2. Kelengkapan
Koleksi perpustakaan diusahakan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata pelajaran yang diberikan tetapi juga yang
menyangkut bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada di dalam kurikulum. Semua komponen koleksi mendapat perhatian yang wajar
sesuai dengan tingkat prioritas yang ditentukan.
3. Kemutakhiran
Disamping memperhatikan masalah kelengkapan, kemutakhiran sumber informasi harus diupayakan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
Kemutakhiran bahan pustaka dapat dilihat dari tahun terbit.
4. Kerjasama
Unsur-unsur yang terkait dalam pembinaan koleksi harus ada kerjasama yang baik dan harmonis sehingga kegiatan pembinaan koleksi berjalan efektif dan
efisien. Kerjasama ini melibatkan semua komponen yang terlibat dalam pembinaan koleksi.
Diperlukan anggaran yang memadai untuk melakukan semua kegiatan pengembangan koleksi, serta pustakawan yang berdedikasi dan alat bantu pemilihan
bahan pustaka yang relevan. Pemilihan bahan pustaka dapat dimulai dari pustakawan itu sendiri dan penggunaannya. Pengguna dapat mengajukan usulan kepada
pustakawan. Sehingga pustakawan mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan pengguna.
2.3.4 Kebijakan Pengembangan Koleksi
Diperlukan kebijakan pengembangan koleksi untuk menghasilkan koleksi yang baik dari pemilihan bahan pustaka. Agar pustakawan dapat mengembangkan
koleksinya secara baik, maka perlu dirumuskan tujuan pengembangan koleksi perpustakaan, serta disesuaikan dengan kebutuhan informasi pengguna dan
pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Yulia 1993:20 ada beberapa cara untuk menilai koleksi
perpustakaan, yaitu : 1.
Membandingkan koleksi perpustakaan dengan senarai standar yang terbit 2.
Membandingkan koleksi perpustakaan dengan perpustakaan yang sejenis yang besar
3. Melakukan kajian seberapa banyak koleksi yang digunakan
4. Memeriksa koleksi dengan bantuan pakar pada subjek yang bersangkutan
mengumpulkan pendapat pemakai.
Masih menurut Yulia 1993:21 dalam kebijakan pengadaan tergantung pada beberapa hal, yaitu :
1. Anggaran
Organisasi harus menyisihkan dana lebih untuk membeli buku dan majalah dari anggaran belanja tahunnya. Kadang-kadang lembaga lain
memberikan sumbangan dana untuk membeli buku-buku dari luar negeri.
2. Tujuan dan prioritas dari organisasi
Bidang apa yang menjadi lingkup koleksi perpustakaan? Tidak semua buku dapat atau perlu dibeli
3. Jenis pemakai dan kebutuhannya
Apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis.
4. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat dokumentasi lain
Apakah di daerah anda terdapat perpustakaan dari mana anda meminjam buku yang jarang diperlukan oleh pemakai perpustakaan anda tahu
kemana anda dapat menyarankan pemakai untuk mendapatkan buku yang diperlukannya.?
5. Kekhususan
Apakah terdapat perjanjian antara lembaga anda dan lembaga lain yang mengatur bidang koleksi yang harus dihimpun oleh perpustakaan anda?
Apakah terdapat perjanjian yang memungkinkan anda bertukar informasi dengan perpustakaan lain?
6. Staf Perpustakaan
Dalam membeli buku harus dipertimbangkan jumlah tenaga di perpustakaan dan kemampuan mereka. Akan banyak buku yang tidak
dapat segera dipakai jika tenaga di perpustakaan tidak menguasai pekerjaan perpustakaan
7. Bahasa
Kemampuan bahasa pemakai menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa
pengantarnya.
Bahan pustaka harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Koleksi-koleksi yang menjadi prioritas utama sudah ditentukan dalam
pengembangan koleksi oleh bagian pengadaan. Sehingga arah dari pengembangan koleksi sudah jelas. Pengembangan koleksi ini sangat perlu dilaksanakan dengan
tujuan untuk menghindari koleksi yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna masuk kedalam jajaran koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:44 kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan pada :
1. Pustakawan
2. Wakil sivitas akademika
3. Wakil unit
Yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan pusataka adalah : 1.
Pustakawan 2.
Tenaga pengajar dan peneliti 3.
Mahasiswa 4.
Pihak atau usnur unit kerja lain, bila perlu.
Yang berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan pustaka adalah tim seleksi.
Yang berhak menetapkan pengadaan bahan pustaka yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan.
Penyiangan weeding merupakan salah satu kegiatan pengembangan koleksi juga. Koleksi yang bertambah setiap tahunnya menjadikan ruangan koleksi semakin
sempit. Sehingga perlu dilakukan penyiangan secara bertahap. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:65 penyiangan koleksi adalah pemilihan
bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Tujuan penyiangan koleksi adalah :
1. Membina dan memperbaiki nilai informasi oleh perpustakaan
2. Memperbaiki kinerja dan penampilan perpustakaan
3. Meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:65 penyiangan koleksi dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menyingkirkan bahan pustaka dari tempatnya ke ruang penyiangan
khusus. 2.
Menghapus atau memusnahkan bahan pustaka 3.
Menghadiahkan bahan pustaka ke perpustakaan lain 4.
Menukar bahan perpustakaan dengan bahan perpustakaan lain. Dalam menentukan kebijakan penyiangan yang sering bersifat relatif
perpustakaan perlu meminta bantuan para ahli dan para pejabat yang berwenang. Bersama pustakawan mereka menentukan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari
koleksi.
2.3.5 Evaluasi Koleksi
