b. Untuk mendeteksi aktiva tetap yang telah hilang, rusak atau menganggur, perhitungan fisik persediaan aktiva tetap harus dilakukan secara periodik
dalam rangka memeriksa keakuratan catatan akuntansi. Selain itu aktiva tetap harus diperiksa secara periodik untuk menentukan kondisinya. Pengawasan
yang hati-hati juga harus dilaksanakan dalam pelepasan aktiva tetap. Semua pelepasan harus diotorisasi dan disetujui secara benar.
c. Mengetahui keberadaan aktiva tetap apakah sesuai dengan fungsinya dilakukan dengan cara :
1 adanya daftar kumpulan aktiva tetap maka dapat diketahui keberadaan
aktiva tetap dan fungsinya masing-masing, 2
krani aktiva tetap akan mengadakan pengecekan langsung secara rutin untuk memeriksa keberadaan aktiva tetap berdasarkan catatan yang ada
pada kumpulan aktiva tetap. Menurut Widjajanto 2002 pengendalian intern adalah suatu sistem
pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk :
a mengamankan aktiva perusahaan,
b mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi,
c meningkatkan efisiensi,
d mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran operasi.
3.6.2. Teknik Pengawasan Aktiva Tetap
Karena aktiva tetap bernilai tinggi dan berumur ekonomis panjang, adalah penting untuk merancang dan menerapkan pengendalian internal yang efektif atas
aktiva tetap. Segera setelah aktiva tetap diterima, aktiva tersebut harus diperiksa
Universitas Sumatera Utara
dan diberi label untuk tujuan pengendalian dan dicatat. Prosedur ini dimaksudkan untuk membentuk pertanggunggugatan awal bagi aktiva dimaksud.
Dalam melakukan teknik pengawasan aktiva tetap tentunya tidak terlepas dari sistem pengawasan intern yang terdapat di dalam organisasi, sebab teknik
pengawasan aktiva tetap merupakan bagian dari cara–cara yang digunakan oleh pimpinan untuk mengawasi operasional organisasi.
Pengawasan dalam suatu perusahaan mencakup rencana organisasi dan semua metode serta prosedur terutama yang mengenai dan berhubungan langsung
dengan pengamanan aktiva. Dalam rangka pelaksanaan teknis pengawasan maka ada beberapa prinsip
pengawasan intern yang baik : 1. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya
Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing pegawai harus berdasarkan sesuai dengan kecakapan, pengalaman dan
kejujuran. 2. Pemisahan wewenang
Dengan maksud pengawasan intern, maka penempatan pegawai disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai sebaik-
sebaiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi tugas dan wewenang. Dalam hubungannya dengan pemisahan tugas
wewenang perlu diingat bahwa, tugas–tugas dibagikan kepada beberapa pegawai sehingga ”tidak seorang pun mengerjakan suatu transaksi sejak
awal sampai dengan selesai ”.
Universitas Sumatera Utara
3. Pengawasan Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai
oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai tersebut. Alasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus
menilai hasil pekerjaan bawahannya dan jika diperlukan mengadakan tindakan koreksi. Adalah tangung jawab pimpinan terhadap pegawai untuk
mengawasi mereka, agar supaya mereka tetap jujur, efektif dan efisien. 4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan
Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas, harus dapat diikuti pelaksanaan tugas-tugas itu sampai tingkat yang
melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil pelaksanaan tersebut dengan tanggug jawab masing–masing petugas.
Penetapan tanggung jawab perseorangan dengan demikian membawa pengaruh psikologis bahwa tugas–tugas itu akan lebih
diperhatikan sehingga para petugas akan bekerja lebih waspada. Tiap orang akan bekerja lebih baik jika dia tahu bahwa dia akan diminta
pertanggungjawaban apabila ada hal – hal yang tidak beres dalam tugasnya.
5. Pemeriksaaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin. Prosedur–prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga
memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain.
Universitas Sumatera Utara
6. Pencatatan yang seksama dan segera. Transakasi–transaksi, baik ekstern maupun intern yang mempunyai
akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar yang telah disediakan.
Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. Ini dapat diperkuat dengan menggunakan formulir – formulir tercetak yang diberi
nomor urut. Jika suatu formulir salah diisinya, maka harus dicap dengan tanda batal dan disimpan dalam urutan yang baik. Karena adanya nomor
urut itu, maka jika ada dokumen yang hilangdicuri akan segera dapat diketahui.
7. Penjagaan fisik Jelas kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan
banyak berkurang dengan adanya alat – alat penjagaan secara fisik misalnya gudang yang terkunci dan sebagainya
8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin. Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh suatu
institute yang bebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi. Dalam hubungan tersebut adalah bagian pemeriksaan intern Internal Audit Department dan
perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan ekstern.
3.7. Sistem Pengawasan Intern Terhadap Aktiva Tetap
