Pembangunan Aplikasi Pengolahan Data Arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Berbasis Web Di Sekretariat Badan Geologi Bandung

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

Tri Puji Astuti

10107241

Ratih Nurbaeti 10107274

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

ii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 2

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metode Penelitian ... 4

1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 4

1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8

2.1 Profil Badan Geologi [1] ... 8

2.1.1 Sejarah Instansi ... 9

2.1.2 Logo Instansi ... 13

2.1.3 Badan Hukum Instansi ... 14

2.1.4 Struktur Organisasi dan Job Description ... 14

2.1.4.1 Bagian Rencana dan Laporan ... 15

2.1.4.2 Bagian Kepegawaian ... 17

2.1.4.3 Bagian Keuangan ... 18

2.1.4.4 Bagian Umum ( Kelompok Jabatan Fungsional ) ... 20

2.2 Landasan Teori ... 21

2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... 21

2.2.2 Konsep Dasar Aplikasi ... 22

2.2.3 Metode Pembangunan Sistem [4] ... 22

iii

2.2.5.1 Sejarah PHP ... 25

2.2.5.2 Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain ... 25

2.2.6 Pengertian MySQL [6] ... 26

2.2.6.1 Keistimewaan MySQL ... 26

2.2.6.2 Kesinambungan antara PHP dan MySQL ... 28

2.2.7 Pengertian Dreamweaver [7]... 28

2.2.8 Pengertian SPPD [8] ... 29

2.2.9 Ketentuan Perjalanan Dinas ... 30

2.2.9.1 Tingkat Perjalanan Dinas ... 31

2.2.9.2 Pegawai Negeri Sipil Golongan I ... 31

2.2.9.3 Kendaraan yang Digunakan ... 31

2.2.9.4 Permohonan Perpindahan Dinas ... 31

2.2.9.5 Biaya ... 32

2.2.9.6 Kendaraan Dinas ... 32

2.2.9.7 Rincian Biaya ... 32

BAB III PEMBAHASAN ... 33

3.1 Analisis Masalah ... 33

3.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 34

3.2.1 Kesimpulan Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 37

3.3 Analisis Basis Data ... 37

3.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 37

3.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 39

3.4.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras ... 39

3.4.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak ... 40

3.4.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Pikir ... 41

3.5 Analisis Jaringan ... 42

iv

3.6.2.3 DFD Level 2 Proses 2.0 Pengolahan Data Permintaan SPPD . 45

3.6.2.4 DFD Level 2 Proses 3.0 Pengolahan Data master ... 45

3.6.2.5 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Pegawai ... 46

3.6.3 Spesifikasi Proses ... 46

3.6.4 Kamus Data ... 48

3.7 Perancangan Data ... 49

3.7.1 Diagram Relasi ... 50

3.7.2 Skema Relasi ... 50

3.7.3 Struktur Tabel... 51

3.8 Perancangan Arsitektur Menu ... 54

3.9 Perancangan Antarmuka ... 55

3.9.1 Perancangan Antar muka Masukan (Input)... 55

3.9.1.1 Perancangan Menu Utama dan Login (T01) ... 56

3.9.1.2 Perancangan Form Permintaan Data SPPD (T02) ... 57

3.9.1.3 Perancangan Form Mutasi Anggaran(T03) ... 58

3.9.1.4 Perancangan Form Bagian Rencana dan Laporan (T04) ... 58

3.9.1.5 Perancangan Form Bagian Kepegawaian (T05) ... 59

3.9.1.6 Perancangan Form Bagian Keuangan (T06) ... 59

3.9.1.7 Perancangan Form Bagian Umum (T08) ... 60

3.9.1.8 Perancangan Form Tambah Data Pegawai (T08) ... 60

3.9.1.9 Perancangan Form Ubah Data Pegawai (T09) ... 61

3.9.1.10 Perancangan Form Hapus Data Pegawai (T10) ... 61

3.9.1.11 Perancangan Form Pengolahan Data MAK (T11) ... 62

3.9.1.12 Perancangan Form Pengolahan Data Mutasi (T12) ... 62

3.9.1.13 Perancangan Form Laporan (L01) ... 63

3.9.2 Perancangan Pesan ... 63

v

3.10.2.2 Implementasi Form Login ... 67

3.11 Pengujian ... 67

3.11.1 Perancangan Pengujian ... 68

3.11.2 Rencana Pengujian………...68

3.11.3 Kasus dan Hasil Pengujian ... 68

3.11.3.1 Pengujian Login User ... 68

3.11.4 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 69

3.12 Tata Cara Penggunaan Program ... 69

3.12.1 Tampilan Menu Utama dan LogIn ... 70

3.12.2 Tampilan Form Inputan SPPD ... 71

3.12.3 Tampilan Mutasi Anggaran... 72

3.12.4 Tampilan Bagian Rencana dan Laporan ... 73

3.12.5 Tampilan Bagian Kepegawaian ... 73

3.12.6 Tampilan Bagian Keuangan ... 74

3.12.7 Tampilan Bagian Umum ... 74

3.12.8 Tampilan Form Tambah Data Pegawai ... 75

3.12.9 Tampilan Form Ubah Data Pegawai ... 75

3.12.10 Tampilan Form Hapus Data Pegawai ... 76

3.12.11 Tampilan Pengolahan Data MAK ... 76

3.12.12 Tampilan Pengolahan Data Mutasi Anggaran ... 77

3.12.13 Tampilan Laporan Permintaan SPPD ... 78

3.12.14 Tampilan Laporan Rincian Biaya SPPD ... 79

3.12.15 Tampilan Laporan Surat Perintah Perjalanan Dinas ... 80

3.12.16 Tampilan Laporan Kwitansi Dinas ... 81

3.12.17 Tampilan Pesan Gagal Login ... 81

3.12.18 Tampilan Pesan Data Belum Lengkap ... 81

vi

LAMPIRAN A LISTING PROGRAM ... A - 1 LAMPIRAN B SURAT BALASAN PENELITIAN ... B - 1 LAMPIRAN C DAFTAR KEHADIRAN KERJA PRAKTEK ... C - 1 LAMPIRAN D NILAI KERJA PRAKTEK ... D - 1 LAMPIRAN E DOKUMEN MANUAL YANG TERLIBAT ... E - 1

i

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan dan petunjuk sehingga tugas laporan Kerja Praktek mengenai APLIKASI PEMBUATAN LAPORAN SPPD DI SEKRETARIAT BADAN GEOLOGI BERBASIS WEB bisa selesai dengan sebagaimana mestinya. Adapun tugas laporan Kerja Praktet dilaksanakan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indo nesia

Dalam penyelesaian laporan ini penulis tidak lepas dari bantuan semua pihak, untuk itu pada kesempatan ini tidak lupa penulis menguc apkan terima kasih yang tak terhingga kepada :

1. Ibu Tati Harihayati M., S.T., M.T, selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek yang telah memberikan bimbingan serta saran -saran kepada penulis, sehingga penyusunan ini dapat terselesaikan

2. Bapak M. M Saphick N., S.T. selaku pembimbing di Sekretariat Badan Geologi 3. Keluargayang telah memberikan dukungan, bantuan serta do’anya.

4. Rekan-rekan angkatan 2007 khususnya kelas IF -6 dan Semua rekan Mahasiswa Teknik Informatika Bandung.

Kami tidak pernah bisa membalas semua kebaikan yang telah diberikan kepada penulis selama ini. Tapi semoga Allah SWT yang maha pemurah membalas kebaikan dengan balasan yang berlipat ganda.

.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Desember 2010

1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sekretariat Badan Geologi adalah divisi yang bergerak melaksanakan koordinasi penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan penyusunan laporan departemen. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan Mata Anggaran Kegiatan (MAK). Mekanisme SPPD pada umumnya adalah karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas mengisi form kemudian meminta persetujuan atasan yang berwenang memberikan tugas perjalanan dinas dan di tandatangani oleh bagian Sekretariat. Dibuat rangkap dua, satu untuk file Sekretariat dan satu lagi untuk lampiran pengajuan biaya perjalanan dinas ke bagian keuangan. Dari bagian keuangan data akan dicatat untuk perhitungan Mata Anggaran Kegiatan (MAK) agar divisi dapat mengetahui jumlah MAK yang telah dikeluarkan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan M. M. Saphick N., S.T. bagian Rencana dan Laporan Sekretariat Badan Geologi dalam pengarsipan data SPPD kendalanya adalah kesulitan dalam memasukkan data SPPD. Sekretariat Badan Geologi menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel dalam pembuatan laporan SPPD. Mekanisme dalam pembuatan laporan SPPD adalah user harus mencari data pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas setelah data pegawai ditemukan maka data pegawai tersebut dimasukkan ke dalam template SPPD Microsoft Office Word yang sudah disediakan kemudian laporan dicetak dan diarsipkan dalam lemari, sehingga pembuatan laporan SPPD menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel mengakibatkan proses pengarsipan menjadi lambat. Pegawai dalam melakukan perjalanan dinas membutuhkan anggaran yang disediakan oleh Mata Anggaran Kegiatan (MAK), pencatatan biaya perhitungan

MAK ditulis dalam buku sehingga sulit untuk mengontrol biaya MAK yang telah dikeluarkan akibatnya MAK sering mengalami kelebihan atau kekurangan anggaran dikarenakan dokumen mudah rusak atau hilang.

Sekretariat Badan Geologi Bandung membutuhkan suatu aplikasi untuk mengolah data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) agar pihak Sekretariat Badan Geologi tidak lagi menggunakan Microsoft Office Word dalam mengolah data SPPD. Sehingga Solusi yang diusulkan berdasarkan hasil wawancara dengan M. M. Saphick N., S.T. bagian Rencana dan Laporan Sekretariat Badan Geologi adalah dengan membangun sebuah aplikasi pengolahan data arsip SPPD berbasis web.

1.2 Perumusan Masalah

Permasalahan yang timbul adalah bagaimana cara membangun suatu aplikasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan dapat mengontrol informasi Mata Anggaran Kegiatan (MAK).

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penelitian pada Kerja Praktek adalah untuk membangun sebuah aplikasi website mengenai pengolahan data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas berbasis web dengan bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP) di Sekretariat Badan Geologi Bandung.

Tujuan yang akan dicapai dari dibangunnya aplikasi kerja praktek ini adalah : 1. Untuk mempermudah user dalam mengolah data arsip dan mempercepat proses

pengolahan data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas.

2. Untuk mengontrol Mata Anggaran Kegiatan (MAK) yang telah terpakai selama melakukan SPPD dalam skala per tahun.

3. Untuk menyimpan data pegawai yang telah melakukan SPPD dan rincian perhitungan biaya Sisa Mata Anggaran Kegiatan dalam sebuah database agar data tidak mudah rusak atau hilang.

1.4 Batasan Masalah

Untuk menghindari agar pembahasannya tidak meluas, maka perlu membatasi masalahnya agar lebih terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Data yang diolah adalah data pegawai yang melakukan SPPD dan MAK yang dikeluarkan setiap pegawai melakukan perjalanan dinas.

2. Proses yang dibuat hanya berkaitan dengan :

a. Proses memasukkan data pegawai yang melakukan perjalanan dinas.

b. Proses perhitungan sisa Mata Anggaran Kegiatan setiap melakukan perjalanan dinas per tahun.

3. Keluaran dari aplikasi ini

a. Laporan SPPD menggunakan aplikasi berbasis web dan menggunakan

extention fpdf sehingga laporan SPPD bisa langsung menjadi arsip bagi instansi.

b. Informasi mengenai hasil perhitungan sisa Mata Anggaran Kegiatan (MAK) yang tersisa per tahun.

4. Perangkat lunak pendukung untuk pembuatan antarmuka sistem menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan database yang digunakan adalah MySql.

5. Perangkat keras pendukung minimal yang digunakan adalah - Prosessor : Intel Pentium 4. 2,13 GHz

- Monitor : Monitor VGA 17 inch

- VGA : VGA Card On-Board 128 Mb

- Memori : Memori DDR2 1 Gb

- Keyboard

- Mouse

6. Pengguna (end user) yang menggunakan aplikasi ini adalah admin yang berada di bagian Rencana dan Laporan Sekretariat Badan Geologi Bandung Jawa Barat.

1.5 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan tahapan-tahapan yang dilalui oleh peneliti mulai dari perumusan masalah sampai kesimpulan, yang membentuk sebuah alur yang sistematis. Metode penelitian ini digunakan sebagai pedoman peneliti dalam melaksanakan penelitian ini agar hasil yang dicapai ini tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Metode penelitian yang dilakukan terdiri dari metode pengumpulan data dan metode pembangunan perangkat lunak.

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dapat menggunakan sumber primer dan sumber seknder. Suber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kedapa pengumpul data. Sumber sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen. Metode pengumpulan data terdiri dari 2 jenis, yaitu :

a. Studi Literatur

Studi Literatur yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan pengetahuan dalam membangun suatu sistem informasi. Metode ini dapat melalui buku, modul atau situs-situs yang berkaitan dengan data yang diperlukan.

b. Studi Lapangan

Studi Lapangan yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk mengetahui secara rinci permasalahannya terdiri dari dua jenis, yaitu:

Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan format tanya jawab yang terencana. Dalam pembangunan aplikasi ini menggunakan metode wawancara langsung dengan perwakilan dari perusahaan yaitu M. M. Saphick N., S.T selaku Calon Pranata Komputer bagian Rencana dan Laporan di Sekretariat Badan Geologi Bandung.

2. Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya dan atau pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan. Observasi dilakukan di Sekretariat Badan Geologi bagian Rencana dan Laporan yaitu dengan mengamati secara langsung bagaimana proses pengolahan data arsip SPPD yang sedang berjalan.

1.5.2 Metode Pembangunan Perangkat Lunak

Metode pembangunan perangkat lunak yang digunakan adalah metode

Classical Life Cycle (CLC) atau yang biasa disebut dengan Waterfall meliputi beberapa tahapseperti terlihat pada gambar 1.1 Metode Waterfall.

System Engineering

Analysis

Design

Coding

Testing

Maintenance

Gambar 1.1 Metode Waterfall

Adapun penjelasan dari gambar 1.1 mengenai tahap-tahap pembangunan perangkat lunak yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Systemengginering

Systemengginering adalah pembuatan suatu perangkat lunak yang merupakan bagian terbesar dari pengerjaan suatu proyek. Untuk pekerjaan dimulai dengan menempatkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek. 2. Analisis perangkat Lunak (Software Analysis)

Menentukan apakah kegiatan dari sistem engineering dapat diimplementasikan menjadi sebuah sistem informasi atau tidak dan menentukan prosedur-prosedur yang bekerja. Adapun fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses dan fungsi keluaran.

3. Perancangan perangkat Lunak (Software Design)

Perancangan perangkat lunak merupakan perancangan perangkat lunak yang dilakukan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap

sebelumnya. Perancangan tersebut meliput perancangan struktur file, stuktur menu, stuktur program, format masukan (input) dan format keluaran (output). 4. Implementasi perangkat lunak (Coding)

Implementasi perangkat lunak (Coding) yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari perancangan perangkat lunak ke dalam kode program yang dimengerti oleh bahasa mesin.

5. Pengujian perangkat lunak (Testing)

Pengujian perangkat lunak (Testing) lebih fokus pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses.

6. Maintenance atau pemeliharaan

Maintenance atau pemeliharaan yaitu penerapan secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur baik dari segi software maupun hardware.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan tugas dibagi dalam beberapa bab dengan pokok-pokok permasalahannya. Sistematika secara umum adalah sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan dan batasan masalah, maksud dan tujuan Kerja Praktek, sistem pelaksanaan kerja praktek, serta sistematika penyusunan laporan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan secara singkat mengenai sejarah Badan Geologi sekaligus tugas dan fungsi masing-masing sub bidang/sub bagian yang terdapat pada Sekretariat Badan Geologi. Selain itu menjelaskan juga tentang teori-teori yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

Pada bab ini berisi analisis sistem yang sedang berjalan, analisa kebutuhan serta evaluasi sistem yang sedang berjalan meliputi Use case, Class Diagram,

Sequence Diagram, Collaboration Diagram dan Arsitektur Perancangan. Dan juga berisi mengenai perancangan form yang akan diimplementasikan pada program yang akan dibuat.

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan tugas dan mengajukan beberapa saran yang berkaitan dengan penyusunan tugas ini, sehingga dilakukan perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.

8

1.1 Profil Badan Geologi [1]

Direktorat Badan Geologi Bandung yang berlokasi di Jl. Diponegoro 57 Bandung 40122 merupakan sebuah badan yang bertugas untuk melakukan suatu penelitian dan memberikan pelayanan terhadap masyarakat khususnya di Indonesia mengenai bidang geologi. Pada sub bab Profil Badan Geologi Bandung akan menjelaskan tentang sejarah instansi, logo instansi, badan hukum instansi, struktur organisasi dan job description.

TUGAS

Melaksanakan penelitian dan pelayanan di bidang geologi

FUNGSI

1. Perumusan kebijakan di bidang geologi

2. Perumusan rencana dan program penelitian dan pelayanan 3. Pembinaan dan pelaksanaan penelitian dan pelayanan

4. Pelayanan survei geologi, serta penelitian dan pelayanan di bidang sumber daya geologi, vulkanologi dan mitigasi bencana geologi, dan geologi lingkungan 5. Pemberian rekomendasi serta penyajian informasi hasil survei, penelitian dan

pelayanan

6. Evaluasi pelaksanaan penelitian dan pelayanan bidang geologi 7. Pelaksanaan urusan administrasi Badan Geologi.

VISI

Geologi untuk perlindungan dan kesejahteraan masyarakat

MISI

1. Mempromosikan geologi untuk kepentingan perencanaan dan penataan wilayah 2. Mengungkap potensi geo-resources (sumber daya geologi): migas, panas bumi,

3. Mengungkap potensi bencana geologi bagi kepentingan perlindungan manusia dan potensi ekonomi

4. Mendorong penerapan geo-sciences bagi kepentingan konservasi geo-resources dan potensi geologi lainnya serta perlindungan lingkungan

KEBIJAKAN

Menjadikan geologi sebagai basis perencanaan wilayah, memberikan perlindungan pada manusia dan harta benda dari bencana geologi serta mendorong peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui pelayanan informasi.

1.1.1 Sejarah Instansi

Sejarah Instansi Kelembagaan Badan Geologi Bandung Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral mulai dari tahun 1850-2006. Selengkapnya dapat dilihat pada tabel 2.1 sebagai berikut :

Tabel 1.1 Sejarah Kelembagaan Badan Geologi Bandung

SEJARAH KELEMBAGAAN GEOLOGI

DEPARTEMEN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL TAHUN 1850 – 2006

TAHUN PEMERINTAHAN/

KEMENTERIAN LEMBAGA

UNIT- UNIT INSTANSI

1850 - 1922

Pemerintah Penjajahan Belanda

Dients van het

Mijnwezen Mijnwezen

1922 - 1942 Pemerintah

Penjajahan Belanda

Dients van den Mijnbow Opsporingdienst (Dinas Penyelidikan Geologi) Grondpeilwezen (Dinas Pendugaan Tanah) Volcanologische Onderzoek (Dinas Penjagaan Gunungapi) Dienst der Mijnverordeningen Laboratorium Kimia dan Paleontologi

1942 - 1945 Pemerintah

Penjajahan Jepang

Kogyo Zimusho --> Chisitsu

Chosayo

Chisitsu Kakari (Bag. Perpetaan)

Kosan Kakari (Bag. Gunungapi)

Tabel 1.2 Sejarah Kelembagaan Badan Geologi Bandung (Lanjutan)

1945 - 1946

Kemerdekaan RI, Kementerian Pekerjaan Umum

Pusat Jawatan Tambang dan Geologi

Bagian Geologi Bagian Laboratorium Bagian Perusahaan

1946 - 1947 Kementerian

Kemakmuran

Pusat Jawatan Tambang dan Geologi

Bagian Geologi Bagian Geoteknik Bagian Laboratorium Bagian Hukum dan Inspektur Tambang Bagian Perusahaan

1947 - 1949 Kementerian

Perekonomian

Kementerian Muda Kemakmuran -->

Pusat Jawatan Tambang dan Geologi

Bagian Geologi Bagian Geologi Teknik

Bagian Laboratorium Bagian Pendidikan Bagian Statistik dan Dokumentasi Bagian Hukum dan Inspektur Tambang

1949 - 1950 Republik Indonesia

Serikat (RIS) Kementerian Kemakmuran --> Pusat Jawatan Tambang Kementerian Perdagangan dan Perindustrian --> Jawatan Tambang dan Geologi

Jawatan Tambang dan Geologi

1950 - 1952 Kementerian

Perekonomian Jawatan Pertambangan RI Pusat Jawatan Pertambangan dan Jawatan Tambang dan Geologi

1952 - 1956 Kementerian

Perekonomian

Jawatan

Pertambangan RI dipecah menjadi:

Jawatan Pertambangan Jawatan Geologi

Tabel 1.3 Sejarah Kelembagaan Badan Geologi Bandung (Lanjutan)

1956 - 1957 Kementerian

Perekonomian

Jawatan Geologi diubah menjadi Pusat Jawatan Geologi

Pusat Jawatan Geologi

1957 - 1959

Kementerian Perekonomian dipecah menjadi: Kementerian Perindustrian Kementerian Perdagangan Kementerian Perindustrian --> Pusat Jawatan Geologi diubah menjadi Jawatan Geologi

Jawatan Geologi

1959 - 1963

Kementerian Perindustrian dipecah menjadi: Departemen Perindustrian Rakyat Departemen Perdagangan dan Pertambangan (Depperdatam) Depperdatam: Jawatan Pertambangan --> Biro Urusan Perusahaan Tambang Negara Jawatan Geologi Jawatan Geologi: Bagian Geologi Umum Bagian Geologi Ekonomi Bagian Geologi Teknik dan Pemboran Bagian Geohidrologi Bagian Geofisika Bagian Geokimia Bagian Teknik Umum

1963 - 1966 Depperdatam

Jawatan Geologi diubah menjadi Direktorat Geologi Direktorat Geologi: Dinas Perpetaan Dinas Geologi Ekonomi Dinas Geologi Teknik dan Hidrogeologi

Dinas Gunung Berapi Dinas Geofisika Lab. Paleontologi, Petrologi dan Foto Geologi

Subdit Pemboran Subdit Kimia Mineral Bagian Publikasi dan Informasi

1966 - 1974 Depperdatam dipecah menjadi: Departemen Perindustrian Departemen Pertambangan Departemen Pertambangan --> Ditjen Pertambangan: Direktorat Bina Sarana Usaha Tambang Direktorat Geologi Akademi Geologi dan Pertambangan Direktorat Geologi: Dinas Perpetaan Dinas Eksplorasi Dinas Vulkanologi Dinas Geologi Teknik dan Hidogeologi Bagian Laboratorium dan Dokumentasi

Tabel 1.4 Sejarah Kelembagaan Badan Geologi Bandung (Lanjutan)

1978 - 1984 Deptamben Direktorat Jenderal

Pertambangan Umum

Direktorat Teknik Pertambangan

1984 - 1992 Deptamben

Reorganisasi Deptamben dan pembentukan: Ditjen Pertambangan Umum Ditjen Geologi Ditjen Geologi: Puslitbang Geologi Pusat Pengembangan Geologi Kelautan Direktorat Sumber Daya Mineral Direktorat Geologi Tata Lingkungan Direktorat Vulkanologi

1992 - 2001

Deptamben diubah menjadi Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (DESDM)

Ditjen Geologi diubah menjadi Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral

Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral: Puslitbang Geologi Puslitbang Geologi Kelautan Direktorat Sumber Daya Mineral Direktorat Geologi Tata Lingkungan Direktorat Vulkanologi

2001 - 2005 DESDM

Reorganisasi DESDM dengan penggabungan Ditjen Pertambangan Umum ke Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral, serta pembentukan Badan Litbang ESDM dan Badan Diklat ESDM

Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral: Direktorat Inventarisasi Sumber Daya Mineral Direktorat Pengusahaan Mineral dan Batubarahi

Direktorat Teknik Mineral dan Batubara Direktorat Tata Lingkungan Geologi & Kawasan Pertambangan Direktorat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Badan Litbang ESDM: Puslitbang Geologi

Tabel 1.5 Sejarah Kelembagaan Badan Geologi Bandung (Lanjutan)

2005 - sekarang DESDM

Reorganisasi DESDM dengan pembentukan Ditjen Mineral, Batubara dan Panas Bumi (khusus menangani pengusahaan

pertambangan umum) dan Badan Geologi

Badan Geologi: Pusat Survei Geologi Pusat Sumber Daya Geologi

Pusat Lingkungan Geologi

Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi Balitbang ESDM: Puslitbang Geologi Kelautan Puslitbangtek Migas ”Lemigas” Puslitbang Tekmira Puslitbangtek Ketenagalistrikan dan Energi Baru Terbarukan

1.1.2 Logo Instansi

Badan Geologi merupakan salah satu unit eselon I di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) yang bertugas memberikan pelayanan informasi geologi. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral secara penuh memegang 4 Direktorat, yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Direktorat Jenderal Listrik dan Pemanfaatan Energi, Direktorat jenderal Mineral, Batubara dan

Panas Bumi dan Direktorat Jenderal Badan Geologi. Logo dari Direktorat Jenderal Badan Geologi Bandung dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut

1.1.3 Badan Hukum Instansi

Instansi pemerintah adalah sebutan kolektif meliputi satuan kerja atau satuan organisasikementerian atau departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen, kesekretariatan lembaga tinggi negara, dan instansi pemerintah lainnya, baik pusat maupun daerah, termasuk Badan Usaha Milik Negara, Badan Hukum Milik Negara, dan Badan Usaha Milik Daerah.

Dalam pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja Daerah, Instansi pemerintah adalah sebuah kolektif dari unit organisasi pemerintahan yang menjalankan tugas dan fungsinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku, meliputi Kementrian Koordinator/Kementrian Negara/Departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pemerintah Propinsi, Pemko, Pemkab serta lembaga-lembaga pemerintahan yang menjalankan fungsi pemerintahan dengan menggunakan APBN dan APBD

Kementerian energi dan Sumber Daya Mineral secara penuh memegang 4 Direktorat, yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Direktorat Jenderal Listrik dan Pemanfaatan Energi, Direktorat jenderal Mineral, Batubara dan Panas Bumi dan Direktorat Jenderal Badan Geologi.

Direktorat Jenderal Badan Geologi memiliki 5 Divisi yang bergerak dibawahnya, diantaranya Sekretariat Badan Geologi, Pusat Sumber Daya Geologi, Pusat Vulkanologi dan Mitigasi BencanaGeologi dan Pusat Survei Geologi. Setiap

Divisi memiliki tugas, pelayanan, visi, misi yang berbeda. Dan dalam melaksanakan tugasnya satu divisi dengan yang lainnya tentu saling membutuhkan. Tidak hanya data yang diperlukan tetapi laporan antar divisi juga sangat dibutuhkan oleh satu sama lain.

1.1.4 Struktur Organisasi dan Job Description

Kementerian energi dan Sumber Daya Mineral secara penuh memegang 4 Direktorat, yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Direktorat Jenderal Listrik dan Pemanfaatan Energi, Direktorat jenderal Mineral, Batubara dan Panas Bumi dan Direktorat Jenderal Badan Geologi. Sekretariat Badan Geologi Bandung merupakan bagian dari Direktorat Badan Geologi Bandung. Stuktur Organisasi Direktorat Badan Geologi Bandung dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Badan Geologi

Penjelasan mengenai Job Description dari masing-masing subbagian di Sekretariat Badan Geologi Bandung diantaranya adalah Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, dan Bagian Umum.

1.1.4.1 Bagian Rencana dan Laporan

Bagian Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan penyusunan laporan departemen. Dalam melaksanakan tugas, Biro Perencanaan menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan dan penyusunan rencana dan program departemen. b. Penyiapan dan penyusunan anggaran departemen.

c. Penyiapan dan penyusunan rencana dan program kerjasama lintas sektoral dan daerah.

d. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan departemen Bagian Perencanaan terdiri dari:

a. Bagian Rencana dan Program b. Bagian Penyusunan Anggaran

c. Bagian Kerjasama Lintas Sektoral dan Daerah d. Bagian Evaluasi dan Pelaporan.

Bagian Rencana dan Program mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan rencana dan program kerja departemen sektor pos dan telekomunikasi, aplikasi telematika, sarana komunikasi dan diseminasi informasi, penelitian dan pengembangan sumber daya manusia, informasi publik, administrasi pemerintahan dan pengawasan.

Bagian Penyusunan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi dan penyusunan anggaran pos dan telekomunikasi, aplikasi telematika, sarana komunikasi dan diseminasi informasi, penelitian dan pengembangan sumber daya manusia, informasi publik, administrasi pemerintahan dan pengawasan.

Bagian Kerjasama Lintas Sektoral dan Daerah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan rencana dan program keterpaduan serta kerjasama pemanfaatan sumber daya departemen lintas sektoral dan daerah.

Bagian Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan hasil pelaksanaan rencana dan program departemen. Sub Bagian Perencanaan,mempunyai tugas:

1. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perencanaan berdasarkan data dan program Sekretariat dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja

2. Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendukung sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

3. Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan

4. Mengatur dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya

5. Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan ketentuaan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja

6. Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan hasil yang dicapai sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan kerier

7. Menyusun program/rencana kerja, mengumpulkan, mengolah dan membuat laporan kegiatan badan

8. Menyusun rencana anggaran Badan yang meliputi pembuatan DPA dan RKA 9. Melaksanakan kegiatan kehumasan, keprotokolan, dokumentasi dan

perpustakaan

10. Menghimpun dan menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) dan RENDJA Badan Kepegawaian Daerah

12. Menghimpun dan menyusun bahan pembuatan laporan akutabilitas instansi pemerintah (LAKIP)

13. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Perencanaan secara keseluruhan

14. Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada atasan

15. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan

Sub Bagian Perencaaan dimimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada sekertaris badan.

1.1.4.2 Bagian Kepegawaian

Bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian di lingkungan Badan.

Bagian Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:

1. Pelaksanaan pengembangan kepegawaian, analisis kebutuhan, dan penyaringan pegawai dalam rangka pendidikan dan pelatihan serta ujian jabatan

2. Pelaksanaan administrasi dan koordinasi pengembangan jabatan fungsional 3. Penyiapan bahan penyusunan formasi, tata usaha, dokumentasi, statistik dan

kesejahteraan pegawai

4. Pemantauan dan evaluasi implementasi kepatuhan internal pegawai di lingkungan Badan.

Bagian Kepegawaian terdiri dari:

1. Subbagian Pengembangan Pegawai mempunyai tugas melakukan urusan mutasi kepegawaian, analisis kebutuhan, penyaringan dan pengusulan pegawai dalam rangka pendidikan dan pelatihan serta ujian jabatan.

2. Subbagian Administrasi Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan pengadministrasian dan koordinasi pengembangan jabatan fungsional

3. Subbagian Kepatuhan Internal mempunyai tugas melakukan pemantauan dan evaluasi implementasi kepatuhan internal di lingkungan Badan.

4. Subbagian Umum Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan formasi serta melakukan urusan tata usaha, dokumentasi, statistik dan kesejahteraan pegawai.

1.1.4.3 Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai tugas :

1. Menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan, berdasarkan data dan program yang ditetapkan oleh Asisten , Administrasi Umum serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja

2. Memimpin dan mengkoordinasikan bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan harmonis dan saling mendunkung sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

3. Memberi petunjuk dan bimbingan kepada bawahan agar dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan yang diharapkan

4. Mengatur dan mendistribusikan tugas kcpada bawahan sesuai dengan bidang tugas dan permasalahannya

5. Memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan cara mencocokkan dengan petunjuk kerja yang diberikan dan kctentuan yang berlaku agar tercapai kesesuaian dan kebenaran hasil kerja

6. Menilai prestasi kerja berdasarkan hasil yang dicapi sebagai bahan pertimbangan dalam peningkatan karier

7. Menyusun rancangan APBD dsn rancangan perubahan APBD 8. Mengendalikan pelaksanaan APBD

9. Memberikan petunjuk teknis pelaksanaan sistim penerimaan dan pengeluaran kas daerah

10. Melaksanakan pengolahan keuangan daerah sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh bupati serta ketentuan perundang – undangan yang berlaku

11. Melaksanakan pembayaran berdasarkan permintaan pengguna anggran sesuai dengan ketentuan dan perundang – undangan yang berlaku

12. Melaksakan sistim akutansi dan pelaporan keuangan daerah

13. Melakukan pembayaran gaji pegawai administrasi perjalanan dinas dan mengontrol pengawasan keuangan bagi belanja pegawai, serta pembelian alat-alat tulis kantor

14. Memeriksa penyelenggaran administrasi keuangan tentang belanja pegawai agar sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku

15. Mengoreksi SPJ pembayaran gaji dan SKPP pegawai yang pindah agar tertib administrasi dan kelancaran pelaksanaannya selalu terpelihara dengan baik 16. Mengoreksi realisasi pelaksanaan anggaran perjalanan dinas pegawai sesuai

dengan ketentuan yang berlaku sehingga perjalanan dinas berlangsung efektif dan efesien

17. Meneliti bukti tagihan pihak swasta kepada pemerintah kabupaten dan menyetujui pembayaran bila telah memenuhi ketentuan yang berlaku

18. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan bagian keuangan, serta keselururhan 19. Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya, sebagai bahan informasi dan

pertanggungjawaban kepada atasan

20. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan kepada atasan

Bagian keuangan dipimpin oleh seorang kepala bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada asisten administrasi umum.

1.1.4.4 Bagian Umum ( Kelompok Jabatan Fungsional )

Bagian Umum (Kelompok Jabatan Fungsional) memiliki tugas :

1. Kepala Badan membentuk kelompok program penelitian dan pelayanan berdasarkan usulan Kepala Pusat yang bersangkutan

2. Kelompok Jabatan Fungsional berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Badan atau Kepala Pusat yang bersangkutan

3. Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Badan Geologi mempunyai tugas melaksanakan dan memberikan jasa penelitian dan pelayanan di bidang geologi, serta melaksanakan tugas lainnya yang didasarkan pada keahlian dan atau keterampilan tertentu sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 4. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari Jabatan Fungsional Peneliti,

Perekayasa, Penyelidik Bumi, Teknisi Litkayasa, serta sejumlah jabatan fungsional tertentu lainnya yang terbagi dalam berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang keahliannya yang diangkat dan diatur berdasarkan ketentuan perundang-undangan.

5. Kelompok Jabatan Fungsional dikoordinasikan oleh seorang Tenaga Fungsional Senior yang diangkat oleh Kepala Badan Geologi.

6. Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

7. Jenis dan jenjang Jabatan Fungsional diatur berdasaran ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1.2 Landasan Teori

Landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang berhubungan dengan aplikasi yang dibangun yaitu mengenai konsep dasar sistem, konsep dasar aplikasi, metode pembangunan sistem, alat pembangunan system, pengertian php, pengertian mysql, pengertian macromedia dreamweaver, pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), dan syarat-syarat apa saja dalam melakukan perjalanan dinas.

1.2.1 Konsep Dasar Sistem

Kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi didasarkan pada suatu ketentuan atau aturan tertentu. Pendefinisian suatu aturan digambarkan sebagai suatu sistem dalam organisasi tersebut.

Terdapat beberapa pendekatan dalam mendefinisikan suatu sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan masalah tertentu” (H.M. Jogiyanto, 2004). [2]

Pendekatan lain yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sebagai berikut :

“Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan” (Raymond McLaud, Jr 2007). [3]

Sistem dapat digolongkan menjadi 2 yaitu Sistem Terbuka (sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya) dan Sistem Tertutup (Sistem yang tidak berhubungan dnegan lingkungan luarnya). Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (Goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (Objectives). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit dan terbatas.

1.2.2 Konsep Dasar Aplikasi

Suatu aplikasi sangat penting untuk perusahaan pada masa sekarang ini dimana dengan aplikasi ini dapat meminimalisir dalam menghemat waktu, dan biaya.

1.2.3 Metode Pembangunan Sistem [4]

Metode yang digunakan yaitu metode waterfall, metode ini sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall Approach) dengan pengembangan sistemnya SDLC (SystemDevelompent Life Cycle)

Metode Waterfall

Paradigma waterfall terkadang juga disebut model classic life cycle, model ini terhubung secara sistematik memulai teknis pengembangan perangkat lunak yang

dimulai sari level sistem dengan tahapan-tahapan selanjutnya yaitu system

engginering, analysis, design, coding, testing dan maintenance. Dimana konsep dari metode ini adalah bagaimana melihat suatu masalah secara sistematis dan terstruktur. Penjelasan metodologi waterfall :

1. System engginering, adalah pembuatan suatu perangkat lunak yang merupakan bagian terbesar dari pengerjaan suatu proyek. Untuk pekerjaan dimulai dengan menempatkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

2. Analysis, merupakan tahapan dimana system engginering menganalisis hal-hal yang diperlihatkan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembangan perangkat lunak yang bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.

3. Design, tahapan ini merupakan tahap penerjemah dari keperluan atau data yang telah dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai (user). 4. Coding, yaitu menterjemahkan data atau pemecahan masalah yang dirancang ke

dalam bahasa pemrograman yang telah di tentukan.

5. Testing, program selesai dibuat, maka berikutnya adalah uji coba terhadap program tersebut.

6. Maintenance atau pemeliharaan yaitu penerapan secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur baik dari segi software maupun hardware.

1.2.4 Alat Pembangunan Sistem

Pengembangan Sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yg baru untuk menggantikan sistem yg lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Alat Pembangunan Sistem terdiri dari Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), danERD (Entity Relationship Diagram).

1.2.4.1 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem

1.2.4.2 DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi

sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional system kepada pemakai maupun pembuat program.

1.2.4.3 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan ERD menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, ada 3 macam symbol yang digunakan, yaitu:

1. Entitas (Entity)

Entitas adalah sebuah barang atau objek yang dapat dibedakan dari objek lain. Entitas direpresentasikan dengan empat persegi panjang.

2. Atribut (Attribute)

Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Atribut direpresentasikan dengan bentuk elips.

3. Relasi (Relationship)

Relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Relasi direpresentasikan dengan jajaran genjang.

1.2.5 Pengertian PHP [5]

PHP adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain.

Contoh terkenal dari aplikasi PHP adalah forum (phpBB) dan MediaWiki (software di belakang Wikipedia). PHP juga dapat dilihat sebagai pilihan lain dari ASP.NET/C#/VB.NET Microsoft, ColdFusion Macromedia, JSP/Java Sun Microsystems, dan CGI/Perl. Contoh aplikasi lain yang lebih kompleks berupa CMS yang dibangun menggunakan PHP adalah Mambo, Joomla!, Postnuke, Xaraya, dan lain-lain. Pada sub bab PHP dijelaskan juga mengenai Sejarah PHP dan Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain.

1.2.5.1 Sejarah PHP

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs Personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.

Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi open source,

maka banyak programmer yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP. Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21. Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.

Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

1.2.5.2 Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.

3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

1.2.6 Pengertian MySQL [6]

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread,

multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. Pada sub bub pengertian MYSQL dijelaskan juga tentang Keistimewaan MySQL dan Kesinambungan antara PHP dan MySQL.

1.2.6.1 Keistimewaan MySQL

MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.

2. Open Source.MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma.

3. „Multiuser’. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang

bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. „Performance tuning’. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protokolTCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT).

10.Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.

11.Antar Muka. MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).

12.Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool)yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.

13.Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.

1.2.6.2 Kesinambungan antara PHP dan MySQL

Penggunaan PHP dan MySQL dapat menjadikan dan memudahkan untuk pembuatan aplikasi secara gratis dan stabil (dikarenakan banyak komunitas developer PHP dan MySQL yang ber-kontribusi terhadap bugs).

1.2.7 Pengertian Dreamweaver [7]

Seorang web desainer pasti memerlukan suatu software yang dapat menolongnya dalam mendesain dan membangun suatu situs web. Software semacam ini biasanya disebut web authoring software, dan salah satu software dalam jenis ini adalah Macromedia Dreamweaver.

Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web keluaran

Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver keluaran

Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah versi 10 yang ada dalam Adobe Creative Suite 4 (sering disingkat Adobe CS4).

Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Bilamana kita menyukai untuk berurusan dengan kode-kode HTML secara manual atau lebih menyukai bekerja dengan lingkungan secara visual dalam melakukan editing, Dreamweaver mambuatnya menjadi lebih mudah dengan menyediakan tool-tool yang sangat berguna dalam peningkatan kemampuan dan pengalaman kita dalam mendesain web.

Dreamweaver dalam hal ini digunakan untuk web desain. Dreamweaver mengikutsertakan banyak tool untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara lain : Referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger, dan editor kode ( tampilan kode dan Code inspector) yang mengizinkan kita mengedit kode Javascript, XML, dan dokumen teks lain secara langsung dalam Dreamweaver. Teknologi Dreamweaver Roundtrip HTML mampu mengimpor dokumen HTML tanpa perlu memformat ulang kode tersebut dan kita dapat menggunakan Dreamweaver pula untuk membersihkan dan memformat ulang HTML bila kita menginginkannya.

Selain itu Dreamweaver juga dilengkapi kemampuan manajemen situs, yang memudahkan kita mengelola keseluruhan elemen yang ada dalam situs. Kita juga dapat melakukan evaluasi situs dengan melakukan pengecekan broken link, kompatibilitas browser, maupun perkiraan waktu download halaman web.

1.2.8 Pengertian SPPD [8]

Perjalanan dinas dalam negeri adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan dalam wilayah RI untuk kepentingan negara atas perintah pejabat yang berwenang. Lumspum adalah jumlah uang yang dibayarkan sekaligus untuk semua biaya.Tempat Kedudukan adalah tempat/kota di mana kantor/satuan kerja/proyek berada.

MekanismenyaSPPDpada umumnya karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas mengisi form tersebut, kemudian meminta persetujuan atasan yang berwenang memberikan tugas perjalanan dinas dan di tandatangani oleh bagian SDM. Dibuat rangkap 2, satu untuk file SDM dan 1 lagi untuk lampiran pengajuan biaya perjalanan dinas ke keuangan.

Untuk SDM, data perjalanan dinas dapat dicatat dispread sheetdengan kolom sebagai berikut:

1. Nama

2. Bagian / Departemen 3. Tanggal berangkat 4. Tanggal pulang 5. Tujuan / Agenda 6. Kota Tujuan

Biaya dapat dirinci lagi: 1. Biaya hotel

2. Biaya transportasi 3. Uang saku & makan

Berdasarkan data yang terkumpul kita dapat melakukan analisa untuk berbagai keperluan, antara lain :

1. Karyawan maupun departemen yang banyak melakukan perjalanan dinas

2. Dapat digunakan untuk melakukan pemerataan perjalanan dinas bagi karyawan) 3. Biaya yang dikeluarkan per departemen untuk perjalanan dinas.

4. Tanggal berangkat dan tanggal pulang dapat digunakan untuk monitor absensi karyawan, dan lain-lain.

1.2.9 Ketentuan Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas meliputi :

1. Perjalanan dinas jabatan, merupakan perjalanan dinas dari tempat kedudukan ke tempat yang dituju dan kembali ke tempat kedudukan semula;

2. Perjalanan dinas pindah, merupakan perjalanan dinas dari tempat kedudukan yang lama ke tempat kedudukan yang baru berdasarkan surat keputusan pindah bagi pegawai negeri sipil beserta keluarganya yang sah, yaitu :

Isteri/suami yang sah menurut ketentuang undang-undang;

Anak kandung, anak tiri dan anak angkat yang sah menurut hukum yang berumur paling tinggi 25 tahun pada waktu berangkat, belum pernah menikah dan tidak mempunyai penghasilan sendiri;

Anak kandung, anak tiri dan anak angkat yang sah menurut hukum yang berumur lebih dari 25 tahun, yang menurut surat keterangan dokter mempunyai cacat sehingga ia tidak dapat mempunyai penghasilan sendiri; Anak kandung perempuan, anak tiri perempuan dan anak angkat perempuan yang sah menurut hukum yang berumur lebih dari 25 tahun, yang tidak bersuami dan tidak mempunyai penghasilan sendiri;

Bagi pegawai negeri sipil yang termasuk tingkat A, diperkenankan pula untuk membawa pembantu rumah tangga sebanyak 1 (satu) orang.

Perjalanan dinas pindah termasuk pemulangan dari tempat kedudukan terakhir ke tempat hendak menetap bagi pegawai negeri sipil yang diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun atau mendapat uang tunggu;

Pemulangan keluarga yang sah dari pegawai negeri sipi yang meninggal dunia dari tempat tugas terakhir ke tempat tujuan menetap.

Pegawai sebelum melakukan Surat Perintah Perjalanan Dinas harus memperhatikan beberapa hal yaitu mengenai Tingkat perjalanan dinas, Pegawai negeri sipil Golongan I, Kendaraan yang digunakan, Permohonan Perpindahan Dinas, Biaya, Kendaraan Dinas, dan Rincian Biaya.

1.2.9.1 Tingkat Perjalanan Dinas

Tingkat perjalanan dinas didasarkan pada golongan pegawai negeri sipil, yaitu :

1. Tingkat A, untuk pegawai negeri sipil golongan IV. 2. Tingkat B, untuk pegawai negeri sipil golongan III. 3. Tingkat C, untuk pegawai negeri sipil golongan II. 4. Tingkat D, untuk pegawai negeri sipil golongan I.

1.2.9.2 Pegawai Negeri Sipil Golongan I

Pegawai negeri sipil Golongan I hanya diperkenankan melakukan perjalanan dinas dalam hal mendesak/khusus, seperti :

1. Tenaga teknis tidak diperoleh di tempat bersangkutan; 2. Pemulangan/pengembalian pegawai/keluarga pegawai

1.2.9.3 Kendaraan yang Digunakan

Perjalanan dinas jabatan dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaran dinas atau dengan kendaraan umum.

1.2.9.4 Permohonan Perpindahan Dinas

Perjalanan dinas pindah atas dasar permohonan sendiri tidak diberikan biaya perjalanan dinas.

1.2.9.5 Biaya

Biaya perjalanan dinas terdiri dari biaya transportasi, pengepakan, penggudangan, angkutan barang, pemetian dan angkutan jenazah, uang harian yang mencakup biaya penginapan, biaya makan,biaya angkutan setempat dan uang saku.

1.2.9.6 Kendaraan Dinas

Perjalanan dinas yang dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan dinas, biaya perjalanan dinasnya tidak termasuk biaya transportasi pergi pulang dan angkutan dalam kota tujuan.

1.2.9.7 Rincian Biaya

33

1.1 Analisis Masalah

Sekretariat Badan Geologi adalah divisi yang bergerak melaksanakan koordinasi penyusunan rencana, program dan anggaran, serta evaluasi dan penyusunan laporan departemen. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan Mata Anggaran Kegiatan (MAK).

Pada saat ini dalam pengolahan data arsip SPPD dilakukan dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2007 dan Microsoft Office Word 2007.

Hanya saja pengolahan data arsip dengan menggunakan Microsoft Office Excel

dan Microsoft Office Word sering mengalami kesulitan dalam memasukkan data pegawai dan mengontrol Mata Anggaran Kegiatan (MAK). Kesulitan diakibatkan karena mekanisme dalam pembuatan laporan SPPD adalah user harus mencari data pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas setelah data pegawai ditemukan maka data pegawai tersebut dimasukkan ke dalam template SPPD Microsoft Office Word yang sudah disediakan kemudian laporan dicetak dan diarsipkan dalam lemari, sehingga pembuatan laporan SPPD menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel mengakibatkan proses pengarsipan menjadi lambat. Pegawai dalam melakukan perjalanan dinas membutuhkan anggaran yang disediakan oleh Mata Anggaran Kegiatan (MAK), pencatatan biaya perhitungan MAK ditulis dalam buku sehingga sulit untuk mengontrol biaya MAK yang telah dikeluarkan akibatnya MAK sering mengalami kelebihan atau kekurangan anggaran dikarenakan dokumen mudah rusak atau hilang.

Sekretariat Badan Geologi Bandung membutuhkan suatu aplikasi untuk mengolah data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) agar pihak Sekretariat Badan Geologi tidak lagi menggunakan Microsoft Office Word dalam

mengolah data SPPD. Sehingga Solusi yang diusulkan adalah dengan membangun sebuah aplikasi pengolahan data arsip SPPD berbasis web.

1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan menurut struktur kerja dan manajemen pada perusahaan ini masih dilakukan menggunakan Microsoft Office Word, seperti dalam hal pengolahan data arsip SPPD, perhitungan Mata Anggaran Kegiatan, dan hasil mutasi transaksi SPPD.

Adapun prosedur proses pembuatan laporan SPPD dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Pegawai di lingkungan Badan Geologi yang akan melaksanakan perjalanan dinas (kecuali Kepala Pusat), mengisi formulir permohonan perjalanan dinas, yang disediakan oleh Sub Bagian pada Sekeretariat Badan Geologi, meliputi Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, Bagian Umum dan Kelompok Jabatan Fungsional.

2. Setelah formulir diisi dan disetujui oleh Kepala Bidang/Bagian yang bersangkutan, formulir dikembalikan ke Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, Bagian Umum dan Kelompok Jabatan Fungsional untuk diajukan kepada Kepala Pusat.

3. Setelah disetujui oleh Kepala Pusat, Kepala Sub Bagian Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan membuat Surat Pengajuan SPPD (Lampiran I), Rincian biaya (Formulir II), Surat Perintah (Lampiran III) dan Kwitansi Perjalanan Dinas atas nama pegawai yang bersangkutan.

4. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan, melalui Kepala Bagian Tata Usaha membuat surat permohonan kepada Kepala Bagian Tata Usaha untuk pengeluaran biaya perjalanan dinas dengan dilampiri formulir pengajuan yang telah disetujui oleh Kepala Pusat. 5. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian

Keuangan (Pelaksana) meneruskan surat permohonan yang telah disetujui oleh Kepala Bagian Tata Usaha, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan.

6. Kepala Sub Bagian Keuangan, memerintahkan kepada Bendaharawan Pengeluaran untuk mengeluarkan uang muka perjalanan dinas sesuai dengan pengajuan.

7. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan (Pelaksana), mengambil uang muka perjalanan dinas sesuai dengan jumlah pengajuan dan memberitahukan kepada pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas.

8. Pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas, mengambil biaya perjalanan dinas ke Sub Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan (Pelaksana) dengan menandatangai Rincian Biaya dan Kwitansi Perjalanan dinas.

9. Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan (Pelaksana) memberikan Surat Perintah dan Surat Rincian Biaya (Formulir II) untuk dimintakan Cap, tanda tangan dan nama pejabat penandatangan pada Instansi tempat tujuan pada saat tiba dan akan kembali dari tujuan.

10. Pegawai yang bersangkutan, menyerahkan kembali Surat Perintah Perjalanan Dinas dan Surat Rincian Biaya (Formulir II) kepada Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan serta membuat Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas kepada Kepala Bidang untuk diteruskan kepada Ka.Sekretariat Badan Geologi sebagai bukti telah selesai melaksanakan perjalanan dinas.

11. Kepala Sub Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Kepegawaian, Bagian Keuangan (Pelaksana), mengisi tanggal berangkat dan tanggal kembalinya perjalanan dinas pada Surat Pengajuan Perjalana Dinas dan diajukan kepada Kepala Pusat untuk ditandatangani.

12. Surat Perintah Perjalanan Dinas, Formulir Rincian Biaya dan Kwitansi yang telah ditandatangani oleh Kepala Pusat disampaikan kepada Sub Bagian Keuangan/Bendaharawan Pengeluaran sebagai bukti pertanggung jawaban.

Prosedur proses pengarsipan data SPPD dalam sistem yang sedang berjalan dapat di dilihat pada gambar 3.1 mengenai flowmap pengajuan perjalanan dinas.

Flowmap Permintaan Surat Perintah Perjalanan Dinas

Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Pusat

Kepala Sub Bagian Keuangan Sub Bagian SBG

Pegawai Form Bukti Laporan Kegiatan SPPD Melaksanakan tugas SPPD Form Bukti Laporan Kegiatan SPPD Printout SPPD yg tidak disetujui Formulir persyaratan SPPD yang telah terisi

Printout SPPD yg disetujui Form Persyaratan

SPPD yg tidak lengkap Pengisian ulang persyaratan SPPD Form Persyaratan SPPD yg tidak lengkap

Data Pegawai yg

melakukan SPPD Printout SPPD Form Persyaratan SPPD yang lengkap Pembuatan SPPD Formulir Persyaratan SPPD yang kosong Formulir persyaratan SPPD

yang telah terisi

Formulir Persyaratan SPPD yang kosong Setuju? Form Bukti Laporan Kegiatan SPPD Form Persyaratan

SPPD yg telah dilengkapi Form Bukti Laporan Kegiatan SPPD Pengesahan SPPD Printout SPPD Pencetakan berkas SPPD

Surat jalan dan Rincian biaya SPPD Persetujuan A1 Ya Form Bukti Laporan Kegiatan SPPD Menyiapkan Surat Jalan dan Rincian Biaya SPPD Pemeriksaan kelengkapan formulir persyaratan SPPD

yg telah terisi

Lengkap? Tidak Form Persyaratan SPPD yg lengkap SPPD.doc Ya Tidak

Surat jalan dan Rincian Biaya

SPPD Surat jalan dan

Rincian Biaya SPPD Pengisian formulir persyaratan SPPD

Surat jalan dan Rincian Biaya

SPPD Surat jalan dan

Rincian Biaya SPPD Printout SPPD yang disahkan Printout SPPD yang disahkan Pemeriksaan Rincian Biaya SPPD Rincian Biaya SPPD yg lengkap Tidak Rincian SPPD yg tidak lengkap Ya Lengkap? Rincian Biaya SPPD yg lengkap Printout SPPD yang disahkan

A1 : Persyaratan SPPD yang Lengkap

1.2.1 Kesimpulan Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Dengan melihat serta memahami dari proses yang sedang berjalan, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem yang digunakan untuk pengolahan data arsip SPPD pada umumnya masih sederhana yaitu menggunakan Microsoft Office Word.

2. Lambatnya proses pengarsipan data Surat Perintah Perjalanan Dinas.

3. Proses perhitungan biaya Mata Anggaran Kegiatan (MAK) yang dilakukan sangat kurang sehingga informasi mengenai sisa MAK yang dihasilkan belum maksimal.

4. Proses pengarsipan Mata Anggaran Kegiatan (MAK) belum maksimal dikarenakan sering terjadinya anggaran biaya yang overload.

5. Kurang terstrukturnya aliran data dan proses-proses yang terjadi.

1.3 Analisis Basis Data

Analisis basis data yang akan dilakukan adalah perancangan proses yang bertujuan untuk menghasilkan aplikasi pengolahan data arsip yang berbasis web. Perancangan proses yang dibuat mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan. Perancangan proses tersebut meliputi Entity Relation Diagram yang berfungsi untuk menjelaskan aliran data yang diproses sehingga dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.

1.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan relasi antar tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar tabel penyimpanan. Entity Relationship Diagram (ERD) terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas-entitas yang saling berhubungan. Entity Relationship Diagram (ERD) dari Aplikasi pengolahan data arsip SPPD di Sekeretariat Badan Geologi Bandung dapat dilihat pada gambar 3.4

38 pegawai rangking gol/ruang nip no_urut nama bobot jabatan id_bagian tmt_gol username tgl_lahir tmt_jabatan unit admin mengelola 1 1 mutasi unit bagian n n n nama level tujuan nip berangkat saku keluar id_mutasi kembali id_kabkota id_unit nama_unit nama_bos nip_bos id_unit id_bagian nama_bagian mak n id_mak tahun anggaran apt id_mutasi tahun kabkota admin nip saku tingkat_ijazah cpns

1.4 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Setelah melakukan analisis fungsional untuk mengetahui prosedur-prosedur yang berjalan di Sekretariat Badan Geologi, maka dilakukanlah langkah selanjutnya yaitu analisis non fungsional. Analisis non fungsional adalah sebuah langkah dimana seorang pembangun perangkat lunak dan analisis sumber daya yang akan menggunakan perangkat lunak yang dibangun.

Analisis non fungsional tidak hanya menganalisis siapa saja yang akan menggunakan aplikasi tetapi juga menganalisis perangkat keras dan perangkat lunak yang dimiliki oleh pemesan, sehingga dapat ditentukan kompabilitas aplikasi yang dibangun terhadap sumber daya yang ada. Analisis non fungsional yang dilakukan dibagi dalam 3 tahap, yaitu :

1. Analisis perangkat keras 2. Analisis perangkat lunak 3. Analisis perangkat piker

1.4.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Sekretariat Badan Geologi dalam mengolah data Arsip SPPD memiliki 4 komputer dengan spesifikasi yang tertera pada Tabel 3.5.

Tabel 1.1 Spesifikasi Perangkat Keras Sekretariat Badan Geologi

No Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Intel Pentium Dual Core 2,4 GHz

2 Monitor Montor LCD 17 inch

3 VGA VGA On-Board 224 MB

4 Memori 1 GB

5 Keyboard Dell

6 Mouse Dell

Kebutuhan perangkat keras untuk mengolah data arsip SPPD di Sekretariat Badan Geologi, minimum memiliki spesifikasi yang tertera pada Tabel 3.6 :

Tabel 1.2 Spesifikasi Perangkat Keras Minimal

No Perangkat Keras Spesifikasi

1 Processor Intel Pentium 1.6 GHz

2 Monitor Montor 15 inch

3 VGA VGA On-Board 64 MB

4 Memori 512 MB

5 ODD DVD-ROM

6 Keyboard Standar

7 Mouse Standar

8 Printer Printer hitam-putih

Berdasarkan perbandingan perangkat keras yang ada di Sekretariat Badan Geologi dengan perangkat keras minimun yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip SPPD maka dapat disimpulkan bahwa perangkat keras yang dimiliki Sekretariat Badan Geologi saat ini mampu digunakan untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip SPPD sehingga tidak perlu ada penambahan perangkat keras baru.

1.4.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan oleh Sekretariat Badan Geologi untuk membantu pengolahan data arsip adalah :

1. Sistem Operasi Windows XP Professional Service Pack 3 2. Microsoft Office 2007

Kebutuhan perangkat lunak untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip di Sekretariat Badan Geologi minimum memiliki spesifikasi sebagai berikut :

1. Sistem Operasi Windows XP Professional Service Pack 3 2. Microsoft Office 2007

3. Macromedia Dreamweaver8 4. MySQL Essential-5.0.24-win 32

Berdasarkan perbandingan perangkat lunak yang ada di Sekretariat Badan Geologi dengan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi maka dapat disimpulkan bahwa dibutuhkan perangkat lunak tambahan untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip SPPD sehingga aplikasi yang dibangun dapat berjalan dengan optimal.

1.4.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Pikir

User yang mengolah data arsip SPPD terdiri dari 4 orang, yaitu 3 orang pegawai dan 1 orang sebagai admin. User yang bergerak dibidang pengolahan data arsip SPPD dijelaskan pada tabel dibawah ini :

Tabel 1.3 Analisis kebutuhan perangkat pikir

Nama : M. M. Sapick N., S.T.

Umur : 33 tahun

Pendidikan Terakhir : Strata Satu (S1)

Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan perangkat lunak Office, mampu mengolah data dalam database dan mampu menjalankan aplikasi berbasis web yang terdapat di Sekretariat Badan Geologi.

Nama : Ir. Rudy Suhendar., S.T.

Umur : 38 tahun

Pendidikan Terakhir : Strata Satu (S1)

Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan perangkat lunak Office dan aplikasi lainnya yang terdapat di Sekretariat Badan Geologi.

Nama : Ir. Oman Abdurahman. S.T.

Umur : 40 tahun

Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan perangkat lunak Office dan aplikasi lainnya yang terdapat di Sekretariat Badan Geologi.

Nama : Ir. Agung Pribadi. S.T.

Umur : 41 tahun

Pendidikan Terakhir : Strata Satu (S1)

Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan perangkat lunak Office dan aplikasi lainnya yang terdapat di Sekretariat Badan Geologi.

Kebutuhan perangkat pikir untuk mengolah data SPPD agar aplikasi dapat berjalan dengan baik, maka harus memiliki kriteria user sistem sebagai berikut :

Umur : 22 - 40 tahun

Pendidikan Terakhir : Diploma Tiga (D3)

Kemampuan yang dimiliki : Mampu menggunakan aplikasi yang dibangun dalam pengolahan data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

Berdasarkan perbandingan user sistem yang ada dengan user sistem yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi yang dibangun maka dapat disimpulkan bahwa user dapat mengolah data arsip SPPD, sehingga tidak diperlukannya pelatihan khusus kepada user.

1.5 Analisis Jaringan

Analisis jaringan merupakan analisis yang mampu

menggambarkan bagaimana suatu arus informasi bergerak melalui struktur-struktur sosial dalam suatu sistem sosial. Sekretariat Badan Geologi memiliki jaringan arus informasi yang bergerak melalui Wireless Fidelity, yaitu jaringan lokal nirkabel yang memungkinkan seseorang untuk saling terhubung dengan internet menggunakan titik akses tertentu dengan komputer, kartu nirkabel atau Personal Digital Assistant (PDA).

Kebutuhan jaringan untuk aplikasi pengolahan data arsip SPPD di Sekretariat Badan Geologi yaitu dengan adanya jaringan yang memakai kabel atau tanpa kabel (nirkabel) untuk dapat terhubung dengan internet.

Berdasarkan perbandingan jaringan yang ada dan jaringan yang dibutuhkan maka dapat disimpulkan bahwa jaringan sudah cukup baik untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip SPPD.

1.6 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional menggambarkan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam sistem dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan yang bersangkutan. Analisis Analisis Kebutuhan Fungsional terdiri dari Diagram konteks, Data Flow

Diagram (DFD), Spesifikasi Proses, dan Kamus Data.

1.6.1 Diagram konteks

Diagram konteks merupakan model sistem fundamental yang merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Diagram konteks aplikasi pengolahan data arsip SPPD di Sekretariat Badan Geologi Bandung dapat dilihat pada gambar 3.4 dibawah ini :

Aplikasi Pengolahan data

arsip SPPD Admin

Info Pegawai Info MAK Info Admin

Data Pegawai Data MAK. Data Admin

Pegawai

Info Mutasi Info Admin Info Pegawai

Laporan PDF Permintaan SPPD Laporan PDF SPPD

Laporan PDF Rincian Biaya SPPD Laporan PDF Kwitansi Dinas

Data Mutasi

Data Admin Data Pegawai

Pegawai.xls

Info Pegawai

Gambar 1.3 Diagram Konteks Pengolahan Data Arsip SPPD

1.6.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram konteks dalam bentuk yang

lebih detail, Data flow diagram menguraikan proses yang terjadi dalam sistem sampai ke proses yang lebih detail. Pada Data Flow Diagram (DFD) aplikasi pengolahan data arsip SPPD di Sekeretariat Badan Geologi Bandung dapat diuraikan menjadi beberapa Data Flow Diagram.

1.6.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram konteks dalam bentuk yang

lebih detail, Data flow diagram menguraikan proses yang terjadi dalam sistem sampai ke proses yang lebih detail. Pada Data Flow Diagram (DFD) aplikasi pengolahan data arsip SPPD di Sekeretariat Badan Geologi Bandung dapat diuraikan menjadi beberapa Data Flow Diagram.

1.6.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Data Flow Diagram (DFD) level ini menjelaskan proses-proses yang terjadi pada pembangunan aplikasi lebih detail lagi. Terdapat tiga proses utama yaitu Proses Login, Proses Pengolahan Data Permintaan SPPD dan Pengolahan Data master seperti yang terlihat pada Gambar 3.5 DFD Level 1 dibawah ini :

Admin 1 Login Pegawai 3 Pengolahan data master 2 Pengolahan data permintaan SPPD Data Admin Invalid Admin Invalid Admin Data Admin Data Admin Info Admin Data Pegawai Data MAK Info pegawai Info Pegawai Info Pegawai Info MAK Info Pegawai Info MAK Data Pegawai Data MAK Info Pegawai Info MAK

Laporan PDF Permintaan SPPD Laporan PDF SPPD

Laporan SPPD Rincian Biaya Laporan SPPD Kwitansi Dinas

Data MAK

Data Pegawai Data MAK

Info MAK

Gambar 1.4 DFD Level 1 Aplikasi Pengolahan data arsip SPPD

1.6.2.3 DFD Level 2 Proses 2.0 Pengolahan Data Permintaan SPPD

Data Flow Diagram (DFD) Level 2 turunan dari DFD level 1 proses 2.0 (Pengolahan Data Permintaan SPPD) yang menjelaskan proses-proses yang terjadi pada aplikasi. Dapat dilihat pada Gambar 3.6 DFD Level 2 bawah ini :

Pegawai

2.1 Simpan Data

Permintaan SPPD

2.2 Hapus Data Permintaan

SPPD Data Pegawai

Data Pegawai Info Hapus Data

Data Pegawai Data Pegawai Info Pegawai

Data Pegawai Info Pegawai

Info Pegawai

Gambar 1.5 DFD Level 2 dari Proses 2.0 Pengolahan Data Permintaan SPPD 1.6.2.4 DFD Level 2 Proses 3.0 Pengolahan Data master

Data Flow Diagram (DFD) Level 2 turunan dari DFD level 1 proses 3.0 (Pengolahan Data master) yang menjelaskan proses-proses yang terjadi pada aplikasi. Dapat dilihat pada Gambar 3.7 DFD Level 2 bawah ini :

3.1 Pengolahan Data Pegawai

3.2 Pengolahan

Data MAK Admin

Data Pegawai

Info Pegawai

Data MAK Info MAK

Data Pegawai

Data MAK Data Pegawai

Info Pegawai

Data MAK

Info MAK

1.6.2.5 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Pegawai

Proses yang terdapat pada DFD level 3 adalah turunan dari proses 3.1 (Pengolahan Data Pegawai) yang menjelaskan proses tambah, ubah dan hapus data pegawai. Dapat dilihat pada Gambar 3.8 DFD Level 3 dibawah ini :

3.1.1 Tambah Data

Pegawai

3.1.2 Ubah Data

Pegawai

3.1.3 Hapus Data

Pegawai

Admin Data Pegawai

Data Pegawai Info Data Pegawai

Data Pegawai

Info Pegawai

Info Pegawai Data Pegawai Data Pegawai

Info Pegawai

Data Pegawai Info Data Pegawai

Data Pegawai Info Pegawai

Gambar 1.7 DFD Level 3 dari Proses 3.1 Pengolahan Data MAK 1.6.3 Spesifikasi Proses

Spesifikasi Proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran yang terdapat pada DFD (Data F low Diagram). Spesifikasi proses dari gambaran DFD diatas akan dijelaskan pada Tabel 3.1 dibawah ini :

Tabel 1.4 Spesifikasi Proses

No Proses Keterangan

1. No Proses 1.0

Nama Proses Login

Source (Sumber) Admin dan Pegawai

Input Data Admin

Output Invalid Data Admin

Logika Proses Admin dan Pegawai memasukkan username dan password ke proses Login untuk dapat mengakses situs admin atau permintaan SPPD

2. No Proses 2.0

Nama Proses Pengolahan Data Permintaan SPPD

Tabel 1.5 Spesifikasi Proses (lanjutan) Source (Sumber) Pegawai

Input Data MAK dan Data Pegawai

Output Info MAK, Info Pegawai, Laporan PDF SPPD,

Laporan PDF Permintaan SPPD, Laporan PDF Rincian Biaya dan Laporan PDF Kwitansi Dinas

Destination(Tujuan) Pegawai

Logika Proses Pegawai memasukkan data pegawai dan data MAK

untuk menghasilkan laporan-laporan PDF yang dibutuhkan.

3. No Proses 3.0

Nama Proses Pengolahan Data Master

Source (Sumber) Admin

Input Data Pegawai dan Data MAK

Output Info Pegawai dan Info MAK

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin memberikan data pegawai dan data MAK

untuk dapat melakukan proses pengolahan data master.

4. No Proses 2.1

Nama Proses Simpan Data Permintaan SPPD

Source (Sumber) Pegawai

Input Data MAK dan Data Pegawai

Output Info MAK dan Info Pegawai

Destination(Tujuan) Pegawai

Logika Proses Pegawai memberikan data MAK dan data pegawai

ke dalam proses pengolahan data permintaan SPPD untuk menambah data permintaan SPPD

5. No Proses 2.2

Nama Proses Hapus Data Permintaan SPPD

Source (Sumber) Pegawai

Input Data MAK dan Data Pegawai

Output Info MAK dan Info Pegawai

Destination(Tujuan) Pegawai

Logika Proses Pegawai memberikan data MAK dan data pegawaike

dalam proses pengolahan data permintaan SPPD untuk menghapus data permintaan SPPD

Logika Proses Sekretariat Badan Geologi memberikan data MAK

6. No Proses 3.1

Nama Proses Pengolahan Data Pegawai

Source (Sumber) Admin

Input Data Pegawai

Output Info Pegawai

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin dapat mengolah data pegawai yang ada

7. No Proses 3.2

Nama Proses Pengolahan Data MAK

Tabel 1.6 Spesifikasi Proses (lanjutan) Source (Sumber) Admin

Input Data MAK

Output Info MAK

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin dapat mengolah data MAK yang ada

8. No Proses 3.1.1

Nama Proses Tambah Data Pegawai

Source (Sumber) Admin

Input Data Pegawai

Output Info Pegawai

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin dapat manambah data pegawai yang ada

9. No Proses 3.1.2

Nama Proses Ubah Data Pegawai

Source (Sumber) Admin

Input Data Pegawai

Output Info Pegawai

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin dapat mengubah data pegawai yang ada

10. No Proses 3.1.2

Nama Proses Ubah Data Pegawai

Source (Sumber) Admin

Input Data Pegawai

Output Info Pegawai

Destination(Tujuan) Admin

Logika Proses Admin dapat mengubah data pegawai yang ada

1.6.4 Kamus Data

Kamus data atau data dictionary adalah Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, dapat menggambarkan data yang mengalir disistem dengan lengkap.

1.12.16Tampilan Laporan Kwitansi Dinas

Gambar 1.40 Laporan Kwitansi Dinas

1.12.17Tampilan Pesan Gagal Login

Tampilan pesan ketika user salah memasukkan username ataupun password, sehingga akan menampilkan pesan seperti dibawah ini:

Gambar 1.41 Tampilan Pesan Gagal Log In

1.12.18Tampilan Pesan Data Belum Lengkap

Tampilan pesan ketika user belum lengkap memasukkan data dalam pengisian form SPPD, sehingga akan menampilkan pesan seperti dibawah ini:

Gambar 1.42 Tampilan Pesan Data Belum Lengkap

1.12.19Tampilan Pesan Belum Log In

Tampilan pesan ketika user mencoba untuk langsung mengisi form SPPD tanpa melakukan Log In terlebih dahulu, sehingga akan menampilkan pesan seperti dibawah ini:

83

Kesimpulan dan saran yang diperoleh dari pembangunan aplikasi pengolahan data arsip SPPD berisi mengenai hal-hal yang telah dilakukan dalam pembangunan serta beberapa kekurangan yang terdapat pada pembangunan aplikasi pengolahan data arsip SPPD.

1.1 Kesimpulan

1. Adanya aplikasi ini di Sekretariat Badan Geologi akan membantu kelancaran dalam pengarsipan data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

2. Sistem pengolahan data berbasis komputer dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kerja, karena mempermudah user dalam mengolah data arsip dan mempercepat proses pengolahan data arsip Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

3. Dengan adanya aplikasi ini user dapat mengetahui dan memantau biaya yang sudah terpakai selama melakukan perjalanan dinas sehingga tidak akan terjadi anggaran biaya atau Mata Anggaran Kegiatan (MAK) yang overload.

1.2 Saran

Berdasarkan hasil dari Kerja Praktek di Sekretariat Badan Geologi, penulis mengemukakan beberapa saran agar sekiranya dapat dijadikan masukan bagi instansi:

1. Untuk memudahkan pengoperasian dari aplikasi ini, penulis menyarankan agar para petugas yang terlibat harus memiliki keterampilan dalam penguasaan komputer.

2. Disamping itu agar aplikasi bisa berjalan lebih optimal maka semua bagian yang terlibat dalam aplikasi SPPD ini agar mengikuti prosedur yang berlaku dengan sebaik-baiknya.

3. Aplikasi pembuatan laporan SPPD yang telah penulis buat ini agar dijadikan bahan untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan instansi.

85

http://www.bgl.esdm.go.id/index.php?option=com_content&task=view&id=12 &Itemid=26

[2] HM, Jogiyanto. (2006), Sistem Teknologi Informasi Edisi ke II penerbit Andi, Jakarta.

[3] McLeod, Raymond. (2004), Sistem Informasi. Manajemen Jilid 2, edisi ketujuh. Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta.

[4] Hermawan, Budi (12 Agustus 2010 Jam 19:10:11), Waterfall Model, http://www.budihermawan.net/?tag=waterfall-model

[5] Wales, Jimmy (23 Agustus 2010 Jam 07:45:15), Pemrograman

PHP/Pendahuluan/Pengertian PHP,

http://id.wikibooks.org/wiki/Pemrograman_PHP/Pendahuluan/Pengertian_PHP [6] Wales, Jimmy (23 Agustus 2010 Jam 08:05:24), MySql,

http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL

[7] Wales, Jimmy (23 Agustus 2010 Jam 08:15:30), Adobe Dreamweaver, http://id.wikipedia.org/wiki/Adobe_Dreamweaver

[8] Dokumen langsung dari Sekretariat Badan Geologi mengenai pengertian dan mekanisme Surat Perintah Perjalanan Dinas.