Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
Sebuah ruangan yang berwarna putih dan menerima sinar yang cukup telah terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien. Cahaya yang hampir semuanya
dipantulkan kembali oleh warn aputih itu akan menyilaukan para pekerja. Oleh karena itu, kalau hendak menciptakan tata ruang kantor yang baik, sebaiknya digunakan
bermacam – macam warna. Untuk Indonesia yang terletak di khatulistiwa dan tergolong daerah panas, sebaiknya dipakai warna yang bersifat adem dan tenang seperti
biru, hijau, dan abu – abu. Dalam hal ini disetiap dinding kantor BAPPEDASU menggunakan warna putih dan
perabitan kantor umumnya menggunakan kayu yang berwarna coklat.
c. Udara atau Ventilasi
Pegawai akan sulit bekerja dengan baik, senang , dan efisien apabila bekerja diruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernapas. Melakukan pekerjaan
dengan suhu yang dianggap baik berkisar 13 – 24 derajat Celcius. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi yang cukup, yang dapat membantu pertukaran udara
denagn lancar, sehingga para pegawai diruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
Pada kantor BAPPEDASU umumnya semua ruangan menggunakan AC, disamping itu perlu diketahui disetiap ruangan mempunyai jendela atau ventilasi yang cukup sehingga
udara berjalan dengan baik.
d. Suara
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan
dengan lancar, efisien dan efektif sehinga produktifitas kerja dapat meningkat. Pada kantor BAPPEDASU kegiatan yang menimbulkan suara berisik terdapat dibagian
gudang. Oleh karena itu gudang berada dibelakang kantor.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
e. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungan denagan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan saja teteapi harus diperhatikan cara
mengatur letaknya, sususnan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang ata diatur.
Agar tujuan dari tata kantor dapat tercapai secara efektif dan efisien maka beberapa hal yang harus dilakaukan adalah :
1. Berhasil guna dan efektif yaitu menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan
dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 2.
Ekonomis yaitu dalam usaha pencapaian efektif termasuk biaya , tenaga kerja, materil, peralatan, waktu dan ruangan serta hal lainnya telah dipergunakan dengan
sebaik – baiknya. 3.
Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggng jawabkan yaitu membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber yang ada telah dimanfaatkan sebaik – baiknya
dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
4. Pembagian kerja yang nyata.
5. Rasionalitas wewenagng dan tanggung jawab
6. Prosedur kerja yang praktis.
Pada kantor BAPPEDASU umumnya dekorasi kantor sudah tertata dengan baik, hal ini terlihat dengan penyusunan tiap – tiap ruangan yang berhubungan disusun secara
berdekatan, menggunakan tirai berwarna biru untuk kantor bagian depan, dan memiliki taman yang dirawat dengan baik.
Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
Dalam bidang perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas – azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara setiap pekerjaan dengan hasil yang diharapkan.
Azas –azas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada 4 yaitu : 1.
Azas Perencanaan yaitu menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Azas Penyederhaan yaitu membuat suatu sistim yang ruwet atau sukar menjadi
lebih mudah atau ringan. 3.
Azas Penghapusan yaitu meniadakan suatu kegiatan kerja yang dianggap tidak perlu atau tidak ada hubungannya dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
4. Azas Penggabungan yaitu mempersatukan pekerjaan yang memiliki persamaan
atau mingkin yang dapat dikerjakan secara bersamaan dalam satu langkah sekaligus, sehingga dapat menghemat waktu.
Banyak faktor yang dapat mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara yang efisien, diantaranya adalah :
Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik, agar
dapat membantu untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha, dan waktu. Untuk bekerja dapat direncanakan suatu meja yang berbentuk L atau U
denagn komputer didepannya.
Kursi, hendaknya dipakai kursi yang dapat berpuar dan mempunyai sandara tegak, agar dapat berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau
menulis diatas meja tulisnya.
Peletakan benda – benda yang sering digunakan diats ameja, dan segera kembalikan ketempat semula. Semua peralatan atau berkas yang tidak
diperlukan lagi, agar dengan demikian meja tetap kelihatan rapi dan dapt dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
Pengaturan benda – benda didalam laci hendaknya disusun dengan penuh
pertimbangan, disesuaikan denagn kepentingan masing – masing peralatan agar dapat dipergunakan dengan efisien.
Adalah merupakan suatau kewajiban untuk ikut mengatur ruangan meskipun
petugas kantor telah membersihkan ruangan. Kepandaian untuk mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.
Kemampuan untuk mengingat dengan baik adalah merupakan dasar untuk
bekerja secara efisien. Rencana kerja akan dilaksanakan pada suatau hari atau penyelesaian tugas memerlukan pertimbangan yang datang dari pengalaman
yang diingat oleh seorang pegawai. Selain faktor – faktor yang telah dikemukakan diatas, faktor lain yang sangat
mendukung terciptanya efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan perkantoran adalah peralatan dan mesin – mesin kantor yang digunakan.
Guna menunjang terlaksananya efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran, peralatan atau mesin kantor yang dimiliki oleh kantor BAPPEDASU meliput i :
a. Kalender
b. Buku petunjuk telepon
c. Buku organisasi intern
d. Buku agenda
e. Lembaran kertas
• Kertas dengan berbagai jenis dan ukuran
• Kertas dengan kepala surat
• Kertas Memo
• Karbon
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
• Kwitansi
• Benda – benda pos
• Amplop
• Alat – alat tulis
f. Pita mesin tik
g. Jepitan kertas paper clips
h. Jepitan dokumen tebal binder clips
i. Alat pelubang kertas
j. Lem perekat
k. Gunting
l. Pisau
m. Stempel dan bantalan cap stamp pad
n. Jam
o. Pesawat telepon
p. Komputer dan printer
q. Kalkulator
r. Faximile
Sri Ramadani : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektivitas Kerja Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara BAPPEDASU, 2009.
USU Repository © 2009
BAB III ANALISIS DAN EVALUASI
Penataan ruang kantor BAPPEDASU adalah sejenis tata ruang kantor gabungan. Sejauh ini BAPPEDASU belum sepenuhnya melakukan penerapan teknik penyusunan
perabot kantor yang baik terlihat dengan susunan kursi yang terkadang tidak dapat pada tempatnya, penumpukan buku nama mitra kerja diatas meja dan tidak dikembalikan
ketempatnya. Sebagai langkah dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya diketahui
hubungan yang terdapat dalam pelaksanaan tata ruang kantor tersebut dengan satuan lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Hal ini perlu untuk
menentukan letak yang tepat bagi perabotan agar dapat menunjang efisiensi kerja. Untuk menentukan letak tersebut ada beberapa tujuan yang perlu dicapai yang
merupakan syarat untuk tata ruang kanor yang baik : 1.
Aliran pekerjaan berjalan dengan efektif 2.
Ruang yang luas, akan tetapi dipergunakan dengan baik 3.
Kesenangan dan rasa puas para pegawai 4.
Memudahkan pengawasan 5.
Kesan yang baik bagi para mitra kerja
