Ada tiga jenis Internal control atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu :
1. Pengawasan Administrasi
Pengawasan ini
meliputi pengawasan
sistem dan
prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah
teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya. 1.
Pengawasan Fisik Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di
lapangan dengan laporan yang terdapat dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya.
2. Pengawasan Penggunaan
Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak.
Pengawasan internal internal control meliputi evaluasi menilai atas pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan rencana, dan
melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu jika ada penyimpangan yang merugikan. Misalnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi
operasional penyimpangan dan pencataan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin kebenaran data akuntansi, mengamankan
harta kekayaan dan catatan pembukuannya, dalam upaya menggalakkan efisiensi usaha, serta mondorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan.
Universitas Sumatera Utara
Elemen-elemen internal control : 1
Lingkungan pengendalian 2
Penilaian resiko 3
Informasi dan komunikasi 4
Aktivitas pengendalian
5
monitoring
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan internal control atas aktiva tetapnya sebagai berikut :
1. Pengendalian melalui persetujuan authorization control
Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU.
2. Pengendalian terhadap gerak-gerik fisik
Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU
melakukan sejumlah prosedur –prosedur atau peraturan-peraturan yang
dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan
Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya, aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu
oleh teknisi.
Universitas Sumatera Utara
3. Pemberian nomor urut
Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara agar internal control baik dokumen maupun aktiva
dapat berjalan efektif. 4.
Prosedur atas internal control Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU melakukan bimbingan ataupun
lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan- pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan
dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan
pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan
koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. 5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan
Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan
yang bersangkutan sebagai control dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada
akhir periode. Internal control
atas aktiva tetap meliputi penjagaan dan pencatatan akuntansi aktiva tetap yang memadai yang dimiliki organisasi untuk mendorong efisiensi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi USU menjaga dan melindungi asetnya dengan cara :
1. Memberikan tanggung jawab kepada seseorang atas aktiva tetap tersebut,
2. Memisahkan tugas antara orang yang menjaga dengan orang yang melakukan
pencatatan aktiva tetap tersebut, 3.
Memiliki asuransi aktiva tetap terhadap kejadian –kejadian tertentu seperti
kebakaran, pencurian, dan lain-lain, 4.
Melakukan pembinaan kepada orang-orang yang menggunakan aktiva tetap tersebut agar mereka dapat secra benar pengoperasikan aktiva tetap tersebut,
5. Adanya program pemeliharaan dan perbaikan yang teratur,
6. Melindungi aktiva tetap dari hujan, panas, dan sebagainya,
7. Mempertinggi keamana di wilayah tersebut,misalnya orang-orang yang tidak
berhubungan tidak diperbolehkan masuk ke daerah tersebut.
Manfaat yang didapatkan apabila Internal Control bagi Fakultas Ekonomi bila direncanakan dan dilaksanakan dengan baik adalah:
1. Masalah-masalah internal kontrol dapat diidentifikasi dan diperbaiki dengan
segera, 2.
Menghasilkan informasi yang lebih akurat dan reliabel sebagai dasar pengambilan keputusan,
3. Membantu mempersiapkan laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu,
4. Melakukan evaluasi dan penilaian mengenai efektivitas internal control.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur Pemeriksaan Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU :
1. Pelajari dan evaluasi internal control atas aktiva tetap.
2. Minta kepada data kepada Pembantu Dekan II serta Supporting Schedule
aktiva tetap yang berisikan : Saldo awal, penambahan dan pengurangannya, saldo akhir, baik untuk harga perolehan maupun
akumulasi penyusutannya. 3.
Periksa footing dan cross footingnya dan cocokkan totalnya dengan General Ledger atau sub general ledger, saldo awal dengan working paper
tahun lalu. 4.
Vouch penambahan dan pengurangan aktiva tetap tersebut. Untuk penambahan lihat approvalnya dan kelengkapan supporting schedulnya.
Untuk pengurangan kita lihat otorisasinya dan jurnalnya apakah sudah dicatat dengan betul, misalnya ada laba atau rugi atas penjualan aktiva
tetap tersebut. 5.
Periksa fisik dari aktiva tetap tersebut dan periksa kondisi dan nomor kode dari aktiva tetap.
6. Periksa bukti pemilikan aktiva tetap.
7. Pelajari dan periksa apakah Capiltalization Policy yang dijalankan
konsisten dengan tahun sebelumnya. 8.
Buat analisa tentang perkiraan Repair Maintenance, sehingga kita dapat mengetahui apakah ada pengeluaran yang seharusnya masuk dalam
kelompok Capital Expenditure tetap dicatat sebagai Revenue Expenditure.
Universitas Sumatera Utara
9. Periksa apakah aktiva tetap tersebut sudah diasuransikan dan apakah
Insurance Coveragenya cukup. 10.
Tes perhitungan penyusutan, cross reference angka penyusutan dengan biaya penyusutan diperkiraan laba rugi dan periksa alokasidistribusi biaya
penyusutan. 11.
Periksa notulen rapat, perjanjian kredit, jawaban konfirmasi dari bank, untuk memeriksa apakah ada aktiva tetap yang dijadikan sebagai jaminan.
12. Periksa apakah ada commitment yang dibuat oleh perusahaan untuk
membeli atau menjual aktiva tetap. 13.
Untuk construction in progress, kita periksa penambahannya dan apakah ada construction in progress yang harus ditransfer keaktiva tetap.
14. Jika ada aktiva tetap yang diperoleh melalui leasing, periksa lease
agreement dan periksa apakah accounting treatmennya sudah sesuai dengan standara kuntansi leasing.
15. Periksa atau tanyakan apakah ada aktiva tetap yang dijadikan agunan
kredit bank. 16.
Periksa penyajiannya dalam laporan keuangan, apakah sesuai dengan PABU
Tujuan Sistem Internal Control
Alasan perusahaan untuk menerapkan Sistem Internal Control adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan
efesien.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan Intenal Control adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan : Keandalan informasi keuangan,
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efesiensi operasi.
Menurut Mulyadi Tujuan Internal Control Aktiva Tetap adalah : 1.
Menjaga kekayaan perusahaan Menjaga kekayaan perusahaan dapat dilakukan dengan cara :
a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
yang telah diterapkan b.
Pertanggungjawabkan kekayaan
perusahaan yang
dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi :
Mengecek ketelitian data akuntansi dapat dilakukan dengan cara pelaksanaan transaksi melalui sistem otoritasi yang telah ditetapkan dan pencatatan
transaksi yang telah terjadi dalam catatan kauntansi.
Prinsip-Prinsip Sistem Internal Control yang Diterapkan Dalam Fakultas Ekonomi USU :
a. Pemisahan Fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi adalah untuk menghindari dan mengawasi kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi
untuk dapat mencapai suatu efesiensi pelaksanaan tugas.
Universitas Sumatera Utara
b. Prosedur pemberian wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.
c. Prosedur dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar
penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d. Prosedur dan catatan akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan- catatan akuntansi yang teliti secara tepat dan data akuntansi dapat
dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. e.
Pengawasan Fisik Berhubung dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam
pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
Tujuan Pemeriksaan Aktiva Tetap bagi Fakultas Ekonomi USU :
1. Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yg baik atas
AktivaTetap 2.
Untuk memeriksa apakah persediaan yang tercantum dineraca betul-betul ada, masih digunakan, dan dimiliki perusahaan.
3. Untuk memeriksa apakah penambahan aktiva tetap dalam tahun berjalan
betul-betul merupakan suatu capital expenditure, diotorisasi oleh pejabat
Universitas Sumatera Utara
yang berwenang, didukung oleh bukti-bukti yang lengkap dan dicatat dengan benar.
4. Untuk memeriksa apakah disposal dari aktiva tetap sudah dicatat dengan
benar dibukukan perusahaan dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
5. Untuk memeriksa pembebanan penyusutan dalam periode yang diperiksa
dilakukan dengan carayang sesuai dengan SAK, konsisten, dan apakah perhitungannya telah dilakukan dengan benar.
6. Untuk memeriksa apakah ada aktiva tetap yang dijadikan sebagai jaminan.
7. Untuk memeriksa apakah penyajian aktiva tetap dalam laporan keuangan
sesuai dengan PABU.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV PENUTUP
Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran
sebagai berikut :
A. Kesimpulan
1. Aktiva tetap yang terdapat dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara pada umumnya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan.
2. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara adalah metode garis lurus straight line method. 3.
Pencatatan yang lengkap mengenai aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum dilaksanakan dengan baik.
4. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan
internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut : a.
Pengawasan melalui persetujuan b.
Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik c.
Pemberian nomor urut d.
Prosedur atas pengawasan internal e.
Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f.
Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai
Universitas Sumatera Utara
Kategori