap area publik wajib menyediakan sudut baca hingga

masyarakat mudah untuk mendapatkan akses buku – buku secara gratis yang

bisa dipinjam.

Harapan kedepan adalah bagaimana kegiatan membaca menjadi sebuah kebiasaan dimana saja dan kapan saja bukan hanya milik kalangan pelajar tapi seluruh lapisan masyarakat sehingga bangsa ini menjadi bangsa yang maju dan beradab berkat membaca, karena orang yang gemar membaca pasti memiliki gagasan dan jika gagasan diikuti usaha membangun gagasan menjadi kenyataan.

2.2 Lokasi PERPUSTAKAAN

Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya berlokasi di jalan Rungkut Asri Tengah 5-7 Surabaya. Untuk lebih detail dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :

2.3 Visi dan Misi PERPUSTAKAAN

Visi dari perpustakaan umum kota Surabaya adalah Menjadi Sumber Informasi Dan Mencerdaskan Masyarakat Surabaya.

Makna

 Sumber Informasi adalah : Menyediakan Bahan Informasi yang dijadikan

sebagai pembuatan kebijakan.

 Mencerdaskan adalah : Meningkatkan Kualitas SDM Masyarakat

Surabaya.

Sedangkan Misi adalah sebagai berikut :

1) Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui

pemasyarakatan kearsipan

2) Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui

peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek

3) Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan

pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan

4) Menyelamatakan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan

bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan

5) Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan

Pemerintah Kota Surabaya

8

2.4 Struktur Organisasi PERPUSTAKAAN

Berikut ini adalah struktur organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya :

Ka. Badan Arsip dan Perpustakaan

Arini Pakistyaningsih, SH, MM.

Sekertaris

Sutopo, S.Sos, MM.

Jabatan Fungsional

Tertentu _{Sub Bagian Keuangan}

Drs. Ec. Agus Irawan, MM.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Tunas Widiarti, S,Sos, MM.

Bidang Pembinaan

Dra. Endang Wachjunie

Bidang Informasi dan Layanan

Enis Soesilowati, SH.

Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

M.Sutopo, SE.

Sub Bidang Pembinaan Kearsipan

Tunas Widiarti, S.Sos, MM.

Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan

Drs. Elok Susilo W, MM.

Sub Bidang Informasi Kearsipan

Drs. Muriyono Wahyudi

Sub Bidang Pelayanan Kepustakaan

Ratih Retno Wahjuni, S.SI

Sub Bidang Akuisisi & Deposit Kearsipan

Ir Andin Novrianto, MM..

Sub Bidang Pengadaan & Pengolahan Kepustakaan

Dra. Jumpasari, M.Si.

Menurut Anonimous (2014) Badan Asrip dan Perpustakaan Kota Surabaya memiliki strustur organisasi dalam membantu pemerintahan Surabaya di bidang perpustakaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur Surabaya. Fungsinya yaitu:

1) Penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan arsip dan

perpustakaan.

2) Pengelolahan arsip dan bahan pustaka

Berikut ini penjelasan masing-masing bagian didalam struktur organisasi pembinaan.

1) Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan

Berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur melalui SEKDA. Memiliki tugas yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan dibidang deposit, pengkajian, teknologi, pengelolahan, khasanah, pembinaan, pengembangan, pelestarian dan konveksi sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

2) Sekretariat

Merupakan unsur pembantu kepala badan Arsip dan Perpustakaan dibidang pelayanan administrasi, umum, kepegawaian, tatalaksana dan keuangan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pelayanan administrasi dibidang ketatalaksanaan, hokum dan perundang- undangan, umum, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, rumah tangga, hubungan masyarakat dan pnerbitan naskah dilingkungan badan arsip dan perpustakaan.

Sekertaris mempunyai sub-sub yang terdiri dari :

a) Sub bagian keuangan

Sub bagian keuangan memiliki tugas yaitu melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan anggaran, verivikasi, perbendaharaan, pembukuan, pelaporan realisasi fisik dan keuangan.

b) Sub bagian umum dan kepegawaian

Sub bagaian umum dan kepegawaian memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, barang inventaris, asset, peralatan, pemeliharaan perpustakaan, melaksanakan kepegawaian dan organisasi.

10

3) Bidang Pembinaan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang ebinaan sumber daya manusia dan pengembangan kelembagaan. Memiliki tugas yaitu melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dan kelembangaan. Bidang pembinaan memiliki sub-sub yang terdiri dari :

a) Sub Bidang Pembinaan Kearsipan

Melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan.

b)Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan

Memiliki tugas melakukan pembinaan, bimbingan teknis dan pengembangan tenaga fungsional arsiparis dan pustakawan. Dibagian inilah kegunaan aplikasi pemasukan buku dari bantuan dan pendistribusian dari donatur untuk Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

4) Bidang Informasi dan Layanan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidag pelayanan public dan teknologi informasi. Memiliki tugas yaitu melakukan pelayanan informasi, arsip dan perpustakaan, pengembangan, peningkatan dan penerapan teknoogi informasi. Bidang informasi dan layanan memiliki sub-sub yang terdiri dari :

a) Sub Bidang Informasi Kearsipan

Memiliki tugas melakukan pelaksanaan pengembangan,

b) Sub Bidang Layanan Keperpustakaan

Mempunyai tugas melakukan pelayanan informasi dan

dokumentasi, pemanfaatan koleksi kearsiapan dan perpustakaan kepada publik.

5) Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

Merupakan unsur pelaksana teknis dibidang akusisi, pengolahan, penilaian dan penyusutan. Memiliki tugas yaitu melakukan survey, penilaian, akusisi, pengolahan, penyusutan arsip, pengembangan bahan pustaka, penyusutan accessionist dan kliping.

a) Sub Bidang Akusisi, Deposit Kearsipan

Memiliki tugas melakukan survey atau pelacakan, inventarisasi dan akusisi.

b) Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan

Memiliki tugas yaitu melakukan pengolahan arsip dan pengembangan bahan pustaka dan penyusunan accession list dan kliping.

Rancang bangun sistem informasi pemasukan buku dari pembelian beserta distribusinya ini yang dikerjakan pada bagian sub bidang pengadaan dan pengolahan kepustakaan yaitu pada tugasnya dalam mendistribusikan buku yang didapat dari pembelian ke sekolah, TBM, dan beberapa tempat lainnya. Aplikasi yang dibangun bertujuan untuk melaporkan posisi pendistribusian buku.

12

BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi

3.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau CBIS).

Menurut John F. Nash (1995) “Sistem Informasi adalah

kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern

dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.”

Menurut Robert A. Leitch (1983), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.1.3 Tujuan Sistem Informasi

Tujuan sistem informasi dibedakan atas tiga tujuan umu yang bagi semua sistem yaitu :

1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

2) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.

3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.

3.1.3 Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan.

Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).

14

3.2 Pengertian Perpustakaan

Menurut Sulistyo (1991:3), Ilmu perpustakaan ialah pengetahuan tersusun rapi menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, teknik, dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan.

Beberapa tujuan kepustkawan sebagai berikut :

1) Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan buku

yang diterima.

2) Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk

keperluan penelitan.

3) Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang

diperlukan pemakai perpustakaan.

4) Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar

seumur hidup, terutama bagi mereka yang telah meninggalkan bangku sekolah.

5) Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khasanah budaya

bangsa atau masyarakat tempat perpustakaan berada serta juga meningkatkan nilai dan apresiasi budaya masyarakat sekitar melalui proses penyediaan bahan bacaan.

3.3 Analisa dan Desain Sistem Inforamsi

Menurut Kendall (2003), Informasi ibarat yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Analisis sistem dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevalusasi permasalahan-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (design system). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

3.4 Pengertian SQL

Menurut Yuswanto (2009), SQL (Structured Query Language) adalah sebuah Bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Bahsa ini secara de facto merupakan Bahasa dengan standar yang difunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hanpir semua sever basis data yang ada mendukung bahas ini untuk melakukan manajemen datanya.

Secara umum, SQL terdiri dari dua Bahasa, yaitu Data Definition

Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML). Implementasi

DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem manajemen basis data (SMBD), namum secara umum implementasi tiap Bahasa ini memiliki benuk paling umum yang dapat digunakan pada kebanyakan SMBD.

3.5 Visual Basic.NET

Menurut Priyanto Hidayatullah (2012), Visual Basic.NET merupakan generasi terbaru dari Visual Basic Pengembang akan senang untuk dicatat bahwa fitur baru termasuk warisan, metode overloading,

16

terstruktur pengecualian penanganan, dan banyak lagi. Kemampuan ini membuatnya lebih mudah daripada sebelumnya untuk menciptakan .NET aplikasi, termasuk aplikasi Windows, layanan web, dan aplikasi web.

3.6 Interaksi Manusia Dan Komputer

Interaksi Manusia Komputer (Human Computer Interaction) adalah studi tentang interaksi antara manusia (pengguna) dan komputer (Jacko,2007). Hal ini sering dianggap sebagai persimpangan ilmu komputer, ilmu perilaku, desain dan beberapa bidang studi. Interaksi antara pengguna dan komputer terjadi pada antarmuka pengguna (atau hanya antarmuka), yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras, misalnya, karakter atau objek ditampilkan oleh perangkat lunak pada monitor komputer, masukan yang diterima dari pengguna melalui perangkat keras peripheral seperti keyboard dan mouse, dan interaksi pengguna lain dengan sistem komputerisasi skala-besar seperti dan pesawat pembangkit listrik.

The Association for Computing Machinery mendefinisikan

Interaksi Manusia Komputer sebagai "suatu disiplin berkaitan dengan desain, evaluasi dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan manusia dan dengan studi fenomena besar di sekitar mereka".

17

Salah satu tugas dari bagian pengolahan pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya adalah dalam pengadaan pembelian buku dan didistribusikan pada Sekolah, TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan beberapa tempat lain. Berikut merupakan definisi dari proses bisnis pengolahan buku pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.

4.1. Proses Bisnis

Berikut ini adalah deskripsi analisis proses bisnis yang terdapat pada perusahaan:

1.)Pegawai bagian pengolahan akan membuat daftar pengadaan buku yang

kemudian diberikan kepada APBD

2.)APBD akan memberikan dana dan daftar buku apa saja yang harus dibeli

oleh pegawai bagian pengolahan.

3.)Setelah itu bagian pengolahan akan membeli daftar beli dari APBD dan

melaporkan daftar dan jumlah buku yang sudah dibeli

4.)Selanjutnya buku yang sudah dibeli akan didistribusikan pada Sekolah,

TBM(Taman Baca Masyarakat), Perpustakaan, dan beberapa tempat lain. Dalam pembuatan aplikasi yang meliputi proses bisnis diatas maka berikut akan dibuat desain sistem dan implementasi aplikasinya.

4.2. Mendesain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem dilakukan mulai dari merancang System Flow, Context

18

Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), dan struktur table. Kemudian mendesain input output

untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

4.2.1. Document Flow

Document Flow sistem pengolahan buku pada Badan Arsip dan

Perpustakaan Umum Kota Surabaya terdiri atas proses pendataan buku yang berasal dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM. Proses-proses pada sistem ini akan menghasilkan laporan pemasukan buku yang berasal dari pembelian dan pendistribusian buku ke sekolah dan TBM.

1. Document Flow Proses Pembelian Buku

Secara umum document flow untuk proses pembelian buku dapat dilihat pada bagan di bawah ini:

Document Flow Proses Pembelian Buku

Pegawai Pengolahan APBD Kepala Bagian

Mulai 1 Daftar Permintaan buku 2 3 Daftar pembelian buku Daftar Permintaan buku Membuat daftar pembelian buku 1 4 2 Rekap daftar permintaan buku 4 Cek kelengkapan buku berdasarkan permintaan buku Lengkap?

Daftar buku yang tidak lengkap 5 Laporan kelengkapan buku T Y Menghitung jumlah buku Laporan jumlah buku 6 Daftar pembelian buku 3 Rekap daftar pembelian buku 6 Rekap laporan jumlah buku

Daftar buku yang tidak lengkap

5

Selesai

Pada bagan 4.1 diatas menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap dari dafatar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian. Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buka yang di dapat dari APBD berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar permintaan buku maka dibuatkan laporan kelengkapan buku, selanjutnya dilakukan perhitungan jumlah buku yang ada. Setelah dilakukan perhitungan selanjutnya dibuatkan 2 arsip laporan jumlah buku. Arsip pertama disimpan di bagian pegawai pengolahan dan arsip yang kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap perhitungan jumlah buku dari pembelian.

2. Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah

Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke sekolah dapat dilihat pada bagan 2.4:

20

Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke Sekolah

Pegawai Pengolahan

Mulai

Laporan jumlah buku

Men-distribusi

Daftar distribusi buku

2 Daftar distribusi

buku

1

Selesai

Sekolah Kepala Bagian

Daftar distribusi buku

1 2

Rekap daftar distribusi buku

Bagan 4.2 Document Flow Proses Pendistribusian ke Sekolah

Berdasarkan bagan 4.2 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana laporan pertama akan diberikan kepada sekolah sebagai bukti distribusi, laporan kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang ketiga di simpan di bagian pengolahan sebagai bukti distribusi buku.

3. Document Flow Proses Pendisitribusian Buku ke TBM

Secara umum document flow proses pendistribusian buku ke TBM dapat dilihat pada bagan 4.3:

Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM Pegawai Pengolahan

Mulai

Laporan jumlah buku

Men-distribusi

Daftar distribusi buku

2 Daftar distribusi

buku

1

Selesai

TBM Kepala Bagian

Daftar distribusi buku

1 2

Rekap daftar distribusi buku

Bagan 4.3 Document Flow Proses Pendistribusian Buku ke TBM

Berdasarkan bagan 4.3 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Dari distiribusi tersebut pegawai pengolahan membuat 3 laporan daftar distribusi yang dimana laporan pertama akan diberikan kepada TBM sebagai bukti distribusi, laporan kedua diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan laporan yang ketiga di simpan di bagian pengolahan sebagai bukti distribusi buku.

22

4.2.1. System Flow

System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh

dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.

1. System Flow Proses Pembelian Buku

Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan berikut ini:

System Flow Proses Pembelian Buku

Pegawai Pengolaha

3

Daftar pembelian buku

Input user & password

Login

Data petugas

Menu utama

Input data buku

Simpan dan update Data buku Menghitung laporan jumlah pembelian buku 6 Laporan jumlah pembelian buku Mulai Daftar permintaan buku 1 2 Cek kelengkapan buku berdasarkan permintaan buku Lengkap?

Daftar buku tidak lengkap Laporan kelengkapan buku T Y 5 Selesai

APBD Kepala Bagian

3 Daftar pembelian buku 4 Daftar permintaan buku 1 Membuat daftar pembelian buku

Daftar buku tidak lengkap 5 4 Rekap pembelian buku 2 Rekap permintaan buku 6 Rekap jumlah pembelian buku

Pada bagan 4.4 menjelaskan proses pembelian buku dimulai dari penyerahan daftar permintaan buku kepada pegawai pengolahan. Dari daftar permintaan tersebut dibuat 3 arsip, dimana arsip pertama diberikan kepada APBD sebagai bukti permintaan buku dari pihak perpustakaan, arsip kedua sebagia rekap dari daftar permintaan diberikan kepada kepala bagian dan arsip yang ketiga disimpan dibagian pengolahan sebagai bukti permintaan buku untuk pembelian. Setelah arsip kedua diberikan ke APBD, maka pihak APBD membuat daftar pembelian buku yang akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap daftar pembelian buku dan diberikan kepada pegawai pengolahan sebagai bukti pembelian buku. Dari bukti daftar pembelian buku yang diberikan kepada pegawai pengolahan dilakukan pengecekan buku yang di dapat dari APBD berdasarkan daftar permintaan buku yang ada. Apabila jumlah buku yang diterima tidak sesuai dengan daftara permintaan buku maka dibuatkan laporan dafatar buku tidak lengkap. Kemudian diberikan kepada pihak APBD untuk diganti dengan dengan buku yang baru. Apabila buku yang diterima sesuai denga daftar permintaan buku maka pegawai pengolahan akan melakukan login ke system untuk menginputkan data buku yang diperoleh dari pembelian. Data buku yang diimputkan akan di simpan dalam database buku, selanjutnya dilakukan proses perhitungan buku dimana untuk melakukan proses ini akan diambil data buku dari

database buku yang sudah ada. Dari perhitungan akan menghasilkan laporan

jumlah buku yang dibeli dan diberikan kepada kepala bagian sebagia rekap pembelian buku.

24

2. System Flow Proses Distribusi Buku ke Sekolah

Secara umum system flow proses pembelian buku dapat dilihat dari bagan berikut ini:

System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah Pegawai Pengolahan

Mulai

Laporan jumlah buku

Sekolah Kepala Bagian

Daftar distribusi buku

1 2

Rekap daftar distribusi buku

Input user & password Login Data petugas Menu utama Data buku Laporan distribusi buku 2 1 Menghitung jumlah buku yang

didistribusi Selesai Laporan jumlah buku yang distribusi 3 Laporan distribusi buku Distribusi buku 3 Rekap jumlah distribusi buku

Bagan 4.5 System Flow Proses Distribusi Buku Ke Sekolah

Berdasarkan bagan 4.5 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Pegawai menginputkan username & password untuk melakukan login ke sistem, setelah melakukan login selanjutnya proses distribusi dimana data buku diambil dari

database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan berupa laporan

arsip laporan dua akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan yang lainnya akan disimpan di bagian pengolahan. Kemudian selanjutnya akan dilakukan proses perhitungan jumlah buku yang didistribusikan dan data di ambil dari database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan jumlah buku yang didistribusikan.

3. System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM

Secara umum system flow proses distribusi buku ke TBM dapat dilihat pada bagan berikut ini:

System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM Pegawai Pengolahan

Mulai

Laporan jumlah buku

TBM Kepala Bagian

Daftar distribusi buku

1 2

Rekap daftar distribusi buku

Input user & password Login Data petugas Menu utama Data buku Laporan distribusi buku 2 1 Menghitung jumlah buku yang

didistribusi Selesai Laporan jumlah buku yang distribusi 3 Laporan distribusi buku Distribusi buku 3 Rekap jumlah distribusi buku

Bagan 4.6 System Flow Proses Distribusi Buku ke TBM

Berdasarkan bagan 4.5 di atas bagian pengolahan akan mendistribusikan buku berdasarkan jumlah buku yang diperoleh dari pembelian. Pegawai menginputkan username & password untuk melakukan login ke sistem, setelah

26

melakukan login selanjutnya proses distribusi dimana data buku diambil dari

database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan berupa laporan

distribusi yang akan diberikan kepada TBM sebagai tanda bukti distribusi buku, arsip laporan dua akan diberikan kepada kepala bagian sebagai rekap distribusi dan yang lainnya akan disimpan di bagian pengolahan. Kemudian selanjutnya akan dilakukan proses perhitungan jumlah buku yang didistribusikan dan data di ambil dari database buku. Dari proses tersebut akan menghasilkan laporan jumlah buku yang didistribusikan.

4.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam

susatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

A. Context Diagram

Context Diagram dari sistem informasi pengolahan data buku pada Badan

Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya ini memiliki 4 external entity seperti yang digambarkan pada bagan 4.7 di bawah ini:

Data_buku

Data_TBM

Data_Sekolah

daftar buku tidak lengkap

Rekap Jumlah Distribus i Buku

Rekap Daftar Pembelain Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku

Rekap Daftar Distribus i Buku Daftar Dis tribusi Buku

Daftar Dis tribusi Buku

Daftar_pembelian

1

Sis tem Informasi peng olahan pada perpus takaan umum kota

surabaya

+

APBD

TBM

Sekolah

Kepala_Bag ian

B. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengolahan

DFD Level 0 dapat dilihat pada bagan 4.8 di bawah ini yang merupakan hasil

decompose dari context diagram yang menggambarkan proses apa saja yang

terdapat dalam sistem informasi pengolahan pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya. Dalam DFD Level 0 ini terdapat 3 sistem dan 4 external entity. Sistem tersebut antara lain : Data Master, Transaksi, dan Laporan. Sedangkan external entity-nya adalah Sekolah, TBM, APBD, dan Kepala Bagian.

Rec ord Data Buku Rec ord Data Buku Simpan_Data_Buku

Data_buku

Rec ord data TBM Rec ord data s ekolah

Daftar_pembelian

daftar buku tidak lengkap Simpan Data Sekolah

Simpan data TBM

Data_TBM Data_Sekolah

Daftar Dis tribusi Buku Rekap Daftar Distribus i Buku Daftar Dis tribusi Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku

Rekap Daftar Pembelain Buku

Rekap Jumlah Distribus i Buku APBD TBM Sekolah Kepala_Bag ian Kepala_Bag ian Kepala_Bag ian Kepala_Bag ian 2 Trans aksi + 3 Cetak Laporan +

3 Master Buku

APBD Sekolah TBM 1 Menambah Data Master +

4 Master TBM 2 Master Sekolah

APBD

28

C. DFD Level 1 Data Master

Simpan data TBM

Data_TBM Data_buku Simpan_Data_Buku

Data_Sekolah

Simpan Data Sekolah Sekolah

TBM

4 Master TBM

2 Master Sekolah

APBD 3 Master Buku

1

Penambahan file sekolah

2

Penambahan file buku

3

Penambahan file TBM

Bagan 4.9 DFD Level 1 Data Master

D. DFD Level 1 Transaksi

Update buku dari pembelian

Record Data Buku Daftar_pembelian

Record data sekolah Record data TBM

APBD

2 Master Sekolah 4 Master TBM

2

Transaksi_distribusi 1 Transaksi_pem

belian

3 Master Buku

E. DFD Level 1 Laporan

Rec ord data buku pembelian

Rec ord Data Buku

Daftar Dis tribusi Buku

Daftar Dis tribusi Buku _{Rekap Daftar Distribus i Buku} Rekap Jumlah Distribus i Buku

daftar buku tidak lengkap

Rekap Daftar Pembelain Buku Rekap Jumlah Pembelian Buku

TBM

Sekolah Kepala_Bag ian

Kepala_Bag ian Kepala_Bag ian Kepala_Bag ian APBD 1 Laporan_pembelian 2 Laporan_dis tribusi 3 Master Buku

Bagan 4.11 DFD Level 1 Laporan

4.2.3. Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database system yang dibuat berupa

Entity Relationship Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model

data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.

A. Conceptual Data Model

MEMERIKSA Didistribusi Didistribusi_ke PEGAWAI_PENGOLAHAN ID_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI TELP_PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI ...

<pi> Variable characters (10) Variable characters (30) Variable characters (12) Variable characters (30)

<M> BUKU NO_INDUK_BUKU SUBYEK_BUKU JUDUL_BUKU NAMA_PENGARANG PENERBIT KOTA_PENERBIT KOTA_PENERBIT_LAIN NILAI_BUKU TAHUN_ANGGARAN ISBN BIBLIOGRAFI HALAMAN_ROMAWI JENIS_BUKU DESKRIPSI TAHUN_TERBIT TINGGI_BUKU HALAMAN JUMLAH_BUKU ASAL_BUKU

<pi> Variable characters (12) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (4) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (200) Variable characters (5) Variable characters (10) Variable characters (5) Variable characters (10) Variable characters (10)

<M>

Identifier_1 <pi> TBM

KODE_TBM JUMLAH_BUKU_TBM

<pi> Variable characters (20) Variable characters (10)

<M> Identifier_1 <pi> SEKOLAH KODE_SEKOLAH NAMA_SEKOLAH ALAMAT_SEKOLAH TELP_SEKOLAH JUMLAH_SISWA JUMLAH_BUKU_SEKOLAH

<pi> Variable characters (20) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (12) Variable characters (10) Variable characters (10)

<M>

Identifier_1 <pi>

30

B. Physical Data Model

PEGAWAI_PENGOLAHAN ID_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI TELP_PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI varchar(10) varchar(30) varchar(12) varchar(30) <pk> BUKU NO_INDUK_BUKU ID_PEGAWAI SUBYEK_BUKU JUDUL_BUKU NAMA_PENGARANG PENERBIT KOTA_PENERBIT KOTA_PENERBIT_LAIN NILAI_BUKU TAHUN_ANGGARAN ISBN BIBLIOGRAFI HALAMAN_ROMAWI JENIS_BUKU DESKRIPSI TAHUN_TERBIT TINGGI_BUKU HALAMAN JUMLAH_BUKU ASAL_BUKU varchar(12) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(10) varchar(4) varchar(20) varchar(50) varchar(10) varchar(20) varchar(200) varchar(5) varchar(10) varchar(5) varchar(10) varchar(10) <pk> <fk> TBM KODE_TBM NO_INDUK_BUKU JUMLAH_BUKU_TBM varchar(20) varchar(12) varchar(10) <pk> <fk> SEKOLAH KODE_SEKOLAH NO_INDUK_BUKU NAMA_SEKOLAH ALAMAT_SEKOLAH TELP_SEKOLAH JUMLAH_SISWA JUMLAH_BUKU_SEKOLAH varchar(20) varchar(12) varchar(30) varchar(30) varchar(12) varchar(10) varchar(10) <pk> <fk>

Bagan 4.13 Physical Data Model (PDM)

4.2.4. Struktur Basis Data dan Tabel

Dari Entity Relationship Diagram (ERD) di atas dapat dibuat struktur table

database seperti urain berikut ini:

1. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai

Fungsi : menyimpan data pegawai yang berhubungan dengan sistem

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

Field Name Type Field

Size Description ID_PEGAWAI Varchar 20 ID PEGAWAI NAMA_PEGAWAI Varchar 50 NAMA PEGAWAI ALAMAT_PEGAWAI Varchar 100 ALAMAT PEGAWAI TELP_PEGAWAI Varchar 12 TELP PEGAWAI JABATAN_PEGAWAI Varchar 50 JABATAN PEGAWAI

DALAM ORGANISASI TAHUN_MASUK Varchar 4 TAHUN MASUK PEGAWAI PENDIDIKAN_PEGAWAI Varchar 50 PENDIDIKAN TERAKHIR

PEGAWAI

BAGIAN_PEGAWAI Varchar 20 BAGIAN PEGAWAI DALAM SISTEM

2. Tabel Buku

Nama Tabel : Buku

Fungsi : Menyimpan data buku. Selian menyimpan data buku tabel buku juga menyimpan data pembelian buku dan data distribusi buku

Tabel 4.2 Tabel Buku

Field Name Type Field

Size Description NO_INDUK_BUKU Varchar 20 NO INDUK BUKU ID_PEGAWAI Varchar 20 FOREIGN KEY ID

PEGAWAI SUBYEK_BUKU Varchar 100 SUBYEK BUKU JUDUL_BUKU Varchar 200 JUDUL BUKU

NAMA_PENGARANG Varchar 30 NAMA PENGARANG BUKU

PENERBIT Varchar 50 PENERBIT BUKU KOTA_PENERBIT Varchar 50 KOTA PENERBIT BUKU KOTA_PENERBIT_LAIN Varchar 50 KOTA PENERBIT LAIN NILAI_BUKU Varchar 5 PENILAIAN TERHADAP

BUKU

TAHUN_ANGGARAN Varchar 4 TAHUN ANGGARAN BUKU

ISBN Varchar 30 ISBN BUKU

BIBLIOGRAFI Varchar 100 BIBLIOGRAFI BUKU HALAMAN_ROMAWI Varchar 10 HALAMAN ROMAWI

BUKU JENIS_BUKU Varchar 30 JENIS BUKU DESKRIPSI Varchar 150 DESKRIPSI BUKU TAHUN_TERBIT Varchar 10 TAHUN TERBIT BUKU TINGGI_BUKU Varchar 20 TINGGI BUKU

HALAMAN Varchar 10 JUMLAH HALAMAN BUKU

JUMLAH_BUKU Varchar 20

JUMLAH BUKU YANG DITERIMA DARI PEMBELIAN

32

3. Tabel TBM

Nama Tabel : Kecamatan dan Kelurahan

Fungsi : Menyimpan data kecamatan dan kelurahan, karena TBM berada di setiap kecamatan.

Tabel 4.3 Tabel Kecamatan

Field Name Type Field

Size Description KODE_KECAMATAN Varchar 20 KODE KECAMATAN NAMA_KECAMATAN Varchar 50 NAMA KECAMATAN

Tabel 4.4 Tabel Kelurahan

Field Name Type Field

Size Description KODE_KELURAHAN Varchar 20 KODE KELURAHAN KODE_KECAMATAN Varchar 20 FOREIGN KEY KODE

KECAMATAN

NAMA_KELURAHAN Varchar 50 NAMA KELURAHAN KODE_POS Varchar 5 KODE POS

4. Tabel Sekolah

Nama Tabel : Sekolah

Fungsi : menyimpan data sekolah Tabel 4.5 Tabel Sekolah

Field Name Type Field Size Description KODE_SEKOLAH Varhar 20 KODE SEKOLAH NAMA_SEKOLAH Varhar 50 NAMA SEKOLAH NAMA_KEPALA_SEKOLAH Varhar 30 NAMA KEPALA

SEKOLAH

ALAMAT_SEKOLAH Varhar 50 ALAMAT SEKOLAH TELP_SEKOLAH Varhar 12 TELP SEKOLAH

4.3. Desain Input/output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

4.3.1. Desain Input

Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.

1. Form Login

Berikut ini merupakan tampilan dari form login yang berfungsi untuk validasi user yang menggunakan aplikasi:

Gambar 4.1 Form Login

2. Form Menu

Berikut merupakan tampilan menu utama pada aplikasi sistem informasi perpustakaan umum kota Surabaya

34

Gambar 4.2 Form Menu Utama

3. Form Input Data Buku

Berikut ini merupakan tampilan dari form input data buku yang berfungsi untuk menginputkan data buku yang berasal dari pembelian dan bantuan. Dari form input data buku ini semua transaksi yang berhubungan dengan buku akan diinputkan dalam form ini, dari jumlah pembelian buku sampai proses buku didistribusikan ke sekolah dan TBM.

4.3.2. Desain Output

Berikut ini merupakan desain output dari sistem informasi pemasukan buku dari pembelian berserta distribusinya pada badan arsip dan perpustakaan umum kota Surabaya:

1. Laporan Distribusi Buku Dari Pembelian

Gambar 4. 4 Laporan Distribusi Buku Dari Pembelian

4.4. Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi sistem informasi pengolahan data buku, penjelesan hardware/software pendukung, dan form-form yang ada.

36

4.4.1. Teknologi 1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:

a) Processor Intel Pentium4 CPU 2.00 GHz

b) Memory dengan RAM 520 MB

c) VGA on Board

d) Keyboard + mouse

2. Perangkat Lunak

Kebutuahan minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:

a) Microsoft Windows XP Profesional

b) Microsoft SQL Server 2008

4.4.2. Penjelasan Pemakaian Sistem

Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah cara pengoperasian program aplikasi sistem informasi pengolahan data buku.

1. Form Login

Form login ini adalah form pertama yang muncul ketika program dijalankan. User harus menginputkan username dan password yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang

tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 4.5 Tampilan Form Login

Jika username atau password yang diinputkan user salah atau tidak sesuai maka

akan muncul message box seperti berikut ini:

Gambar 4.6 Message Box pada Form Login

Klik tombol OK dan user harus menginputkan kembali username dan password

38

2. Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem.

Gambar 4.7 Tampilan menu utama

3. Form Input Data Buku

Form input data buku ini berfungsi untuk menginputkan data buku serta menjelaskan perolehan buku dari pembelian dan akan didistribusikan ke sekolah dan TBM. Berikut ini gambar yang menunjukan implementasi dari form ini:

4.5 Evaluasi

Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis ini, maka dibuatlah evaluasi sebagai berikut:

1.) Dari aplikasi yang sudah dijabarkan pada bab ini maka dapat

disimpulkan bahwa sudah tercapainya tujuannya yaitu membuat rancang bangun sistem informasi distribusi buku ke sekolah dan TBM yang berasal dari pembelian pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.

2.) Aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan desain sistem

yang sudah dirancang yang meliputi Document flow, System flow, Data flow diagram, dan Desain database.

3.) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan

yang diinginkan yaitu laporan distribusi buku ke sekolah dan Taman Baca Masyarakat (TBM).

40

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Laporan Pemasukan Buku Dari Pembelian beserta Distribusinya Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uju coba, Sistem Informasi Pengolahan dapat berjalan

dengan baik

2. Sistem yang dibangun dapat mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan

untuk mendapatkan informasi yang semestinya.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Pengolahan ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan data

karena berbasis dekstop. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur pengamanan data yang dapat ditambahkan pada tahapan pengembangan selanjutnya

2. Sistem informasi ini masih memilik banyak kekurangan sehingga diharapkan

selanjutnya dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih baik lagi agar penggunaan sistem ini dapat berjalan secara efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Leitch, Robert A. 1983. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

Anonymous, 2014. Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

http://arpusacehprov.go.id/index.php/joomla-overview/tugas-dan-fungsi.html, diakses 12 desemeber 20014.

Nash, John F. 1995. Pengertian Sistem Informasi. Jakarta : Informatika

Hidayatullah, Priyanto. 2012. Visual Basic .NET, Bandung: Informatika

Yuswanto. 2009. SQL Server Management 2005, Jakarta: Av Publisher

Sulistyo . 1991:3. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jakarta: JIP-FSUI

Kendall. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem. Jakarta: Person Education As Jacko. 2007. Interaksi Manusisa dan Komputer. Yogyakarta : Andi

4.4.1.Teknologi

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:

a) Processor Intel Pentium4 CPU 2.00 GHz b) Memory dengan RAM 520 MB

c) VGA on Board d) Keyboard + mouse

2. Perangkat Lunak

Kebutuahan minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:

a) Microsoft Windows XP Profesional b) Microsoft SQL Server 2008

4.4.2.Penjelasan Pemakaian Sistem

Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah cara pengoperasian program aplikasi sistem informasi pengolahan data buku.

1. Form Login

Form login ini adalah form pertama yang muncul ketika program dijalankan. User harus menginputkan username dan password yang sesuai agar dapat masuk ke menu utama dari aplikasi ini. Form Login ini untuk mengontrol agar hanya orang yang berhak saja yang dapat mengakses aplikasi ini. Jika orang

37

tersebut tidak memiliki wewenang, maka ia tidak akan dapat membuka aplikasi ini. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Tampilan dari form login ini dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar 4.5 Tampilan Form Login

Jika username atau password yang diinputkan user salah atau tidak sesuai maka akan muncul message box seperti berikut ini:

Gambar 4.6 Message Box pada Form Login

Klik tombol OK dan user harus menginputkan kembali username dan password yang sesuai.

2. Menu Utama

Menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Pada form ini terdapat menu-menu yang bermanfaat dalam menjalankan sistem.

Gambar 4.7 Tampilan menu utama

3. Form Input Data Buku

Form input data buku ini berfungsi untuk menginputkan data buku serta menjelaskan perolehan buku dari pembelian dan akan didistribusikan ke sekolah dan TBM. Berikut ini gambar yang menunjukan implementasi dari form ini:

39

4.5Evaluasi

Untuk mengetahui tingkat kesesuaian dari rancang bangun sistem informasi histori pekerjaan petugas teknis ini, maka dibuatlah evaluasi sebagai berikut:

1.) Dari aplikasi yang sudah dijabarkan pada bab ini maka dapat disimpulkan bahwa sudah tercapainya tujuannya yaitu membuat rancang bangun sistem informasi distribusi buku ke sekolah dan TBM yang berasal dari pembelian pada Badan Arsip dan Perpustakaan kota Surabaya.

2.) Aplikasi yang dibangun sudah sesuai dengan desain sistem yang sudah dirancang yang meliputi Document flow, System flow, Data flow diagram, dan Desain database.

3.) Aplikasi yang dibangun sudah dapat menghasilkan laporan yang diinginkan yaitu laporan distribusi buku ke sekolah dan Taman Baca Masyarakat (TBM).

40 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Laporan Pemasukan Buku Dari Pembelian beserta Distribusinya Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Umum Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Berdasarkan hasil uju coba, Sistem Informasi Pengolahan dapat berjalan dengan baik

2. Sistem yang dibangun dapat mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan untuk mendapatkan informasi yang semestinya.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Pengolahan ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan data karena berbasis dekstop. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur pengamanan data yang dapat ditambahkan pada tahapan pengembangan selanjutnya

2. Sistem informasi ini masih memilik banyak kekurangan sehingga diharapkan selanjutnya dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih baik lagi agar penggunaan sistem ini dapat berjalan secara efektif dan efisien.

41

DAFTAR PUSTAKA

Leitch, Robert A. 1983. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Anonymous, 2014. Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

http://arpusacehprov.go.id/index.php/joomla-overview/tugas-dan-fungsi.html, diakses 12 desemeber 20014.

Nash, John F. 1995. Pengertian Sistem Informasi. Jakarta : Informatika Hidayatullah, Priyanto. 2012. Visual Basic .NET, Bandung: Informatika Yuswanto. 2009. SQL Server Management 2005, Jakarta: Av Publisher

Sulistyo . 1991:3. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Jakarta: JIP-FSUI Kendall. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem. Jakarta: Person Education As Jacko. 2007. Interaksi Manusisa dan Komputer. Yogyakarta : Andi