Survei dan Rencana Proyek ( Survey and Plan The Project )

3.4.1 Survei dan Rencana Proyek ( Survey and Plan The Project )

Tahapan-tahapan yang digunakan oleh peneliti –penulis atau analis- dalam Fase Survei dan Rencana Proyek ( Survey and Plan The Project ) antara lain adalah:

1. Survei Masalah dan Peluang ( Survey Problem Opportunities )

Langkah pertama dari fase survei yang dilakukan analis adalah melakukan survei terhadap KSU “Merdekalio” untuk memperoleh infromasi tentang permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh KSU Merdekalio. Hasil yang diperoleh dari aktivitas ini yaitu problem statement . Langkah-langkah yang ditempuh analis untuk menghasilkan problem statement adalah: Langkah pertama dari fase survei yang dilakukan analis adalah melakukan survei terhadap KSU “Merdekalio” untuk memperoleh infromasi tentang permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh KSU Merdekalio. Hasil yang diperoleh dari aktivitas ini yaitu problem statement . Langkah-langkah yang ditempuh analis untuk menghasilkan problem statement adalah:

b. Analis datang ke bagian bendahara, dan karyawan untuk melihat, mengumpulkan, dan memeriksa semua dokumen yang terkait dengan aktivitas setiap unit usaha meliputi Buku Anggota, Kartu Simpan Pinjam, Permohonan Peminjaman, Surat Perjanjian dan Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Sementara yang digunakan oleh Unit Simpan Pinjam dan dokumen tambahan Kartu Cicilan untuk Unit Sandang. Analis juga mengumpulkan dan meriksa Bukti Penjualan dan Nota Pembelian yang digunakan oleh Unit Pangan serta Struk Bukti Pembayaran dan Rekapitulasi Pembayaran yang digunakan oleh Unit Jasa Lain. Analis juga mengumpulkan dan memeriksa laporan Unit Simpan Pinjam (meliputi Daftar Pinjaman Uang dan Daftar Penerimaan Simpanan Anggota), laporan Unit Sandang berupa Daftar Tagihan Sandang, laporan Unit Pangan (meliputi Daftar Tagihan Sandang, Pembelian Barang Pangan, Data Penjualan dan Sisa Barang, dan Selisih Pembulatah Harga), dan laporan Unit Jasa Lain berupa rekapitulasi pembayaran tagihan rekening.

c. Setelah melalui dua langkah di atas Analis mendokumentasikan masalah, peluang dan kendala yang terdapat pada sistem informasi akuntansi di KSU “Merdekalio” dalam bentuk problem statement .

2. Negosiasi Lingkup Proyek ( Negotiate Project Scope )

Langkah kedua yang ditempuh analis adalah menentukan ruang lingkup proyek yang akan dibahas. Langkah-langkah yang ditempuh analis untuk menentukan ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:

a. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi akuntansi KSU “Merdekalio” berdasarkan Problem Statement yang dihasilkan dari aktivitas sebelumnya adalah 4 bulan dimulai sejak Maret hingga Juni 2014.

b. Berdasarkan Problem Statement analis menentukan bahwa analisis dan pengembangan sistem diprioritaskan pada sistem pencatatan transaksi setiap unit usaha. Analis kemudian mendokumentasikannya ke dalam Scope Statement dan mendiskusikan ruang lingkup tersebut dan meminta kesepakatan kepada Ketua KSU sebagai pengguna ( user ), bendahara dan pegawai bagian administrasi sebagai pengguna akhir ( end user ).

3. Merencanakan Proyek ( Plan The Project )

Langkah ketiga yang ditempuh analis yaitu merencanakan atau menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan dalam pengembangan sistem. Hasil yang didapat analis yaitu rencana proyek ( Project Plan ) awal yang Langkah ketiga yang ditempuh analis yaitu merencanakan atau menggambarkan urutan kegiatan yang akan dilakukan dalam pengembangan sistem. Hasil yang didapat analis yaitu rencana proyek ( Project Plan ) awal yang

a. Mempelajari permasalahan-permasalahan, peluang-peluang dan kendala di KSU “Merdekalio” terkait pembagian tugas dan efektivitas serta efisiensi pencatatan transaksi di setiap unit usaha.

b. Analis menetapkan waktu yang dibutuhkan dengan merujuk pada Scope Statement untuk melanjutkan kegiatan proyek adalah 3 bulan, dimana dua bulan pertama diestimasikan untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan dan bulan ketiga diestimasikan untuk perancangan.

c. Analis kemudian menyusun Project Plan berdasarkan Problem Statement dan Scope Statement .

4. Menyajikan Proyek ( Present The Project )

Setelah menentukan proyek dan merencanakannya analis kemudian mempresentasikannya kepada Ketua KSU Merdekalio. Langkah-langkah yang dilakukan dalam mempresentasikan proyek adalah:

a. Mempresentasikan Project Plan meliputi permasalahan-permasalahan yang ditemukan, lingkup pengembangan dan lama waktu yang diperlukan untuk pengembangan kepada Ketua KSU “Merdekalio” sebagai pengguna ( user ) pada tanggal 6 Maret 2014.

b. Melakukan pertemuan dan mengkomunikasikan proyek yang disetujui oleh Ketua KSU “Merdekalio” kepada bendahara, sekretaris, dan bagian b. Melakukan pertemuan dan mengkomunikasikan proyek yang disetujui oleh Ketua KSU “Merdekalio” kepada bendahara, sekretaris, dan bagian