BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemudahan yang diberikan oleh kecanggihan Teknologi Informasi saat ini, telah memberikan begitu banyak keuntungan bagi perseorangan maupun organisasi
atau peru sahaan. Ini dikarenakan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, kita dapat mempercepat dan mempermudah pekerjaan yang dilakukan. Teknologi
informasi berkembang sangat cepat dan pesat, ini dikarenakan fungsinya yang dapat diterapkan di berbagai bidang pekerjaan yang memerlukan hasil akurat, praktis dan
sangat cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan karena fungsi dan kegunaannya tersebut teknologi informasi sekarang sudah menjadi suatu kebutuhan pokok.
Merasa akan kurang dengan sistem informasi yang masih notabene menggunakan file pembukuan maka penulis ingin memberikan solusi untuk
mengubah kriteria kerja menggunakan Komputer, baik penyimpanan data sampai proses penginformasiannya, ini akan sangat membatu dalam proses pencarian serta
pemrosesan data yang masih manual ke jalur database komputerisasi, dan dalam hal penyampaian data akan lebih cepat di terima dan diproses sesuai dengan
kebutuhannya Pada instansi Pemerintahan Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar untuk
melakukan pencatatan dan pengecekan arsip surat masuk maupun surat keluar dilakukan setiap hari pada jam kerja secara manual. Pencatatan dan pengecekan surat
ini dilakukan untuk memastikan surat tersebut ditujukan kepada siapa dan instansi apa. Untuk itu pada Instansi Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar perlu adanya
sistem pengecekan surat untuk memudahkan para pegawai dalam mengetahui data dari sumber surat itu berasal tanpa harus membuka kembali arsip surat dalam
pembukuan surat masuk dan keluar. Berdasarkan latar blakang masalah di atas maka penulis mengangkat judul
laporan ini “Analisa dan Desain Sistem Pengecekan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, dengan kurang efisiennya pengelolaan dan penyimpanan data pengarsipan maka dapat dirumuskan
masalah-masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana cara membuat waktu lebih efisien ketika harus melakukan
pengecekan surat dan penyimpanan sebuah data surat. 2. Bagai mana aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk membantu
memudahkan pengecekan surat masuk maupun surat keluar.
1.3 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah :
Untuk mengetahui dan memahami sistem kerja pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar.
Membantu memudahkan pengecekan surat masuk maupun surat keluar
pada Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar.
Serta mengurangi tingkat kelalaian karena mengunakan sistem manual.
1.4 Ruang Lingkup Kerja Praktek
Ruang lingkup karya tulis ini berdasarkan pada administrasi surat yang terdapat pada Bagian Pertanahan Pemerintahan Kabupaten Gianyar. Administrasi surat
meliputi surat masuk dan surat keluar yang terdapat dalam Bagian Pertanahan Pemerintah Kabupaten Gianyar. Surat yang masuk dan keluar biasanya merupakan
surat undangan dan pemberitahuan. Surat tersebut juga bisa disposisi oleh kepala bagian untuk diberikan kepada pegawai lain untuk menghadiri atau melaksanakan isi
dari surat tersebut.
1.5 Metode Kerja Praktek
a. Lokasi Kerja Praktek Kegiatan kerja praktek dilaksanakan di Bagian Pemerintaha Kabupaten Gianyar
yang berada di jalan Manik Gianyar-Bali b. Sumber Data
- Data Primer
Data yang diperoleh lansung dari Kepala Bagian, kepala Sub Bagian dan Staff Pegawai dengan obserfasi secara langsung.
- Data Sekunder
Data yang diperoleh dari buku administrasi surat pada Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar
c. Teknik Pengumpulan Data -
Observasi Metode pengumpulan data dengan cara melakukan penelitian dan
pengamatan secara langsung pada tempat kerja praktek yang bertempat di Bagian Pertanahan Kabupaten Gianyar.
- Wawancara
Metode pengumpulan data dengan tanya jawab langsung dan sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati.
Wawancara ini penulis lakukan kepada Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian serta Staff pegawai di lingkungan Kantor Bagian Pertanahan Kabupaten
Gianyar.
- Dokumentasi
Metode pengumpulan data dengan mencatat, mencari data-data dan file dokumen yang ada pada instansi tesebut.
- Studi Literatur
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencari referensi dari berbagai sumber baik elektronik maupun cetak.
d. Teknik Analisis Data Teknik analisis yang digunakan adalah teknis analisis deskriptip yaitu
pemaparan dari data-data yang diperoleh, serta menggunakan suatu pemodelan system diantaranya pembuatan system Flowchart, Data Flow
Diagram, Entity Relationsip Diagram, dan juga Konseptual Database.
BAB II Tinjauan Umum Bagian Pertanahan
Sekretariat Pemerintah Kabupaten Gianyar 2.1 Tentang Kantor Bagian Pertanahan Setda Kabupaten Gianyar
Kantor Bagian Pertanahan ini merupakan bagian dari Kantor Bupari Ginanyar di bawah Asisten Ekonomi dan Pembangunan dengan luas bangunan 2000m
2
yang terletak di Jalan Manik No. 8 Gianyar, dan mempunyai tugas-tugas pokok
diantaranya adalah pendataan, pensertifikatan pengelolaan serta pemanfaatan tanah aset Pemerintah Kabupaten Gianyar
[1]
. Saat ini tanah merupakan aset daerah yang paling rentan dan sangat riskan
untuk terjadinya konflik-konfik pertanahan, dikarenakan belum terdatanya dengan akurat tanah aset pemerintah daerah Kabupaten Gianyar yang dijadikan fasilitas
umun. Hal ini lah yang menjadikan pertimbangan dibentuknya sebuah instansi pemerintah yang menangani masalah aset-aset pemerintah secara khusus dibidang
pertanahan.
2.2 Visi dan Misi
Visi
1. Terwujudnya pelayanan bidang pertanahan yang berkualitas untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat
[1]
.
Misi
1. Mewujudkan pensertifikatan tanah yang berupa tanah pemerintah, fasilitas umum, laba Pura tanah laba Pura Kahyangan Tiga dan
atau Pura Kahayangan Jagat se Kabupaten Gianyar , dan aset Pemkab.
2. Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. 3. Menyediakan data sebagai dasar penyelesaian sengketa tanah.
4. Mewujudkan pendataan tanah aset Propinsi Bali yang berlokasi di
Kabupaten Gianyar dan tanah sisa peran serta LC
[1]
.
2.3 Fungsi Dan Tugas Organisasi