DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS CV SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO
commit to user
DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENUALAN TUNAI, PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM
STUDI KASUS : CV SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO
TESIS
Diajukan untuk melengkapi Tugas –Tugas dan Memenuhi Syarat – Syarat Guna Mencapai Derajat Magister Sains Program Studi Magister Akuntansi
Fakultas Ekonomi Univesitas Sebelas Maret Surakarta
Diajukan Oleh : Anang Endiyarko
NIM : S 4307007
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tesis dengan
judul “DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI,
PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM STUDI KASUS : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO”. Diajukan untuk melengkapi tugas–tugas dan memenuhi syarat-syarat Guna Mencapai Derajat Magister Sains Program Studi Magister Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam Penulisan tesis ini banyak mendapat bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak & Ibuku yang selalu memberi dukungan baik materiil dan moril.
2. Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com.,Ak., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
3. Ibu Prof.Dr.Rahmawati, ,M.Si, Ak selaku dosen pembimbing I.
4. Bapak Doddy Setiawan, SE.,M.Si, IMRI,Ak selaku dosen pembimbing II.
5. Bapak Dr. Bandi, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Magister Akuntansi.
6. Bapak Joko Mintuno,STP selaku Direktur Utama CV. Solofood Indonusa.
7. Bapak Drs. Widi Nugraha selaku Direktur Operasional CV. Solofood Indonusa.
8. Seluruh Dosen Fakultas ekonomi yang telah membantu memberikan bekal ilmu
dalam perkuliahan.
9. Seluruh staf dan karyawan Fakultas ekonomi yang telah membantu dalam perkuliahan.
(8)
commit to user
10.Seluruh Staf dan karyawan CV. Solofood Indonusa.
11.Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan atas segala bentuk bantuan moril maupun materiil yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penulis menyadari bahwa tesis ini jauh dari sempurna mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun.
Akhir kata penulis berharap bahwa penulisan tesis ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 2010
(9)
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ... v
HALAMAN MOTTO ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
ABSTRAK ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Perumusan Masalah Penelitian ... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sekilas Sistem ... 6
2.2 Definisi Sistem ... 7
(10)
commit to user
2.4 Informasi ... 10
2.5 Sistem Informasi Akuntansi ... 13
2.6 Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi…………... 14
2.7 Contoh SIA sebagai Pusat Informasi Perusahaan……… 15
2.8 Sistem Informasi akuntansi dan Lingkungan Bisnis …………...……… 17
2.9 Komponen Sistem Informasi ... 18
2.10 Data dan Informasi Akuntansi ... 19
2.11 Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan ... 22
2.12 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai ... 24
2.13 Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer ... 25
2.14 Pendekatan Teknologi Informasi ... 29
2.15 Tahapan Analisis Sistem ... 30
2.16 Studi Kelayakan ... 30
2.17 Analisa Kebutuhan ... 31
2.18 Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Umum………….………...……. . 34
2.19 Unsur –unsur dalam Siklus Akuntansi Umum ……….. 34
2.20 Bentuk Laporan Keuangan Manufaktur ……….………...……..…….. 35
2.20.1 Laporan Keuangan… ……….. 37
2.20.2 Harga Pokok Produksi ……….. 39
2.20.3 Jurnal Penutup ………... 43
(11)
commit to user
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Obyek Penelitian ... 67
3.2 Sejarah singkat Perusahaan ... 68
3.3 Aktifitas CV Solofood Indonusa ... 69
3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 69
3.5 Metode Penelitian ... 75
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1Rancangan Sistem Akuntansi Umum ……… 77 4.1.1 Sistem Informasi Akuntansi Umum ………... 77
4.1.1.1Komponen Siklus Akuntansi Umum ……… 77
4.1.1.2Kebijakan Akutansi Umum ………... 85
4.1.1.3Kebijakan Operasional Akuntansi Umum ……….... 85
4.1.1.4Sistem dan Prosedur Akuntansi Umum ………. 85
4.2Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit... 88
4.2.1 Kebijakan Operasional Penjualan ………. 88
4.2.2 Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit ………. 88
4.2.3 Penjelasan Mengenai Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ………… 88
4.2.4 Form – form yang digunakan dalam sistem penjualan ... 89
4.2.5 Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penjualan Kredit.………... 90
4.2.6 Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ... 91
4.2.7 Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit ……… 92
(12)
commit to user
4.2.8 Bagian atau fungsi yang terkait dalam sistem penjualan
Kredit ... 93
4.2.9 Unsur – unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan Kredit ... 94
4.2.10 Uraian Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit pada CV. Solofood Indonusa………. 97
4.2.11 Pembahasan ... 99
4.2.12 Sistem Informasi Akuntansi Piutang ………. 106
4.3Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai... 108
BAB V KESIMPULAN ... 115
5.1 Kesimpulan ………... 115
5.2 Keterbatasan ……….. 116
(13)
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Tahapan Pengembangan Sistem………... 29
Gambar 2.2 : Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai………... 58
(14)
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Neraca Perusahaan Manufaktur………... 36
Tabel 2.2. Laporan Laba Rugi Perusahaan Manufaktur ………... 37
Tabel 2.3. Skedul Harga Pokok Produksi………... 38
Tabel 2.4. Neraca Lajur Sebagian………... 42
(15)
commit to user
xii
PENJUALAN KREDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UMUM (STUDI KASUS : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO).
Disusun Oleh : ANANG ENDIYARKO
NIM S4307007
CV. Solofood Indonusa merupakan perusahaan UKM yang berdiri pada tgl 29 Maret 2009. Dengan demikian perusahaan ini masih merupakan perusahaan
yang belum mapan baik itu secara internal maupun eksternal. Dari sisi internal perusahaan ini belum memiliki sistem informasi akutansi, untuk itulah peneliti mencoba untuk merancang, mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem informasi akuntansinya. Dari sisi eksternal, perusahaan ini merupakan perusahaan yang memiliki kompetitor yang banyak, dengan kata lain entry barrier dari usaha ini cukup tinggi. Untuk itu informasi untuk industri ini sangat penting karena digunakan untuk mengelola perusahaan (internal) dan untuk bersaing dengan kompetitor (eksternal).
Sistem informasi akuntansi disini berperan penting untuk keterlangsungan hidup dari perusahaan, karena jika belum ada sistem informasi maka ketersediaan data untuk pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian tidak dapat dilakukan, sedangkan untuk membentuk sistem informasi akuntansi dibutuhkan dana yang cukup
besar. Hal inilah yang mendasari peneliti untuk untuk merancang,
mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi pada perusahaan ini dengan penggunaan sumber daya dengan batasan tertentu. Metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus, yaitu metode yang memusatkan perhatian secara mendalam dan intensif pada objek yang diteliti. Objek penelitiannya adalah CV.Solofood Indonusa di Sukoharjo.
Pembahasan sistem informasi akuntansi pada penelitian ini mencakup (1) sistem akuntansi penjualan tunai, (2) sistem akuntansi penjualan kredit, (3) sistem akuntansi umum. Sistem Informasi akuntansi umum yang diterapkan di CV. Solofood Indonusa memiliki beberapa unsur yaitu jurnal kas masuk, jurnal kas keluar, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penyesuaian, buku besar, laporan laba rugi, laporan neraca. Untuk sistem informasi penjualan yang diterapkan di CV.Solofood Indonusa menghasilkan beberapa data yaitu data penjualan harian, laporan persediaan barang jadi, laporan piutang, data retur penjualan, data barang tidak laku atau Bad Stock, data peforma area penjualan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, Sistem Akuntansi Penjualan Kredit, Sistem Akuntansi Umum Studi Kasus, CV. Solofood Indonusa
(16)
commit to user
xii
(CASE STUDY : CV. SOLOFOOD INDONUSA DI SUKOHARJO). Disusun Oleh :
ANANG ENDIYARKO NIM S4307007
CV. Solofood Indonusa is a small medium company. This company was build on March, 29 2009, so this company is still need to organize. According to the internal condition researcher try to design and implemented accounting information system because in the present moment the company does not have accounting information system. According to the external condition, This company have a lot of competitor, high entry barrier to the market. According to the condition information in this industry is very important because it is used to manage the company and to compete with the competitor.
Accounting information system play the important role in dealing with the going concern of this company, if there is no information system during this period then the company will difficult to make a decision, planning and controlling. To build an information system is expensive, according to those condition researcher want to try build an information system with limited resources. Researcher use case study method to doing the research. Case study method is a research method that concentrate the research intensively and deeply to the research object, Which is CV. Solofood Indonusa.
Limitation of this research is only concentrate on (1) Credit Sales Information System, (2) Cash Sales Information System, (3) General Accounting System. Overall, the conclusion from this research are (1) Accounting information system can be implemented on the CV. Solofood Indonusa, (2) There is a problem with human resources necessity, but it can be solve with a few adjustment on the Accounting Information System.
Keyword : Sales Information System, General Accounting System, Case Study Method, CV. Solofood Indonusa.
(17)
commit to user 1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang unik akan informasi. Kebutuhan tersebut tidak hanya terbatas pada jenis maupun karakteristik informasi saja, namun lebih jauh lagi menyangkut relevansi informasi yang dihasilkan, kecepatan alur informasi dari satu bagian ke bagian lain dalam organisasi, kualitas keakuratan informasi, target nilai ekonomis informasi yang diperoleh, batasan biaya yang harus dikeluarkan dalam pengolahan informasi, struktur para pengguna informasi, dan lain sebagainya. Untuk menjamin agar informasi dapat mengalir dengan baik dalam sebuah organisasi dan dapat mendukung segala perencanaan yang telah disusun, maka perlu dikembangkan sebuah sistem informasi untuk perusahaan. Melihat bahwa dalam sistem informasi tersebut banyak sekali terlibat komponen internal organisasi dan komponen eksternal lain, maka perlu adanya strategi khusus untuk menjamin terjadinya the flow of information
yang efektif dan berkualitas.
Untuk membentuk sistem informasi akuntansi dibutuhkan sumber dana yang tidak sedikit, hal itulah yang mendasari penulis untuk mendesain sistem informasi akuntansi dengan batasan sumber daya tertentu.
Penelitian mengenai perancangan sistem informasi akuntansi telah dilakukan oleh Zafir (2008) dengan obyek penelitian RSUD Karanganyar sebagai BLU. Penelitian ini membatasi penelitian pada system planning,
(18)
commit to user
system analysis, dan system design. Pada tahap system design akan dilakukan pengembangan dan perancangan sistem informasi akuntansi yang meliputi kegiatan perancangan output, input, proses dan file. Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa kondisi Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar adalah sebagai berikut: (1) kurangnya informasi keuangan yang up to date dan kontinyu baik yang bersifat keuangan maupun manajemen. Hal ini terlihat dari laporan yang diterbitkan terlambat dan tidak kontinyu setiap akhir bulan. (2) laporan-laporan akuntansi per bidang dibuat terpusat yaitu pada bidang keuangan, baik laporan akuntansi keuangan maupun manajemen. Hal ini berdampak pada sulitnya pemantauan biaya per bidang selama satu periode, (3) belum terdapat standar operasi dan prosedur yang baku untuk mengatur operasional organisasi. Penelitian lainnya adalah Hananto (1997) mengenai perancangan sistem informasi akuntansi pada Perguruan Tinggi Negeri sebagai Badan Hukum Milik Negara.
Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood, 2000:1). Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan keuangan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem informasi akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir,
(19)
commit to user
catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku besar pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2000:3).
Dari definisi tersebut diatas maka sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki peran yang penting. Perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis ini merupakan perusahaan yang baru saja berdiri, tentunya kesiapan mengenai sistemnya masih belum sempurna. Sebagai contoh, dalam melakukan transaksi pembelian, pembayaran dan penerimaan barang dilakukan oleh satu orang/personel saja. Hal ini tentu saja sangat rawan dari sisi pengendalian internal.
Dewasa ini pemerintah mulai memberdayakan Usaha Kecil dan Menengah, yang dilakukan oleh Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia. Dalam hal ini tentunya untuk membantu mengelola usaha tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang mendukung kelangsungan usahanya. Untuk membentuk sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan UKM tentunya akan berbeda dengan membentuk SIA di perusahaan yang sudah besar. Sebagai contoh dari sudut pandang biaya dan kesulitannya. Dengan kondisi seperti ini sistem informasinya harus bisa menyesuaikan dengan karakter bisnis perusahaan ini. Artinya Sistem informasi yang dibentuk dapat menyesuaikan dengan karakter bisnis dan mendukung bagi pengguna informasi.
Ada beberapa alasan penyusunan sistem ini dilakukan (Jogiyanto, 2005), yaitu:
(20)
commit to user
a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
Saat ini perusahaan belum memiliki sistem informasi akuntansi, dan oleh sebab itu penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan CV. Solofood Indonusa. Pada saat ini CV. Solofood Indonusa dalam melakukan pencatatan transaksi masih menggunakan sistem informasi akuntansi yang belum sesuai dengan kebutuhan data yang digunakan oleh perusahaan. Sebagai contoh, saat ini untuk klasifikasi biaya tiap departemen tidak ada sehingga penghitungan atas harga pokok produksi dan laba kotor masih tidak dapat ditentukan.
MAKSI UNS sebagai salah satu wadah pendidikan akuntansi akan dapat memberikan kontribusi dalam pengembangan sistem informasi akuntansi untuk UKM (Usaha Kecil Menengah). Dengan melalui penelitian ini diharapkan kontribusi MAKSI UNS kepada masyarakat akan menjadi lebih nyata.
(21)
commit to user
1.2. Perumusan Masalah Penelitian
Berdasarkan uraian diatas, maka permasalahan penelitian ini dapat dinyatakan dalam kalimat tanya sebagai berikut:
1.2.1 Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pokok di CV. Solofood Indonusa ?
1.2.2 Bagaimana rancangan sistem informasi akutansi penjualan tunai di CV.Solofood Indonusa ?
1.2.3 Bagaimana rancangan sistem informasi akutansi penjualan kredit di CV.Solofood Indonusa ?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah penelitian diatas, maka penelitian ini bertujuan:
1.3.1 Mendesain sistem informasi akuntansi pokok yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa.
1.3.2 Mendesain sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa.
1.3.3 Mendesain sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang sesuai dengan karakter perusahaan pada CV. Solofood Indonusa.
(22)
commit to user
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain : 1.4.1 Bagi Perusahaan.
Dapat memperoleh sistem informasi yang riil untuk lebih meningkatkan reputasi dan pengambilan keputusan yang terkait dengan akuntansi dan keuangan.
1.4.2 Bagi Akademisi.
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi untuk melakukan penelitian serupa lebih lanjut.
(23)
commit to user 7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sekilas Sistem
Tiap bentuk usaha mempunyai struktur organisasi. Organsasi
merupakan kumpulan unit–unit pengambilan keputusan untuk
mewujudkan tujuan, sebagai sistem tiap organisasi menerima masukan dan menjadi keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Secara konseptual seluruh sistem organisasi mencapai tujuannya melalui proses alokasi sumber daya yang diwujudkan melalui proses pengambilan keputusan manajerial (Bodnar & Hopward , 2000:2), bentuk usaha yang baik akan mempunyai suatu sistem yang baik. Sistem diciptakan untuk menangani semua masalah yang sering terjadi atau kejadiannya rutin terjadi (Mulyadi, 2000:3), oleh karena itu sistem yang baik akan mampu menangani semua masalah dengan resiko yang minimal. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Bodnar & Hopward ,2000:3).
Menurut Mulyadi (2000:48) dalam analisis sistem, Sumber informasi untuk pengembangan sistem informasi akuntansi adalah:
1. Sistem akuntansi yang digunakan.
2. Sumber Intern yang lain. 3. Sumber – sumber Luar.
(24)
commit to user
Terdapat beberapa manfaat dari analisis ini yaitu:
1. Efektifitas sistem akuntansi yang saat ini digunakan.
2. Ide Rancangan.
3. Identifikasi Sumber Daya.
4. Pengetahuan Konversi.
5. Titik Awal yang sama dalam menuju perubahan baru.
Terdapat 4 siklus dalam aktifitas bisnis yang umum yaitu Siklus Pendapatan, Pengeluaran, Produksi dan Keuangan. Siklus pendapatan dan pengeluaran merupakan bagian dari siklus pemrosesan transaksi. Pendapatan adalah peningkatan kotor atas ekuitas pemilik sebagai hasil dari penjualan barang dagang, penerimaan jasa yang diberikan pada pengguna, sewa atas hak milik, pinjaman uang, dan kegiatan bisnis dan kegiatan profesional lain yang dimasukkan dalam penghasilan. Pengeluaran adalah biaya-biaya yang telah digunakan dalam proses untuk menghasilkan pendapatan.
2.2. Definisi Sistem
Pengertian sistem menurut Moscove dan Simkin (1984:4) mendefinisikan sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi bagian–bagian atau subsistem–subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama.
(25)
commit to user
Sistem adalah kumpulan elemen–elemen yang menimbulkan
hubungan satu dengan yang lainnya (Bodnar, 2000:2). Menurut Midjan dan Susanto (2003:3) definisi sistem dan prosedur adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedur-prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan pekerjaan tata usaha (clerical operations) yang biasanya melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian/lebih yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan yang seragam dari transaksi-transaksi yang berulang-ulang dalam perusahaan.
Mulyadi (2000:2) merinci lebih lanjut pengertian umum seperti berikut ini :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur–unsur.
2. Unsur–unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
(26)
commit to user
2.3. Karakteristik Sistem
Karakteristik suatu sistem menurut Jogiyanto (2005) seperti berikut ini:
1. Komponen sistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk 1 kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem dari sistem.
2. Batas Sistem.
Batas sitsem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar sistem.
Lingkungan luar sitsem dapat bersifat menguntungkan atau merugikan suatu sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan atau dikendalikan jika tidak akan menggangu kelangsungan hidup sistem.
4. Penghubung sistem.
Penghubung sistem merupakan media pendukung / penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya untuk membentuk satu kesatuan.
(27)
commit to user
5. Masukan sistem.
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input (perawatan) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi signal input adalah energi yang diproses untuk dapat menjadi keluaran.
6. Keluaran sistem.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang telah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah sistem berfungsi merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem.
Sasaran dari sistem sangat menentukan seklai masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasarannya.
2.4. Informasi
Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan yang dihasilkan dari suatu sistem informasi. Informasi adalah data yang bergna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar mengambil keputusan yang tepat (Bodnar & Hopwood, 2000:1).
(28)
commit to user
Pengertian Informasi menurut Wilkinson (2000:5) adalah sebagai berikut: ”Informa tion is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended”.
Menurut definisi tersebut, informasi berguna bagi seseorang yang mengharapkannya. Informasi mempunyai nilai bagi perusahan dan manajernya karena inforamsi diperlukan untukmembuat suatu keputusan dan melakukan suatu kegiatanyang diinginkan. Informasi sangat membantu dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan. Menurut Jogiyanto (2005:10) kualitas dari informasi tergantung dari 3 hal yaitu :
1. Akurat.
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias serta menyesatkan selain itu informasi harus jelas menemui maksudnya.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai. Informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan
Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Kerelevanan informasi untuk masing – masing orang berbeda satu dengan yang lain. Nilai dari suatu sistem informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu Informasi
(29)
commit to user
dikatakan bernilai apabila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur – prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi dapat menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi (Jogiyanto, 2005:35).
Menurut Jogiyanto (2005:12) Informasi terdiri dari komponen antara lain:
1. Blok masukan input mewakili data masuk ke dalam sistem
informasi yang meliputi metode–metode dan media–media untuk mengungkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok Model yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
(30)
commit to user
2.5. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi adalah suatu set aktifitas bisnis yang sering terjadi dan pemrosesan data berkaitan dengan operasi dalam pengolahan produk – produk (Romney dan Steinbart, 2006 : 468).
Menurut Mulyadi (2000:15-18) sistem akuntansi dalam perusahaan manufaktur adalah sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi pokok
Merupakan organisasi formulir atau dokumen (business pa pers), jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan. Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu). Dokumen sumber dan dokumen pendukung merupakan keluaran berbagai sistem berikut ini: (1) sistem akuntansi piutang, (2) sistem akuntansi utang, (3) sistem akuntansi penggajian dan upah, (4) sistem akuntansi biaya, (5) sistem akuntansi kas, (6) sistem akuntansi persediaan, (7) sistem akuntasi aktiva tetap.
2. Sistem akuntansi piutang
Sistem akuntansi piutang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang.
3. Sistem akuntansi utang
Sistem akuntansi yang dirncang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang.
(31)
commit to user
4. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah.
5. Sistem akuntansi biaya
Sistem akuntansi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya.
6. Sistem akuntansi kas
Sistem akuntansi kas dirancang untuk menangani transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas.
7. Sistem akuntansi persediaan
Sistem akuntasi persediaan dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. 8. Sistem akuntansi aktiva tetap
Sistem akuntansi aktiva tetap dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mtuasi aktiva tetap.
2.6. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi (Mulyadi, 2000:19) adalah:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
(32)
commit to user
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (relia bility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Menurut Wilkinson (2000:1) tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi adalah:
1. Untuk medukung operasional harian (To support da y to day operations).
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil
keputusan internal (To support decion ma king by internal decision ma kers).
3. Untuk meneuhi kewajiban yang terkait dengan pelayanan (To fullfill obligations relating to stewardishing).
2.7. Contoh SIA sebagai Pusat Informasi Perusahaan
Bagian penjualan mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data
(33)
commit to user
yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran. Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu:
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak ekstern.
2. Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.8. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, ma teria ls, equipment, suppliers, personal, dan funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 2000:30).
(34)
commit to user
Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,
menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to da te, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.
Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan.
(35)
commit to user
Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (2000):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari
tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem.
2.9. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi harian sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun
(36)
commit to user
sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah
mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem
informasi, yaitu prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (ha rdware dan software).
Suatu sistem dibentuk untuk suatu tujuan (lihat Lampiran 2.1.). Tujuan tersebut diterjemahkan dalam prosedur kerja yang akan dilakukan oleh orang/ manusia. Dalam melakukan prosedur kerja tersebut orang / manusia dibantu oleh teknologi informasi (ha rdwa re dan software). Dari prosedur kerja yang dilakukan tersebut akan menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh pengguna informasi.
2.10. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama,
yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data,
pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Untuk data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
(37)
commit to user
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
c. Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya.
d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi sejenis.
e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau
arsip.
f. Melakukan penghitungan.
g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau
perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses
(38)
commit to user
dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan.
Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar, (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi.
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan
informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan
(39)
commit to user
2.11. Definisi Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan.
Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
(40)
commit to user
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi yang dibutuhkan investor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor.
Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.12. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Pada pelaksanaan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan dengan filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif.
Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai
(41)
commit to user
senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan data dasar, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan.
Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi
proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti
telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer -integra ted
ma nufa cturing, teleshopping, teleconference, multifunctional worksta tions secara terintegrasi. Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan.
2.13. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hamper sama dengan sistem manual. Beberapa hal
(42)
commit to user
berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu:
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup
pengendaliannya karena sebagian besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (a udit tria l).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu
merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi untuk memudahkan
pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program
komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.
(43)
commit to user
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi
dikelompokkan sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen (Ma na gement Control).
Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
a. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam rencana induk.
b. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi
yang perlu dipisahkan adalah:
1) Perancangan dan penyusunan program sistem.
2) Operasi pengolahan data.
3) Dokumentasi program dan kepustakaan.
4) Seleksi dan pelatihan karyawan.
5) Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada dalam sistem tersebut.
6) Pengendalian anggaran.
2. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem.
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu melakukan pengendalian intern dalam
(44)
commit to user
mengembangkan sistem informasinya, jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
a. Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan
pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau semacamnya.
b. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini
diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat
komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
c. Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi
seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem. 3. Pengendalian Akses (Access Control).
Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer. Penerapan berbagai teknik pa ssword bertingkat untuk mengendalikan akses setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian akses mencakup lingkup berikut : a. Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap
(45)
commit to user
komputer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
b. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
c. Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap
program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat
memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk
kepentingan pribadi.
d. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.
2.14. Pendekatan Teknologi Informasi
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut:
(46)
commit to user
Gambar 2.1 Tahapan Pengembangan Sistem
2.15. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
(47)
commit to user
2.16. Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling (lihat Lampiran 2.2.).
Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi: 1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
2. Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan. 3. Pengidentifikasian para pemakai sistem.
4. Pembentukan lingkup sistem.
2.17. Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional). Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak
(48)
commit to user
menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan: 1. Keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2. Masukan yang diperlukan sistem.
3. Lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi
keluaran.
4. Volume data yang akan ditangani sistem.
5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai.
6. Kontrol terhadap sistem.
Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
1. Data Flow Diagram
Tujuan dari Da ta Flow Dia gra m yaitu mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagra m. DFD (Da ta F low Diagra m) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/ representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data,penyimpanan data, dan entitas eksternal (lihat Lampiran 2.3.). 2. Entity Rela tiona l Diagram
Bertujuan mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang
(49)
commit to user
ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.
3. Basic Relational Model
ER diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi (lihat Lampiran 2.4.).
4. Da taba se Rela tiona l Model
ER diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang merepresentasikan hubungan antar entitas/ modul/ departemen. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari struktur data yang ada (lihat Lampiran 2.5.).
Database relational model merepresentasikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Rela tional Databa se Accounting System. 5. Flowchart
Bertujuan mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu (lihat Lampiran 2.6.).
(50)
commit to user
F lowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :
a. Dokumen.
b. Program.
c. Proses. d. Sistem.
F lowchart memberikan informasi mengenai: a. Dari “mana” input diterima dan dari “siapa”. b. Output diolah dalam bentuk form tertentu.
c. Langkah - langkah dan lanjutan dari proses transaksi.
d. Data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya. e. Prosedur akuntansi dan pengendalian organisasi yang terlibat.
2.18. Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Umum (Lihat Lampiran 2.7.)
2.19. Unsur – unsur dalam Siklus Akuntansi Umum
1. Transaksi
a. Pembelian.
(51)
commit to user
c. Pengeluaran Kas.
d. Penjualan.
e. Memorial/ Non Tunai.
2. Jurnal
a. Jurnal Pembelian.
b. Jurnal Penjualan.
c. Jurnal Penerimaan Kas.
d. Jurnal Pengeluaran Kas.
Dalam melakukan jurnal terebih dahulu dilakukan
pengelompokan transaksi berdasarkan bagan perkiraan/ chart of a ccount. Bagan Perkiraan adalah daftar yang memuat nomor – nomor rekening yang menjadi dasar pengelompokan.
3. Buku Besar.
4. Buku Besar Pembantu.
5. Neraca Saldo / Neraca Percobaan. 6. Jurnal Penyesuaian.
7. Neraca Saldo Setelah Penyesuaian.
(52)
commit to user
2.20. Bentuk Laporan Keuangan Perusahaan Manufaktur
Perusahaan pengolahan / manufaktur: perusahaan yang mengolah
bahan mentah (bahan baku) menjadi barang jadi. Klasifikasi persediaan pada perusahaan pengolahan :
Persediaan Bahan Baku.
Persediaan Barang Dalam Proses.
Persediaan Barang Jadi.
2.20.1. Laporan Keuangan
Laporan keuangan perusahaan manufaktur hampir sama dengan laporan keuangan perusahaan dagang. Perbedaannya terletak pada bagian Aktiva Lancar di Neraca dan Harga Pokok Penjualan di Laporan Rugi-Laba. Perbandingan Neraca Perusahaan Dagang dan Perusahaan Manufaktur:
Perusahaan Manufaktur Neraca sebagian 31 Desember 2005
Aktiva Lancar: Passiva:
Kas Rp 1.200 Utang Dagang Rp 20.000
Piutang (bersih) 4.000
P ersediaa n: Modal Rp 20.800
Ba rang Ja di Rp 15.000 Laba Rp 8.000
Ba rang Da la m Proses 18.000
Ba han Ba ku 9.000
42.000
Sewa Dibayar di Muka 1.600
48.800 48.800
(53)
commit to user
Perbandingan bagian Harga Pokok Penjualan di Laporan Laba Rugi antara Perusahaan Dagang dan Perusahaan Manufaktur:
Perusahaan Manufaktur Laporan Laba Rugi sebagian
Periode Tahun 2005 Harga Pokok Penjualan:
Persediaan Barang Jadi 1 Januari ………. Rp 12.000
(+) Harga Pokok Produksi (lihat skedul) ……… 688.000
Barang Tersedia Untuk Dijual ………. Rp 700.000
(-) Persediaan Barang Jadi 31 Desember …………. 15.000
Harga Pokok Penjualan Rp 685.000
Tabel 2.2. Laporan Laba Rugi Perusahaan Manufaktur Perusahaan Manufaktur:
Persediaan Barang + Harga Pokok - Persediaan Barang = Harga Pokok Jadi (Awal) Produksi Jadi (Akhir) Penjualan
Pada perusahaan manufaktur diperlukan banyak rekening untuk menentukan harga pokok produksi, tetapi dalam Laporan Rugi-Laba hanya disajikan totalnya saja, sedangkan rinciannya disajikan dalam
Skedul Harga P okok P roduksi.
Contoh Skedul Harga Pokok Produksi (merupa ka n la mpira n La poran Rugi-La ba di ata s):
(54)
commit to user
Skedul Harga Pokok Produksi Tahun 2005
Persediaan Barang Dalam Proses 1 Januari ……….. Rp 10.000
Ditambah:
Ba han Ba ku:
Persediaan 1 Januari ……….. Rp 5.000
Ditambah: Pembelian ………. 100.000
Tersedia Dipakai …………..………... 105.000
Dikurangi : Persediaan 31 Desember 9.000
Bahan Baku Dipakai ……….. Rp 96.000
Bia ya Tena ga Kerja Langsung ……….…. 200.000 Bia ya Overhea d P a brik:
Tenaga Kerja Tidak Langsung ..…… Rp 50.000
Listrik dan Air ……… 140.000
Bahan Habis Pakai Pabrik …………. 30.000
Penyusutan Gedung Pabrik ………... 120.000
Penyusutan Mesin ………... 60.000
Total Biaya Overhead Pabrik ……… 400.000
Total Biaya Produksi tahun ini ……… 696.000
Total Biaya Barang Dalam Proses ……… 706.000 Dikurangi:
Persediaan Barang Dalam Proses 31 Desember ……….. 18.000
Harga Pokok Produksi ……… 688.000
(55)
commit to user
2.20.2. Harga Pokok Produksi
Biaya produksi atau Harga Pokok Produksi (Cost of Goods Ma nufa ctured) merupakan kumpulan dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh dan mengolah bahan baku sampai menjadi barang jadi.
Biaya-biaya tersebut terdiri dari:
Biaya Bahan Baku.
Biaya Tenaga Kerja Langsung.
Biaya Overhead Pabrik.
- Biaya Bahan Baku
Biaya Bahan Baku adalah harga perolehan (harga pokok)
seluruh substansi / materi pokok yang terdapat pada barang jadi.
Bahan baku merupakan bagian Barang jadi yang dapat ditelusur
keberadaannya.
Bahan baku pada sebuah pabrik dapat berasal dari Barang jadi pabrik yang lain.
- Biaya Tenaga Kerja Langsung
Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang memiliki kinerja
langsung terhadap proses pengolahan barang, baik menggunakan kemampuan fisiknya maupun dengan bantuan mesin.
(56)
commit to user
Tenaga kerja langsung memperoleh kontraprestasi yang
dikategorikan sebagai Biaya tenaga kerja langsung. Jadi, Bia ya
Tenaga Kerja Langsung adalah semua kontraprestasi yang diberikan kepada tenaga kerja langsung.
- Biaya Overhead Pabrik
Biaya Overhead Pabrik adalah biaya-biaya yang timbul dalam proses pengolahan, yang tidak dapat digolongkan dalam biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung.
Biaya-biaya yang termasuk dalam biaya overhead pabrik:
Biaya tenaga kerja tidak langsung, seperti upah pengawas, mandor, mekanik, bagian reparasi, dll
Biaya bahan penolong, yaitu macam-macam bahan yang
digunakan dalam proses pengolahan, tetapi kuantitasnya sangat kecil dan tidak dapat ditelusur keberadaannya pada barang jadi.
Biaya penyusutan gedung pabrik, Biaya penyusutan mesin, dll
Akuntansi perusahaan manufaktur dengan sistem fisik:
Rekening Persediaan Bahan Baku hanya digunakan untuk
mencatat nilai bahan baku yang masih tersisa, baik di awal maupun akhir periode.
(57)
commit to user
Transa ksi pembelia n Ba ha n ba ku tidak dicatat ke rekening Persediaan Bahan Baku, tetapi dicatat ke rekening Pembelian Bahan Baku, seperti terlihat pada jurnal berikut:
Mei 17 Pembelian Bahan Baku
Kas / Utang Dagang
Rp 100.000
Rp 100.000
Rekening Persediaan Barang Dalam Proses hanya digunakan
untuk mencatat nilai barang yang masih dalam proses, baik di awal maupun akhir periode.
Rekening Persediaan Barang Jadi hanya digunakan untuk
mencatat nilai barang jadi pada awal dan akhir periode.
Jurnal penyesuaian untuk perusahaan manufaktur sama dengan jurnal penyesuaian untuk perusahaan dagang.
Neraca Lajur untuk perusahaan manufaktur pada prinsipnya sama
dengan neraca lajur untuk perusahaan dagang, tetapi ditambahkan kolom untuk skedul harga pokok produksi.
(58)
commit to user
Contoh Neraca Lajur Sebagian:
Tabel 2.4. Neraca Lajur Sebagian
Perusahaan Manufaktur Neraca Lajur sebagian
Periode tahun 2005
Nama Rekening NSSD Harga Pokok
Poduksi
Laporan
Rugi-Laba
Neraca
Debit Kredit Debit Kredit Debit Kredit Debit Kredit
Persediaan Barang Jadi 12.000 12.000 15.000 15.000
Persed. Barang Dlm. Proses 10.000 10.000 18.000 18.000
Persediaan Bahan Baku 5.000 5.000 9.000 9.000
Pembelian Bahan Baku 100.000 100.000
Biaya Tenaga Kerja Lgsg. 200.000 200.000
Biaya Tenaga Kerja Tak
Lgsg.
50.000 50.000
Biaya Listrik dan Air 140.000 140.000
Biaya Bahan Habis Pakai 30.000 30.000
Biaya Penyst. Gedung
Pabrik
120.000 120.000
Biaya Penyst. Mesin 60.000 60.000
Biaya Pemasaran 40.000 40.000
Penjualan 1.500.000 1.500.000
………. ……….. 715.000 27.000
Harga Pokok Produksi 688.000
(59)
commit to user
2.20.3. Jurnal Penutup
Jurnal penutup untuk perusahaan manufaktur berbeda dengan perusahaan dagang. Dalam perusahaan manufaktur, rekening Harga Pokok Produksi digunakan untuk menutup semua rekening yang akan dilaporkan di Skedul Harga Pokok Produksi. Saldo rekening ini kemudian ditransfer ke rekening Ikhtisar Rugi-Laba.
Contoh:
Des. 31 Harga Pokok Produksi
Persediaan Barang Dalam Proses Persediaan Bahan Baku
Pembelian Bahan Baku
Biaya Tenaga Kerja Langsung Biaya Tenaga Kerja Tak Langsung Biaya Listrik dan Air
Biaya Bahan Habis Pakai
Biaya Penyusutan Gedung Pabrik Biaya Penyusutan Mesin
(untuk menutup rekening-rekening Persediaan Bahan Baku awal, Barang Dalam Proses awal, dan rekening-rekening Biaya produksi)
Rp 715.000 Rp 10.000 5.000 100.000 200.000 50.000 140.000 30.000 120.000 60.000
(60)
commit to user 31 Persediaan Barang Dalam Proses
Persediaan Bahan Baku Harga Pokok Produksi
(untuk mencatat persediaan akhir barang dalam proses dan bahan baku)
Rp 18.000 9.000
Rp 27.000
31 Persediaan Barang Jadi Penjualan
Ikhtisar Rugi-Laba
(untuk mencatat persediaan akhir barang jadi dan menutup rekening penjualan)
Rp 15.000 1.500.000
Rp 1.515.000
31 Ikhtisar Rugi-Laba
Persediaan Barang Jadi Harga Pokok Produksi
(untuk menutup rekening persediaan awal barang jadi dan harga pokok produksi)
Rp 700.000
Rp 12.000 688.000
31 Ikhtisar Rugi-Laba Biaya Pemasaran
(untuk menutup biaya pemasaran)
Rp 40.000
Rp 40.000
(61)
commit to user
2.21. Model Penelitian Untuk Sistem Akuntansi Penjualan
Definisi dari sistem akuntansi menurut Mulyadi (2000:3) adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Sistem informasi akuntansi penjualan terdiri dari kelompok unsur sebagai berikut:
1. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2000:211), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan kredit, fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan menentukan dari gudang mana barang tersebut akan dikirim, dan mengirim surat order pengiriman.
(62)
commit to user b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.
e. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan
mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
(63)
commit to user
f. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
Menurut Mulyadi (2000:41) fungsi ini bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, dan transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang, dan penghapusan kerugian piutang dalam jurnal umum.
Sedangkan dalam pelaksanaan penjualan tunai menurut Mulyadi (2000:462), fungsi yang terkait adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Penjualan
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas. Sedangkan menurut Mulyadi (2000:40) dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini
(64)
commit to user
bertanggung jawab membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari
customer dan merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer.
b. Fungsi kas
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi Gudang
Sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab
untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
(65)
commit to user
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2000:214) adalah sebagai berikut:
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut.
b. Faktur dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
d. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
(66)
commit to user
Sedangkan dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2000:463) adalah sebagai berikut:
a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa.
b. Pita Register Kas
Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Credit Ca rd Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit ca rd center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan juga berfungsi sebagai alat untukmenagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit.
d. Bill of Lading
Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
(67)
commit to user
e. Faktur Penjualan COD (Ca sh on Delivery)
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD dan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan.
f. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor ke bank.
g. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan.
b. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
(68)
commit to user
c. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
d. Kartu Gudang.
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
e. Jurnal Umum.
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit.
(69)
commit to user
c. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
e. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.
4. Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan secara kredit adalah sebagai berikut:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
(70)
commit to user e. Kuantitas produk yang dijual.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Sedangkan informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penjualan tunai adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2000:462):
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam
penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
(71)
commit to user
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain.
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur persetujuan kredit, fungsi penjualan meminta persertujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu ke fungsi kredit.
c. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur pengiriman, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
d. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur penagihan, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang
(72)
commit to user
atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
f. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur distribusi penjualan ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g. Prosedur Pencatatan harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2000:469) adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli membayar harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahakan kepada pembeli.
b. Prosedur penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai
(73)
commit to user
kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank.
Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
(74)
commit to user Mulai Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan tunai
FPT 2 FPT 1 FPT
3
ai
3
2
1 N
Via pembeli Bagian Order
Penjualan Bagian kas
1 FPT 1 Menerima uang dari pembeli Mengopera sikan register kas PRK 1 FPT 3
FPT = Faktur penjualan tunai PRK = Pita register kas
Mengisi bukti setor
bank
FPT 2 BuFkPtiTsetor 1 bank
3
Menyetor kas ke
bank
FPT 2 BuFkPtiTsetor 1 bank 3 Bersana uang Diserahkan ke bank 5 N
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
2 3
FPT 2 Kartu Gudang Menyerahkan barang FPT 2 Bersana barang 4 PRK FPT
1 FPT 2 4
Membanding kan FPT lb 1 dan lb 2
Menyerahkan barang kepada pembeli
2 FPT 1 FPT PRK barang sebagai slip pembungkus Bersana
6 Untuk pembeli
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan
a. Gambar Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
(75)
commit to user
6
PRK FPT 1
Jurnal Penjualan 7 4 Bukti setor bank Jurnal pengiriman kas T 8 RHPP Bukti Memorial Jurnal Umum N Selesai 7 PRK FPT 1
Kartu Perrsediaan Membuat rekapitulasi HPP N Secara periodik RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti Memorial 8 RHPP = Rekapitulasi harga pokok penjualan
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan) Sumber : Mulyadi (2000 : 477)
(76)
commit to user
(77)
(78)
(79)
commit to user
7. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2000:221) adalah
(80)
commit to user sebagai berikut:
Organisasi
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir serta order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit
dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy.
c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan
membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
(1)
commit to user
112
5. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai pada CV. Solofood Indonusa adalah sebagai berikut:
a. Organisasi:
1) Bagian Marketing terpisah dari bagian Penerimaan Kas 2) Bagian Penerimaan Kas terpisah dari bagian Akuntansi
3) Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh bagian Marketing, bagian Penerimaan Kas, bagian Akuntansi
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh bagian Marketing, dengan membuat Nota Penjualan
2) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap.
5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan, yaitu:
a. Pencatatan ke dalam kartu gudang dilaksanakan oleh bagian Marketing.
b. Pencatatan ke dalam laporan penjualan dilaksanakan oleh bagian akuntansi.
c. Pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian
(2)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
113
Akuntansi. c. Praktik yang Sehat
1) Penggunaan Nota Penjualan yang bernomor urut tercetak 2) Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian.
3) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan
6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Bagian Marketing
1) Pembeli datang ke toko/ pabrik 2) Bagian Marketing Melayani
3) Membuat Nota Penjualan 3 lembar: lembar 1 : diserahkan kepada pembeli
lembar 2 : didistribusikan ke bagian penerimaan kas
lembar 3 : disimpan oleh bagian Marketing digunakan sebagai arsip.
b. Bagian Penerimaan Kas
1) Menerima nota penjualan lembar 2 dan 3 dari bagian Marketing bersamaan dengan uang atas pembayaran harga barang dari pembeli.
(3)
commit to user
114
2) Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan nota penjualan lembar 2 dan 3.
4) Menyerahkan laporan penjualan ke bagian Akuntansi. c. Bagian Akuntansi
1) Menerima nota penjualan lembar 3 dari bagian Penerimaan Kas 2) Membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan
kartu persediaan.
(4)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
115
BAB V KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan di CV. Solofood Indonusa, serta pembahasan yang didasarkan pada teori – teori yang relevan dengan permasalahan yang penulis identifikasi pada bab I, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Rancangan sistem akuntansi pokok adalah sistem akuntansi yang memiliki beberapa unsur berikut ini:
a. Jurnal Kas Masuk.
b. Jurnal Kas Keluar. c. Jurnal Penjualan. d. Jurnal Pembelian. e. Jurnal Penyesuaian.
f. Buku Besar.
g. Laporan Laba Rugi.
h. Laporan Neraca.
2. Rancangan Sistem Akuntansi Penjualan kredit dan tunai adalah sistem yang dapat menghasilkan informasi data penjualan yang lengkap dan akurat. Untuk itu sistem informasi penjualan di CV. Solofood Indonusa memiliki beberapa unsur berikut ini:
a. Kertas Kerja Penjualan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan (Secara tunai dan kredit).
(5)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b. Laporan Pen
jualan yang digunakan oleh akuntansi dalam melakukan proses jurnal.
c. Laporan Piutang yang digunakan oleh akuntansi untuk
melakukan proses jurnal.
Data yang akurat dan lengkap adalah data yang menunjukkan unsur–unsur berikut ini :
a. Data penjualan harian
b. Stock harian (Laporan Persediaan barang jadi) c. Data Piutang (Laporan Piutang)
d. Data Retur Penjualan
e. Data barang tidak laku (Bad Stock) f. Data peforma area penjualan
5.2. Keterbatasan
Keterbatasan pada sistem informasi akuntansi ini ketika diimplementasikan adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi ini diimplementasikan di CV. Solofood Indonusa. Untuk dimplementasikan di perusahaan lain ada kemungkinan untuk dilakukan penyesuaian kembali.
2. Penelitian ini membahas (1) sistem akuntansi penjualan kredit, (2) sistem penjualan tunai, (3) sistem akuntansi umum.
3. Dalam melaksanakan penelitian menggunakan metode studi
(6)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
117
a. Waktu penelitian yang terlalu lama
b. Pada saat implementasi di lapangan harus dilakukan proses training kepada operator / adminstrasi sebelum sistem dijalankan.
5.3. Saran
Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan serta simpulan yang penulis sampaikan, penulis memberikan saran bagi perusahaan yang mungkin berguna dan dapat dijadikan bahan pertimbangan, yaitu :
1. Untuk penjadwalan piutang agar lebih terkoordinasi perlu adanya koordinasi antara bagian keuangan dan bagian penjualan.
2. Untuk pemberian bonus maupun potongan agar lebih terkendali
dibatasi jumlah secara nominalnya, dilakukan dengan
mekanisme budgeting.
3. Sistem Akuntansi Umum di CV. Solofood Indonusa masih
menggunakan program excel, maka disarankan agar digunakan program yang terintegrasi, sehingga proses akuntansi umum dapat dilakukan secara otomatis.