Analisa Sistem Lama Entity Relational Diagram

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Analisa Sistem Lama

Pada sistem lama terdapat beberapa kelemahan yaitu : 1. Sistem lama kurang efisien dan efektif, karena masih ada beberapa bagian yang dilakukan secara.manual. Sehingga masih banyak data dan informasi yang dihasilkan kurang akurat, hal ini dapat mempersulit manager dalam mengambil keputusan. 2. Sistem yang ada saat ini belum online, sehingga setiap client harus menginstall software Oracle untuk menjalankan program aplikasi, 3. Sistem yang berjalan saat ini belum memiliki sistem pendukung keputusan Decision Suport System dalam hal ini metode penjadwalan untuk pembelian. 4. Karena tidak adanya sistem penjadwalan pembelian yang sistematis maka sering terjadi Not in Stock Tidak ada persediaan dan sering terjadi keterlambatan pembelian bahan baku yang mengakibatkan delay dalam produksi. 5. Program yang ada kurang mudah digunakan kurang user friendly hal tersebut mengakibatkan sering terjadi kesalahan dalam memasukan data oleh user. Dalam proses analisa sistem yang ada, agar memudahkan pemahaman masalah, dapat digambarkan dengan menggunakan suatu dokumen flow, sehingga proses – proses yang ada dapat terdefinisi dengan jelas dan mudah dipahami. 26

3.2 Dokumen Flow

Dokumen Flow adalah suatu penjabaran singkat mengenai suatu sistem informasi. Dokumen flow mempunyai alur yang jelas dan dokumentasi yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan laporan kepada instansi - instansi yang terkait maupun ke lembaga - lembaga terkait yang memerlukan. Prosedur maintenance sistem informasi pembelian barang ini dapat dijabarkan menjadi dua yaitu dokumen flow secara manual dan terkomputerisasi.

3.2.1 Dokumen flow pembelian barang yang lama

X Department Purchase Department Store Department Supplier Start Create Indent 2 Items For Indent 2 Store Remark 2 Item Which 1 Approved by Store Itemindent had Approved by HOD Approve Indent Indent has Approved Create RFQ Requisition For Quotation RFQ RFQ Createinput Suppliers Quotation Quotation Suppliers Quotation Suppliers Rate Negoitation Comparative Of Price Supplier Final Rate Approval Create PO 3 2 Purchase Order 3 RFQ Received Create Quotation Approve by HOD Head Of Department Item Which Approved by Store Itemsindent Appr by HOD End Items For Indent 1 N N N Stock Sumary Available Stock Available Stock Purchase Document Flow Supplier which Approved Purchase Order 1 N Purchase Order 2 Gambar 3.1 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Lama Semua proses pembelian barang ke supplier yang dilakukan atas permintaan departemen manapun dimulai dari indent, indentor akan mengecek barang yang tersedia di gudang Store, baik itu barang yang digunakan sebagai bahan produksi maupun yang non produksi. Setelah di setujui pihak store, indent akan diteruskan ke bagian Purchasing untuk diproses lebih lanjut. Departemen purchase akan mengirim penawaran awal Request For Quotation ke supplier berdasar data pembelian sebelumnya, setelah mendapat quotation dari supplier purchaser akan melakukan negoisasi dengan supplier yang bersangkutan. Kemudian akan ditentukan supplier mana barang tersebut akan di beli. Dan selanjutnya akan dilakukan proses perjanjian pembelian. Barang yang datang dari supplier tidak akan lansung di terima oleh departemen yang indent, malainkan akan diterima di bagian store yang selanjutnya akan dilakukan pengecekan dan penerbitan issue slip oleh store. Dan proses tersebut tidak akan dibahas dalam sistem ini.

3.2.2 Dokumen flow pembelian barang yang baru

X Department Purchase Department Store Department Supplier Create Indent Start Stock Summary MRP Report Store Remark Stock Summary Approve by HOD Head Of Department Approve Indent Create RFQ Requisition For Quotation Indent has Approved RFQ RFQ N RFQ Received Create Quotation Quotation Create input Suppliers Quotation Suppliers Quotation Suppliers Rate Negoitation Comparative Of Price Supplier Final Rate Approval Supplier which Approved Create Purchase Order 3 2 Purchase Order 1 Draft Order PO Approval By HOD N Purchase Order 2 Purchase Order 3 End Indent Slip 2 Indent Slip 1 N Indent Slip 2 RFQ DataBase Quotation DataBase Rate Nego DataBase Indent DataBase Indent DataBase Indent DataBase Final Price DataBase PO DataBase Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang Yang Baru Dijelaskan pada gambar 3.2 bahwa untuk malakukan indent, departemen tersebut bisa mendapatkan informasi dari data persediaan barang di gudang dan dari laporan MRP Material Requirements Planning khusus untuk bahan dasar produksi. Customer Sales Department Production Department Start Order From Customer Order From Customer Create Input Sales Order Approve Sales Order Create Production Schedule Generate MRP MRP Report Primary MRP Report Pegging Sales Order DataBase Sales Order DataBase Production DataBase BOM Master Item End

3.2.3 Dokumen flow MRP

Gambar 3.3 Dokumen Flow Material Requirements Planning Sesuai dengan gambar 3.3 proses MRP dimulai dari pemesanan barang oleh customer. Setelah pemesanan tersebut disetujui maka akan dibuatkan jadwal induk produksinya yang sekaligus juga merupakan input dari proses MRP. Sedangkan output nya adalah berupa laporan MRP primary dan MRP pegging yang nantinya dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam membuat indent dan order barang ke supplier.

3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Data Flow Diagram dapat menggambarkan seluruh kegiatan - kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas, selain itu Data Flow Diagram juga mampu menggambarkan komponen - komponen dan aliran - aliran data antar komponen yang terdapat pada sistem yang akan dikembangkan. Berikut adalah gambaran DFD dari Analisa Sistem Informasi Pembelian Dengan Metode Penjadwalan MRP.

3.3.1 Contex diagram

Diagram ini menggambarkan rancangan global keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Indent and PO Approval Comparative of Price Quotation RFQ PO Indent Appr By HOD Store Remark Store Remark Indent Indent Stock Summary Stock Summary Purchasing Information System + Others Department Store Supplier Head Of Department Purchasing Gambar 3.4 Contex Diagram Pada gambar 3.4 diatas dapat dilihat bahwa contex diagram ini terdiri dari satu proses yaitu Purchasing Information System. Dan terdiri dari empat entity yang keempatnya dapat menggunakan sistem tersebut. Penjelasan mengenai empat entity tersebut adalah : 1. Others Department Entity : Merupakan pihak atau bagian yang memulai proses awal pemesanan barang dalam hal ini melakukan indent barang. Bagian ini bisa berupa departemen manapun yang ada di ISPAT INDO. 2. Store Entity : Merupakan pihak yang meberikan informasi mengenai data barang, diantaranya kondisi barang, status barang dan lain sebagainya. Selain itu store juga melakukan proses verifikasi terhadap barang - barang yang akan di indent oleh suatu departemen. 3. Purchase Department Entity : Merupakan pihak penerima indent yang sudah di setujui oleh store maupun oleh departemen yang indent itu sendiri, juga merupakan pihak yang merupakan perantara antara perusahaan dengan supplier, Purchase Department akan melakukan proses pembelian ke supplier tersebut. 4. Supplier Entity : Merupakan bagian yang memberikan quotation sebagai jawaban dari RFQ yang dikirim oleh pihak purchase, juga menerima data pembelian sebagai output dari proses.

3.3.2 HIPO Hierarchy Plus Input – Process - Output

Merupakan alat Bantu untuk merancang dan mendokumentasikan siklus pengembangan sistem. Purchasing Information System 1 Purchasing 2 Report 1.1 Indent 1.3 Supplier Quotation 1.6 Supplier Final Rate Approval 1.2 Request For Quotation 1.4 Supplier Rate Negoitation 1.5 Purchase Order 2.1 Indent Status 2.3 Indent Approved 2.2 Comperative Statement Of Price 2.4 Item Stock 2.5 Purchase Order Details 2.6 Purchase Order Status Sumary 2.7 Purchaser Wise Sumary 2.8 Material Requirement Planning 2.9 Pending Purchase Order Period Wise 1.1.1 Indent Cancelation and Editing 1.1.2 Store Remark Gambar 3.5 Diagram Berjenjang

3.3.3 DFD Level 0

Gambar 3.6 DFD Level 0 Pada gambar 3.6 diatas, DFD level 0 terdiri dari proses purchasing pembelian, dan Report laporan. Dalam setiap proses akan menerima input dan output dari entity lain dan pada akhirnya sebagian data - data tersebut akan digunakan sebagai input untuk pembuatan laporan.

3.3.4 DFD Level 1 Purchasing

Gambar 3.7 DFD Level 1 Purchasing Seperti terlihat pada gambar 3.7 DFD level 1 purchasing, proses Pembelian di jelaskan sebagai berikut : a. Proses di awali pembuatan indent atau permintaan oleh departemen manapun , yang sebelumnya departemen tersebut sudah mendapat informasi tentang persedian dan kondisi barang berupa report dari system. b. Setelah departemen membuat indent, pihak store akan melakukan verifikasi Store Remark terhadap item - item yang akan di indent. Jika diperlukan pihak store juga akan memberikan catatan yang ditujukan kepada pimpinan departemen indentor mengenai item yang diindent tersebut. c. Verifikasi dari store akan diterima oleh pimpinan departemen yang indent, dan menyetujui indent tersebut. d. Setelah disetujui oleh Department Head maka selanjutnya indent akan diperiksa dan Approve oleh pimpinan departemen pemebelian HOD Purchase . Indent berhenti disini dan dilanjutkan dengan proses menuju Purchase Order . e. Dalam Purchase Order dimulai dengan pembuatan Request For Quotation, permintaan atau penawaran awal yang akan diberikan ke beberapa supplier. f. Kemudian purchaser akan menerima Quotation penawaran dari supplier dan menginputkannya ke dalam sistem. Setelah menerima quotation purchaser dan supplier akan melakukan negoisasi. g. Hasil akhir dari negoisasi dengan pihak supplier akan diinputkan ke sistem dan akan digunakan untuk mengolah report Comparative Of Price, report atau laporan ini akan digunakan untuk menentukan kepada supplier mana order nantinya akan diberikan. h. Setelah pimpinan departemen pembelian menerima laporan perbandingan harga dan menyetujiuinya, maka langkah selanjutnya adalah pembuatan draft order . i. Untuk menjadi purchase order maka draft tersebut harus di setujui oleh pimpinan departemen, setelah menjadi purchase order maka selanjutnya akan diberikan ke supplier yang telah disetujui.

3.3.5 DFD Level 1 Reports

Gambar 3.8 DFD Level 1 Reports Dalam gambar 3.8 diatas, sebagian besar report ditujukan ke Purchase Department, dan ada beberapa yang di tujukan ke departemen yang lain. Dalam DFD tersebut terdapat proses MRP Material Requirement Planning. Output dari MRP ini akan bisa digunakan sebagai acuan oleh suatu departemen dalam melakukan pemesanan barang dan sebagai bahan pertimbangan oleh departemen pembelian.

3.4 Perancangan Proses MRP

Perencanaan kebutuhan material Material Requirements Planning =MRP adalah metode penjadwalan untuk purchased planned orders dan manufactured planned orders . MRP berhubungan dengan sistem pengontrolan tentang order dari manufaktur dan pembelian untuk memperoleh material yang tepat, dari sumber yang tepat, untuk penempatan yang tepat, dan pada waktu yang tepat pula.

3.4.1 Langkah - langkah proses MRP

1. Netting kebutuhan bersih : Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap perioda selama horison perencanaan. 2. Lotting kuantitas pesanan : Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan. Beberapa alternatif yang digunakan dalam menentukan ukuran Lot sizing ini adalah : 1. Fixed Order Quantity EOQ : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan tetap karena keterbatasan akan fasilitas. Misal : kemampuan gudang, transportasi, kemampuan supplier dan pabrik. Jadi dalam menentukan ukuran lot berdasarkan intuisi atau pengalaman sebelumnya. 2. Lot for Lot LFL : Pendekatan menggunakan konsep atas dasar pesanan diskrit dengan pertimbangan minimasi dari ongkos simpan, jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan. Misal : Lead Time =1 minggu, Holding cost =2unitminggu, setup cost = 200 dan lot size=1. dengan table awal sebagai berikut : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 GR 35 30 40 10 40 30 30 55 OH 35 Jawab : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 GR 35 30 40 10 40 30 30 55 OH 35 NR 30 40 10 40 30 30 55 POR 30 40 10 40 30 30 55 PORel 30 40 10 40 30 30 55 Biaya setup adalah : 7 200 = 1400 Biaya hold : 0 tidak ada inventori Total Biaya = 1400 3. Least Unit Cost LUC : Pendekatan menggunakan konsep pemesanan dengan ongkos unit perkecil, dimana jumlah pemesanan ataupun interval pemesanan dapat bervariasi. Keputusan untuk pemesanan didasarkan : ongkos perunit terkecil = ongkos pesan perunit + ongkos simpan perunit. 4. Economic Order Quantity EOQ : Pendekatan menggunakan konsep minimasi ongkos simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap berdasarkan hitungan minimasi tersebut. Untuk kasus deterministik diformulasikan sebagai berikut : TC Q = Purchase cost + order cost + holding cost TC Q = P D + C D Q + h Q 2 Keterangan : Q = Lot size atau jumlah pesanan unit; D = Demand per planning horison C = Biaya order per order ; h = Biaya simpan per unit per planning horison Dengan derivatif total cost terhadap Q, maka didapat : TC Q = P D + C D Q + h Q 2 DTCdQ = -C DQ + h2 Syarat Optimal titik kritis dTC dQ = 0, maka didapatkan : Q = h D C . . 2 5. Period Order Quantity POQ : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yan harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun. Unit item yang ada dalam EOQ di konversikan dalam banyaknya periode. EOI = EOQD = h D D D C . . . . 2 6. Part Period Balancing PPB : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot ditetapkan bila ongkos simpannya sama atau mendekati ongkos pesannya. 7. Silver Mean SM : Menitik beratkan pada ukuran lot yang harus dapat meminimumkan ongkos total per-perioda. Dimana ukuran lot didapatkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan beberapa periode yang berturut - turut sebagai ukuran lot yang tentatif Bersifat sementara, penjumlahan dilakukan terus sampai ongkos totalnya dibagi dengan banyaknya periode yang kebutuhannya termasuk dalam ukuran lot tentatif tersebut meningkat. 8. Offsetting rencana pemesanan : Bertujuan untuk menentukan kuantitas pesanan yang dihasilakan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan bersih yang harus tersedia dengan waktu ancang - ancang Lead Time. 9. Exploding : Merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat level yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam sistem hal ini, proses generate MRP akan menggunakan teknik lot for lot dalam menentukan lot size-nya. Alasan menggunakan teknik ini adalah konsep tersebut didasarkan pada pesanan diskrit dengan pertimbangan minimasi dari ongkos simpan, jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan, Sehingga nilai planned order receipt akan identik dengan nilai net requirement.

3.4.2 Input MRP

Ada 3 inputan MRP yang di gunakan dalam sistem ini, 1. Jadwal Induk Produksi Master production schedule 2. Bill Of Material 3. Status persediaan Inventory Master File atau Inventory Status Record Jadwal induk produksi di identifikasi berdasrkan permintaan produk akhir setiap periodenya oleh customer. Hal terpenting dalam menyusun MPS adalah penentuan planning horizon, yaitu periode waktu yang akan digunakan dalam penjadwalan.

3.4.3 Output MRP

1. Planned Order Schedule Jadwal Pesanan Terencana adalah penentuan jumlah kebutuhan meterial serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang. 2. Order Release Report Laporan Pengeluaran Pesanan berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegoisasi dengan pemasok, dan berguna juga bagi Manajer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi. 3. Changes to planning Orders Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan. 4. Performance Report Laporan Penampilan suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain.

3.5 Entity Relational Diagram

ERD merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk merepresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan – kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai Dalam perancangan sistem ini telah terbentuk ERD yang merupakan lanjutan dari pembuatan desain dengan menggunakan DFD. Dalam ERD data - data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol Entity. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa entity yang saling terkait untuk menyediakan data - data yang dibutuhkan oleh sistem yaitu : 1 Currency_conv, menyimpan data konversi dari tiap mata uang yang ada, data diinputkan setiap periode tertentu. 2 Mst_company, menyimpan data master suatu perusahaan dalam hal ini PT ISPAT INDO itu sendiri. Merupakan tabel master relation. 3 Mst_country, menyimpan data master Negara - negara yang telah terdaftar. 4 Mst_currency, menyimpan data master mata uang dari semua negara. 5 Mst_customer, menyimpan semua data master customer PT ISPAT INDO. Baik berupa alamat, contact person maupun atribut yang lain. 6 Ms_department, menyimpan data master departemen yang ada di ISPAT INDO beserta atribut – atribut yang dimilikinya. 7 Mst_freight, menyimpan data master perusahaan penyedia jasa transportasi yang digunakan oleh ISPAT INDO untuk mengangkut material. 8 Mst_grade, menyimpan data master grade dari suatu produk yang di produksi oleh ISPAT INDO. 9 Mst_item, menyimpan data master item yang digunakan baik bahan baku maupun yang bukan bahan baku 10 Mst_supplier, menyimpan data master supplier dari PT ISPAT INDO beserta semua attribute yang bersangkutan. 11 Mst_product, menyimpan data master product yang diproduksi. 12 Mst_reason, menyimpan data master nama - nama purchaser. 13 Mst_requirement_area, menyimpan data master area per department. Suatu department dikelompokan berdasarkan suatu area tertentu. 14 Mst_sup_item, menyimpan data item - item yang disedikan oleh tiap supplier. Tabel ini berelasi dengan mst_item dan mst_supplier. 15 Mst_MPS, menyimpan data master jadwal produksi. 16 Mst_BOM, menyimpan data master Bill Of Material. 17 Mst_MRP, menyimpan data master jadwal kebutuhan material. Yang merupakan hasildari perhitungan proses MRP. 18 Mk_users, menyimpan data user login dan berelasi langsung dengan tabel mst_department 19 Hd_mat_requisition, meyimpan data header proses indent. Dimana didalamnya berelasi dengan beberapa table yang berkaitan. 20 Hd_purchase_RFQ, menyimpan data header proses RFQ. Berelasi langsung dengan tabel mst_supplier dan table - table proses indent. 21 Hd_supp_quote, menyimpan data header proses quotation. 22 Hd_pur_order, menyimpan data header proses purchasing. 23 Hd_sales_order, menyimpan data header proses penjualan produk. 24 Hd_receipt, menyimpan data header proses penerimaan, dalam hal ini hanya digunakan sebagai pengecekan bagi proses yang lain. 25 Hd_sup_rejection, menyimpan data header proses reject barang. 26 Indent_mail, menyimpan data proses cancel atau close indent. 27 Dt_mat_requisition, menyimpan data detil proses indent. 28 Dt_purchase_RFQ, menyimpan data detil proses RFQ. 29 Dt_sup_quote, menyimpan data detil proses quotation. 30 Dt_sup_price, menyimpan data detil proses approval quotation. 31 Dt_sup_rejection, menyimpan data detil proses reject. 32 Dt_pur_order, menyimpan data detil proses purchasing 33 Dt_receipt, menyimpan data detil proses receipt penerimaan. 34 Dt_sales_order, menyimpan data detil proses sales. 35 Dt_indent_raised, menyimpan data detil proses store remark. 36 Dt_BOM, menyimpan data detil dari Bill of Material. 37 Dt_MRP, menyimpan data detil proses MRP. 38 Stock_summary, menyimpan data stock barang yang ada di gudang. Pada gambar berikut dijelaskan tentang relasi – relasi antar tabel dalam perancangan Sistem Informasi Pembelian dalam bentuk Conseptual Data Model CDM. Gambar 3.9 Conseptual Data Model CDM.

3.6 Struktur Database