33
1
BAB III PEMBAHASAN
1.1 Analisis Masalah
Sekretariat Badan Geologi adalah divisi yang bergerak melaksanakan koordinasi penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan
penyusunan laporan departemen. Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu
untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan Mata Anggaran Kegiatan MAK.
Pada saat ini dalam pengolahan data arsip SPPD dilakukan dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2007 dan Microsoft Office Word 2007.
Hanya saja pengolahan data arsip dengan menggunakan Microsoft Office Excel dan Microsoft Office Word sering mengalami kesulitan dalam memasukkan data
pegawai dan mengontrol Mata Anggaran Kegiatan MAK. Kesulitan diakibatkan karena mekanisme dalam pembuatan laporan SPPD adalah user harus mencari
data pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas setelah data pegawai ditemukan maka data pegawai tersebut dimasukkan ke dalam template SPPD
Microsoft Office Word yang sudah disediakan kemudian laporan dicetak dan diarsipkan dalam lemari, sehingga pembuatan laporan SPPD menggunakan
Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel mengakibatkan proses pengarsipan menjadi lambat. Pegawai dalam melakukan perjalanan dinas
membutuhkan anggaran yang disediakan oleh Mata Anggaran Kegiatan MAK, pencatatan biaya perhitungan MAK ditulis dalam buku sehingga sulit untuk
mengontrol biaya MAK yang telah dikeluarkan akibatnya MAK sering mengalami kelebihan atau kekurangan anggaran dikarenakan dokumen mudah rusak atau
hilang. Sekretariat Badan Geologi Bandung membutuhkan suatu aplikasi untuk
mengolah data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD agar pihak Sekretariat Badan Geologi tidak lagi menggunakan Microsoft Office Word dalam
mengolah data SPPD. Sehingga Solusi yang diusulkan adalah dengan membangun sebuah aplikasi pengolahan data arsip SPPD berbasis web.
1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan menurut struktur kerja dan manajemen pada perusahaan ini masih dilakukan menggunakan Microsoft
Office Word, seperti dalam hal pengolahan data arsip SPPD, perhitungan Mata Anggaran Kegiatan, dan hasil mutasi transaksi SPPD.
Adapun prosedur proses pembuatan laporan SPPD dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pegawai di lingkungan Badan Geologi yang akan melaksanakan perjalanan dinas kecuali Kepala Pusat, mengisi formulir permohonan perjalanan dinas,
yang disediakan oleh Sub Bagian pada Sekeretariat Badan Geologi, meliputi Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan,
Bagian Umum dan Kelompok Jabatan Fungsional.
2. Setelah formulir diisi dan disetujui oleh Kepala BidangBagian yang bersangkutan, formulir dikembalikan ke Sub Bagian Rencana dan Laporan,
Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, Bagian Umum dan Kelompok
Jabatan Fungsional untuk diajukan kepada Kepala Pusat.
3. Setelah disetujui oleh Kepala Pusat, Kepala Sub Bagian Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan membuat Surat Pengajuan
SPPD Lampiran I, Rincian biaya Formulir II, Surat Perintah Lampiran III
dan Kwitansi Perjalanan Dinas atas nama pegawai yang bersangkutan.
4. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, melalui Kepala Bagian Tata Usaha membuat surat permohonan
kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk pengeluaran biaya perjalanan dinas
dengan dilampiri formulir pengajuan yang telah disetujui oleh Kepala Pusat.
5. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan Pelaksana meneruskan surat permohonan yang telah disetujui oleh
Kepala Bagian Tata Usaha, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan.
Kategori