Koleksi dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Khusus

12

2.1.6 Koleksi dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Khusus

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis suatu perpustakaan. Pada perpustakaan khusus koleksi yang disediakan relatif terbatas karena koleksi perpustakaan hanya yang berhubungan dengan misi lembaga bersangkutan. Menurut Sutarno 2006, 39 “koleksi yang ada di perpustakaan khusus walaupun terbatas, biasanya terdapat sejumlah tambahan lainnya yang berisi hiburan dan pengetahuan umum, seperti majalah dan surat kabar”. Sedangkan dalam buku Standar Perpustakaan Khusus 2002, 2 koleksi perpustakaan adalah: Semua bahan pustaka baik dalam bentuk buku, film, majalah, dan sejenisnya yang dikumpulkandan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk disajikan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna, mencakup koleksi umum, koleksi referensi dan koleksi inti. Koleksi umum dalam hal ini diperuntukkan bagi pemakai perpustakaan tidak terbatas bagi kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemakai dari lembagaorganisasiperorangan yang bergerak dalam bidang yang sama. Koleksi umum ini meliputi monografi, majalah dan jurnal yang dilayankan dalam bentuk akses terbuka. Sedangkan koleksi referensi mencakup eksiklopedia, kamus, literatur kelabu tesis, disertasi, laporan hasil penelitian, statistik yang dengan berbagai pertimbangan dalam hal kelangkaan atau cakupan yang sangat spesifik dilayankan dalam bentuk akses tertutup. Selanjutnya koleksi inti yang merupakan koleksi utama perpustakaan yang digunakan untuk mendukung misi organisasiinstansi induk perpustakaan. Menurut Hasugian 2009, 82 koleksi “perpustakaan khusus terbatas dalam keanekaragaman koleksinya yaitu hanya menyediakan koleksi yang khusus berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya, biasanya hanya memberikan pelayanan khusus kepada staf organisasi atau lembaganya saja”. 13 Ada beberapa koleksi dasar yang menjadi acuan dan pertimbangan perpustakaan khusus dalam pengembangan koleksinya. Adapun koleksi dasar tersebut dijelaskan dalam buku Panduan Badan Standarisasi Nasional 2009, 3 adalah sebagai berikut: 1. Perpustakaan khusus instansi pemerintah memiliki koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul dalam bidang kekhususannya. 2. Sekurang-kurangnya 80 koleksinya terdiri dari subjekdisiplin ilmu tententu sesuai dengan kebutuhan instansi induknya. 3. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi induknya. 4. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan instansi induknya. Selain pengembangan koleksi dasar yang harus diperhatikan pengembanganpengadaan koleksi juga penting diperhatikan agar terjaga ketersediaan dan kemutakhirannya. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengembanganpengadaan koleksi yang dijelaskan dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus 2006, 19-22: 1. Sumberalat seleksi Untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal, perpustakaan perlu memupuk alat bantu seleksi bahan pustaka seperti katalog penerbit, bibliografi nasional, maupun manca Negara minsal books in print, bibliorafi subyek, daftar tambahan koleksi accession list perpustakaan lain, timbanganresensi buku, catalog penerbit, daftar majalah terbit di dalam negeri maupun diluar negeri dan usulan dari pimpinan atau pengguna perpustakaan. Sumberalat bantu seleksi tersebut harus selalu diperbaharui atau mutakhir. Judul- judul buku terpilih dipindahkan dalam lembarkartu isian yang disebut desiderata atau selanjutnya disimpan menurut tata penjajaran tertentu. 2. Tim seleksi bahan pustaka Untuk memperoleh koleksi perpustakaan yang komprehensif dan memenuhi kebutuhan pengguna penpustakaan, penseleksian dan penetapan bahan pustaka yang akan diadakan dilakukan oleh tim seleksi bahan pustaka. Tim seleksi terdiri dari unsure pengguna potensial, pejabat struktural terkain dan unsur lain yang peduli perpustakaan. Tim seleksi dibentuk oleh pejabat tertinggi atau yang berwenang di perpustakaan atau menurut ketentuan lembaga induk. 14 3. Kebijakan pemilihan bahan pustaka Langkah awal dari pengadaan koleksi adalah melakukan pemilihanatau seleksi. Dalam melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijaksaan tertulis. Kebijaksaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum dan program perpustakaan sesuai dengan perkembangan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah: a. Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas dan kemampuan perpustakaan oleh pihak yang diberi wewenang memilih bahan pustaka. b. Pengadaan bahan pustaka disesuaikan dengan misi dan program- program perpustakaan. c. Komposisi cakupan subyek dan jenis koleksi hendaknya proporsional dan diupayakan mencukupi kebutuhan dan memuaskan penggunanya internal atau target pelayanan. d. Bahan pustaka yang diusahakan hendaknya dipilih yang mutakhir atau edisi terakhir. e. Pemilihan bahan pustaka didasarkan atas azas manfaat dan efisiensi 4. Pengadaan bahan pustaka Dalam rangka pengadaan bahan pustaka, perpustakaan perlu membina hubungan kerja dengan berbagai mitra kerja agar perpustakaan memperoleh informasi yang selalu mutakhir dan cepat. Untuk mengurangi kesalahan dan kegagalan dalam pengadaan perpustakaan sebelumnya perlu mencatat dengan benar tentang data bibliografi bahan pustaka dan melakukan verifikasi pada katalog perpustakaan, kartu desiderata, daftar bahan pustaka yang sedang dalam proses pembelian dan daftar bahan pustaka yang sedang diolah. Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan berbagai cara, yaitu: a. Pembelian meliputi: pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit toko buku, atau agen, baik pemesanan secara tetap standing order atau sesuai kebutuhan. b. Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat dipertukar-kan, seperti terbitan perpustakaan, terbitan institusi induk, atau diambil dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih. c. Hadiah dari lembaga lain: penambhan melalui cara ini lebih ekonomis, namun sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Karena itu perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur. d. Titipan perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar dapat dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaannya tanpa memikul resiko. 15 e. Terbitan sendiri: perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporan direktori, yang diterbitkan baik oleh perpustakaan atau lembaga. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan bahan pustaka adalah: 1 Buku pustaka sejenis Pembelian bahan pustaka jenis ini dapat dilakukan langsung ke toko buku secara kontan. Apabila buku tersebut tidak ada di pasar, perpustakaan dapat memesan langsung ke penerbit dan membayar di muka sesuai tagihan yang diterima. Pengadaan dengan sistem ini disarankan dalam jumlah tertentu sistem paket tidak satu per satu agar lebih ekonomis. 2 Majalah dan terbitan berkala lainnya Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan dalam bentuk anggaran untuk periode tertentu. Pengadaannya dapat dilakukan langsung ke penerbit atau melalui agenan. 3 Media elektronik CD-ROM Compact Disk Read Only Memory Media ini pengadaannya agak berbeda dengan bahan pustaka tercetak. Pengadaan CD-ROM dilakukan baik dengan cara langganan untuk pembaharuan atau cara beli untuk sekali terbit. 4 Bahan pustaka khusus film, mikrofisfilm, AV, standar, paten, terbitan pemerintah atau badan internasional, dll. Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan langsung ke penerbit atau perpustakaan yang bersangkutan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan khusus harus memiliki koleksi dalam bidang kekhususannya yang sesuai dengan kebutuhan lembaga induknya.

2.1.7 Layanan Perpustakaan Khusus