3.3.2.7 Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
3.3.2.8 Pengendalian Merupakan suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak
terjadi kelebihan dan kekurangankekosongan obat di unit-unit pelayanan. 3.3.2.9 Penghapusan
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi syarat dengan cara
membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan adalah menjamin perbekalan farmasi yang
tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Sub instalasi perbekalan farmasi dibagi atas dua bagian, yaitu:
1. Unit perencanaan dan pengadaan
Unit perencanaan dan pengadaan mempunyai tugas sebagai berikut: a
Merencanakan seluruh kebutuhan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di dalam rumah sakit. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan data pemakaian
periode yang lalu, sisa stok, dan pola penyakit, kemudian di tambahkan sebesar 10.
b Memesan dan menyediakan perbekalan farmasi sesuai permintaan untuk
kebutuhan rumah sakit.
Universitas Sumatera Utara
Bagian perencanaan dan pengadaan melakukan pemesanan bahan-bahan obat dan alat kesehatan untuk kebutuhan selama satu bulan berdasarkan
permintaan dari gudang kecuali ada permintaan kebutuhan khusus yang mendesak. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh
kebutuhan perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai sesuai dengan formularium yang berlaku di rumah sakit tersebut.
Proses pengadaan perbekalan farmasi Lampiran 13, halaman 86 dapat dijelaskan melalui tahap berikut:
a. Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan
formulir B2 Daftar permintaan dan pengeluaran farmasi yang dapat dilihat pada Lampiran 4, halaman 77. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat
dari kartu stok gudang maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan formulir P1 Permohonan pembelian barang
medis, yang dapat dilihat pada Lampiran 9, halaman 82 dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
b. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesananorder pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk pemesanan
obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan disetujui oleh petugas Askes.
c. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti: kodein, pethidin, fentanyl,
dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan formulir form N-9 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh
Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada di tempat. Contoh formulir
Universitas Sumatera Utara
pemesanan obat narkotika dapat dilihat pada Lampiran 11, halaman 84. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal dapat dipesan dari
PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 12, halaman 85.
d. Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa
faktur penjualan dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada saat penagihan PBF membawa
faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan dapat dilihat pada Lampiran 14, halalam 87, SSP PPN dapat dilihat pada Lampiran 17, halaman 90 dan SSP
PPh dapat dilihat pada Lampiran 18, halaman 91. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur.
2. Unit Gudang
Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Apabila ada
perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam
lembar Permohonan Pembelian Barang Medis Formulir P1. Permintaan perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam
sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan
akan membuat order pembelian dan memesannya ke Pedagang Besar Farmasi PBF.
Perbekalan farmasi yang telah dipesan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Petugas unit gudang memeriksa kesesuaian barang dengan faktur dan surat
Universitas Sumatera Utara
pesanan yang meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku
barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang. Kemudian faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Harga di
buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan HPP yaitu harga modal ditambah PPN 10. Jika barang yang diterima tidak
sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan. Perbekalan farmasi yang masuk ke gudang harus dicatat dalam buku
barang masuk dan barang yang keluar dicatat dalam kartu stok gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub instalasi distribusi dengan
menggunakan formulir B2 daftar permintaan dan pengeluaran farmasi. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan
prinsip FIFO
First In F irst Out
dan FEFO
First Expired First Out
. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat-
obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang
membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang.
Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu: a
Gudang obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Gudang obat terbagi
dua yaitu gudang obat Askes dan gudang obat swakelola. Gudang obat Askes khusus mengelola obat-obatan yang termasuk dalam DPHO Daftar Plafon dan
Universitas Sumatera Utara
Harga Obat Askes, sedangkan gudang swakelola mengelola obat-obatan selain obat yang termasuk dalam DPHO Askes dan obat-obat yang sesuai dengan
formularium rumah sakit. b
Gudang alat kesehatan
Bertugas membuat permohonan pembelian alat kesehatan, menerima, menyimpan, dan menyalurkan alat kesehatan habis pakai seperti kapas, infus set,
adult diapers, plester, dan lain-lain. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat
kesehatan habis pakai. Setiap akhir bulan petugas melakukan
stock opname
yaitu menghitung jumlah dan kondisi kadaluarsa perbekalan farmasi dan alat
kesehatan di gudang dan membuat laporan sisa stok.
3.3.3 Sub instalasi distribusi