Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko
buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
1. Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk
memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. 2.
Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:55 perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
4. Mencatat alamat pemesanan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan
atau lembaga yang memesannya.
2.5 Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi buku induk sebagai tanda bukti pembendaharaan
perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang
bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan dengan stempel atau cara lain pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan
maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Menurut Milburga 2000: 76 keterangan yang dicatat dalam buku
inventarisasiinduk adalah: 1. Nomor urut
2. Taggal masuk buku 3. Asal buku
4. Nama pengarang
20
Universitas Sumatera Utara
5. Judul buku 6. Nama penerbit dan tahun terbit
7. Jumlah eksemplar 8. Harga satuan dan jumlah harga
9. Jenis buku: teksinformasifiksireferensi 10. Bahasa yang dipakai: IndonesiaInggris dan lain-lain
11. Keteranga mengenai keadaan buku Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga 2000: 75
inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1.
Mencatat bukubahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang
terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan
bahan pustaka tersebut. 4.
Kolom asal buku diisi dengan keterangan: a.
Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.
b. Nama Perseoranganbadan atau instansilembaga, bila
buku-buku itu berasal dari hadiah. c.
Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang
dicatat. 6.
Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7.
Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar. 8.
Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah
eksemplar buku yang bersangkutan. 10.
Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari
buku yang sedang diinventarisasi. 12.
Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi
buku menurut Dewey. 14.
Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi
21
Universitas Sumatera Utara
15. Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman
dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli,
seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut
dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Menurut Bafadal 2001:46 kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:
1. Memberi stempel pada buku. Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya
hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan
pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan. 2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai
tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada
kebijakan pustakawannya masing-masing. 3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel
dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik
halaman judul. 4. Mendaftar bahan pustaka
Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara
pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah.
Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya. Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai
dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena
dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki
perpustakaan.
2.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka
