Pengertian Sistem Penggajian Prosedur Penggajian

. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Artinya Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit Organisasi. Artinya Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Artinya Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat bergantung kepada manusia yang melaksanakannya.

E. Pengertian Sistem Penggajian

Masalah penggajian adalah masalah yang sangat pelik dan sering kali terjadi pada suatu perusahaan. Sebab masalah ini tidak hanya menyangkut berapa rupiah seorang karyawan saja manajer harus digaji atas pekerjaannya. Menurut Mulyadi 2001:377 “Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer.” Menurut Michael Amstrong 1983:30 “Sistem Penggajian adalah proses yang menentukan tingkat penggajian staf, memonitory, mengembangkannya,serta untuk pengawasan atau pengendalian pada penggajian yang dilakukan.” Mulyadi 2001: 374 Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir c. Kartu jam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah f. Surat pernyataan gaji dan surat pernyataan upah Dokumen diatas merupakan dokumen-dokumen penting untuk proses penggajian. Dengan dokumen tersebut bagian penggajian membagi gaji sesuai tanggung jawab yang di emban dan loyalitas pada karyawan.

F. Prosedur Penggajian

1. Prosedur pencatatan waktu hadir. a. Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang. b. Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir. c. Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji dan upah. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji a. Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal. b. Membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir. c. Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji. d. Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan surat pernyataan gaji. e. Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. f. Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji , lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. g. Mengarsipkan lembar ke-3 dan lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad 3. Prosedur pembuatan bukti kas keluar a. Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan dari bagian gaji dan upah, Membuat bukti kas keluar rangkap 3. Mencatat kewajiban gaji dalam register bukti kas keluar lembar ke1. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian jurnal.Menyerahkanlembar ke-2 dan rekap dalam daftar gaji lembar ke-1 bagian jurnal. b. Bagian utang menerima lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. c. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal. 4. Prosedur pembayaran gaji a. Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke- dan ke-3, daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian utang. b. Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala bagian keuangan. Lalu Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji lalu Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan, Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya. c. Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian utang serta Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji lelmbar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian gaji dan upah. d. Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan memasukkan uang gaji. e. Dan karyawan menandatangani pernyataan sudah menerima gaji. 5. Prosedur distribusi biaya gaji a. Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang. b. Bagian jurnal membuat bukti memorial. c. Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen bukti memorial. Prosedur penggajian yang disebutkan dan dijelaskan diatas merupakan prosedur yang masih menganut sistem manual. Artinya belum ada sistem pentransferan dari bank ke karywan. Karena masih memakai sistem yang lama pada prosedur daftar hadir pun masih memakai sistem manual pada pengabsenannya. Pada saat membuat daftar hadir pun masih memakai sistem manual, dan pengendalian internalnya pun belum sempurna. Bagian Pencatatan Waktu Bagan Pemrosesan Penggajian Data penggajian Cek Pembayaran Gambar 3.1 Bagan Alir Proses Penggajian Sumber michael Amstrong, 1983 : 32 Data Penggajian Hasil Pencatatan Waktu Proses Data Penggajian Karyawan MULAI Mencatat Jam Hadir Karyawan Kartu Jam Hadir Membuat Daftar Hadir Kartu Jam Hadir Daftar Hadir Karyawan

G. Prosedur Penggajian PT. Kawasan Industri Medan