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En el eventual caso que de la investigación efectuada surgieren indicios de responsabilidad civil yo penal, de los funcionarios intervinientes en el proceso observado, la SEAM se encuentra
compelida a impulsar los trámites de rigor correspondientes en los ámbitos judiciales correspondientes, y en su caso dar intervención a la Procuraduría General de la República.
La SEAM deberá comunicar a la Contraloría General de la República las resultas de las investigaciones realizadas, adjuntando la documentación correspondiente. A su vez, en forma
independiente y separada, deberá presentar una acción de mejoramiento para el caso analizado.
2.2.10 Subgrupo del gasto 340 - “Bienes de consumo de oficina e insumos”.
Según la ejecución presupuestaria de la Secretaría del Ambiente, el subgrupo del gasto 340 - “Bienes de consumo de oficina e insumos” se ejecutó como se detalla a continuación:
Objeto del Gasto Presupuesto
Definitivo G.
Monto Obligado G.
Monto Pagado G.
Obligaciones Pendientes de
Pago G.
340 Bienes de consumo de oficina e insumos
465.651.600 210.039.444
37.753.939 172.285.505
Fuente: Memorándum DAI 120 del 5 de marzo de 2014.
Al respecto, de la verificación de la documentación que respalda las erogaciones y rendiciones correspondientes a este subgrupo del gasto se constató las siguientes observaciones:
OBSERVACIÓN N° 51 Pago de G. 7.997.000 Guaraníes siete millones novecientos noventa y siete mil por
productos de limpieza sin contar con el acta de recepción de los bienes adquiridos.
Con el objetivo de verificar la documentación de respaldo de la ejecución del subgrupo 310 “Productos Alimenticios”, esta Auditoría solicitó por Memorando CGR Nº 15 del 7 de abril del
2014: · Legajos originales de rendición de cuentas correspondientes al Grupo del Gasto 300 “Bienes
de Consumo e Insumos”, correspondientes al ejercicio fiscal 2013. Por Memorando DAI Nº 370 del 25 de abril de 2014, las autoridades de la entidad auditada
remitieron la documentación solicitada, entre la que se observó el legajo Nº 109. Al respecto, como resultado de la verificación del legajo mencionado en el párrafo precedente se
constató que contenía documentación de respaldo de las erogaciones imputadas al objeto del gasto 341 “Elementos de limpieza”, y corresponden a la adquisición con identificador de
contrataciones públicas ID Nº 245546 “Adquisición de artículos de limpieza”, que se detalla a continuación:
Legajo Nº Orden de Pago Nº Factura Nº
Monto G.
Recibo Nº Monto
G.
109 190
001-001-0000536 7.997.000
77 7.997.000
Fuente: Legajos de rendición de cuentas de gastos de la SEAM Nº 109.
109
Al respecto, en el legajo Nº 109 no se observó documentación referente a la solicitud y recepción de los bienes adquiridos, por lo que por Memorando CGR Nº 61 del 10 de junio de 2014, esta
auditoría solicitó: · Motivo por el cual en el legajo Nº 109 del 24 de julio de 2013, que contiene la Orden de Pago
Nº 190, no se observan: o
Informe de Almacenes yo suministros sobre la necesidad de adquisición de bienes. o
Informe de Auditoría Interna de la incorporación de los bienes. o
Acta de Recepción de los bienes. o
Copia del Contrato. · Informe si los bienes pagados a través de la Orden de Pago Nº 190, fueron efectivamente
recibidos en la SEAM. En caso afirmativo, remitir copia autenticada de la documentación que respalde la recepción y su posterior distribución a las áreas de la SEAM.
Por Memorando UOC – SEAM Nº 172 del 23 de junio de 2014, la encargada de la UOC de la Secretaría del Ambiente informó: “…respecto a la Orden de Pago Nº 190 correspondiente al
Legajo Nº 109, esta unidad cumple en informar que no obran documentaciones…”. Lo observado evidenció, nuevamente, la ausencia de mecanismos de control interno eficaces
para detectar y corregir oportunamente las falencias en el proceso de recepción y pago de bienes de consumo e insumos de la entidad auditada.
Con posterioridad a la presentación de la Comunicación de Observaciones la máxima autoridad anterior en su descargo señaló lo siguiente:
“Corresponde a un saldo de un total de provisión de G. 52.997.000. El código de Contratación fue emitido de la siguiente manera:
1. 1-1-0-0-340-10-1-99 7.997.000.- 2. 2-2-0-0-340-30-1-99 45.000.000.-
Obligado en el ejercicio 2012 G. 45.000.000 y pendiente G. 7.997.000. El 04 de abril de 2013 el Econ. Jorge Samudio, informo la situación de los compromisos
pendientes del año 2012 cuyos códigos de contrataciones fueron reactivados, entre ellos, el Código de Contratación de la Empresa ALTERNATIVE por G. 7.997.000. Para dar cumplimiento
a lo dispuesto en el Decreto 10.480, con respecto a los compromisos de gastos no obligados se procedió a la obligación con cargo al presupuesto aprobado en el 2013, en el mismo objeto del
gasto y con una factura vigente al momento de la obligación. Se adjunta copia de la ORDEN DE COMPRA y carta de invitación, que se encuentra en el portal
de la DNCP. Además, es responsabilidad del Jefe de División y funcionarios del área de Rendición de
Cuentas, la elaboración de los legajos con sus folios respectivos y refrendarlos; y custodiar y mantener en forma adecuada y segura los Legajos de Rendición de Cuentas y otros documentos
para su archivo”. El análisis del descargo presentado por la máxima autoridad anterior permite a esta auditoría
ratificarse en la observación, debido a que no aporta información relevante que amerite la rectificación de la situación observada.
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La entidad auditada no remitió descargo sobre esta observación.
CONCLUSIÓN
Se constató el pago de G. 7.997.000 Guaraníes siete millones novecientos noventa y siete mil por productos de limpieza sin que la misma cuente con los documentos requeridos, en
contravención a las normativas establecidas por este Órgano Superior de Control.
RECOMENDACIÓN
Las autoridades de la SEAM deberán fortalecer los mecanismos de control de los procedimientos de recepción y pago de servicios no personales.
2.2.11 Objeto del gasto 360 - “Combustibles y lubricantes”.
