Administrasi pengelolaan barang habis pakai di bagian perlengkapan dan keuangan sekretariat daerah kabupaten Karanganyar roni
commit to user
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh: RONI IRIYANTO
D1509075
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh: RONI IRIYANTO
D1509075
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Ali, M.Si
(3)
commit to user
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh ; RONI IRIYANTO
D1509075
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji ;
1. Penguji I ; Drs. H.Marsudi, M.Si ... NIP. 19550823 1983031 001
2. Penguji II ; Drs. Ali, M.Si ... NIP. 19540830 1985031 002
Mengetahui,
Dekan Ketua Program
Prof. Drs. H. Pawito, Phd Drs. Sudarto,M. Si NIP 19540805 198503 1 002 NIP 19550202 198503 1 006
(4)
commit to user
iv MOTTO
Be Yourself ( penulis )
Where there is a will there is a way ( penulis )
Kita harus bisa menguasai keadaan, bukan keadaan yang menguasai kita
( penulis )
(5)
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan semangat dan doa.
Kakak-kakakku tercinta
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku atas
dukungan dan motivasinya.
(6)
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : RONI IRIYANTO
NIM : D1509075
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN
DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN
KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 30 Mei 2012 Yang membuat pernyataan,
(7)
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Suharno, SH, selaku Kepala Bagian Perlengkapan dan
Keuanagan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
5. Bapak Soekaryo, S.Sos, MM, selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
(8)
commit to user
viii
6. Bapak Sadimin, SH, MM selaku Staff Petugas gudang di bagian
Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar.
7. Staff bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar, Mas Priyo Pinardi, A.Md, Bapak Sugiyo, Ibu Sukamti, SE, Mbak Endah Pujiani, Mas Adhityo Bagus Prakoso, SH, Bapak Lilik Setyo Prihadi, SH, Bapak Hardono, Bapak Karno.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material.
9. Keponakanku Oktaviana Rustanti, terima kasih atas bantuan
fasilitasnya buat penulis.
10.Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 30 Mei 2012
(9)
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
PERNYATAAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiii
ABSTRACT ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 5
D. Manfaat Pengamatan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
1. Tinjauan Pustaka ... 6
A. Administrasi ……….. ... 6
B. Pengelolaan ... 11
C. Barang ... 14
D. Pengelolaan Barang ... 17
E. Pengelolaan Barang Milik Daerah ... 20
2. Metode Pengamatan ... 26
A. Lokasi Pengamatan ... 26 Halaman
(10)
commit to user
x
B. Jenis Pengamatan ... 26
C. Sumber Data ... 27
D. Teknik Pengumpulan Data ... 27
E. Teknik Analisis Data ... 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 31
A. Gambaran Umum ... 31
B. Visi, Misi, dan Tujuan ... 31
C. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 36
D. Susunan Organisasi Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 41
E. Struktur Pegawai Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 47
F. Bagan Struktur Organiasi Bagian Pedrlengkapan dan Keuangan... 48
BAB IV PEMBAHASAN ... 49
A. Barang Habis Pakai Di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 49
B. Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 50
C. Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 60
BAB V PENUTUP ... 62
A. Kesimpulan ... 62
B. Saran ... 63
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(11)
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel IV.1 Laporan Keadaan Barang Alat Tulis Kantor Bagian Perlengkapan dan
Keuangan ………..……… 52
Tabel IV.2 Laporan Keadaan Barang Cetak Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 55 Tabel IV.3 Laporan Keadaan Barang Pembersih Bagian Perlengkapan dan Keuangan ... 57
(12)
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gb. II. 1. Model Analisis Interaktif ... 30 Gb. III. 1. Struktur Organisasi Bag. Perlengkapan dan Keuangan ... 48
(13)
commit to user
xiii ABSTRAK
RONI IRIYANTO, D1509075, ADMINISTRASI PENGELOLAAN
BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 66 halaman.
Barang habis pakai merupakan suatu barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaianya. Barang habis pakai hampir selalu dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, sama halnya dalam kegiatan suatu instansi. Agar dalam pemenuhan barang habis pakai dalam instansi berjalan dengan baik, maka perlu adanya pengelolaan barang habis pakai. Dalam pengelolaan barang habis pakai diperlukan administrasi dengan tujuan untuk melayani, membantu, dan memenuhi kebutuhan barang secara terperinci dan berjalan dengan baik.
Dalam rangka untuk meningkatkan mutu administrasi pengelolaan barang habis pakai, maka dalam kegiatan administrasi pengelolaan tersebut harus dilakukan pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan pemenuhan barang habis pakai. Penulisan Laporan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview (Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Karangayar, penulis memaparkan bahwa administrasi pengelolaan barang habis pakai merupakan bagian dari siklus pengelolaan barang milik daerah yang terdiri dari penerimaan, penyimpanan, penyeluran, dan pelaporan. Penyaluran menjadi prioritas dalam pengelolaan barang tersebut dengan tahap yang baik untuk pemenuhan kebutuhan barang.
Hasil dari pengamatan ini penulis menyimpulkan bahwa Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai telah berjalan dengan baik dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi dalam pembuatan laporan barang tiap bulan kurang teliti dalam pencatatan pengeluaran barang dan dari bagian perlengkapan dan keuangan itu sendiri apabila mengambil barang tidak dicatat, sehingga terjadi ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang dengan keadaan barang di dalam gudang. Saran dari penulis sebaiknya dalam pencatatan harus lebih teliti.
(14)
commit to user
xiv ABSTRACT
RONI IRIYANTO, D1509075, THE ADMINISTRATION OF DISPOSABLE MATERIAL MANAGEMENT IN EQUIPMENT AND FINANCIAL DIVISION OF KARANGANYAR REGENCY’S LOCAL SECRETARIAT. Final Project of Administration Management Study Program of Diploma III Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University, 2012, 66 pages.
Disposable material is the one used only once. The disposable material is always needed in daily activity; similarly in an institution’s activity. In order to meet the need for disposable material well, there should be a management of disposable material. In managing the disposable material, there should be an administration in the objective of catering, helping and meeting the need for material in detailed and of undertaking it well.
In the attempt of improving the quality of disposable management administration, this activity should make recording on anything relevant to the activity of meeting the disposable material need. This Final Project report writing aims to describe and to explain the administration of disposable material
management in equipment and financial division of Karanganyar Regency’s Local
Secretariat.
This observation was done using a descriptive qualitative type of research by describing the administration of disposable material management in equipment
and financial division of Karanganyar Regency’s Local Secretariat poured into
sentences and based on facts. The data source was obtained from informant, event or activity as well as picture. Techniques of collecting data used were observation, interview, and library research so that the data could be analyzed and the conclusion could be drawn.
From the result of observation analysis conducted to the Equipment and
Financial Division of Karanganyar’s Local Secretariat, the writer explained that
the disposable material management administration was a part of local government-owned material management cycle consisting of receiving, storing, distributing, and reporting. The distribution became the priority in such the material management with good stage for meeting the material need.
From result of observation, the writer concluded that the Disposable Material Management Administration had run well and had been done by the skilled personnel in that area. But the monthly reporting of material was less thorough in recording the material release from the Equipment and Financial Division itself when taking unrecorded material, so that there was a discrepancy between report of material condition and the condition of material in the
warehouse. The writer’s recommendation was the recording should be done more
(15)
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, dan Sejak diterapkanya Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, maka Pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Khususnya dibidang pengelolaan barang milik daerah sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 152 Tahun 2004 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah, perlu disempurnakan. Barang milik daerah srbagai salah satu unsur penting dalam rangka penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat harus dikelola dengan baik dan benar, yang pada giliranya dapat mewujudkan pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai berikut yaitu azas fungsional, azas kepastian hukum, azas transparansi, azas efisiensi, azas akuntabilitas, azas kepastian nilai. Sehubungan dalam ketentuan Pasal 74 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006, Menteri Dalam Negeri menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD).
Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) ini yang dimaksud barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan Belanja Negara/Anggaran Pendapatan Belanja Daerah, dan atau yang berasal dari perolehan lainnya yang sah. Kemudian pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah dilaksanakan berdasarkan asas fungsional, kepastian hukum, transparansi
(16)
commit to user
dan keterbukaan, efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai. Di samping itu pengurusan dan pengelolaan barang milik daerah meliputI dari
perencanaan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penggunaan,
pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan,
pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan
pengendalian.
Pengelolaan Barang Milik Daerah merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan dengan baik agar dapat memberikan gambaran tentang kekayaan daerah,pada umumnya dan mampu memenuhi kebutuhan barang di lingkungan suatu instansi terutama di lingkungan Sekretaris Daerah Kabupaten Karanganyar. Dengan langkah inventarisasi dan revaluasi barang daerah diharapkan akan mampu memperbaiki/menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini. Dengan beberapa fakta yang terjadi maka sangatlah tepat jika pemerintah mengambil kebijakan dengan menetapkan beberapa regulasi yang salah satunya adalah Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tahun 2007
(Permendagri No.17 Tahun 2007) sehingga diharapkan dapat
memperbaiki/ menyempurnakan administrasi pengelolaan Barang Milik Daerah yang ada saat ini.
Berdasarkan uraian dan penjelasan diatas, mengenai administrasi pengelolaan barang milik daerah khususnya di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan oleh Bagian Perlengkapan dan Keuangan. Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini terdiri dari tiga sub bagian yaitu sub bagian pengadaan, sub bagian pemeliharaan, dan sub bagian keuangan. Dimana sub bagian tersebut berada dibawah pimpinan Kepala Bagian (Kabag). Dengan fakta yang ada, maka keberadaan dari Bagian Perlengkapan dan Keuangan sangat penting, dikarenakan bagian ini tidak hanya memenuhi kebutuhan akan barang di lingkungan Setda Kabupaten Karanganyar, tetapi juga di rumah dinas bupati Kabupaten Karanganyar. Dalam administrasi pengelolaan barang milik daerah dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang. Siklus pengelolaan
(17)
commit to user
barang terdiri dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan barang, penerimaan, penyimpanan, penyaluran barang, penggunaan barang, dan penatausahaan. Barang milik daerah yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari barang habis pakai dan barang tidak habis pakai. Didalam Tugas Akhir ini, penulis lebih menekankan pada barang habis pakai. Barang habis pakai berarti barang yang hanya dipergunakan untuk sekali dalam pemakaianya. Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini administrasi pengelolaan barang barang habis pakai terutama barang yang ada di dalam gudang dilaksanakan sesuai dengan siklus pengelolaan barang milik daerah, dikarenakan barang habis pakai merupakan termasuk ke dalam barang milik daerah. Administrasi barang milik daerah ini terdiri dari penerimaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan. Pengelolaan barang habis pakai dilaksanakan oleh penyimpan barang. Pengelolaan barang tersebut harus dilakukan dengan sangat baik dan teliti.. Penyimpan barang harus mencatat semua aktifitas dalam kegiatan pengelolaan barang mulai barang diterima sampai barang dikeluarkan atau disalurkan sebagai dasar dalam pembuatan laporan barang habis pakai. Barang habis pakai yang ada di gudang Bagian Perlengkapan dan Keuangan ini adalah barang yang dalam kegiatan pada hari kerja pasti dibutuhkan dan digunakan oleh seluruh bagian atau unit kerja yang ada di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.. Barang habis pakai terdiri dari Alat Tulis Kantor (ATK), barang cetak, dan barang atau alat pembersih. Sehingga dalam hal ini, administrasi pengelolaan barang habis pakai sangat perlu dan harus dilakukan dengan maksud untuk mengetahui jumlah barang yang keluar dengan barang yang masih tersisa di dalam gudang atau stok barang dan bertujuan untuk memudahkan dalam penyusunan laporan bulanan dan penyesuaian dengan perencanaan kebutuhan dan penganggaran serta pengadaan untuk barang habis pakai selanjutnya. Dalam pengadaan barang habis pakai harus berdasarkan laporan barang tiap bulan dengan memperhatikan perbandingan antara stok barang bulan lalu dengan jumlah
(18)
commit to user
barang yang keluar dan sisa barang di bulan saat ini, apabila jumlah barang yang keluar dalam sebulan banyak berarti barang tersebut dibutuhkan dan harus diadakan pengadaan atau penambahan untuk barang tersebut dan juga sebaliknya.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan
pengamatan dan membuat tugas akhir dengan judul “ ADMINISTRASI
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI DI BAGIAN
PERLENGKAPAN DAN KEUANGAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR “.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
”Bagaimana Administrasi Pengelolaan Barang Habis Pakai Di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?
”.
C. Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca, maupun bagi kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, baik sebagai pengetahuan, masukan, dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi pengelolaan barang habis pakai di
(19)
commit to user
instansi tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas akhir untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan
langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku kuliah.
2. Untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan menyempurnakan kegiatan administrasi pengelolaan barang habis pakai agar dapat memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan.
(20)
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1. Tinjauan Pustaka A. Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin, yang terdiri dari ad dan ministrare, yangsecara operasional berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi sekarang ini.
1. Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli :
a. Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).
b. Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958). c. Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan
pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963)
2. Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian, yaitu:
a. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris
“Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973 )
b. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis, catat mencatat, menggandakan, menyimpan dan mengirirm segala
(21)
commit to user
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk mewujudkan tugas pokok suatu organisasi. Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut beberapa ahli diatas, dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih dalam mengenai administrasi dalam arti sempit, dimana administrasi
merupakan kegiatan “Tata Usaha” (Ali Mufiz, 2009:1.7). Tata usaha
adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian (penyaluran) bahan keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam mengelola kegiatan kerjasama. Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut (2009, 1.5-1.6):
1. Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta secara tertulis, dengan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta yang lainnya.
2. G. Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap manusia untuk melakukan perhubungan, persetujuan, dan perjanjian antara sesama manusia dan/ badan hukum yang dilakukan secara tertulis.
Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi. Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie (dalam Moekijat, 1992:16) sebagai berikut:
1. Organisasi. Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian yaitu secara statis dan dinamis. Secara statis organisasi yaitu wadah setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan,
(22)
commit to user
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur organisasi adalah job diskripsi (perincian) struktur.
2. Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan bantuan orang lain.
3. Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri.
4. Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan (kegiatan keuangan) yang membiayai suatu kegiatan. 5. Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada
didalam suatu organisasi.
6. Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang ada di suatu instansi (barang habis pakai atau barang tidak habis pakai).
7. Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan suatu organisasi/ hubungan masyarakat.
Fungsi tata usaha (clerical work) pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil keputusan. Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi. Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan, menyimpan, menggadakan semua data, yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang selalu siap bilamana diperlukan.
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan, dalam arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang memerlukan data atau inormasi, agar dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif.
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan
sebagai, “rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan,
menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau
data/informasi untuk keperluan mewujudkan tugas-tugas pokok
(23)
commit to user
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi primer (Planning, Organizing, Commanding, Coordination, Controling, Communication), agar berlangsung efektif dan efisien. Penerapan tersebut semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan bidang kerjanya yang lebih luas, seperti penyediaan dan pengaturan tempat kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada prestasi dan produktivitas kerja.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis-jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson membedakan pekerjaan tata usaha sebagai berikut : (1994:145)
a. Menerima, mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat.
b. Membuar dan menyimpan rekening-rekening.
c. Surat menyurat,mendiktekan dan mengetik.
d. Menyimpan warkat
e. Menghimpun dan menghitung data statistik. f. Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat.
g. Menggandakan warkat-warkat.
h. Menerima tamu, menelpon, mengatur pesuruh dan penjaga
keamanan.
i. Membuat atau mengkonsep warkat.
j. Tugas-tugas khusus dari pimpinan.
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan deskripsi pekerjaan tata usaha, maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Menerima, mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat masuk.
b. Mengurus penyimpanan, pemeliharaan dan pengawetan arsip
(24)
commit to user
c. Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip, baik untuk pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya.
d. Mengatur dan menggunakan buku agenda, buku ekspedisi dan mengirim surat keluar.
e. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian cap/stempel
organisasi.
f. Mempersiapkan, mengolah dan menyelesaikan rancangan atau
konsep surat-surat.
g. Mengurus pengadaan dan percetakan/penggandaan berbagai jenis formulir, kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor.
h. Mengatur penyelenggaraan rapat dinas.
i. Menerima tamu dan mengurus tamu.
j. Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan
tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan. k. Mengelola data statistik.
l. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan atau atasan.
(25)
commit to user B. Pengelolaan
Kata pengelolaan kelola yang mengandung arti proses, pemeliharaan, dan mengurus. Proses merupakan suatu rangkaian aktifitas satu sama lain saling bersusulan. Pengelolaan adalah suatu cara matematika untuk menjalankan suatu pekerjaan. Menurut H. B. Siswanto (2006:23). Pengelolaan berdasarkan manajemen adalah suatu rangkaian aktifitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli dalam suatu organisasi yang dijalani. Dengan kata lain pengelolaan arsip yang baik harus ditangani oleh seseorang yang ahli di bidang arsip. Hal selaras dengan pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli Amsyah (1998:6). Pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan.
Ditinjau dari segi etimologi pengelolaan berasal dari kata “kelola” dan dengan kata kerja “mengelola” atau mengelolakan. Mengelola(kan)
berarti mengurus, melakukan, penyelenggaraan. Sedangkan ditinjau dari segi terminologi atau pengertianya, Winarno Hamiseno sebagaimana dikutip oleh Suharsimi Arikunto menjelaskan pengelolaan merupakan substansi dari mengelola, sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data, merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan sampai pengawasan dan penilaian, dijelaskan selanjutnya bahwa pengelolaan merupakan sumber penyempurnan dan peningkatan
pengelolaan yang selaanjutnya,
(http://id:shvoong.com/social-sciences/education/225844-pengertian-pengelolaan-pembelajaran/, diakses tanggal 15 Februari 2012).
Dalam hal ini yang akan dikaji dari pengelolaan adalah mengenai proses mulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan dan penyaluran barang, penggunaan barangsampai dengan penatausahaan yang meliputi
pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan pengelolaan barang.
Selanjutnya proses kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan pembuatan
(26)
commit to user
laporan bulanan pengelolaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK, cetak, pembersih.
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan organisasi lembaga. Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi lembaga. satu yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan kepemimpinan. Bila pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan orang pribadi maupun kelompok, maka seorang pemimpin bisa mencapai tujuan yang diharapkan tanpa perlu menjadi seorang manajer yang efektif.Seperti definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh Wardoyo (1980:41) bahwa pengelolaan merupakan suatu rangkaian yang berintikan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengewasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Harsoyo (1997:121) bahwa pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal
dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha untuk menggali
dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (1994:444) adalah sebagai berikut:
a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses
b. Jalanya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411) memaparkan sebagai berikut:
a. Proses cara pembuatan mengelola
b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga orang lain
c. Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang
(27)
commit to user
Dari uraian diatas dapat isimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
(28)
commit to user
C. Barang
Barang/produk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat di raba, termasuk bungkus, harga, prestise perusahaan, dan pengecer. Pelayanan perusahaan dan pengecer, yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan. (Bayu Swastha: 1993).
Pengolongan barang menurut tingkat pemakaian dan kekongkritannya. 1. Barang Tahan lama (durable goods) adalah barang-barang yang
secara normal dapat dipakai berkali-kali, jadi dapat dipakai untuk jangka waktu yang relative lama.
Misalnya : Pakaian, Mesin tulis, kacamata penggaris, dsb.
2. Barang Tidak Tahan Lama (non durable goods)
adalah barang-barang yang secara normal hanya dipakai satu kali atau beberapa kali saja, artinya sekali barang itu dipakai akan habis, rusak, atau tidak dapat dipakai lagi.
Misalnya : Bahan Baku, Sabun, Makanan, dsb
3. Jasa adalah kegiatan, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual.
Misalnya : Jasa reparasi, Jasa Potong rambut, Jasa Pendidikan, dan sebagainya.
Penggolongan barang menurut tujuan pemakainya oleh pemakainya
1. Barang Konsumsi: Barang-barang yang untuk dikonsumsikan.
Barang konsumsi dibagi menjadi 3 yaitu:
a. Barang Konvenien (convenience Goods) yaitu : barang yang mudah dipakai, membelinya dapat disembarang tempat dan pada setiap waktu.
Misalnya : Rokok, sabun, dsb
b. Barang Shopping (shopping Goods) yaitu : barang yang harus dibeli dengan mencari dahulu dan di dalam membelinya harus
dipertimbangkan masak-masak. Misalnya dengan
(29)
commit to user
Misalnya : Tekstil, perabot rumah tangga, dsb
Secara relative barang-barang shopping ini lebih mahal , dibandingkan dengan barang konvenien, dan di butuhkan usaha-usaha serta waktu yang relatif banyak untuk mengadakan perbandingan.
c. Barang special yaitu : barang yang mempunyai cirri khas dan hanya dapat dibeli di tempat tertentu saja.
Misalnya : barang antik di toko seni tertentu, perhiasan di toko perhiasan tertentu.
2. Barang Industri
Barang-barang yang di beli untuk proses lagi/untuk kepentingan dalam industri baik secara langsung atau tidak langsung dipakai proses produksi.
Misalnya : dalam industrial baja, hampir semua produk dari baja digunakan untuk memproduksi barang lain.
Bahan industri dibedakan menjadi 5 golongan, yaitu :
a. Bahan Baku
Bahan baku ini merupakan bahan pokok untuk membuat barang lain.
Misalnya : kapas untuk membuat barang, jerami untuk membuat kertas, minyak bumi untuk membuat bensin, dsb.
b. Komponen dan barang setengah jadi
Komponen ini merupakan barang-barang yang sudah masuk dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk akhir termasuk dalam jenis ini antara lain : Barang untuk membuat kain, tekstil, onderdil untuk membuat mobil, dsb.
c. Perlengkapan Operasi
Barang-barang yang dapat digunakan untuk membantu lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lainnya di dalam perusahaan dalam golongan ini termasuk juga perbekalan yang dipakai untuk jangka waktu lama.
(30)
commit to user
Misalnya : Minyak Pelumas untuk mesin-mesin, kertas dan pensil untuk membuat catatan, dsb
d. Instalasi Alat produksi utama dalam sebuah pabrik perusahaan yang dapat di pakai untuk jangka waktu lama (termasuk barang tahan lama) instalansi ini termasuk tulang punggung dari sebuah pabrik atau perusahaan.
Misalnya : Mesin penggiling gabah pada perusahaan penggilingan gabah, mesin tenun pada perusahaan tekstil, mesin cetak pada perusahaan tekstil, mesin cetak pada perusahaan percetakan, dsb
e. Peralatan Ekstra (accessory equipment)
Alat-alat yang dipakai untuk membantu instalasi.
Misalnya : alat angkut dalam pabrik (truk pengangkut barang/Foot lift truck), gerobak dsb.
Penggolongan barang menurut sifatnya ada 2 yaitu : 1. Barang tidak habis pakai
Barang yang dapat dipergunakan tidak hanya satu kali pemakaian, tetapi berkali = kali atau berulang – ulang dalam pemakaianya. Misal : dalam kegiatan sehari – hari yaitu gunting, sepeda dsb.
2. Barang habis pakai
Barang yang hanya dapat dipergunakan satu kali dalam pemakaianya.
Misal : ATK (kertas, buku, dll), cetak (stempel, amplop surat, dll), pembersih (tipe x, penghapus, dll)
(31)
commit to user D. Pengelolaan Barang
Istilah perlengkapan, logistik, materiil dan perbekalan digunakan silih berganti dalam pengelolaan barang di lingkungan birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah. Pada kesempatan ini penulis menggunakan istilah perlengkapan dengan alasan bahwa sebagian besar birokrasi pemerintahan baik pusat maupun daerah menggunakan sebutan
perlengkapan dalam jabatan pengelolaan barang seperti biro
perlengkapan, bagian perlengkapan dan sub bagian perlengkapan. Yang dimaksud dengan perlengkapan disini meliputi barang daerah baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak dan yang sifatnya barang habis pakai maupun barang yang tidak habis pakai (dipakai berulang-ulang). Barang daerah termasuk juga dalam pengertian keuangan daerah. Hal ini dapat dilihat dari pengertian keuangan daerah yang dikemukakan Mamesah (dalam Sembiring, 2002 : 84) yaitu : Semua hak dan semua kewajiban yang dapat dinilai dengan uang, demikian pula segala sesuatu baik berupa uang maupun barang yang dapat dijadikan kekayaan daerah sepanjang belum dimiliki/dikuasai oleh negara atau daerah yang lebih tinggi serta pihak-pihak lain sesuai ketentuan/perundang-undangan yang berlaku.
Pendapat ahli di atas sesuai dengan pengertian keuangan daerah yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor. 105 Tahun 2000 yaitu :
“Semua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan
pemerintah daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk di dalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak
dan daerah tersebut dalam kerangka APBD”.
Pada dasarnya pengelolaan uang dan pengelolaan barang tidak jauh berbeda, dimana dalam pengelolaannya sama-sama merupakan mekanisme/system pengurusan umum (otorisator dan ordonatur) dan pengurusan khusus (compatable/bendaharawan). Pengelolaan uang dan
(32)
commit to user
barang pemerintah sama-sama harus berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Menurut Sembiring (2002: 85) perbedaan yang khas dari pengelolaan uang dan barang antara lain adalah :
1. Barang diperoleh dengan pengadaan atau pembelian denagn
menggunakan alat tukar uang, sehingga setiap barang bernilai uang. Tetapi apabila suatu barang dikembalikan wujudnya ke uang dengan cara penjualan kembali, biasanya nilai nominal hasil penjualan tersebut lebih rendah daripada nilai nominal pengadaan/pembalian barang tersebut semula, karena ada unsure depresiasi/penyusutan. 2. Barang khususnya barang tidak habis pakai seperti bangunan,
kendaraan bermotor, meja, kursi dan sebagainya yang mempunyai masa hidup atau masa pakai efektif dan meskipun wujud barang tidak ada lagi status hukumnya belum selesai sepanjang belum
diadakan penghapusan, karena itu masih harus terus
dilaporkan/dipertanggungjawabkan kepada pejabat yang berwenang. Uang apabila sudah selesai dipertanggungjawabkan dan mendapat pengesahan maka status hukumnya sudah selesai.
3. Pengelolaan uang memerlukan waktu relative singkat sedangkan pengelolaan barang khususnya barang tidak habis pakai relatif lama. 4. Untuk mencapai kinerja (output) suatu unit organisasi memerlukan
bahan dan perangkat kerja berupa barang yang berasal dari alat tukar uang.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengelolaan barang jauh lebih sulit dan rumit daripada pengelolaan uang, akan tetapi tampak di lapangan bahwa pengelolaan barang kurang mendapat perhatian. Adapun indikasi adanya permasalahan dalam pengelolaan perlengkapan di lingkungan Sekretariat daerah termasuk kabupaten Karanganyar antara lain:
(33)
commit to user
a. Pengelola atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab dalam perlengkapan cenderung hanya memberi perhatian penuh pada saat pengadaan barang sedangkan dalam proses pemanfaatan sampai dengan penghapusannya kurang mendapat perhatian;
b. Penyediaan anggaran belanja untuk pemeliharaan barang seperti kendaraan bermotor, bangunan dan lain-lain sangat minim sehingga masa pemanfaatannya lebih pendek atau membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar.
c. Informasi perlengkapan minim, karena laporan inventarisasi tidak dibuat secara rutin sehingga mengalami kesulitan dalam perencanaan kebutuhan serta dalam penyusunan neraca daerah;; d. Pengelolaan perlengkapan belum diselengarakan secara terpadu
oleh suatu lembaga yang khusus menangani hal tersebut;
e. Pengawasan dan pengendalian perlengkapan dari pejabat yang berwenang terhadap pengelolaan perlengkapan unit organisasi misalnya dalam hal barang yang hilang masih kurang, sehingga tidak lanjut terhadap pegawai yang bertanggungjawab dalam hal ini hampir tidak ada;
f. Beberapa unit organisasi masih merasakan kurangnya peraturan dan pedoman dalam pengelolaan perlengkapan.
Masalah tersebut di atas tidak dapat dibiarkan berlangsung terus, terlebih berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000 tentang Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan daerah mewajibkan Kepala Daerah mengatur pengelolaan barang daerah dan membuat neraca daerah. Neraca daerah dibuat berdasarkan data yang akurat tentang asset daerah (hasil inventarisasi barang) yang berasal dari perangkat daerah.
Sehingga penyusunan anggaran dan pengelolaan perlengkapan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam kerangka keuangan daerah. Semua aktivitas/fungsi operasional perlengkapan
(34)
commit to user
(perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi dan pengendalian) membutuhkan dukungan dana berupa belanja apakah untuk barang bergerak maupun untuk barang tidak bergerak yang disusun dalam anggaran, dalam upaya pencapaian kinerja setiap perangkat daerah sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
Kualitas data tentang pengelolaan perlengkapan sangat
berpengaruh pada penyusunan anggaran dan sebaliknya ketepatan penyusunan anggaran sangat berpengaruh pula pada efektivitas pelaksanaan fungsi-fungsi perlengkapan suatu perangkat daerah. Pada suatu saat suatu barang akan dihapus karena tidak atau kurang memberikan manfaat lagi dan selanjutnya dijual bila masih mempunyai nilai ekonomis, serta hasil penjualan barang tersebut dapat direncanakan pada bagian pendapatan daerah pada waktu penyusunan anggaran. (http://www.bkn.go.id. Pola Manajemen Aset Daerah (Pengelolaan Manajemen Perlengkapan Di Lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten). Diakses Pada Tanggal 18 Februari 2012).
E. Pengelolaan Barang Milik Daerah
a. Azas-Azas Pengelolaan Barang Milik Daerah.
Barang milik daerah sebagai salah satu unsur penting dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat harus dikelola dengan baik dan benar, yang pada gilirannya dapat mewujudkan pengelolaan barang milik daerah dengan memperhatikan azas-azas sebagai berikut (Chabib Saleh dan Heru Rochmansjah, 2010:157-158 ; Nurlan Darise, 2009:234-235) :
Azas fungsional, yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dibidang pengelolaan barang milik daerah yang dilaksanakan oleh kuasa pengguna barang, pengguna barang, pengelola barang dan Kepala Daerah sesuai fungsi, wewenang dan tanggungjawab masing-masing;
(35)
commit to user
Azas kepastian hukum, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan; Azas transparansi, yaitu penyeleggaraan pengelolaan barang milik daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh informasi yang benar.
Azas efisiensi, yaitu pengelolaan barang milik daerah diarahkan agar barang milik daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal.
Azas akuntabilitas, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat.
Azas kepastian nilai, yaitu pengelolaan barang milik daerah harus didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan baran milik daerah serta penyusunan neraca Pemerintah Daerah.
b. Siklus Pengelolaan Barang Milik Daerah
Dalam Permendagri No. 17 tahun 2007 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Pengelolaan barang daerah adalah suatu rangkaian kegiatan dan tindakan terhadap daerah yang meliputi:
1. Perencanaan kebutuhan dan penganggaran;
Dalam perencanaan dan pengenggaran ini terdapat dua kegiatan yaitu: a. Koordinasi dan sinkronasi perencanaan
“Pelaksanaan perlu terkoordinasi dengan baik dengan
memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan oleh daerah
masing-masing” (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah, 2010:163)
b. Perencanaan dan penganggaran
Kegiatan perencanaan dan penganggaran merupakan dasar dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) masing-masing SKPD sebagai bahan penyusunan APBD.
Dengan kata lain dalam sistem pembelian barang milik daerah, ada dua perencanaan yang harus dilaksanakan setiap tahun, yaitu
(36)
commit to user
perencanaan akan pengadaan kebutuhan barang milik pemerintah daerah dan perencanaan pemeliharaan barang milik pemerintah daerah (M. Yusuf, 2010:40).
2. Pengadaan
Sesuai dengan permendagri Nomor 17 Tahun 2007, Nurlan
Darise (2009:236) menyatakan bahwa “pengadaan barang milik
daerah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan
dan terbuka, bersaing adil/tidak diskriminatif dan akuntabel”.
3. Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
a. Penerimaan
Penerimaan merupakan tindak lanjut dari pengedaan dan/atau berasal dari pihak ketiga yang dilengkapi dokumen-dokumen serta berite acaranya.
b. Penyimpanan
Bertujuan melayani pengurusan persediaan barang dengan cpat dan tepat.
c. Penyaluran
Kegiatan penyaluran dilaksanakan dengan tujuan dapat
terselenggaranya kegiatan pembagian barang dengan cepat dan tepat serta sesuai dengan kebutuhan.
4. Penggunaan
Penggunaan menurut Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam mengelola dan menata usaha barang milik daerah sesuai tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang bersangkutan.
5. Penatausahaan
a. Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No.1 tahun 2008 disimpulkan bahwa yang dimaksud denan pembukuan adalah proses pencatatan barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam
(37)
commit to user
kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milk daerah. Pengguna/kuasa pengguna barang wajib melakukan pendaftaran dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang Pengguna (DBP)/Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP).
b. Inventarisasi
Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah (2010:180).
“Inventarisasi merupakan tindakan atau kegiatan melakukan
penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan,
pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian.
c. Pelaporan
Adanya kegiatan pelaporan bulanan, semesteran, dan tahunan. 6. Pemanfaatan
a. Pinjam pakai
Pinjam pakai penyerahan penggunaan barang antara Pemerintah Pusat dengan Pemerintah Daerah dan antar Pemerintah Daerah dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada pengelola (Nurlan Darise, 2009:238).
Adapun jangka waktu pinjam pakai ini maksimal dua tahun dan dapat diperpanjang, hal ini sesuai dengan pernyataan dari
Mahmudi (2010:152), “dipinjampakaikan dengan jangka waktu
maksimal dua tahun dan dapat diperpanjang”.
b. Penyewaan
Penyewaan merupakan hak penggunaan/pemanfaatan kepada pihak ketiga dalam jangka waktu tertentu dengan menerima imbalan uang tunai.
c. Kerjasama pemanfaatan
“Kerjasama pemanfaatan barang milik daerah dengan pihak lain dilakukan dengan tujuan mengoptimalkan daya guna dan hasil guna barang milik daerah dan dalam rangka meningkatkan
(38)
commit to user
penerimaan daerah” (Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah,
2010:190; Nurlan Darice,2009:239).
d. Bangun Guna Serah dan Bangun Serah Guna
Bangun guna serah dimanfaatkan oleh pihak yang membangun bangunan dan/atau sarana tersebut sampai jangka waktu berakhir,
“...dan terlebih dahulu diaudit berdasarkan perjanjian yang dilakukan terhadap obyek bangun guna serah” (M.Yusuf,
2010:148). Sedangkan bangun serah guna dibangun oleh pihak ketiga kemudian setelah selesai pembangunannya diserahkan kepada Pemerintah Daerah untuk didayagunakan oleh pihak lainnya dalam jangka waktu tertentu.
7. Pengamanan dan Pemeliharaan
a. Pengamanan
Tujuan dari pengamanan ini adalah menghindari
klaim/penyerobotan aset/barang milik daerah oleh pihak lain. b. Pemeliharaan
Pemeliharaan barang seperti yang dikemukakan oleh Mahmudi
(2010:156) adalah “upaya mencegah kerusakan yang diyakini lebih baik daripada memperbaikinya”.
8. Penilaian
Permendagri Nomor 17 Tahun 2007, menyatakan bahwa penilaian adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada data/fakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan metode/teknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik daerah.
9. Penghapusan
Mahmudi (2010:153) menyatakan bahwa “penghapusan aset daerah
dari daftar aset pemerintah daerah dapat dilakukan jika aset tersebut
tidak memiliki nilai ekonomis, rusak berat, atau hilang”. Adapun
(39)
commit to user
10. Pemindahtanganan
Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut dari kegiatan penghapusan. Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007:
Pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah dan/atau bangunan dan selain tanah dan bangunan yang bernilai Rp 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) ditetapkaan dengan Keputusan Kepala Daerah setelah mendapat persetujuan DPRD.
Adapun bentuk-bentuk pemindahtanganan adalah penjualan, tuksr menukar, hibah, penyertaan modal pemerintah daerah.
11. Pembinaan, Pengawasan, dan Pengendalian
Tujuan dilakukannya pembinaan, pengawasan dan pengendalian terhadap barang milik daerah ini dalam Permendagri Nomor 17 Tahun
2007 adalah “untuk menjamin pengelolaan barang milik daerah secara berdaya guna dan berhasil guna”.
12. Pembiayaan Pengelolaan Barang Milik Daerah
Pembiayaan dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam pengelolaan barang milik daerah. Pembiayaan tersebut direncanakan dan diajukan setiap tahun melalui APBD sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
13. Tuntutan Ganti Rugi
Tuntutan ganti rugi ini dilakukan ketika pejabat pengelola barang milik daerah seperti pengelola, pembantu pengelola, pengguna/kuasa pengguna, serta penyimpan dan/atau pengurus barang melakukan perbuatan yang merugikan daerah. Tujuan dari dilakukannya TGR ini adalah dalam rangka pengamanan dan penyelamatan barang milik daerah.
Dari uraian siklus pengelolaan barang milik daerah diatas, untuk pengelolaan barang habis pakai merupakan termasuk bagian dari siklus pengelolaan barang milik daerah tersebut yaitu:
1. Perencanaan dan penganggaran kebutuhan;
(40)
commit to user
3. Penerimaan;
4. Penyimpanan;
5. Penyaluran; 6. Pelaporan; dan
7. Penghapusan
2. Metode Pengamatan
Berdasarkan dari Perumusan Masalah yaitu untuk mengetahui administrasi pengelolaan barang habis pakai di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dan kendala yang dihadapi, maka dalam pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah tata kerja untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan, antara lain :
A. Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.
b. Di dalam lokasi tersebut terdapat administrasi pengelolaan barang habis pakai yang akan dikaji dalam pengamatan ini.
c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan di lokasi tersebut.
B. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini, penulis menggunakan jenis pengamatan yang deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan yang dilakukan dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik, tetapi menggunakan kategori-kategori tertentu yang dihubungkan secara kualitatif ( HB Sutopo, 1998 : 37 )
(41)
commit to user C. Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari : a. Narasumber
Narasumber dapat kita mintai keterangan dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara agar dapat menguatkan data yang kita miliki.
Adapun informannya adalah :
Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Kepala Sub Bagian Pengadaan
Kepala Sub Bagian Pemeliharaan Staff
b. Dokumen
Diperoleh dengan mencatat data-data yaitu mengenai administrasi pengelolaan barang habis pakai, jenis barang habis pakai, pemberian atau penyaluran barang, dan penulisan dalam bon permintaan barang dan penulisan laporan tutup bulan. Dokumen Peraturan Pemerintah, dan arsip-arsip yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang dapat mendukung kajian pengolahan data.
c. Tempat Diketemukan Data
Tempat diketemukannya data adalah di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
D. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan responden.
b. Dokumentasi
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek
(42)
commit to user
pengamatan tertentu yang diperoleh dari Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
c. Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif, dimana peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatan. Teknik observasi ini memberikan kesempatan khusus bagi peneliti untuk mengumpulkan data tetapi juga akan menemukan masalah dan hambatan yang terjadi selama penelitian. Observasi langsung yang dilakukan oleh pengamat dilakukan dengan cara formal dan informal kepada objek pengamatan. Adapun observasi yang dilakukan oleh pengamat adalah administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
E. Teknik Analisis Data
Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek penelitian untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topic pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh.
Teknik Analisis Data meliputi: a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang muncul dari catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menajamkan analisis, menggolongkan atau
(43)
commit to user
pengkategorisasian ke dalam tiap permasalahan melalui uraian
singkat, mengarah, membuang yang tidak perlu dan
mengorganisasikan data sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi. Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam beberapa bagian. Kemudian masing-masing dari bagian-bagian tersebut dikelompokkan lagi menurut sistemainya.
b. Sajian Data
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian (display) data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom sebuah
c. Penarikan simpulan / verifikasi
Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau memahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh. Kesimpulan adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapat ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang harus diuji kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu yang merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal, biasanya yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data berikutnya.
(44)
commit to user Gambar II.1
Model Analisis Interaktif ( HB. Sutopo, 2002 : 96 )
PENGUMPULAN DATA
REDUKSI DATA
SAJIAN DATA
PENARIKAN SIMPULAN/VERIFIKASI
(45)
commit to user BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum
Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar, Sekretariat Daerah merupakan unsur staf pimpinan Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati.
Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga lain, Kecamatan dan Kelurahan.
Dalam menyelenggarakan tugas, Sekretariat Daerah mempunyai fungsi :
1. Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah;
2. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain, Kecamatan dan Kelurahan;
3. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah;
4. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah;
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
B. Visi, Misi, dan Tujuan 1. Visi
Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran
(46)
commit to user
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.
Visi Sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar adalah :
“Terwujudnya Profesionalisme dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan administrasi menuju terwujudnya Karanganyar yang tentram, demokratis dan sejahtera 2. Misi
Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok fungsi dari organisasi. Misi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah:
a. Mengembangkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum, desa
dan kelurahan , pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel dan transparan.
b. Meningkatnya pembinaan dan perumusan peraturan
perundang-undang, bantuan dan pelayanan hukum, kesadaran hukum serta dokumentasi dan informasi hukum.
c. Mewujudkan kelembagaan dan ketatalaksanaan yang efektif dan
efisien serta peningkatan kinerja perangkat daerah.
d. Mengembangkan sistem informasi manajemen, jaringan komunikasi
data, telekomunikasi dan informatika guna mewujudkan pelaksanaan e-Government.
e. Mewujudkan kesejahteraan masyarakat dengan pengamalan agama,
peningkatan kualitas pendidikan, pelestarian kebudayaan,
pemberdayaan perempuan, pemuda dan olah raga, pengembangan serta kemitraan wawassan kebangsaan dan kepedulian sosial .
f. Mewujudkan tertib administrasi dan pengendalian kualitas
pembangunan guna tercapainya efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pembangunan daerah.
(47)
commit to user
g. Meningkatnya kemampuan perusahaan daerah, kemandirian
perekonomian rakyat, pengelolaan energi dan sumber daya mineral serta daya saing produksi daerah.
h. Mewujudkan pengelolaan keuangan daerah yang jelas, tertib,
transparan dan akuntabel.
i. Mewujudkan pengelolaan sarana dan prasarana pemerintah daerah secara profesional, akuntabel dan transparan.
j. Meningkatkan penyelenggaraan administrasi ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hubungan masyarakat dan protokol, dokumentasi.
3. Tujuan dan Sasaran
Tujuan dan sasaran merupakan kondisi yang diharapkan akan terwujud dalam jangka waktu pendek guna mendorong tercapainya visi dan misi. Tujuan dan Sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut :
a. Tujuan
Tujuan adalah penjabaran / implementasi dari pernyataan misi yang berisi tentang sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu organisasi.
Sesuai dengan misinya, maka tujuan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah :
1. Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan umum,
pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel dan transparan.
2. Mewujudkan sistem penyelenggaraan pemerintahan desa dan
kelurahan , pembangunan, dan kemasyarakatan yang akuntabel dan transparan.
(48)
commit to user
3. Mewujudkan pembinaan dan perumusan peraturan
perundang-undangan, bantuan dan pelayanan hukum, kesadaran hukum serta dokumentasi dan informasi hukum.
4. Mewujudkan pengelolaan data berbasis teknologi informasi dan komunikasi, peningkatan kualitas dan kuantitas SDM serta infrastruktur di bidang teknologi informasi dan komunikasi guna terselenggaranya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.
5. Mewujudkan peningkatan kualitas penanganan masalah
kesejahteraan sosial.
6. Mewujudkan peningkatan pertumbuhan sektor industri,
perdagangan, koperasi dan usaha kecil mandiri.
7. Mewujudkan kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya saingn produksi daerah
8. Mewujudkan peningkatan koordinasi, kegiatan dan fasilitas yang menunjang kesejahteraan rakyat.
9. Mewujudkan pengelolaan dan pelaporan administrasi keuang
yang tertib, transparan dan akuntabel.
10. Mewujudkan pegadaan, pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan daerah yang profesional, akuntabel dan transparan. 11. Mewujudkan birokrasi pemerintahan yang akuntabel dan efisien
melalui pengawasan yang efektif dalam mewujudkan sistem pemrintahan yang baik
12. Mewujudkan peningkatan peran fungsi pemerintahan daerah yaitu
fungsi pelayanan, regulasi dan pemberdayaan. b. Sasaran
Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu instansi pada kurun waktu tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan yang telah disebutkan di atas, maka sasaran Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah :
(49)
commit to user
1. Terselenggaranya pemerintahan umum yang lancar tertib dan sukses;
2. Meningkatnya efiseiensi den efektifitas penyelenggaraan
pemrintahan dan pembangunan daerah;
3. Terciptanya koordinasi integrasi dan sinkronisasi perencanaan, pembangunan dan pelayanan masyarakat melalui kerjasama yang sinergi antara eksekutif dan antar pemerintah daerah;
4. Meningkatnya tertib administrasi, kelancaran penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan dan kesejahteraan perangkat desa;
5. Meningkatnya kualitas produk hukum daerah;
6. Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dan aparatur;
7. Meningkatnya penerapan dan penegakan hukum;
8. Meningkatnya kualitas dan kuantitas infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi;
9. Meningkatnya pengelolaan aplikasi sistem informasi, kualitas aparatur pemerintah yang berbudaya infrmasi dan berwawasan iptek serta pelayanan informasi kepada pemerintah daerah dan masyarakat;
10. Meningkatnya efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan
pembangunan;
11. Meratanya pembangunan di desa/kelurahan;
12. Meningkatnya kesejahteraan masyarakat;
13. Meningkatnya pemasaran, pendapatan UKM dan pemberdayaan
BUMD;
14. Meningkatnya Dana Bagi Hasil cukaui hasi tembakau;
15. Meningkatnya kemandirian pengelolaan energi dan sumber daya
mineral dan daya saing produksi;
16. Meningkatnya kualitas kesehatan masyarakat;
17. Meningkatkan koordinasi, kegiatan, dan fasilitasi untuk
(50)
commit to user
18. Meningkatnya penanganan dan bantuan bencana alam;
19. Meningkatnya pengelolaan dan pelaporan administrasi;
20. Meningkatnya pengadaan, pengelolaan sarana dan prasarana
pemerintahan darah yang profesional;
21. Meningkatnya akunabilitas pemrintah;
22. Meningkatnya kinerja instansi pemerintah;
23. Meningkatnya kualitas pengembangan kapasitas aparatur dalam penyelenggaraan pelayanan publik.;
24. Meningkatnya administrasi ketatausahaan, kerumahtanggaan,
hubungan masyarakat dan protokol, dokumentasi;
C. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Didalam menjalankan operasionalnya, suatu instansi sangat perlu memiliki pembagian tugas dan wewenang di setiap bagian yang ada didalam instansi tersebut agar dapat melaksanakan tugas, maka perlu diadakan pengorganisasian yang baik.
Susunan organisasi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan suatu kebijakan yang dilakukan untuk kepentingan pencapaian tujuan yang ada. Adapun susunan organisasi berdasarkan Peraturan Daerah Nomor Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah sebagai berikut :
a. Sekretaris Daerah
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain, Kecamatan dan Kelurahan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Sekretaris Daerah mempunyai fungsi :
(51)
commit to user
2. Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain, Kecamatan dan Kelurahan
3. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
4. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
1. Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan,
2. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan maupun
tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas,
3. Mengkoordinasikan sekretariat dprd, dinas daerah, lembaga teknis daerah, satuan polisi pamong praja, lembaga lain, kecamatan dan kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas,
4. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal,
5. Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam melaksanakan/menyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan,
perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi,
6. Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan dan belanja daerah, perubahan anggaran pendapatan dan belanja daerah dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah,
(52)
commit to user
7. Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan produk peraturan daerah,
8. Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan,
perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi,
9. Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati,
10.Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah,
11.Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah,
12.Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan daerah,
13.Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku,
14.Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja,
15.Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan kebijakan,
16.Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas dan
17.Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari : a. Asisten Pemerintahan
Terdiri dari :
1. Bagian Pemerintahan Umum, terdiri dari :
(53)
commit to user
b. Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c. Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2. Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan, terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b. Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c. Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3. Bagian Hukum, terdiri dari :
a. Sub Bagian Perundang-undangan
b. Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c. Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4. Bagian Pengelolaan Data Elektronik, terdiri dari :
a. Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b. Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c. Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
b. Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat Terdiri dari :
1. Bagian Perekonomian, terdiri dari :
a. Sub Bagian Perekonomian Rakyat
b. Sub Bagian Sumber Daya Alam
c. Sub Bagian Perusahaan Daerah
2. Bagian Administrasi Pembangunan, terdiri dari :
a. Sub Bagian Penyusunan Program
b. Sub Bagian Pengendalian
c. Sub Bagian Pelaporan
3. Bagian Kesejahteraan Rakyat, terdiri dari :
a. Sub Bagian Agama, Pendidikan, dan Kebudayaan
b. Sub Bagian Pemuda, Olahraga, Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
(54)
commit to user c. Asisten Administrasi
Terdiri dari:
1. Bagian Perlengkapan dan Keuangan, terdiri dari :
a. Sub Bagian Pengadaan
b. Sub Bagian Pemeliharaan
c. Sub Bagian Keuangan
2. Bagian Organisasi dan Kepegawaian, terdiri dari :
a. Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
b. Sub Bagian Ketatalaksanaan
c. Sub Bagian Kepegawaian
3. Bagian Umum, terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha
b. Sub Bagian Rumah Tangga
c. Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
d. Kelompok Jabatan Fungsional.
Masing-masing Asisten Sekretaris Daerah dipimpin oleh seorang Asisten yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah.
Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten yang bersangkutan.
Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian yang bersangkutan.
Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior sebagai Ketua Kelompok dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah.
(1)
commit to user
25 Pewangi isi ulang otomatis botol 15 0 15
26
Pengharum ruangan
otomatis buah 8 1 7
27 Taplak meja buah 2 0 2
28 Penyegar udara gantung buah 95 35 60
29 Pembersih kaca botol 32 23 9
Sumber : Laporan keadaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Karanganyar.
Berdasarkan tabel barang pembersih diatas hampir semua tidak perlu diadakan penambahan barang untuk bulan Maret 2012, dikarenakan hampir semua jenis barang pembersih tidak terlalu banyak dalam pengeluaran. Tapi ada juga yang membutuhkan penembahan adalah :
1) Penyegar udara semprot
2) Pembersih kaca
3. Penerimaan
Menurut bapak Sukaryo selaku Kepala Sub Bagian Pemeliharaan bahwa penerimaan sebagai bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan barang milik daerah oleh penyedia barang yang mana barang habis pakai merupakan termasuk di dalamnya. Dalam penerimaan barang perlu adanya surat berita acara pemeriksaan barang yang telah disetujui dan diputuskan oleh Gubernur / Bupati / Walikota, semua barang habis pakai yang dterima dicatat kedalam buku penerimaan barang habis pakai untuk menjadi pedoman stok barang yang ada dalam gudang.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut mengenai permintaan barang di Bagian Perlengkapan dan Keuangan dilaksanakan dengan baik oleh penerima barang yang bertanggung jawab terhadap Kasubag Pemeliharaan.
4. Penyimpanan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa penyimpanan merupakan tindak lanjut setelah barang habis pakai sudah diterima. Dalam pelaksanaan penyimpanan harus dengan ketelitian dalam
(2)
commit to user
menentukan sifat dan jenis barang untuk disimpan dan dikelompokan sesuai dengan macam barang habis pakai yang ada di dalam gudang agar mudah untuk pengambilan barang dan kemudian menyalurkan barang.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut bahwa bapak Sadimin sebagai petugas gudang yang bertugas menyimpan barang dan mengelola barang yang ada di gudang telah melaksanakan tugasnya dengan baik. 5. Penyaluran
Menurut bapak Priyo Pinardi selaku staff bahwa dalam pelaksanaan penyeluran barang harus disesuaikan dengan rencana penggunaan dan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing unit kerja. Dalam penyaluran seorang petugas gudang harus mencatat setiap barang yang dikeluarkan kedalam buku pengeluaran barang. Setiap unit kerja yang akan meminta barang habis pakai harus mengisi surat perintah pengeluaran barang atau kertas bon.
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Priyo, bahwa kegiatan penyaluran barang dilaksanakan dengan baik sesuai dengan pemenuhan kebutuhan akan barang terutama barang habis pakai yang diminta dan digunakan oleh unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai.
6. Pelaporan
Sesuai pernyataan bapak Lilik Setyo Prihadi selaku staff bahwa dalam pembuatan laporan persediaan barang tiap bulan petugas gudang mengisi dan menginput data ke dalam buku barang habis pakai dan dimasukan kedalam laporan keadaan barang habis pakai yang terdiri dari ATK, cetak dan pembersih sesuai dengan klasifikasi barang tersebut dalam pemakaian tiap satu bulan. Setelah semua diisi dengan baik dan teliti, kemudian membuat surat berita acara pemeriksaan barang yang berisi bahwa Kepala Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretarat Daerah Kabupaten Karanganyar telah melaksanakan pemeriksaan terhadap kinerja petugas gudang dalam melakukan tugas administrasi pengelolaan barang
(3)
commit to user
habis pakai. Menyatakan bahwa antara jumlah barang yang ada di gudang telah sesuai dengan buku persediaan barang.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dalam kegiatan pelaporan bulanan barang habis pakai terdapat ketidak sesuaian antara laporan keadaan barang gudang dengan barng yang ada di gudang, sehingga harus lebih diteliti dalam pencatatan barang yang dikeluarkan dari gudang.
7. Penghapusan
Sesuai pernyataan bapak Sadimin selaku petugas gudang bahwa penghapusan adalah tindakan penghapusan atau meniadakan barang pengguna atau kuasa pengguna dan penghapusan dari daftar inventaris barang milik daerah. Penghapusan tersebut dilakukan untuk menetralisir tempat menyimpan barang dari barang yang sudah tidak dapat digunakan karena rusak berat atau sudah habis batas penggunaanya. Berdasarkan observasi penulis di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Setda Kabupaten Karanganyar tidak terjadi kegiatan penghapusan terutama untuk barang habis pakai, dikarenakan semua barang habis pakai digunakan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan dan menurut bapak Sadimin apabila tersisa barang di gudang, barang tersebut tidak dihapuskan, tetapi akan dialokasikan untuk bulan berikutnya.
Berdasarkan hasil wawancara bahwa penghapusan dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang ada di Bagian Perlengkapan dan Keuangan, tetapi pada saat penulis mengadakan pengamatan di Bagian Perlengkapan dan Keuangan tidak terjadi kegiatan penghapusan untuk barang terutama barang habis pakai.
C. Tata Cara Penyaluran Barang Habis Pakai Yang Dilaksanakan di
Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai, kegiatan penyaluran menjadi sangat penting karena demi kelancaran dan
(4)
commit to user
pemenuhan tugas pokok dan fungsi dari seluruh unit kerja yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar. Tata cara penyaluran barangdi Bagian Perlengkapan dan Keuangan SetdaKabupatenKaranganyar menurut bapak Sadimin adalah sebagai berikut:
1. Unit kerja yang membutuhkan barang habis pakai harus mengisi kertas bon yang diberikan oleh petugas gudang
2. Mengisi surat perintah pengeluaran barang atau penyaluaran barang yang biasa disebut kertas bon sesuai dengan permintaan barang yang dibutuhkan dan mengisi unit kerja yang akan menggunakan barang tersebut.
3. Setelah pengisian selesai, serahkan kertas bon kepada petugas gudang untuk ditindak lanjuti
4. Mengambilkan dan menyerahkan barang sesuai dengan yang diminta
5. Petugas gudang memasukan data kedalam buku pengeluaran barang.
Semua berkas mengenai tata cara penyaluran barang habis pakai telah dilampirkan penulis dalam bagian lampiran.
(5)
commit to user
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan bagian dari dalam siklus administrasi pengelolaan barang milik daerah yang terdiri dari :
1. Perencanaan kebutuhan dan penganggaran
Dalam perencanaan dan penganggaran telah dilakukan dengan baik sesuai dengan Rencana Kebutuhan Barang yang disusun oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan dengan anggaran yang sesuai. 2. Pengadaan
Pengadaan dilakukan dengan baik, mampu merealisasikan Rencana Kebutuhan Barang sesuai dengan perencanaan yang telah disusun SKPD
3. Penerimaan
Dalam penerimaan barang habis pakai dilaksanakan dengan baik, telah sesuai dengan ketentuan untuk menerima barang habis pakai dan telah diketahui dan disetujui Kepala Bagian yang kemudian akan ditindak lanjuti oleh penyimpan barang habis pakai.
4. Penyimpanan
Dalam kegiatan penyimpanan barang dilaksanakan dengan baik, semua barang yang disimpan di gudang penyimpanan telah sesuai dengan data stok barang yang tercantum dalam buku keadaan barang habis pakai. 5. Penyaluran
Penyeluran barang habis pakai dilaksanakan dengan baik dalam rangka pemenuhan akan barang habis pakai dan diberikan sesuai dengan permintaan barang habis pakai oleh unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
(6)
commit to user 6. Pelaporan
Dalam pembuatan laporan dilaksanakan dengan cukup baik, penulis dapat mengatakan cukup baik dikarenakan dalam pembuatan laporan barang terdapat ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis pakai dengan barang habis pakai yang ada di dalam gudang, hal tersebut terjadi disebabkan karena petugas gudang lupa atau lalai belum memasukan data barang habis pakai yang telah dikeluarkan atau diambil dari gudang ke dalam buku pengeluaran dan dari bagian perlengkapan dan keuangan itu sendiri juga menggunakan barang habis tersebut untuk penyelenggaran kegiatan tugas, sehingga secara otomatis mengembil barang dari gudang.
7. Penghapusan
Dalam penghapusan dilakukan dengan baik atas perdetujuan dan keputusan dari kepala Daerah selaku pemegang kekuasaan barang milik daerah.
B. Saran
Sebaiknya dalam administrasi pengelolaan barang habis pakai di Bagian Perlengkapan dan Keuangan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilaksanakan dengan baik dan lebih teliti. Setiap barang habis pakai yang telah dikeluarkan dan diambil dari gudang harus selalu dicatat, baik itu barang yang diminta oleh unit atau bagian selain bagian perlengkapan dan keuangan, tetapi setiap barang yang diambil oleh bagian perlengkapan dan keuanagn itu sendiri juga harus dicatat. Karena hal tersebut yang sangat berpengaruh terjadinya ketidaksesuaian antara laporan keadaan barang habis pakai dengan keadaan barang habis pakai di dalam gudang.