Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

52

BAB V ANALISIS DAN PERANCANGAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

1. Deskripsi kegiatan pokok Deskripsi kegiatan penjualan tunai yang dilakukan oleh CV. Gema Sakti Perkasa yaitu, konsumen datang ke perusahaan dan dilayani oleh fungsi penjualan pramuniaga atau marketing . Konsumen menanyakan speksifikasi barang yang dibeli, kemudian melakukan transaksi penjualan tunai. Fungsi penjualan mengisi nota penjualan tiga rangkap dan diserahkan ke fungsi kas. Fungsi penjualan memberi tahu konsumen untuk melakuan pembayaran di kasir. Fungsi kas menerima nota penjualan dari fungsi penjualan dan menerima kas dari konsumen. Setelah itu fungsi kas mencatat penjualan di laporan penjualan tunai dan membuat otorisasi lunas pada nota penjualan serta menyerahkan nota penjualan lembar satu ke konsumen, lembar dua ke fungsi gudang, dan lembar tiga ke fungsi pencatat. Fungsi gudang lalu mengecek barang dan mencatat barang keluar di kartu gudang lalu menyiapkan barang berdasarkan nota penjualan. Kemudian fungsi gudang membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap dan mengirimkan barang ke konsumen. Proses pengiriman barang dilakukan pada hari terjadinya transaksi, tetapi bila tidak memungkinkan akan dikirim besok hari. Setelah barang berada di tempat konsumen, fungsi gudang meminta tanda tangan konsumen di surat jalan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh konsumen dan menyerahkan surat jalan lembar satu, sedangkan untuk lembar dua diarsipkan dan lembar tiga dan nota penjualan lembar dua diserahkan ke fungsi pencatat. Setelah itu bagian gudang mengisi bukti pengeluaran barang konsumen dan mengarsipkannya. Fungsi pencatat mencocokkan dokumen yang diterima dari fungsi kasir dan fungsi gudang. Setelah itu fungsi pencatat menyetorkan kas ke bank dan membuat jurnal kas masuk berdasarkan nota penjualan dan mengarsipkan semua dokumen. 2. Fungsi - fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai yang sudah dilaksanakan oleh CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari konsumen yang datang, mengisi nota penjualan, dan menyerahkan nota ke fungsi kas. Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian marketing pramuniaga. b. Fungsi Kas Pada transaksi penjualan tunai, fungsi kas bertanggung jawab untuk menerima kas dari pembeli dan mengcap lunas nota penjualan. Fungsi ini dilakukan oleh kasir. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh konsumen. Fungsi ini dilakukan oleh bagian gudang. d. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang telah dipesan ke konsumen. Fungsi ini dilakukan oleh bagian gudang. e. Fungsi Pencatat Pada transaksi penjualan tunai, fungsi pencatat bertanggung jawab dalam pengelolaan kas, penyetoran kas ke bank, pencatatan transaksi penjualan dalam buku kas dan mencatat semua pengeluaran operasional yang terjadi di toko. Fungsi ini dilakukan oleh bagian akuntansi. 3. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai yang sudah dilaksanakan CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a. Prosedur Order Penjualan Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari konsumen. Mengisi nota penjualan tunai sebanyak tiga rangkap dan menyerahkannya ke fungsi kas. b. Prosedur Penerimaan Kas Pada prosedur ini, kasir menerima nota penjualan tunai dari fungsi penjualan dan menerima kas dari konsumen. Setelah menerima pembayaran dari konsumen, mengcap lunas semua nota penjualan dan menerahkan nota penjualan lembar satu untuk konsumen, lembar dua untuk fungsi gudang sedangkan lembar tiga dan kas diserahkan ke fungsi pencatat. c. Prosedur Penyerahan Barang Pada prosedur ini, fungsi gudang membuat surat jalan setelah menerima nota penjualan lembar dua dari bagian kasir. Fungsi gudang menyiapkan barang dan mengirimkan ke konsumen dengan membawa surat jalan. Setelah barang diterima konsumen, fungsi gudang meminta tanda tangan konsumen pada surat jalan dan menyerahkan surat jalan lembar satu untuk konsumen, sedangkan lembar dua diarsipkan dan lembar tiga untuk fungsi pencatat. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Pada prosedur ini, fungsi kas melakukan pencatatan penjualan tunai berdasarkan nota penjualan dari fungsi penjualan. e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Pada prosedur ini, fungsi pencatat menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank setelah mencocokan dokumen dari fungsi kas dan fungsi gudang. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Pada prosedur ini penerimaan kas dicatat oleh bagian akuntansi dan membuat jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan selama satu periode berdasarkan barang yang terjual. 4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tuani Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a. Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini berupa nota penjualan tunai yang digunakan untuk mengetahui transaksi penjualan tunai yang diisi oleh fungsi penjualan. Dalam dokumen ini tercatat data konsumen, tanggal transaksi, nama barang, kuantitas harga satuan, jumlah harga dan otorisasi yang bersangkutan. b. Surat Jalan Dokumen ini digunakan untuk bukti barang telah diterima oleh konsumen setelah ditandatangani. Dokumen ini tercatat nama konsumen, jumlah dan nama barang yang dikirim. c. Laporan Penjualan Tunai Dokumen ini terjadi apabila terdapat penjualan barang oleh konsumen. Dokumen ini digunakan oleh fungsi kas sebagai pertanggungjawaban kepada fungsi pencatat. Dokumen ini berisi tanggal terjadinya penjualan barang, data barang dan jumlah kas yang diterima. d. Bukti Setor Bank Dokumen ini digunakan untuk mencatat tentang data penyetor, nomor rekening, jumlah nominal rupiah setoran, dan tanggal dilakukannya setoran. Format dokumen ini sudah ditentukan oleh bank dan diisi oleh fungsi pencatat saat akan melakukan penyetoran kas ke bank. e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Perusahaan melakukan rekapitulasi harga pokok penjulan untuk perhitungan laba rugi selama satu periode. 5. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a. Kartu Gudang Catatan ini dibuat oleh fungsi gudang yang berisi informasi jumlah tiap jenis barang dan yang ada di gudang termaksud barang masuk dan barang keluar. b. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen Catatan ini digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh konsumen. Catatan ini berisi nomor nota, nama serta alamat konsumen, nama barang, jumlah barang dan keterangan. c. Jurnal Penjualan Catatan ini digunakan untuk mencatat penjualan yang telah terjadi berdasarkan nota penjualan. marketing pramuniaga mulai menerima order konsumen membuat NP 2 1 NP 1 3 NP = Nota Penjualan 6. Gambaran sistem akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan CV. Gema Sakti Perkasa dalam bentuk flowchart Gambar VIII. Flow Chart Penjualan Tunai Bagian Marketing laporan penj. harian 3 kasir 1 NP menerima uang otorisasi cap lunas 3 2 1 2 NP 1 2 3 membuat laporan penjualan harian konsumen bersama uang NP = Nota Penjualan T Gambar IX. Flow Chart Penjualan Tunai Bagian Kasir gudang 2 NP mencatat persediaan menyiapkan barang membuat SJ SJ mengirim barang menerima SJ ttd konsumen NP SJ 5 2 1 2 3 konsumen 1 2 3 2 4 4 SJ mencatat barang telah diterima konsumen BPBK SJ 2 2 bersama dengan barang NP = Nota Penjualan SJ = Surat Jalan BPBK = Bukti Pengluaran Barang Konsumen kartu gudang N Gambar X. Flow Chart Penjualan Tunai Bagian Gudang akuntansi 5 NP SJ NP mencocokan mengisi BSB BSB membuat jurnal penj tunai lap keuangan jurnal penj 3 3 2 3 1 2 bersama uang bank bersama uang SJ NP 2 3 3 NP = Nota Penjualan SJ = Surat Jalan BSB = Bukti Setor Bank selesai N Gambar XI. Flow Chart Penjualan Tunai Bagian Akuntansi Uraian Kegiatan : Fungsi Penjualan Marketing : Menerima order dari konsumen Melakukan transaksi dengan konsumen Membuat NP Menyerahkan tiga rangkap NP ke fungsi kas Fungsi Kas : Menerima tiga rangkap NP dari fungsi penjualan Menerima kas dari konsumen serta memberi tanda lunas NP Menyerahkan NP lembar satu ke konsumen, lembar dua ke fungsi gudang, lembar tiga bersama kas ke bagian akuntansi Membuat laporan penjualan harian Fungsi Gudang : Menerima NP lembar dua dari fungsi kas Mencatat persediaan di kartu gudang Menyiapkan barang yang dipesan dan membuat SJ sebanyak tiga rangkap Mengirimkan barang ke konsumen Meminta tanda tangan pada SJ dan menyerahkan SJ lembar satu ke konsumen dan membawa SJ lembar dua dan tiga Mengarsipkan SJ lembar dua dan menyerahkan SJ lembar tiga ke bagian akuntansi Mengisi BPBK Bagian Akuntansi : Menerima uang beserta NP lembar tiga dari fungsi kas dan SJ lembar tiga beserta NP lembar dua dari fungsi gudang Mencocokan dokumen yang diterima dan mengisi BSB Menyetorkan uang ke bank Membuat jurnal penjualan 7. Perbandingan teori sistem akuntansi penjualan tunai dengan kondisi yang sudah ada dalam perusahaan. a. Fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 2. Perbandingan teori tentang fungsi – fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Fungsi Penjualan Pada perusahaan dilakukan oleh bagian marketing pramuniaga 2. Fungsi Kas Pada perusahaan dilakukan oleh bagian kasir yang kemudian menyerahkan kas ke bagian akuntansi. 3. Fungsi Gudang Pada perusahaan dilakukan oleh bagian gudang. 4. Fungsi Pengiriman Pada perusahaan dilakukan oleh bagian gudang. 5. Fungsi Pencatat Pada perusahaan dilakukan oleh bagian akuntansi. Sumber : Data diolah b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 3. Perbandingan teori tentang jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai Sumber : Data diolah No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini bagian marketing menerima order dari konsumen dan membuat faktur penjualan tunai berupa nota penjualan. 2 Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini bagian kasir menerima kas dari kosumen dan memberikan cap lunas pada nota penjualan. 3. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang dan mengirmkannya ke konsumen setelah menerima nota penjualan dari bagian kasir 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini bagian kasir mencatat transaksi penjualan tunai harian 5. Prosedur penyetoran kas ke bank Dalam prosedur ini bagian akuntansi melakukan penyetoran kas ke bank setiap hari jika terdapat transaksi penjualan. 6. Prosedur Pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini bagian akuntansi yang melakukan pencatatan penerimaan kas. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan selama satu periode. c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 4. Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Faktur penjualan tunai Perusahaan menggunakan nota penjualan sebagai faktur penjualan tunai. 2. Pita register kas Perusahaan tidak menggunakan mesin register kas. 3. Bukti setor bank Bukti setor bank menggunakan slip setoran dari bank. 4. Faktur COD Perusahaan tidak menggunakan faktur COD. 5. Rekapitulasi harga pokok penjualan Perusahaan melakukan rekapitulasi harga pokok penjualan untuk perhitungan pendapatan selama satu periode. Sumber : Data diolah d. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Jurnal penjualan Pencatatan penjualan dilakukan dalam buku catatan penjualan. 2. Jurnal penerimaan kas Pencatatan penerimaan kas digabung dalam buku catatan penjualan. 3 Jurnal umum Perusahaan tidak membuat jurnal umum Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai lanjutan 4. Kartu gudang Pencatatan barang masuk dan keluar dicatat pada kartu gudang Sumber : Data diolah e. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Tabel 6. Perbandingan teori tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Sumber : Data diolah No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kas Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi antara penjualan dengan kas 2 Fungsi kas terpisah dari fungsi pencatat Perusahaan sudah melakukan pemisahan fungsi kas dengan fungsi pencatat 3 Fungsi pengiriman terpisah dengan fungsi gudang Perusahaan belum melakukan pemisahan antara fungsi pengiriman dengan fungsi gudang 4 Transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi Transaksi penjualan pada perusahaan sudah dilaksanakan lebih dari satu fungsi, meskipun masih terdapat penggabungan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman f. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 7. Perbandingan teori tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh oleh bagian penjualan Terdapat otorisasi yang dilakukan oleh bagian penjualan pada nota penjualan 2 Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas Terdapat otorisasi yang dilakukan fungsi kas dalam penerimaan kas 3 Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman Fungsi gudang yang melakukan otorisasi surat jalan penyerahan barang. 4 Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi pencatat Jurnal penjualan diotorisasi oleh fungsi pencatat dengan menyertakan nota penjualan. Sumber : Data diolah g. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Tabel 8. Perbandingan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi No Teori Kondisi Perusahaan Keterangan Ada Tidak 1. Faktur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjaw abkan oleh fungsi penjualan Faktur yang dimiliki berangkap tiga dan belum bernomor urut tercetak, dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh bagian marketing 2 Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya Kas yang diterima dari penjualan disetorkan ke bank pada hari yang sama oleh bagian akuntansi 3 Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern Penghitungan saldo kas dilakukan setiap hari sebelum perusahaan tutup. Perusahaan tidak memiliki pemeriksaan intern, tetapi penghitungan mendadak hanya akan dilakukan bila ada permintaan dari direktur Sumber : Data diolah

B. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan proses analisis masalah untuk