52
BAB V ANALISIS DAN PERANCANGAN
A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai
1. Deskripsi kegiatan pokok Deskripsi kegiatan penjualan tunai yang dilakukan oleh CV. Gema
Sakti Perkasa yaitu, konsumen datang ke perusahaan dan dilayani oleh fungsi penjualan pramuniaga atau
marketing
. Konsumen menanyakan speksifikasi barang yang dibeli, kemudian melakukan transaksi penjualan
tunai. Fungsi penjualan mengisi nota penjualan tiga rangkap dan diserahkan ke fungsi kas. Fungsi penjualan memberi tahu konsumen untuk
melakuan pembayaran di kasir. Fungsi kas menerima nota penjualan dari fungsi penjualan dan
menerima kas dari konsumen. Setelah itu fungsi kas mencatat penjualan di laporan penjualan tunai dan membuat otorisasi lunas pada nota penjualan
serta menyerahkan nota penjualan lembar satu ke konsumen, lembar dua ke fungsi gudang, dan lembar tiga ke fungsi pencatat.
Fungsi gudang lalu mengecek barang dan mencatat barang keluar di kartu gudang lalu menyiapkan barang berdasarkan nota penjualan.
Kemudian fungsi gudang membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap dan mengirimkan barang ke konsumen. Proses pengiriman barang dilakukan
pada hari terjadinya transaksi, tetapi bila tidak memungkinkan akan dikirim besok hari. Setelah barang berada di tempat konsumen, fungsi
gudang meminta tanda tangan konsumen di surat jalan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh konsumen dan menyerahkan surat jalan
lembar satu, sedangkan untuk lembar dua diarsipkan dan lembar tiga dan nota penjualan lembar dua diserahkan ke fungsi pencatat. Setelah itu
bagian gudang mengisi bukti pengeluaran barang konsumen dan mengarsipkannya.
Fungsi pencatat mencocokkan dokumen yang diterima dari fungsi kasir dan fungsi gudang. Setelah itu fungsi pencatat menyetorkan kas ke
bank dan membuat jurnal kas masuk berdasarkan nota penjualan dan mengarsipkan semua dokumen.
2. Fungsi - fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai yang
sudah dilaksanakan oleh CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari konsumen
yang datang, mengisi nota penjualan, dan menyerahkan nota ke fungsi kas. Fungsi ini dilaksanakan oleh bagian
marketing
pramuniaga. b.
Fungsi Kas Pada transaksi penjualan tunai, fungsi kas bertanggung jawab untuk
menerima kas dari pembeli dan mengcap lunas nota penjualan. Fungsi ini dilakukan oleh kasir.
c. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh konsumen. Fungsi ini dilakukan
oleh bagian gudang. d.
Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang yang telah dipesan ke konsumen. Fungsi ini dilakukan oleh bagian gudang.
e. Fungsi Pencatat
Pada transaksi penjualan tunai, fungsi pencatat bertanggung jawab dalam pengelolaan kas, penyetoran kas ke bank, pencatatan transaksi
penjualan dalam buku kas dan mencatat semua pengeluaran operasional yang terjadi di toko. Fungsi ini dilakukan oleh bagian akuntansi.
3. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
yang sudah dilaksanakan CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a.
Prosedur Order Penjualan Pada prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari konsumen.
Mengisi nota
penjualan tunai
sebanyak tiga
rangkap dan
menyerahkannya ke fungsi kas. b.
Prosedur Penerimaan Kas Pada prosedur ini, kasir menerima nota penjualan tunai dari fungsi
penjualan dan menerima kas dari konsumen. Setelah menerima
pembayaran dari konsumen, mengcap lunas semua nota penjualan dan menerahkan nota penjualan lembar satu untuk konsumen, lembar dua
untuk fungsi gudang sedangkan lembar tiga dan kas diserahkan ke fungsi pencatat.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Pada prosedur ini, fungsi gudang membuat surat jalan setelah menerima nota penjualan lembar dua dari bagian kasir. Fungsi gudang
menyiapkan barang dan mengirimkan ke konsumen dengan membawa surat jalan. Setelah barang diterima konsumen, fungsi gudang meminta
tanda tangan konsumen pada surat jalan dan menyerahkan surat jalan lembar satu untuk konsumen, sedangkan lembar dua diarsipkan dan
lembar tiga untuk fungsi pencatat. d.
Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Pada prosedur ini, fungsi kas melakukan pencatatan penjualan tunai
berdasarkan nota penjualan dari fungsi penjualan. e.
Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Pada prosedur ini, fungsi pencatat menyetorkan kas yang diterima dari
penjualan tunai ke bank setelah mencocokan dokumen dari fungsi kas dan fungsi gudang.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Pada prosedur ini penerimaan kas dicatat oleh bagian akuntansi dan membuat jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi mencatat harga pokok penjualan selama satu periode berdasarkan barang yang terjual.
4. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tuani Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai di
CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a.
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini berupa nota penjualan tunai yang digunakan untuk
mengetahui transaksi penjualan tunai yang diisi oleh fungsi penjualan. Dalam dokumen ini tercatat data konsumen, tanggal transaksi, nama
barang, kuantitas harga satuan, jumlah harga dan otorisasi yang bersangkutan.
b. Surat Jalan
Dokumen ini digunakan untuk bukti barang telah diterima oleh konsumen setelah ditandatangani. Dokumen ini tercatat nama
konsumen, jumlah dan nama barang yang dikirim. c.
Laporan Penjualan Tunai Dokumen ini terjadi apabila terdapat penjualan barang oleh konsumen.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi kas sebagai pertanggungjawaban kepada fungsi pencatat. Dokumen ini berisi tanggal terjadinya
penjualan barang, data barang dan jumlah kas yang diterima.
d. Bukti Setor Bank
Dokumen ini digunakan untuk mencatat tentang data penyetor, nomor rekening, jumlah nominal rupiah setoran, dan tanggal dilakukannya
setoran. Format dokumen ini sudah ditentukan oleh bank dan diisi oleh fungsi pencatat saat akan melakukan penyetoran kas ke bank.
e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Perusahaan melakukan rekapitulasi harga pokok penjulan untuk perhitungan laba rugi selama satu periode.
5. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan
tunai di CV. Gema Sakti Perkasa adalah sebagai berikut : a.
Kartu Gudang Catatan ini dibuat oleh fungsi gudang yang berisi informasi jumlah tiap
jenis barang dan yang ada di gudang termaksud barang masuk dan barang keluar.
b. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen
Catatan ini digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh konsumen. Catatan ini berisi nomor nota, nama serta
alamat konsumen, nama barang, jumlah barang dan keterangan. c.
Jurnal Penjualan Catatan ini digunakan untuk mencatat penjualan yang telah terjadi
berdasarkan nota penjualan.
marketing pramuniaga
mulai
menerima order
konsumen
membuat NP
2
1 NP
1 3
NP = Nota Penjualan
6. Gambaran sistem akuntansi penjualan tunai yang dilaksanakan CV. Gema Sakti Perkasa dalam bentuk
flowchart
Gambar VIII.
Flow Chart
Penjualan Tunai Bagian Marketing
laporan penj. harian
3
kasir
1
NP
menerima uang
otorisasi cap lunas
3 2
1 2
NP 1
2 3
membuat laporan
penjualan harian
konsumen bersama
uang
NP = Nota Penjualan T
Gambar IX.
Flow Chart
Penjualan Tunai Bagian Kasir
gudang
2
NP
mencatat persediaan
menyiapkan barang
membuat SJ
SJ
mengirim barang
menerima SJ ttd
konsumen
NP SJ
5 2
1 2
3
konsumen 1
2 3
2
4 4
SJ
mencatat barang telah
diterima konsumen
BPBK SJ
2
2
bersama dengan
barang NP = Nota Penjualan
SJ = Surat Jalan BPBK = Bukti Pengluaran Barang Konsumen
kartu gudang
N
Gambar X.
Flow Chart
Penjualan Tunai Bagian Gudang
akuntansi
5
NP SJ
NP
mencocokan mengisi
BSB
BSB
membuat jurnal penj
tunai lap keuangan
jurnal penj 3
3 2
3
1 2
bersama uang
bank bersama
uang
SJ NP
2 3
3
NP = Nota Penjualan SJ = Surat Jalan
BSB = Bukti Setor Bank selesai
N
Gambar XI.
Flow Chart
Penjualan Tunai Bagian Akuntansi
Uraian Kegiatan : Fungsi Penjualan
Marketing
: Menerima order dari konsumen
Melakukan transaksi dengan konsumen Membuat NP
Menyerahkan tiga rangkap NP ke fungsi kas Fungsi Kas :
Menerima tiga rangkap NP dari fungsi penjualan Menerima kas dari konsumen serta memberi tanda lunas NP
Menyerahkan NP lembar satu ke konsumen, lembar dua ke fungsi gudang, lembar tiga bersama kas ke bagian akuntansi
Membuat laporan penjualan harian Fungsi Gudang :
Menerima NP lembar dua dari fungsi kas Mencatat persediaan di kartu gudang
Menyiapkan barang yang dipesan dan membuat SJ sebanyak tiga rangkap
Mengirimkan barang ke konsumen Meminta tanda tangan pada SJ dan menyerahkan SJ lembar satu ke
konsumen dan membawa SJ lembar dua dan tiga Mengarsipkan SJ lembar dua dan menyerahkan SJ lembar tiga ke
bagian akuntansi Mengisi BPBK
Bagian Akuntansi : Menerima uang beserta NP lembar tiga dari fungsi kas dan SJ lembar
tiga beserta NP lembar dua dari fungsi gudang Mencocokan dokumen yang diterima dan mengisi BSB
Menyetorkan uang ke bank Membuat jurnal penjualan
7. Perbandingan teori sistem akuntansi penjualan tunai dengan kondisi yang sudah ada dalam perusahaan.
a. Fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 2. Perbandingan teori tentang fungsi – fungsi yang
terkait sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Fungsi Penjualan
Pada perusahaan dilakukan oleh
bagian
marketing
pramuniaga
2. Fungsi Kas
Pada perusahaan dilakukan oleh
bagian kasir
yang kemudian menyerahkan kas
ke bagian akuntansi.
3. Fungsi Gudang
Pada perusahaan dilakukan oleh bagian gudang.
4. Fungsi
Pengiriman Pada perusahaan dilakukan
oleh bagian gudang.
5. Fungsi Pencatat
Pada perusahaan dilakukan oleh bagian akuntansi.
Sumber : Data diolah
b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 3. Perbandingan teori tentang jaringan prosedur yang
membentuk sistem akuntansi penjualan tunai
Sumber : Data diolah
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Prosedur order
penjualan Dalam prosedur ini bagian
marketing
menerima order dari konsumen dan membuat
faktur penjualan tunai berupa nota penjualan.
2 Prosedur
penerimaan kas Dalam prosedur ini bagian
kasir menerima kas dari kosumen dan memberikan
cap
lunas pada
nota penjualan.
3. Prosedur
penyerahan barang
Dalam prosedur ini bagian gudang menyiapkan barang
dan mengirmkannya
ke konsumen setelah menerima
nota penjualan dari bagian kasir
4. Prosedur
pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini bagian kasir
mencatat transaksi
penjualan tunai harian
5. Prosedur
penyetoran kas ke bank
Dalam prosedur ini bagian akuntansi
melakukan penyetoran kas ke bank setiap
hari jika terdapat transaksi penjualan.
6. Prosedur
Pencatatan penerimaan kas
Dalam prosedur ini bagian akuntansi yang melakukan
pencatatan penerimaan kas.
7. Prosedur
pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini bagian akuntansi
mencatat harga
pokok penjualan selama satu periode.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai Tabel 4. Perbandingan teori tentang dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Faktur penjualan
tunai Perusahaan
menggunakan nota penjualan sebagai faktur
penjualan tunai.
2. Pita register kas
Perusahaan tidak
menggunakan mesin register kas.
3. Bukti setor bank
Bukti setor
bank menggunakan slip setoran
dari bank.
4. Faktur COD
Perusahaan tidak
menggunakan faktur COD.
5. Rekapitulasi
harga pokok penjualan
Perusahaan melakukan
rekapitulasi harga
pokok penjualan untuk perhitungan
pendapatan selama
satu periode.
Sumber : Data diolah d. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Jurnal penjualan
Pencatatan penjualan
dilakukan dalam buku catatan penjualan.
2. Jurnal penerimaan
kas Pencatatan penerimaan kas
digabung dalam buku catatan penjualan.
3 Jurnal umum
Perusahaan tidak membuat jurnal umum
Tabel 5. Perbandingan teori tentang catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai lanjutan
4. Kartu gudang
Pencatatan barang masuk dan keluar dicatat pada kartu
gudang
Sumber : Data diolah e. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas Tabel 6. Perbandingan teori tentang struktur organisasi yang
memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Sumber : Data diolah
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Fungsi penjualan
terpisah dari fungsi kas
Perusahaan sudah melakukan pemisahan
fungsi antara
penjualan dengan kas 2
Fungsi kas terpisah dari
fungsi pencatat Perusahaan sudah melakukan
pemisahan fungsi kas dengan fungsi pencatat
3 Fungsi
pengiriman terpisah dengan
fungsi gudang Perusahaan belum melakukan
pemisahan antara
fungsi pengiriman dengan fungsi
gudang
4 Transaksi
penjualan dilaksanakan oleh
lebih dari satu fungsi
Transaksi penjualan
pada perusahaan
sudah dilaksanakan lebih dari satu
fungsi, meskipun
masih terdapat penggabungan antara
fungsi gudang dan fungsi pengiriman
f. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
Tabel 7. Perbandingan teori tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Penerimaan order
dari pembeli diotorisasi oleh
oleh bagian penjualan
Terdapat otorisasi
yang dilakukan
oleh bagian
penjualan pada
nota penjualan
2 Penerimaan kas
diotorisasi oleh fungsi kas
Terdapat otorisasi
yang dilakukan fungsi kas dalam
penerimaan kas
3 Penyerahan
barang diotorisasi oleh fungsi
pengiriman Fungsi
gudang yang
melakukan otorisasi
surat jalan penyerahan barang.
4 Pencatatan ke
dalam buku jurnal diotorisasi oleh
fungsi pencatat Jurnal penjualan diotorisasi
oleh fungsi pencatat dengan menyertakan nota penjualan.
Sumber : Data diolah
g. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Tabel 8. Perbandingan teori tentang adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
No Teori
Kondisi Perusahaan
Keterangan Ada
Tidak
1. Faktur bernomor
urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjaw abkan oleh fungsi
penjualan Faktur
yang dimiliki
berangkap tiga dan belum bernomor urut tercetak, dan
pemakaiannya dapat
dipertanggungjawabkan oleh bagian
marketing
2 Jumlah kas yang
diterima dari penjualan tunai
disetor seluruhnya ke bank pada hari
yang sama dengan transaksi
penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya Kas
yang diterima
dari penjualan disetorkan ke bank
pada hari yang sama oleh bagian akuntansi
3 Penghitungan
saldo kas yang ada di tangan
fungsi kas secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi
pemeriksa intern Penghitungan
saldo kas
dilakukan setiap hari sebelum perusahaan tutup. Perusahaan
tidak memiliki pemeriksaan intern, tetapi penghitungan
mendadak
hanya akan
dilakukan bila ada permintaan dari direktur
Sumber : Data diolah
B. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan proses analisis masalah untuk