Analisis Masalah Analisis Sistem yang Akan Dikembangkan

62

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi masalah-masalah yang muncul, hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga mengarah kepada solusi dengan kebutuhan serta perkembangan teknologi. Tahapan analisis harus dilakukan dengan teliti agar diketahui detail yang ada dalam sistem yang berjalan saat ini. Hal-hal yang akan dianalisis terdiri dari : 1. Masalah 2. Sistem yang berjalan 3. Kebutuhan Non Fungsional 4. Kebutuhan Fungsional

3.1.1 Analisis Masalah

Dinas pendidikan kota Cimahi setiap tahun selalu mengadakan tryout menjelang dilaksanakannya ujian nasional bagi kelas VI, IX, dan XII. Tryout ujian nasional ini bisa dikatakan sebagai simulasi ujian nasional. Jadi, pelaksanaannya sama seperti ujian nasional. Hal tersebut bertujuan untuk mengukur kemampuan para siswa dalam mengerjakan, memahami, dan menyelesaikan soal-soal ujian nasional yang sesungguhnya. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak Dinas Pendidikan kota Cimahi, kepala sekolah SMAN 1 Cimahi, dan salah seorang siswa, permasalahan yang muncul adalah : 1. Permasalahan di Dinas Pendidikan kota Cimahi : a Pihak disdik membutuhkan waktu yang relatif lama dalam mengoreksi hasil tryout yang masih manual. b Dinas pendidikan kota Cimahi sulit memantau pelaksanaan tryout di sekolah dan tidak bisa segera mengetahui hasil tryout yang dilaksanakan. 2. Permasalahan di Sekolah : a Pihak sekolah tidak bisa segera mengetahui hasil tryout yang diikuti para siswanya karena harus menunggu hasil koreksi dari dinas pendidikan kota Cimahi. b Keterbatasan waktu dalam memberikan latihan soal-soal tryout kepada siswa. 3. Permasalahan bagi siswa : a Siswa tidak bisa segera mengetahui hasil tryout yang mereka ikuti. b Siswa kurang mempunyai referensi mengenai materi atau soal-soal yang akan muncul di ujian nasional.

3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Tujuan dalam menganalisis prosedur yang sedang berjalan adalah untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Tahap analisa ini merupakan tahapan yang penting dalam merancang suatu sistem untuk mengetahui masalah apa yang sedang dihadapi oleh suatu perusahaan atau instansi. Sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai sistem yang sedang dipakai, sedangkan analisa sistem yang sedang berjalan diartikan sebagai cara memahami terlebih dahulu masalah yang dihadapi oleh sistem, seperti mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem sehingga dapat diketahui apa saja kebutuhan-kebutuhan pemakai yang belum terpenuhi oleh sistem yang sedang berjalan tersebut. Tujuan analisa sistem untuk menentukan bentuk dari rancangan sistem yang akan diterapkan. Analisa tersebut juga dapat menentukan langkah-langkah perancangan yang akan dibuat sehingga rancangan sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai dan sistem mempunyai kinerja yang efisien dan efektif, dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Analisis sistem yang sedang berjalan di lingkup dinas pendidikan kota Cimahi memiliki beberapa prosedur, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Prosedur membagikan kartu peserta tryout 2. Prosedur pembuatan soal oleh dinas pendidikan 3. Prosedur pendistribusian soal tryout dari dinas pendidikan ke sekolah-sekolah yang ada di Cimahi. 4. Prosedur pelaksanaan tryout di sekolah. 5. Prosedur pengolahan nilai tryout Di bawah ini adalah penjelasan dari masing-masing prosedur yang sedang berjalan di lingkup dinas pendidikan kota Cimahi.

1. Prosedur Pembagian Kartu Peserta Tryout

a. Petugas Tata Usaha TU mengambil data siswa kelas XII yang telah tersimpan di database siswa untuk diolah sebagai data siswa kelas XII yang akan mengikuti try out. b. Kemudian data siswa diolah sebagai daftar peserta try out dan penyusunan no. peserta try out berdasarkan no. Induk dan dicetak sebagai kartu peserta try out sebagai bukti ikut serta pelaksanaan try out . c. Setelah dicetak, petugas Tata Usaha menyerahkan kartu peserta try out kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. Kemudian kartu tersebut diserahkan kembali ke bagian Tata Usaha TU untuk mendapatkan cap dari bagian Tata Usaha TU. d. Kartu peserta try out diberikan kepada siswa kelas XII untuk disimpan sebagai syarat mengikuti test try out. Aliran data dari prosedur di atas digambarkan dalam bentuk flowmap sebagai berikut. Prosedur Pembagian Kartu Peserta Tryout Kepala Sekolah Siswa Tata Usaha Data siswa Pengolahan data peserta tryout Data peserta tryout Cetak kartu peserta tryout Kartu peserta tryout Kartu peserta tryout yang sudah ditandatangani Cap petugas Kartu peserta tryout Ditandatangani Kartu peserta tryout yang sudah ditandatangani Kartu peserta tryout Kartu peserta tryout Ambil data siswa kelas XII Data siswa peserta tryout Keterangan : A1 : Arsip data peserta tryout A2 : Arsip kartu peserta tryout A1 A2 Gambar 3.1 Flow map pembagian kartu peserta tryout

2. Prosedur Pembuatan Soal Tryout

a. Dinas pendidikan Kota Cimahi bidang pendidikan menengah menyusun draft soal try out berdasarkan standar kompetensi. b. Setelah disusun, draft soal tryout tersebut diserahkan ke bagian kurikulum untuk dutinjau isinya. Apakah sudah sesuai standar kompetensi atau belum. c. Apabila belum memenuhi standar, draft soal dikembalikan ke bidang pendidikan menengah untuk diperbaiki. Apabila sudah sesuai, maka draft soal diserahkan ke bagian umum untuk diketik. d. Selesai diketik, soal dicetak diberikan ke bidang pendidikan menengah untuk ditinjau isi dan kalimatnya. e. Bila hasilnya belum sesuai, bidang pendidikan menengah mengembalikan ke bagian umum untuk diperbaiki. Bila sudah benar, maka pembuatan soal telah selesai. Aliran data dari prosedur di atas digambarkan dalam bentuk flowmap sebagai berikut. Prosedur pembuatan soal tryout Dinas pendidikan bagian umum Dinas pendidikan bagian kurikulum Dinas pendidikan bagian pendidikan menengah Draft soal tryout Menyusun soal tryout Draft soal tryout Ditinjau isinya Sesuai standar kompetensi? Draft soal tryout ya tidak Draft soal tryout Pengetikan soal soal tryout yang sudah diketik Soal tryout soal tryout yang sudah diketik Periksa kalimat dan isi soal Sudah benar? tidak soal tryout ya Keterangan : A3 : Arsip soal tryout A3 Gambar 3.2 Flow map pembuatan soal tryout

3. Prosedur Distribusi Soal Tryout

a. Dinas pendidikan bidang pendidikan menengah meminta data siswa dari setiap sekolah. b. Setelah data siswa diterima, dinas pendidikan bidang pendidikan menengah menyerahkan draft soal tryout ke percetakan untuk dicetak sesuai jumlah siswa. c. Selesai dicetak, soal tryout diserahkan kembali ke dinas pendidikan bidang pendidikan menengah. d. Kemudian dinas pendidikan bidang pendidikan menengah mendistribusikan soal-soal tersebut ke sekolah. Flowmap prosedur di atas sebagai berikut. Prosedur distribusi soal tryout Sekolah Percetakan Dinas pendidikan Menyiapkan data siswa Data siswa kelas XII Data siswa kelas XII Dihitung jumlahnya Surat permintaan data siswa kelas XII Soal tryout Soal tryout Soal tryout Soal tryout didistribusikan Surat permintaan data siswa kelas XII Dicetak sesuai jumlah siswa Soal tryout Soal tryout Keterangan : A4 : Arsip soal tryout A4 Gambar 3.3 Flow map distribusi soal tryout

4. Prosedur Pelaksanaan Tryout

a. Petugas Tata Usaha TU menyiapkan soal, lembar jawaban kosong, daftar peserta try out dan draft berita acara. b. Pengawas mengambil lembar jawaban kosong, daftar peserta try out dan draft berita acara di bagian Tata Usaha TU kemudian mengisi daftar hadir dan serah terima soal. c. Pengawas masuk ke kelas masing-masing kemudian memeriksa kartu peserta try out sebagai bukti peserta. d. Kemudian pengawas memberikan daftar peserta tryout untuk ditandatangan oleh siswa sebagai bukti kehadiran. e. Setelah itu pengawas ujian membagikan soal dan lembar jawaban kepada siswa. f. Siswa mengerjakan soal yang diberikan dengan kurun waktu yang ditentukan oleh pengawas. g. Setelah waktu pengerjaan soal telah habis, siswa mengumpulkan kembali soal dan lembar jawaban yang telah terisi kepada pengawas. h. Setelah tryout selesai pengawas mengisi draft berita acara pelaksanaan kegiatan try out. i. Kemudian pengawas try out memberikan lembar jawaban yang telah terkumpul kepada petugas Tata Usaha TU. Flowmap prosedur pelaksanaan tryout bisa dilihat pada gambar di bawah. Prosedur Pelaksanaan Tryout Pengawas Siswa Tata Usaha Lembar soal, lembar jawaban kosong, daftar peserta tryout, berita acara Daftar hadir pengawas Daftar hadir pengawas Mengisi daftar hadir Daftar hadir pengawas Daftar hadir pengawas Menyiapkan lembar soal, lembar jawaban kosong, daftar peserta tryout, dan draft berita acara Kartu peserta tryout Kartu peserta tryout Pemeriksaan kartu peserta Lembar soal, lembar jawaban kosong, daftar peserta tryout, berita acara Periksa kartu Daftar hadir peserta Daftar hadir peserta menandatangan daftar hadir Daftar hadir peserta Daftar hadir peserta ada Menyiapkan soal dan lembar jawaban Lembar soal dan lembar jawaban kosong Lembar soal dan lembar jawaban kosong Mengerjakan soal Lembar soal dan lembar jawaban terisi Lembar soal dan lembar jawaban terisi Lembar soal dan lembar jawaban terisi Tidak ada Keterangan : A5 : Arsip daftar hadir pengawas A6 : Arsip lembar jawaban siswa A5 A6 Gambar 3.4 Flow map pelaksanaan tryout

5. Prosedur Pengolahan Nilai Tryout

a. Staf tata usaha dari tiap sekolah mengumpulkan lembar soal dan jawaban para siswa ke dinas pendidikan untuk dikoreksi. b. Dinas pendidikan mengoreksi lembar jawaban dengan scanner. c. Setelah selesai dikoreksi, dinas pendidikan membuat laporan hasil tryout dan kelulusan siswa secara keseluruhan berupa daftar nilai siswa seluruh Cimahi. d. Dinas pendidikan menyerahkan daftar nilai siswa seluruh Cimahi hasil tryout tersebut ke staf tata usaha di sekolah. e. Staf tata usaha membuat surat pernyataan kelulusan beserta nilainya untuk diberikan kepada orangtua siswa. f. Setelah surat pernyataan kelulusan untuk orangtua selesai, surat tersebut diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. g. Kemudian surat pernyataan tersebut dikembalikan kepada staf tata usaha untuk dicap. h. Setelah itu laporan hasil tryout diberikan kepada orangtua siswa. Flowmap dari prosedur di atas sebagai berikut. Prosedur pengolahan nilai tryout Kepala Sekolah Dinas pendidikan Orangtua Staf tata usaha Lembar soal dan jawaban siswa Mengoreksi lembar jawaban dengan scanner Hasil koreksi dengan scanner Membuat laporan daftar nilai tryout seluruh siswa daftar nilai tryout Membuat surat pernyataan kelulusan surat pernyataan kelulusan Lembar soal dan jawaban siswa Daftar nilai tryout surat pernyataan kelulusan Menandatangani surat pernyataan kelulusan surat pernyataan kelulusan surat pernyataan kelulusan Memberi cap surat pernyataan kelulusan surat pernyataan kelulusan Keterangan : A7 : Arsip daftar nilai tryout seluruh siswa A8 : Arsip surat pernyataan kelulusan A7 A8 Gambar 3.5 Flow map pengolahan nilai tryout

3.1.3 Analisis Sistem yang Akan Dikembangkan

Sistem tryout ujian nasional berbasis web adalah suatu pengalihan dari proses pelaksanaan tryout yang masih manual menjadi terkomputerisasi. Sistem ini bisa diakses melalui internet yang fungsinya untuk mempermudah dinas pendidikan, sekolah, dan siswa dalam melakukan tryout ujian nasional. Dengan sistem ini, proses pengoreksian jawaban dilakukan secara otomatis dan nilai akan langsung muncul ketika siswa selesai mengerjakan tryout sehingga memudahkan dinas pendidikan, sekolah, dan siswa untuk segera mengetahui nilainya. Dinas pendidikan kota Cimahi adalah pengelola sistem yang berperan dalam mengelola soal, mengelola admin sekolah, mengelola mata pelajaran, menambah jadwal tryout, dan mengelola soal-soal tryout yang diujikan. Pihak sekolah berperan dalam mengelola siswa yang akan mengikuti tryout dan melaksanakan tryout di sekolah masing-masing seperti yang sudah dijadwalkaan oleh dinas pendidikan. Para siswa kelas XII di Cimahi akan terdaftar sebagai peserta dan bisa mengikuti tryout melalui sistem ini. Jadwal pelaksanaan tryout akan diatur oleh dinas pendidikan. Tryout di sistem ini akan dihitung mundur waktunya. Apabila waktu pengerjaan habis, para siswa tidak bisa lagi mengakses soal atau merubah jawaban yang sudah dipilih. Setelah selesai mengerjakan tryout, siswa bisa melihat pembahasan dari tiap soal tryout yang dikerjakan. Secara umum, gambaran besarnya sistem seperti gambar di bawah ini. Internet Dinas Pendidikan Kota Cimahi Sekolah A Siswa Siswa Siswa Sekolah B Siswa Siswa Siswa Sekolah C Siswa Siswa Siswa Sekolah D Siswa Siswa Siswa Gambar 3.6 Gambaran umum besarnya sistem yang akan dikembangkan Keterangan : 1. Dinas pendidikan akan memberikan hak akses kepada operator di tiap sekolah untuk mengakses sistem. 2. Setiap sekolah memasukan data siswanya ke sistem untuk megikuti tryout.

3.1.4 Prosedur Baru Sistem yang Akan Dikembangkan