ATA KEARSIPAN 2014 - Kumpulan data - OPEN DATA PROVINSI JAWA TENGAH
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
4.1.24
URUSAN WAJIB KEARSIPAN
4.1.24.1
KONDISI UMUM
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Pasal 1 angka 2), Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Arsip
tercipta secara alamiah ketika organisasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip
juga sebagai sumber informasi pengambilan keputusan dan bukti prestasi instansi/
perorangan sehingga harus diurus, ditata, dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan
dengan baik.
Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa.
Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran
akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat
menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat
sebagai bangsa yang berbudaya.
Pengelolaan dan penambahan khasanah arsip sangat penting sebagai
kelengkapan penyajian data. Arsip juga merupakan sumber pengetahuan dan jendela
informasi untuk menunjang wawasan intelektual segenap anak bangsa, dimana arus
persaingan global dunia menuntut untuk meningkatkan potensi diri sehingga mampu
menjawab kondisi tersebut. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen
administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai
tergantung kepada warkat / dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau
swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dalam hal pengelolaan arsip, pada tahun 2014 Pemerintah Kota Semarang
mempunyai 69.710 arsip yang harus dikelola dengan baik.
hal | 436
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
4.1.24.2
KEBIJAKAN PROGRAM
Beberapa program/kegiatan yang dilaksanakan untuk mewujudkan kebijakan/
program Urusan Wajib Kearsipan adalah sebagai berikut :
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Program ini diarahkan untuk menyediakan sistem administrasi kearsipan melalui:
2.
a.
Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan;
b.
Pengklasifikasikan Data.
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah
Program ini diarahkan untuk menunjang penyelamatan dan pelestarian dokumen
arsip daerah melalui :
3.
a.
Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip;
b.
Pendataan dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah;
c.
Penduplikatan Dokumen / Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika.
Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
Program ini diarahkan untuk meningkatkan pemeliharaan pelayanan administrasi
perkantoran guna menunjang kearsipan melalui :
a.
4.
Pemeliharaan Rutin / Berkala Arsip Daerah.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Program ini diarahkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi guna
menunjang urusan kearsipan melalui :
a.
Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/
Swasta;
b.
4.1.24.3
Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan.
REALISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
4.1.24.3.1 Pendanaan
Alokasi anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan program dan kegiatan dalam
Urusan Wajib Kearsipan pada tahun 2014 sebesar Rp 474.379.000,- adapun realisasi
pelaksanaan program dan kegiatan adalah sebagai berikut :
hal | 437
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
Anggaran Program Pelaksana Urusan Kearsipan
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
2.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Pembangunan Data Base Informasi
80.000.000
Kearsipan
Pengklasifikasikan Data
40.871.550
JUMLAH PROGRAM
120.871.550
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
79.338.750
99,17
31.735.050
111.073.800
77,65
91,89
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
3
3.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Pengadaan Sarana Pengolahan dan
46.127.400
Penyimpanan Arsip
Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip
38.812.700
Daerah
Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam
40.321.000
Bentuk Informatika
125.261.100
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
42.952.900
93,12
36.796.350
94,80
35.102.475
87,06
114.851.725
91,69
Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Saranadan Prasarana Kerasipan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
4.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
32.948.300
Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah
32.948.300
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
29.289.900
29.289.900
PERSEN
TASE
(%)
88,90
88,90
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di
94.818.250
Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta
Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi
100.479.800
Kearsipan
195.298.050
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
86.738.250
91,48
92.198.800
91,76
178.937.050
91,62
hal | 438
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
4.1.24.3.2 HASIL YANG DICAPAI
Urusan Wajib Kearsipan yang dilaksanakan melalui beberapa Program dan
kegiatan selama tahun 2014 memperoleh hasil sebagai berikut :
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Program
Perbaikan
Sistem
Administrasi
Kearsipan
bertujuan
untuk
meningkatkan kualitas administrasi penyelenggaraan Pemerintahan. Adapun indikator
kinerja dan target yang dicapai adalah sebagai berikut :
SATUAN
TARGET
TAHUN
2014
CAPAIA
N TAHUN
2013
REALISASI
TAHUN 2014
Jumlah arsip dengan system
administrasi yang baik
Jumlahseluruharsip
Persentase pengklasifikasian arsip
%
berkas
berkas
%
18,5%
12.900
69.710
5,7 %
11,8%
8.200
69.710
2,2%
18,5%
8.657
69.710
5,7%
Persentase jumlah arsip yang telah
disusutkan
Berkas
dos
%
4.300
1.420
4.300
Persentase SKPD yang sudah
91,1%
89,7%
menerapkan Arsip secara Baku
5 Jumlah SKPD yang dilibatkan
SKPD
29
28
dalam pendataan dan penataan
dokumen/arsip daerah
6 Jumlah Tenaga Fungsional
orang
1
1
Arsiparis
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
91,1%
INDIKATOR KINERJA
1
2
3
4
a.
29
1
Perbaikan sistem administrasi kearsipan dilaksanakan melalui penanganan/
pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan. Jumlah arsip dengan sistem
administrasi yang baik pada tahun 2014 sejumlah 8.657 berkas, atau 18,5%
apabila dibandingkan dengan jumlah seluruh arsip, yaitu 69.710 berkas. Jumlah
tersebut meningkat dibandingkan tahun 2013, dimana arsip dengan sistem
administrasi yang baik sebanyak 8.200 berkas, atau 11,8%.
b.
Sebagai sumber informasi, pengelolaan arsip harus mengarah pada penyatuan
informasi yang bersifat integratif, sistemik dan simultan. Salah satu sarana untuk
mencapai tujuan tersebut, diperlukan klasifikasi arsip yang dirancang untuk
memudahkan dalam mengenali jenis jenis arsip dengan cara mengelompokan
arsip. Kegiatan pengklasifikasian arsip mengalami peningkatan sejumlah 3,5 %,
dari 2,2 % pada tahun 2013 menjadi 5,7 % pada tahun 2014. Adapun jumlah
SKPD yang terlibat sebanyak 29 SKPD pada tahun 2014, meningkat
dibandingkan tahun 2013 sebesar 28 SKPD.
hal | 439
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
c.
Adapun SKPD yang sudah menerapkan aturan pengelolaan arsip secara baku
sebesar 91,1%. SKPD yang telah menerapkan aturan arsip secara baku dan telah
melakukan penanganan dan pengolahan arsip secara secara efektif ditunjukkan
melalui beberapa kriteria sebagai berikut:
1) Jadwal retensi dan jadwal penarikan terhadap arsip-arsip yang tercipta telah
disusun dan dilaksanakan dengan baik.
2) Pelaksanaan pelatihan kearsipan minimal tingkat dasar;
3) Pengklasifikasian dan pendataan jumlah terhadap arsip-arsip yang tercipta
berdasarkan jenis dan waktu;
4) Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang sesuai standar;
2.
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah
Tujuan dari pelaksanaan program ini adalah peningkatan jumlah arsip yang
dapat diselamatkan dan dilestarikan. Hal ini dapat dilihat dari indikator kinerja
sebagai berikut :
INDIKATOR KINERJA
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
REALISASI
TAHUN 2014
1
Jumlah dokumen / arsip daerah yang
diselamatkan / dipelihara
5.600 berkas
5.500
5.600
2
Jumlah dokumen yang berhasil di
digitalisasi
16.105berkas
22.211
16.105
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
Tujuan utama program penyelamatan dokumen / arsip daerah adalah
pelestarian jangka panjang. Salah satu kegiatan yang ditempuh adalah digitalisasi
dokumen. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam
bentuk digital maupun analog, maka kemungkinan akan hilangnya data arsip akan
semakin kecil, dan tujuan pelestarian arsip akan semakin mudah tercapai. Akan
tetapi, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam
memindahkan konten dari media lama ke media baru.
Hal ini dapat dilihat dari jumlah Dokumen / arsip daerah yang diselamatkan /
dipelihara selama tahun 2014 mencapai 5.600 berkas meningkat dari tahun 2013
sebanyak 5.500 berkas.
Upaya penyelamatan dan pelestarian dokumen / arsip bisa dilakukan melalui
berbagai cara di antaranya dengan penyediaan ruang penyimpanan yang memadai
serta dengan duplikasi atau digitalisasi dokumen / arsip. Pada tahun 2014 Pemerintah
Kota Semarang telah berhasil mendigitalisasikan dokumen sebanyak 16.105 berkas,
hal | 440
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
berkurang 6.106 berkas dari tahun 2013 sebanyak 22.211 berkas. Penurunan ini
disebabkan jumlah anggaran yang dialokasikan untuk digitalisasi menurun.
3.
Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
Program ini dilaksanakan melalui kegiatan pemeliharaan arsip secara rutin dan
berkala. Capaian kinerja Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana
Kearsipan sebagai berikut :
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
REALISASI
TAHUN 2014
5
8%
5.600
6
7,9%
5.500
7
8%
5.600
94%
93%
95%
3 Keberadaan Depo Penyimpanan Arsip
Ada
Ada
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
Ada
INDIKATOR KINERJA
1
2
3
Prosentase arsip yang sudah dibersihkan
dan ditata kembali dibanding dengan
jumlah seluruh arsip
Rasio ketersediaan sarana / prasarana
penyimpanan arsip yang berfungsi dan
terpelihara
Pemerintah Kota Semarang saat ini telah memiliki Depo Penyimpanan Arsip
di Jalan Prof Sudiarto Tembalang, sebagai sarana / prasarana utama penyimpanan
arsip di lingkungan Pemerintah Kota Semarang. Adapun sarana / prasarana
penyimpanan arsip yang masih berfungsi dan terpelihara dengan baik pada tahun
2014 jika dirasiokan sebesar 95%, meningkat dibandingkan tahun 2013 sebesar 93%
dari total sarana / prasarana yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Semarang.
4.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Dalam menunjang urusan wajib kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan
informasi dapat dilakukan melalui kegiatan Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan serta
kegiatan supervisi, pembinaan dan stimulasi kearsipan.
Tujuan dari program ini adalah meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji
secara tepat waktu dan akurat bagi para pengguna. Ketersediaan layanan informasi
kearsipan di Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014 sebesar 50,2% meningkat
5,2% dari tahun 2013 sebesar 45%.
Peningkatkan kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi bagi para pegawai yang ditugaskan sebagai arsiparis dilaksanakan melalui
Pembinaan arsip keliling di 33 lokasi dan Kegiatan pameran tentang kearsipan yang
di ikutipada tahun 2014 sebanyak 2 kali kegiatan pameran.
hal | 441
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
Hasil capaian kinerja Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
dapat dilihat dalam tabel berikut :
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
Kondisi awal
REALISASI
TAHUN 2014
Kondisi akhir
5
50%
6
45%
7
50%
Sosialisasi / Pameran tentang Kearsipan
3x
2x
yang di ikuti
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
3x
INDIKATOR KINERJA
1
3
Aksesbilitas / ketersediaan layanan
informasi kearsipan
2
4.1.24.3
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
Beberapa hambatan dalam pelaksanaan Urusan Wajib Kearsipan oleh
Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014, mengakibatkan belum tercapainya hasil
secara maksimal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain:
1.
Kurangnya kesadaran SKPD untuk menyerahkan dan mengumpulkan arsip,
khususnya arsip in-aktif ke Kantor Perpustakaan dan Arsip sebagai instansi
penyimpanan arsip;
2.
Belum tersedianya pengelola arsip yang terampil.
4.1.24.4
RENCANA TINDAK LANJUT
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, rencana tindak lanjut yang akan
ditempuh oleh Pemerintah Kota Semarang pada tahun anggaran 2015:
1.
Pembuatan Jadwal Penyerahan Arsip SKPD dan mensosialisasikannya;
2.
Mengirimkan personil untuk mengikuti diklat-diklat kearsipan untuk memenuhi
kebutuhan tenaga arsiparis.
hal | 442
4.1.24
URUSAN WAJIB KEARSIPAN
4.1.24.1
KONDISI UMUM
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Pasal 1 angka 2), Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Arsip
tercipta secara alamiah ketika organisasi melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip
juga sebagai sumber informasi pengambilan keputusan dan bukti prestasi instansi/
perorangan sehingga harus diurus, ditata, dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan
dengan baik.
Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa.
Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran
akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat
menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat
sebagai bangsa yang berbudaya.
Pengelolaan dan penambahan khasanah arsip sangat penting sebagai
kelengkapan penyajian data. Arsip juga merupakan sumber pengetahuan dan jendela
informasi untuk menunjang wawasan intelektual segenap anak bangsa, dimana arus
persaingan global dunia menuntut untuk meningkatkan potensi diri sehingga mampu
menjawab kondisi tersebut. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen
administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai
tergantung kepada warkat / dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau
swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dalam hal pengelolaan arsip, pada tahun 2014 Pemerintah Kota Semarang
mempunyai 69.710 arsip yang harus dikelola dengan baik.
hal | 436
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
4.1.24.2
KEBIJAKAN PROGRAM
Beberapa program/kegiatan yang dilaksanakan untuk mewujudkan kebijakan/
program Urusan Wajib Kearsipan adalah sebagai berikut :
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Program ini diarahkan untuk menyediakan sistem administrasi kearsipan melalui:
2.
a.
Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan;
b.
Pengklasifikasikan Data.
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah
Program ini diarahkan untuk menunjang penyelamatan dan pelestarian dokumen
arsip daerah melalui :
3.
a.
Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip;
b.
Pendataan dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah;
c.
Penduplikatan Dokumen / Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika.
Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
Program ini diarahkan untuk meningkatkan pemeliharaan pelayanan administrasi
perkantoran guna menunjang kearsipan melalui :
a.
4.
Pemeliharaan Rutin / Berkala Arsip Daerah.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Program ini diarahkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi guna
menunjang urusan kearsipan melalui :
a.
Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/
Swasta;
b.
4.1.24.3
Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan.
REALISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
4.1.24.3.1 Pendanaan
Alokasi anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan program dan kegiatan dalam
Urusan Wajib Kearsipan pada tahun 2014 sebesar Rp 474.379.000,- adapun realisasi
pelaksanaan program dan kegiatan adalah sebagai berikut :
hal | 437
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
Anggaran Program Pelaksana Urusan Kearsipan
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
2.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Pembangunan Data Base Informasi
80.000.000
Kearsipan
Pengklasifikasikan Data
40.871.550
JUMLAH PROGRAM
120.871.550
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
79.338.750
99,17
31.735.050
111.073.800
77,65
91,89
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
3
3.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Pengadaan Sarana Pengolahan dan
46.127.400
Penyimpanan Arsip
Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip
38.812.700
Daerah
Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam
40.321.000
Bentuk Informatika
125.261.100
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
42.952.900
93,12
36.796.350
94,80
35.102.475
87,06
114.851.725
91,69
Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Saranadan Prasarana Kerasipan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
4.
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
32.948.300
Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah
32.948.300
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
29.289.900
29.289.900
PERSEN
TASE
(%)
88,90
88,90
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
NO
1
2
KEGIATAN
ANGGARAN
(RP)
SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di
94.818.250
Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta
Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi
100.479.800
Kearsipan
195.298.050
JUMLAH PROGRAM
REALISASI
(RP)
PERSEN
TASE
(%)
86.738.250
91,48
92.198.800
91,76
178.937.050
91,62
hal | 438
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
4.1.24.3.2 HASIL YANG DICAPAI
Urusan Wajib Kearsipan yang dilaksanakan melalui beberapa Program dan
kegiatan selama tahun 2014 memperoleh hasil sebagai berikut :
1.
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Program
Perbaikan
Sistem
Administrasi
Kearsipan
bertujuan
untuk
meningkatkan kualitas administrasi penyelenggaraan Pemerintahan. Adapun indikator
kinerja dan target yang dicapai adalah sebagai berikut :
SATUAN
TARGET
TAHUN
2014
CAPAIA
N TAHUN
2013
REALISASI
TAHUN 2014
Jumlah arsip dengan system
administrasi yang baik
Jumlahseluruharsip
Persentase pengklasifikasian arsip
%
berkas
berkas
%
18,5%
12.900
69.710
5,7 %
11,8%
8.200
69.710
2,2%
18,5%
8.657
69.710
5,7%
Persentase jumlah arsip yang telah
disusutkan
Berkas
dos
%
4.300
1.420
4.300
Persentase SKPD yang sudah
91,1%
89,7%
menerapkan Arsip secara Baku
5 Jumlah SKPD yang dilibatkan
SKPD
29
28
dalam pendataan dan penataan
dokumen/arsip daerah
6 Jumlah Tenaga Fungsional
orang
1
1
Arsiparis
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
91,1%
INDIKATOR KINERJA
1
2
3
4
a.
29
1
Perbaikan sistem administrasi kearsipan dilaksanakan melalui penanganan/
pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan. Jumlah arsip dengan sistem
administrasi yang baik pada tahun 2014 sejumlah 8.657 berkas, atau 18,5%
apabila dibandingkan dengan jumlah seluruh arsip, yaitu 69.710 berkas. Jumlah
tersebut meningkat dibandingkan tahun 2013, dimana arsip dengan sistem
administrasi yang baik sebanyak 8.200 berkas, atau 11,8%.
b.
Sebagai sumber informasi, pengelolaan arsip harus mengarah pada penyatuan
informasi yang bersifat integratif, sistemik dan simultan. Salah satu sarana untuk
mencapai tujuan tersebut, diperlukan klasifikasi arsip yang dirancang untuk
memudahkan dalam mengenali jenis jenis arsip dengan cara mengelompokan
arsip. Kegiatan pengklasifikasian arsip mengalami peningkatan sejumlah 3,5 %,
dari 2,2 % pada tahun 2013 menjadi 5,7 % pada tahun 2014. Adapun jumlah
SKPD yang terlibat sebanyak 29 SKPD pada tahun 2014, meningkat
dibandingkan tahun 2013 sebesar 28 SKPD.
hal | 439
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
c.
Adapun SKPD yang sudah menerapkan aturan pengelolaan arsip secara baku
sebesar 91,1%. SKPD yang telah menerapkan aturan arsip secara baku dan telah
melakukan penanganan dan pengolahan arsip secara secara efektif ditunjukkan
melalui beberapa kriteria sebagai berikut:
1) Jadwal retensi dan jadwal penarikan terhadap arsip-arsip yang tercipta telah
disusun dan dilaksanakan dengan baik.
2) Pelaksanaan pelatihan kearsipan minimal tingkat dasar;
3) Pengklasifikasian dan pendataan jumlah terhadap arsip-arsip yang tercipta
berdasarkan jenis dan waktu;
4) Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang sesuai standar;
2.
Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah
Tujuan dari pelaksanaan program ini adalah peningkatan jumlah arsip yang
dapat diselamatkan dan dilestarikan. Hal ini dapat dilihat dari indikator kinerja
sebagai berikut :
INDIKATOR KINERJA
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
REALISASI
TAHUN 2014
1
Jumlah dokumen / arsip daerah yang
diselamatkan / dipelihara
5.600 berkas
5.500
5.600
2
Jumlah dokumen yang berhasil di
digitalisasi
16.105berkas
22.211
16.105
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
Tujuan utama program penyelamatan dokumen / arsip daerah adalah
pelestarian jangka panjang. Salah satu kegiatan yang ditempuh adalah digitalisasi
dokumen. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam
bentuk digital maupun analog, maka kemungkinan akan hilangnya data arsip akan
semakin kecil, dan tujuan pelestarian arsip akan semakin mudah tercapai. Akan
tetapi, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam
memindahkan konten dari media lama ke media baru.
Hal ini dapat dilihat dari jumlah Dokumen / arsip daerah yang diselamatkan /
dipelihara selama tahun 2014 mencapai 5.600 berkas meningkat dari tahun 2013
sebanyak 5.500 berkas.
Upaya penyelamatan dan pelestarian dokumen / arsip bisa dilakukan melalui
berbagai cara di antaranya dengan penyediaan ruang penyimpanan yang memadai
serta dengan duplikasi atau digitalisasi dokumen / arsip. Pada tahun 2014 Pemerintah
Kota Semarang telah berhasil mendigitalisasikan dokumen sebanyak 16.105 berkas,
hal | 440
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
berkurang 6.106 berkas dari tahun 2013 sebanyak 22.211 berkas. Penurunan ini
disebabkan jumlah anggaran yang dialokasikan untuk digitalisasi menurun.
3.
Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
Program ini dilaksanakan melalui kegiatan pemeliharaan arsip secara rutin dan
berkala. Capaian kinerja Program Pemeliharaan Rutin / Berkala Sarana dan Prasarana
Kearsipan sebagai berikut :
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
REALISASI
TAHUN 2014
5
8%
5.600
6
7,9%
5.500
7
8%
5.600
94%
93%
95%
3 Keberadaan Depo Penyimpanan Arsip
Ada
Ada
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
Ada
INDIKATOR KINERJA
1
2
3
Prosentase arsip yang sudah dibersihkan
dan ditata kembali dibanding dengan
jumlah seluruh arsip
Rasio ketersediaan sarana / prasarana
penyimpanan arsip yang berfungsi dan
terpelihara
Pemerintah Kota Semarang saat ini telah memiliki Depo Penyimpanan Arsip
di Jalan Prof Sudiarto Tembalang, sebagai sarana / prasarana utama penyimpanan
arsip di lingkungan Pemerintah Kota Semarang. Adapun sarana / prasarana
penyimpanan arsip yang masih berfungsi dan terpelihara dengan baik pada tahun
2014 jika dirasiokan sebesar 95%, meningkat dibandingkan tahun 2013 sebesar 93%
dari total sarana / prasarana yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Semarang.
4.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Dalam menunjang urusan wajib kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan
informasi dapat dilakukan melalui kegiatan Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan serta
kegiatan supervisi, pembinaan dan stimulasi kearsipan.
Tujuan dari program ini adalah meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji
secara tepat waktu dan akurat bagi para pengguna. Ketersediaan layanan informasi
kearsipan di Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014 sebesar 50,2% meningkat
5,2% dari tahun 2013 sebesar 45%.
Peningkatkan kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem
informasi bagi para pegawai yang ditugaskan sebagai arsiparis dilaksanakan melalui
Pembinaan arsip keliling di 33 lokasi dan Kegiatan pameran tentang kearsipan yang
di ikutipada tahun 2014 sebanyak 2 kali kegiatan pameran.
hal | 441
LKPJ WALIKOTA SEMARANG AKHIR TAHUN ANGGARAN 2014
Hasil capaian kinerja Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
dapat dilihat dalam tabel berikut :
TARGET
TAHUN 2014
CAPAIAN
TAHUN 2013
Kondisi awal
REALISASI
TAHUN 2014
Kondisi akhir
5
50%
6
45%
7
50%
Sosialisasi / Pameran tentang Kearsipan
3x
2x
yang di ikuti
Sumber Data : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
3x
INDIKATOR KINERJA
1
3
Aksesbilitas / ketersediaan layanan
informasi kearsipan
2
4.1.24.3
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
Beberapa hambatan dalam pelaksanaan Urusan Wajib Kearsipan oleh
Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2014, mengakibatkan belum tercapainya hasil
secara maksimal. Hambatan-hambatan tersebut antara lain:
1.
Kurangnya kesadaran SKPD untuk menyerahkan dan mengumpulkan arsip,
khususnya arsip in-aktif ke Kantor Perpustakaan dan Arsip sebagai instansi
penyimpanan arsip;
2.
Belum tersedianya pengelola arsip yang terampil.
4.1.24.4
RENCANA TINDAK LANJUT
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, rencana tindak lanjut yang akan
ditempuh oleh Pemerintah Kota Semarang pada tahun anggaran 2015:
1.
Pembuatan Jadwal Penyerahan Arsip SKPD dan mensosialisasikannya;
2.
Mengirimkan personil untuk mengikuti diklat-diklat kearsipan untuk memenuhi
kebutuhan tenaga arsiparis.
hal | 442