1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti:
e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan
keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis tersebut
adalah surat.
Menurut Sedarmayanti 2001:162, Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat masih memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan
tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang di komunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di
tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau
Universitas Sumatera Utara
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
surat-menyurat atau korespondensi, maka pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya
peranan surat, maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu
surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk 2006:8, modul menangani surat masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh
suatu organisasiperusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu
organisasiperusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat Finoza, 2004:17. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu
urat nadi kelancaran suatunperusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpul kan bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasidikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN
AIR BAKU SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah
Kategori