5. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesainya dari pihak penerima. Gambar pengisian form dapat dilihat pada Gambar 4.6.
B. Melakukan Pendisposisian Surat
Saat melakukan pendisposisian surat, pihak sekretariat akan memberikan lembaran disposisi yang telah dibuat setelah itu lalu ditujukan ke kepala bagian
lalu mencatat pada lembar disposisi yang berisikan ditujukan kemana akan dilanjutkan untuk menerima surat ini pada setiap sub bidang, kemudian surat
tersebut dikembalikan kepada sekretariat dan akan ditulis tanggal berapa surat Gambar 4. 6 Surat Segera
tersebut diterima, nomor pengendalian dan diteruskan kepada kepala sub bidang atau tidak serta menandatangani bukti surat masuk untuk organisasi atau
perusahaan yang mengirim surat tersebut. Sekretariat akan memasukkan surat masuk pada website e-Surat SKPD
hari itu juga, sehingga dapat diproses secara cepat penyampaian kepada unit-unit terkait perihal surat masuk tergantung kepada pimpinan cabang untuk
disampaikan dan diteruskan ke unit mana surat masuk tersebut dan setelah alur tersebut selesai. Maka, berkas surat instansi akan diserahkan sesuai sub bidang
yang dipilih. Pencatatan dan distribusi surat masuk, semua surat masuk pada bagian
sekretariat akan diberikan disposisi surat, pencatatan disposisi surat ini merupakan alur wajib karena berguna untuk penyampaian surat kepada pimpinan dan unit-
unit terkait dan untuk di arsipkan agar jika dikemudian hari terdapat pencarian surat kembali maka surat dapat dengan mudah ditemukan. Surat masuk di Badan
Arsip dan Perpustakaan terdiri dari surat masuk umum dan memo surat masuk dari kantor pusat, kantor cabang dan kantor wilayah.
Surat masuk umum yaitu terdiri dari surat-surat dari perusahaan, organisasi, atau pun badan-badan lain yang ingin bekerja sama dengan Badan Arsip dan
Perpustakaan atau pun kepentingan lain. Surat masuk dari kantor pusat merupakan memo intern dari kepentingan intern Badan Arsip dan Perpustakaan yang
disampaikan kepada unit-unit terkait. Semua surat-surat tersebut harus diberikan disposisi dan disampaikan kepada pimpinan cabang untuk di paraf dan disampaikan
dan diteruskan ke pimpinan bagian masing-masing unit.
Gambar lembar disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4. 7 Lembar Disposisi
C. Melakukan Penyimpanan Arsip
Kategori