PA : Pengelolaan Informasi Dengan E-Surat Pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

(1)

PENGELOLAAN INFORMASI DENGAN E-SURAT

PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

KOTA SURABAYA

PROYEK AKHIR

Program Studi

DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

Oleh:

RIZAL SUHARTONO 12390150005

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

(2)

ix DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.2 Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 5

2.2.1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 5

2.2.2 Visi dan Misi ... 6

2.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 8

2.2.4 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 12

2.3 Gambaran Umum Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 13

2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 13

(3)

2.3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip

dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 14

2.3.3 Lokasi, Tempat dan Pelaksanaan Proyek Akhir ... 15

BAB III LANDASAN TEORI ... 16

3.1 Pengelolaan... 16

3.1.1 Pengertian Pengelolaan ... 16

3.1.2 Unsur - Unsur Pengelolaan ... 16

3.2 Informasi... 18

3.2.1 Pengertian Informasi ... 18

3.2.2 Jenis - Jenis Informasi ... 19

3.2.3 Ciri - Ciri Informasi ... 21

3.2.4 Fungsi Informasi ... 21

3.3 Surat ... 21

3.3.1 Pengertian Surat ... 21

3.3.2 Pengelolaan Surat Masuk ... 22

3.3.3 Pengelolaan Surat Keluar ... 23

3.3.4 Sarana Pengurus Surat ... 24

3.4 Kearsipan ... 27

3.4.1 Pengertian Kearsipan ... 27

3.4.2 Jenis - Jenis Kearsipan ... 27

3.4.3 Langkah - Langkah Penyimpanan Arsip ... 29

3.4.4 Pengorganisasian Arsip ... 32

3.4.5 Sistem Pengindeksan Arsip ... 35

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 39

4.1 Metode Pelaksanaan ... 39

(4)

4.3 Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata

Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ... 40

4.3.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 41

4.3.2 Pengelolaan Surat Keluar ... 50

4.3.3 Menangani Telepon... 55

4.3.4 Mengoperasikan Mesin Printer ... 59

4.3.5 Mengoperasikan Mesin Fotocopy ... 59

4.3.6 Mengoperasikan Mesin Scanner ... 60

4.3.7 Melakukan sebagai Operator dan Photography ... 61

BAB V PENUTUP ... 65

5.1 Kesimpulan ... 65

5.2 Saran ... 65

(5)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perusahaan, penanganan arsip merupakan hal penting dalam meningkatkan tata kelola organisasi, karena keteraturan dalam pelaksanaan arsip secara sistematis mempermudah capaian kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan. Menurut (Poerwadarminta, 2006), pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) sebanyak 415 orang. Dari 315 orang, pada Bagian Taman Bacaan Masyarakat (TBM) dipindah tempatkan di Taman – taman, Balai RW dan Kelurahan yang pada sebelumnya bekerja di Bagian Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Dari sisa 100 orang tersebut, masih ditetapkan bekerja di Bagian Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan sampai saat ini. Organisasi ini yang memiliki visi yaitu menjadi sumber informasi dan mencerdaskan masyarakat surabaya. Hal ini bertujuan untuk membantu meningkatkan kualitas SDM masyarakat surabaya.

Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya merupakan informasi surat yang dikelola khususnya oleh Bagian Tata Usaha melalui website e-Surat Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Fungsi dan tujuan penggunaan e-Surat SKPD ini agar

(6)

lebih memudahkan pesan cepat untuk tersampaikan, mengurangi penggunaan kertas, sarana untuk back-up arsip dan sarana untuk memudahkan temu balik. Permasalahan pada website e-Surat adalah ketika ingin mengecek arsip, kemudian terjadinya unable to connect di internet. Salah satu penanganan hal tersebut yaitu bisa melihat back-up arsip di microsoft excel yang telah dibuat.

Selain itu, penanganan surat pada Bagian Tata Usaha terdiri dari 2 macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Rata – rata setiap bulan surat yang telah dikeluarkan oleh pihak Badan Arsip dan banyaknya juga surat yang masuk dari instansi lain berjumlah sebanyak 215 surat.

Surat tersebut semuanya diarsipkan dengan cara pengarsipan manual maupun secara elektronik. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman dalam mengarsip agar informasi surat tersimpan dengan benar pada lemari penyimpanan ataupun melalui website e-Surat SKPD. Adapun hal - hal yang perlu diperhatikan juga dalam pengarsipan adalah masih ada surat yang tidak disimpan secara beraturan sehingga perlu dilakukan penataan arsip secara rutin.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan dari rumusan masalah diatas maka dapat dirumuskan bahwa batasan masalah pada pelaksanaan Proyek Akhir ini sebagai berikut:

(7)

a. Menjelaskan prosedur pengelolaan informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

b. Menjelaskan prosedur penyimpanan arsip secara manual dan elektronik pada

Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

1.4 Tujuan

Tujuan dari Proyek Akhir ini adalah mampu memahami penerapan Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok - pokok bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada dalam perusahaan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, visi dan misi, yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan penelitian, yaitu Bagian Tata Usaha yang meliputi tugas dan tanggung jawab, struktur organisasi serta lokasi dan tempat Proyek Akhir.

(8)

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang penjelasan teori yang digunakan sebagai penunjang dan pendukung dalam menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir hingga menyelesaikan Proyek Akhir. Landasan teori tersebut mengenai definisi pengelolaan, definisi informasi, definisi kearsipan, definisi surat, jenis-jenis surat, alur penyimpanan arsip.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian pekerjaan yang dikerjakan selama Proyek Akhir, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan juga berisi hasil-hasil pembahasan Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dari Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha serta saran yang diusulkan agar dapat menjadi solusi yang dapat dikembangkan setelah melakukan Proyek Akhir.

(9)

5 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.2 Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

2.2.1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Tak bisa dipungkiri, masyarakat Indonesia khususnya masyarakat Kota Surabaya lebih akrab dengan budaya mendengar dibandingkan budaya membaca, lebih memprihatinkan lagi dari berbagai penelitian yang dilakukan para ahli hanya 10% masyarakat Indonesia yang dikategorikan intelek dan akrab dengan kebiasaan membaca, padahal untuk menjadi masyarakat yang maju dan beradab memerlukan kecerdasan yang luar biasa dan itu bisa didapatkan dari kebiasaan membaca.

Faktor ekonomi yang minimal untuk menyediakan sarana bagi kegiatan membaca semestinya tidak tepat dijadikan alasan, Pemerintah Kota Surabaya dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang mempunyai wewenang dalam kaitannya dengan kampanye gemar membaca telah melakukan berbagai program dan kegiatan untuk memompa semangat membaca dan menjadikan membaca sebagai budaya masyarakat Surabaya, penyediaan sarana dan prasarana seperti Perpustakaan, Taman Bacaan (TBM), Perpustakaan Keliling dan penambahan koleksi buku setiap tahunnya bagi Perpustakaan Sekolah - sekolah adalah sebagian kecil upaya untuk membantu masyarakat Surabaya untuk gemar membaca.

Tentu saja sangat mustahil bagi Pemerintah Kota Surabaya meraih sukses dalam kampanye Gemar Membaca tanpa bantuan dan partisipasi dari berbagai

(10)

kalangan masyarakat Surabaya, keluarga adalah lapis pertama yang menjadi kunci suksesnya kampanye gerakan membaca lewat orang tua yang menularkan kebiasaan membaca pada anak - anaknya, bantuan berupa buku - buku terutama pada sekolah - sekolah tingkat dasar untuk terbitan terbaru dari kalangan swasta merupakan lapisan kedua kunci sukses gerakan membaca, bahkan setiap area publik wajib menyediakan sudut baca hingga masyarakat mudah untuk mendapatkan akses buku - buku secara gratis yang bisa dipinjam.

Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2. 1 Sejarah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Tahun Keterangan

1870 Pembangunan Kantor Arsip Kota Surabaya 1984

Pembangunan Kantor Perpustakaan Umum Kota Surabaya dan pengeluaran Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 605

1995 Diubah menjadi Unit Pelaksana Daerah (UPD) dan Peraturan Daerah Kotamadya Dati II Surabaya Nomor II

2001

Otonomi daerah, Perpustakaan umum berubah statusnya menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kota Surabaya bedasarkan Peraturan Daerah nomor 4 tahun 2001 tentang Organisasi Lembaga Teknis Kota Surabaya dan Surat Keputusan Walikota Surabaya Nomor 27 tahun 2001 tentang rincian tugas dan fungsi Kantor Perpustakaan Umum Surabaya.

Sumber: (digital-library.surabaya.go.id) 2.2.2 Visi dan Misi

Visi dan Misi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Visi

(11)

2. Misi

a. Meningkatkan kesadaran aparatur terhadap pentingnya arsip melalui pemasyarakatan kearsipan.

b. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia

melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur tentang kearsipan serta profesionalisme kinerja aparatur dan pemanfaatan iptek.

c. Mendorong pengembangan sistem kearsipan melalui peningkatan

pelayanan prima yang dapat dipertanggung jawabkan.

d. Menyelamatkan dan mengamankan arsip sebagai sumber informasi dan

bahan bukti pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

e. Membina dan mengembangkan koleksi perpustakaan.

f. Membina dan mengembangkan kualitas pelayanan perpustakaan. g. Melestarikan koleksi sebagai hasil koleksi bangsa.

h. Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan

Pemerintah Kota Surabaya.

i. Menyelenggarakan penyebaran informasi Kearsipan dan Perpustakaan. Membina dan mengembangkan jenis perpustakaan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.

(12)

2.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2. 1 Struktur Organisasi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Sumber: (Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya)

a. Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan

Mengkoordinasikan dan menyelia bawahan di lingkungan Badan Arsip dan Perpustakaan serta melaksanakan pembinaan, pengelolaan dan pelayanan bidang arsip dan perpustakaan sesuai dengan peraturan untuk pelaksanaan tugas.

b. Sekretaris

Menyusun langkah kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk kepada bawahan di lingkungan Bagian Tata Usaha merencanakan program Badan sesuai peraturan yang berlaku.

(13)

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang umum dan kepegawaian serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk pelaksanaan tugas.

d. Sub Bagian Keuangan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis di bidang keuangan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk pelaksanaan tugas.

e. Bidang Pembinaan

Merencanakan dan mengorganisir pelaksanaan kegiatan serta mengawasi kegiatan - kegiatan antara lain pembinaan dan pengembangan kearsipan dan perpustakaan, pengadaan dan distribusi sarana kearsipan serta distribusi sarana perpustakaan.

f. Sub Bidang Pembinaan Kearsipan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang pembinaan kearsipan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.

g. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang pembinaan perpustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.

(14)

h. Sub Bidang Pembinaan Perpustakaan

i. Bidang Informasi dan Layanan

Merencanakan dan mengorganisir pelaksanaan kegiatan serta mengawasi pelayanan arsip dan perpustakaan umum, pelayanan perpustakaan keliling, pelayanan perpustakaan sistem paket serta promosi dan penyebarluasan informasi kearsipan dan perpustakaan.

j. Sub Bidang Informasi dan Layanan Kearsipan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang informasi kearsipan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.

k. Sub Bidang Informasi dan Layanan Kepustakaan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang informasi perpustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan.

l. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

Menyusun pelaksanaan program, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan di bidang akuisisi deposit dan pengolahan sesuai dengan pelaksanaan tugas.

(15)

m. Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan

Menyusun pelaksanaan program, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan di bidang akuisisi deposit dan pengolahan sesuai dengan pelaksanaan tugas.

n. Sub Bidang Akuisisi dan Deposit Kearsipan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dan evaluasi di bidang Akuisisi dan Deposit Kearsipan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.

o. Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan

Menyiapkan bahan penyusunan program kerja, petunjuk teknis, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, dan evaluasi di bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan serta memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan tugas.

p. Tugas Staf Pelayanan

1. Staf Petugas Front Office

Memberikan informasi kepada pengunjung terkait Pelayanan

Perpustakaan;- Proses awal pelayanan KTA;- Kasir/menerima denda keterlambatan pengembalian buku.

2. Staf Petugas Loker

Menjaga tempat penitipan barang;- Mengawasi dan memberi saran pengunjung yang membawa tas agar menitipkan barang bawaannya di tempat yang telah disediakan.

(16)

3. Staf Penjaga Ruang Dewasa 1 & 2

Memberikan pelayanan peminjaman buku;- Mengembalikan dan menata buku yang selesai dibaca.

4. Staf Penjaga Ruang Referensi

Memberikan Ipelayanan baca ditempat;- Mengembalikan dan menata buku yang telah selesai dibaca.

5. Staf Penjaga Ruang Anak

Memberikan pelayanan peminjaman buku;- Mengembalikan dan menata buku yang selesai dibaca.

2.2.4 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Gambar 2. 2 Logo Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Sumber: (digital-library.surabaya.go.id)

Filosofi dari Lambang Kota Surabaya yang berlaku sampai saat ini ditetapkan oleh DPRS Kota Besar Surabaya dengan Putusan No. 34/DPRDS tanggal 19 Juni 1955, diperkuat dengan Keputusan Presiden R.I. No. 193 tahun 1956 tanggal 14 Desember 1956 yang isinya:

(17)

1. Lambang berbentuk perisai segi enam yang distilir (gesty leerd), yang maksudnya melindungi Kota Besar Surabaya.

2. Lukisan Tugu Pahlawan melambangkan kepahlawanan putra - putri Surabaya dalam mempertahankan kemerdekaan melawan kaum penjajah.

3. Lukisan ikan Sura dan Baya yang berarti Sura Ing Baya melambangkan sifat keberanian putra - putri Surabaya yang tidak gentar menghadapi sesuatu bahaya.

4. Warna-warna biru, hitam, perak (putih) dan emas (kuning) dibuat sejernih dan secemerlang mungkin, agar dengan demikian dihasilkan suatu lambang yang memuaskan.

2.3 Gambaran Umum Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Tugas dan tanggung jawab Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Mengelola arsip surat.

2. Melakukan entri informasi surat.

3. Melakukan kerjasama dengan sekretaris. 4. Mengelola surat masuk dan surat keluar.

(18)

2.3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.3.

(19)

2.3.3 Lokasi, Tempat dan Pelaksanaan Proyek Akhir

Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan terletak di Lantai 1 di Jalan Dukuh Kupang Barat I/ 1B, Surabaya - Jawa Timur. Tepatnya dibelakang - Polsek Surabaya. Gambar denah lokasi dapat dilihat pada Gambar 2.4.

(20)

16 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengelolaan

3.1.1 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan (Poerwadarminta, 2006). Sedangkan menurut (Syamsi, 2008) pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain.

3.1.2 Unsur - Unsur Pengelolaan

Menurut (Dewi, 2011) dalam kegiatan pengelolaan terdapat 8 unsur yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan, meliputi:

a. Organisasi

Kegiatan mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama di antara para pekerja untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni:

1. Bersifat statis

Organisasi merupakan wadah dalam melakukan tugas dan wewenang secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya.

(21)

2. Bersifat dinamis

Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama.

b. Manajemen

Kegiatan yang berfungsi merencanakan, merencanakan, mengorganisasikan, membina, menggerakkan, dan mengawasi dengan tujuan agar kerjasama yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. Menurut Henry Fayol dalam (Dewi, 2011) manajemen didukung beberapa sarana yang harus ada, meliputi:

1. Man (manusia)

2. Money (anggaran)

3. Method (sistem kerja)

4. Material (perlengkapan pendukung)

5. Machine (peralatan teknologi)

6. Market (pemasaran)

c. Komunikasi

Kegiatan menyampaikan informasi dan ide dari seseorang kepada orang lain yang bersifat timbal bali, baik secara formal maupun non formal.

d. Informasi

Kegiatan menghimpun dan mengolah berbagai keterangan obyektif yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e. Personalia

Kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

(22)

f. Perbekalan

Kegiatan perencanaan, pengadaan, pengaturan dan penggunaan peralatan kerja dalam usaha kerja sama agar penggunaannya efektif dan efisien.

g. Humas

Kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan internal maupun lingkungan eksternal terhadap usaha kerja sama perusahaan.

3.2 Informasi

3.2.1 Pengertian Informasi

Informasi Menurut (Kosasih, 2006) bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari belajar, pengalaman atau instruksi. Namun, istilah ini masih memiliki banyak arti tergantung pada konteksnya. Dalam beberapa pengetahuan tentang suatu peristiwa tertentu yang telah dikumpulkan ataupun dari sebuah berita dapat juga dikatakan sebagai informasi. Lain halnya dalam ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses atau ditransmisikan. Para ahli meneliti konsep informasi tersebut sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman maupun instruksi.

Dari pengertian lainnya informasi adalah data yang telah diberi makna. Misalnya dokumen berupa Spreadsheet (Ms. Excel) yang digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada didalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan salah satu bentuk informasi, sedangkan angka yang terdapat didalamnya adalah data yang telah diproses sehingga bisa digunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya dan pada akhrinya sifat informasi ini adalah bisa menambah pengetahuan atau wawasan terhadap seseorang.

(23)

Sumber informasi adalah data. Data itu berupa fakta kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Yang kemudian data tersebut diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang kemudian menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan menimbulkan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3. 1 Siklus Informasi (Sutabri, 2005)

3.2.2 Jenis - Jenis Informasi

a. Menurut (Kosasih, 2006) informasi berdasarkan fungsi dan kegunaan adalah suatu bentuk fakta/ kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. Informasi jenis ini, antara lain adalah:

(24)

1. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa - peristiwa, pendidikan, kegiatan selebritis.

2. Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah yang berisi tentang cara berternak itik, artikel tentang cara membina persahabatan, dan lain-lain.

3. Informasi berdasarkan format penyajian, yaitu informasi yang dibedakan berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: informasi dalam bentuk tulisan (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana, dll).

b. Informasi berdasarkan format penyajian, adalah informasi yang berdasarkan bentuk penyajian. Informasi jenis ini, antara lain berupa tulisan teks, karikatur, foto, ataupun lukisan abstrak.

c. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa, adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negeri.

d. Informasi berdasarkan bidang kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang - bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra, budaya, dan iptek.

e. Berdasar penyampaian:

1. Informasi yang disediakan secara berkala. 2. Informasi yang disediakan secara tiba-tiba. 3. Informasi yang disediakan setiap saat. 4. Informasi yang dikecualikan.

(25)

3.2.3 Ciri - Ciri Informasi

Ciri-ciri informasi menurut (Kosasih, 2006) yang berkualitas, yaitu:

1. Informasi harus Relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai manfaat oleh pemakainya.

2. Informasi harus Akurat, yang artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

3. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak boleh terlambat.

4. Konsisten, yang artinya informasi yang diterima sesuai dengan datanya tidak mengalami perubahan yang tidak benar.

3.2.4 Fungsi Informasi

Fungsi informasi menurut (Kosasih, 2006), diantaranya:

1. Meningkatkan pengetahuan atau kemampuan pengguna.

2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan. 3. Menggambarkan keadaan sesuatu hal atau peristiwa yang terjadi.

3.3 Surat

3.3.1 Pengertian Surat

Menurut (Barthos, 2009) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Sedangkan menurut (Silmi, 2008) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut (Rahardi, 2008) surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan.

(26)

3.3.2 Pengelolaan Surat Masuk

Menurut (Rahardi, 2008) dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat tersebut. Tugas penerima adalah:

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.

3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima. b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

(27)

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah - langkah sebagai berikut:

1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda. 2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang bersangkutan. 3. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam buku

pengarahan.

4. Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi. 5. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk.

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada instansi tersebut.

3.3.3 Pengelolaan Surat Keluar

Menurut (Rahardi, 2008) prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat:

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

(28)

c. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berewenang untuk menandatangani.

d. Pencatatan

Dalam pencatatan ini kegiatan- kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut: a. Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,

seperti lampiran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang disebut agendaris.

c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.

f. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.

g. Penyimpanan surat

Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

3.3.4 Sarana Pengurus Surat

Dalam penanganan surat diperlukan alat-alat sebagai berikut: a. Kartu kendali

Kartu kendali adalah alat yang berfungsi untuk menelusuri dan mengendalikan proses pengelolaan surat-surat dinas. Kartu kendali dapat digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan menggunakan buku agenda justru akan mempersulit dalam penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu

(29)

kendali yaitu prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan. Menurut (Amsyah, 2005).

Kartu kendali dapat digunakan untuk mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah dibanding dengan buku agenda. Sebab kartu 30 kendali disusun sistematis didalam kotak, sedangkan buku agenda susunannya kronologis.

b. Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan kebawahan maupun sebaliknya.

Menurut (Barthos, 2009) lembar disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar disposisi disiapkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah kuarto.

c. Folder

Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. (Barthos, 2009)

(30)

d. Guide (Penunjuk atau Pemisah)

Guide merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan, sekaligus berfungsi sebagai pemsah antara berkas-berkas tersebut. Guide berbentuk segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. Guide mempunyai tab (bagian yang menonjol) diatasnya yang berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri. (Barthos, 2009)

e. Tickler file (Berkas Pengingat)

Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip. (Barthos, 2009)

f. Filing Cabinet (Lemari Arsip)

Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya. Filing Cabinet berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas serta praktis. (Barthos, 2009).

Menurut Barthos dalam (Fajri, 2012) kata arsip meliputi 3 pengertian:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.

2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

g. Buku Agenda

Buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga digunakan sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat. (Amsyah, 2005)

(31)

3.4 Kearsipan

3.4.1 Pengertian Kearsipan

Secara umum kearsipan dapat diartikan rangkaian aktivitas menghimpun, mengatur dan menyimpan data atau salinannya tersebut agar dapat ditemukan dengan mudah sewaktu - waktu diperlukan. Menurut Amsyah dalam (Sibali, 2010) sistem penyimpanan kearsipan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat.

3.4.2 Jenis - Jenis Kearsipan

Arsip memiliki beragam bentuk, tidak hanya arsip yang berupa kertas yang ditumpuk dalam satu tempat (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy. Arsip yang seperti ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini jenis-jenis arsip menurut (Haryadi, 2009):

a. Arsip menurut Subjek atau Isinya

Arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan, surat perintah, atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat pengangkatan.

b. Arsip menurut Bentuk atau Wujudnya

Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita acara, bon penjulan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.

c. Arsip menurut Nilai dan Kegunaannya

Arsip yang memiliki nilai informasi, seperti pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai kegunaan administrasi, seperti

(32)

ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan urain tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum, seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan keputusan peradilan.

d. Arsip menurut Sifat Kepentingannya

Arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji. Selain itu ada juga arsip vital, seperti akte kelahiran pendirian perusahaan, buku induk pegawai dan dokumen kepemilikan tanah.

e. Arsip Menurut Fungsinya

Menurut fungsinya terdiri dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis:

1. Arsip Dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan oprasional perusahaan.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan, operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasaan historisnya.

(33)

f. Arsip menurut Tempat atau Tingkatan Pengelolaannya

Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional atau arsip daerah.

g. Arsip menurut Keasliannya

Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

3.4.3 Langkah - Langkah Penyimpanan Arsip

Penanganan arsip dalam organisasi merupakan pengelolaan warkat dalam organisasi yang berisi kumpulan dokumen atau non dokumen agar dapat ditemukan dengan mudah sewaktu - waktu diperlukan. Menurut (Dewi, 2011) tata kearsipan meliputi enam kegiatan utama, yaitu :

a. Penciptaan Arsip/ Warkat

Kegiatan manajemen warkat berangkat dari penciptaan arsip/warkat. Arsip bersumber pada individu/ kelompok. Sumber arsip suatu organisasi berasal dari arsip intern dan ekstern. Perwujudannya ketika suatu badan usaha mengirim/ menerima surat.

b. Pemilihan Arsip

Dimaksudkan untuk memilih warkat yang berguna/ tidak berguna sehingga arsip benar-benar berisi info yang mendukung kegiatan kantor atau organisasi.

c. Pengendalian Arsip

Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penyakit formitis. Penyakit formitis artinya kebiasaan menciptakan formulir/warkat baru dengan mudah terus-menerus, namun masih terus-menerus mempertahankan warkat atau formulir yang

(34)

lama. Bila timbul gejala formitis dan arsip sudah mulai jarang diperlukan oleh pihak-pihak manajemen maka merupakan indikator bahwa mulai saat itu perlu diadakan pengerdalian arsip. Langkah - langkah pengendalian arsip tersebut sebagai berikut :

1. Perlu perencanaan penciptaan formulir/ warkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan formulir.

2. Perlu diambil langkah-langkah penyusutan arsip.

Menurut (Haryadi, 2009) dalam penyimpanan arsip terdapat beberapa langkah, yaitu sebagai berikut:

a. Pemeriksaan Dokumen

Dokumen harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap disimpan atau harus ditindaklanjuti, lalu disetujui, dan ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang. Setelah itu, arsip baru bisa disimpan.

b. Pemberian Indeks dan Pencatatan Arsip

Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta membuat klasifikasi yang tepat untuk dokumen, seperti nama subjek atau wilayah. Selain itu, juga mencatatnya secara digital atau manual di agenda.

c. Pembuatan Cross Reference

Tujuan pembuatan Cross Reference adalah agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang berbeda. Biasanya, arsip terlebih dahulu telah dimasukkan nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat.

(35)

Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, pekerjaan selanjutnya adalah memilih alat penyimpanannya. Berikut ini kriteria pemilihan peralatan menurut (Sukoco, 2007):

a. Jenis dari dokumen yang akan disimpan

Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya dokumen yang akan dibuat terbuat dari kertas, kartu, bentuk mikro, bentuk magnetik dan elektronik atau media lain dimana masing – masing media mempunyai perlakuan khusus yang berbeda dalam perawatannya.

b. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan

Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi.

c. Kebutuhan ruangan

Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi perlu mempertimbangkan rasio ruang kantor dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.

d. Pertimbangan keamanan

Yang tentunya berbeda antara satu organisasi dengan organisasi dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otorisasi.

(36)

e. Biaya peralatan

Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah ketersediaan peralatan. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua peralatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah daripada buatan dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan dalam negeri yang diperbandingkan dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain-lain; biaya per peralatan harus sesuai dengan kemampuannya.

f. Biaya operasional penyimpanan

Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan peralatan.

g. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan, bila pemakainya banyak, perlu pertimbangan lebih seksama apabila banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat disiasati dengan mendistribusikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpanan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.

3.4.4 Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip merupakan pembagian tugas dan wewenang pengelolaannya agar dapat dilaksanakan sebaik – baiknya dalam organisasi. Dengan adanya kejelasan siapa yang mengelola dan siapa yang bertanggung jawab, maka pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib dan teratur sehingga dalam penyelenggaraannya, arsip dapat disimpan dengan aman, efisien dan fleksibel.

(37)

Menurut (Sibali, 2010) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat, dikenal 3 macam azas, yaitu:

a. Azas Sentralisasi

Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Berikut ini keuntungan dan kelemahan azas sentralisasi, yaitu:

Keuntungan:

1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

2. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kelemahan:

1. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Azas Desentralisasi

Sistem yang dipergunakan masing – masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari

pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan

pemusnahan dilaksanakan masing – masing oleh unit kerja. Berikut ini keuntungan dan kelemahan azas desentralisasi, yaitu:

(38)

Keuntungan:

1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing - masing.

2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri. 3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal

dengan baik. Kelemahan:

1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang tersimpan.

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dihindari.

3. Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas – petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

4. Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja.

c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja (desentralisasi) sedangkan arsip-arsip inaktif dikelola dengan cara sentralisasi. Berikut ini keuntungan dan kelemahan azas kombinasi menurut (Sukoco, 2007), yaitu:

(39)

Kelebihan:

1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.

2. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang

hilang.

3. Menekan duplikasi dokumen.

4. Memungkinan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi

biaya yang lebih baik.

5. Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

Kelemahan:

1. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.

2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. 3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa

ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

3.4.5 Sistem Pengindeksan Arsip

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit atau bagian dari kata kunci yang digunakan sebagai pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Menurut Gie dalam (Sukoco, 2007) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip, yaitu:

(40)

1. Sistem Kronologis

Menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Sistem ini didasarkan pada urutan waktu dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Dalam administrasi, tanggal dapat menunjukan:

a. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.

b. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip tersebut. c. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi. d. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa

atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip. 2. Sistem Abjad

Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang dan nama badan organisasi). Sistem ini juga disebut direct filling system, dimana petugas dapat menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (Indeks).

3. Sistem Subyek

Sistem subjek, sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi/ kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam.

(41)

Daftar indeks dapat dibagi 2, yaitu:

a. Daftar klasifikasi standar yang umum dipakai di seluruh dunia, misalnya DDC (Dewey gress classfication), UDC (universal decimal classification), dan LCC (Library of congress classification). Misalnya 000 (umum), 300 ilmu sosial, 100 (ilmu filsafat).

b. Daftar klasifikasi buatan sendiri ada dua macam:

1. Daftar klasifikasi subjek murni yang berisi istilah-istilah subyek tanpa disertai dan disusun menurut urutan abjad berdasarkan abjad kamus dan dan abjad ensiklopedia.

2. Daftar klasifikasi subjek berkode, yang berisi istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode tertentu. Daftar klasifikasi subjek berkode terdapat 3 macam, yaitu berdasarkan angka, huruf dan gabungan.

4. Sistem Numerik

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/badan, yang disebut juga indirect filling system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Misalnya:

90 perjalanan dinas

91 perjalanan dinas direktur dan wakil direktur 92 perjalanan dinas manajer

Sistem numerik terdapat 3 macam :

a. Filing menurut nomor urut.

b. Filing menurut dua nomor akhir (middle digit).

(42)

5. Sistem Geografis

Sistem ini didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu:

a. Nama negara, surat/dokumen yang diterima nantinya dikelompokan

berdasarkan negara yang bersangkutan.

b. Nama wilayah administrasi negara setingkat propinsi

c. Nama wilayah administrasi khusus

(43)

39 BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

4.1 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang pelaksanaannya pada:

Tanggal : 10 Agustus 2015 - 10 November 2015

Peserta : Rizal Suhartono

NIM : 12.39015.0005

Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun waktu tiga bulan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama Proyek Akhir pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4. 1 Daftar Kegiatan Selama Pelaksanaan Proyek Akhir No. Kegiatan/ Pekerjaan

1. Menangani telepon

2. Menjadi operator dan photography

3. Memberikan isi pada lembar disposisi

4. Melakukan pemberian nomor kode surat

5. Melakukan pengarsipan manual dan elektronik

6. Mengoperasikan mesin printer, fotocopy dan scanner

7. Melakukan pencetakan hasil laporan keuangan dari berbelanja

8. Melakukan pengecekan buku Taman Bacaan Masyarakat (TBM)

4.2 Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan Proyek Akhir pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah:

(44)

a Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada Bagian Tata Usaha.

b Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing

pada tempat pelaksanaan Proyek Akhir yaitu pada Bagian Tata Usaha. c Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca

literatur dan buku - buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek Akhir yang tersedia di perpustakaan.

d Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan Proyek Akhir, langkah selanjutnya adalah menyusun laporan Proyek Akhir yang menjadi prasyarat dalam menyelesaikan masa studi.

e Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara

bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan.

4.3 Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

E-Surat merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi yang masuk dan keluar. Adanya sistem e-Surat memudahkan dan mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk, sehingga seorang pejabat bisa memberikan respon dengan cepat. Yang tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT. Alasan dibuat sistem e-Surat adalah karena telah terjadi beberapa masalah, misalnya e-Surat dibuat berawal dari penemuan dokumen palsu, oleh karena itu penyusunan e-Surat juga ditujukan untuk menekan pemalsuan dokumen lainnya.

(45)

Adapun tujuan aplikasi ini yaitu untuk mempermudah kegiatan surat-menyurat dalam pemerintahan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Beberapa keunggulan aplikasi e-Surat:

a. Penyampaian disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat

penanganan permasalahan.

b. Proses pencarian surat (searching) dilakukan lebih mudah, lebih cepat dan dapat dicetak pada saat dibutuhkan.

c. Penghematan biaya kertas karena paperless, penghematan waktu.

d. Terdapat fitur remainder batas waktu pelaksanaan disposisi. e. Dapat dikembangkan fitur lain sesuai kebutuhan.

Dalam melakukan Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya mempunyai alur yang harus dilewati.

4.3.1 Pengelolaan Surat Masuk

Penanganan surat masuk harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Surat tersebut harus jelas dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Jika tidak ada alamat jelas maka satpam ataupun bagian sekretaris akan menghubungi pihak pengirim surat. Surat masuk ditangani oleh bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan. Adanya Document Flow ini dapat mempermudah dalam membaca penanganan pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

Berikut ini salah satu pengelolaan surat masuk yang berada di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat sebagai berikut Document

(46)

Flow dan penjelasan alur pengelolaan surat masuk. Gambar Document Flow pengelolaan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4. 1 Document Flow Alur Pengelolaan Surat Masuk

A. Melakukan Entri Surat Masuk

Pada alur pengelolaan surat masuk mempunyai 2 jalur, yaitu secara manual dan elektronik. Proses surat masuk yang pertama adalah melalui elektronik. Penggunaan surat masuk secara elektronik pada instansi ini sering digunakan karena masih banyak instansi lain yang menggunakan mengirim surat lewat jalur internet dan tidak terlalu banyak juga orang lain menggunakan jalur surat masuk manual. Jadi, elektronik dari pihak instansi selalu menerapkan sistem tersebut. Sedangkan, jalur yang selalu dipergunakan pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah menerapkan jalur surat masuk elektronik dan manual.

Surat masuk yang berasal dari luar akan diterima oleh pihak penerima surat yaitu satpam untuk diantarkan ke Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan

(47)

Perpustakaan Kota Surabaya. Bagian Tata Usaha langsung scan surat untuk menjadikan back-up lalu di entrikan di e-Surat melalui internet oleh pegawai yang memiliki hak wewenang. Ada beberapa langkah-langkah pengentrian data surat ke website e-Surat, meliputi:

1. Login e-Surat SKPD

Tahap pertama yaitu ketika menerima surat, hal yang harus dilakukan adalah melakukan back-up informasi surat melalui internet. Setiap harinya sekretariat harus membuka aplikasi website e-surat.surabaya.go.id dari Pemerintah

Kota Surabaya karena terdapat email masuk yang harus di print dan surat masuk tersebut diberi disposisi serta harus disampaikan ke unit terkait. Mulanya sekretariat harus membuka username dan password, username dan password ini hanya bisa dibuka oleh sekretariat. Gambar login e-Surat SKPD dapat dilihat pada Gambar 4.2.

(48)

2. Menu Surat Masuk

Tahap kedua yaitu setelah login ke website e-Surat SKPD. Lalu ada tampilan berupa menu, lalu pilih surat masuk. Gambar menu surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Gambar 4. 3 Tampilan Menu Surat Masuk 3. Pengisian Form

Tahap ketiga yaitu setelah masuk pada menu surat masuk. Lalu ada tampilan berupa bentuk form/ tempat surat masuk yang diperintahkan untuk mengisi informasi surat kedalam e-Surat. Bertujuan memback-up informasi surat intansi untuk mengantisipasi jika fisik surat hilang, maka bisa dilihatkan kembali melalui website tersebut. Dan ada 2 tempat back-up yaitu melalui secara elektronik dan manual. Gambar pengisian form dapat dilihat pada Gambar 4.4.

(49)

Gambar 4. 4 Tampilan Pengisian Form

Sifat Surat berdasarkan jenisnya, ada lima jenis yaitu: Berdasarkan Wujud Surat

1. Surat Biasa

Surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

Berdasarkan Keamanan Isinya 2. Surat Rahasia

Surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

(50)

Berdasarkan Proses Penyelesaiannya 3. Surat Penting

Surat penting yang harus diberikan konfirmasi secepatnya dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan. Gambar pengisian form dapat dilihat pada Gambar 4.5.

4. Surat Amat Segera

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

(51)

5. Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima. Gambar pengisian form dapat dilihat pada Gambar 4.6.

B. Melakukan Pendisposisian Surat

Saat melakukan pendisposisian surat, pihak sekretariat akan memberikan lembaran disposisi yang telah dibuat setelah itu lalu ditujukan ke kepala bagian lalu mencatat pada lembar disposisi yang berisikan ditujukan kemana akan dilanjutkan untuk menerima surat ini pada setiap sub bidang, kemudian surat tersebut dikembalikan kepada sekretariat dan akan ditulis tanggal berapa surat

(52)

tersebut diterima, nomor pengendalian dan diteruskan kepada kepala sub bidang atau tidak serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau perusahaan yang mengirim surat tersebut.

Sekretariat akan memasukkan surat masuk pada website e-Surat SKPD hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat penyampaian kepada unit-unit terkait perihal surat masuk tergantung kepada pimpinan cabang untuk disampaikan dan diteruskan ke unit mana surat masuk tersebut dan setelah alur tersebut selesai. Maka, berkas surat instansi akan diserahkan sesuai sub bidang yang dipilih.

Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian sekretariat akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan unit-unit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Badan Arsip dan Perpustakaan terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk dari kantor pusat, kantor cabang dan kantor wilayah.

Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan, organisasi, atau pun badan-badan lain yang ingin bekerja sama dengan Badan Arsip dan Perpustakaan atau pun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan memo intern dari kepentingan intern Badan Arsip dan Perpustakaan yang disampaikan kepada unit-unit terkait. Semua surat-surat tersebut harus diberikan disposisi dan disampaikan kepada pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian masing-masing unit. Gambar lembar disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.7.

(53)

Gambar 4. 7 Lembar Disposisi

C. Melakukan Penyimpanan Arsip

Pada saat lembar disposisi tidak diberikan tujuan ke sub bidang. Maka, hal yang harus dilakukan adalah melakukan penyimpanan arsip. Yang lembar disposisi dan surat masuk dijadikan satu dan dilakukan pencatatan kedalam Microsoft Excel, setelah di entrikan kedalam Microsoft Excel sekretariat langsung menyampaikan disposisi surat masuk tersebut kepada pimpinan cabang, kemudian pimpinan cabang melakukan koreksi surat tersebut, lalu disposisi surat masuk tersebut kembali ke sekretariat untuk di fotocopy, setelah di fotocopy disposisi surat masuk tersebut di sampaikan dan diteruskan ke pimpinan bagian unit yang sudah ditentukan oleh pimpinan dan sekretariat juga menyimpan disposisi surat masuk tersebut untuk diarsipkan. Gambar Back-up data isi surat melalui Microsoft Excel dapat dilihat pada Gambar 4.8.

(54)

Gambar 4. 8 Back-up Data Isi Surat

4.3.2 Pengelolaan Surat Keluar

Melakukan surat keluar harus sesuai dengan prosedur ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Surat tersebut harus jelas dengan alamat yang ditujukan kepada siapa. Pembuatan surat keluar harus ditangani oleh bagian sekretaris Badan Arsip dan Perpustakaan, karena semua surat masuk dan keluar ditangani oleh sekretaris. Adanya Document Flow ini dapat mempermudah dalam membaca penanganan pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

Berikut ini salah satu pengelolaan surat keluar yang berada di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat sebagai berikut Document Flow dan penjelasan alur pengelolaan surat keluar. Gambar Document Flow pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.9.

(55)

Gambar 4. 9 Document Flow Alur Pengelolaan Surat Keluar

A. Melakukan Pembuatan Konsep Surat

Pertama, ka. sub bagian pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yaitu membuat konsep surat. Selanjutnya, konsep surat disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik oleh staf sub bagian tata usaha.

Selanjutnya, pengetikan surat keluar. Sebelum diketik, konsep surat yang telah dibuat diteliti terlebih dahulu. Namun pada sub bagian, apabila sebelumnya sudah ada surat sejenis yang diketik, maka seringkali pada file surat yang sudah ada tersebut hanya dilakukan pengeditan. Tujuannya agar waktu pembuatan surat lebih efektif.

B. Melakukan Entri Kode Verifikasi

Pada surat yang telah selesai diketik dan telah dikoreksi oleh ka. sub bagian. Selanjutnya, surat disampaikan kepada sekretaris untuk meminta persetujuan surat akan keluar. Kemudian disampaikan kepada kepala badan untuk

(56)

mengentrikan verifikasi kode surat/ tanda tangan untuk mendapat persetujuan. Apabila masih terdapat kesalahan, maka surat segera diperbaiki dan diajukan kembali kepada kepala badan.

Surat dicatat dalam buku daftar pengendali kemudian diberi nomor dan tanggal. Nomor surat diperoleh dari buku daftar pengendali, pencatatan surat dalam buku daftar pengendali dilakukan oleh staf sub bagian Tata Usaha. Gambar daftar pengendali dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Gambar 4. 10 Daftar Pengendali

Tahap untuk memberikan nomor surat yaitu harus memiliki konsep surat yang telah disetujui dan berisikan kesediaan kode klasifikasi, surat ditujukan ke bidang dan tahun. Lalu, diberikan pendisposisian, selanjutnya melakukan

Ditujukan pada Nomor Halaman

Ditujukan pada Nomor Urut

(57)

pencatatan pada buku daftar pengendali untuk mendapatkan nomor surat. Jika konsep surat ditujukan pada Bagian Informasi dan Layanan (BIL), maka dituliskan pada buku daftar pengendali diisi kode klasifikasi, surat diturunkan ke bidang (BIL), perihal pada lembar isi disposisi dan tahun. Diteruskan kedalam konsep surat dan diberikan nomor surat yang dilakukan dengan cara diisi nomor halaman terlebih dahulu dilanjutkan dengan nomor urut. Gambar pemberian nomor surat dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4. 11 Pemberian Nomor Surat

Selanjutnya, penggandaan surat, surat di copy sebanyak kebutuhan. Setelah di copy, semua surat diberi stempel instansi. Satu rangkap surat disimpan sebagai arsip. Kemudian surat dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop. Pada masing-masing amplop dituliskan kemana surat tersebut ditujukan.

C. Melakukan Pengiriman Surat

Setelah tahap tersebut terselesaikan maka surat langsung akan disampaikan ke seluruh SKPD yang telah ditujukan. Penyampaian surat dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk oleh ka. sub bagian tata usaha. Pada Badan Arsip dan

(58)

Perpustakaan Kota Surabaya melalui secara manual pengiriman. Selain itu, penerima surat harus membutuhkan parafnya pada buku tanda terima tersebut. Surat yang telah disampaikan dengan melampirkan tanda terima dari SKPD tersebut dilaporkan kepada ka. bagian umum selaku kepala badan. Gambar daftar pengendali dapat dilihat pada Gambar 4.12 sampai dengan Gambar 4.13.

Gambar 4. 12 Tanda Terima Surat

(59)

4.3.3 Menangani Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat dan bersifat komunikasi tidak langsung, sebab antara komunikator dan komunikan tidak bertatap muka. Sehingga Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang telepon dapat merasa disegani dan menimbulkan image baik bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

Ketika telepon berdering sudah pasti si penelepon mempunyai maksud penting, maka hendaknya penerima telepon secepat mungkin menangani telepon masuk tersebut. Jangan sampai si penelepon merasa tidak nyaman karena menunggu lama atau bahkan memutuskan untuk menghentikan telepon tersebut.

Penerima telepon harus dapat menunjukkan bahwa kantor tersebut merupakan perusahaan yang profesional dengan cara menangani telepon dengan sigap, dan profesional.

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon adalah sebagai berikut:

1. Mengangkat telepon sesegera mungkin. Secara umum bila telepon sudah berdering sebanyak dua atau tiga kali hendaklah penerima telephon segera mengangkat dan menjawab telepon tersebut. Jangan biarkan si penelepon menunggu terlalu lama.

2. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon (LPT), namun bila pegawai menulis dengan tangan kiri, maka hal kebalikannya yang berlaku.

(60)

3. Menyampaikan salam pembuka seperti “selamat pagi Badan Arsip dan

Perpustakaan, ada yang bisa saya bantu?” Dan juga tidak lupa menyapa si

penelepon dengan sebutan Bapak atau Ibu.

4. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan.

5. Gunakan bahasa yang resmi, komuninakif (jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat).

6. Bersikap sopan, ramah, santun dan akrab.

7. Mencatat hal-hal penting dalam Lembar Pesan Telepon (LPT).

8. Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi kembali maksudnya.

9. Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon

menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

10. Menerima telepon dengan semangat meskipun pekerjaan sedang menumpuk.

11. Jika si penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional. Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara sabar, bijaksana dan jelas.

12. Dengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon.

13. Jawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat.

Berdasarkan hal diatas tadi dapat kita ringkas tugas seorang penerima telepon secara efektif bila memenuhi unsur berikut ini.

1. Caring, memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen

(61)

2. Commited, perasaan terikat dengan organisasi, tidak melemparkan masalah yang patut diemban kepada orang lain.

3. Confident, penuh keyakinan dalam mengatasi masalah.

4. Considerate, bersahabat, empati, dan mengerti emosi penelepon.

5. Controlled, dapat menahan diri agar tidak terpancing emosi ketika berbicara

dengan penelepon.

6. Creative, bertindak dengan cara yang bijak dalalm menerima telepon.

7. Contagious, bersikap gembira, antusias, tenang bila berbicara pada

penelepon.

Ketika melakukan percakapan via telepon, usahakan berbicara dengan suara yang baik, phonogenic. Phonogenic sendiri berarti suara yang baik dalam melakukan dialog melalui telepon. Suara yang dimaksud dapat memberikan kesan santun, bersahabat, ramah, dan penuh perhatian.

Berbicara melalui telepon harus terdengar menyenangkan dengan kriteria sebagai berikut:

1. Berbicara dengan kecepatan normal.

2. Berbicara seakan-akan berada dihadapan penelepon.

3. Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi.

4. Berbicara dengan rasa santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelepon.

Telepon ini dapat menerima telepon dari luar perusahaan maupun dalam perusahaan, telepon ini juga dapat menelepon keluar perusahaan dengan cara menekan angka 9 terlebih dahulu lalu tekan nomor yang dituju. Sedangkan untuk menyambungkan ke telepon yang lain hanya tinggal menekan flash terlebih

(62)

dahulu baru tekan nomor yang dituju. Berikut telepon meja yang ada di bagian Tata Usaha dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Fungsi Extention Pabx berguna untuk komunikasi antar ruangan ke ruangan ataupun digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar institusi.

Berikut Daftar Extention Pabx pada Badan Arsip dan Perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 4.15.

Gambar 4. 14 Telepon Meja

(63)

4.3.4 Mengoperasikan Mesin Printer

Peranan kesekretariatan di Bagian Tata Usaha harus mampu mengoperasikan printer. Printer merupakan alat seperti fotocopy untuk menggandakan kertas, hanya perbedaan dari hasilnya bisa timbul berwarna. Sehingga dikhususkan/ diwajibkan oleh para pengguna dalam mengoperasikan printer dengan sebaik-baiknya. Berikut mesin printer dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4. 16 Mesin Printer

4.3.5 Mengoperasikan Mesin Fotocopy

Tentunya peranan sekretaris di bagian Tata Usaha pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya juga dituntut untuk dapat mengoperasikan mesin fotocopy. Setiap perusahaan disarankan memiliki mesin ini karena mesin fotocopy sangat dibutuhkan ketika diperintahkan untuk menggandakan fisik surat yang begitu banyak.

(64)

Mesin printer sekarang lebih canggih dan bisa merubah warna sesuka hati dan cetak bisa diperbanyak. Sedangkan, fotocopy ini hampir sama seperti printer, yang membedakan adalah fotocopy ketika cetak, hasil warna masih menggunakan warna hitam putih. Berikut mesin fotocopy dapat dilihat pada Gambar 4.17.

4.3.6 Mengoperasikan Mesin Scanner

Tentunya peranan sekretaris di bagian Tata Usaha pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya juga dituntut untuk dapat mengoperasikan mesin scanner. Setiap perusahaan disarankan memiliki mesin ini karena mesin scanner sangat dibutuhkan ketika ingin mengirim surat harus disertai dengan berupa lampiran.

Mesin scanner inilah yang mampu memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra

(65)

cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai digital data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer yang mengenali teks ASCII. Berikut mesin scanner dapat dilihat pada Gambar 4.18.

Gambar 4. 18 Mesin Scanner

4.3.7 Melakukan sebagai Operator dan Photography

Tugas menjadi seorang operator adalah hal yang wajar jika kita memang dibutuhkan oleh seorang pimpinan untuk menampilkan hasil presentasi yang telah dibuat. Tidak hanya tugas menjadi seorang operator tetapi disela waktu tersebut juga dijadikan sebagai seorang photography. Photography itu adalah melukis/ menggambar dengan menggunakan cahaya. Dunia photography merupakan dunia yang sangat dekat dengan kehidupan manusia, oleh karena itu dengan adanya photography di harapkan dapat menjadikan sesuatu kehidupan yang berbeda, karena photography itu merupakan hal yang penting yang perlu di pelajari

(66)

sekaligus di amalkan. Berikut foto kunjungan pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya dapat dilihat pada Gambar 4.19 sampai dengan Gambar 4.24.

Gambar 4. 19 Operator

(67)

Gambar 4. 21 Kunjungan Ke Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

(68)

Gambar 4. 23 Photography

(69)

65 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, maka Pengelolaan Informasi dengan e-Surat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya adalah sebagai berikut:

a. Alur Pengelolaan Surat Masuk adalah melakukan entry informasi surat dan scanning surat yang akan dilampirkan di e-Surat oleh Petugas Arsip, kemudian surat diserahkan kepada Sekretaris Badan untuk dimintai persetujuan dan dilanjutkan dengan pemberian lembar pendisposisian surat kepada Kepala Badan. Lalu, akan diturukan kepada Sub. Bidang yang akan dipilih. Jika ada tindak lanjut, maka selanjutnya akan dibuatkan laporan. Jika tidak, maka surat tanpa tindak lanjut arsip akan disimpan.

b. Alur Pengelolaan Surat Keluar adalah melakukan pembuatan konsep surat yang dibuat oleh Staf. Kemudian konsep surat akan dikoreksi terlebih dahulu, jika disetujui oleh kedua pihak dari Sub Bagian dan Sekretaris Badan lalu diteruskan kepada Kepala Badan untuk dimintai kode verifikasi/ tanda tangan. Selanjutnya diserahkan kepada Petugas Arsip untuk memberikan nomor surat. Jika selesai, maka surat dapat dikirimkan secara manual maupun elektronik.

5.2 Saran

Setelah melakukan Proyek Akhir pada Bagian Tata Usaha Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Penulis mengusulkan saran yaitu:

(70)

1. SDM yang dimiliki sebaiknya diperhatikan lagi dan diberikan pelatihan mengenai bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien khususnya pada bagian Tata Usaha.

2. Penyimpanan arsip secara manual di lemari perlu dilakukan penataan secara rutin sehingga memudahkan staf dalam mengadministrasi dokumen.

(71)

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka.

Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. (n.d.). Logo BARPUS. Retrieved from www.surabaya.go.id/dinamis/?id=70:

www.digital-library.surabaya.go.id

Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Dewi, I. C. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakaraya.

Fajri, H. &. (2012). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 1(1), 410.

Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta: Visimedia.

Kosasih, E. (2006). Cerdas Berbahasa Indonesia. Jakarta: Erlangga.

Poerwadarminta, W. (2006). Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Rahardi, K. (2008). Penyunting Bahasa Indonesia Untuk Karang Mengarang. Jakarta: Erlangga.

Sibali, H. N. (2010). Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah. EKSIS Riset, 6(2), 1572,1573.

Silmi, S. M. (2008). Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut. Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:

Erlangga.

Sutabri, T. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI.

Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara. Syamsi, I. (2008). Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar. Jakarta: Bina Aksara.