bertugas untuk segera ditangani. Teknisi bertugas untuk memberikan hasil penyelesaian masalah yang dilaporkan berupa solusi yang nantinya akan dicatat
ke dalam sistem sesuai dengan tiket yang diberikan oleh admin. Dengan adanya sistem pengelolaan permasalahan yang terstruktur
tersebut diharapkan mampu mengoptimalkan pelayanan, kinerja teknisi dan meningkatkan mutu perusahaan yang berpengaruh terhadap loyalitas pelanggan.
3.2 Deskripsi Data
Data-data yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi website trouble ticket ini antara lain :
1. Data tiket, berisi tentang data pelanggan dan keluhan yang dilaporkan
meliputi id_ticket, username, teknisi, subject, email, nama, phone, status, prioritas, detail, tgl, jam
2. Data account, data account mewakili entitas yang ada yaitu admin,
tekniksi dan user berisi tentang data-data personal user yang dapat mengakses sistem sesuai dengan level user tersebut yaitu, admin,
teknisi dan user. Data ini meliputi username, password, nama, alamat, email, phone, level
3. Data solusi, berisi informasi solusi yang diberikan oleh teknisi sebagai
tindak lanjut dari penyelesaian masalah yang dilaporkan oleh pelanggan. Data ini meliputi no_key, solusi, username, tgl, jam.
4. Data komentar, berisi komentar dari pelanggan yang terkait dengan
tiket permasalahan yang dilaporkan. Data ini meliputi no_key, pesan, tgl dan jam.
3.3 Kebutuhan Sistem
Kebutuhan hardware dan software untuk mendukung berjalanya website aplikasi
trouble ticket
adalah sebagai berikut.
3.3.1 Perangkat Lunak
Software
Software
yang diperlukan untuk menjalankan website aplikasi trouble ticket adalah sebagai berikut :
1. Sistem operasi windows XPvista7.
2. Web browser
java support
seperti Mozilla firefox 3.0
higher
, google chrome dll.
3.3.2 Perangkat Keras
Hardware
Spesifikasi
Hardaware
minimum yang diperlukan untuk berjalannya website aplikasi trouble ticket yaitu :
1. Processor Intel Pentium III
2. RAM 256 Mb
3. 10 GB HDD
4. Motherboard dan VGA
onboard
5. Monitor, mouse, keyboard
6. Printer
3.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk menganalisis
arus informasi
dan merancang
sistem informasi
yang terkomputerisasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. Dalam
perancangan sistem
trouble tickets
ini terdapat beberapa proses inti seperti proses login, proses manejemen account dan manejemen tiket yang akan dijabarkan
dalam DFD
Data Flow Diagram
dibawah ini.
3.4.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram alir dari dan ke dalam sistem, yang menggambarkan hubungan proses antara entitas yang terlibat langsung
dengan sistem. Dalam diagram konteks ini menjelaskan proses user yang melaporkan masalah ke dalam sistem, dari proses itu dihasilkan sebuah tiket
permasalahan
trouble ticket
, tiket ini nanti akan di terima oleh admin dan selanjutnya diberikan kepada teknisi untuk mendapatkan solusi dari permasalahan
tersebut. Gambar diagram konteks sistem
trouble ticket
ditunjukkan pada gambar 3.1.
User
Teknisi Admin
Data user Data tiket
verifikasi Data solusi
Data login Data login
Edit tiket Close Tiket
Memberikan tiket Manajemen Account
Context Diagram
ISP TROUBLE TICKETS
SYSTEM
Menerima Laporan Menerima tiket
Data account Data tiket
verifikasi Data Login
Edit tiket Close Tiket
Data Komentar Lapor permasalahan
Data teknisi Data tiket
verifikasi
Gambar 3.1 Context diagram sistem
trouble tickets.
3.4.2
Data Flow Diagram
DFD
DFD merupakan model data yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang saling berhubungan dengan aliran dan
penyimpanan data atau database. Dfd juga merupakan sebagai penjabaran dari CD yang telah diabuat.
1.
Data Flow Diagram
DFD Level 0 Sistem ISP
Trouble Ticket
Data Flow Diagram
Level 0 Sistem
Trouble Ticket
menjelaskan semua proses yang terjadi dalam sistem yang melibatkan tiga entitas
utama yaitu admin, teknisi dan user. Gambar dibawah ini menunjukan DFD level 0 Sistem ISP Trouble Ticket.
DFD LVL 0 ISP TROUBLE TICKET
PROSES LOGIN
T_Account
D1
T_Detail
D2 D3
T_Ticket T_Solusi
D4
T_Komentar
MANAJEMEN TIKET MANAJEMEN ACCOUNT
User
Teknisi Admin
Lapor Permasalahan Beri Komentar
Close tiket Edit tiket
data tiket Solusi
Detail permasalahan Membuat tiket
Memberikan Tiket Edit tiket
Close tiket Hapus tiket
0.2
0.3
Menerima laporan data tiket
data tiket Data account
Data account
Data account Data Personal
user Data Personal
teknisi Tambah Account
Edit Data Teknisi Edit Data User
Hapus Account Data Account
Data baruTeknisi Data baru User
Hapus Account
data Komentar Data Solusi
D5 Data account
Data detail masalah Data solusi
Data komentar Edit Data Personal
Ubah Password Edit Data Personal
Ubah Password
0.1
Username password
Data login verifikasi
Username password
verifikasi
verifikasi Username
password verifikasi
Gambar 3.2 DFD Level 0 sistem
trouble tickets.
Data Flow Diagram level 0 menggambarkan keseluruhan proses yang terjadi terdiri dari 3 proses yaitu manajemen account dan
manajemen tiket. a.
Proses Login Proses login digunakan untuk memverifikasi user yang akan
masuk ke sistem. Proses ini melibatkan entitas admin, user dan teknisi. Aliran data yang terjadi yaitu semua entitas akan
mengisikan username dan password yang telah terdaftar, selanjutnya akan di cek apakah sesuai dengan data account
yang berada di
data store
t_account. Jika login berhasil maka pengguna akan masuk ke halaman masing-masing.
b. Proses manajemen account
Proses manajemen account digunakan untuk mengatur pengguna di dalam sistem. Proses ini melibatkan entitas
admin. Admin dapat melakukan proses tambah account dengan mengisi formulir yang berisi data-data personal user.
Proses ini akan menghasilkan data account yang disimpan di
data store
t_account. Proses manipulasi data yaitu edit dan hapus bersifat mengubah dan menghilangkan data dari
data store t_account yang dilakukan oleh admin sesuai data yang dipilih. Sedangkan di sisi entitas user dan teknisi pada
proses manajemen melakukan edit terhadap data personal masing-masing
c.
Proses manajemen tiket Proses manajemen tiket digunakan untuk mengelola data
keluhan atau pengaduan yang telah masuk. Proses manajemen melibatkan entitas admin, teknisi dan user.
Dalam proses pembuatan tiket user sebagai pelapor masalah mengisi formulir permasalahan, hasil dari proses tersebut
adalah sebuah data tiket permasalahan
trouble ticket
yang akan disimpan di
data store
t_tiket. Admin menerima tiket permasalahan yang telah dibuat oleh user, yang nantinya
akan diberikan kepada teknisi. Proses yang dilakukan entitas teknisi yaitu mengisi formulir solusi untuk memecahkan
masalah dati tiket yang telah dibuat, proses solusi akan menghasilkan data solusi yang disimpan di
data store
t_solusi.
2.
Data Flow Diagram
DFD Level 1 Proses Login
Data Flow Diagram
Level 1 Proses Login menjelaskan proses untuk masuk ke dalam sistem terjadi dalam sistem yang
melibatkan tiga entitas utama yaitu admin, teknisi dan user. Gambar 3.3 dibawah ini menunjukan DFD level 1 Proses Login.
Admin
Teknisi User
VALIDASI LOGIN
0.1.1 T_Account
D1 notifikasi
notifikasi Username
password
Username password
Username password
notifikasi Verifikasi user
Data login
DFD LEVEL 1 PROSES LOGIN
Gambar 3.3 DFD Level 1 Proses Login
Proses login melibatkan entitas admin, teknisi dan user. Aliran data yang terjadi yaitu admin, teknisi dan user mengisi username dan
password selanjutnya akan di validasi dengan data di t_account, setelah terverifikasi maka setiap pengguna dapat mengakses halaman website
masing-masing.
3.
Data Flow Diagram
DFD Level 1 Proses Manajemen Account
Pada data flow diagram level 1 ini merupakan penjabaran proses manajemen account di level 0. Gambar 3.4 dibawah ini
menunjukan DFD level 1 Proses Manajemen Account
DFD LEVEL 1 MANAJEMEN ACCOUNT
T_Account
D1
Admin
Teknisi
User
EDIT DATA ACCOUNT
0.2.2
TAMBAH ACCOUNT
0.2.1
HAPUS ACCOUNT
0.2.3
Form Tambah account
Verifikasi user
Username, password Username account
Form edit data Username
password Form edit data
Username password
Form edit data Data login
Data personal baru
Username password
Username account Verifikasi user
Username Username
password Data account
notifikasi
Gambar 3.4 DFD Level 1 Manajemen Account
Data Flow
Diagram Level
1 manajemen
account menggambarkan proses-proses manajemen account yang dilakukan
oleh entitas admin, teknisi dan user. Terdiri dari 3 proses yaitu tambah account, edit data account, hapus account.
a. Proses tambah data
Pada proses ini melibatkan entitas admin, dimana admin akan mengisi formulir account untuk menambah account
baru. Aliran data yang terjadi yaitu data account yang sudah diisi akan simpan di t_account
b. Proses edit data
Pada proses ini dapat melakukan edit data-data yang telah dimasukkan sesuai data account yang dipilih jika diperlukan
perubahan data. Entitas yang terlibat adalah admin, teknisi dan user. Aliran data yang terjadi yaitu data dari form edit
account yang telah diisi oleh masing-masing entitas akan di simpan kembali di t_account setelah melewati proses edit.
c. Prose hapus data
Proses hapus data melibatkan entitas admin. Aliran data yang terjadi yaitu username yang dipilih akan dihapus dari
data store
t_account.
4.
Data Flow Diagram
DFD Level 1 Proses Manajemen Tiket
Pada data flow diagram level 1 ini merupakan penjabaran proses manajemen tiket di level 0. Gambar 3.5 dibawah ini menunjukan DFD
level 1 Proses Manajemen Tiket
DFD LVL 1 MANAJEMEN TICKET
Admin
Teknisi User
D3
T_Ticket
T_Solusi
D4
D5
T_Komentar T_Detail
D2
MEMBERIKAN SOLUSI
0.3.5
MEMBUAT TIKET
0.3.1
LIHAT TIKET
0.3.2
EDIT TIKET
0.3.3
MEMBERKAN TIKET
0.3.4
MEMBERIKAN KOMENTAR
0.3.6
CLOSE TIKET
0.3.7
Username, password Form Lapor permasalahan
Data account Data
detail masalah
Username, password Id tiket
Data tiket Data account
Data detail masalah
Username,password Id tiket
Username teknisi Id tiket
Username teknisi
Username, password Id tiket
Data tiket Username, password
Form Lapor permasalahan
Username Password
Data solusi Data solusi
Username, password Form komentar
Data Komentar
Username, password Status closed
Status closed Data account
Data Detail masalah Data solusi
Data komentar Data tiket
Username user Data tiket
Username teknisi Data tiket
Username, password Status closed
Username password
T_Account
D1 Verifikasi
user Username
password
Username password
Gambar 3.5 DFD Level 1 Manajemen tiket
Data Flow Diagram Level 1 manajemen tiket menggambarkan proses-proses manajemen tiket yang dilakukan oleh entitas admin, user
dan teknisi masih berhubungan dengan proses admin. Proses manajemen tiket terdiri dari 8 proses yaitu membuat tiket, lihat tiket,
edit tiket, memberikan tiket, memberikan komentar, memberikan solusi, tutup tiket dan hapus tiket. Dari proses-proses tersebut terdapat
entitas yang mempunyai akses ke proses tertentu.
Berikut ini merupakan proses-proses yang dilakukan entitas admin :
a. Proses membuat tiket
Pada proses ini admin membuatkan tiket user dengan mengisi formulir tiket permasalahan. Data tiket akan
tersimpan di
data store
t_tiket dan data detail masalah akan disimpan di t_detail. Dari hasil proses ini user mendapatkan
tiket permasalahan. b.
Proses lihat tiket Pada proses ini semua data tiket dari database dapat dilihat
oleh admin untuk selanjutnya dilakukan proses yang lain, seperti proses meberikan tiket, tutup tiket atau hapus tiket.
c. Proses edit tiket
Dalam proses ini admin melakukan edit data tiket yang telah masuk dengan mengisi formulir edit tiket. Dari hasil
proses tersebut akan menghasilkan data tiket yang telah diubah.
d. Proses meberikan tiket
Proses memberikan tiket dilakukkan dengan cara memilih teknisi yang ada. Proses ini terjadi jika admin menerima
tiket baru yang masuk sistem. e.
Proses close tiket
Proses tutup tiket dilakukan dengan menggati status tiket menjadi closed.
Berikut ini merupakan proses-proses yang dilakukan entitas user :
a. Proses membuat tiket
Pada proses ini user mengisi formulir tiket permasalahan. Data tiket akan tersimpan di
data store
t_tiket dan data detail masalah akan disimpan di t_detail. Dari hasil proses
ini user mendapatkan tiket permasalahan. b.
Proses lihat tiket Pada proses ini data tiket milik user dari database dapat
dilihat oleh user yang bersangkutan untuk selanjutnya dilakukan proses yang lain, tutup tiket, memberikan
komentar atau edit tiket. c.
Proses edit tiket Dalam proses ini user melakukan edit data tiket yang telah
masuk dengan mengisi formulir edit tiket. Dari hasil proses tersebut akan menghasilkan data tiket yang telah diubah di
data store
t_tiket d.
Proses memberikan komentar Komentar diberikan kepada tiket milik user. User mengisi
form komentar selanjutnya data komentar akan disimpan di tabel t_komentar.
e. Proses close tiket
Proses tutup tiket dilakukan dengan menggati status tiket menjadi closed pada
data store
t_tiket.
Berikut ini merupakan proses-proses yang dilakukan entitas teknisi :
a. Proses lihat tiket
Pada proses menampilkan data tiket milik teknisi yang telah diberikan oleh admin, untuk selanjutnya dilakukan proses
solusi. b.
Proses memberikan solusi Pada proses ini teknisi mengisi form solusi terkait dengan
tiket permasalahan yang telah dibuat. Hasil dari proses adalah solusi yang disimpan di
data store
t_solusi
3.5 Perancangan Database
Perancangan database ini merupakan perancangan tabel relasi yang akan digunakan di database sistem
troble ticket
. Tabel-tabel yang digunakan antara lain t_ticket, t_detail, t_account, t_solusi, t_komentar.
3.5.1 Permodelan Data 1.
Entity Relasionship Diagram
ERD
Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang berisi komponen- komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau.
TIKET Mempunyai
ACCOUNT DETAIL MASALAH
Punya
SOLUSI Punya
KOMENTAR Punya
1 1
1
N 1
M N
Username Id_ticket
Username password
level phone
email alamat
nama Id_dtl
detail tgl
jam no_key
Id_kmn komentar
tgl jam
no_key
Id_sol solusi
tgl jam
no_key Id_ticket
subject teknisi
email nama
phone no_key
username
N
Gambar 3.6
Entity Relathionship Diagram
ERD
2.
Scheme Diagram
Skema diagram
Skema diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan relasi atau hubungan antar tabel yang ada pada Aplikasi Trouble Ticket. Skema Diagram
terdiri dari 5 tabel yang saling berhubungan.
t_ticket
PK no_key
id_ticket username
teknisi subject
email nama
phone status
prioritas t_account
PK username
password nama
alamat email
phone level
t_solusi
PK id_sol
no_key solusi
tgl jam
t_detail
PK id_dtl
no_key detail
tgl jam
t_komentar
PK id_kmn
no_key pesan
tgl jam
1 1
1
N N
1
t_owner
PK id
username id_ticket
N N
1 1
Gambar 3.7 Skema diagram
3.5.2 Desain Table
Tabel-tabel yang akan digunakan dalam database sistem trouble ticket antara lain t_ticket, t_detail, t_account, t_solusi, t_komentar.
a. T_ticket
Tabel ini berisi data-data yang digunakan untuk menyimpan data tiket.
Tabel 3.1 Tabel data tiket Nama field
Jenis Panjang
Keterangan no_key
int Primary key
id_ticket varchar
6 username
varchar 30
teknisi varchar
30 subject
varchar 40
email varchar
40 nama
varchar 30
phone varchar
12 status
enum ‘open’,’closed’
prioritas enum
‘normal’,’low’,’high’
b. T_detail
Tabel ini berisi data-data yang digunakan untuk menyimpan data detail permasalahan yang di submit oleh pelanggan.
Tabel 3.2 Tabel data detail Nama field
Jenis Panjang
Keterangan Id_dtl
int Primary key
no_key int
detail text
tgl date
jam time
c. T_Account
Tabel ini berisi data-data yang digunakan untuk menyimpan data personal semua pengguna yang digunakan untuk mengakses
sistem. Tabel 3.3 Tabel data account
Nama field Jenis
Panjang Keterangan
username varchar
30 Primary key
password varchar
30 nama
varchar 30
alamat text
email varchar
30 phone
varchar 12
level enum
‘user’,’teknisi’
d. T_owner
Tabel ini berisi username dan id_ticketnya. Tabel 3.4 Tabel owner
Nama field Jenis
Panjang Keterangan
id int
Primary key username
varchar 30
Id_ticket varchar
6
e. T_solusi
