TA : Perancangan Tata Kelola Service Operation Teknologi Informasi Pada Information Capital Readiness PT. PJB UPHT Gresik.

PT PJB UPHT GRESIK

TUGAS AKHIR

Nama : Rachmad Sukma Putranto NIM : 09.41010.0019

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

PERANCANGAN TATA KELOLA SERVICE OPERATION TEKNOLOGI INFORMASI PADA INFORMATION CAPITAL READINESS

PT PJB UPHT GRESIK

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Disusun Oleh :

Nama : Rachmad Sukma Putranto NIM : 09.41010.0019

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vi ABSTRAK

PT PJB UPHT Gresik memerlukan tata kelola teknologi informasi (TI) untuk menyusun kerangka struktur yang lengkap, proses, dan cara pengerjaan setiap proses bisnisnya. Penilaian tata kelola TI pada Information Capital Readiness (ICR) yang telah dilakukan oleh tim assessor mempunyai nilai 3,5. Dokumen feedback

report yang diberikan assessor tidak menjelaskan langkah-langkah perbaikan

dalam pencapaian target yang diinginkan oleh kantor pusat, sehingga PT PJB UPHT Gresik mengalami kesulitan.

Berdasarkan permasalahan tersebut dibuat perancangan tata kelola service

operation TI pada ICR yang mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit

dan service operation di ITIL V3. Pada tahapan perancangan, hasil analisis kesenjangan yang diperoleh dari buku pedoman kontrak kinerja unit dan OFI yang terdapat di dalam dokumen feedback reports dianalisis sehingga diperoleh identifikasi perbaikan. Hasil analisis identifikasi tersebut berupa Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang masing-masing mengacu pada proses service operation di dalam ITIL V3 pada ICR.

Perancangan tata kelola service operation TI pada ICR menghasilkan dua kebijakan, tiga POB (Infrastructure, Business Process Management dan

Information Management), dan enam IK (dua instruksi kerja pada Infrastructure,

tiga instruksi kerja pada Business Process Management dan satu instruksi kerja pada Information Management) yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan

improvement pada indikator kinerja proses ICR.

ix DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat Penlitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II. LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi ... 7

2.2 ITIL Service Operation ... 14

2.3 Pedoman Penilaian Kontrak Kinerja Unit ... 19

2.3.1 Information Capital Readiness (ICR) ... 20

BAB III. METODE PENELITIAN... 24

3.1 Identify Needs ... 26

x

3.1.2 Definisi Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman

PT PJB ... 28

3.1.3 Mendefinisikan Resiko ... 30

3.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya ... 30

3.1.5 Merencanakan Program ... 32

3.2 Envision Solution ... 34

3.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Report... 35

3.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan ... 35

3.2.3 Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan ... 36

3.3 Plan Solution ... 38

3.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek ... 39

3.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan... 40

BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 41

4.1 Identify Needs ... 41

4.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen ... 41

4.1.2 Definisi Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB ... 44

4.1.3 Mendefinisikan Resiko ... 48

4.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya ... 50

4.1.5 Merencanakan Program ... 53

4.2 Envision Solution... 58

4.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Report ... 59

4.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan ... 64

4.2.3 Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan ... 68

xi

4.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek ... 77

4.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan ... 79

A. Hasil Perbaikan Infrastructure ... 79

B. Hasil Perbaikan Business Process Management ... 90

C. Hasil Perbaikan Information Management ... 109

BAB V. PENUTUP ... 114

5.1Kesimpulan ... 114

5.2Saran ... 115

DAFTAR PUSTAKA ... 116

DAFTAR ISTILAH ... 118

1 1.1Latar Belakang Masalah

Seiring dengan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan dari peran efisien ke peran strategi. Perubahan peran tersebut terlihat dari fungsi teknologi informasi (TI) sebagai pendorong utama dari suatu proses transformasi bisnis yang memberikan imbas penting bagi organisasi dalam mencapai misi, visi, dan tujuan strategis.

Dalam mencapai visi, misi, dan tujuan bisnisnya PT Pembangkit Jawa Bali, Unit Pelayanan Pemeliharaan Wilayah Timur (PT PJB UPHT) Gresik memerlukan tata kelola teknologi informasi. Tata kelola teknologi informasi dalam perusahaan PT PJB digunakan dalam menyusun kerangka struktur yang lengkap, proses, dan cara pengerjaan untuk pendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan bisnisnya. PT PJB memiliki acuan dalam penilaian tata kelola TI berupa pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Penilaian tersebut dilakukan setiap satu semester sekali atau enam bulan sekali.

Assessor PT PJB UPHT Gresik melakukan penilaian menggunakan buku

pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang menghasilkan dokumen feedback

report. Di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit untuk TI dalam

penilaiannya yang bertanggung jawab adalah sub direktorat (subdit) teknologi informasi ini terletak pada sub indikator Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu pada

Information Capital Readiness (ICR). ICR merupakan indikator penilaian kinerja

2

management, dan information management. Dari hasil penilaian KPI yang

dilakukan oleh tim assessor untuk sub indikator SDM, ICR mempunyai nilai realisasi terendah yaitu 3,50 dari target yang telah ditentukan yaitu 4,05 dibandingkan nilai KPI dari Human Capital Readiness (HCR) yaitu 4,15 dan

Organization Capital Readiness (OCR) yaitu 3,86. Untuk range penilaian yaitu

antara 1 hingga 5 dan setiap semester terdapat peninjauan dan target yang ditentukan oleh kantor pusat sehingga setiap semester terdapat perubahan sesuai dengan tinjauan dan kesepakatan kantor pusat PT PJB. Semua kriteria penilaian ICR telah diatur di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Nilai rendah tersebut diakibatkan karena banyak proses dari ICR yang belum terlaksana akibat tidak jelasnya langkah-langkah yang harus dilakukan untuk bisa mencapai target. Ketidak jelasan tersebut diakibatkan karena langkah-langkah hanya disampaikan oleh bagian tertentu dan apabila terdapat pergantian personil pada bagian tersebut maka kemungkinan tidak terjadi kesamaan penjelasan yang diberikan. Pencapaian target ICR tersebut penting dilakukan untuk bisa mendukung proses bisnis perusahaan.

Penilaian utama dalam ICR dilihat dari pencapaian Key Performance

Indicator (KPI) setelah itu melihat maturity. Setiap unit mendapat dokumen

feedback report yang di dalamnya terdapat hasil diskusi, strength, dan Opportunity

For Improvement (OFI). Hasil diskusi menjelaskan tentang diskusi yang dilakukan

tim assessor kantor pusat dengan bagian yang bertanggung jawab pada PT PJB UPHT Gresik. Strength menjelaskan tentang inovasi yang dimiliki PT PJB UPHT Gresik yang tidak dimiliki oleh unit pembangkit lain. OFI menjelaskan tentang hal apa saja yang nantinya harus ditingkatkan dan dilakukan untuk semester berikutnya.

Dokumen feedback report yang telah diberikan oleh assessor kepada UPHT Gresik tidak menjelaskan langkah-langkah perbaikan untuk mencapai target yang diinginkan oleh kantor pusat, sehingga PT PJB UPHT Gresik mengalami kesulitan. UPHT Gresik membutuhkan rekomendasi perbaikan berupa Prosedur Operasi Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) berdasarkan best practice yang berkaitan dengan operasional layanan Sistem dan Teknologi Informasi (STI).

Information Technology Infrastructure Library 3rd Version (ITIL V3) tentang

service operation merupakan best practice yang digunakan sebagai acuan karena

service operation menjelaskan tentang kegiatan yang diperlukan untuk

menyediakan serta mengelola layanan bagi pengguna dan pelanggan. Selain itu juga pemilihan ITIL V3 tentang service operation dilihat berdasarkan kepada tujuan dari buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang berdasarkan kepada rencana jangka panjang unit yaitu penyedia jasa pemeliharaan instalasi unit pembangkit yang terrencana.

1.2Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas, maka dapat dirumuskan permasalahan PT PJB UPHT Gresik yang akan diselesaikan pada penelitian ini adalah bagaimana merancang dokumen tata kelola service operation TI tentang ICR sehingga diperoleh panduan untuk melakukan improvement pada indikator kinerja proses ICR.

4

1.3Batasan Masalah

Dalam penelitian di PT PJB UPHT Gresik, lingkup pembahasan dibatasi pada :

1. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI pada kinerja proses hanya dilakukan untuk sub bagian Sumber Daya Manusia khususnya bagian ICR. 2. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI pada ICR menggunakan

pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan proses service operation pada ITIL V3.

3. Rancangan dokumen tata kelola service operation TI dilakukan sampai tahap

plan solution.

1.4Tujuan

Tujuan dalam penelitian ini adalah merancang dokumen tata kelola service

operation TI pada ICR yang mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit

dan service operation di ITIL V3. Hasil akhir dalam merancang dokumen tata kelola service operation TI pada ICR berupa POB dan IK.

1.5Manfaat Penelitian

Penelitian ini akan menghasilkan manfaat bagi perusahaan PT PJB UPHT Gresik terkait dengan tata kelola service operation TI pada ICR :

Dengan diberikannya langkah-langkah tata kelola service operation TI tentang ICR yang sesuai dan mengacu pada pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan service

operation di ITIL V3 maka akan terbentuk dokumen secara terstruktur sehingga

1.6Sistematika Penulisan

Agar para pembaca dapat memahami dengan mudah persoalan dan pembahasanya, maka penulisan dari penelitian tugas akhir ini akan dibuat dengan sistematika yang terdiri dari beberapa bab yang di dalamnya terdapat penjabaran masalah, yakni :

Pada bab pertama ini akan membahas tentang perumusan dan penjelasan masalah umum, sehingga diperoleh suatu gambaran umum mengenai seluruh penelitian yang dilakukan oleh penulis. Bab ini akan menyangkut beberapa masalah yang akan dibahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat penelitian, dan dilanjutkan oleh sistematika penulisan.

Pada bab kedua ini akan membahas tentang teori penunjang yang menjelaskan secara singkat mengenai landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan dari penelitian tugas akhir mengenai tata kelola teknologi informasi, ITIL service operation, dan pedoman kontrak kinerja unit.

Pada bab ketiga membahas mengenai metode penelitian. Metode penelitian dalam tata kelola teknologi informasi terdiri dari identify needs, envision

solution, dan plan solution.

Pada bab keempat membahas mengenai hasil dan pembahasan dari bab ketiga mengenai metode penelitian. Hasil dan pembahasan ini mengenai identify

needs, envision solution, dan plan solution

Pada bab kelima ini akan membahas mengenai kesimpulan dari pembuatan perancangan tata kelola service operation teknologi informasi pada Information

6

ada, serta saran untuk pengembangan perancangan tata kelola service operation teknologi informasi di masa mendatang.

7 BAB II

LANDASAN TEORI

Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010), pemanfaatan teknologi informasi (TI) pada sebagian besar perusahaan saat ini bukan lagi menjadi barang langka yang sulit ditemukan. Tidak dapat dipungkiri juga bahwa teknologi informasi telah menjadi kebutuhan sekaligus persyaratan bagi organisasi dalam menjalankan bisnisnya. TI sangat dibutuhkan organisasi untuk membantu mencapai tujuannya, namun pengadaan TI membutuhkan investasi yang besar. Investasi TI yang sudah dikeluarkan perusahaan harus dapat dijalankan dengan maksimal. TI pada organisasi tidak cukup hanya diatur (manage) oleh bagian TI saja, tetapi harus dikelola (govern) secara profesional. Pengelolaan TI yang profesional disebut sebagai tata kelola teknologi informasi (IT Governance).

2.1Tata Kelola Teknologi Informasi

Menurut Surendro (2009), tata kelola teknologi informasi merupakan bagian terintegrasi untuk pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur, serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat digunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi. Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian yang terintegrasi untuk pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi. Menurut itSMF (2007), tata kelola TI terdiri dari kerangka struktur yang lengkap, proses, dan cara pengerjaan. Menurut ITGI (2004), tata kelola TI

8

menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI, dan informasi mengenai strategi dan tujuan perusahaan.

Pada Gambar 2.1 menjelaskan tentang siklus tata kelola TI yang dimulai tujuan atau sasaran yang akan dilakukan dalam suatu perusahaan. Di setiap tujuan atau sasaran dalam perusahaan harus terdapat control, yang mengarah kepada aktivitas TI. Di dalam arahan tersebut terdapat perencanaan, melakukan, memeriksa dan memperbaiki yang nantinya terdapat dalam dokumen aktivitas TI. Setelah dokumen aktivitas TI sudah terisi dengan hasil pemeriksaan dan perbaikan maka setelah itu hasil akan dilaporkan untuk dikontrol ulang. Proses ini akan terus berulang untuk menghasilkan laporan tata kelola TI yang berkualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tata kelola TI dalam proses kegiatanya dibutuhkan suatu Prosedur Operasi Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK). Menurut itSMF (2007), Prosedur Operasi Baku adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Prosedur Operasi Baku dapat bervariasi dalam pembentukannya tergantung kepada organisasi. Instruksi Kerja adalah bagaimana satu atau lebih kegiatan dalam prosedur yang harus dilakukan secara rinci, menggunakan teknologi atau sumber daya lainnya.

Dalam implementasi tata kelola TI membutuhkan proses evaluasi karena kesuksesan pelaksanaan TI harus dapat terukur melalui metrik tata kelola TI. Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010:7), ada lima hal penting di dalam tata kelola TI yaitu :

1. Adanya perubahan peran TI, dari peran efisien ke peran strategis yang harus ditangani di level korporat.

2. Banyak proyek TI strategis yang penting namun gagal dalam pelaksanaannya karena hanya ditangani oleh pihak teknisi TI.

3. Keputusan TI di dewan direksi sering bersifat ad hoc atau tidak terencana dengan baik.

4. TI merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis yang memberi imbas penting bagi organisasi dalam mencapai misi, visi dan tujuan strategis.

5. Kesuksesan pelaksana TI harus dapat terukur melalui metrik tata kelola TI. Untuk dapat berhasil, TI tidak cukup hanya diatur (manage) oleh departemen TI saja, tetapi harus ditata kelola (govern) ditingkat korporasi. Perbedaan pendapat tentang konsep tata kelola TI tidak lepas dari perdebatan tentang konsep mengatur TI dan menata kelola TI. Selain itu ada perbedaan mendasar antara mengatur (manage) dengan menata kelola (govern). Makna mengatur (manage) lebih sempit dibanding menata kelola (govern). Mengatur (manage) TI oleh departemen TI merupakan bagian menata kelola (govern) TI korporasi. Mengatur TI hanya menunjuk pada serangkaian mekanisme di departemen TI untuk menghasilkan suatu keputusan spesifik TI, sedangkan menata kelola lebih luas lagi, yaitu serangkaian sistem dan mekanisme yang menentukan

10

pihak–pihak, baik di departemen TI maupun di luar departemen TI, yang membuat dan berkontribusi dalam pembuatan keputusan TI.

Menurut Van Grembergen (2003), Tata kelola yang efektif tidak tergantung kepada CIO dan eksekutif TI, tetapi adalah tanggung jawab bersama dalam suatu perusahaan sehingga menjadi komitmen bersama untuk mempertahankan dan memaksimalkan nilai bisnis di dalam pengelolaan bisnis TI. Menurut De Haes dan Van Grembergen (2004), Tata kelola TI dapat digunakan menggunakan campuran dari struktur, proses dan mekanisme relasional. Struktur melibatkan adanya fungsi yang bertanggung jawab seperti eksekutif TI dan keseluruhan komite TI. Proses mengacu kepada pengambilan keputusan yang strategis dan juga pemantauan. Sedangkan untuk mekanisme relasional ini termasuk partisipasi bisnis TI, dialog strategis, pelatihan dan komunikasi yang baik.

Tabel 2.1 Structures, Processes and Relational Mechanisms for IT Governance (De Haes dan Van Grembergen 2004:2)

Integration Strategy

Structures Processes Relational Mechanisms

Tacties IT executives and accounts Committees and councils Strategic IT Decision-making Strategic IT monitoring Stakeholder participation Business/IT partnerships Strategic dialog Shared learning

Mechanisme oRoles and Responsibilities

oIT organization structure

oCIO on board

oIT strategy committee

oIT steering committee(s) o Strategic information systems planning o Balanced (IT) scorecards o Information economics oActive participation by principal stakeholders oCollaboration between principal stakeholders oShared understanding of business/IT objectives

oActive conflict Resolution (nonavoidance)

Integration Strategy

Structures Processes Relational Mechanisms

o Service level agreements

o COBIT and ITIL

o IT

alignment/ governance maturity models

o Partnership rewards and incentives

o Business/IT colocation

oCrossfunctional business/IT training

oCrossfunctional business/IT job rotation

Dalam penerapan Tata kelola TI yang menggunakan campuran dari struktur, proses dan mekanisme relasional seperti Tabel 2.1 memerlukan tahapan dalam penyelesaian. Menurut ITGI (2007), Road Map to IT Governance terdiri dari

identify needs, envision solution, plan solution, implement solution, operationalise

solution.

Menurut ITGI (2007), terdapat peran bagi manajemen teknologi informasi dalam setiap fase yang telah digambarkan pada Gambar 2.2 tentang Road Map to

IT Governance diantaranya :

1. Identify Needs, peran dalam fase ini adalah mengumpulkan persyaratan dan

sasaran dari semua pihak, mendapatkan data mengenai pendekatan dan ruang lingkup. Menyediakan saran ahli dan pedoman mengenai teknologi informasi, dan memastikan bisnis dan eksekutif memahami dan mengapresiasikan seluruh isu kunci permasalah.

12

2. Envision solution, peran dalam fase ini adalah untuk menerapkan penilaian

professional dalam mengformulasikan perbaikan rencana prioritas dan inisiatif. Memastikan penilaian yang terbuka dan adil pada aktivitas-aktivitas teknologi informasi. Memperoleh kesesuaian data atas suatu target yang diperlukan dan memastikan bahwa solusi yang dipikirkan selaras dengan tujuan teknologi informasi.

3. Plan Solution, peran dalam fase ini adalah untuk memastikan bahwa rencana

program dapat dijalankan dan masuk akal. Manajemen teknologi informasi juga memastikan bahwa rencana dapat dicapai dan terdapat sumber daya untuk menjalankan rencana.

Selain terdapat peran bagi manajemen teknologi informasi dalam setiap fase, juga terdapat aturan yang jelas tentang Road Map to IT Governance yaitu mengenai manajemen harus :

1. Memperlakukan inisiatif implementasi sebagai suatu aktivitas program dengan serangkaian fase. Dalam hal ini, jangan memperlakukan inisiatif implementasi sebagai suatu langkah ‘one-off’.

2. Mengingatkan bahwa implementasi melibatkan perubahan budaya serta proses baru. Oleh karena itu, kunci sukses utama adalah manajemen perubahan organisasi yang efektif.

3. Memastikan terdapat pemahaman yang jelas tentang tujuan yang ada.

4. Mengelola ekspektasi. Pada sebagian besar perusahaan, mencapai pengawasan teknologi informasi yang berhasil memerlukan waktu dan merupakan proses perbaikan yang berkelanjutan.

5. Memfokuskan terlebih dahulu pada bagian yang termudah dalam membuat perubahan dan memberikan perbaikan, dan secara inkremental membangun sukses.

6. Mendapatkan buy-in dan ownership manajemen tingkat atas. Kebutuhan didasarkan pada prinsip mengelola investasi dalam teknologi informasi dan perubahan karena teknologi informasi.

7. Menghindari inisiatif dipandang sesuatu yang bersifat birokrasi semata. 8. Menghindari pendekatan checklist yang tidak fokus.

Pengumpulan informasi yang digunakan untuk menyelesaikan penelitian adalah dengan cara wawancara. Menurut Sudaryono,dkk (2010), berdasarkan sifat pertanyaan, wawancara dapat dibedakan menjadi :

14

1. Wawancara terpimpin adalah wawancara dalam pertanyaan yang diajukan menurut daftar pertanyaan yang telah disusun.

2. Wawancara bebas adalah wawancara yang dilakukan tanya-jawab bebas antara pewawancara dan responden, tetapi pewawancara menggunakan tujuan penelitian sebagai pedoman. Kelebihan wawancara ini adalah responden tidak menyadari sepenuhnya bahwa ia sedang diwawancari.

3. Wawancara bebas terpimpin adalah wawancara yang merupakan perpaduan antara wawancara bebas dan wawancara terpimpin. Dalam pelaksanaanya, pewawancara membawa pedoman yang hanya merupakan garis besar tentang hal-hal yang akan ditanyakan.

Dari ketiga sifat pertanyaan ini yang akan digunakan dalam pengumpulan informasi menggunakan wawancara bebas terpimpin. Untuk tahapan identify needs poin-point pertanyaan wawancara didapatkan dari tasks pada tahapan yang berada pada Road Map to IT Governance. Sedangkan untuk tahapan Envision solution poin-point pertanyaan wawancara didapatkan dari buku penilaian kontrak kinerja unit dan buku feedback reports.

2.2ITIL Service Operation

ITIL service operation dipilih untuk digunakan dalam penelitian ini karena tujuan service operation mendukung tujuan perusahaan yaitu menyediakan pelayanan jasa pemeliharaan instalasi pembangkit yang telah terencana dengan tingkatan tertentu yang disepakati. Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010),

Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat konsep

dan praktik untuk mengelola layanan TI, pengembangan, dan operasi TI. ITIL memberi diskripsi rinci sejumlah praktik penting TI dan menyediakan daftar

komprehensif tugas dan prosedur yang di dalam setiap organisasi dapat menyesuaikan dengan kebutuhan sendiri. Menurut ITGI dan OGC (2008), COBIT dan ISO/IEC 27002 digunakan untuk membantu menentukan apa yang harus dilakukan sedangkan ITIL menyediakan cara aspek manajemen pelayanan.

ITIL V3 terdiri atas 5 bagian yaitu service strategy, service design, service

transition, service operation, dan continual service improvement phase. Kelima

bagian ITIL V3 yang mendukung untuk penelitian pada PT PJB UPHT Gresik adalah service operation. Menurut itSMF (2007), service operation di dalam ITIL V3 mempunyai tujuan adalah mengkoordinasikan dan memenuhi kegiatan proses yang diperlukan untuk menyediakan serta mengelola layanan bagi pengguna bisnis dan pelanggan dengan tingkatan tertentu yang disepakati. Layanan operasional ini juga bertanggung jawab atas pengelolaan teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan dan mendukung suatu layanan. Untuk cakupan layanan operasional ini sendiri meliputi layanan, proses pelayanan manajemen, teknologi, dan orang-orang.

Menurut itSMF (2007), service operation dapat ditingkatkan dengan dua cara yaitu :

1. Perbaikan jangka panjang yang bertahap, ini didasarkan pada hasil peninjauan terhadap kinerja dan keluaran semua kegiatan yang telah dilakukan pada proses layanan operasional.

2. Jangka Pendek atau yang sedang berlangsung. Proses perbaikan layanan operasional ini didasarkan pada sebuah proses kecil yang mengakibatkan perubahan kecil terhadap proses yang sedang berlangsung.

16

Dalam ITIL V3 service operation terdapat proses yang saling terhubung untuk memberikan panduan IT secara efektif. Menurut OGC (2007), terdapat lima proses service operation yaitu :

1. Event management adalah memonitor semua peristiwa yang terjadi di seluruh

infrastruktur TI.

2. Incident and problem management adalah berfokus kepada pemulihan

kegagalan pelayanan secepat mungkin bagi pelanggan, sehingga memiliki dampak minimal terhadap bisnis.

3. Request fulfilment adalah proses penanganan permintaan layanan, di mana

proses yang terpisah digunakan untuk memenuhi kebutuhan permintaan. 4. Problem management adalah terlibat dalam menganalisis dan menyelesaikan

penyebab insiden. Selain itu mengembangkan kegiatan proaktif untuk mencegah insiden saat ini dan masa depan.

5. Access management adalah proses yang memungkinkan pengguna layanan untuk berwenang dalam akses. Sementara akses untuk pengguna yang sah bersifat terbatas. Manajemen akses membantu memastikan bahwa akses ini selalu tersedia pada waktu yang disepakati.

Proses yang terdapat pada service operation tidak akan bisa berdiri sendiri untuk bisa menghasilkan layanan yang efektif. Sebuah infrastruktur yang stabil dan tepat juga membutuhkan orang-orang yang terampil. Menurut OGC (2007), selain proses ada juga fungsi yang mendukung service operation yaitu :

1. Service desk adalah sebuah unit fungsional dengan sejumlah anggota staf yang

berurusan dengan beragam peristiwa layanan/gangguan dalam layanan, untuk permintaan layanan atau juga untuk beberapa kategori permintaan perubahan.

Permintaan dapat masuk melalui panggilan telepon, internet atau secara otomatis melaporkan kejadian infrastruktur. Tujuan utama service desk adalah untuk mengembalikan layanan normal bagi pengguna secepat mungkin.

2. Technical management ini mengacu kepada departemen kelompok atau tim yang

menawarkan keahlian teknis dan umum pengelolaan infrastruktur TI. Tujuan

technical management adalah membantu dalam perencanaan, pelaksanaan dan

pemeliharaan infrastruktur untuk mendukung proses bisnis organisasi.

3. IT operations management adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk

melakukan kegiatan operasional sehari-hari. Mereka memastikan bahwa tingkat layanan yang telah disepakati berjalan.

4. Applications management adalah aplikasi yang bertanggung jawab atas

pengelolaan aplikasi selama siklus hidup manajemen. Aplikasi manajemen juga memainkan peran penting dalam merancang, menguji dan meningkatkan aplikasi yang merupakan bagian layanan TI. Tujuan aplikasi manajemen adalah untuk mendukung proses bisnis organisasi dengan menentukan persyaratan fungsional dan manajemen untuk aplikasi.

Menurut OGC (2007), faktor penentu keberhasilan service operation adalah sebagai berikut :

1. Management Support

Dalam hal ini dukungan manajemen tingkat atas dan tingkat menengah dalam layanan TI diperlukan untuk layanan operasional. Hal ini penting untuk menjamin dan memadai pendanaan serta sumber daya. Manajemen tingkat atas harus menawarkan dukungan untuk layanan operasional baru, sedangkan

18

manajemen menengah juga harus memberikan tindakan dukungan yang diperlukan.

2. Business Support

Hal ini juga penting bahwa layanan operasional ini didukung oleh unit bisnis. Ini akan bekerja lebih baik jika staf layanan operasional melibatkan unit bisnis dalam semua kegiatan mereka, dan menunjukkan tentang keberhasilan dan kegagalan. Konsultasi rutin dengan unit bisnis sangat penting untuk membangun hubungan yang baik dan untuk memastikan dukungan yang diberikan. Layanan operasional akan lebih baik digunakan untuk menilai keinginan dan kepentingan bisnis.

3. Staffing and retention

Memiliki jumlah karyawan yang sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan karena hal ini penting untuk keberhasilan service operation.

4. Service Management Training

Kesadaran atas adanya pelatihan yang baik dapat memberikan keuntungan besar. Selain keahlian meningkat, pelatihan dapat membangkitkan antusiasme pada orang. Layanan manajemen hanya akan berhasil jika orang-orang fokus pada tujuan manajemen layanan secara keseluruhan.

5. Suitable Tools

Banyak proses kegiatan layanan manajemen tidak dapat efektif dijalankan tanpa dukungan alat yang tepat. Manajemen yang lebih tinggi harus memastikan bahwa pembiayaan untuk alat tersebut termasuk dalam anggaran tahunan, dan harus mendukung akuisisi, implementasi dan pemeliharaan.

6. Validity of testing

Kualitas layanan TI yang disediakan oleh layanan operasional tergantung pada kualitas sistem dan komponen yang disampaikan dalam lingkungan operasional. Tingkat kualitas akan meningkatkan pengujian yang cukup solid dan lengkap jika komponen baru dirilis dalam waktu yang tepat. Dokumentasi juga harus diuji untuk kelengkapan dan kualitas.

7. Measuring and Reporting

Diperlukan suatu perjanjian yang jelas mengenai cara item diukur dan dilaporkan, sehingga semua karyawan akan memiliki pedoman yang jelas tentang TI dan manajer bisnis akan dapat dengan cepat mengevaluasi.

2.3Pedoman Penilaian Kontrak Kinerja Unit

Dalam pencapian visi dan misinya, PT Pembangkit Jawa Bali (PJB) telah menentapkan pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Pedoman penilaian kontrak kinerja unit ini digunakan untuk panduan dalam mencapai, bahkan melampaui target-target yang telah ditetapkan.

Menurut PT PJB (2012), tujuan ditetapkan kontrak kinerja unit/badan adalah :

1. Sebagai pedoman dalam menetapkan pencapaian nilai kinerja unit dengan prinsip proporsional dan keadilan.

2. Sebagai guidance/petunjuk di dalam implementasi kontrak kinerja, sehingga dapat memenuhi target yang telah ditetapkan.

3. Sebagai panduan dalam pelaksanaan assessment yang dilaksanakan secara periodik terhadap penilaian kontrak kinerja UP, UBJOM, UPHar dan BPWC.

20

4. Dengan penambahan unit dan badan assessment serta penambahan stream, adalah upaya meningkatkan maturity level pada tata kelola perusahaan yang ada. Menurut PT PJB (2012), yang dinilai oleh subdit teknologi informasi adalah ICR. ICR berada pada bagian sumber daya manusia dan pada indikator kinerja proses lihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3 Penetapan Nilai Kontrak Kinerja PT PJB UPHT (PT PJB:2012)

2.3.1 Information Capital Readiness (ICR)

Menurut PT PJB (2012), ICR merupakan suatu modal kesiapan informasi yang dimiliki oleh PT PJB untuk mengelola infrastructure, bussiness process

management dan information manajemen untuk keberlangsungan proses bisnisnya.

Infrastructure menjelaskan tentang ketersediaan layanan dan kesiapan

infrastruktur. Bussiness Process Management menjelaskan tentang peningkatan kompetensi pengguna dan konsistensi pengguna aplikasi TI. Information

Manajemen menjelaskan tentang konsistensi entry data dan peningkatan

pengelolaan informasi.

a. Infrastructure

Menurut Sarno (2009), infrastructure adalah teknologi dan fasilitas yang memungkinkan dalam pemrosesan aplikasi, antara lain : perangkat keras, sistem operasi, sistem database, jaringan, multimedia dan lingkungan pendukung lain. Menurut PT PJB (2012), ketersediaan layanan infrastruktur adalah komponen vital dalam sebuah sistem TI perusahaan. Oleh karena itu pengelolaan infrastruktur, sumber daya manusia TI, dan infrastruktur Local Area Network (LAN) sendiri mempengaruhi layanan TI. Pengelolaan infrastruktur meliputi pengelolaan LAN, pengelolaan data center, pengelolaan Personal Computer (PC), komplain, dan virus, yang satu sama lain sangat mempengaruhi jalannya aplikasi TI dan ketersediaan layanan LAN.

Kesiapan infrastruktur merupakan salah satu hal penting dalam mendukung berjalannya informational capital, karena infrastruktur merupakan pondasi kegiatan aplikasi dalam suatu gedung TI. Infrastruktur yang harus disiapkan untuk menjaga ketersediaan aplikasi TI pada aspek ICR meliputi penerapan standar infrastruktur yang terdiri dari:

a. standardisasi koneksi LAN/ Wide Area Network (WAN), b. manajemen PC user,

c. standardisasi data center,

d. standardisasi security LAN/ WAN,

22

b. Business Process Management

Menurut Waske (2007), business process management adalah pemahaman atas aturan manajemen dalam proses bisnis organisasi. Menurut PT PJB (2012), peningkatan kompetensi penggunaan aplikasi TI di dalam proses bisnis perusahaan akan mempercepat proses dan efisiensi biaya. Monitoring dan controlling unit akan bisa dilakukan secara cepat dan akurat. Namun apabila data yang masuk ke dalam sistem TI tidak lengkap dan akurat, maka proses bisa dianggap sama dengan manual. Aplikasi Core Business yang paling urgent untuk dilaksanakan adalah Ellipse dan Manajemen Energi.

Peningkatan konsistensi penggunaan aplikasi TI bertujuan untuk meningkatkan budaya penggunaan TI dalam proses bisnis perusahaan dengan cara menjamin setiap transaksi TI dilakukan dengan benar sesuai dengan Prosedur Operasi Baku (POB) yang ada, sehingga data yang masuk ke Sistem Informasi Terpadu (SIT) merupakan data yang benar dan akurat. Keakuratan data dapat memudahkan analisis oleh manajemen untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil dengan menggunakan analisis yang akurat diharapkan dapat memudahkan dan meningkatkan pengelolaan proses bisnis di setiap unit. Terdapat tiga hal yang harus di assessment yaitu:

1. Pencetakan report standart rutin.

2. Ketersediaan POB dan buku pelatihan penggunaan aplikasi TI. 3. Terdapat aplikasi tools monitoring data TI.

c. Information Management

Menurut Effendy (1989), information management adalah suatu informasi yang memungkinkan manajemen untuk mendapatkan informasi yang tepat untuk

dipergunakan dalam rangka pengambilan keputusan. Menurut PT PJB (2012),

information management dapat dilihat pada konsistensi entry data, peningkatan

kompetensi analisis data Sistem Informasi Terpadu (SIT) dan pemanfaatan

balanced scorecard untuk monitoring kinerja unit.

Peningkatan pengelolaan informasi dilakukan dengan meningkatkan fungsi analisis data SIT di unit dan monitoring kinerja unit melalui dashboard dan

balanced scorecard perusahaan. Maturity pengelolaan informasi ini dibagi menjadi

dua area yaitu konsistensi entry data dan peningkatan analisis data SIT dan area pemanfaatan dashboard dan balanced scorecard perusahaan oleh manajemen dalam rapat bulanan.

24 BAB III

METODE PENELITIAN

Pada Bab III dalam pelaksanaan tata kelola Teknologi Informasi (TI) akan membahas tentang perencanaan. Pembahasan mencakup semua aktivitas yang dilakukan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan yang didapat. Gambar 3.1 merupakan alur dari serangkaian kegiatan metode penelitian.

Gambar 3.1Road Map to IT Governance (ITGI 2007 : 10)

Langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan secara garis besar telah dijelaskan pada Gambar 3.1 yang terdiri dari identify needs, envision solution, plan

solution, implement solution, dan operationalise solution. Tetapi dalam penelitian

solution dan operationalise solution membutuhkan beberapa proses dan waktu

pengerjaanya yang panjang. Implement solution membutuhkan proses yaitu

implement the improvements, monitor implementation performance, and review

programme effectiveness. Pelaksanaan implement solution membutuhkan waktu 6

bulan dalam pelaksanaanya karena pada tahapan ini terdapat proses review setelah implementasi dan monitoring perbaikan. Selain itu pada tahapan berikutnya

operationalise solution membutuhkan proses build sustainability and identify new

governance requirements. Pelaksanaan operationalise solution baru bisa

dilaksanakan setelah hasil dari implement solution berupa review programme

effectiveness telah dihasilkan. Pada tahapan operationalise solution tahapan yang

dilakukan yaitu peninjauan ulang untuk proses review programme effectiveness dan merencanakan perbaikan secara maksimal yang berguna untuk mempertahankan tata kelola TI bagi perusahaan.

Langkah-langkah pada Gambar 3.2 merupakan suatu alur gambar yang akan digunakan untuk menyusun tata kelola TI. Pada Gambar 3.2 terdapat input, proses, dan output dalam menyusun pengerjaan penelitian.

26

Gambar 3.2 Langkah-Langkah Kegiatan Metode Penelitian

3.1 Identify Needs

Pada tahapan ini, ada empat hal yang harus dilakukan untuk identifikasi sebuah kebutuhan.Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3.3 yang menjelaskan tentang alur dari Alur Identify Needs.

Pada alur Identify Needs dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan antara lain mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen, mendefinisikan lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB, mendefinisikan risiko, dan mendefinisi sumber daya. Identify Needs mempunyai peran sebagai kumpulan persyaratan dan sasaran dari semua pihak untuk mendapatkan persetujuan mengenai pendekatan dan ruang lingkup. Bagi manajemen teknologi informasi

semua pihak. Selain itu Identify Needs menyediakan saran ahli dan pedoman mengenai teknologi informasi, memastikan bisnis dan eksekutif memahami dan mengapresiasi seluruh isu kunci permasalahan. Identify Needs akan menghasilkan rencana program yaitu tata kelola TI untuk information capital readiness (ICR). Cara yang digunakan untuk identifikasi kebutuhan adalah studi literatur dan wawancara dengan pihak perusahaan yaitu manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dan SINFO.

Teks Wawancara

Kumpulan Dokumen Wawancara

Analisis

Buku Pedoman PT PJB Lingkup Kegiatan

ICR

Mendefinisikan resiko dan Sumber Daya

Rencana Program

Gambar 3.3 Alur Identify Needs 3.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen

Pada tahapan mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak manajemen PT. PJB UPHT. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 3. Selain melakukan wawancara apabila terdapat kebijakan, atau buku yang mengatur tentang komitmen dan kepedulian manajemen tentang tata kelola khususnya TI maka akan dilakukan analisis tentang dokumen tersebut. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang komitmen dan kepedulian yang dimiliki oleh PT PJB UPHT Gresik.

28

Tabel 3.1 Contoh Pertanyaan Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

Komitmen Perusahaan

1 Apakah terdapat komitmen dari PT PJB dalam hal tata kelola khususnya dalam TI?

2 Dari mana komitmen tata kelola khususnya TI itu berasal?

3 Dalam Bentuk apakah Komitmen tata kelola khususnya TI?

Pelaksanaan Komitmen

7 Apakah terdapat peninjauan ulang tentang komitmen yang telah disusun perusahaan?

8 Dalam Bentuk apa peninjauan tersebut dilakukan?

9 Peninjauan tersebut dilakukan apakah dilakukan secara rutin, kalau ya berapa bulan sekali?

3.1.2 Mendefinisikan Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB

Pada tahapan mendefiniskan lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak manajemen SDM UPHT. Sebelum melakukan wawancara tahapan yang dilakukan adalah melakukan analisis isi dari buku pedoman yang menjelaskan bahwa untuk lingkup TI berada pada ICR dimana untuk ICR yang bertanggung jawab dalam penilaian adalah sub direktorat teknologi informasi. Selain itu ICR membahas tentang infrastruktur yang harus dikelola sedangkan untuk human capital readiness (HCR) membahas tentang manajemen karyawan, dan organizational capital

readiness (OCR) tentang manajemen organisasi. Dilihat dari siapa yang

bertanggung jawab dan apa yang dibahas juga dilihat nilai realisasi yang dihasilkan ICR. Penilaian realisasi ICR di dalam indikator kinerja proses untuk semester ini juga paling rendah dibandingkan kegiatan lain di indikator sumber daya manusia misalnya HCR mempunyai nilai KPI 4,15, OCR mempunyai nilai KPI 3,86 dan ICR mempunyai nilai KPI 3,50 dari target yang diinginkan kantor pusat adalah 4,05. Penetapan target nilai KPI 4,05 didapatkan dari hasil kajian penilaian ICR yang dilakukan kantor pusat semester sebelumnya karena setiap semester terdapat peninjauan ulang untuk penetapan target nilai. Perhitungan nilai untuk key

performance indicator (KPI) dan maturity level sendiri telah diatur di dalam buku

pedoman yaitu untuk pencapaian mempunyai rumusan = (realisasi : rencana) x 100%, sedangkan untuk nilai mempunyai rumusan = persen nilai x bobot. Range nilai bobot dan target antara 1 sampai 5.

Salah satu contoh pertanyaan tentang pemahaman tentang lingkup TI dapat dilihat pada Tabel 3.2 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 4. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi dan pemahaman tentang lingkup TI yang terdapat di dalam buku pedoman PT PJB UPHT.

Tabel 3.2 Contoh Pertanyaan Pemahaman tentang Lingkup TI

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Di dalam buku pedoman apakah terdapat komitmen tentang lingkup dalam bidang TI?

2 Untuk ICR dalam pelaksanaan pada

PJB UPHT, siapa yang

melaksanakanya?

3 Untuk ICR apa saja yang dibahas?

30

3.1.3 Mendefinisikan Risiko

Untuk tahapan setelah mendapatkan informasi tentang komitmen, kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan bedasarkan buku pedoman PT PJB, tahap selanjutnya adalah mendefinisikan risiko berdarkan lingkup kegiatan ICR yang telah dijelaskan pada tahap sebelumnya. Pada tahapan mendefiniskan risiko langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak SINFO. Risiko sendiri adalah bahaya yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.3 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 5. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang risiko yang akan timbul apabila setiap kegiatan di dalam ICR tidak terlaksana. Hasil wawancara ini juga diperkuat dari keterangan dokumen

feedback reports bahasan OFI pada lampiran 2.

Tabel 3.3 Contoh Pertanyaan Mendefinisikan Risiko

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Di dalam ICR apa saja bahasan harus diperhatikan untuk menentukan risiko?

2 Dokumen apa yang menjadi dasar untuk mengetahui risiko yang terjadi di dalam bahasan ICR?

3 Apa resiko yang akan muncul apabila tidak terdapat pengelolaan dan kesiapan dalam infrastructure?

3.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya

Untuk tahapan setelah mendapatkan informasi tentang komitmen, kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan bedasarkan buku pedoman PT PJB, mendefinisikan risiko dan tahap selanjutnya adalah mendefinisikan sumber daya.

Tahapan ini terdiri dari dua hal yang akan dibahas yaitu tentang menentukan standar yang dipakai dan mendefinisikan organisasi program.

a. Menentukan Standar Yang Dipakai

Menentukan standar yang dipakai digunakan untuk mendefinisikan kerangka kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menentukan standar yang dipakai untuk prosesnya bisa melihat dari hasil analisis wawancara pada proses mendapatkan komitmen, kepedulian manajemen dan lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB. Setelah analisis didapat barulah bisa menentukan standar apa yang sesuai dengan tata kelola TI perusahaan untuk ICR. Analisis ini didapat dari buku pedoman kontrak kinerja unit dan dari proses bisnis perusahaan. Setelah analisis ini dilakukan barulah bisa menentukan standar apa yang sesuai untuk mendukung proses pengerjaan tata kelola TI. b. Mendefinisikan Organisasi Program

Pada tahapan mendefiniskan organisasi program langkah yang akan dikerjakan yaitu melakukan wawancara dengan pihak SINFO. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.4 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 6. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang struktur organisasi dengan peran dan tanggung jawab yang jelas, dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan program tata kelola teknologi informasi.

Tabel 3.4 Contoh Pertanyaan Mendefinisikan Organisasi Program

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Apakah terdapat staff TI khusus untuk menerima semua informasi gangguan atau pertanyaan dari pengguna bisnis?

2 Menurut bapak apakah perlu adanya

32

informasi gangguan atau pertanyaan dari pengguna bisnis?

3 Perlukah ada pembagian tugas untuk

staff SINFO dalam pengerjaan ICR?

3.1.5 Rencana Program

Rencana program merupakan hasil dari Identify Needs. Rencana program ini membutuhkan masukan dari kesimpulan hasil wawancara komitmen, kepedulian manajemen, lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB, definisi risiko, definisi sumber daya dan hasilnya. Rencana program dalam prosesnya terdapat dua hal yang dibahas yaitu mendefiniskan timeline, pendekatan, dan metodologi serta mengkomunikasikan tujuan dan sasaran.

a. Mendefinisikan timeline, pendekatan,dan metodologi

Pada tahapan mendefinisikan timeline, pendekatan, dan metodologi yang dikerjakan yaitu melakukan analisis lingkup ICR yang terdapat pada buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan wawancara dengan pihak SINFO. Sebelum melakukan wawancara akan dilakukan analisis lingkup ICR yang terdapat pada buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang digunakan sebagai acuan untuk menentukan timeline, pendekatan, dan metodologi yang dilakukan. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.5 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 9. Hasil pada tahapan ini adalah memperoleh informasi tentang timeline, pendekatan,dan metodologi yang dilakukan untuk mempersiapkan dan mengontrol kinerja dari ICR.

Tabel 3.5 Contoh Pertanyaan Timeline, Pendekatan,dan Metodologi

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Apakah terdapat timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?

2 Siapa yang bertanggung jawab dalam menentukan timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?

3 Apa manfaat adanya timeline ditiap masing-masing proses di dalam ICR?

b. Mengkomunikasikan Tujuan dan Sasaran

Pada tahapan mengkomunikasikan tujuan dan sasaran yaitu memastikan bahwa seluruh pihak yang terkena pengaruh telah dilibatkan dan berkomitmen mengenai sasaran dan pendekatan program perbaikan ICR. Tahapan ini dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak SINFO. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.6 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 10. Hasil pada tahapan ini adalah mendapatkan alur komunikasi antara bagian bisnis dan TI.

Tabel 3.6 Contoh Mengkomunikasikan Tujuan dan Sasaran

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Mengapa komunikasi antara bisnis dan TI perlu untuk didefinisikan?

2 Apakah di PT PJB UPHT terdapat aturan yang menjelaskan tentang komunikasi antara bisnis danTI?

3 Sebelum terjalin komunikasi hal apa yang harus didefinisikan?

Dan seterusnya.

34

3.2 Envision Solution

Envision Solution mempunyai peran untuk memperoleh persetujuan atas

suatu target kemampuan yang diperlukan dan memastikan bahwa solusi yang dipikirkan selaras dengan tujuan teknologi informasi. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3.4 yang menjelaskan tentang alur Envision Solution.

Pada alur Envision Solution dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan antara lain membutuhkan masukan dokumen tentang rencana program yang akan dilaksanakan. Langkah selanjutnya adalah melakukan wawancara dengan pihak SINFO untuk mengetahui isi dan kegunaan dari dokumen Feedback Reports yang dihasilkan dari assessment kantor pusat.

Terdapat dua langkah yang harus dilakukan pada Envision Solution yaitu menganalisis hasil dari Feedback Reports dan mendefinisikan target perbaikan yang diperoleh dari buku pedoman kontrak kinerja unit. Dari Envision Solution yang dilakukan ini akan mendapatkan hasil yaitu berupa analisis kesenjangan dan identifikasi perbaikan.

Gambar 3.4 Alur Envision Solution Rencana Program

Wawancara

Analisis

Kesenjangan Dan Identifikasi Perbaikan Feedback Report

Buku Pedoman PT PJB

3.2.1 Menganalisis Hasil Feedback Reports

Dari masukan rencana program yang telah disusun, langkah selanjutnya adalah melakukan analisisis dan wawancara dengan pihak SINFO tentang isi

Feedback Reports yang telah dilakukan oleh tim assessor setiap semester.

Pertanyaan yang akan ditanyakan berisikan tentang kegunaan dan isi pembahasan

Feedback Reports. Salah satu contoh pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel

3.7 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 11. Hasil pada tahapan ini adalah pendefinisian tentang isi yang ada di dalam dokumen Feedback Reports.

Tabel 3.7 Contoh Pertanyaan Hasil Feedback Reports

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Siapa yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan dokumen feedback report?

2 Kapan dokumen feedback report ini dikeluarkan?

3 Apakah Keguanaan dari dokumen

feedback report?

3.2.2 Mendefinisikan Target Perbaikan

Langkah berikutnya yang dilakukan untuk bisa mendapatkan Envision

Solution adalah setelah hasil dokumen Feedback Reports dianalisis, setelah itu

mendefinisikan target perbaikan yang akan dilakukan oleh perusahaan untuk semester depan. Untuk target perbaikan ini langkah yang akan dilakukan adalah menganalisis buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit dan OFI dari dokumen

Feedback Reports. Target perbaikan yang diinginkan oleh perusahaan untuk

semester depan terdapat di dalam dokumen Feedback Reports berupa OFI. OFI Dan seterusnya.

36

didapatkan dari hasil diskusi yang ditelah dilakukan oleh assessor kepada setiap unit. Untuk bisa menghasilkan suatu OFI, assessor harus mengacu kepada buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Selain buku pedoman kontrak kinerja unit sebagai acuan, untuk menentukan target perbaikan diperoleh dari dokumen

Feedback Reports berupa OFI pada Lampiran 2. Dari dokumen Feedback Reports

berupa OFI maka akan dianalisis dan akan dijadikan satu dengan penerapan target di dalam buku pedoman kontrak kinerja unit pada Lampiran 12.

3.2.3 Analisis Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan

Tahap analisis kesenjangan dan identifikasi perbaikan dilakukan untuk menentukan kesenjangan dari proses-proses teknologi informasi yang dipilih, dan mengubah kesenjangan ini menjadi peluang perbaikan. Analisis kesenjangan dan identifikasi perbaikan adalah tahap akhir dari proses envision solution. Analisis kesenjangan didapatkan dari hasil ketetapan di buku pedoman kontrak kinerja unit dan dari OFI yang terdapat di dalam dokumen Feedback Reports. Dari hasil kesenjangan tersebut maka akan diidentifikasi perbaikan apa yang nantinya akan dilakukan.

Selain analisis yang dilakukan hasil ketetapan di buku pedoman kontrak kinerja unit dan dari OFI langkah yang dilakukan adalah melakukan wawancara dengan SINFO dari masing-masing proses di dalam ICR. Salah satu contoh pertanyaan tentang proses infrastructure dapat dilihat pada Tabel 3.8 dan detailnya dapat dilihat pada Lampiran 13. Salah satu contoh pertanyaan tentang proses

business process management dapat dilihat pada Tabel 3.9 dan detailnya dapat

dilihat pada Lampiran 14. Salah satu contoh pertanyaan tentang proses information

Lampiran 15. Hasil pada tahapan ini adalah mengetahui penyebab dari masing-masing kegiatan di dalam ICR sehingga menjadi suatu analisis identifikasi perbaikan yang akan dilakukan oleh perusahaan.

Tabel 3.8 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Infrastructure

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Apakah terdapat aturan tertulis mengenai standar dalalam penyediaan dan pengelolaan infrastructure TI dalam perusahaan?

2 Apa terdapat standar khusus yang dipakai untuk penyediaan dan pengelolaan

infrastructure perusahaan?

3 Apa saja infrastructure perusahaan yang harus disiapkan dan dikelola untuk mendukung proses bisnis perusahaan?

Tabel 3.9 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Business Process

Management

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Apakah terdapat aturan tertulis mengenai pemasukan data tiap aplikasi core business perusahaan?

2 Apa saja aplikasi core business perusahaan?

3 Dimana letak penyimpanan manual

book tiap aplikasi core business?

Dan seterusnya.

38

Tabel 3.10 Contoh Pertanyaan Analisis Kesenjangan Proses Information

Management

No Pertanyaan Pernyataan Dokumen Pendukung

1 Apakah terdapat aturan dan

langkah-langkah tertulis mengenai

menganalisa data hingga pemberian

comment pada aplikasi PBViews

yang digunakan manajemen?

2 Dimana letak penyimpanan manual

book PBViews?

3 Data apa saja yang dianalisis oleh pihak manajemen?

3.3 Plan Solution

Setelah dilakukan kedua tahapan yang telah terpenuhi diatas, tahap yang berikutnya adalah tahapan plan solution. Plan solution ini mempunyai peran untuk memastikan bahwa rencana program dapat direncanakan, masuk akal dan dapat dicapai. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 3.5 yang menjelaskan tentang alur dari alur Envision Solution.

Hasil Analisa Kesenjangan dan Identifikasi Perbaikan

Dokumen POB dan IK

Standart ITIL V3

Rencana Perbaikan Analisis

Analisis

Gambar 3.5 Alur Plan Solution

Pada alur Plan Solution dijelaskan langkah-langkah dalam pengerjaan antara lain membutuhkan masukan dari dokumen sebelumnya yaitu dokumen

analisis kesenjangan dan target perbaikan. Setelah memperoleh dokumen analisis kesenjangan dan target perbaikan maka identifikasi perbaikan akan di padukan dengan standar ITIL V3 Service Operation untuk dianalisis sehingga memperoleh rencana perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tahapan selanjutnya adalah hasil dari rencana perbaikan tersebut setelah dipadukan oleh ITIL V3 Service

Operation dianalisis dan menghasilkan dokumen berupa Prosedur Operasi Baku

(POB) dan Instruksi Kerja (IK).

3.3.1 Menganalisis Keadaan Proyek

Tahap menganalisis keadaan proyek ini dilakukan untuk memprioritaskan dan fokus pada proyek yang berdampak tinggi. Masukkan rencana program yang telah disusun, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis masukkan yang didapat dari hasil proses sebelumnya. Hasil masukkan berupa identifikasi perbaikan dianalisis kembali untuk diklasifikasikan dan dipadukan kedalam proses yang terdapat pada standar ITIL pada V3 service operation. Hasil pada tahapan ini adalah perpaduan antara hasil identifikasi perbaikan dengan lima proses yang terdapat pada standar ITIL pada V3 service operation. Pada ITIL V3 service operation terdapat lima proses service operation yaitu :

1. Event Management adalah memonitor semua peristiwa yang terjadi di seluruh

infrastruktur TI.

2. Incident Management adalah berfokus kepada pemulihan kegagalan pelayanan

secepat mungkin bagi pelanggan, sehingga memiliki dampak minimal terhadap bisnis.

3. Request fulfilment adalah proses penanganan permintaan layanan, dimana proses

40

4. Problem management adalah terlibat dalam menganalisis dan menyelesaikan

penyebab insiden. Selain itu mengembangkan kegiatan proaktif untuk mencegah insiden saat ini dan masa depan.

5. Access management adalah proses yang memungkinkan pengguna layanan

untuk berwenang dalam akses. Sementara akses untuk pengguna yang sah bersifat terbatas. Manajemen akses membantu memastikan bahwa akses ini selalu tersedia pada waktu yang disepakati.

3.3.2 Pengembangan Rencana Perbaikan

Tahap pengembangan rencana perbaikan ini dilakukan untuk mengintegrasikan proyek-proyek perbaikan dalam rencana program keseluruhan. Untuk tahapan yang terakhir pada plan solution akan dilakukan pengembangan rencana perbaikan. Dalam pengembangan rencana perbaikan yang dibutuhkan adalah masukkan yang diperoleh dari hasil keadaan proyek. Dari hasil masukkan tersebut akan menjabarkan secara detail hal yang mendukung rencana perbaikan sesuai dengan standar ITIL V3 service operation. Hasil pada tahapan ini adalah mengintegrasikan hasil analisis proyek-proyek perbaikan sehingga menghasilkan suatu penyelesaian masalah yang bisa membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah.

41 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada Bab IV ini akan membahas hasil analisis dalam pembuatan tata kelola Teknologi Informasi (TI) yang ada di PT PJB UPHT Gresik. Hasil yang didapatkan dari masing-masing metode dari tahapan identify needs, envision solution, dan plan

solution adalah sebagai berikut.

4.1Identify Needs

Identify needs didapatkan dari studi literatur dan hasil wawancara kepada

pihak perusahaan yaitu manajemen dan SINFO. Pada Subbab 3.1 telah menjelaskan proses dari tahapan identify needs antara lain mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen, mendefinisikan lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB, mendefinisikan risiko, dan mendefiniskan sumber daya. Tahapan

identify needs dalam prosesnya akan menghasilkan output berupa rencana program.

4.1.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen

Hasil dari jawaban wawancara pada Lampiran 3 dan hasil dari analisis dari kebijakan, atau buku yang mengatur tentang komitmen akan memperoleh bahasan mengenai suatu komitmen dalam menunjang tata kelola TI. Perusahaan PT PJB UPHT mempunyai suatu rencana jangka panjang unit. Rencana jangka panjang unit ini disusun setiap 4 tahun sekali. Jangka panjang unit yang telah disusun, menjelaskan sasaran strategis UPHT dalam bidang TI salah satunya berada pada

Learning and Growth Perspective : Sumber Daya Manusia (SDM), Organisasi dan

42

Capital Readiness, Improve Information Capital Readiness). Selain rencana jangka

panjang unit ada juga rencana jangka panjang perusahaan perusahaan yang disusun setiap 4 tahun sekali.

Dari kedua jangka panjang tersebut kemudian disusun suatu komitmen untuk melakukan penilaian kontrak kinerja unit. Penyusunan buku penilaian kontrak kinerja unit terdapat beberapa dokumen yang dibutuhkan sebagai acuan diantaranya:

1. Keputusan Direksi PT PJB No 061.K/010/DIR/2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja PT PJB.

2. Keputusan Direksi PT PJB No 062.K/010/DIR/2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja PT PJB Kantor Pusat.

3. Keputusan Direksi PT PJB No 105.K/010/DIR/2007 tentang Tata Kelola Unit Pembangkit.

4. Keputusan Direksi PT PJB No 038.K/010/DIR/2009 tentang Tata Kelola Unit Pelayanan Pemeliharaan.

5. Keputusan Direksi PT PJB No 161.K/020/DIR/2010 tentang Implementasi PJB

Integrated Management System (PJB-IMS) Pada PT Pembangkitan Jawa Bali.

Buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit ini disusun sebagai dasar daya saing perusahaan terhadap Peningkatan Kinerja Unit secara berkesinambungan, PT PJB telah menetapkan program kerja yang terwujud dalam Tata Kelola Unit. Selain itu, untuk mengevaluasi kinerja unit-unit PT PJB perlu ditetapkan pedoman penilaian kontrak kinerja yang sesuai dengan indikator– indikator proses bisnis terkini. Buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit disusun dengan tujuan sebagai berikut:

1. Sebagai pedoman dalam menetapkan pencapaian nilai kinerja unit dengan prinsip proporsional dan keadilan.

2. Sebagai guidance/petunjuk di dalam implementasi kontrak kinerja, sehingga dapat memenuhi target-target yang telah ditetapkan.

3. Sebagai panduan dalam pelaksanaan assessment yang dilaksanakan secara periodik terhadap penilaian kontrak kinerja UP, UBJOM, UPHar dan BPWC. 4. Dengan penambahan unit dan badan assessment serta penambahan stream,

adalah upaya meningkatkan maturity level pada tata kelola perusahaan yang ada. Semua karyawan PT PJB bertanggung jawab dalam penerapan buku pedoman kontrak kinerja unit, karena buku pedoman unit merupakan suatu acuan dalam pencapaian nilai kinerja unit, implementasi kontrak kinerja, dan pelaksanaan

assessment. Untuk pelaksanaan komitmen tersebut terdapat suatu peninjauan ulang

dalam bentuk assessment yang dilakukan oleh kantor pusat PT PJB ke masing-masing unit. Assessment dilakukan secara rutin setiap 6 bulan sekali. Pertanggung jawaban Assessment dilakukan oleh assessor yang telah ditunjuk sesuai dengan bidangnya yang telah diatur di dalam buku pedoman kinerja unit.

Hasil dari assessment yang dilakukan kantor pusat akan menghasilkan

feedback reports. Dari hasil feedback reports ini akan ditindak lanjut oleh unit

untuk semester berikutnya. Untuk bisa memenuhi hasil feedback reports tidak terdapat panduan secara terperinci hal apa saja yang seharusnya dilakukan, untuk menanggulangi masalah tersebut maka unit mencari penyelesaian dengan cara melihat Prosedur Operasional Baku (POB), namun jika tidak terdapat pada POB maka unit akan mencari referensi di internet, buku, dll. Gambaran umum dari hasil mendapatkan komitmen dan kepedulian manajemen bisa dilihat pada Gambar 4.1

44

Gambar 4.1 Mendapatkan Komitmen dan Kepedulian Manajemen

4.1.2 Mendefiniskan Lingkup Kegiatan Berdasarkan Buku Pedoman PT PJB Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh manajemen pada Lampiran 4 diperoleh suatu informasi bahwa untuk komitmen perusahaan dalam tata kelola khususnya TI diatur di dalam Buku pedoman PT PJB. Buku pedoman PT PJB ini berjudul pedoman penilaian kontrak kinerja unit. Buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit ini menjelaskan tentang komitmen manajemen dalam hal pencapaian nilai kinerja unit.

Lingkup TI di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit berada pada Information Capital Readiness (ICR). Pemilihan ICR sebagai lingkup kegiatan karena ICR merupakan kegiatan yang menangani masalah TI yang berada di UPHT seperti Infrastructure, Business Process Management dan Information

Management, selain itu dalam penilaian yang dilakukan oleh kantor pusat yang

bertanggung jawab dalam penilaian adalah bagian sub direktorat teknologi informasi. Penilaian realisasi ICR di dalam indikator kinerja proses untuk semester

Rencana Jangka Panjang Perusahaan

Buku Pedoman PT PJB

Rencana Jangka Panjang Unit

ini juga paling rendah dibandingkan kegiatan lainnya yaitu nilai realisasi Key

Performance Indicator (KPI) pada ICR 3,5 dari target yang diinginkan kantor pusat

adalah 4,05. Penilaian yang dilakukan oleh kantor pusat untuk kinerja proses yang telah diatur di dalam buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit mempunyai

range bobot antara 1 hingga 5. Pembobotan antara range 1 higga 5 juga telah diatur

di dalam standar Capability Maturity Model Integration (CMMI) yaitu untuk bobot

level 1 initial, level 2 managed, level 3 defined, level 4 quantitatively managed, dan

level 5 optimizing.

Berikut ini akan dijelaskan tiga bahasan yang terdapat di dalam ICR yaitu

Infrastructure, Business Process Management dan Information Management :

1. Infrastructure

Mempersiapkan infrastruktur merupakan salah satu hal penting dalam mendukung berjalannya informational capital, karena infrastruktur merupakan pondasi dari kegiatan aplikasi dalam suatu gedung TI. Infrastruktur yang harus disiapkan untuk menjaga ketersediaan aplikasi TI pada aspek ICR meliputi penerapan standar infrastruktur yang terdiri dari:

a. Standardisasi koneksi Local Area Network (LAN)/Wide Area Network (WAN). Standar ini mengecek cakupan area LAN, kesesuaian jenis kabel, kelengkapan

Server Message Block (SMB) dan patch panel, terminasi, kelengkapan label, dan

diagram topologi LAN.

b. Management Personal Computer (PC) user. Dalam management PC user ini

akan dibahas tentang kesiapan nama PC User, lokasi PC, IP & mac address, Nomor PORT SMB & switch dan bentuk dokumen kelengkapan management PC user.

46

c. Standardisasi data center. Standar ini mengecek kesiapan dari rak system, UPS,

cooling system, access control, pemadam kebakaran, security monitoring, raised

floor serta cable management, dan konsistensi segmentasi network server.

d. Standardisasi security LAN/WAN. Standar ini mengecek autentisitas user, pengaman akses Wifi, DNS local, dan security.

e. Ketersediaan tools monitoring dan troubleshooting. Ketersediaan tools

monitoring dan troubleshooting ini mengamati pendokumentasian dari tools

monitoring dan troubleshooting.

2. Business Process Management

Peningkatan kompetensi penggunaan aplikasi TI di dalam proses bisnis perusahaan akan mempercepat proses dan efisiensi biaya. Monitoring dan

Controlling unit akan bisa dilakukan secara cepat dan akurat. Peningkatan

konsistensi penggunaan aplikasi TI bertujuan untuk meningkatkan budaya penggunaan TI dalam proses bisnis perusahaan dengan cara menjamin setiap transaksi TI dilakukan dengan benar sesuai dengan Prosedur Operasional Baku (POB) yang ada, sehingga data yang masuk ke Sistem Informasi Terpadu (SIT) merupakan data yang benar dan akurat. Terdapat tiga hal yang akan di assessment yaitu :

1. Pencetakan report standar rutin.

2. Ketersediaan POB dan buku pelatihan penggunaan aplikasi TI. 3. Terdapat aplikasi tools monitoring data TI.

Dari penjelasan Business Process Management dan tiga hal yang akan di

assessment maka dapat ditarik kesimpulan bahwa di dalam Business Process

pengambilan hasil data dari log, dan juga pelatihan bagi key user guna melatih pemakaian aplikasi core business. Aplikasi core business pada perusahaan PT PJB UPHT adalah aplikasi Ellips, AMP, Web MO, Portal KM, PBViews dan Web Anggaran. Aplikasi Ellips digunakan untuk menangani management asset, proses bisnis dan logistik Aplikasi AMP digunakan untuk monitoring pengadaan. Aplikasi web MO digunakan untuk melakukan kegiatan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan rencana tindak lanjut program pemeliharaan “Planned Outage”. Aplikasi Portal Knowledge management digunakan untuk pintu gerbang menuju informasi yang

terbaru selain akses untuk aplikasi internal PJB. Aplikasi PBViews digunakan untuk pengukuran kinerja yang difokuskan pada pengukuran kegiatan yang berkontribusi untuk mencapai tujuan organisasi. Aplikasi Web Anggaran digunakan untuk melakukan pemantauan atau monitoring rencana dan realisasi anggaran PT PJB.

3. Information Management

Information Management digunakan dalam peningkatan pengelolaan

informasi dengan fungsi analisis data SIT di unit dan monitoring kinerja unit melalui dashboard dan balanced scorecard perusahaan. Aplikasi PBViews yang ditetapkan sebagai balanced scorecard perusahaan merupakan sarana bagi

Management untuk melakukan monitoring kinerja perusahaan.

Dalam Information Management yang perlu diperhatikan adalah cara untuk menganalisis aplikasi PBViews dan balanced scorecard dan memasukkan data kedalam PBViews. Untuk lebih jelas tentang lingkup kegiatan berdasarkan buku pedoman PT PJB dapat dilihat pada Gambar 4.2.

48

Infrastructure

Buku Pedoman PT PJB

Lingkup Kegiatan TI (ICR)

Information Management Bussines Process

Management

Ketersediaan Tool Monitoring Dan troubleshooting Standardisasi Koneksi

LAN / WAN

Standardisasi Security LAN/WAN Manajemen

PC User

Standardisasi Data Center

Memasukkan Data Aplikasi

Core Bussines _{Pengambilan hasil} data dari log

Pelatihan Bagi Key User

Menganalisis aplikasi PBViews dan balanced scorecard

Memasukkan Data PBViews

Gambar 4.2 Lingkup Kegiatan TI (ICR)

4.1.3 Mendefiniskan Risiko

Hasil wawancara pada Lampiran 5 yang dilakukan oleh SINFO didapatkan bahwa ICR terdiri dari ketiga bahasan infrastructure, business process management dan information management. Hasil wawancara ini juga diperkuat dari keterangan dokumen feedback reports bahasan OFI pada Lampiran 2.

Infrastructure di dalam dokumen feedback reports untuk standardisasi

koneksi LAN/WAN menjelaskan bahwa kelengkapan SMB dan patch panel seluruh area LAN yang memakai kabel serta kesesuaian jenis media yang

digunakan masih belum standar. Standardisasi data center untuk kelengkapan berupa raised floor dan cable management masih belum dimiliki. Standardisasi

security LAN/WAN untuk pembatasan akses kedalam jaringan melalui autentisitas

user belum dilakukan. Ketersediaan tools monitoring dan troubleshooting untuk

pelaporan utilitas dan dokumentasi gangguan tidak dilakukan. Business process

management di dalam dokumen feedback reports untuk permintaan jadwal

pelaksanaan refresh training aplikasi TI dalam satu semester untuk proses mutasi personel belum dilakukan. Information Management di dalam dokumen feedback

reports untuk pembahasan kinerja secara mendetail sebulan sekali dengan bantuan

aplikasi balanced scorecard masih belum konsisten dilakukan.

Masing-masing penjelasan ICR tersebut apabila tidak segera dilakukan perbaikan akan menimbulkan risiko. Risiko dari masing-masing penjelasan ICR perlu untuk diperhatikan dan segera mungkin untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan hasil OFI di dalam dokumen dokumen feedback reports karena ICR sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan proses bisnis perusahaan. Risiko dari masing-masing proses antara lain :

a. Infrastructure akan terjadi downtime apabila kesiapan dan pengelolaan tidak

sesuai dengan standar.

b. Business process management akan menimbulkan pengisian data pada aplikasi

core business tidak valid.

c. Information Management akan menimbulkan tidak berkesinambungan

monitoring terhadap pencapaian kinerja yang akan berdampak pada ketidak

50

4.1.4 Mendefinisikan Sumber Daya

Terdapat dua hal yang akan dibahas dari tahapan ini yaitu tentang menentukan standar yang dipakai dan mendefinisikan organisasi program.

a. Menentukan Standar Yang Dipakai

Hasil wawancara pada Lampiran 3, untuk komitmen dan kepedulian

Management akan menghasilkan buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang

didapat dari rencana jangka panjang perusahaan dan rencana jangka panjang unit. Rencana jangka panjang perusahaan PT PJB mempunyai core business yaitu sebagai pembangkitan tenaga listrik. Sedangkan untuk rencana jangka panjang Unit Pelayanan Pemeliharaan Wilayah Timur adalah penyedia jasa pemeliharaan instalasi unit pembangkit yang berencana. Dari kedua jangka panjang tersebut maka PT PJB membentuk buku pedoman penilaian kontrak kinerja unit yang didasarkan dari mengevaluasi kinerja unit-unit PT PJB yang sesuai dengan indikator-indikator proses bisnis terkini.

Setelah mendapatkan tujuan dari buku pedoman barulah masuk kedalam ruang lingkup pembahasan yaitu pada Information Capital Readiness (ICR). ICR membahas tentang ketersediaan layanan (Infrastructure), peningkatan kompetensi pengguna aplikasi IT (Business Process Management), dan kosistensi entry data dan pemanfaatan balanced scorecard untuk monitoring kinerja unit (Information

Management). Dari ruang lingkup dan buku pedoman tersebut maka ditetapkan

standar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Menurut ITGI dan OGC (2008), COBIT dan ISO/IEC 27002 digunakan untuk membantu menentukan apa yang harus dilakukan sedangkan ITIL menyediakan cara aspek management pelayanan. Dari keterangan tersebut maka

ITIL adalah pilihan standar yang akan digunakan dalam membantu kebutuhan perusahaan. Menurut Jogiyanto dan Abdillah (2010), Information Technology

Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat konsep dan praktik untuk

mengelola layanan TI, pengembangan, dan operasi TI.

Setelah mendapatkan standar yang digunakan barulah menetapkan bagian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. ITIL V3 terdiri atas 5 bagian yaitu

service strategy, service design, service transition, service operation, dan continual

service improvement phase. Menurut itSMF (2007) tujuan dari masing-masing

bagian dapat dilihat pada Tabel 4.1

Tabel 4.1 Bagian ITIL V3

Dari 5 bagian yang telah dijelaskan pada Tabel 4.1, maka akan dipilih satu yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemilihan ini berdasarkan

Service Strategy

• Strategi layanan memberikan bimbingan dengan merancang, mengembangkan dan menerapkan manajemen pelayanan sebagai sumber daya strategis.

Service Design

• Desain layanan mengikuti strategi layanan dalam siklus hidup layanan. Hal ini tidak mengacu pada layanan baru tetapi juga untuk layanan lama yang

dimodifikasi. Service Transition

• Transisi layanan meliputi manajemen dan koordinasi, sistem proses dan fungsi yang diperlukan untuk pengujian, pembangunan dan penyebaran ke dalam produksi.

Service Operation

• Mengkoordinasikan dan memenuhi kegiatan dari proses yang diperlukan untuk menyediakan serta mengelola layanan bagi pengguna bisnis dan pelanggan dengan tingkatan tertentu yang disepakati

Continual Service Improvement Phase

• Untuk mengukur dan menganalisis service level dengan membandingkan persyaratan dari Service Level Agreement (SLA) dan untuk merekomendasikan perbaikan dalam semua tahapan siklus hidup

IK Information Management adalah Warning Management. Isi dari IK Information Management lebih lengkap bisa dilihat pada hasil dokumen POB Information Management sedangkan pemetaan Information Management berdasarkan ITIL V3 service operation lebih lengkap bisa dilihat pada Lampiran 19.

1. IK Warning Management

Instruksi kerja Warning Management ini digunakan sebagai acuan kegiatan secara rinci untuk mengingatkan management tentang pemberian comment pada aplikasi PBViews

a.1 Penjelasan (Event Management)

Instruksi kerja ini digunakan untuk memonitor pemberian comment oleh management pada aplikasi PBViews.

a.2 Bantuan Permasalahan (Incident Management)

Pemulihan kegagalan apabila management lupa mengisi comment pada aplikasi PBViews maka dari pihak SINFO memberikan alert yang mengingatkan management untuk segera mengisi comment pada aplikasi PBViews.

a.3 Permintaan Penanganan (Request Fulfilment)

Penanganan permintaan layanan apabila terjadi masalah dalam Warning Management menghubungi ke bagian SINFO.

a.4 Penyelesaian Masalah (Problem Management)

Penyelesaian masalah dari incident management adalah SINFO akan mengontrol pemberian comment pada aplikasi PBViews setiap dua minggu setelah rapat. Apabila pihak management sudah mengisi comment maka

113

tidak ada peringatan, sedangkan kalau belum mengisi comment akan terdapat peringatan yang dibuat oleh SINFO. Peringatan tersebut akan muncul ketika pihak management melakukan login pada komputer dan tidak akan hilang sebelum management mengisi comment pada aplikasi PBViews. Setelah mengisi comment pada aplikasi PBViews management mengkonfirmasi kepada SINFO agar alert bisa hilang.

a.5 Penanggung Jawab (Access Management)

Pengguna layanan yang berwenang dalam akses Warning Management adalah bagian SINFO.

Untuk IK Warning Management bisa dilihat lengkap pada hasil dokumen POB Information Management.

114

5.1 Kesimpulan

Tahapan untuk merancang dokuman tata kelola service operation TI tentang Information Capital Readiness (ICR) yaitu :

1. Analisis kesenjangan dari setiap proses di dalam ICR didapatkan dari ketetapan di buku pedoman kontrak kinerja unit dan dari Opportunity For Improvement (OFI) yang terdapat di dalam dokumen feedback reports. Hasil kesenjangan pada proses infrastructure adalah kurangnya informasi tentang langkah-langkah pendukung standar perusahaan dalam ketersediaan dan pengelolaan layanan infrastructure, serta pemahaman pelaporan dokumentasi gangguan pada jaringan. Hasil kesenjangan pada proses Business Process Management adalah masih kurangnya pemahaman aturan pemasukan data aplikisi core business dan pengambilan hasil data dari log, serta belum adanya penunjukan key user dan belum terdapatnya pelatihan untuk masing-masing key user. Hasil kesenjangan pada proses Information Management adalah belum terdapatnya kesadaran manajemen terhadap pemberian comment pada aplikasi PBViews.

2. Hasil dari analisis kesenjangan dianalisis untuk memperoleh identifikasi perbaikan masing-masing proses di dalam ICR. Identifikasi perbaikan pada proses Infrastructure adalah pendefinisian langkah-langkah yang jelas mengenai ketersediaan dan pengelolaan layanan infrastructure serta cara pelaporan dan dokumentasi gangguan pada jaringan. Identifikasi perbaikan pada proses Business Process Management adalah membuat langkah-langkah yang jelas

115

tentang pemasukan data pada aplikasi core business dan pengambilan data dari log ellips, serta penetapan key user masing-masing core business dan pengajuan jadwal pelatihan untuk key user. Identifikasi perbaikan pada proses Information Management adalah pembuatan langkah-langkah warning management yang berguna untuk mengingatkan manajemen tentang pemberian comment pada aplikasi PBViews.

3. Hasil dari identifikasi perbaikan dianalisis sehingga diperoleh hasil berupa Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang mengacu pada proses service operation di ITIL V3 pada masing-masing proses di dalam ICR. Hasil identifikasi perbaikan pada proses infrastructure adalah POB infrastructure yang di dalamnya terdapat dua IK yaitu ketersediaan dan pengelolaan layanan infrastructure serta pelaporan dan dokumentasi gangguan pada jaringan. Hasil identifikasi perbaikan pada proses Business Process Management adalah rancangan Surat Keputusan untuk penetapan key user dan POB Business Process Management yang di dalamnya terdapat tiga IK yaitu memasukkan data menggunakan aplikasi core business perusahaan, pengajuan jadwal pelatihan key user, dan pengambilan hasil data dari log ellipse. Hasil identifikasi perbaikan pada proses Information Management adalah POB Information Management yang di dalamnya terdapat IK yaitu warning management.

5.2 Saran

Saran yang diberikan untuk pengembangan lebih lanjut adalah melanjutkan tata kelola service operation TI menggunakan ITIL V3 pada ICR dengan membutuhkan tahapan implementasi sampai monitoring.

116

Cole, Elliott. 2005. TIA/IEA-568A Category 5 Cable in Low-Voltage Differential Signaling (LVDS). Dallas : Texas Instruments

De Haes, Steveen dan Van Grembergen, Wim. 2004. IT Governance and Its Mechanisms. Information System Control Journal. Volume 1. Tersedia : www.isaca.org.

Effendy, Uchiana Onong. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : CV. Mandar Maju

ISO/IEC 2005. 2007. Information Technology – Security Techniques – Code of Practice for Information Security Management. Switzeriand

ITGI. 2003. Board Briefing on IT Governance, 2ND Edition. USA: IT Governance Institute

ITGI. 2004. Cobit Student Book. USA: IT Governance Institute.

ITGI. 2007. IT Governance Implementation Guide, 2ND Edition. USA: IT Governance Institute

IT Governance Institute (ITGI) dan Office of Government Commerce (OGC). 2008. Aligning COBIT 4.1, ITIL V3 and ISO / IEC 27002 for Business Benefit. USA: IT Governance Institute

itSMF. 2007. Foundations of IT Service Managemen Based on ITIL V3. Van Haren Publishing

Jogiyanto dan Abdillah, Willy. 2010. Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi. Bulaksumur: Andi.

OGC. 2007. ITIL : Service Operation. London: The Stationery Office.

PT Pembangkit Jawa Bali (PT PJB). 2012. Pedoman Penilaian Kontrak Kinerja Unit. Surabaya: PT Pembangkitan Jawa Bali.

Sarno, Riyanarto. 2009. Audit Sistem & Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press. Scarfone, Karen , dkk. Guide to Securing Legacy IEEE 802.11 Wireless Networks.

USA: NIST

Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung: Informatika.

117

Sudaryono, Guritno, Suryo, dan Rahardja, Untung, 2010. Theory and Application of IT Research / Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Tangerang: ANDI.

TIA. 2005. Telecommunications Infrastructure Standart for Data Center TIA-942. USA.

Van Grembergen, Wim. 2003. Strategies for Information Technology Governance. Belgium: IDEA GROUP PUBLISHING

Waske, Mathias. 2007. Business Process Management Concepts, Languages, Architectures. New York: Spinger.