Bahan kuliah dan jurnal kesehatan lingkungan

Environmental Health and
Safety Audits

Lawrence B. Cahill et al.

Government Institutes

Environmental
Health and
Safety Audits
8th Edition
Lawrence B. Cahill
Raymond W. Kane
Thomas R. Vetrano
James C. Mauch
Marc E. Gold
Michael M. Meloy
Brian P. Riedel
Lori Benson Michelin

Government Institutes

Rockville, Maryland

Government Institutes, a Division of ABS Group Inc.
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upon the contents of this book. Government Institutes, a Division of ABS Group Inc.
Library of Congress Cataloging-in-Publication Data
Environmental, health and safety audits / Lawrence B. Cahill ... [et al.]
p. cm.
Includes bibliographical references.
ISBN 0-86587-825-0
1. Environmental auditing--United States. I. Cahill, Lawrence B. II. Environmental audits.

TD194.7.E597 2001
658.4’08--dc21
00-054830

To Claire, Brendon, and Bryan, always there when I return....

SUMMARY OF CONTENTS
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
About the Editor and Principal Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Contributing Authors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
PART I. MANAGING A PROGRAM
Chapter 1: Perspectives in EH&S Auditing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Chapter 2: Government Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chapter 3: Legal Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Chapter 4: Elements of a Successful Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Chapter 5: Impact of International Standards on EH&S Audit Programs . . . . . . . . . . . 89
Chapter 6: The Challenges of Meeting ISO 14000 Auditing Guidelines:
Audit Program Gaps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Chapter 7: A Review of Some Typical Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Chapter 8: Benchmarking EH&S Audit Programs: Best Practices and Biggest
Challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Chapter 9: Environmental Auditor Qualifications: Great Expectations . . . . . . . . . . . . 143
Chapter 10: Training EH&S Auditors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Chapter 11: EH&S Audit Training in the Asia Pacific . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Chapter 12: Information Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Chapter 13: Using Groupware to Manage the EH&S Audit Program Documentation
Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Chapter 14: Managing and Critiquing an Audit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
PART II: CONDUCTING THE AUDIT
Chapter 15: Conducting the EH&S Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 16: Typical Compliance Problems Found During Audits . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 17: Conducting Effective Opening and Closing Conferences . . . . . . . . . . . .
Chapter 18: Auditing Dilemmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 19: Preparing Quality EH&S Audit Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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vi / Environmental Health and Safety Audits

Chapter 20: Environmental Auditing: A Modern Fable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Chapter 21: Achieving Quality Environmental Audits: Twenty Tips For Success . . . . 321
PART III: SPECIAL AUDITING TOPICS
Chapter 22: Property Transfer Assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 23: Top Ten Reasons Why Phase I Environmental Assessment Reports Miss
the Mark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 24: Waste Contractor Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 25: Waste Minimization or Pollution Prevention Audits . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 26: Evaluating Management Systems on EH&SAudits . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 27: International EH&S Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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APPENDICES
Appendix A: References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix B: Federal Register Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix C: Sample EPCRA Audit Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix D: Problem Solving Exercises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix E: Summary of Audit Programs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix F: Model EH&S Audit Program Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix G: Model Pre-Audit Questionnaires for EH&S Audits . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix H: Model EH&S Audit Opening Conference Presentation . . . . . . . . . . . . .
Appendix I: Model Environmental Audit Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix J: Model Environmental Audit Appraisal Questionnaire . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix K: Model Management Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix L: Sample Site Assessment Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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TABLE OF CONTENTS
List of Figures and Exhibits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
About the Editor and Principal Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Contributing Authors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
PART I: MANAGING A PROGRAM
Chapter 1: Perspectives in EH&S Auditing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Why Audit? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Growth of Regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Growth in Visibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Growth in Enforcement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Impact on the Regulated Community . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Evolution of Environmental Auditing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
EH&S Auditing Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
EH&S Auditing Roundtable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
The Board of EH&S Auditor Certifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Defining Environmental Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Advantages and Disadvantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Trends in EH&S Auditing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Chapter 2: Government Perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
U.S. EPA Policy Encourages Use of Environmental Auditing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
U.S. EPA’s 1986 Auditing Policy and Elements of Effective Audit Programs . . . . . . .
U.S. EPA’s Audit Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Policy Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Safeguards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Incentives and Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Open and Inclusive Process Utilized to Develop the Audit Policy . . . . . . . . . . . . .

Widespread Use of the Audit Policy to Date with High Satisfaction Rate . . . . . . .
Audit Policy Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relationship to State Laws, Regulations, and Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applicability and Effective Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Policy Redresses Industry Concerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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viii / Environmental Health and Safety Audits

Use of Audit Policy in Corporate-Wide Audit Agreements and Compliance
Incentive Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Corporate-Wide Audit Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compliance Incentive Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Policy Information Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
OSHA’s 2000 Self-Audit Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 3: Legal Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Function of Environmental Assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Role of Environmental Assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Federal Policies Encouraging Environmental Assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overview and Evolution of U.S. EPA Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
U.S. DOJ Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protection Of The Confidentiality Of Environmental Assessments Under
Existing Law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attorney-Client Privilege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Work-Product Doctrine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Self-Evaluative Privilege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
State Environmental Audit Legislation and Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Practical Considerations and Recommendations For Performing Self-assessments . . .

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Chapter 4: Elements of a Successful Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Principles of an Audit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Legal Protections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Scope and Coverage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Facility Audit Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Auditor Selection and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Reports and Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Program Management & Evaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Program Support Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Key Program Issue: Corporate Standards and Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Development of Waste Discharge Inventories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Secondary Containment for Hazardous Materials and Wastes . . . . . . . . . . . . . . . .

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Table of Contents / ix

Internal Reporting of Environmentally Related Incidents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Environmental Recordkeeping/Records Retention Procedures . . . . . . . . . . . . . . . .
External Regulatory Inspection Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Sampling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Continuous Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Evaluating the Results and Implementing the Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 5: Impact of International Standards on EH&S Audit Programs . . . . . . 89
The Key Initiatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
The CERES Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
International Organization for Standardization (ISO) Environmental Standards . . 93
The European Community Eco-Management and Audit Scheme . . . . . . . . . . . . . . 95
The Chemical Industry’s Responsible Care Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
U.S. EPA and OSHA Audit Policies and Performance Programs . . . . . . . . . . . . . . 97
The U.S. Sentencing Commission’s (USSC) Guidelines for Mitigating Factors . . 98
Environmental, Health, and Safety Auditing Roundtable (EAR) Auditing
Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Standards for Performance of EH&S Audits (February 1993) . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Standard for the Design and Implementation of an EH&S Audit Program
(January 1997) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
The Board of EH&S Auditor Certifications (BEAC) Auditing Standards . . . . . . 101
Corporate Responses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Appointment of Environmental Experts to Corporate Boards . . . . . . . . . . . . . . . 102
Voluntary Public Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Third-Party Program Evaluations and Certifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Benchmarking Studies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Chapter 6: The Challenges of Meeting ISO 14000 Auditing Guidelines:
Audit Program Gaps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
A Process to Evaluate the Adequacy of Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Process to Evaluate Auditee Cooperation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A List of Auditees in the Audit Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Identification of “Obstacles Encountered” in the Audit Report . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentation of “Findings of Conformity” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
An Appropriate Code of Ethics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Non-Disclosure or Records Retention Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A Formal Audit Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Auditor Independence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sufficient Program Guidance Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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x / Environmental Health and Safety Audits

Chapter 7: A Review of Some Typical Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Program Overview and Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Start Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Methodology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Methodology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reporting Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Follow-Up Mechanisms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Audit Duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Number of Plants Per Year Audited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Frequency of Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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127

Chapter 8: Benchmarking EH&S Audit Programs:
Best Practices and Biggest Challenges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Overview of Benchmarking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Precisely Define the Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Select Target Companies Using a Variety of Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Create Participation Incentives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop Measurable Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilize Focus-Group Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Best Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reports to Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relationship to Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of Spill Drills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Red Tag Shutdowns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Community Participation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Next Site Participation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of Portable Computers, Intranets, and the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assessment of Ancillary Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of Verification Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Site-Satisfaction Questionnaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Periodic Third-Party Evaluations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Development of a Program Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Table of Contents / xi

Biggest Challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Program Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protocol Updating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
State Regulatory Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unclear or Unknown Corporate Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Misleading Closing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Timeliness and Quality of the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insufficient Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lack of Program Metrics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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140
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142

Chapter 9: Environmental Auditor Qualifications: Great Expectations . . . . . . . 143
Core Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Learned Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inherent Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observations in the Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Worst Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Best Attributes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Making Good Things Happen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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146
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148

Chapter 10: Training EH&S Auditors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
The Need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Trainers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Trainees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Problem Solving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Role-Playing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keys to Making It Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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151
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152
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153

Chapter 11: EH&S Audit Training in the Asia Pacific . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
First Stop: Singapore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
The Transition: Singapore to Japan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Second Stop: Japan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

xii / Environmental Health and Safety Audits

Chapter 12: Information Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Regulatory Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Automated Checklists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Advantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Disadvantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Evaluating Auditing Software Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 13: Using Groupware to Manage the EH&S Audit Program
Documentation Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Importance of Sound Information Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Traditional Responses to Audit Document Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Groupware Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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177

Chapter 14: Managing and Critiquing an Audit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Beginning a Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop an EH&S Audit Policy and Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Set Up the Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Train Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Test the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Set Review Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conduct Audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Implement Full Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing a Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assessment Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Management Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Staff Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quality Assurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Maintaining Awareness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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189

PART II: CONDUCTING THE AUDIT
Chapter 15: Conducting the EH&S Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Pre-audit Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Table of Contents / xiii

Team Selection and Formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Completion and Review of the Pre-Audit Questionnaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Review of Relevant Regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definition of Audit Scope and Establishment of Team Responsibilities . . . . . . . .
Development of a Detailed Audit Agenda or Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Review of Audit Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arrange Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
On-Site Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opening Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Orientation Tour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Records/Documentation Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interviews with Facility Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Schedule Interviews Ahead of Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conduct Interviews in the Workspaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Sensitive to the Interviewee’s Nervousness and Defensiveness . . . . . . . .
Avoid Yes/No Responses to Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Physical Inspection of Facilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inspect Remote Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observations Must Be Timed to Verify Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observe the Facility from the Outside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observe Emergency Response Plans in Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observe Sampling/Monitoring Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Daily Reviews and Pre-Closing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Closing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preparing for the Closing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conducting the Closing Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Audit Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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210
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216
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221
222
222

Chapter 16: Typical Compliance Problems Found During Audits . . . . . . . . . . . . 223
EH&S Audits: What Can Go Wrong? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Common Compliance Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PCB Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wastewater Discharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Air Emissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oil Spill Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hazardous Waste Generation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Community Right-to-Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Worker Health and Hazard Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Employee Safety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pesticide Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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228
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xiv / Environmental Health and Safety Audits

Underground and Aboveground Storage Tanks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hazardous Materials Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Drinking Water . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solid Waste Disposal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Typical Inspection Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Auditor’s Reminder Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preparing for the Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conducting the Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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230
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231
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262
264

Chapter 17: Conducting Effective Opening and Closing Conferences . . . . . . . . . 267
Opening Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Take Charge of the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Discuss Logistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Find Out What’s Happening at the Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Schedule Additional Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Address Important Topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Closing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Take Charge of the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Appreciative but Don’t Bury the Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Set Priorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Minimize Praise for “Acceptable” Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Respond Professionally to Challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Focus on Root Causes but Avoid Evaluations of Staff Performance . . . . . . . . . . .
Understand How to Handle Repeat Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avoid Comparisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avoid Guarantees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Leave Written Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Discuss the Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solicit Site Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 18: Auditing Dilemmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
The Management Systems Defense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The De Minimis Issue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Virtual Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unobtainable Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Non-Specific Corporate Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conflicts Between Country Regulations and Corporate Standards . . . . . . . . . . . . . . .

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Table of Contents / xv

Repeat Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Just-in-Time Compliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Regulatory Intent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vague Regulatory Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 19: Preparing Quality EH&S Audit Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Field Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keep the Customer in Mind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Look for Underlying Causes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Organize Daily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bottom-Line Interviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop an Annotated Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Challenge Each Other . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop a Consistent Debriefing Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Report Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Organize for Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Start Early . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Establish a Report Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pay Attention to Repeat Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Careful of “Good Practices” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Set Priorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Be Clear and Concise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
De-emphasize Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use Evidence in the Discussion of Findings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avoid Common Pitfalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pitfall Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Report Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assure Legal Review of Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Limit Distribution of the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accept No Mistakes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Remove Barriers to Efficiency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop Action Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Train the Auditors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 20: Environmental Auditing: A Modern Fable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
The Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Beginning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The First Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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xvi / Environmental Health and Safety Audits

The Field Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
That Night . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Next Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Briefing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Epilogue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 21: Achieving Quality Environmental Audits: Twenty Tips For Success 319
Do Not Ignore or Underestimate the Need to Prepare for and Plan the Audit and Its
Logistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Develop and Maintain a “Living” Agenda throughout the Audit. . . . . . . . . . . . . . . . .
You Will Never Finish So Manage Your Time Wisely.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keep a Balance between Records Review, Interviews, and Observation. . . . . . . . . . .
“Things” Will Happen on the Audit. Be Flexible. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Always Be On Time Even When the Site Staff Are Not. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Remember Site Staff Will Always Consider Audits a Performance Evaluation. . . . . .
In Spite of the Existence of Governmental Regulations and Company Standards,
Considerable Judgment Is Still Required. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Every Country, State, or Region Is Different. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Learn and Apply the Audit Protocols, but Don’t Forget to Use Your Common Sense
and Natural Curiosity. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Try to Observe Things as They Happen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observe Ancillary Operations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observe, Articulate, and Write, in That Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
True and Complete Root-Cause Analysis Can Be Complex, Difficult, and Time
Consuming. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Writing Is the Hardest Part; Developing “Bullet-Proof” Findings Is an Elusive Goal.
Write the Findings as You Go. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prepare Well for the Opening and Closing Conferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Make Sure the Site Hears the Real Story in the Closing Conference. . . . . . . . . . . . . .
Plan to Be Done When You Depart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enjoy Yourself!!! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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PART III: SPECIAL AUDITING TOPICS
Chapter 22: Property Transfer Assessments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Approach Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

Table of Contents / xvii

Scope and the ASTM Standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assessment Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
External Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Three Phases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phase I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phase II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phase III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assessment Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
How Do I Know What Rules and Regulations Apply? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
How Can I Be Sure That the Consultant I Retain Is Qualified? . . . . . . . . . . . . . .
Do I Need a Big Firm or Will an Individual Consultant Suffice? . . . . . . . . . . . . .
Can I Get a “Clean Bill of Health” Certification? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
If There Is Some Contamination, How Do I Know If There Is a Problem? In
Other Words, “How Clean Is Clean?” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Some Deals Develop Quickly. How Much Advance Warning Do I Have to Give
the Consultant? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What If the Assessment Identifies That Corrective Actions Are Necessary? . . . .
What Situations Might Constitute Deal Killers? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What Do I Do With the Report If the Deal Is Killed? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Who Should Hire the Assessor?