42
4.2.2 Proses
1. Pengumpulan data
Data morbiditas yang berasal dari puskesmas poliklinik, bidan desa dan pustu diserahkan langsung pada petugas SIMPUS puskesmas berupa laporan bulanan data
kesakitan paling lambat tanggal 25 setiap bulannya. Laporan ini berisikan jenis penyakit beserta jumlah penderita yang digolongkan berdasarkan umur dan jenis
kelamin. Masalah yang sering muncul pada proses pengumpulan data ini adalah
keterlambatan penyerahan data kepada petugas SIMPUS dan keberadaan bidan desa yang tidak lagi di tempat menyebabkan data yang terkumpul tidak lengkap. Berikut
paparan dari para informan:
Kendalanya ya sering terjadi keterlambatan dalam pengumpulan data, kadang ada juga bidan desa yang tidak menyerahkan sampai batas waktu yang
ditetapkan . I 1
Pengumpulan ada telatnya,.kadang bidan desa tidak lagi di tempat, jadi mereka tidak mengumpul data. I 3
Eeee.....yang ada data yang telat diserahkan kepada petugas kita disini ya kadang malah sampai batas tanggal belum juga diserahkan. I 4
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses pengumpulan data dilakukan oleh sumber data pihak puskesmas, pustu dan bidan desa kepada petugas
SIMPUS berupa laporan bulanan kesakitan yang harus diserahkan paling lambat tanggal 25 setiap bulannya, akan tetapi, keterlambatan dalam pengumpulan data
masih sering terjadi, selain itu keberadaan bidan desa yang tidak ditempat juga menghambat proses pengumpulan data.
Universitas Sumatera Utara
43
2. Pengolahan data
Data morbiditas yang terkumpul dari puskesmas, pustu dan bidan desa di rekap secara manual oleh petugas SIMPUS dengan bantuan komputer dengan format
laporan yang sama dengan formulir dari puskesmas, pustu dan bidan desa. Tujuannya untuk mendapatkan jumlah penderita berdasarkan jenis kelamin dan juga jumlah total
penderita. Setelahnya hasil rekapan di entry ke dalam program SIMPUS. Ini berdasarkan hasil wawancara dengan informan:
Satu secara manual baru kita entry ke programnya, data itu kakak rekap jenis penyakit dan jumlahnya dulu ke sini, kalau sudah selesai baru kakak entry ke
program simpus I 1
Kan kita masih pegang manual, itu juga yang dibikin baru kita masukkan I 3 Karena di sini pun manual juga kan, baru nanti setelah di rekap baru di entry I
4 Akibat keterlambatan dan keberadaan bidan desa yang tidak lagi di tempat
dalam pengumpulan data,
terkadang proses pengolahan juga menjadi telat bahkan ada laporan dari bidan desa yang tidak ter rekap, sehingga tidak masuk dalam
laporan.
Pernah juga terjadi, karna laporannya terlambat, kakak jadi telat meng-entrynya, tapi kalau kakak sudah mengentry tentu tidak masuk lagi I 1
Telat masuk, tentu telat juga mengolahnya. Laporan bidan desa juga terkadang ada juga yang tidak dimasukkan jika mereka tidak ada di tempat misalnya
pelatihan dan sebagainya I 3 Kalau data telat diserahkan, otomatis data terlambat untuk di olah, jika sampai
dengan batas waktu yang ditetapkan belum terkumpul, otomatis yaaa tidak ter entry la ke dalam program, sehingga tidak masuk la dalam laporan jadinya I 4
Kesimpulan yang dapat ditarik dari pernyataan di atas adalah, proses
pengolahan dilakukan dengan 2 cara yaitu manual dengan menggunakkan komputer serta entry data ke dalam SIMPUS. Akibat keterlambatan pengumpulan
Universitas Sumatera Utara
44
data dan keberadaan bidan desa yang tidak lagi di tempat menyebabkan keterlambatan proses pengolahan data, bahkan data tidak di olah sama sekali.
3. Penyajian dan penyebarluasan informasi
Data yang sudah di olah di dalam program disajikan dalam bentuk laporan LB 1 yang terangkum dengan laporan lain dalam bentuk laporan terpadu tentang
puskesmas yaitu laporan SP2TP Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Tingkat KotaKabuapaten Pasaman, Sumatera Barat. Laporan LB 1 mencakup
informasi kode penyakit, jenis penyakit yang sudah di kelompokkan, serta jumlah penderita berdasarkan golongan umur dan jenis kelamin. Laporan akan dikirim ke
dinas kesehatan kabupaten secara online juga disertai dengan print out. Dilaporkan pada pihak dinas kesehatan kabupaten bagian SIMPUS....yang
dikirim ya print out nya juga selain yang dikirim pake SIMPUS I 1
Kita mengirim secara online juga print outnya juga sekalian. Ke Dinas Kesehatan Kabupaten Pasaman di Lubuk Sikaping I 3
Laporan LB 1 ya sama dengan laporan lain, ke dinas kesehatan kabupaten, yang dikirim print out nya disamping laporan yang di kirim pake simpus secara online. I
4 Berdasarkan hasil wawancara dapat di lihat bahwa informasi yang dihasilkan
berupa laporan LB1 di kirim secara online dan tidak online diserahkan langsung berupa print out kepada pihak dinas kesehatan kabupaten dalam bentuk laporan
SP2TP yang didalamnya juga terdapat laporan lain. 4.
Penataan dokumentasi
Proses penataan dokumentasi, termasuk didalamnya proses penyimpanan dan pencarian kembali data. Proses penyimpanan dilakukan setelah data yang
terkumpul di entry ke dalam SIMPUS. Data disimpan dalam 2 bentuk yaitu file untuk hasil print out sebagai pertinggal dan di dalam SIMPUS sesuai dengan jenis
Universitas Sumatera Utara
45
laporan yang dipilih sebelum data di entry mengikuti aplikasi yang ada pada SIMPUS.
Setelah entry, nanti hasilnya akan tersimpan sesuai dengan jenis laporan yang kita kerjakan, kita print kan, hasil print nya kita simpan untuk pertinggal juga
untuk dikirim ke dinas. I 1 Hasilnya nanti ada dua bentuk, satu otomatis tersimpan di dalam program,
satunya kita harus print dulu untuk pertinggal.I 3 Disimpan tergantung hasilnya ya, kalau yang untuk pertinggal dan di kirim ke
dinas kita print, di program itu pun laporan juga sudah tersimpan, nantinya kan it yang bisa di akses. I 4
Pada proses penyimpanan terkadang data yang sudah disimpan hilang dengan sendirinya tanpa diketahui apa penyebabnya
Gimana ya, secara keseluruhan bisa dibilang aman, tapi terkadang data yang sudah kita entry bisa tiba-tiba hilang begitu saja, tanpa kita ketahui sebelumnya, waktu kita
cek lagi eh ternyata data nya sudah hilang,,, memang sih tidak sering terjadi I 1 Sampai sekarang aman, pernah juga hilang, tidak tahu hari ini udah masuk, besok
nya pas di cek tidak ada lagi, I 3
Emmmm...ada, Cuma tidak sering I 4
Cepat lambatnya proses pencarian kembali data yang sudah disimpan tergantung pada kondisi jaringan SIMPUS.
Kalau jaringan bagus, mudah dilakukan I 1
Kalau bagus bisa dibuka, tapi kalau tidak bagus, kami masih ada print outnya I 3
Pencarian kembali.... jaringan ya, semua tergantung jaringan, kalau jaringan bagus aaaaa data bisa di cari dengan mudah. I 4
Kesimpulan yang dapat diambil berdasarka hasil wawancara di atas adalah bahwa penataan dokumentasi dilakukan dengan dua cara yaitu dengan
menggunakan file untuk hasil print out dan juga komputerisasi yang tersimpan
Universitas Sumatera Utara
46
dalam program SIMPUS. Permasalahan yang ada berkaitan dengan hilang nya data di progaram SIMPUS, tanpa diketahui penyebabnya. Cepat lambatnya proses
pencarian tergantung pada kondisi jaringan.
4.2.3 Output
Kategori