telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan
lainnya. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu pimpinan.
3 Menurut Wursanto dalam Saiman 2002:25
Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Bedasarkan pengertian beberapa ahli di atas, dapat disebutkan bahwa
sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinannya dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan
komunikasi dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Adapun pengertian sekretaris di PT. Tor Ganda adalah seorang pembantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugas perusahaan karena di anggap dapat
dipercaya untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja pimpinan dalam perusahaan, dan sekarang ruang lingkup sekretaris di PT. Tor Ganda tidak hanya
dalam bidang tata usaha saja melainkan lebih luas lagi seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menyusun pelaksanaan rapat, melaksanakan kearsipan, dan
menjadi penghubung antara pimpinan dengan karyawan lainnya.
2. Jenis-jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalannya dasar pendidikan dan
pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adannya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan
Universitas Sumatera Utara
karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam Yatimah 2013:35 Sekretaris dapat dibedakan bedasarkan ruang lingkup dan tanggung jawabnya.
1. Sekretaris Organisasi executive secretary
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan
fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi,
disamping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai `pemimpin pelaksana`, yang memiliki wewenang untuk ikut
membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan
organisasi dan tata kerja.
Sekretaris organisasi memiliki ciri –ciri sebagai berikut : a.
Memimpin suatu unit kerja pimpinan sekretariat perusahaan. b.
Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan. c.
Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen . d.
Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.
2. Sekretaris pribadi private secretary dan sekretaris pimpinan
A. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi tidak bersetatus sebagai manajer, walapun dia harus menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia
merupakan pembantu pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas- tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi. Ciri-ciri sekretaris
pribadi di antarannya : a.
Seorang pelaksana, bukan seorang pemimpin. b.
Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan.
Universitas Sumatera Utara
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan
kegiatan perkantoran. d.
Bertanggung jawab pada pimpinan tertentu. B.
Sekretaris pimpinan Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan tertentu
dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.
3. Bedasarkan kemampuan dan pengalaman kerjannya , sekretaris dibedakan
menjadi dua. a.
Sekretaris junior, yaitu sekretaris yang baru memulai karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki banyak
pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehinnga masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari sekretaris yang
sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu ada. b.
Sekretaris senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang
sekretaris. Dalam bekerja ia tidak lagi harus mendapatkan perhatian dan pengawasan yang saksama seperti sekretaris junior,
karena dapat bekerja secara mandiri sesuai dengan tugas yang diberikan kepadannya.
4. Bedasarkan Spesialisasi Bidang Keahlian
Jenis sekretaris ini bisa dilihat bedasarkan spesialisasi bidang keahlian yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus memiliki
kemampuan dan keterampilan kerja sebagai seorang sekretaris, dia jga harus kapabel, terampil, dan memiliki pengetahuan khusus sesuai dengan bidang
keahlian yang dimilikinya. Contahnya sekretaris bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh PT. Tor Ganda adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Tor Ganda dalam kedudukannya
merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
Sekretaris di PT. Tor Ganda juga memiliki sekretaris senior dan sekretaris junior, dimana sekretaris junior masi harus banyak belajar dari pengalaman sekretaris
senior yang ada, dan didalam pekerjaannya sekretaris junior masi di awasi oleh sekretris senior untuk dapat menghasilkan pekerjan yang di harapkan.
B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
