1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka rumusan masalah dalam tugas akhir iniBagaimana merancang sebuah aplikasidigitalisasi
arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya.
1.3 Batasan Masalah
Dalam pembuatan Tugas Akhir Rancang Bangun Aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya ini, ruang lingkup
permasalahan akan dibatasi pada : 1. Dalam aplikasi yang dirancang hanya membahas penyimpanan arsip secara
digital, pencarian dan proses pengunduhan arsip dari katalog.
2. Aplikasi ini hanya menggunakan OCR sebagai sarana atau alat bantu untuk mengubah hasil scan gambar menjadi teks.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic.net. 4. Database yang digunakan SQL Server 2008 dengan memakai client-server.
5. Dokumen yang digunakan dalam proses pendigitalan arsip tidak boleh rusak.
1.4 Tujuan
Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu Membuat sebuah aplikasi digitalisasi
arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Daerah Surabaya.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah dari topik Tugas Akhir, batasan masalah atau ruang
lingkup pekerjaan dan tujuan dari Tugas Akhir ini.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang akan dikembangkan yaitu digitalisasi arsip dan katalog. Pada aplikasi
digitalisasi arsip menggunakan OCR untuk mengubah menjadi teks yang digunakan untuk searching arsip.Database yang akan digunakan untuk
menunjang aplikasi digitalisasi arsip adalah SQL Server 2008.
Bab III: Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir yang terdiri dari analisis permasalahan,
perancangan Blok Diagram, Domain Model , Desain User Interface, Pemodelan Use Case, Deskripsi Use Case, Robustness Diagram, dan
Sequential Diagram .
Bab IV: Testing , Implementasi dan Evaluasi
Bab ini yang berisi penjelasan tentang implementasi sistem dan testing serta hasil analisis dari testing yang telah dilakukan.
Bab V : Kesimpulan
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil testing dan analisis yang dilakukan pada BAB IV.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya badan
perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta, badan pemerintahan dan perguruan tinggi
negeri maupun swasta. Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 : a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Menurut The Liang Gie 2009 yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 3. Menurut Wursanto 1991
“Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlu kan dapat cepat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah
–naskah atau dokumen dalam corak apapun compact disk, peta, perangko yang didalamnya memberikan keterangan
–keterangan atau bukti tentang suatu kejadian, sehingga pada saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip
adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi dalam lingkungan departemen dalam negeri dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
1.1 Jenis Arsip
Menurut Wursanto 1991 : 21-28 membagi jenis arsip di lihat dari beberapa segi di antaranya :
1. Arsip Menurut bentuk dan wujudnya :
a. Surat Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian, notulen rapat, kwitansi, naskah berita acara dan kartu pegawai.
b. Pita Rekaman Yaitu media yang dapat di putar berulang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Kategori