commit to user
BAB II TIINJAUAN PUSTAKA
DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Pengelolaan Kata pengelolaan berasal dari kata yang mengandung arti proses,
memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah
suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. menurut HB Siswanto 2008 : 23 pengelolaan yang berdasarkan manajemen adalah
suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu organisasi yang dijalani.
Banyak orang orang yang mengertikan pengelolaan sama dengan arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen. James A.F. Stoner dalam bukunya “Management” 1982 mengemukakan manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut George Robert Terry dalam M. Manullang, 1988:16 manajemen adalah
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan:
a. Perencanaan planning T. Hani Handoko 1995 mengemukakan bahwa Perencanaan
planning adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode,
sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” efisien dan
4
commit to user efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses
manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada
pencapaian tujuan organisasi. b. Pengorganisasian organizing
menurut M. Mannullang 2006 : 8 Apabila serangkaian telah ditentukan, maka harus disusun organisasi untuk memberikan setiap
bawahan suatu
tugas khusus,
membangun departemen,
mendelegasikan wewenang kepada bawahan, serta mengkoordinasikan kerja bawahan. Jika telah ditentukan bahwa fungsi-fungsi pegawai
tentu akan membantu kearah tercapainya sasaran organisasi, maka struktur organisasi harus dibuat agar telihat jelas pembagian tugas dan
tanggung jawab karyawan yang akan melaksanakan tugas masing- masing
c. Penggerakan actuating Menurut George Robert Terry dalam M. Manullang, 1988:16
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung
jawab.Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia SDM yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi.Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan
tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah
ditetapkan. d. Pengendalian controlling
Sujamto dikutip Silalahi, 2002:177 Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar
pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta
sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku. 5
commit to user Dalam
pengelolaan digunakan
fungsi pengorganisasian.
Pengorganisasian merupakan
suatu tindakan
atau kegiatan
menggabungkan seluruh potensi yang ada dari seluruh bagian dalam suatu kelompok orang atau badan atau organisasi untuk bekerja secara bersama-
sama guna mencapai tujuan yang telah di tetukan bersama, baik untuk tujuan pribadi atau tujuan kelompok organisasi.Pengelolaan diartikan
sebagai sebagai suat rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukam oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengorganisasian ada dibagi dua yaitu statis dan dinamisMenurut Drs. M. Manullang 1987 :
a. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas
atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan- hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan
orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.
b. Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi
atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut pengelolaan
adalah suatu
rangkai kegiatan
yang berintikan
perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Pengertian asip Pengertian arsip menurut Zulkifli Amsyah 2003 : 3 Arsip adalah
setiap catatan record atau warka yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide film-strip, micro-film, media
6
commit to user computer pita, tape, piringan, rekaman, disket, kertas copy, dan lain –
lain. Menurut Gina Mediana dan Iwan Setiawan 1994 : 33 arsip dapat
diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, bangsa.
Sedangkan LAN Lembaga Administrasi Negara merumuskan tentang arsip sebagai berikut:arsip adalah kertas, naskah, buku, foto, film,
microfilm, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta
dengan segala penciptaannya,dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan. Keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan atau kegiatan-kegiatanpemerintah yang lain,atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.Ig. Wursanto,
1991:18. Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan
bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat keterangan-keterangan baik yangberupa tulisan, gambar, maupun benda-bendaa lain yang dapat
membantuingatan dan memiliki nilai informasi berupa sehingga mempunyai
kegunaanbaik bagi
kepentingan organisasi
maupun kepentingan pribadi yang disimpansedemikian rupa sehingga mudah dan
cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan. 3. Klasifikasi arsip
Badri M Sukoco 2007 : 8 dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran Modern mengklasifikasikan arsip sebagai berikut.
7
commit to user Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip
4. Pengelolaan arsip Pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan
lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai
aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai
guna yang permanent” Drs. E. Martono, 1987:4. Pengelolaan arsip terdiri dari :
1. Penerimaan dan pencatatan arsip 2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip 4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
Dari proses pengelolaan arsip diatas dapat diuraian sebagai berikut : a. Penerimaan dan pencatatan arsip
Menurut Wagimin dan Endang Martini 2006:26-28 agar supaya surat-suratyang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang,
hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain
untuk menyerahkan surat-surat pada loket. Arsip
Dokumen Record Arsip Dinamis
Aris Status Archives
Aktif
Inaktif 8
commit to user Dalam hal penerimaan surat masuk, petugas penerima surat
harus mengumpulkandan menghitung surat-surat yang masuk serta meneliti ketepatan tujuan dari surattersebut.
Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir surat-surat kedalam surat pribadi dan surat dinas, memisahkan surat
pribadi untuk pimpinan,sekretaris atau pegawai lainnya, membagi surat dinas menjadi 3 golongan yaitudinas rutin, penting atau rahasia.
Setelah itu membuka sampul amplop danmengeluarkan surat dari dalam sampul.
Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda atau ciricirinya.Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan
sampulnya.Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan wewenangnya. Membaca suratdisamping untuk mengetahui isinya
juga untuk menentukan mana surat yangpenting dan mana surat yang biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat-suratmana yang perlu
disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-suratmana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau unit-
unitpengolah yang dimaksud oleh surat. Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya
adalahpencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat disesuaikan dengan sifatsurat yaitu apakah termasuk surat penting,
surat biasa atau surat rahasia. Saranapencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutinbiasa dan surat
rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar. Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada
yangberhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan pokok masalahyang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar
disposisi routing slip.Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atasisi surat dengan menegaskan
berupa instruktur untuk bawahan atau informasiuntuk pimpinan sederajad.
9
commit to user b. Penyimpanan arsip
1 Asas Penyimpanan Arsip Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi
tentunyaberbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman, awet, efisien dan luwesfleksibel.
Ada tiga macam asas menurut “Ig Wursanto” yang dapat dipergunakandalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:
a Asas Sentralisasi Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas
sentralisasi adalahpenyimpanan warkat yang dipusatkan central filing pada unit tertentu. Jadi,penyimpanan warkat
dari setiap
unit yang
ada di
dalam organisasi
kantordipusatkan pada unit tertentu. Keuntungan dari asas sentralisasi adalah:
i. Tanggung jawab penyimpanan warkat ada dipusat
dipusatkansehingga penyelenggaraan
penyimpanan warkat lebih efektif.
ii. Penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan
lebih mudah karena mereka itu terdiri dari tenaga-tenaga yang ahli atau paling tidak merekaitu mengerti tentang
seluk beluk pengelolaan warkat, maka mereka akan lebihmudah mengembangkan kemampuan, kecakapan dan
keahlian mereka dalambekerja. iii.
Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah, lebih efisien dengaan prosedurpengawasan yang sederhana karena dalam
asas sentralisasi itu hanya dikenal saluran tunggal, makakekeliruan-kekeliruan dalam penyelenggaran warkat
dapat dicegah sekecil dansedini mungkin iv.
Dapat diperoleh berbagai penghematan dalam masalah biaya, perlengkapan,peralatan, ruang dan pegawai.
Kelemahan dari asas sentralisasi adalah: 10
commit to user v.
Apabila masing-masing unit atau satuan kerja sewaktu- waktu membutuhkanwarkat, tidak dapat segera dipenuhi
karena berbagai hal. vi.
Dalam menentukan warkat penting atau tidak penting antara pusat denganmasing-masing unit satuan kerja
kemungkinan berbeda, padahal pusatcenderung untuk menyingkirkan
warkat-warkat yang
dianggap tidak
pentingdan tidak dipergunakan oleh semua unit satuan kerja. b Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini addalah denganmemberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit
satuan kerja untuk menguruspenyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
Keuntungan dari asas desentralisasi adalah: i.
Tiap-tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam melaksanakan system penyimpanan warkat.
ii. Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah
menyesuaikan sistem ataumetode kearsipan yang akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unitsatuan kerja
masing-masing iii.
Lebih menghemat waktu karena tidak telalu banyak prosedur
iv. Penyingkiran dan penyusutan warkat dapat dilakukan
dengan tepat karenapimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang mengadakan penyusutan.
Kelemahan asas desentralisasi adalah: v.
Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan penyimpananwarkat
vi. Tidak menghemat biaya
vii. Kekembaran dalam penyimpanan warkat akan sering terjadi
karena setiap unitsatuan kerjaa cenderng memerlukan dan 11
commit to user menyimpan warkat yang sama dalambentuk salinan atau
fotocopy. c Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengansentralisasi. Dalam asas campuran tiap-
tiap unit satuan kerja dimungkinkanmenyelenggarakan sendiri- sendiri penyelenggaraan penyimpaanan warkatnyakarena
mempunyai spesifikasi tersendiri: sedangkan penyimpanan warkat untukunit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai
spesifikasi tersendiridisentralisasikan. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalahuntuk mengatasi
kekurangan-kekurangan yang
terdapat dalam
asas sentralisasidan asas desentralisasi.Ig. Wursanto, 1991:171-174
2 Sistem Penyimpanan Arsip Hal yang penting dalam penyimpanan arsip adalah dapat
menemukannyadengan mudah dan cepat bila dibutuhkan. Seperti yang
dikemukakan oleh
Ig.Wursanto 1991:87-88,
yaitu:Penyimpan arsip
hendaknya dilakukan
dengan mempergunakan suatusistem tertentu yang memungkinkan :
a Penemuaan kembali dengan mudah dan cepat apabila diperlukan.
b Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
c Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi belumtentu sama dengan organisassi yang lain. Hal ini
karena : a Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda-beda
b Volume pekerjaan tidak sama c Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama
12
commit to user d Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan
e Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama Ig. Wursanto,1991:87
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpananyang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih
dahulu dengan matang.Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakanadministrasi atas tindakan
selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto 1991:33-34, bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan
maksudagar: a Jangan sampai kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok
dengan jenis dan luaslingkup kegiatan organisasi. b Jangan
sampai sistem
kearsipan yang
dilaksanakan menimbulkan kesulitanbagi para pegawai kearsipan karena
sulit dimengerti. c Jangan
sampai sistem
kearsipan yang
dilaksanakan menyulitkan dalam halpenyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan dan perawatan arsip. d Jangan
sampai sistem
kearsipan yang
dilaksanakan menimbukan pemborosan,baik dalam hal tenaga, biaya, atau
dana maupun peralatan atau perlengkapanyang dipergunakan. e Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau
nilai pakai danperlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkindisimpan secara permanen, tetap ikut
dipindahkan dari arsip aktif ke arsiptidak aktif kemudian dimusnahkan.
Sistem penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto 1995:49- 204 adalah:
13
commit to user a Sistem Abjad Alphabetic filing system
Adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan iniberarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat
dan diterima oleh suatu organisasiatau kantor yang didalamnya termuat nama-nama, seperti nama organisasi, namatempat atau
nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutansusunan abjad.
Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelahnama-nama itu di indeks menurut aturan dan
ketentuan yang berlaku bagi masing-masingnama. b Sistem Subjek Subject filing system
Merupakan tatacara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan pokokmasalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya.Arsip-arsip disimpan dan diaturmenurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-
arsipyang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalamberkas tersendiri.
c Sistem Nomor Numeric filing system Adalah
tatacara menyusun
arsip-arsip dengan
mempergunakan urutanangka
sebagai pedoman
untuk mengaturnya.Dalam sistem filing nomor setiapsurat diberi
nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpananya dandisimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah
ditentukan itu.Semua arsipyang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folderdengan nomor
tersendiri. d Sistem Ilmu Bumi Geograpic filing system
Adalah sistem
penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah ataudaerah. Arsip-arsip yang akan
disimpan, penyusunannya diatur menurut satuanwilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing sistem wilayah
14
commit to user harusditentukan
lebih dahulu
satuan wilayah
atau daerahnya.Susunan itu dapat berupasatuan-satuan wilayah atau
daerah menurut sistem ketatanegaraan. e Sistem Kronologis Chronological filing system
Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan ururtan tanggal yangtercantum dalam surat.
Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan : i.
Waktu surat itu ditandatangani; ii.
Mulai berlakunya surat tersebut; iii.
Saat dikeluarkannya surat tersebut; iv.
Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari berlangsungnya peristiwaatau ditulisnya suatu surat.
v. Proses Penyimpanan Arsip
Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkahyang harus dilalui dalam usaha mencapai
tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkahitu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suaturangkaian
kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagaiberikut:
vi. Memisah-misahkan segregating arsip
Memisah-misahkan arsip
berarti mengadakan
pensortiran terhadap arsip-arsipyang akan disimpan, untuk dikelompokkan
menurut subjek-subjek
sepertiyang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar
indeks, yang telah ditentukan. vii.
Meneliti examining arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk
mengetaahui apakaharsip yang disimpan di-file itu sudah ada tanda-tanda persetujuan disposisi daripejabat yang
berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.Arsip-arsip yang belum diberi tanda persetujuan
15
commit to user disposisi untuk disimpansebaiknya dikembalikan kepada
yang berwenang untuk mendapatkan penjelasanlebih lanjut. viii.
Memadukan assembling arsip Arsip-arsip
yang merupakan
bagian-bagian langsung atas persoalan yangsama dijadikan satu dan
disusun menurut susuna kronologis tanggal surat. ix.
Mengklasifikasi classification arsip Mengklasifikasikan
arsip-arsip berarti
menggolongkan arsip atas dasarperbedaan-perbedaan yang ada serta mengelompokkan arsip atas dasarpersamaan-
persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya sub-sub subjekbeserta kodeenya secara cermat. Kode dicantumkan
pada bagian ujung kananbawah surat. x.
Mengindeks indexing arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan
sebagai berikut: a. Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.
b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. c. Memberikan tanda-tanda keterangan lain yang dapat
menjadi petunjukindeks. d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalah
sub subjek pada arsipyang bersangkutan. e. Mempersiapkan tunjuk silang cross referenceTunjuk
silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption pertamadipergunakan sebagai caption utama,
sedangkan caption kedua dicantumkan padatunjuk silang.
f. Menyusun arsip. Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengansistem susunan yang
digunakan dalam sistem penyimpanan; misalnya system 16
commit to user abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan
lain sebagainya. g. Memfile arsip. Memfile arsip berarti mengatur
pembentukan arsip-arsip sesuai denganpola klasifikasi dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau
folder-folderpada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yangdipergunakan dalam filing dan
penempatanmnya dalam penyimpanan harusdisiapkan lebih dahulu. Ig. Wursanto,1995:16-18
c. Pemeliharaan Arsip Menurut Ig. Wursanto 1991:220, yang dimaksud dengan
pemeliharaanarsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan kemusnahan.
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah danmengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip-arsipberikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip daripemusnahan yang sebenarnya tidak
diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha
sebagai berikut: 1 Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpananarsip.
2 Kebersihan Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersiha
ruangan penyimpanan arsipdan kebersihan kertas-kertas arsip. 3 Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemariarsip.
17
commit to user 4 Penyusutan dan pemusnahan arsip
Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya memilikinilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah
tidak mempunyai kegunaan, apabiladisimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi parapegawai maupun
pimpinan organisasi
itu sendiri;
karena arsip-arsip
itu tersebutmembutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak
sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu
diadakan penyusutan terhadaparsip-arsip yang benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi baik untukmasa sekarang atau
masa yang akan datang. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan
arsip berartipemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip dariUnit Pengolah ke Pusat Penyimpanan
Arsip. d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip
termasuk pemusnahan
arsip dalam
praktekpelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip, yang dimaksud dengan
penyusutan arsip adalahkegiatan pengamanan arsip dengan cara: 1 Memindahan arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan
dalamlingkungan organisasi masing-masing; 2 Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3 Menyerahkan arsip-arsip statis ke Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Ig.Wursanto, 1995:208
Pemusnahan atau disporal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta
yang tidakmemiliki nilai guna. Ig. Wursanto,1995:207ada 4 metode pemusnahan arsip:
18
commit to user 1 Pencacahan
Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu memusnahkan arsip denganmenggunakan alat pencacah yang
dinamakan shredden.Alat ini menggunakanberbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadipotongan-
potongan kecil. 2 Pembakaran
Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena dianggap palingaman, walaupun terkadang arsip yang dibakar
terlempar dari api pembakaransehingga mungkin saja ada arsip rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat inimetode ini dianggap
kurang bersahabat dengan lingkungan. 3 Pemusnahan kimiawi
Metode ini menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas danmelenyapkan tulisan.
4 Pembuburan Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman,
bersih, nyaman, dan takterulangkan: walaupun kurang begitu populer di Indonesia. Arsip yang akandimusnahkan dimasukkan ke
bak penampungan yang diisi air, kemudiandicacah dan dialirkan melalui saringan. dikutip Badri Munir Sukoco,2007:105-106.
Berdasarkan uraianmengenai proses pengelolaan arsip penulis menitik beratkan pada:
1. Penerimaan dan pencatatan arsip 2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip 4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
19
commit to user
B. Metode Pengamatan
Kategori