Fase Perencanaan 1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Studi Kasus Di Perusahaan Winner Textile Denpasar)
Permasalahan yang terjadi adalah data persediaan yang sangat banyak, sehingga
pencatatan dan analisis pengadaan persediaan secara manual banyak menghabiskan waktu.
Diharapkan dengan sistem yang akan dikembangkan ini, dapat menghasilkan output
yang cepat dan efisien, berupa informasi semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan.
2.
Fase Analisis Analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.
Karena sistem yang dibuat merupakan sistem yang baru dibangun, maka penelitian atas sistem
yang telah ada tidak dilakukan. Sedangkan fase analisis itu sendiri meliputi :
a.
Deskripsi kebutuhan informasi bagi pengguna output.
b. Deskripsi kebutuhan data bagi sistem
input, pemodelan kebutuhan fungsional yang meliputi bagan alir flow chart, Data
Flow Diagram DFD Level 0 diagram
konteks, DFD level 1 dan DFD level 2. 3.
Fase Perancangan Perancangan sistem merupakan tahapan
kebutuhan yang telah didefinisikan pada tahap analisis kebutuhan lalu diterjemahkan ke model
presentasi sistem. Fase perancangan menspesifikasikan bagaimana sistem dapat
memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna. Fase ini meliputi perancangan basis
data, perancangan input dan perancangan antarmuka pemakai.
Spesifikasi ini digunakan sebagai dasar pengembangan perangkat lunak, akuisisi
perangkat keras, pengujian sistem dan aktivitas lainnya pada fase implementasi.
4.
Fase Implementasi Fase implementasi merupakan fase
pembuatan perangkat lunak, tahap transformasi perancangan menjadi instruksi-instruksi yang
dapat dimengerti oleh mesin. Selain itu, fase ini juga mencakup akuisisi perangkat lunak dan
perangkat keras yang akan digunakan.
Sistem yang akan dibangun diimplementasikan menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual FoxPro 8.0 yang berorientasi pada basis data.
5.
Fase Penggunaan Fase penggunaan merupakan tahap untuk
memastikan sistem berjalan sebagaimana mestinya yang kemudian akan diterapkan
kepada pengguna serta dilakukan pemeliharaan agar sistem dapat digunakan dengan baik.
Metode pengujian yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode black box.
Metode pengujian black box ini berkaitan dengan pengujian yang dilakukan pada interface
perangkat lunak. Meskipun didesain untuk mengungkap kesalahan, pengujian black Box
digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi- fungsi perangkat lunak adalah operasional;
bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan dengan tepat, dan integritas
informasi eksternal seperti file data dipelihara Pressman, 2001.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan metode penelitian yang digunakan yaitu Siklus Hidup Sistem, maka
hasil dan pembahasan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Fase Perencanaan 1.1
Permasalahan dan alternatif solusi Permasalahan yang selama ini terjadi di
Wintex adalah pembuatan surat-surat atau dokumentasi yang berhubungan dengan
transaksi aliran barang Wintex masih belum tersusun rapi, masih dibuat dengan Microsoft
Word
dan Microsoft Excel saja. Jadi tidak memiliki form khusus ataupun sistem khusus
untuk mencatat atau membuat surat-suratnya. Pembuatan laporan penjualan, pembelian
ataupun yang lain hanya dengan menggunakan Microsoft Excel
, hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu.
1.2 Tujuan dan Kendala Sistem
Sistem Informasi Persediaan adalah sistem informasi yang baru dikembangkan. Sistem ini
ditujukan untuk digunakan dalam mengatasi masalah Wintex dalam pencatatan persediaan
barangnya.
Sistem ini digunakan untuk melakukan pengolahan data persediaan barang yang
jumlahnya banyak secara cepat dan rapi. Data persediaan barang yang digunakan
berasal dari Wintex Denpasar. Data ini merupakan hasil pencatatan setiap transaksi
yang berhubungan dengan persediaan barang meliputi penjualan, purchase order PO,
penerimaan barang, retur penjualan dan retur pembelian.
1.3
Deskripsi Umum Sistem Gambaran singkat tentang sistem yang
dibuat adalah sebagai berikut pengguna akan memasukkan data-data yang berhubungan
dengan stock ke dalam sistem, data akan diolah dan hasilnya akan ditampilkan melalui layar dan
dapat dicetak. Selain itu, data yang dimasukkan oleh user akan disimpan ke dalam basis data.
Gambaran tentang sistem dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1 Deskripsi Umum Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem kerja:
1. Direktur Operasional selaku
Supervisor 2.
Chief AccountingKasir 3.
Bagian Gudang 4.
Bagian Pembelian Bussines Process
sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Transaksi pembelian barang ke supplier
Kasir melihat daftar stock barang pada laporan persediaan akhir, apabila barang
masih ada maka tidak melakukan pembelian. Tetapi bila stock barang kosong
maka kasir meminta bagian gudang memeriksa ulang berdasarkan kartu stock.
Jika barang benar kosong, maka bagian gudang mengirimkan informasi dan
meminta bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian yang diketahui oleh
kasir. Surat pesanan pembelian kepada supplier
, yang dibuat oleh bagian pembelian ini mendapatkan persetujuan
dari kasir, dan direktur operasional. Kemudian barang yang datang dari
supplier , diterima oleh kasir dan diperiksa
oleh bagian gudang berdasarkan PO. Pada proses penerimaan dan pemeriksaan
barang, jika ada barang yang tidak sesuai, maka bagian gudang bekerja sama dengan
bagian pembelian untuk membuat retur pembelian yang disetujui kasir. Jika barang
yang diterima tidak ada masalah, maka bagian pembelian akan membuat surat
penerimaan barang pembelian berdasarkan purchase order
dan faktur dari supplier, yang disetujui kasir.
Surat purchase order dan surat penerimaan barang pembelian ini kemudian disimpan,
sampai pembuatan laporan pembelian dan laporan stock oleh bagian pembelian dan
bagian gudang disetujui kasir yang nantinya akan diserahkan kepada direktur
operasional.
2. Transaksi penjualan langsung
Customer membeli barang dengan
menelepon atau datang langsung melalui kasir. Setelah menerima order dari
customer , kasir akan melihat persediaan
barang berdasarkan laporan persediaan akhir. Jika stock ada maka kasir langsung
meminta bagian gudang menyiapkan barang dan kasir membuatkan faktur
penjualan untuk customer. Jika stock kosong maka kasir akan menginformasikan
kepada customer bahwa barang kosong.
3. Transaksi penjualan dengan pemesanan
Kasir menerima PO dari customer melalui fax atau melalui telepon. Kalau PO
customer melalui fax maka PO inilah yang
disimpan sebagai memo pemesanan. Tetapi jika melalui telepon maka kasir akan
mencatat barang pesanan dalam sebuah memo saja. Ketika PO customer telah
diterima maka kasir akan meminta bagian gudang untuk memeriksa stock barang. Jika
stock
barang ada maka barang akan dikirim sesuai waktu yang diminta oleh customer,
kasir membuatkan faktur penjualan. Tetapi jika barang kosong maka kasir akan
melakukan koordinasi dengan customer dan supplier
. Jika koordinasi dengan supplier dan customer berhasil, maka kasir akan
memberitahukan kepada bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian,
membuat PO kepada supplier dengan barang sesuai permintaan customer. Jika
terdapat masalah terhadap barang yang dikirim ke customer dengan faktur
penjualan, dan customer melakukan pengembalian barang, maka kasir akan
membuatkan retur penjualan. Faktur penjualan dan retur penjualan ini akan
disimpan sampai dibuatnya laporan penjualan yang dilaporkan kepada direktur
operasional.
Gambaran tentang busines process ini dapat dilihat pada Lampiran 1.
2. Fase Analisis 2.1