c. Memeriksa ketinggian dan dimensi pekerjaan lapangan
d. Memeriksa mutu dan jumlah bahan sebelum pelaksanaan, yang akan
digunakan dalam pekerjaan e.
Memeriksa peralatan yang akan digunakan oleh kontraktor f.
Memeriksa jumlah pekerja dan jumlah peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
g. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan laporan-laporan lain
yang dimintakan mengenai kegiatan pekerjaan di lapangan h.
Menjaga lingkungan pekerjaan agar tidak terganggu akibat dari pelaksanaan pekerjaan
i. Melaksanakn tugas lain yang diberikan oleh pengawas utama yang
berkaitan dengan tugas-tugas kegiatan j.
Memberikan saran-saran sebagai masukan kepada pengawas utama baik diminta maupun tidak diminta, dan kepada pejabat pembuat komitmen bila
diminta.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus di jalankan sesuai dengan tujuan instansi Kementerian Pekerjaan Umum Penyediaan Air
baku, terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah dapat terwujud. Usaha terkini yang dijalankan perusahaan atau instansi yaitu
menyelengggarakan program pembangunan pomparisasi jaringan air baku
terhadap masyarakat, perencanaan, pelaksanaan konstruksi, pendayagunaan
sumber daya air, operasi dan pemeliharaan dalam rangka konservasi sumber daya
air, serta pengendalian daya rusak air. Kementerian Pekerjaan Umum juga terus
Universitas Sumatera Utara
melakukan pembinaan terhadap bagian Penyediaan Air Baku agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Kementerian Pekerjaan Umum, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya : Natal,
Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj,dan lain-lain sehingga selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum Sumaera Utara antara lain :
1. Persiapan gambar intake 2. Detail engineering design
3. Rencana anggaran kerja 4. Final reports.
Universitas Sumatera Utara
22
BAB III PEMBAHASAN
A. Proses Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Proses surat masuk
Menurut Endang 2007:56, Proses surat masuk adalah surat yang memuat informasi tentang permassalahan pokok yang baik secara langsung ataupun tidak
langsung akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan. Proses pengelolaan surat masuk yaitu :
a. Semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima
b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir
c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat
lampiran dan sampul surat d.
Unit pencatat mengisi kolom-kolom berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah
beserta lembar disposisi e.
Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah.
2. Proses surat keluar
Menurut Endang 2007: 58, Proses surat keluar adalah yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan kepda pihak lain diluar
organisasi yang ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Proses pengelolaan surat keluar yaitu : 1.
Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian
surat-surat. 2.
Konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah. Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha
atau sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut. 3.
Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan
untuk ditandatangani. 4.
Setelah surat ditandatangani, surat tersebut dikembalikan kepada satuan kerja tata usaha atau sekretriat.
Menurut Endang, dkk 2006, Tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat dengan menggunakan aturansistem yang
telah ditetapkan yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat-menyurat
demi pencapaian tujuan suatu instansi.
B. Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama
tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan
cara tertulis, misalnya melalui surat.
Universitas Sumatera Utara
Menurut djuhari,dkk 2009:11, Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Menurut Suprapto 2004:13, Surat adalah jenis karangan paparan karena
di dalamnya si pengirim mengemukakan maksud dan tujuan atau menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan.
Menurut Sedarmayanti 2001:162, Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita. Menurut Finoza 2004:4, Surat adalah informasi tertulis yang dapat
dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.
Dari berbagai definisi surat di atas, dapat ditarik garis besar, yaitu: a.
Surat berisikan berita, pernyataan, ataupun informasi dari suatu pihak kepada pihak lain.
b. Surat memiliki persyaratan tertentu, seperti ukuran kertas, model atau
bentuk surat, bahasa yang khas, pencantuman tanda tangan, dan sebagainya. Surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh sebab itu, perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi
pula penilaian negatif terhadap organisasi.
2. Fungsi Surat
Menurut Achmad, dkk 2009:9, Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
a. Sebagai wakil atau duta orangorganisasi.
b. Sebagai alat bukti yang otentik.
c. Sebagai alat ukur barometer kegiatan organisasi.
d. Sebagai dasar pengambilan keputusan.
e. Alat bantu pengingat.
f. Sebagai dasar penelusuran sejarah orgnisasi.
Adapun fungsi surat pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum sama dengan fungsi surat yang tersebut diatas.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Sedangkan menurut Sedarmayanti 2001:163, Surat yang baik harus: 1.
Objektif dan bukan Subjektif. 2.
Sistematika susunan isi surat. 3.
Singkat, tidak bertele-tele. 4.
Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa 5.
Lengkap isinya 6.
Sopan 7.
Wujud fisik yan menarik kualitas kertas,bentuk surat, ketikan,dan sebagainya.
D. Jenis-jenis Surat
Menurut Sedarmayanti 2001: 164, Surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. Menurut wujudnya: karto pos, surat bersampul, memorandum, nota, dan
surat pengantar.
Universitas Sumatera Utara
2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat pemerintah, surat
permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, dan surat
pesanan. 3.
Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima: surat biasa, surat edaran, dan surat
pengumuman. 5.
Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
6. Menurut Urgancy penyelesaianya: surat sangat segera, surat segera, dan
surat biasa. 7.
Menurut prodesur pengurusanya: surat masuk dan surat keluar. 8.
Menurut jangkauannya: surat intern dan surat ekstern.
E. Bentuk-bentuk Surat
