Pengelolaan arsip bagian umum di sekretariat daerah kabupaten Karanganyar damaris

(1)

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM

DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SYARAT DALAM MEMPEROLEH SEBUTAN AHLI MADYA (A.Md) DALAM BIDANG

MANAJEMEN ADMINISTRASI

OLEH

DAMARIS SEPTIAN D.1509019

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2012

(2)

commit to user

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh:

DAMARIS SEPTIAN D1509019

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Ali, M.Si

NIP. 195408301 985031 002

(3)

commit to user

PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR

Disusun Oleh ;

DAMARIS SEPTIAN D1509019

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji ;

1. Penguji I ; Drs. H.Marsudi, M.Si ...

NIP. 19550823 1983031 001

2. Penguji II ; Drs. Ali, M.Si ...

NIP. 19540830 1985031 002

Mengetahui,

Dekan Ketua Program

Prof. Drs. H. Pawito, Phd Drs. Sudarto,M. Si

NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006

(4)

commit to user

MOTTO

 Tidak pernah ada hal besar yang dicapai tanpa semangat besar. (Ralph

Wardo Emerson)

 Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya.

(Cheterfield)

 Hanya kebodohan yang meremehkan pendidikan (P.Syrus)

 Kebijakan dan kebajikan adalah perisai terbaik. (Aspinal)

(5)

commit to user

PERSEMBAHAN



Kakakku Rosita Hermawanti,Yosep Rini

Pantoko, Eva Ngelis Repno Jayanti yang

senantiasa selalu kusayangi dan

memberikan dukungan.



Teman-teman dan Sahabat-sahabatku.



Almamater tercinta.

(6)

commit to user

PERNYATAAN

Nama : DAMARIS SEPTIAN

NIM : D1509019

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul

“PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 11 Juli 2012 Yang membuat pernyataan,

DAMARIS SEPTIAN

(7)

commit to user

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia

dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen

Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang telah

membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat membantu perkuliahan dengan baik.

4. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Slamet Sanyoto, SH selaku Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar.

6. Bapak Heru, selaku Kepala Sub Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar.

(8)

commit to user

7. Staff bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

8. Orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun

material.

9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 11 Juli 2012

Penulis

(9)

commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

PERNYATAAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

ABSTRAK ... xii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... . 1

B. Perumusan Masalah ... . 3

C. Tujuan Pengamatan ... . 3

D. Manfaat Pengamatan ... . 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ... . 4

1. Pengertian Pengelolaan ... 4

2. Pengertian Arsip ... . 6

3. Klasifikasi Arsip ... . 7

4. Pengelolaan Arsip ... 8

B. Metode Pengamatan ... 20

A. Lokasi Pengamatan ... 20

B. Jenis Pengamatan ... 20

C. Teknik Pengumpulan Data ... 20

D. Sumber Data ... 21

E. Teknik Analisis Data ... 22

Halaman

(10)

commit to user

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Dasar Hukum ... ... 23

B. Tugas Dan fungsi Sekretariat daerah kabupaten Karanganyar ……….. 23

C. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 25

D. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 26

BAB IV PEMBAHASAN A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip ... 32

B. Penyimpanan Arsip ... 36

C. Pemeliharaan Arsip ... 38

D. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip ... 39

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 42

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(11)

commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip ………. 7 Gb. 4. 1. Kartu Kendali Surat Masuk ……… ……… 32 Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar ... 34

(12)

commit to user

ABSTRAK

DAMARIS SEPTIAN, D1509019, PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 40 halaman.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui kegiatan pengeloaan arsip bagian umum setda karanganyar dan untuk mengetahui hambatan-hambatan yang terjadi dalam pengurusan arsip di bagian setda karanganyar agar dapat diberikan masukan-masukan terhadap hambatan-hambatan tersebut.

Pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Pengeoan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karangayar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian umum Setda Karangayar, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip di bagian umum setda karanganyar telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Setiap surat yang masuk yang berupa surat dinas dituliskan di kartu kendali surat masuk rangkap tiga dan sebagai arsip, dan surat keluar juga diberikan kartu kendali surat keluar.setelah itu arsip akan disimpan dengan baik agar bila diperlukan akan dapat mudah ditemukan kembali.

(13)

(14)

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini informasi dapat dikatakan sebuah kebutuhan yang penting untuk setiap organisasi. Untuk meningkatkan pnyelenggaraan proses administrasi dan pelayanan publik yang baik perlu adanya sumber informasi yang dapat mendukung. Salah satu sumber informasi yang penting untuk dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Kearsipan adalah suatu bagian peting dalam organisasi, maka hamper disetiap organisasi dibentuk unit kerja yang khusus menangani arsip dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali.

Arsip sangat berperan terhadap kelancaran hubungan sebuah organisasi dengan masyarakat.Arsip dapat dikatakan rekaman informasi tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu organisasi.Arsip memegang peranan penting bagi organisasi untuk mengingat semua dokumen yang ada di dalam organasi tersebut karena tidak mungkin seseorang dapat mengingat semua dokumen yang jumlahnya banyak dan terus bertambah jumlahnya. Apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan dengan baik maka akan menghambat kelancaran kegiatan-kegiatan organisasibahkan juga akan dapat mengakibatkan penghamburan beberapa sumber antara lain, pikiran, waktu, ruang, tenaga, dan biaya karena itu fungsi arsip sangat diperlukan keberadaannya.

Agar setiap arsip dapat tersimpan dan terawat dengan baik, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang dapat menyimpan dan memelihara arsip tersebut.Dengan adanya sistem pengelolaan yang baikakan dapat membantu organisasi dalam memberikan informasi secara cepat, lengkap, dan akurat. Arsip dapat juga berfungsi sebagai penyimpan informasi-informasi penting yang kelak akan dibutuhkan dikemudian hari.

Dalam UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan macam-macam tujuan arsip.Beberapa diantaranya yaitu untuk menjamin keselamatan

(15)

commit to user

dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara terpercaya.

Sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang diperhatikan oleh berbagai organisasi.Masalah kearsipan yang masih sering terjadi adalah hilangnya arsip-arsip akibat sistem penyimpanan arsip yang kurang sistematis, pengamanan, dan peminjaman atau pemakaian arsip oleh suatu organisasi dalam jangka waktu yang lama sehingga lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. Walaupun sekilas pengelolaan arsip terlihat sederhana tetapi jika arsip tidak dijalankan oleh tenaga yang ahli dibidang penataan kearsipan dan prasarana yang baik untuk mendukung penataan arsip dengan baik, pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan baik. Serta fasilitas arsip yang mendukung penataan arsip dengan baik masih sering kurang diperhatikan dengan baik dan terkesan pengelolaan arsip tersebut dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian organisasi.

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganayar mempunyai tugas dalam melaksanakan administrasi umum untuk melaksanakan tugas dan fungsi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.Untuk membantu kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar sengat diperlukan informasi dan data-data arsip. Arsip adalah bagian penting yang keberadaannya harus ada didalamnya karena arsip digunakan untuk menyimpan data-data informasi yang masuk maupun keluar di Sekretariat Daerah kabupaten Karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang banyak berhubungan dengan kebutuhan masyarakat khususnya diwilayah kabupaten karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang berhubungan langsung dengan masyarakat diwilayahnya.

Kegiatan dibagian umum Sekretariat Dearah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan secara baik yang masuk setiap hari rata-rata 40 surat dan surat keluar 20 surat. Arsip harus dikelola dengan baikagar apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan dapat mudah ditemukan kembali dan dalam waktu yang cepat.Kegiatan kearsipan yang dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten

(16)

commit to user

Karanganyar sudah baik. Arsip surat yang disimpan dapat ditata secara rapidan baik dan akan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis mengambil judul “ Pengelolaan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan hal-hal diatas maka permasalahan dalam penelitian ini dirumuskan sebagai berikut

“ Bagaimana pengelolaan arsip di bagian umum secretariat daerah kabupaten karanganyar?”

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

Untuk lebih mengetahui dan memahami tata pengelolaan arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

2. Tujuan Fungsional

Agar pengamatan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak baik sebagai pengetahuan maupun sebagai perbandingan sistem pegelolaan arsip.

3. Tujuan Individu

Untuk memenuhi sebagai persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unuversitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Dapat memberi masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai

hal-hal yang berkaitan dengan Pengadaan Barang atau Jasa terutama Mahasiswa Manajemen Administrasi

2. Menambah pengalaman mengenai masalah yang berhubungan dengan

Pengadaan Barang atau Jasa.

3. Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat

bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambah informasi.

(17)

(18)

commit to user

BAB II

TIINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan

Kata pengelolaan berasal dari kata yang mengandung arti proses, memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. menurut HB Siswanto (2008 : 23) pengelolaan yang berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu organisasi yang dijalani.

Banyak orang orang yang mengertikan pengelolaan sama dengan arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. James A.F. Stoner dalam bukunya “Management” (1982) mengemukakan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16) manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan:

a. Perencanaan (planning)

T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” efisien dan

(19)

commit to user

efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.

b. Pengorganisasian ( organizing)

menurut M. Mannullang (2006 : 8) Apabila serangkaian telah ditentukan, maka harus disusun organisasi untuk memberikan setiap

bawahan suatu tugas khusus, membangun departemen,

mendelegasikan wewenang kepada bawahan, serta mengkoordinasikan kerja bawahan. Jika telah ditentukan bahwa fungsi-fungsi pegawai tentu akan membantu kearah tercapainya sasaran organisasi, maka struktur organisasi harus dibuat agar telihat jelas pembagian tugas dan tanggung jawab karyawan yang akan melaksanakan tugas masing-masing

c. Penggerakan (actuating)

Menurut George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16) Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab.Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

d. Pengendalian (controlling)

Sujamto (dikutip Silalahi, 2002:177) Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku.

(20)

commit to user

Dalam pengelolaan digunakan fungsi pengorganisasian.

Pengorganisasian merupakan suatu tindakan atau kegiatan

menggabungkan seluruh potensi yang ada dari seluruh bagian dalam suatu kelompok orang atau badan atau organisasi untuk bekerja secara bersama-sama guna mencapai tujuan yang telah di tetukan berbersama-sama, baik untuk tujuan pribadi atau tujuan kelompok organisasi.Pengelolaan diartikan sebagai sebagai suat rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukam oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengorganisasian ada dibagi dua yaitu statis dan dinamisMenurut Drs. M. Manullang (1987) :

a. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan

pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.

b. Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke

arah tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut

pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan

perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Pengertian asip

Pengertian arsip menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) Arsip adalah setiap catatan (record atau warka) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide film-strip, micro-film), media

(21)

commit to user

computer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas copy, dan lain – lain.

Menurut Gina Mediana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, bangsa.

Sedangkan LAN (Lembaga Administrasi Negara) merumuskan tentang arsip sebagai berikut:arsip adalah kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya,dan dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi,

kebijaksanaan-kebijaksanaan. Keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,

pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatanpemerintah yang lain,atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.(Ig. Wursanto, 1991:18).

Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat keterangan-keterangan baik yangberupa tulisan, gambar, maupun benda-bendaa lain yang dapat membantuingatan dan memiliki nilai informasi berupa sehingga

mempunyai kegunaanbaik bagi kepentingan organisasi maupun

kepentingan pribadi yang disimpansedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan.

3. Klasifikasi arsip

Badri M Sukoco (2007 : 8) dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran Modern mengklasifikasikan arsip sebagai berikut.

(22)

commit to user

Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip

4. Pengelolaan arsip

Pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).

Pengelolaan arsip terdiri dari :

1. Penerimaan dan pencatatan arsip

2. Penyimpanan arsip

3. Pemeliharaan arsip

4. Penyusutan dan pemusnahan arsip

Dari proses pengelolaan arsip diatas dapat diuraian sebagai berikut :

a. Penerimaan dan pencatatan arsip

Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:26-28) agar supaya surat-suratyang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang, hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain untuk menyerahkan surat-surat pada loket.

Arsip

Dokumen

(Record/ Arsip Dinamis)

Aris Status (Archives)

Aktif

Inaktif 8

(23)

commit to user

Dalam hal penerimaan surat masuk, petugas penerima surat harus mengumpulkandan menghitung surat-surat yang masuk serta meneliti ketepatan tujuan dari surattersebut.

Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir surat-surat kedalam surat pribadi dan surat dinas, memisahkan surat pribadi untuk pimpinan,sekretaris atau pegawai lainnya, membagi surat dinas menjadi 3 golongan yaitudinas rutin, penting atau rahasia. Setelah itu membuka sampul (amplop) danmengeluarkan surat dari dalam sampul.

Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda atau ciricirinya.Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan sampulnya.Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan wewenangnya. Membaca suratdisamping untuk mengetahui isinya juga untuk menentukan mana surat yangpenting dan mana surat yang biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat-suratmana yang perlu disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-suratmana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau unit-unitpengolah yang dimaksud oleh surat.

Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya adalahpencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat disesuaikan dengan sifatsurat yaitu apakah termasuk surat penting, surat biasa atau surat rahasia. Saranapencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutinbiasa dan surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar.

Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada yangberhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan pokok masalahyang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar disposisi (routing slip).Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atasisi surat dengan menegaskan berupa instruktur (untuk bawahan) atau informasi(untuk pimpinan sederajad).

(24)

commit to user

b. Penyimpanan arsip

1) Asas Penyimpanan Arsip

Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi tentunyaberbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman, awet, efisien dan luwes(fleksibel).

Ada tiga macam asas menurut “Ig Wursanto” yang dapat dipergunakandalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:

a) Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas sentralisasi adalahpenyimpanan warkat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi,penyimpanan warkat

dari setiap unit yang ada di dalam organisasi

(kantor)dipusatkan pada unit tertentu.

Keuntungan dari asas sentralisasi adalah:

i. Tanggung jawab penyimpanan warkat ada dipusat

(dipusatkan)sehingga penyelenggaraan penyimpanan

warkat lebih efektif.

ii. Penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan

lebih mudah karena mereka itu terdiri dari tenaga-tenaga yang ahli atau paling tidak merekaitu mengerti tentang seluk beluk pengelolaan warkat, maka mereka akan lebihmudah mengembangkan kemampuan, kecakapan dan keahlian mereka dalambekerja.

iii. Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah, lebih efisien

dengaan prosedurpengawasan yang sederhana karena dalam asas sentralisasi itu hanya dikenal saluran tunggal, makakekeliruan-kekeliruan dalam penyelenggaran warkat dapat dicegah sekecil dansedini mungkin

iv. Dapat diperoleh berbagai penghematan dalam masalah

biaya, perlengkapan,peralatan, ruang dan pegawai. Kelemahan dari asas sentralisasi adalah:

(25)

commit to user

v. Apabila masing-masing unit atau satuan kerja

sewaktu-waktu membutuhkanwarkat, tidak dapat segera dipenuhi karena berbagai hal.

vi. Dalam menentukan warkat penting atau tidak penting

antara pusat denganmasing-masing unit satuan kerja kemungkinan berbeda, padahal pusatcenderung untuk

menyingkirkan warkat-warkat yang dianggap tidak

pentingdan tidak dipergunakan oleh semua unit satuan kerja.

b) Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini addalah denganmemberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk menguruspenyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.

Keuntungan dari asas desentralisasi adalah:

i. Tiap-tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam

melaksanakan system penyimpanan warkat.

ii. Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah

menyesuaikan sistem ataumetode kearsipan yang akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unitsatuan kerja masing-masing

iii. Lebih menghemat waktu karena tidak telalu banyak

prosedur

iv. Penyingkiran dan penyusutan warkat dapat dilakukan

dengan tepat karenapimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang mengadakan penyusutan.

Kelemahan asas desentralisasi adalah:

v. Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan

penyimpananwarkat

vi. Tidak menghemat biaya

vii. Kekembaran dalam penyimpanan warkat akan sering terjadi

karena setiap unitsatuan kerjaa cenderng memerlukan dan 11

(26)

commit to user

menyimpan warkat yang sama dalambentuk salinan atau fotocopy.

c) Asas Campuran

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengansentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkanmenyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpaanan warkatnyakarena mempunyai spesifikasi tersendiri: sedangkan penyimpanan warkat untukunit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiridisentralisasikan. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalahuntuk mengatasi

kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas

sentralisasidan asas desentralisasi.(Ig. Wursanto, 1991:171-174)

2) Sistem Penyimpanan Arsip

Hal yang penting dalam penyimpanan arsip adalah dapat menemukannyadengan mudah dan cepat bila dibutuhkan. Seperti

yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto (1991:87-88),

yaitu:Penyimpan arsip hendaknya dilakukan dengan

mempergunakan suatusistem tertentu yang memungkinkan :

a) Penemuaan kembali dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan.

b) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan

dengan mudah.

c) Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan

dengan mudah.

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi belumtentu sama dengan organisassi yang lain. Hal ini karena :

a) Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda-beda

b) Volume pekerjaan tidak sama

c) Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama

(27)

commit to user

d) Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan

e) Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama (Ig.

Wursanto,1991:87)

Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpananyang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang.Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakanadministrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto (1991:33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksudagar:

a) Jangan sampai kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok

dengan jenis dan luaslingkup kegiatan organisasi.

b) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbulkan kesulitanbagi para pegawai kearsipan karena sulit dimengerti.

c) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menyulitkan dalam halpenyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.

d) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan

menimbukan pemborosan,baik dalam hal tenaga, biaya, atau dana maupun peralatan atau perlengkapanyang dipergunakan.

e) Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau

nilai pakai danperlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkindisimpan secara permanen, tetap ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsiptidak aktif kemudian dimusnahkan.

Sistem penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:49-204) adalah:

(28)

commit to user

a) Sistem Abjad ( Alphabetic filing system )

Adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan iniberarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasiatau kantor yang didalamnya termuat nama-nama, seperti nama organisasi, namatempat atau nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutansusunan abjad.

Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelahnama-nama itu di indeks menurut aturan dan ketentuan yang berlaku bagi masing-masingnama.

b) Sistem Subjek ( Subject filing system )

Merupakan tatacara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan pokokmasalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.Arsip-arsip disimpan dan diaturmenurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsipyang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalamberkas tersendiri.

c) Sistem Nomor ( Numeric filing system)

Adalah tatacara menyusun arsip-arsip dengan

mempergunakan urutanangka sebagai pedoman untuk

mengaturnya.Dalam sistem filing nomor setiapsurat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpananya dandisimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu.Semua arsipyang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folderdengan nomor tersendiri.

d) Sistem Ilmu Bumi ( Geograpic filing system)

Adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pembagian wilayah ataudaerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuanwilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing sistem wilayah

(29)

commit to user

harusditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau

daerahnya.Susunan itu dapat berupasatuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan.

e) Sistem Kronologis ( Chronological filing system )

Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan ururtan tanggal yangtercantum dalam surat.

Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan :

i. Waktu surat itu ditandatangani;

ii. Mulai berlakunya surat tersebut;

iii. Saat dikeluarkannya surat tersebut;

iv. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari

berlangsungnya peristiwaatau ditulisnya suatu surat.

v. Proses Penyimpanan Arsip

Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkahyang harus dilalui dalam usaha mencapai tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkahitu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suaturangkaian kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagaiberikut:

vi. Memisah-misahkan (segregating) arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan

pensortiran terhadap arsip-arsipyang akan disimpan, untuk

dikelompokkan menurut subjek-subjek sepertiyang

dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks, yang telah ditentukan.

vii. Meneliti (examining arsip)

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetaahui apakaharsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) daripejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan.Arsip-arsip yang belum diberi tanda persetujuan

(30)

commit to user

(disposisi) untuk disimpansebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasanlebih lanjut.

viii. Memadukan (assembling) arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian

langsung atas persoalan yangsama dijadikan satu dan disusun menurut susuna kronologis tanggal surat.

ix. Mengklasifikasi (classification) arsip

Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti

menggolongkan arsip atas dasarperbedaan-perbedaan yang ada serta mengelompokkan arsip atas dasarpersamaan-persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek)beserta kodeenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kananbawah surat.

x. Mengindeks (indexing) arsip

Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.

b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.

c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat

menjadi petunjuk(indeks).

d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalah

(sub subjek) pada arsipyang bersangkutan.

e. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)Tunjuk

silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption pertamadipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption kedua dicantumkan padatunjuk silang.

f. Menyusun arsip. Arsip-arsip yang sudah diberi judul

atau caption disusun sesuai dengansistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan; misalnya system

(31)

commit to user

abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan lain sebagainya.

g. Memfile arsip. Memfile arsip berarti mengatur

pembentukan arsip-arsip sesuai denganpola klasifikasi dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folderpada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yangdipergunakan dalam filing dan penempatanmnya dalam penyimpanan harusdisiapkan lebih dahulu. (Ig. Wursanto,1995:16-18)

c. Pemeliharaan Arsip

Menurut Ig. Wursanto (1991:220), yang dimaksud dengan pemeliharaanarsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan kemusnahan.

Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah danmengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsipberikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip daripemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:

1) Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpananarsip.

2) Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersiha ruangan penyimpanan arsipdan kebersihan kertas-kertas arsip.

3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemariarsip.

(32)

commit to user

4) Penyusutan dan pemusnahan arsip

Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya memilikinilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai kegunaan, apabiladisimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi parapegawai maupun

pimpinan organisasi itu sendiri; karena arsip-arsip itu

tersebutmembutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya.

Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadaparsip-arsip yang benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi baik untukmasa sekarang atau masa yang akan datang.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan arsip berartipemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip dariUnit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip.

d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam

praktekpelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalahkegiatan pengamanan arsip dengan cara:

1) Memindahan arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan

dalamlingkungan organisasi masing-masing;

2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

3) Menyerahkan arsip-arsip statis ke Unit Kearsipan kepada Arsip

Nasional. (Ig.Wursanto, 1995:208)

Pemusnahan atau disporal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidakmemiliki nilai guna.( Ig. Wursanto,1995:207)ada 4 metode pemusnahan arsip:

(33)

commit to user

1) Pencacahan

Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu memusnahkan arsip denganmenggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden.Alat ini menggunakanberbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadipotongan-potongan kecil.

2) Pembakaran

Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena dianggap palingaman, walaupun terkadang arsip yang dibakar terlempar dari api pembakaransehingga mungkin saja ada arsip rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat inimetode ini dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.

3) Pemusnahan kimiawi

Metode ini menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas danmelenyapkan tulisan.

4) Pembuburan

Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan takterulangkan: walaupun kurang begitu populer di Indonesia. Arsip yang akandimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudiandicacah dan dialirkan melalui saringan. (dikutip Badri Munir Sukoco,2007:105-106). Berdasarkan uraianmengenai proses pengelolaan arsip penulis menitik beratkan pada:

1. Penerimaan dan pencatatan arsip

2. Penyimpanan arsip

3. Pemeliharaan arsip

4. Penyusutan dan pemusnahan arsip

(34)

commit to user

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan ini bertempat di Sekretariat Daerah Karanganyar,yang beralamatkan di jalan Lawu Karangayar Alasan pemilihan lokasi pengamatan ini adalah karena di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdapat permasalahan dalam proses pengelolaan arsip.

2. Jenis Pengamatan

Sesuai dengan masalah yang diajukan maka jenis pengamatan yang akandigunakan adalah jenis pengamatan deskriptif kualitatif. Pengamatan jenis ini mendeskripsikan secara rinci dan mendalam apa yang terjadi di lokasi pengamatan. Hal ini dilakukan penulis bertujuan untuk menggambarkan bagaimana kegiatan kearsipan yang berlangsung di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang tidak terstruktur.Wawancara ini dipilih karena penulis belum memahami secara jelas tentang obyek yang diamati.Wawancara tidak terstruktur dapat dilakukan pada waktu dan kondisi yang dianggap tepat serta wawancara dapat dilakukan beberapa kali hingga data yang didapat secara jujur, rinci dan mendalam di peroleh.Dalam tulisan ini pihak yang di wawancarai oleh penulis adalah seluruh staf bagian umum secretariat daerah kabupaten Karanganyar yang menangani kearsipan.

b. Observasi

Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah obserbasi berperan aktif.Observasi berperan aktif digunakan karena peneliti ikut berperan aktif dalam situasi yang diteliti yaitu sebagai mahasiswa magang.Tetapi hanya terlibat dalam kegiatan kerja untuk sementara waktu. Dalam pengamatan ini objek observasi penulis adalah kegiatan kearsipan di bagian umum secretariat daerah

(35)

commit to user

kabupaten Karanganyar yang meliputi penerimaan surat, pencatatan surat, penyimpanan surat, penemuan kembali surat, pinjaman surat, pemusnahan dan penomeran surat keluar.

c. Rekaman

Dalam penelitian ini penulis menggunakan alat kamera foto.

d. Studi Pustaka

Penulis mempelajari buku-buku kearsipan, catatan perkuliahan, undang-undang kearsipan, karya ilmiah, dokumen yang berkaitan dengan objek yang diteliti.

4. Sumber Data

a. Narasumber

Narasumber dalam pengamatan ini adalah staf bagian umum secretariat daerah kabupaten Karanganyar, yang menjadi narasumber penulis adalah staf enerima, pencatat, disposisi, pengantaran, penomoran surat keluar dan penyimpanan.

b. Peristiwa atau aktifasi

Peristiwa atau aktifasi yang diamati oleh penulis adalah kegiatan di lingkungan bagian umum secretariat daerah kabupaten bidang pengurusan arsip mulai penerimaan, pencatatan, peminjaman, hingga pemusnahan serta penomoran surat keluar.

c. Dokumen

Dokumen yang merupakan sumber daya bagi penulis adalah semua form yang dipergunakan dalam pengurusan surat seperti buku agenda masuk, buku agenda keluar, kartu kendali masuk, kartu kendali keluar. Selain itu penulis juga menggunakan buku-buku referensi, undang-undang kerasipan, keputusan pemerintah daerah mengenai pemberian kode surat.

(36)

commit to user

5. Teknik Analisis Data

Ada tiga komponen :

a. Reduksi

Reduksi data telah penulis lakukan dari awal pengamatan sejak penulis memutuskan kasus yang diamati.Penulis sudah melakukan reduksi data, penulis memilih mengatami kearsipan di bagian umum

sekertariat daerah kabupaten Karanganyar dikesampingkan

penulis.Penulis hanya berfokus pada kearsipan.Reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan catatan dari data yang diperoleh ditempat observasi. Proses reduksi data dilakukan terus menerus hingga tugas akhir selesai.

b. Sajian data

Pada sajian data, data yang telah direduksi disusun menjadi kalimat-kalimat yang logis, sistematis dan mudah dipahami saat dibaca.

c. Penarikan simpulan verifikasi

Simpulan terakhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.Verifikasi dilakukan penulis dengan jalan memeriksa kembali catatan lapangan dan berbagai data yang didapat dari lapangan sehingga simpulan peneliti menjadi lebih kokoh dan terpercaya.

(37)

(38)

commit to user

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA ISNTANSI

A. Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 1. Dasar Hukum

Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar.

2. Tugas dan Fungsi

Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain, Kecamatan dan Kelurahan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Sekretaris Daerah mempunyai fungsi :

a. Penyusunan kebijakan pemerintah daerah

b. Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah,

Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain, Kecamatan dan Kelurahan

c. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah

d. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan

b. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan

maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas

c. Mengkoordinasikan sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis

daerah, satuan polisi pamong praja, lembaga lain, kecamatan dan 23

(39)

commit to user

kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas

d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal

e. Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam

melaksanakan/menyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan,

perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta

administrasi

f. Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan

dan belanja daerah, perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah

g. Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang

menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan produk peraturan daerah

h. Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan,

perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta administrasi

i. Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati

j. Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan

pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah

k. Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah

l. Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan

daerah

m. Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja

(40)

commit to user

o. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan

p. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas dan

q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

3. Struktur Organisasi

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, terdiri dari :

a. Asisten Pemerintahan

Terdiri dari :

1) Bagian Pemerintahan Umum, terdiri dari :

a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum

b) Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban

c) Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama

2) Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan, terdiri dari :

a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan

b) Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan

c) Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa

3) Bagian Hukum, terdiri dari :

a) Sub Bagian Perundang-undangan

b) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum

c) Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia

4) Bagian Pengelolaan Data Elektronik, terdiri dari :

a) Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

b) Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen

c) Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi

4. Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat

Terdiri dari :

a. Bagian Perekonomian, terdiri dari :

(41)

commit to user

2) Sub Bagian Sumber Daya Alam

3) Sub Bagian Perusahaan Daerah

b. Bagian Administrasi Pembangunan, terdiri dari :

1) Sub Bagian Penyusunan Program

2) Sub Bagian Pengendalian

3) Sub Bagian Pelaporan

c. Bagian Kesejahteraan Rakyat, terdiri dari :

1) Sub Bagian Agama, Pendidikan, dan Kebudayaan

2) Sub Bagian Pemuda, Olahraga, Peranan Wanita dan Tenaga Kerja

3) Sub Bagian Sosial

5. Asisten Administrasi

Terdiri dari:

a. Bagian Perlengkapan dan Keuangan, terdiri dari :

1) Sub Bagian Pengadaan

2) Sub Bagian Pemeliharaan

3) Sub Bagian Keuangan

b. Bagian Organisasi dan Kepegawaian, terdiri dari :

1) Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan

2) Sub Bagian Ketatalaksanaan

3) Sub Bagian Kepegawaian

c. Bagian Umum, terdiri dari :

1) Sub Bagian Tata Usaha

2) Sub Bagian Rumah Tangga

3) Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat

B. Bagian Umum

1. Tugas Pokok Dan Fungsi

Kepala Bagian Umum mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi dalam merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah tangga, protokol dan humas.

(42)

commit to user

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Merumuskan program kegiatan Bagian Umum berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara lisan

maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan

Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

e. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang tata usaha,

rumah tangga, protokol dan humas;

f. Membina dan mengarahkan penyelenggaraan kegiatan di bidang tata

usaha, rumah tangga, protokol dan humas;

g. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang tata usaha, rumah

tangga, protokol dan humas;

h. Memantau dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah

tangga, protokol dan humas;

i. Menyelenggarakan administrasi penggunaan aset daerah yang menjadi

tugasnya;

j. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;

k. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan;

l. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan

(43)

commit to user

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

2. Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang tata usaha.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Tata Usaha serta anggaran

Bagian Umum, Bupati dan Wakil Bupati berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Menyiapkan bahan perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang

tata usaha;

e. Melaksanakan kegiatan surat menyurat dan kegiatan pendataan serta

penataan dokumen/ arsip daerah di Kantor Bupati;

f. Melaksanakan pengendalian dan monitoring surat keluar dan surat

masuk kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten dan Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah;

g. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;

h. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

(44)

commit to user

i. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan

j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

3. Sub Bagian Rumah Tangga

Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang rumah tangga.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga berdasarkan

hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Mengatur penerimaan tamu dan acara lainnya di Kantor Bupati dan

rumah dinas;

e. Mengatur penggunaan ruang kantor, ruang pertemuan/ rapat, pendopo,

dan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Bupati, Wakil Bupati, dan Sekretariat Daerah;

f. Menyiapkan dan menyediakan konsumsi rapat-rapat dan kunjungan

tamu Pemerintah Daerah;

g. Mengatur penggunaan dan penyediaan BBM bagi kendaraan dinas

Bupati dan Wakil Bupati serta kendaraan dinas di lingkungan Sekretariat Daerah;

(45)

commit to user

h. Memelihara gedung dan mengurus taman di lingkungan rumah dinas

Bupati, Wakil Bupati, pendopo, dan gedung Sekretariat Daerah agar tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;

i. Melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan gedung kantor, ruang

kerja pejabat, pendopo, dan taman di lingkungan Sekretariat Daerah agar tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;

j. Melakukan pengamanan Kantor Bupati, Wakil Bupati, Sekretariat

Daerah, dan rumah dinas Pejabat Daerah bersama dengan Satuan Polisi Pamong Praja;

k. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;

l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan;

m. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan

maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan

n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

4. Sub Bagian Protokol dan Humas

Kepala Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan protokoler dan kehumasan Kepala Daerah.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :

a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Protokol dan Humas

berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;

(46)

commit to user

b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan

peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan

memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

d. Menyiapkan bahan di bidang keprotokolan dan kehumasan;

e. Melaksanakan penyusunan jadwal upacara hari besar, upacara bendera

tujuh belasan, dan apel bersama untuk disampaikan kepada SKPD;

f. Memfasilitasi kegiatan protokoler pimpinan daerah dalam kegiatan

seremonial baik acara resmi maupun tidak resmi;

g. Menyiapkan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu dari

Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/ Kota, dan tamu luar negeri yang berkunjung ke Kabupaten Karanganyar;

h. Memberikan pelayanan pemberitaan tentang kebijakan Pemerintah

Daerah serta membina hubungan kerja dengan kalangan pers;

i. Mengkoordinasikan penyusunan naskah sambutan Bupati untuk

kegiatan upacara hari besar, upacara bendera tujuh belasan, apel bersama, dan kegiatan-kegiatan lainnya;

j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan keprotokolan dan kehumasan;

k. Melaksanakan monitoring pelaksanaan tugas bawahan melalui

pengawasan melekat, mengevaluasi berdasarkan pedoman/ ketentuan yang berlaku guna menghindari penyimpangan pelaksanaan tugas;

l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar

pengambilan kebijakan;

m. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja

pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;

n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun

tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan

(47)

commit to user

o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas

(48)

(49)

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar. Dalam bab ini akan dijelaskan hasil pengamatan selama penulis magang di bagian umum sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar. Hal-hal yang dibahas meliputi :

1. Penerimaan dan pencatatan arsip

Menurut bapak Widi staff tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Kegiatan penerimaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilakukan disertai dengan pencatatan arsip-arsip yang diterima. Kegiatan pencatatan arsip yang berupa surat masuk dan surat keluar akan dicatat dalam surat kendali masuk atau surat kendali keluar contoh dilampirkan). Dengan pencatatan ini akan memperlancar proses pengurusan arsip, selain itu akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau dihasilkan dalam suatu waktu juga dapat berfungsi untuk mengawasi, mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penulis akan menerangkan bagaimana proses pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip telah dilakukan dengan baik.

a. Pengurusan surat masuk

Berdasarkan wawancara dengan staf tata usaha bapak Widi, surat yang masuk di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diterima dibagian umum sub bagian tata usaha kemudian surat akan diteruskan pada bidang yang dituju ataupun surat yang rata-rata berjumlah kurang lebih 12.000 surat. Surat yang masuk setiap harinya rata-rata 40 surat. Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengurusan surat masuk menurut kepala bagian sub tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah :

(50)

commit to user

1) Menerima surat yang disampaikan oleh pengatar, pos, instansi, atau

perorangan.

2) Meneliti kebenaran surat tersebut ditujukan untuk bagian apa.

3) Memberikan paraf atau bukti penerimaan jika ada.

4) Mensortir atau memisah-misahkan surat-surat yang diterima apakah itu

surat pribadi, surat dinas yang bersifat biasa, penting, atau rahasia.

5) Membuka sampul surat untuk mengeluarkan surat yang ditujukan

kepada Bupati Karanganyar selain surat yang ditujukan kepada Bupati Karanganyar tidak akan dibuka dan langsung diserahkan kebagian yang dituju.

6) Setelah dibuka kemudian surat dibaca untuk diketahui sisinya dan

tujuan surat.

7) Berikutnya adalah pemeriksaan surat yang meliputi : nomor dan

tanggal surat, alamat surat, perihal, tanda tangan dan dicap dinas.

8) Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya adalah mencatat dalam

kartu kendali surat masuk dan dibuatkan disposisi.

9) Setelah surat dikendalikan kemudian surat beserta disposisi di

serahkan ke bagian Tata Usaha Bupati.

10)Kemudian surat yang telah dikendali ditulis juga pada buku agenda.

11)Setelah surat turun dari bagian tata usaha Bupati akan diketahui

belasan surat dari Bupati atau kepala Sekretariat dan akan diteruskan ke bagian yang telah ditunjuk oleh Bupati atau Sekretariat.

Dalam praktik untuk penulisan kartu kendali bentuk kartu kendali surat masuk di bagian umum Sekretariat Karanganyar seperti di bawah ini:

Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

(51)

commit to user

Berdasarkan wawancara diatas dapat diketahui bahwa proses pengurusan surat masuk telah dilakukan sesuai dengan prosedur di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

b. Pengurusan Surat Keluar

Menurut hasil observasi di bagian Tata Usaha Surat keluar adalah surat dari Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang ditujukan kepada kantor atau lembaga lainnya. Surat keluar yang dikeluarkan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar rata-rata setiap harinya 20 surat.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penurusan surat dibagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar antara lain :

1) Pembuat konsep surat ada yang dibuat oleh pimpinan, biasanya

dilakukan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian dan ada yang dibuat oleh staf. Dalam hal-hal tertentu, biasanya pimpinan membuat konsep kemudian diserahkan kepada juru ketik untuk diketik sebagaimana yang sudah ditetapkan agar lebih cepat selesai.

2) Konsep surat yang telah diketik oleh bawahan surat diperiksa lagi oleh

kepala bagian agar tidak terjadi kesalahan kemudian diserahkan kepada kepala bagian untuk ditanda tangani.

3) Surat diserahkan kepada pengganda di bagian sub tata usaha untuk

dicatat dalam kartu kendali keluar dan lampiran 1 fotocopy sebagai arsip.

4) Surat diberikan nomor urut sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat

serta di bubuhi cap dinas.

5) Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.

6) Pemeriksaan surat yaitu sebelum surat dilipat untuk dimasukkan ke

dalam amplop diperiksa dulu kelengkapan surat yang meliputi : Alamat surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas, serta lampiran bila ada.

(52)

commit to user

7) Setelah surat dilipat, dimasukkan kedalam amplop kemudian ditutup

dan dilem. Pada amplop surat dibubuhi stempel instansi.

Setiap surat yang keluar akan mengikuti langkah-langkah seperti diatas sedangkan bentuk surat kendali keluar adalah sebagai berikut.

Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar

Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan surat bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya surat kendali masuk dan surat kendali keluar untuk mencatat arsip yang masuk maupun keluar. Jenis surat yang dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan surat keluar adalah jenis surat dinas baik yang sifatnya biasa, penting maupun rahasia. Untuk surat yang bersifat rahasia akan langsung diserahkan ke bagian tata usaha Bupati. Kemudian dicatat pada kartu kendali diberikan tanda huruf “R” yang berarti surat tersebut bersifat rahasia.

Berdasarkan hasil observasi diatas dapat diketahui bahwa proses pengurusan surat keluar telah dilakukan dengan baik di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

(53)

commit to user

2. Penyimpanan arsip

a. Asas penyimpanan arsip

Berdasarkan dari hasil wawancara dengan staf bagian Tata Usaha, Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah dengan menggunakan asas desentralisasi. Sehinga di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar juga melakukan penyimpanan arsipnya sendiri. Asas desentralisasi ini digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu. Selain itu asas desentralisasi digunakan karena di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan organisasi dimana lokasi antara bagian yang satu dengan yang lain terpisah walaupun masih dalam satu gedung.

Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara kepada staf bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dapat diketahui Keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dari pemakaian asas desentralisasi, antara lain :

1) Karena setiap unit kerja dapat mengelola sendiri warkat yang ada,

sehingga pemimpin unit satuan kerja dapat memperoleh warkat dengan cepat apabila sewaktu-waktu membutuhkan.

2) Keperluan akan arsip mudah, karena berada pada unit kerja

sendiri-sendiri serta penanganan arsip akan lebih mudah dilakukan karena arsip sudah dikenal baik.

3) Penyingkiran atau penyusutan warkat dapat dilakukan dengan tepat

karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan mengadakan penyusutan. Dengan demikian dalam menentukan warkat penting atau tidak penting akan lebih tepat, karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang lebih mengetahui.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

(54)

commit to user

Dari hasil wawancara diatas maka dapat diketahui bahwa asas penyimpanan arsip yang di gunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar sudah baik.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Heru selaku pengelola masalah kearsipan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pedoman pola klasifikasi arsip di lingkungan sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat. Dalam filling kartu kendali kode menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis dari kartu-kartu kendali dalam file.

Penyimpanan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan secara teratur karena pemakaian sistem penomoran dapat mempermudah pencarian arsip, juga dapat mehembat tempat dan peralatan. Arsip-arsip yang digunakan sehari-hari merupakan arsip aktif. Staf pelaksana pengelolaan arsip menggunakan arsip yang masih aktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melewati prosedur-prosedur tertentu.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai pengagenda surat masuk yang mengatakan bahwa :

“Untuk peminjaman arsip di Bagian Umum Sekretariat Kabupaten Karanganyar tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi hanya secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam. Yang boleh meminjam adalah pegawai. Sedangkan untuk lama peminjamannya tidak ditentukan, namun jika peminjaman arsip terlalu lama dan arsip yang dipinjam tersebut akan digunakan oleh penanggung jawab arsip tersebut maka peminjam akan diminta untuk segera mengembalikan arsip yang dipinjamnya” (Sumber : Wawancara, 18 Februari 2012).

(55)

commit to user

Dengan demikian berdasarkan hasil wawancara diketahui peminjaman arsip yang tanpa bukti itu terdapat kelemahan yaitu tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan arsip. Selain itu lama peminjaman waktunya tidak ditentukan sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.

c. Mensortir

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Bagian sub Tata Usaha diketahui bahwa Setelah surat yang akan disimpan diberi kode, langkah selanjutnya adalah menyortir surat-surat yang telah diberi kode yaitu surat-surat yang mempunyai kode sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpananya.

Berdasarkan hasil observasi maka dapat diketahui proses pensortiran arsip telah tertata sesuai kode masing-masing.

d. Menyimpan Surat

Menurut Bapak Widi penyimpanan surat dilakukan dengan Surat-surat yang telah diteliti, diberi kode dan disortir dimasukkan dalam map gantung yang tabnya menunjukkan kode yang telah ditentukan sama dengan kode surat yang akan disimpan. Cara memasukkan ke dalam map adalah muka surat mengharap ke depan map, disimpan menurut urutan tanggal yaitu arsip yang baru harus diletakkan di depan sehingga mempermudah dalam pencarian dan arsip jawaban surat dijepitnya pada surat yang bersangkutan.

Berdasarkan hasil wawacara diketahui penyimpanan arsip telah dilakukan sesuai prosedur.

3. Pemeliharaan arsip

Berdasarkan hasil observasi tentang pemeliharan arsip. Arsip agar selalu terjaga dengan baik agar terhindar dari kerusakan maka perlu adanya pemeliharaan arsip yang baik, kerusakan atau kemusnahan arsip datangnya dari arsip itu sendiri atau disebabkan terlalu lama tersimpan. Pemeliharaan berupa mengatasi, mencegah, melindungi, melakukan tindakan yang bertujuan untuk tetap menjaga arsip-arsip dan informasi yang penting.

(56)

commit to user

Pemeliharaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar meliputi :

a. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas, tempat penyimpanan arsip yaitu tiling cabinet diberikan bahkan bahan pencegah serangga.

b. Pengatur ruangan

Pengatur ruang tempat penyimpanan arsip harus kering dan tidak lembab agar arsip dapat terus awet dari kerusakan.

c. Menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip

Ruang penyimpanan arsip harus selalu dibersihkan. Ruang penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara di lap.

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dikatakan di Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah mengadakan pemeliharaan arsip secara teratur untuk menjaga agar arsip tetap terjaga.

4. Penyusutan dan pemusnahan arsip

a. Penyusutan

Menurut bapak Widi arsip-arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar tidak akan terus disimpan di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, karena jika arsip terus dipelihara maka akan memakan banyak tempat, biaya dan peralatan. Untuk mengetasi hal tersebut diadakan penyusutan asrip yang sudah tidak mempunyai nilai guna bagi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar arsip inaktif diganti dengan arsip masih aktif. Sedangkan arsip yang dengan arsip masih aktif. Sedangkan arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi akan dipisahkan ditempat lain. Arsip-arsip yang berjangka waktu 5 tahun dan tidak memiliki nilai guna lagi akan dimasukan ke kardus-kardus berdasarkan tahun dan nomor dan disimpan di almari tersendiri.

Menurut staf bagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar mengtakan “penyusutan arsip dengan cara

(57)

commit to user

terpisah”. Arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi dalam jangka waktu lima tahu akan dimasukkan kedalam kardus, menurut isi lalu akan dimasukkan ke almari lain dan arsip yang masih aktif akan disimpan di feling cabinet”. (Sumber : Wawancara Staf TU Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 15 februari 2012).

Berdasarkan wawancara diatas diketahui proses penyusutan arsip dilakukan secara teratur.

b. Pemusnahan

Dari hasil observasi yang dilakukan Pemusahan arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang telah tidak mempunyai fungsi lagi. Penghancur itu dilakukan dengan berbagai cara sehingga informasi arsip tidak akan dikenali atau diketahui lagi isinya. Di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diketahui belum ada kegiatan pemusnahan arsip-arsip yang dilakukan.

(58)

(59)

commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data pada bab-bab sebelumnya tentang pengelolaan kearsipan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Kegiatan penerimaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar karena disertai juga dengan pencatatan terhadap arsip-arsip yang diterima, selanjutnya dan juga akan diketahui jumlah berkas yang diterima dan dihasilkan. Dapat juga berfungsi untuk mengawasi, mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penerimaan dan pencatatan surat telah dilaksanakan dengan baik karena setiap surat masuk maupun keluar akan dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan surat keluar.

2. Kegiatan Penyimpanan dan Peminjaman Arsip

a. Kegiatan penyimpanan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan asas desentralisasi, yaitu memberikan kewenangan disetiap satuan kerja untuk mengurus penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Sedangkan sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor, yaitu cara menyimpan arsip dengan menggunakan urutan angka sebagai pedoman, cara penyimpanan seperti ini melalui proses seperti : membaca surat, mengindeks, memberikan kode, mensortir dan menyimpan surat secara teratur. Hal ini terlihat dari arsip yang berada di tempat penyimpanan telah tersusun secara berurutan dan rapi sehingga dapat mudah untuk ditemukan kembali apabila sewaktu arsip dibutuhkan.

b. Peminjaman arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar, belum dilaksanakan secara tertib karena belum menggunakan tanda bukti peminjaman, hanya secara lisan.

(60)

commit to user

3. Kegiatan pemeliharaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar telah dilakukan dengan memelihara tempat penyimpanan arsip dengan membersihkan, memberikan bahan pencegah serangga menjaga kebersihan ruang kerja pegawai setiap hari sekaligus tempat penyimpanan arsip dengan cara disapu atau dipel dan memberikan penerangan yang cukup.

4. Kegiatan penyusutan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar dilakukan dengan cara memindahkan arsip yang berjangka waktu 5 tahun yang telah tidak memiliki nilai guna lagi ke dalam kardus dan disimpan dalam almari tersendiri.

5. Kegiatan pemusnahan arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

belum dilakukan karena kemungkinan masih akan diperlukannya sewaktu-waktu arsip yang telah lama.

B. Saran

Berdasarkan kegiatan pengamatan yang penulis lakukan langsung mengenai kegiatan pengelolaan arsip dibagian umum Sekretaris Daerah Kabupaten Karanganyar penulis memberikan beberapa saran yang penulis harap dapat lebih memperlancar kegiatan pengelolaan arsip Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

1. Selama ini proses peminjaman arsip belum menggunakan tanda bukti

peminjaman dan jangka waktu peminjaman. Maka sebaiknya diperlukan bukti peminjaman agar arsip yang dipinjam dapat diketahui apabil sewaktu-waktu hilang dan akan jelas terakhir kali keberadaannya.

2. Selama ini belum ada proses pemusnahan arsip atau dilakukan seadanya

tanpa menggunakan jadwal pemusnahan arsip. Pedomannya hanya arsip undangan yang telah dilaksanakan dan arsip yang telah berumur lebih dari 5 tahun dan tidak memiliki guna dapat dimusnahkan. Padahal tidak semua arsip yang berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna dan mungkin ada arsip yang belum berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna

(61)

commit to user

sehingga dapat dihancurkan sehingga perlu dibuat jadwal pemusnahan arsip agar arsip tidak banyak menumpuk.

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Pemeliharaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar meliputi :

a. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas, tempat penyimpanan arsip yaitu tiling cabinet diberikan bahkan bahan pencegah serangga.

b. Pengatur ruangan

Pengatur ruang tempat penyimpanan arsip harus kering dan tidak lembab agar arsip dapat terus awet dari kerusakan.

c. Menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip

Ruang penyimpanan arsip harus selalu dibersihkan. Ruang penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara di lap.

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dikatakan di Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah mengadakan pemeliharaan arsip secara teratur untuk menjaga agar arsip tetap terjaga.

4. Penyusutan dan pemusnahan arsip

a. Penyusutan

Menurut staf bagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar mengtakan “penyusutan arsip dengan cara

(2)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Berdasarkan wawancara diatas diketahui proses penyusutan arsip dilakukan secara teratur.

b. Pemusnahan

(3)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

(4)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data pada bab-bab sebelumnya tentang pengelolaan kearsipan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Kegiatan penerimaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

2. Kegiatan Penyimpanan dan Peminjaman Arsip

b. Peminjaman arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar, belum dilaksanakan secara tertib karena belum menggunakan tanda bukti peminjaman, hanya secara lisan.

(5)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3. Kegiatan pemeliharaan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah

4. Kegiatan penyusutan arsip dibagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilakukan dengan cara memindahkan arsip yang berjangka waktu 5 tahun yang telah tidak memiliki nilai guna lagi ke dalam kardus dan disimpan dalam almari tersendiri.

5. Kegiatan pemusnahan arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar

belum dilakukan karena kemungkinan masih akan diperlukannya sewaktu-waktu arsip yang telah lama.

B. Saran

1. Selama ini proses peminjaman arsip belum menggunakan tanda bukti peminjaman dan jangka waktu peminjaman. Maka sebaiknya diperlukan bukti peminjaman agar arsip yang dipinjam dapat diketahui apabil sewaktu-waktu hilang dan akan jelas terakhir kali keberadaannya.

2. Selama ini belum ada proses pemusnahan arsip atau dilakukan seadanya tanpa menggunakan jadwal pemusnahan arsip. Pedomannya hanya arsip undangan yang telah dilaksanakan dan arsip yang telah berumur lebih dari 5 tahun dan tidak memiliki guna dapat dimusnahkan. Padahal tidak semua arsip yang berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna dan mungkin ada arsip yang belum berumur 5 tahun sudah tidak memiliki nilai guna

(6)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

sehingga dapat dihancurkan sehingga perlu dibuat jadwal pemusnahan arsip agar arsip tidak banyak menumpuk.

Pengelolaan arsip bagian umum di sekretariat daerah kabupaten Karanganyar damaris