Fase Analisis 1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Studi Kasus Di Perusahaan Winner Textile Denpasar)

dengan stock ke dalam sistem, data akan diolah dan hasilnya akan ditampilkan melalui layar dan dapat dicetak. Selain itu, data yang dimasukkan oleh user akan disimpan ke dalam basis data. Gambaran tentang sistem dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini. Gambar 1 Deskripsi Umum Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem kerja: 1. Direktur Operasional selaku Supervisor 2. Chief AccountingKasir 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pembelian Bussines Process sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Transaksi pembelian barang ke supplier Kasir melihat daftar stock barang pada laporan persediaan akhir, apabila barang masih ada maka tidak melakukan pembelian. Tetapi bila stock barang kosong maka kasir meminta bagian gudang memeriksa ulang berdasarkan kartu stock. Jika barang benar kosong, maka bagian gudang mengirimkan informasi dan meminta bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian yang diketahui oleh kasir. Surat pesanan pembelian kepada supplier , yang dibuat oleh bagian pembelian ini mendapatkan persetujuan dari kasir, dan direktur operasional. Kemudian barang yang datang dari supplier , diterima oleh kasir dan diperiksa oleh bagian gudang berdasarkan PO. Pada proses penerimaan dan pemeriksaan barang, jika ada barang yang tidak sesuai, maka bagian gudang bekerja sama dengan bagian pembelian untuk membuat retur pembelian yang disetujui kasir. Jika barang yang diterima tidak ada masalah, maka bagian pembelian akan membuat surat penerimaan barang pembelian berdasarkan purchase order dan faktur dari supplier, yang disetujui kasir. Surat purchase order dan surat penerimaan barang pembelian ini kemudian disimpan, sampai pembuatan laporan pembelian dan laporan stock oleh bagian pembelian dan bagian gudang disetujui kasir yang nantinya akan diserahkan kepada direktur operasional. 2. Transaksi penjualan langsung Customer membeli barang dengan menelepon atau datang langsung melalui kasir. Setelah menerima order dari customer , kasir akan melihat persediaan barang berdasarkan laporan persediaan akhir. Jika stock ada maka kasir langsung meminta bagian gudang menyiapkan barang dan kasir membuatkan faktur penjualan untuk customer. Jika stock kosong maka kasir akan menginformasikan kepada customer bahwa barang kosong. 3. Transaksi penjualan dengan pemesanan Kasir menerima PO dari customer melalui fax atau melalui telepon. Kalau PO customer melalui fax maka PO inilah yang disimpan sebagai memo pemesanan. Tetapi jika melalui telepon maka kasir akan mencatat barang pesanan dalam sebuah memo saja. Ketika PO customer telah diterima maka kasir akan meminta bagian gudang untuk memeriksa stock barang. Jika stock barang ada maka barang akan dikirim sesuai waktu yang diminta oleh customer, kasir membuatkan faktur penjualan. Tetapi jika barang kosong maka kasir akan melakukan koordinasi dengan customer dan supplier . Jika koordinasi dengan supplier dan customer berhasil, maka kasir akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian, membuat PO kepada supplier dengan barang sesuai permintaan customer. Jika terdapat masalah terhadap barang yang dikirim ke customer dengan faktur penjualan, dan customer melakukan pengembalian barang, maka kasir akan membuatkan retur penjualan. Faktur penjualan dan retur penjualan ini akan disimpan sampai dibuatnya laporan penjualan yang dilaporkan kepada direktur operasional. Gambaran tentang busines process ini dapat dilihat pada Lampiran 1. 2. Fase Analisis 2.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi Output Pengguna Pada tahap analisis pengguna, disimpulkan bahwa sistem yang dirancang terutama ditujukan untuk memudahkan pengguna dalam pemasukan data, pemeliharaan data, kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan hasil pengolahan data, serta kemudahan dalam pembuatan laporan. 2.2 Indentifikasi Kebutuhan Data Input Sistem a. Deskripsi Kebutuhan Fungsional Deskripsi kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan-kebutuhan yang berkaitan dengan proses pengolahan atau transformasi data. Tabel kebutuhan fungsional KF dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini : Tabel 1 Kebutuhan Fungsional Kode Deskripsi KF-1 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master barang. KF-2 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master supplier KF-3 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master customer. KF-4 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi purchase order. KF-5 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi penerimaan barang. KF-6 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi retur pembelian. KF-7 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi faktur penjualan. KF-8 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi retur penjualan. KF-9 Melihat dan memasukkan stock awal pada stock awal KF-10 Mencetak laporan pembelian berdasarkan supplier KF-11 Mencetak laporan pembelian per periode KF-12 Mencetak laporan penjualan berdasarkan customer KF-13 Mencetak laporan penjualan per periode KF-14 Mencetak laporan kartu stock KF-15 Mencetak laporan persediaan akhir KF-16 Mencetak laporan limit stock b. Karakteristik Pengguna Karakteristik pengguna adalah pengguna- pengguna yang bertugas dalam pengelolaan sistem. Pengguna SIAP Sistem Informasi Akuntansi Persediaan meliputi supervisor, kasir, bagian pembelian dan bagian gudang. Karakteristik pengguna SIAP dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Karakteristik pengguna SIAP Katagori Pengguna Hak Akses ke Aplikasi Supervisor Direktur Operasional Kasir Bagian Pembelian Bagian Gudang ¬ KF-1, KF-2, KF-3 ¬ KF-4, KF-5, KF-6 ¬ KF-7, KF-8, KF-9 ¬ KF-10, KF-11 ¬ KF-12,KF-13 ¬ KF-14, KF-15 ¬ KF-16 ¬ KF-3, KF-7, KF-8 ¬ KF-12, KF-13 ¬ KF-2, KF-4, KF-5 ¬ KF-6, KF-10, KF-11 ¬ KF-1, KF-9 ¬ KF-14, KF-15, KF-16 c. Pemodelan fungsional Berdasarkan kebutuhan fungsional dari sistem, maka dapat diketahui dan dibuat flowchart ,dan Data Flow DiagramDFD. DFD yang dihasilkan adalah DFD level 0 diagram konteks, DFD level 1, DFD level 2. Flowchart dapat dilihat pada Lampiran 2. DFD level 0 diagram konteks dapat dilihat pada Lampiran 3, DFD level 1 pada Lampiran 4, dan DFD level 2 dapat dilihat pada Lampiran 5. 3. Fase Perancangan 3.1 Perancangan Basis Data Tahapan mendesain basis data ada 3 yaitu: 1. Desain Konseptual. Perancangan model konseptual merupakan perancangan ditingkat konsep, misalnya : kebutuhan aplikasi, sasaran pengguna dan tujuan pemanfaatan. Hasil dari desain konseptual basis data ini adalah berupa entity relationship diagram ERD. Entity yang dihasilkan adalah entity barang, customer, supplier, faktur penjualan, retur penjualan, purchase order, penerimaan barang, retur pembelian dan kartu stock . Hubungan antar entity dapat dilihat pada Lampiran 6. 2. Desain Logikal. Memiliki penekanan pada spesifikasi dan elemen-elemen pada database. Desain pada level ini merancang struktur database dan relasi antar tabel. Model database yang digunakan dalam sistem ini adalah model basis data relasional. Database sistem ini disimpan dengan nama Mdata.dbc. Tabel yang ada dalam sistem ini antara lain : 1. Tabel master merupakan tabel yang penting dan terus ada di dalam sistem informasi. Tabel master ini terdiri dari tabel barang, tabel piutang tabel customer, tabel hutang tabel supplier dan tabel kartu. Tabel barang memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, warna, limit, dan satuan. Tabel hutang memiliki fields antara lain kode supplier, nama supplier, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, dan attn. Tabel piutang memiliki fields kode customer , nama customer, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, attn, kode pos dan email. Tabel kartu memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, tgl, no, awal, masuk, keluar, akhir, no po, no faktur, harga dan jumlah. 2. Tabel transaksi untuk mencatat semua data hasil transaksi yang terjadi. Tabel ini terdiri dari tabel po, tabel pom tabel detail po, tabel bpb tabel penerimaan barang, tabel bpbm tabel detail penerimaan barang, tabel rb tabel retur pembelian, tabel rbm tabel detail retur pembelian, tabel inv tabel faktur penjualan, tabel invm tabel detail faktur penjualan, tabel rj tabel retur penjualan, dan tabel rrm tabel detail retur penjualan. Tabel po memilki fields antara lain no po, tgl po, kode barang, qty barang, up po, jum po, disc po, dan disc1 po. Tabel pom memiliki fields no po, tgl po, kode supplier, nama supplier , ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel bpb memiliki fields antara lain adalah no bpb, tgl bpb, kode barang, nama barang, no faktur, qty bpb, up bpb dan jum bpb. Tabel bpbm memiliki fields antara lain no bpb, tgl bpb, no po, no faktur, kode supplier, nama supplier, ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel rb memiliki fields no rb, tgl rb, kode barang, qty rb, up rb dan no faktur. Tabel rbm memiliki fields antara lain no rb, tgl rb, no faktur, kode suplier, nama supplier, ppn, ppn1, disc dan disc1. Tabel inv memiliki fields antara lain no inv, tgl inv, kode barang, qty inv, up inv, disc inv dan disc1 inv. Tabel invm memiliki fields no inv, tgl inv, kode supplier, ppn, ppn1,cash dan cash1. Tabel rj memilki fields antara lain no rj, tgl rj, no inv, kode barang, nama barang, qty rb, up rj dan jum rj. Tabel rrm memiliki fields antara lain no rj, tgl rj, kode customer, nama customer , no inv, ppn, ppn1, cash dan cash1. Model relasional dapat dilihat pada Lampiran 7. Sedangkan hubungan antar tabel dapat dilihat pada Lampiran 8. Hasil dari hubungan antara nama entitas relationship dengan nama relasi dan nama tabel dalam perancangan logikal ini dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3 Hubungan antara nama entitas relationship dengan nama relasi dan nama tabel Nama entitas Relationship Nama Relasi Nama Tabel Barang Barang Barang Customer Customer Piutang Supplier Supplier Hutang Purchase order Purchase order dan detail purchase order Po dan pom Penerimaan barang Penerimaan barang dan detail penerimaan barang Bpb dan bpbm Retur pembelian Retur pembelian dan detail retur pembelian Rb dan rbm Faktur penjualan Faktur penjualan dan detail retur penjualan Inv dan invm Retur penjualan Retur penjualan dan detail retur penjualan Rj dan rrm Kartu stock Kartu Kartu 3. Desain Fisikal. Merupakan level desain perangkat yang akan digunakan baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Daftar tabel-tabel basis data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dapat dilihat pada Lampiran 9. Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung sistem database ini minimum spesifikasinya adalah : ¬ Prosessor 750 MHz ¬ Memori 128 MB ¬ Harddisk 20 GB ¬ Monitor 14” ¬ Keyboard dan Mouse Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem database ini adalah : ¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi ¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai sistem manajemen basis data dan bahasa pemrograman 3.2 Perancangan Input Input yang dilakukan pada sistem ini adalah menggunakan keyboard dan mouse. Tabel perancangan form untuk Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4 Perancangan Form SIAP Kode KF Perancangan Form KF-1 Form master barang KF-2 Form master supplier KF-3 Form master customer KF-4 Form purchase order KF-5 Form penerimaan barang KF-6 Form retur pembelian KF-7 Form faktur penjualan KF-8 Form retur penjualan KF-9 Form stock awal KF-10 Form laporan pembelian berdasarkan supplier KF-11 Form laporan pembelian per periode KF-12 Form laporan penjualan berdasarkan customer KF-13 Form laporan penjualan per periode KF-14 Form laporan kartu stock KF-15 Form laporan persediaan akhir KF-16 Form laporan limit stock Adapun form desain input untuk sistem adalah sebagai berikut : 1. Form Menu Utama Tampilan awal form utama adalah form Password, yaitu untuk validasi user untuk penggunaan sistem. Di dalam form menu utama ini terdapat pilihan sub input yang terdiri dari master, transaksi, saldo awal, laporan dan selesai. Sub input master terdiri dari master barang, master supplier dan master customer. Sub input transaksi terdiri purchase order , penerimaan barang, retur pembelian, faktur penjualan, dan retur penjualan, sub input saldo awal adalah stock awal. Sub input laporan terdiri dari pembelian berdasarkan supplier, dan pembelian per periode, penjualan berdasarkan customer, penjualan per periode kartu stock, persediaan akhir dan limit stock. 2. Form master barang Form master barang ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data jenis barang milik Wintex, yang mempunyai hak akses hanya bagian gudang dan direktur operasional. Jika bagian gudang Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data barang maka dapat dilakukan melalui form master barang ini. Dalam form master barang ini terdapat kode barang, nama barang, warna, limit dan satuan barang. 3. Form master supplier Form master supplier ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data supplier Wintex, oleh bagian pembelian. Jika bagian pembelian Wintex ingin menambah, melihat, mengubah, atau menghapus data supplier maka dapat dilakukan melalui form input master supplier ini. Dalam form master supplier ini terdapat kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode pos, kota, telepon, fax, attention dan email supplier. Form ini dapat juga diakses oleh direktur operasional sebagai informasi. 4. Form master customer Form master customer ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data customer Wintex, oleh bagian kasir. Jika Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data customer maka dapat dilakukan melalui form master customer ini. Dalam form master customer ini terdapat kode customer, nama customer, alamat customer, kota customer, telepon, fax dan attention. 5. Form purchase order Form purchase order ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data pesanan pembelian barang ke supplier, oleh bagian pembelian. PO ini digunakan pada saat persediaan barang kosong atau pada saat persediaan sudah mencapai limitnya. Dalam form ini terdapat nomor po, tanggal po, kode supplier, nama supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli barang dan total harga keseluruhan po. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama. 6. Form penerimaan barang Form penerimaan barang ini adalah form untuk memasukkan data tentang barang pesanan pembelianPO yang telah diterima, oleh bagian pembelian. Form penerimaan barang ini pertama digunakan ketika barang pesanan telah diterima dari supplier. Dalam form ini terdapat nomor penerimaan barang, tanggal penerimaan barang, nomor PO, nomor faktur, kode supplier, nama supplier , alamat supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli dan total harga keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama. 7. Form retur pembelian Form retur pembelian barang ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur pembelian, oleh bagian pembelian. Form retur pembelian ini digunakan pada saat barang dari supplier ketika diterima dan telah diperiksa, tidak sesuai dengan PO atau ada kerusakan. Dalam form ini terdapat nomor retur pembelian, nomor faktur pembelian, tanggal retur pembelian dilakukan, nama supplier, alamat supplier, kode barang, nama barang, jumlah barang yang diretur, satuan barang, harga beli per satuan sesuai faktur, total harga barang retur keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. 8. Form faktur penjualan Form faktur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi faktur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan ketika barang-barang yang ada, dijual kepada customer. Dalam form ini terdiri dari nomor faktur penjualan, tanggal faktur penjualan, kode customer, nama customer , alamat customer, kode barang, nama barang, warna, jumlah barang, satuan, harga jual per satuan, jumlah harga barang dan total harga keseluruhan dari faktur penjualan. Fasilitas dalam form ini adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional. 9. Form retur penjualan Form retur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan pada saat customer mengembalikan barang yang telah dibelinya, karena barang tidak sesuai dengan permintaan customer atau ada kerusakan. Dalam form ini terdiri dari nomor retur penjualan, tanggal retur penjualan, nomor faktur penjualan, kode custome r, nama customer, alamat customer, kode barang, nama barang, quantity barang yang diretur, satuan, harga jual per satuan sesuai faktur penjualan, total harga barang keseluruhan retur penjualan. Fasilitas yang ada dalam form ini adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional. 10. Form stock awal Form stock awal ini adalah untuk menginput quantity awal barang-barang Wintex pada saat sebelum transaksi yang lain mulai berjalan. Input nilai barang dilakukan oleh bagian gudang. Dalam form ini terdapat kode barang, nama barang, warna, satuan, quantity, tanggal input, dan keterangan. Keterangan disini untuk menjelaskan keadaan barang stock yang siap dipasarkan. Quantity adalah jumlah persediaan awal yang siap untuk dipasarkan. Tanggal input adalah tanggal berapa nilai stock terhadap barang dilakukan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat dan kembali ke menu utama. 11. Laporan pembelian berdasarkan supplier Form laporan pembelian berdasarkan supplier ini untuk melihat dan mencetak informasi pembelian berdasarkan supplier, oleh bagian pembelian. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat kepada supplier mana Wintex paling sering melakukan transaksi pembelian dan barang-barang apa yang sering dibeli dari supplier. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi pembelian yang akan dilihat dan nama supplier, fasilitas layarprinter serta selesai. 12. Form laporan pembelian per periode Form laporan pembelian per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi pembelian kepada supplier yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun, dilakukan oleh bagian pembelian . Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. 13. Form laporan penjualan berdasarkan customer Form laporan penjualan per customer ini untuk melihat dan mencetak informasi penjualan berdasarkan customer, oleh bagian kasir. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat customer yang paling sering melakukan transaksi pembelian kepada Wintex dan barang-barang apa yang sering dibeli oleh customer. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi penjualan yang akan dilihat dan nama customer , fasilitas layarprinter serta selesai. 14. Form laporan penjualan per periode Form laporan penjualan per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi penjualan kepada customer yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun, dapat diakses oleh bagian kasir. Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. Fasilitas lainnya adalah layarprinter dan selesai. 15. Form laporan kartu stock Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan setiap barang stock pada waktu tertentu. Dalam form laporan kartu stock ini kita memasukkan kode barang, nama barang dan tanggal persediaan barang yang akan dilihat atau dicetak. Fasilitas form laporan kartu stock adalah layarprinter dan selesai. Form laporan ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. 16. Form laporan persediaan akhir Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan akhir barang keseluruhan dalam waktu tertetu. Fasilitas dalam form ini adalah layarprinter dan keluar. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. 17. Form laporan limit stock Form limit stock ini digunakan pada saat stock opname atau pada saat tertentu untuk melihat atau memeriksa limit semua barang persediaan, sehingga sisa persediaan barang yang ada di gudang tidak kurang dari limit persediaan. Laporan limit stock ini dapat dicetak. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. 3.3 Perancangan output Format output yang dihasilkan sistem ini dapat ditampilkan di layar komputer dan dapat dicetak. Tipe keluarannya berupa laporan. Laporan ini terdiri dari laporan master barang, laporan master supplier, laporan master customer , laporan purchase order, laporan penerimaan barang, laporan retur pembelian, laporan faktur penjualan, laporan retur penjualan, laporan kartu stock, laporan persedian akhir, laporan limit stock, laporan penjualan berdasarkan customer, laporan penjualan per periode, laporan pembelian per periode, dan laporan pembelian berdasarkan supplier. 4. Fase Implementasi 4.1 Perangkat Keras Implementasi Untuk mendukung kinerja dari suatu sistem SIP, diperlukan beberapa perangkat keras yaitu Personal Computer PC dengan spesifikasi minimum sebagai berikut : ¬ Memori 128 MB ¬ Hard Disk 20 GB ¬ Monitor 14 “ ¬ Keyboard ¬ Mouse Sedangkan perangkat keras yang digunakan dalam fase implementasi mempunyai spesifikasi sebagai berikut : ¬ Processor Pentium IV 1,7 Ghz ¬ Memory 256 MB ¬ Hard Disk 40 GB ¬ Monitor 15 “ ¬ Keyboard dan Mouse 4.2 Perangkat Lunak Implementasi Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam fase implementasi adalah gabungan antara : ¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi. ¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai bahasa pemrograman. Penggunaan Microsoft Visual FoxPro ini adalah user requirement . Hasil Implementasi dapat dilihat pada Lampiran 10 sampai dengan Lampiran 27.

5. Fase Penggunaan