Fase Perencanaan 1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Studi Kasus Di Perusahaan Winner Textile Denpasar)

Permasalahan yang terjadi adalah data persediaan yang sangat banyak, sehingga pencatatan dan analisis pengadaan persediaan secara manual banyak menghabiskan waktu. Diharapkan dengan sistem yang akan dikembangkan ini, dapat menghasilkan output yang cepat dan efisien, berupa informasi semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan. 2. Fase Analisis Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Karena sistem yang dibuat merupakan sistem yang baru dibangun, maka penelitian atas sistem yang telah ada tidak dilakukan. Sedangkan fase analisis itu sendiri meliputi : a. Deskripsi kebutuhan informasi bagi pengguna output. b. Deskripsi kebutuhan data bagi sistem input, pemodelan kebutuhan fungsional yang meliputi bagan alir flow chart, Data Flow Diagram DFD Level 0 diagram konteks, DFD level 1 dan DFD level 2. 3. Fase Perancangan Perancangan sistem merupakan tahapan kebutuhan yang telah didefinisikan pada tahap analisis kebutuhan lalu diterjemahkan ke model presentasi sistem. Fase perancangan menspesifikasikan bagaimana sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna. Fase ini meliputi perancangan basis data, perancangan input dan perancangan antarmuka pemakai. Spesifikasi ini digunakan sebagai dasar pengembangan perangkat lunak, akuisisi perangkat keras, pengujian sistem dan aktivitas lainnya pada fase implementasi. 4. Fase Implementasi Fase implementasi merupakan fase pembuatan perangkat lunak, tahap transformasi perancangan menjadi instruksi-instruksi yang dapat dimengerti oleh mesin. Selain itu, fase ini juga mencakup akuisisi perangkat lunak dan perangkat keras yang akan digunakan. Sistem yang akan dibangun diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual FoxPro 8.0 yang berorientasi pada basis data. 5. Fase Penggunaan Fase penggunaan merupakan tahap untuk memastikan sistem berjalan sebagaimana mestinya yang kemudian akan diterapkan kepada pengguna serta dilakukan pemeliharaan agar sistem dapat digunakan dengan baik. Metode pengujian yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode black box. Metode pengujian black box ini berkaitan dengan pengujian yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Meskipun didesain untuk mengungkap kesalahan, pengujian black Box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi- fungsi perangkat lunak adalah operasional; bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan dengan tepat, dan integritas informasi eksternal seperti file data dipelihara Pressman, 2001. HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan metode penelitian yang digunakan yaitu Siklus Hidup Sistem, maka hasil dan pembahasan dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Fase Perencanaan 1.1 Permasalahan dan alternatif solusi Permasalahan yang selama ini terjadi di Wintex adalah pembuatan surat-surat atau dokumentasi yang berhubungan dengan transaksi aliran barang Wintex masih belum tersusun rapi, masih dibuat dengan Microsoft Word dan Microsoft Excel saja. Jadi tidak memiliki form khusus ataupun sistem khusus untuk mencatat atau membuat surat-suratnya. Pembuatan laporan penjualan, pembelian ataupun yang lain hanya dengan menggunakan Microsoft Excel , hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu. 1.2 Tujuan dan Kendala Sistem Sistem Informasi Persediaan adalah sistem informasi yang baru dikembangkan. Sistem ini ditujukan untuk digunakan dalam mengatasi masalah Wintex dalam pencatatan persediaan barangnya. Sistem ini digunakan untuk melakukan pengolahan data persediaan barang yang jumlahnya banyak secara cepat dan rapi. Data persediaan barang yang digunakan berasal dari Wintex Denpasar. Data ini merupakan hasil pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang meliputi penjualan, purchase order PO, penerimaan barang, retur penjualan dan retur pembelian. 1.3 Deskripsi Umum Sistem Gambaran singkat tentang sistem yang dibuat adalah sebagai berikut pengguna akan memasukkan data-data yang berhubungan dengan stock ke dalam sistem, data akan diolah dan hasilnya akan ditampilkan melalui layar dan dapat dicetak. Selain itu, data yang dimasukkan oleh user akan disimpan ke dalam basis data. Gambaran tentang sistem dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini. Gambar 1 Deskripsi Umum Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem kerja: 1. Direktur Operasional selaku Supervisor 2. Chief AccountingKasir 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pembelian Bussines Process sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Transaksi pembelian barang ke supplier Kasir melihat daftar stock barang pada laporan persediaan akhir, apabila barang masih ada maka tidak melakukan pembelian. Tetapi bila stock barang kosong maka kasir meminta bagian gudang memeriksa ulang berdasarkan kartu stock. Jika barang benar kosong, maka bagian gudang mengirimkan informasi dan meminta bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian yang diketahui oleh kasir. Surat pesanan pembelian kepada supplier , yang dibuat oleh bagian pembelian ini mendapatkan persetujuan dari kasir, dan direktur operasional. Kemudian barang yang datang dari supplier , diterima oleh kasir dan diperiksa oleh bagian gudang berdasarkan PO. Pada proses penerimaan dan pemeriksaan barang, jika ada barang yang tidak sesuai, maka bagian gudang bekerja sama dengan bagian pembelian untuk membuat retur pembelian yang disetujui kasir. Jika barang yang diterima tidak ada masalah, maka bagian pembelian akan membuat surat penerimaan barang pembelian berdasarkan purchase order dan faktur dari supplier, yang disetujui kasir. Surat purchase order dan surat penerimaan barang pembelian ini kemudian disimpan, sampai pembuatan laporan pembelian dan laporan stock oleh bagian pembelian dan bagian gudang disetujui kasir yang nantinya akan diserahkan kepada direktur operasional. 2. Transaksi penjualan langsung Customer membeli barang dengan menelepon atau datang langsung melalui kasir. Setelah menerima order dari customer , kasir akan melihat persediaan barang berdasarkan laporan persediaan akhir. Jika stock ada maka kasir langsung meminta bagian gudang menyiapkan barang dan kasir membuatkan faktur penjualan untuk customer. Jika stock kosong maka kasir akan menginformasikan kepada customer bahwa barang kosong. 3. Transaksi penjualan dengan pemesanan Kasir menerima PO dari customer melalui fax atau melalui telepon. Kalau PO customer melalui fax maka PO inilah yang disimpan sebagai memo pemesanan. Tetapi jika melalui telepon maka kasir akan mencatat barang pesanan dalam sebuah memo saja. Ketika PO customer telah diterima maka kasir akan meminta bagian gudang untuk memeriksa stock barang. Jika stock barang ada maka barang akan dikirim sesuai waktu yang diminta oleh customer, kasir membuatkan faktur penjualan. Tetapi jika barang kosong maka kasir akan melakukan koordinasi dengan customer dan supplier . Jika koordinasi dengan supplier dan customer berhasil, maka kasir akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian, membuat PO kepada supplier dengan barang sesuai permintaan customer. Jika terdapat masalah terhadap barang yang dikirim ke customer dengan faktur penjualan, dan customer melakukan pengembalian barang, maka kasir akan membuatkan retur penjualan. Faktur penjualan dan retur penjualan ini akan disimpan sampai dibuatnya laporan penjualan yang dilaporkan kepada direktur operasional. Gambaran tentang busines process ini dapat dilihat pada Lampiran 1. 2. Fase Analisis 2.1