Adapun unsur-unsur pengeluaran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ini adalah sebagai berikut:
1 Jamsostek pensiun : Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada
pegawai dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan tersebut pension.
2 PPh Pasal 21 : Pengenaan Pph pasal 21 dari Undang-undang perpajakan
ditetapkan sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji yang diperoleh pada bulan bersamaan.
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan
tugas yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi 2001 : 389 dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari :
1 Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain. 2. Kartu jam hadir
Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Universitas Sumatera Utara
3. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain-lain. 5.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6. Surat pertanyaan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu : 1.
Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh
pegawai yang bersangkutan. 3.
Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk mendapatkan pembayaran dua kali
4. Membuat kesalahan-kasalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan
upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang
karyawan lain. 6.
Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan upah.
7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut:
1 Bagian Umum
a. Data Karyawan Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan
intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang
tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai
Universitas Sumatera Utara
dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian
penetapan dan keterangan lainnya. b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan.
Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data
karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. 2
Kepala Bagian Masing-Masing Unit Kepala bagian masing-masing uhnit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan promosi.
a. Bagian Keuangan 1
Kasir Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima
setelah terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan. Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan
ketika dia menerima pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke bagian pembukuan akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
2 Bagian Pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji yang dilakukan kasir kemudian membukukan
pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah. 3
Internal Auditor Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah
merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini auditor
akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah
ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
a. Time keeping departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja,
hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. b.
Payroll departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan
menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh
Universitas Sumatera Utara
kerumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen
perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau
berdasarkan komputer. c.
Cost departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji
mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya
upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibayarkan pada setiap tanggal 1 dan 20 untuk
pemberian insentif pada suatu priode. Gaji karyawan bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan keuntungan yang telah ditetapkan
perusahaan.
Total gaji bersih = Gaji pokok + Komisi – Potongan-potongan
Ada beberapa cara emnghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai adalah untuk mencapai tujuan organisasi yaitu melalui efisiensi dan
efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Malayu S.P Hasibuan 2005 : 124 sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu : dibedakan atas upah pekerjaan, upah
perminggu dan upah perbulan. 2.
Sistem upah menurut kesatuan hasil : jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah uapah yang akan diterima karyawan
dan biasanya diterpkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang
diterima tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan : suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya
jasa didasarkan atas volue pekerjaan dan lama mengerjakannya.
a. Hari kerja
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada Fakultas
Ekonomi USU sebagai berikut:
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Senin – kamis
Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat Pukul: 13.00- 14.00 kerja
Pukul: 08.00-11.00 kerja Jumat
Pukul: 08.00-13.00 kerja Sabtu
b. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti
tersebut tidak dapat diambil sekaligus, dalam 1 bulan hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan
tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji. 2. Cuti khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a. Cuti pada saat pernikahan. Pada saat pernikahan perusahaan cuti yang diberikan kepada karyawan
sebanyak 2 hari. a.
Cuti pada saat melahirkan Pada saat melahirkan perusahaan memberikan cuti kepada karyawan selama
dua minggu. Pada cuti khusus ini pambayaran gaji pada karyawan tetap berlangsung
dan tidak ada pemotongan gaji. Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan
sebagai berikut :
Gaji Pokok per bulan Rp xxx
Uang Transport Rp xxx
Insentif Rp xxx
Uang Makan Rp xxx
Total Pendapatan Rp xxx
+
Universitas Sumatera Utara
Potongan-potongan: Lain-lain:
Absensi Rp xxx
Gaji Bersih Rp xxx
-
D. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
