Adapun jenis sekretaris yang dimiliki oleh PT. Tor Ganda adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada PT. Tor Ganda dalam kedudukannya
merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
Sekretaris di PT. Tor Ganda juga memiliki sekretaris senior dan sekretaris junior, dimana sekretaris junior masi harus banyak belajar dari pengalaman sekretaris
senior yang ada, dan didalam pekerjaannya sekretaris junior masi di awasi oleh sekretris senior untuk dapat menghasilkan pekerjan yang di harapkan.
B. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
Tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal , pertama tugas – tugas yang berhubungan dengan tugas keseretarisannya, kedua yang sekaligus
merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih
profesional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan
hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan terutama dalam bidang administratif.
Dalam Sedarmayanti 2000:23 umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 delapan kriteria :
1. Tugas - tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi :
a. Membuka surat
b. Menerima dikte
c. Menerima Menerima telepon.
d. Menyimpan arsipsurat.
e. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
2. Tugas - tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi :
a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar. b.
Menyusun surat rahasia. c.
Menyusun acara pertemuan bisnis d.
Pembelian kado atau cindera mata Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
tugas-tugas khusus ini, pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan
pengalaman – pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas- tugas tersebut.
3. Tugas - tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain : a.
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi. c.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu
badan atau instansi. e.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan
selama mengadakan pertemuan bisnis.
Universitas Sumatera Utara
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial meliputi : a.
Mengurusi Rumah tangga kantor. b.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash uang cadangankas kecil. Tugas keuangan ini antara lain :
a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya:
penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama
pimpinan. c.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu : a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi :
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan pimpinan. b.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang
ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. c.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting pertemuan bisnis
Pertemuan bisnis Business Meeting ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris
untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Adapun tugas Sekretaris di PT. Tor Ganda adalah : a.
Membangun jaringan kerja sama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak Stakeholder.
b. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal perusahaan.
c. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal
dan eksternal. d.
Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan. e.
Melaksanakan kegiatan identifikasi resiko, pengukran resiko dan perumusan risk profile serta pemantauan dan pengendalian resiko.
Universitas Sumatera Utara
f. Mengelola dan mengembangkan system informasi perusahaan.
g. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
h. Mengkoordinasikan bahan –bahan laporan untuk Rapat Komisaris
dan Rapat Umum Pemegang Saham. i.
Melakukan pembinaan kepada pegawai sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku
j. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretariat Perusahaan secara benar
dan tepat waktu. k.
Melakukan penyelesaian perkara perusahaan baik dalam maupun diluar perusahaan.
l. Menyelenggarakan seleksi calon rekanan untuk dimasukkan dalam
daftar rekanan aktif dan menyiapkan daftar rekanan yang akan dimasukkan dalam daftar hitam perusahaan untuk diserahkan
kepada Direksi. m.
Membina hubungan dengan investor mitra bisnis dan anak perusahaan.
n. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi
kebijakan dibagiannya. o.
Mengadministrasikan dan menyimpan : a
Notulen dan risalah rapat direksikomisaris b
Keluhan dan tuntutan dari pihak luar beserta tanggapan perusahaan.
c Laporan tahunan dan notulenrisalah Rapat Umum
pemegang Saham d
Korespondensi perusahaan. e
Kontrakperikatan perusahaan yang ditandatangni Direksi. p.
Membuat : a
Jadwal agenda rapat yang harus dihadiri Direksi. b
Berita acara rapatrisalah rapat DireksiKomisaris dan proses pengesahannya.
Universitas Sumatera Utara
c Daftar khusus yang berkaitan dengan direksi komisaris dan
keluargannya mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis dan peran lainnya yang dapat menimbulkan benturan
jaringan.
C. PERSYARATAN SEKRETARIS
