Pendahuluan Penataan Arsip Statis

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN I. IDENTITAS 1. Nama Sekolah : SMK Swasta Nur Azizi Tanjungmorawa 2. Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan 3. KelasSemester : 12 AP1 4. Pertemuan ke : 1,2,3,4 5. Alokasi waktu : 11 x 45 menit 1 pertemuan 3x45 menit II. STANDAR KOMPETENSIKOMPETENSI DASAR 1. Standar Kompetensi : Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas Kompetensi Dasar : Memelihara sistem kearsipan III. INDIKATOR  Mengenali sistem penataan arsip dinamis dan statis IV. TUJUAN PEMBELAJARAN  Menjelaskan sistem penataan arsip dinamis dan statis IV. NILAI KARAKTER YANG DIHARAPKAN  Kerja keras  Mandiri  Kreatif  Disiplin VI. Materi Pembelajaran 1. PENATAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS

A. Pendahuluan

Arsip adalah segala bentuk dokumen tertulis lisan, gambar, film, dan sebagainya yang dapat dijadikan rujukan atau referensi dalam penyelenggaraan keorganisasian, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi serta disimpan dan dipelihara di tempat khusus.

B. Penataan Arsip Dinamis

Penataan arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu penataan arsip dinamis aktif dan penataan arsip dinamis in-aktif 1. Penataan arsip dinamis aktif, prosesnya meliputi:

a. Pengurusan surat

Pengurusan surat masuk, yaitu seluruh kegiatan terdiri atas dua kegiatan: 1. Penanganan surat masuk

2. Pengurusan surat keluar

Langkah-langkah pengurusan surat diikhtisarkan sebagai berikut: 1. Penyortiran surat

2. Penelitian surat 3. Pencatatan surat

Dikenal dua sistem pengurusan pencatatan surat yang biasa digunakan, yakni: 1. Sistem agenda 2. Sistem kartu kendali 4. Langkah akhir penanganan surat VII. Metode dan Model Pembelajaran Metode:  Ceramah  Tanya jawab  Penugasan Model: Perangkat Pembelajaran RPP Page 1 SMK Swasta Nur Azizi VII. Strategi Pembelajaran Pertemuan ke 1Tgl... NO Kegiatan Pembelajaran Karakter yang diharapkan waktu I Kegiatan Awal Pra Pembelajaran  Menyiapkan siswa untuk belajar, diawali berdo’a bersama kemudian mengabsensi siswa, memeriksa kebersihan kelas. Apersepsi  Mengaitkan kepentingan arsip dikehidupan sehari-hari Motivasi  Memberikan alasan kegunaan arsip pada kehidupan sehari-hari  Memberikan penegasan pentingnya kearsipan yang baik bagi kelangsungan perusahaan Religius Disiplin Rasa Ingin Tahu Rasa Ingin Tahu 15’ II. Kegiatan Inti Eksplorasi  Guru memberikan penjelasan materi penataan arsip dinamis dan statis  Siswa diberi kesempatan bertanya jika ada hal yang kurang dimengerti Elaborasi  Guru membagi siswa kedalam beberapa kelompok, kemudian guru memberikan penugasan kepada masing- masing kelompok untuk menyortir surat,  Kelompok yang paling cepat menyelesaikan mendapat reward,  Guru kembali memberi tugas pada kelompok untuk mencatat surat keluar dan surat masuk pada buku agenda, buku ekspedisi, dan kartu arsip.  Kembali guru memberikan reward kepada kelompok yang paling cepat menyelesaikan tuganya. Konfirmasi  Siswa dan guru mendiskusikan tentang hal yang belum dipahami siswa  Siswa mengerjakan soal penilaian akhir Tanggung jawab Disiplin Bersahabat Kerja keras Toleransi Komunikatif 20’ 70’ 20’ III Kegiatan Penutup  Siswa bersama guru menyimpulkan materi yang telah diajarkan  Tindak lanjut Siswa diberi tugas mengisi buku agenda, buku ekspedisi, dan kartu arsip sendiri. Mandiri Kerja Keras 10’ Perangkat Pembelajaran RPP Page 2 SMK Swasta Nur Azizi Pertemuan ke 2 Tgl..... Materi Pembelajaran

b. Penyimpananpenataan arsip 1. Penyimpanan arsip menggunakan kartu arsipkartu klaper

a. Penerimaan bahan arsip b. Pencatatan pada kartu klaper

c. Pembuatan nomor arsip d. Penempatan kartu klaper

e. Penataan arsip

c. Penemuan kembali dan peminjaman arsip 1. Penemuan kembali

Penemuan kembali sebuah arsip yang digunakan, dapat dilakukan dengan memanfaatkan kartu klaper ataupun kartu kendali.

a. Penggunaan kartu klaper b. Penggunaan kartu kendali

2. Peminjaman arsip 3. Pengembalian peminjaman arsip

Strategi Pembelajaran NO Kegiatan Pembelajaran Karakter yang diharapkan waktu I Kegiatan Awal Pra Pembelajaran  Menyiapkan siswa untuk belajar, diawali berdo’a bersama kemudian mengabsensi siswa, memeriksa kebersihan kelas. Apersepsi  Mengaitkan kepentingan arsip dikehidupan sehari-hari Motivasi  Memberikan alasan kegunaan arsip pada kehidupan sehari-hari  Memberikan penegasan pentingnya kearsipan yang baik bagi kelangsungan perusahaan Religius Disiplin Rasa Ingin Tahu Rasa Ingin Tahu 15’ II. Kegiatan Inti Eksplorasi  Guru memberikan penjelasan materi penyimpananpenata arsip.  Siswa diberi kesempatan bertanya jika ada hal yang kurang dimengerti Elaborasi  Guru membagi siswa kedalam beberapa kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari 5 orang siswa untuk mempraktekan cara menerima bahan arsip, pencatatan pada kartu klaper, pembuatan nomor arsip, penempatan klaper, dan penataan arsip. Dan menemukan kembali arsip yang diperlukan  Guru mengundi kelompok yang tampil pertama kali  Kelompok Siswa yang mendapatkan giliran kemudian memperaktekan tata cara penyimpananpenataan arsip Tanggung jawab Disiplin Bersahabat Kerja keras Toleransi 20’ 70’ Perangkat Pembelajaran RPP Page 3 SMK Swasta Nur Azizi  Kelompok yang paling baik penyimpanan arsipnya mendapat reward. Konfirmasi  Siswa dan guru mendiskusikan tentang hal yang belum dipahami siswa Komunikatif 20’ III Kegiatan Penutup  Siswa bersama guru menyimpulkan materi yang telah diajarkan  Tindak lanjut Siswa diberi tugas mengamati penataan arsip di lingkungan sekolah Mandiri Kerja Keras 10’ Pertemuan ke 3 Tgl... Materi Pembelajaran

d. Penemuan kembali dan peminjaman arsip 4. Penemuan kembali

Penemuan kembali sebuah arsip yang digunakan, dapat dilakukan dengan memanfaatkan kartu klaper ataupun kartu kendali.

c. Penggunaan kartu klaper d. Penggunaan kartu kendali

5. Peminjaman arsip 6. Pengembalian peminjaman arsip

Strategi Pembelajaran NO Kegiatan Pembelajaran Karakter yang diharapkan waktu I Kegiatan Awal Pra Pembelajaran  Menyiapkan siswa untuk belajar, diawali berdo’a bersama kemudian mengabsensi siswa, memeriksa kebersihan kelas. Apersepsi  Mengaitkan kepentingan arsip dikehidupan sehari-hari Motivasi  Memberikan alasan kegunaan arsip pada kehidupan sehari-hari  Memberikan penegasan pentingnya kearsipan yang baik bagi kelangsungan perusahaan Religius Disiplin Rasa Ingin Tahu Rasa Ingin Tahu 15’ Perangkat Pembelajaran RPP Page 4 SMK Swasta Nur Azizi II. Kegiatan Inti Eksplorasi  Guru memberikan penjelasan materi cara penemuan dan peminjaman arsip.  Siswa diberi kesempatan bertanya jika ada hal yang kurang dimengerti Elaborasi  Guru membagi siswa kedalam beberapa kelompok yang terdiri dari siswa yang mampu, menengah dan kurang mampu berdasarkan pengamatan guru, masing-masing kelompok diminta untuk menguasai cara penemuan dan peminjaman arsip, kemudian guru akan mengundi salah dari masing-masing kelompok untuk mempraktekan cara penemuan dan peminjaman arsip di depan kelas.  Jika ada siswa yang belum mampu, maka tugas kelompok untuk membantu mengajari siswa tersebut Konfirmasi  Siswa dan guru mendiskusikan tentang hal yang belum dipahami siswa Tanggung jawab Disiplin Bersahabat Kerja keras Toleransi Komunikatif 20’ 70’ 20’ III Kegiatan Penutup  Siswa bersama guru menyimpulkan materi yang telah diajarkan  Tindak lanjut Siswa diberi tugas mengamati penataan arsip di lingkungan sekolah Mandiri Kerja Keras 10’ Pertemuan ke 4 Tgl... Materi Pembelajaran

C. Penataan Arsip Statis

Tidak semua arsip yang tercipta pada masa dinamis menjadi arsip statis. Sebagian besar arsip yang tidak digunakan tersebut dimusnahkan. Adapun yang dipelihara, dirawat, dan ditata kembali pada masa statis adalah arsip-arsip yang mempunyai berbagai nilai yang mempunyai kaitan dengan kepentingan masyarakat, pemerintahan, dan negara. 1. Penilaian dan penyerahan arsip statis Penilaian dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis untuk bukti pertanggungjawaban nasional. Apabila arsip tersebut telah dinilai dan dapat dijadikan sebagai arsip statis, maka akan dibuat berita acara serah terima arsip. 2. Penataan Terhadap arsip yang diterima, dilakukan penataan dengan mengelompokan arsip berdasarkan informasi yang terkandung dan bentuk atau media arsip statis yang digunakan. 3. Penyimpanan Penyimpanan dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan atau lembaga Kearsipan KabupatenKota, dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis. Perangkat Pembelajaran RPP Page 5 SMK Swasta Nur Azizi Strategi Pembelajaran NO Kegiatan Pembelajaran Karakter yang diharapkan waktu I Kegiatan Awal Pra Pembelajaran  Menyiapkan siswa untuk belajar, diawali berdo’a bersama kemudian mengabsensi siswa, memeriksa kebersihan kelas. Apersepsi  Mengaitkan kepentingan arsip dikehidupan sehari-hari Motivasi  Memberikan alasan kegunaan arsip pada kehidupan sehari-hari  Memberikan penegasan pentingnya kearsipan yang baik bagi kelangsungan perusahaan Religius Disiplin Rasa Ingin Tahu Rasa Ingin Tahu 15’ II. Kegiatan Inti Eksplorasi  Guru memberikan penjelasan materi penataan arsip statis.  Siswa diberi kesempatan bertanya jika ada hal yang kurang dimengerti Elaborasi  Guru meminta siswa secara acak untuk menjelaskan kembali tata cara penataan arsip statis  Penentuan siswa yang tampil dengan cara tongkat berjalan, yakni tongkat dijalankan sembari guru memberikan pertanyaan, ketika pertanyaan selesai maka orang yang menerima tongkat itulah yang akan menjelaskan pertanyaan guru tadi. Konfirmasi  Siswa dan guru mendiskusikan tentang hal yang belum dipahami siswa Tanggung jawab Disiplin Bersahabat Kerja keras Toleransi Komunikatif 20’ 70’ 20’ III Kegiatan Penutup  Siswa bersama guru menyimpulkan materi yang telah diajarkan  Tindak lanjut Siswa diberi tugas mengerjakan soal evaluasi dari buku pegangan siswa Mandiri Kerja Keras 10’ Perangkat Pembelajaran RPP Page 6 SMK Swasta Nur Azizi XI. Perangkat Pembelajaran 1. Buku Paket Sistem kearsipan jili 2 2. Laptop dan Infocus 3. Lembar Kerja Siswa 4. Lembar Pengamatan Prilaku X. Penilaian dan Tindak Lanjut a. Penilaian Kognitif berupa tes tertulis Instrumen: Pertemuan ke 1 1. Jelaskan yang dimaksud dengan: a. Arsip dinamis b. Arsip dinamis aktif c. Arsip dinamis in-aktif d. Arsip statis 2. Jelaskan langkah-langkah penanganan surat Pertemuan ke 2 3. Jelaskan yang dimaksud dengan: a. Agenda tunggal b. Agenda berpasangan c. Agenda kembar 4. Jelaskan yang dimaksud dengan: a. Buku ekspedisi b. Buku klaper Pertemuan ke 3 5. Jelaskan penemuan kembali arsip menggunakan kartu klaper 6. Jelaskan penemuan kembali arsip menggunakan kartu kendali Pertemuan ke 4 7. Jelaskan ciri-ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis. 8. Jelaskan langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam penyerahan arsip statis. Kunci Jawaban 1. a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. b. Arsip dinamis aktif, arsip-arsip yang sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja unit pengolah pada suatu organisasi. c. Arsip dinamis in-aktif, arsip-arsip yang tidak digunakan lagi atau frekuensi pemakainya sudah jarang d. Arsip statis, arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, perusahaan, atau organisasi lainya. 2. Langkah-langkah penanganan surat 1. Penyortiran surat 2. Penelitian surat 3. Pencatatan surat 4. Penanganan surat 3. a. Agenda tunggal, adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus secara berurutan campuran pada tiap-tiap halamanya. Perangkat Pembelajaran RPP Page 7 SMK Swasta Nur Azizi b. Buku agenda berpasangan, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan masing-masing nomor urut. c. Buku agenda kembar dua buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah. 4. a. Buku ekspedisi, buku yang digunakan untuk menghantarkan surat sekaligus sebagai tanda terima surat. b. Kartu arsipklaper, kartu yang digunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan, terbagi menurut kode-kode surat penggolongan surat dengan nomor urut masing-masing. 5. Penemuan kembali arsip dengan menggunakan kartu klaper dengan cara, tentukan kode masalah yang akan dicari, diketahuinya kode dan masalah arsip tersebut dapat membantu dalam mencari kartu klaper dengan menggunakan tab kartu klaper. Dari kartu klaper kita langsung mlihat ciri-ciri arsip berupa isi surat dan nama pengirim. Lihat kolom urut pada kartu klaper untuk mengetahui nomor arsip. Dengan mengetahui kode, masalah, dan nomor arsip, dengan mudah akan ditemukan folder dan arsip yang diperlukan. 6. Apabila permintaan arsip berasal dari unti kearsipan, maka pengandali terlbih dahulu mencari kartu kendali biru dengan kode yang telah diketahui. Untuk arsip aktif, setelah kartu kendali biru ditemukan maka akan diketahui unit pengolah mana yang menyimpannya. 7. Cirinya adalah 1 Sejarah 2 Pembuktian pertanggungjawaban nasional 3 Bukti tentang orang, lembaga, dan gejala dengan dengan ruang lingkup nasional 4 Informasi bermanfaan secara nasional, baik untuk kepentingan penelitian, pengembangan, maupun pelayanan informasi 5 Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan bangsa 6 Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah, dan masyarakat. 8. Langkah-langkahnya: 1 Penilaian arsip in-aktif yang sudah melampaui batas penyimpananya oleh Panitia Penilaian dan Pemusnahan Arsip 2 Konsultasi ke Departemen Dalam Negeri dan Arsip Nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip permanen yang akan diserahkan sebagai arsip berdasarkan hasil panitia rapat Panitai Penilaian Arsip 3 Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan 4 Pelaksanaan penyerahan arsip statis oleh gubernur dihadiri oleh instansi terkait. Test tertulis berbentuk essay, jawaban yang benar bernilai 50, apabila tidak sempurna bernilai 30, apabila salah maka bernilai 0, dan diberikan tiap pertemuan sesuai kebijakan guru, jadi nilai tertinggi adalah 100 dan terendah adalah 0 Perangkat Pembelajaran RPP Page 8 SMK Swasta Nur Azizi b. Penilaian Afektif dilakukan selama proses pembelajaran, dengan instrumen rubrik pengamatan NO Nama Peserta Didik Aspek Yang Dinilai Jlh Skor Nilai 1 2 3 4 5 Aspek yang dinilai 1. Keaktifan 4. Kejelasan suara 2. Kemampuan menjawab pertanyaan 5. Kerjasama 3. Sikap dan Tanggung Jawab  Penilaian

1. Pengamatan prilaku

Kriteria Skor 1 = sangat kurang 2 = kurang 3 = cukup 4 = baik 5 = sangat baik Kriteria penilaian 15-20 = sangat kurang 21-25 = kurang 26-30 = cukup 31-35 = baik 36-40 = sangat baik Mengetahui, Tanjungmorawa Juli 2013 Kepala Sekolah SMK Nur Azizi Guru Mata Pelajaran, Rita Andriani Sitorus, S.Sos Anugerah Dino Bhavati, S.Pd Perangkat Pembelajaran RPP Page 9 SMK Swasta Nur Azizi RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN I. IDENTITAS 1. Nama Sekolah : SMK Swasta Nur Azizi Tanjungmorawa 2. Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan 3. KelasSemester : 12 AP1 4. Pertemuan ke : 5,6,7,8 5. Alokasi waktu : 11 x 45 menit 1 pertemuan 3x45 menit II. STANDAR KOMPETENSIKOMPETENSI DASAR Standar Kompetensi : Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas Kompetensi Dasar : Memelihara sistem kearsipan III. INDIKATOR  Melakukan perawatan dan pemeliharaan isi dan fisik arsip IV. TUJUAN PEMBELAJARAN  Mampu melakukan perawatan dan pemeliharaan isi dan fisik arsip IV. NILAI KARAKTER YANG DIHARAPKAN  Kerja keras  Mandiri  Kreatif  Disiplin VI. Metode dan Model Pembelajaran Metode:  Ceramah  Tanya jawab  Penugasan Model: VII. Materi Pembelajaran PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

A. Pendahuluan