Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini informasi dapat dikatakan sebuah kebutuhan yang penting untuk setiap organisasi. Untuk meningkatkan pnyelenggaraan proses administrasi dan pelayanan publik yang baik perlu adanya sumber informasi yang dapat mendukung. Salah satu sumber informasi yang penting untuk dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Kearsipan adalah suatu bagian peting dalam organisasi, maka hamper disetiap organisasi dibentuk unit kerja yang khusus menangani arsip dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali. Arsip sangat berperan terhadap kelancaran hubungan sebuah organisasi dengan masyarakat.Arsip dapat dikatakan rekaman informasi tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu organisasi.Arsip memegang peranan penting bagi organisasi untuk mengingat semua dokumen yang ada di dalam organasi tersebut karena tidak mungkin seseorang dapat mengingat semua dokumen yang jumlahnya banyak dan terus bertambah jumlahnya. Apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan dengan baik maka akan menghambat kelancaran kegiatan-kegiatan organisasibahkan juga akan dapat mengakibatkan penghamburan beberapa sumber antara lain, pikiran, waktu, ruang, tenaga, dan biaya karena itu fungsi arsip sangat diperlukan keberadaannya. Agar setiap arsip dapat tersimpan dan terawat dengan baik, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang dapat menyimpan dan memelihara arsip tersebut.Dengan adanya sistem pengelolaan yang baikakan dapat membantu organisasi dalam memberikan informasi secara cepat, lengkap, dan akurat. Arsip dapat juga berfungsi sebagai penyimpan informasi- informasi penting yang kelak akan dibutuhkan dikemudian hari. Dalam UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan macam- macam tujuan arsip.Beberapa diantaranya yaitu untuk menjamin keselamatan 1 commit to user dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara terpercaya. Sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang diperhatikan oleh berbagai organisasi.Masalah kearsipan yang masih sering terjadi adalah hilangnya arsip-arsip akibat sistem penyimpanan arsip yang kurang sistematis, pengamanan, dan peminjaman atau pemakaian arsip oleh suatu organisasi dalam jangka waktu yang lama sehingga lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. Walaupun sekilas pengelolaan arsip terlihat sederhana tetapi jika arsip tidak dijalankan oleh tenaga yang ahli dibidang penataan kearsipan dan prasarana yang baik untuk mendukung penataan arsip dengan baik, pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan baik. Serta fasilitas arsip yang mendukung penataan arsip dengan baik masih sering kurang diperhatikan dengan baik dan terkesan pengelolaan arsip tersebut dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian organisasi. Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganayar mempunyai tugas dalam melaksanakan administrasi umum untuk melaksanakan tugas dan fungsi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.Untuk membantu kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar sengat diperlukan informasi dan data-data arsip. Arsip adalah bagian penting yang keberadaannya harus ada didalamnya karena arsip digunakan untuk menyimpan data-data informasi yang masuk maupun keluar di Sekretariat Daerah kabupaten Karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang banyak berhubungan dengan kebutuhan masyarakat khususnya diwilayah kabupaten karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang berhubungan langsung dengan masyarakat diwilayahnya. Kegiatan dibagian umum Sekretariat Dearah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan secara baik yang masuk setiap hari rata-rata 40 surat dan surat keluar 20 surat. Arsip harus dikelola dengan baikagar apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat mudah ditemukan kembali dan dalam waktu yang cepat.Kegiatan kearsipan yang dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten 2 commit to user Karanganyar sudah baik. Arsip surat yang disimpan dapat ditata secara rapidan baik dan akan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis mengambil judul “ Pengelolaan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar”

B. Perumusan Masalah