Mempelajari dan Mengalisis Sistem yang Sedang Berjalan ( Study and Analyze The Existing System )

3.4.2 Mempelajari dan Mengalisis Sistem yang Sedang Berjalan ( Study and Analyze The Existing System )

1. Memodelkan Sistem yang Sedang Berjalan ( Model The Current System )

Aktivitas yang dilakukan oleh analis untuk mempelajari sistem yang sedang digunakan atau berjalan saat ini adalah menggambarkan model sistemnya. Hasil yang diperoleh dari aktivitas ini adalah Model Sistem. Langkah-langkah yang harus dilakukan analis untuk menghasilkan model sistem adalah sebagai berikut:

a. Analis memeriksa Problem Statement dan Scope Statement yang telah diselesasikan dalam fase survei.

b. Analis melakukan wawancara terhadap ketua, bendahara, dan bagian administrasi KSU “Merdekalio” dan menemukan fakta dan informasi bahwa sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan tidak sesuai dengan job description (pembagian tugas) yang telah ditentukan serta kesulitan yang dihadapi pihak KSU “Merdekalio” pada waktu tertentu.

c. Analis memeriksa dan mempelajari semua dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi di KSU “Merdekalio” meliputi buku anggota, kartu simpan pinjam, kartu cicilan, bukti penjualan, laporan atau rekapitulasi transaksi dari masing-masing unit usaha serta dokumen-dokumen lainnya yang digunakan di dalam proses c. Analis memeriksa dan mempelajari semua dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi di KSU “Merdekalio” meliputi buku anggota, kartu simpan pinjam, kartu cicilan, bukti penjualan, laporan atau rekapitulasi transaksi dari masing-masing unit usaha serta dokumen-dokumen lainnya yang digunakan di dalam proses

d. Kemudian analis menggambarkan model sistem yaitu model proses berupa sistem dan prosedur, model input dan model output yang ada dalam bentuk flowchart dan dokumen untuk unit usaha simpan pinjam, unit usaha sandang, unit usaha pangan, dan unit jasa lain. Adapun model proses yang digambarkan adalah model proses Unit Simpan Pinjam (meliputi sistem dan prosedur peminjaman, penerimaan angsuran dan simpanan, dan pengambilan simpanan), model proses Unit Pangan (meliputi sistem dan prosedur peminjaman sandang dan sistem dna prosedur penerimaan angsuran sanadang), model proses Unit Pangan (meliputi sistem dan prosedur pembelian dan penjualan pangan, dan sistem dan prosedur pelunasan tagihan pangan), dan model proses Unit Jasa Lain berupa sistem dan prosedur pembayaran tagihan rekening pihak ke-3.

2. Analisis Proses Bisnis ( Analyze Business Process )

Langkah-langkah yang dilakukan analis untuk menganalisis proses bisnis adalah sebagai berikut:

a. Mengamati (observasi) aktivitas pada bagian administrasi dan pengelolaan keuangan oleh Ketua di KSU “Merdekalio” pada tanggal 18 Maret 2014.

b. Analis kemudian melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen bisnis yang telah dikumpulkan sebelumnya dari KSU “Merdekalio” seperti buku anggota, kartu simpan pinjam, kartu cicilan, dan lain-lain.

c. Melakukan beberapa pertemuan lanjutan dengan Ketua KSU “Merdekalio” untuk mengkomunikasikan mengenai perencanaan proyek yang menjelaskan tentang manfaat dari pengembangan sistem, dan menjelaskan sistem baru yang akan digunakan.

3. Analisis Masalah dan Peluang ( Analyze Problems and Opportunities )

Aktivitas ini dapat dimulai setelah adanya persetujuan dari Ketua KSU “Merdekalio” untuk melanjutkan proyek, dalam hal ini yang berperan adalah

Ketua, Bendahara, dan Bagian Administrasi KSU Merdekalio. Pada aktivitas ini analis melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Analis mempelajari problem statement yang telah dibuat setelah melakukan observasi langsung dan melakukan wawancara di KSU Merdekalio.

b. Analis kemudian mempelajari setiap proses pencatatan transaksi pada setiap unit usaha di KSU “Merdekalio” untuk menilai efisiensi dan efektivitas prosedur dengan mengacu pada struktur pengendalian intern. Analis juga menganalisis kengkapan informasi pada laporan keuangan dan dokumen-dokumen input seperti kartu simpan pinjam dan kartu lainnya.

c. Analis kemudian mendokumentasikan setiap permasalahan ke dalam problem statement yang lebih rinci untuk setiap unit usaha.

4. Menetapkan Tujuan dan Kendala Pengembangan Sistem ( Establish System

Improvement Objectives and Constrains )

Pengembangan sistem ini memiliki tujuan yang harus dicapai dan kendala yang menghalangi tujuan tersebut, maka diperlukan analisis untuk menetapkan tujuan dan kendala sehingga kendala-kendala yang ada tidak menghalangi tujuan yang ingin dicapai. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada aktivitas ini adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pertemuan dengan Ketua KSU “Merdekalio” pada 6 April 2014 untuk memecahkan kendala-kendala terkait kurangnya jumlah pegawai atau karyawan koperasi. KSU “Merdekalio” memiliki keterbatasan jumlah pegawai atau karyawan sehingga tidak memungkinkan untuk mengikuti job description yang telah ditentukan sebelumnya. Kendala tersebut dan kendala-kendala lainnya harus dipecahkan agar tujuan dari pengembangan sistem dapat tercapai.

b. Analis mengkomunikasikan kepada Ketua KSU “Merdekalio” bahwa tujuan dari pengembangan sistem ini adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja koperasi dan meminimalisasi terjadinya kesalahan. Hal ini dilakukan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi KSU Merdekalio.

5. Modifikasi Rencana dan Lingkup Proyek ( Modify Poject Scope and Plan )

Langkah-langkah yang dilakukan analis untuk menyelesaikan aktivitas ini adalah sebagai berikut: Langkah-langkah yang dilakukan analis untuk menyelesaikan aktivitas ini adalah sebagai berikut:

b. Mengamati dan memeriksa kembali flowchart sistem dan prosedur setiap unit usaha yang telah dibuat sebelumnya, permasalahan dan peluang dalam Problem Statement , tujuan perbaikan sistem dan ruang lingkup ( Scope Statement ).

c. Melakukan komunikasi tentang perubahan project plan dengan Ketua KSU “Merdekalio” bahwa setelah mempelajari lebih rinci sistem yang sedang berjalan Analis memutuskan untuk mengembangkan sistem ke arah yang lebih efisien dan efektif sesuai dengan jumlah pegawai atau karyawan yang terbatas.

d. Mengestimasikan waktu selama 2 bulan untuk melanjutkan pengembangan sistem.

6. Menyajikan Penemuan dan Rekomendasi ( Present Findings and Recommendations )

Langkah-langkah yang analis lakukan untuk menyelesaikan aktivitas ini adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa hasil wawancara dan observasi serta hasil studi sistem dan menganalisis proses di setiap unit usaha yang dituangkan ke dalam flowchart dan menganalisis kembali permasalahan-permasalahan yang dituangkan ke dalam problem statement .

b. Analis mempersiapkan hasil penemuan masalah yang terjadi untuk kemudian menyampaikannya kepada Ketua KSU Merdekalio.

c. Analis kemudian mempresentasikan penemuan dan rekomendasi kepada Ketua KSU “Merdekalio” pada tanggal 17 April 2014.