mengolah data SPPD. Sehingga Solusi yang diusulkan adalah dengan membangun sebuah aplikasi pengolahan data arsip SPPD berbasis web.
1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan menurut struktur kerja dan manajemen pada perusahaan ini masih dilakukan menggunakan Microsoft
Office Word, seperti dalam hal pengolahan data arsip SPPD, perhitungan Mata Anggaran Kegiatan, dan hasil mutasi transaksi SPPD.
Adapun prosedur proses pembuatan laporan SPPD dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pegawai di lingkungan Badan Geologi yang akan melaksanakan perjalanan dinas kecuali Kepala Pusat, mengisi formulir permohonan perjalanan dinas,
yang disediakan oleh Sub Bagian pada Sekeretariat Badan Geologi, meliputi Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan,
Bagian Umum dan Kelompok Jabatan Fungsional.
2. Setelah formulir diisi dan disetujui oleh Kepala BidangBagian yang bersangkutan, formulir dikembalikan ke Sub Bagian Rencana dan Laporan,
Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, Bagian Umum dan Kelompok
Jabatan Fungsional untuk diajukan kepada Kepala Pusat.
3. Setelah disetujui oleh Kepala Pusat, Kepala Sub Bagian Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan membuat Surat Pengajuan
SPPD Lampiran I, Rincian biaya Formulir II, Surat Perintah Lampiran III
dan Kwitansi Perjalanan Dinas atas nama pegawai yang bersangkutan.
4. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, melalui Kepala Bagian Tata Usaha membuat surat permohonan
kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk pengeluaran biaya perjalanan dinas
dengan dilampiri formulir pengajuan yang telah disetujui oleh Kepala Pusat.
5. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan Pelaksana meneruskan surat permohonan yang telah disetujui oleh
Kepala Bagian Tata Usaha, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan.
6. Kepala Sub Bagian Keuangan, memerintahkan kepada Bendaharawan Pengeluaran untuk mengeluarkan uang muka perjalanan dinas sesuai dengan
pengajuan.
7. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan Pelaksana, mengambil uang muka perjalanan dinas sesuai dengan
jumlah pengajuan dan memberitahukan kepada pegawai yang akan
melaksanakan perjalanan dinas.
8. Pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas, mengambil biaya perjalanan dinas ke Sub Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian
Keuangan Pelaksana dengan menandatangai Rincian Biaya dan Kwitansi
Perjalanan dinas.
9. Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan Pelaksana memberikan Surat Perintah dan Surat Rincian Biaya Formulir II
untuk dimintakan Cap, tanda tangan dan nama pejabat penandatangan pada
Instansi tempat tujuan pada saat tiba dan akan kembali dari tujuan.
10. Pegawai yang bersangkutan, menyerahkan kembali Surat Perintah Perjalanan Dinas dan Surat Rincian Biaya Formulir II kepada Kepala Sub Bagian
Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan serta membuat Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas kepada Kepala Bidang untuk diteruskan
kepada Ka.Sekretariat Badan Geologi sebagai bukti telah selesai
melaksanakan perjalanan dinas.
11. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan Pelaksana, mengisi tanggal berangkat dan tanggal kembalinya
perjalanan dinas pada Surat Pengajuan Perjalana Dinas dan diajukan kepada
Kepala Pusat untuk ditandatangani.
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas, Formulir Rincian Biaya dan Kwitansi yang telah ditandatangani oleh Kepala Pusat disampaikan kepada Sub Bagian
KeuanganBendaharawan Pengeluaran sebagai bukti pertanggung jawaban.
Prosedur proses pengarsipan data SPPD dalam sistem yang sedang berjalan dapat di dilihat pada gambar 3.1 mengenai flowmap pengajuan
perjalanan dinas.
